viaart tools Øvelser til viaart-processen Udviklet af harlotte Prang, playscapes denmark
viaart som værktøj larification Idea - Development Structure Elaborate Follow-Up Plan of Action Kort om viaart tools viaart tools: er øvelser og værktøjer til viaartprocessen - en kunstnerisk proces i 7 triner et effektivt og handlingsorienteret værktøj. kan anvendes uden brug af ekstern konsulenter baseret på dialog. er baseret på dialog. bruges ved strategiske og operationelle udfordringer. sætter nye muligheder i spil Direction
Kom godt i gang viaart tools uden brug af konsulent For at få succes med viaart tools uden brug af ekstern konsulent er her nogle anvisninger på, hvordan I kommer sikkert igennem processen og opnår det fulde udbytte. Etabler en viaart proceskultur viaart tools er et stærkt og brugbart værktøj, men en forudsætning for at få det fulde udbytte er, at I etablerer en proceskultur, som understøtter øvelserne. En vigtig hjørnesten i arbejdet med viaart-processen er at lytte og stille spørgsmål uden at afbryde hinanden. Derved kommer alle til at bidrage aktivt med tanker og idéer til løsningen af jeres udfordring. Ved at indføre viaart Opmærksom hedsmodellen (se side 6) som arbejdsmetode, er I godt på vej til at komme sikkert gennem processen. Procesleder Det er en god idé at udvælge én fra gruppen til at lede processen. Proceslederen har ansvaret for, at I holder fokus, får løst opgaverne og udfordrer jer selv undervejs. Vi anbefaler også, at proceslederen læser materialet grundigt igennem, inden I går i gang. Under arbejdet læser proceslederen øvelserne højt og sikrer sig, at alle har forstået opgaven, før I går i gang med at løse den. Et samlet eller opdelt forløb I kan arbejde med øvelserne i et samlet forløb eller dele processen op, som det passer jer tidsmæssigt. lot skal I altid færdiggøre et trin, før I slutter. eslut derfor inden I går i gang, hvor meget tid I vil sætte af, og om I vil arbejde alle øvelserne igennem på samme dag eller fordele arbejdet over en længere periode. Tiden I kan arbejde processen igennem på 4-6 timer, hvis I arbejder målrettet, eta blerer viaart proceskulturen og vælger en procesleder. Dog skal I regne med at bruge mere end 4 timer på processen, indtil I har lært den at kende. Tiden, der er angivet, passer til et samlet forløb på 4 timer og procenterne kan I bruge, hvis I vil bruge mere end 4 timer på den samlede proces. I skal selv lægge pauser ind. Materialer Under processen får I brug for papir i forskellige størrelser. I kan klare jer med A4 og A3, en tavle eller et white board, farver eller tusch og masser af post-its. God fornøjelse med viaart tools. God fornøjelse med viaart-værktøjet. Genvejen Inden I starter 1. Vælg en procesleder, der læser materialet igennem, inden I starter processen. 2. Find de materialer frem, som I skal bruge. 3. estem jer for, hvor lang tid I vil bruge. Under processen 1. Proceslederen læser øvelserne højt. 2. Hav altid jeres valgte udfordring foran jer enten på papir eller på en tavle. 3. Husk: viaart Opmærksomhedsmodellen. Materialer 1. A4 og A3 papir. 2. Tusch eller farvekridt. 3. Post-its.
viaart Opmærksomhedsmodellen 1. Individuel refleksion Alle har guldkorn i ærmerne viaart Opmærksomhedsmodellen skal sikre, at I får alle idéer og nuancer med fra alle deltagere. Hver gang den er nævnt i teksten eller illustreret, er det vigtigt, at I husker at bruge den. Igennem viaart Opmærksomhedsmodellen ændrer jeres opmærksomhed retning. Først er den rettet mod jer selv, dernæst mod de andre og til sidst er den rettet mod jeres fællesskab. 1. Individuel refleksion Først vender I blikket mod jer selv i individuel refleksion over emnet I netop har oppe. Derefter noterer I jeres tanker og idéer ned på jeres blok eller papir. 2. Overbring til hinanden Derefter fortæller I hinanden på skift, hvad I har noteret på jeres blok eller papir. Under fremlæggelserne er det ikke tilladt at afbryde eller kommentere, før alle er færdige med at fremlægge. Selvom der er idéer eller tanker, der optræder flere gange, er det vigtigt, at I ikke springer dem over. Alt skal med, også selvom der er gentagelser. Efter første præsentationsrunde kan I tage en anden runde, hvor I kan kommentere og komme med tilføjelser til hinandens indlæg. 2. Overbring til hinanden 3. Samling til fælles gods 3. Samling til fælles gods Til sidst slutter I af med en fælles refleksion og opsamling på det, som I har været igennem. I skal sørge for, at alt det, I har fortalt hinanden, og de idéer, I har frembragt, samles til et fælles materiale, som I kan bruge i processen og måske også senere hen. Noter alt ned, så det er fælles tilgængeligt på en tavle eller store ark papir.
Trin 1 Hvor er I, og hvor skal I hen? Læs trin 1 igennem. Afklaring I trin 1 afklarer I jeres udfordring og finder ud af, hvilke elementer der indgår i den eller har indflydelse på den. Derefter finder I frem til, hvordan I ønsker situationen skal se ud, altså en retning på fremtiden. Når I er færdige med trin 1, står I med et nutids-billede af jeres udfordring og et fremtidsbillede af, hvor I ønsker at komme hen. Trin 1 består af 3 dele: Afklaring Opfølgning 1. Iagttagelse af udfordringen. 2. Fremstilling af nutidsbilledet. 3. Udvikling af et fremtidsbillede. Tid Har I afsat 4 timer til den samlede proces, skal I regne med at bruge ca. 1 time og 25 minutter. a. 35 % af den samlede tid. Idéudvikling Handlingsplan Struktur Konkretisering Retning
Øvelse 1.1 Indkreds jeres udfordring rug i alt 10 minutter A Først skal I vælge den udfordring, som I ønsker at arbej de med. Det er vigtigt, at det er en reel udfordring. Det vil sige en pro blemstilling, som I ikke kender svaret på, men som I gerne vil have løst. Hvis I har flere udfordringer, skal I blive enige om, hvilken én I vælger at køre igennem processen. I kan kun arbejde med én udfordring ad gangen. Senere kan I tage fat på de øvrige udfordringer på samme måde. Udfordringen kan være strategisk eller operationel, men den skal være konkret. I skal formulere udfordringen som en sætning. F.eks.: Vi vil gerne have flere kunder. Vi vil gerne ændre vores interne samarbejdsstruktur. Skriv udfordringen på en tavle eller et ark papir og hæng den op, så alle kan se den.
A Husk at anvende viaart Opmærksomhedsmodellen. Øvelse 1.2 Iagttagelse af en genstand rug i alt 5 minutter Placer en genstand foran jer, f.eks. en kop, og iagttag den nøje hver især. rug ca. 1 minut på iagttagelsen. Skriv hver især alle jeres iagttagelser ned på et stykke papir. Præsenter skiftevis alle jeres iagttagelser for hin anden. Det er vigtigt, at I nævner alle iagttagelser, også selvom de er nævnt tidligere. D Alle jeres individuelle iagttagelser har nu bidraget til at skabe et fælles billede af genstanden.
Øvelse 1.3 Iagttagelse af jeres udfordring rug i alt 15 minutter A I skal nu overføre iagttagelsesmetoden fra øvelse 1.2 til jeres udfordring. I skal iagttage og beskrive jeres udfordring på samme måde, som da I iagttog genstanden, det vil sige nøgternt uden vurderinger. Derefter skal I finde de elementer, der har indflydelse på og indgår i udfordringen. Læs udfordring en højt, så jeres opmærksomhed er rettet mod den. Iagttag udfordringen. Hvordan ser den ud? Hvad består den af? Hvilke dele og elementer indgår i eller har indflydelse på udfordringen? Elementerne kan for eksempel være: Kunder, kommunikation, produkt, salg, markedsføring, medarbejdere, konkurrenter, netværk, teknologi m.m. Husk: viaart Opmærksomhedsmodellen. D I skal hver især finde de elementer, som I kan se indgår i udfordringen eller har indflydelse på den. Skriv dem ned på post its. Skriv kun ét element pr. post-it. rug ca. 5-10 minutter på at finde elementerne. E Præsenter skiftevis jeres iagttagelser for hinanden. Saml alle jeres elementer. I skal have mellem 3-9 elementer. Har I flere udvælger I de vigtigste elementer. Hæng dem op eller skriv dem på en tavle, så I alle kan se dem.
Øvelse 1.4 Det faktiske billede rug i alt 35 minutter A I har nu alle de elementer foran jer, der har indflydelse på og indgår i jeres udfordring. I skal nu have sat elementerne ind i en sammenhæng. I skal hver især vurdere ele menternes størrelsesforhold, placering og sammenhæng. Hvilke elementer er de største? Hvilke ligger tæt på hinanden? Er der nogen, der lapper over hinanden? I skal hver især tage et ark papir og tegne en ramme. Giv hvert element en form og tegn elementerne ind i rammen ud fra deres størrelsesforhold, placering og sammenhæng. Lav skitser indtil billedet passer. Området uden om elementerne er potentialet. Det vil sige de uudnyttede muligheder, som I har til rådighed. Potentialet kan eksempelvis være mar kedet, nye forretningsmuligheder eller mennesker, som I endnu ikke har sat i spil. rug ca. 5-10 minutter på at tegne billedet. eskriv skiftevis jeres billeder for hinanden. Husk: viaart Opmærksomhedsmodellen. Det bliver nu tydeligt, om I har det samme billede af udfordringen. Her er det vigtigt, at I giver jer tid til at snakke forskellighederne igennem. I skal jo gerne komme frem til ét fælles billede af udfor dringen, som I alle kan nikke bekræftende til. Tegn nu sammen det fælles billede, som I er nået frem til. Det kan være en hjælp at lave skitser og rette på formerne, eksempelvis ved at strække dem, indtil de er placeret præcist sådan, som I sammen ser udfordringen. Når elementerne er på plads, skal I give dem en farve hver. Giv også potentialet en farve. Lav en farvesignatur i siden af papiret, så I kan huske hvilke farver, der svarer til hvilke elementer. D Når billedet er færdigt, skal I hænge det op, så alle kan se det. Iagttag billedet og noter hver især, hvad I observerer, tænker og oplever, når I ser på billedet. Husk: viaart Opmærksomhedsmodellen. E eskriv på skift for hinanden, hvad I har noteret. Selvom der er gentagelser, er det vigtigt, at I får det hele med. Hvis I opdager nye ting under præsentationerne, skal det også med. Viser billedet jeres udfordring? Er der noget, som I har glemt? Er der noget, som har fået en forkert vægtning? illedet skal ikke være et udtryk for, hvordan I gerne vil have det, men for hvordan de faktiske forhold er lige nu. Hvis billedet ikke passer, skal I rette det.
Øvelse 1.5 Det ønskede billede rug i alt 20 minutter A I har lavet et billede af jeres faktiske situation ud fra jeres valgte udfordring. Nu skal I udvikle jeres ønskede billede. Sammen skal I finde ud af, hvilke elementer I gerne vil ændre på. Det kan eksempelvis være størrelsen, placeringen og sammenhængen. Det kan også være, at der er elementer, der skal helt ud af billedet eller elementer, der skal ind. I skal lave billedet på samme måde som i øvelse 1.4, men nu som I ønsker, at situationen skal se ud. Husk: viaart Opmærksomhedsmodellen. I er nu igennem øvelserne i trin 1 og har iagttaget jeres udfordring. I har lavet et billede af indholdet og sammenhængen i jeres udfordring og et billede af, hvordan I ønsker jeres situation skal se ud. Hæng billederne op på væggen ved siden af hinanden. I har nu et nutidsbillede og et fremtidsbillede.
Trin 2 Hvilke muligheder har I? Læs trin 2 igennem. Idéudvikling I trin 2 finder I frem til de muligheder, som I har for at løse jeres udfordring. Det er vigtigt, at I ikke bremser hverken jer selv eller hinanden, når I udvikler idéer. I skal have alle perspektiver, vinkler og nuancer med. Selvom to udsagn kan ligne hinanden, er det ikke på trin 2, at I skal slå dem sammen til ét. Når I medtager alle nuancer på dette trin, opnår I bedre løsninger i sidste ende. I skal udvikle så mange idéer som muligt. Ingen er for vilde, skøre eller urealistiske lige nu. Jo flere idéer, des flere muligheder. Derfor er det også vigtigt, at I siger ja og i stedet for ja, men. Afklaring Idéudvikling Opfølgning Handlingsplan Der er 3 dele i trin 2. 1. Finde forskelle. 2. Stille spørgsmål. 3. Udvikle idéer. Tid Har I afsat 4 timer til den samlede proces, skal I regne med at bruge 1 time. a. 25 % af den samlede tid. Struktur Konkretisering Retning
A I har nu to billeder på væggen ved siden af hinanden. Et nutidsbillede og et fremtidsbillede. Øvelse 2.1 Find forskelle rug i alt 10 minutter Stil jer over for billederne og iagttag dem. I skal finde forskellene. Hvor adskiller de sig? Hvad har ændret sig? Forskellene kan f.eks. være: At kunderne har fået mere med produktet at gøre. At der er opstået en tættere rela-tion mellem salg og produkt. At økonomi, salg og udvikling har fået mere med hinanden at gøre. I skal finde så mange forskelle som muligt. Husk: viaart Opmærksomheds modellen. Noter hver især på post-its de forskelle, som I ser. Præsenter forskellene for hinanden og saml dem på et ark papir.
Øvelse 2.2 Stil spørgsmål rug i alt 20 minutter A I skal omformulere jeres forskelle til spørgsmål. For eksempel kan forskellen at kunderne har fået mere med produktet at gøre, omformuleres til: Hvordan kan kunderne få mere med produktet at gøre? Hvordan kan kunderne nemmere møde produktet? Hvordan får vi produktet ud til kunden på en bedre og nemmere måde? Hvordan inddrager vi kunden i produktudvikling og markedsføring? Hvad skal der til for at kunderne nemmere møder produktet? Ved at stille både hvordan og hvad til hver forskel, vil I få spørgsmål med forskellige perspektiver, vinkler og kvaliteter. I vil få flere spørgsmål end forskelle. Husk: viaart Opmærksomhedsmodellen. Inddel jeres spørgsmål i emnegrupper og sorter dubletter fra. Pas på, at I ikke frasorterer forskellige perspektiver, vinkler og nuancer. D Udvælg de centrale spørgsmål i forhold til jeres udfordring. I kan vælge de 1-3 vigtigste spørgsmål, eventuelt ét fra hver gruppe, som I har inddelt spørgsmålene i. Jo flere spørgsmål I vælger, des flere idéer får I til løsningen af jeres udfordring, og des mere arbejdstid får I brug for i den videre proces. Omformuler hver især alle jeres forskelle til spørgsmål. Skriv spørgsmålene ned på post-its kun ét spørgsmål på hver post-it. Når I har været alle forskellene igennem og omformet dem til spørgsmål, kan I kaste et blik på jeres billeder og se, om det giver anledning til nye spørgsmål, som I ikke har fået skrevet ned. Noter dem og skriv kun ét spørgsmål pr. post-it.
A I forhold til jeres udfordring har I nu valgt det eller de centrale spørgsmål ud, som er vigtige for jer. Øvelse 2.3 Idéudvikle rug i alt 30 minutter Tag et ark og skriv jeres spørgsmål øverst på arket. Skriv kun ét spørgsmål pr. ark. Tag nu fat på ét af de centrale spørgsmål ad gangen og udvikl idéer som svar på spørgsmålet. Husk: viaart Opmærksomhedsmodellen. I skal udvikle mange idéer og ikke lade jer begrænse af, hvad I tror, der kan lade sig gøre. Forskellige nuancer, vinkler og perspektiver er vigtige. I skal kun skrive én idé pr. post-it.
Trin 3 Hvordan prioriterer I mulighederne? Læs trin 3 igennem. Struktur I trin 3 skal I systematisere, strukturere og prioritere idéerne fra trin 2. Igennem trin 3 får I et overblik over jeres idéer, I får fravalgt de ikke egnede og prioriteret de idéer, som I vil gå videre med. Tid Har I afsat 4 timer til den samlede proces, skal I regne med at bruge 20 minutter. a. 10 % af den samlede tid. Afklaring Opfølgning Idéudvikling Handlingsplan Struktur Konkretisering Retning
Øvelse 3.1 Struktur og prioritering rug i alt 20 minutter A For at få et overblik over jeres idéer skal I nu skabe struktur i dem. Det gør I ved i fællesskab at gruppere idéerne efter deres indhold. Tag alle post-its med idéer og gruppér dem i fællesskab efter deres indhold. I vil sikkert nå frem til 5-7 grupper. Giv hver gruppe en overskrift. Tag et A3 ark og skriv overskriften øverst på arket og flyt de idéer, der hører til gruppen over på arket. I skal nu prioritere jeres idéer. Gennemgå nu alle idéerne og se dem i forhold til jeres udfordring. Er der nogen idéer, der er uvæsentlige? Er der idéer, som kan udelades? Er der idéer, der er ens? Er der idéer, der mangler? Fjern de idéer, som I ikke vil gå videre med. Tilføj eventuelt nye idéer, som I oplever mangler. I står nu med en række A3 idéark med idéer til, hvordan I kan arbej de med jeres udfordring.
Trin 4 Hvad vælger I? Læs trin 4 igennem. Retning Trin 4 er omdrejningspunktet i viaart- processen. Det er her I skal foretage det endelige valg af retning for at løse udfordringen. Trin 4 kan opleves som det vanskeligste trin i viaartprocessen. Det er en beslutningsproces, der bygger på det foregående arbejde i trin 1, 2 og 3 og danner grundlaget for udviklingsmulighederne i trin 5, 6 og 7. Tid Har I afsat 4 timer til den samlede proces, skal I regne med at bruge 15 minutter. a. 5 % af den samlede tid. Afklaring Opfølgning Idéudvikling Handlingsplan Struktur Konkretisering Retning
A I skal nu danne den store sammenhæng mellem jeres idéark for at løse jeres udfordring. Øvelse 4.1 Den store sammenhæng rug i alt 15 minutter Placer alle idéarkene på gulvet eller hæng dem op på en tavle med magneter og flyt rundt på dem, indtil I er enige om deres indbyrdes placering, rækkefølge og sammenhæng. I skal ikke fokusere på en tidslinje i arkene. Hvordan hænger idéarkene sammen? Er der en rækkefølge i idéarkene? Er der et idéark, der er fundament? Resultatet er et mere kvalificeret og visuelt billede af jeres udfordring og sammenhængen mellem de idéer, som I har udviklet og valgt at prioritere for at løse jeres udfordring. Det giver jer en retning for det videre arbejde.
Trin 5 Konkretisering Læs trin 5 igennem. Konkretisering af delmål Gennem en detaljeret vurdering skal I konkretisere jeres idéer. Under processen bliver idéerne til de delmål og opgaver, som I skal arbejde videre med for at løse jeres udfordring. Alle arbejdsopgaver skal alene og sammen give mening i forhold til jeres udfordring. Tid Har I afsat 4 timer til den samlede proces, skal I regne med at bruge 25 minutter. a. 10 % af den samlede tid. Afklaring Opfølgning Idéudvikling Handlingsplan Struktur Konkretisering Retning
Øvelse 5.1 Undergrupper og konkretisering rug i alt 25 minutter A I skal nu gå i dybden med opgaverne på idéarkene ved at inddele dem i undergrupper og dernæst ved at vurdere opgaverne. I skal starte med at gruppere alle idéerne på de enkelte ark, så de emnemæssigt hører sammen. Derved får I undergrupper på jeres idéark. Har I f.eks. 7 idéark, kan I nemt få 23 undergrupper. Giv hver undergruppe en overskrift. Eksempelvis kunne overskriften på idéarket være design og en undergruppe kunne hedde layout. rug ca. 5 minutter på at inddele idéarkene i undergrupper. I skal nu fortsætte med at vurdere hver undergruppe for sig. Tegn til hver undergruppe et vurderingsskema som vist på billedet. Vurder sammen hver opgave i forhold til mål, tid, økonomi, mennesker og så videre. Det er ikke sikkert, at det giver mening at vurdere alle opgaver ud fra alle kriterierne. Vælg de kriterier, der giver mening i forhold til opgaven og jeres udfordring. Signaturforklaring til vurderingsskema = Mål. Hvad er målet? Hvad er succeskriteriet? =Tid. Hvor lang tid skal I bruge på at løse opgaven? = Hjælpere. Hvem skal gøre det? Hvilket hold skal sammensættes for at løse opgaven? = Økonomi. Hvad koster det? = Spørgsmål. Det, som I ikke ved, hvordan I skal løse eller det, som I skal have hjælp til at løse. = Understøttende og forhindrende elementer. Hvem eller hvad kan understøtte, at I kommer i mål? Hvem eller hvad kan stå i vejen for, at I kommer i mål? For at sikre at tiden ikke løber fra jer, skal I starte med de undergrupper, som er de vigtigste for løsningen af jeres udfordring. Udvælg én undergruppe ad gangen og udfyld vurderingsskemaet. rug ca. 20 minutter på at udfylde så mange skemaer som muligt. Når I ikke at komme igennem alle undergrupper, gemmer I dem til senere. I har nu rigtigt mange udfyldte vurderingsskemaer med opgaver, der skal arbejdes med for at løse jeres udfordring.
Trin 6 Hvordan sætter I det i værk? Læs trin 6 igennem Handlingsplan I trin 6 skal I arbejde med jeres opgaver i forhold til en givet tidslinje. Det betyder, at I skal sætte starttidspunkt på de enkelte opgaver og skabe et visuelt overblik over sammenhængen mellem opgaverne. Herved får I en handlingsplan for, hvad der skal gøres og hvornår det skal sættes i gang. Tid Har I afsat 4 timer til den samlede proces, skal I regne med at bruge 15 minutter. a. 5 % af den samlede tid. Afklaring Opfølgning Idéudvikling Handlingsplan Struktur Konkretisering Retning
A I står med en masse vurderings skemaer, og I skal nu lave en handlingsplan, der giver et visuelt overblik over alle opgaverne. Øvelse 6.1 Handlingsplan rug i alt 15 minutter Tag jeres vurderingsskemaer og find et sted med masser af gulvplads. I skal forestille jer, at I har en tidslinje på gulvet. Læg jeres vurderingsskemaer ind i forhold til tidslinjen efter startdato. Med hvad vil I starte? I hvilken rækkefølge skal opgaverne udføres? Hvornår skal opgaverne starte? Når I er færdige med planen, er det er en god idé at tegne den i en miniudgave. I kan hænge den op, så den bliver synligt tilgængelig eller kopiere den, så alle har den, mens I udfører opgaverne. I har nu skabt et overblik over de opga-ver, som I har udviklet ud fra jeres idéer og svar på de spørgsmål, der opstod, da I kiggede på de to billeder; nutidsbilledet og fremtidsbilledet.
Trin 7 Hvordan følger I op? Læs trin 7 igennem. Opfølgning I har været igennem 6 af de 7 trin i viaart-processen. Mange vil mene, at de med en detaljeret handlingsplan er færdige med arbejdet, men uden udførelse er planen intet værd. Opfølgning sikrer, at tingene bliver gjort, og at planerne ændres eller justeres, hvis forholdene undervejs kræver det. I trin 7 laver I derfor aftaler med hin anden om, hvordan I vil følge op på jeres handlings plan, og hvordan I vil sikre, at I holder tidsplaner og aftaler. Afklaring Opfølgning Tid Har I afsat 4 timer til den samlede proces, skal I regne med at bruge 20 minutter. a. 10 % af den samlede tid. Idéudvikling Handlingsplan Struktur Konkretisering Retning
Øvelse 7.1 Opfølgning rug i alt 20 minutter A I har nu gennemgået viaart-processen, hvor I har defineret jeres udfordring og jeres ønskesituation. I har udviklet idéer til, hvordan I kan løse udfordringen, omformet idéerne til opgaver og sat dem ind i en visuel handlingsplan. Erfaringer viser dog, at det er rigtigt nemt at glemme planen. I skal derfor lave aftaler om, hvordan I vil sikre, at I rent faktisk gennemfører planen og justerer den undervejs. Diskutér med hinanden, hvad I vil gøre, og hvordan I vil gøre det. Hvordan kan I sikre, at I ikke glemmer jeres plan i den travle hverdag? Hvad vil I gøre, når I glemmer planen? Hvornår mødes I igen? Lav aftaler med hinanden om, hvordan I vil holde hin anden fast på, at I gennemfører planen. Tillykke! I har nu gennemført værktøjet Strategi viaart. Held og lykke med jeres løsning.
uggesgårdvej 69 8260 Viby Jylland +45 86 28 18 32 www.playscapes.dk info@playscapes.dk