Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 14. maj 2012 kl. 15.00 Mødested: Hjørring Nordre Provsti, Nørregade 52, Sindal Version: 1 Afbud: Per Harfeld Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Lyngby's andel - prioriteret forbrug. Sag: Je-Ly-Ru salg af ejendomme (530) - Rubjerg Sogn Lyngby's andel - prioriteret forbrug. 07.05.2012: Iflg. aftale pr. tlf. fremsender Lyngby (v/kirkeværge Rune Nilsson) prioriteret rækkefølge for anvendelse af foreløbig andel af salgsprovenu. Rækkefølge: 1) kirketag 2) spir 3) velfærdsbygn. 4) kirkebænke. 2 STØ -principgodkendelse af orgelprojekt. Sag: Orgel i kirkegårdskapellet (556) - Sankt Catharinæ Sogn PU finder ligesom menighedsrådet, at pkt. 1 og 2 er de vigtigste projekter. Pkt. 3 må PU fraråde, fordi det på længere sigt vil fordyre vedligeholdelsen af velfærdsbygningen. Pkt. 4 finder PU må indarbejdes i den almindelige vedligeholdelsesplan. PU skal derfor anbefale, at pengene hensættes til pkt. 1 og 2. Ved næste provstesyn vurderes tidshorisonten og økonomien for projekterne. Tages til efterretning STØ -principgodkendelse af orgelprojekt. STØ fremsender principgodkendelse af orgelprojekt til MR. Endelig godkendelse gives, når STØ modtager en finansieringsplan, fremsendt af tjenstlig vej til STØ's godkendelse. Honoraropgørelse - orgelprojekt Honoraropgørelse fra Orgelkonsulent Torben Krebs fremsendt af STØ til MR. Honoraropgørelsen betales af MR direkte til konsulenten. Endelig lånebev. fra STØ 08.05.2012: Skrv. til MR med endelig lånebev. vedr. stiftsmiddellån stort tkr. 2.800. Lån afvikles over 10 år med første termin dec. 2012. Vedlagt blanket til brug for udbetaling af lånet. 3 Kampagne - MR valg nov. 2012 Sag: Diverse vedr. MR valg 2012 (490) PU finder den generelle kampagne fra stiftsrådet udmærket, men finder ingen anledning til at anbefale den lokalt. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 1
Kampagne - MR valg nov. 2012 Skrv. fra Budolfi Provsti med tilbud om at købe valgkampagnepakker fremstillet i samarbejde med reklamebureauet Conexia. MR opfordres til at melde tilbage til provstiet - eller Budolfi Provsti - om de ønsker at gøre brug af tilbuddet. 4 KirkeDV provstesyn 24.april 2012 Sag: KirkeDV provstesyn 24.april 2012 (579) - Skallerup Sogn Der afsættes kr. 20.000,- til evt. ekstrabevilling. KirkeDV provstesyn 24.april 2012 ODY melder følgende tilbage til MR efter syn: KirkeDV ajourført. Aftale med Marianne Aune om fremadrettet registrering. Bemærkninger vedr. projekt "materialepladser". (sag 578). Udv. rep. + kalkning af kirker medtages i år - ca. tkr. 150. Omfattende renov. af murværk må vente. Fornyelse af bindere i Vennebjerg Kirketårnstag skal igangsættes straks - evt. 5% middelbevilling hvis nødvendigt. 5 Utætheder ved skotrende, Løkken præstegrd. Sag: Utætheder ved skotrende Løkken præstegrd. (580) - Løkken-Furreby Sogn Der afsættes kr. 25.000,- som ekstrabevilling til formålet. Utætheder ved skotrende, Løkken præstegrd. Per Lønborg har meldt om utætheder ved skotrende, Løkken præstegrd. østre side. Forsikring henholder sig til mgl. vedligehold. Samlet pris, incl. efterflg. maling af køkken, tkr. 25 (formentlig 5% mdl.) Per Lønborg bedes igangsætte arbejdet snarest. 6 vedr. handicapadgang til kirkegården Sag: Foresprg. vedr. handicapadgang til kirkegård (574) - Løkken-Furreby Sogn Afventer behandling i menighedsrådet vedr. handicapadgang til kirkegården Provstiet blev 22/4-12 kontaktet ang. handicapadgang til kirkegrd. Adgang i handicaptransport ikke længere mulig pga. låst kirkegårdslåge. MR anmodes om at udtale sig om forholdet. Provstiets svar på forespørgsel Iflg. aftale med kirkeværgen vil kirkegårdens låger stå ulåste som hidtil, indtil spørgsmålet er behandlet i MR og PU. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 2
7 Forbrug af overskudslikviditet Sag: Regnskab 2011-budget 2013 (587) - Sejlstrup Sogn Godkendes, idet PU dog forventer, at MR selv finder penge til ændring af frekvens på teleslynge Forbrug af overskudslikviditet 26/3-2012: Mail til PU vedr. ønske om øremærkning af overskydende kassebeholdning + indestående på bankbog. Ialt tkr. 75 ønskes afsat til tiltrængte rep. og udbedringer på kirke, klokke, hæk mv. Ændring af frekvens på teleslynge ønskes evt. dækket af 5% midlerne. 8 Istandsættelse af Vrejlev-Hæstrup Præstegrd. (251) Opfølgning i forbindelse med Provstesyn. Som tidligere aftalt afsættes der samlet årligt kr. 180.000,- til vedligeholdelse og drift af præstegården. Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 9 Anmodning om ovf. af bev. 5%. Sag: Tagkonstruktion på kirken (312) - Vrensted Sogn Anmodning om ovf. af bev. 5%. MR fremsender bankoplysninger og anmoder om ovf. af bev. 5% midler. Beløb kr. 10.000.- ovf. den 24/4-2012 10 Præcisering af beløbsramme vedr. møbler Sognegrd. Sag: Opførelse af sognehus (232) - Løkken- Furreby Sogn Spørgsmål vedr. tilbagemelding jvf. PU ref. 10/4-12 MR ønsker præcisering af hvilke midler de må bruge. Præcisering af beløbsramme vedr. møbler Sognegrd. LES har pr. tlf. aftalt at møblering af sognegården max må beløbe sig til tkr. 100. Beløbet kan disponeres af de hensatte midler til orgelprojektet. 9. rate af bev. lån. Udb. af 9. rate af bev. lån til etabl. af sognegård, stort kr. 10.000.000,-. Til rest kr. 500.000,-. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 3
11 Stillingsopslag indrykket 17. april 2012 Sag: Ungdomspræster (495) Stillingsopslag indrykket 17. april 2012 Opslag vedr. ledig stilling som overenskomstansat sognepræst i Sct. Hans - Sct. Olai Pastorat. Til stillingen er knyttet forpligtelse til særligt at varetage ungdomsarbejdet i provstiet. Opslået 17/4-12. Udløb 7/5-12. STØ meddelelse om ændring af stillingsopslag Skriv. fra STØ med ændring af aflønningsvilkår. Stillingen opslås som en 100% stilling idet de 50% finansieres af præstebevillingen. Faktura på resten tilgår Sct. Olai Sogns kirkekasse månedligt fra STØ. 12 ODY' s svar vedr. KirkeDV registrering. Sag: Udlån af alterbillede (567) - Sankt Olai Sogn MR's brev til Vejen Museum Brev til Vejen kommune med vilkårene omkring udlån af billede samt forespørgsel om ODY vil registrere udlånet i KirkeDV. Forespørgsel fra MR om, hvorvidt de må ophænge et andet passende billede (evt. udlånt af Hjørring Kunstmuseum) i kirken. LES har ved møde den 20/4 med Elsebeth Steffensen og Kurt Madsen, mundtligt godkendt ophængning af et andet billede i kirken. ODY' s svar vedr. KirkeDV registrering. ODY har foretaget registrering i KirkeDV 13 Indsigelse imod lokalplanforslag ved Vendelbohus i Hjørring Sag: Lokalplanforslag nr. 101.7140-L03 + tillæg nr. 33. (542) Indsigelse imod lokalplanforslag ved Vendelbohus i Hjørring Stiftets indsigelse mod lokalplan sendt til Hjørring Kommune. STø har nedlagt veto mod lokalplanforslaget, og indleder forhandling om projektet for præcisering af omfang og materialer, for at sikre at der ikke sker forringelse af kulturværdier knyttet til kirkebygninger og kirkegårde. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 4
14 Materialepladser Sag: Materialepladser (578) - Skallerup Sogn Materialepladser Skrv. fra ODY til MR efter provstesyn. ODY's kommentarer og anbefalinger ifm. provstesyn vedr. kommende materialepladser. Bekymring for, om projektet er tænkt færdigt og om det i dets nuværende form vil kunne godkendes af STØ. Kirkegrds.konsulent - beskrivelse Beskrivelse lavet af kirkegårdskonsulent Mogens B. Andersen fremsendt til MR. Konsulenten er enig med ODY om at der skal udarb. et gennemarb. projekt, og udtrykker tvivl om hvorvidt den valgte arkitekt mangter opgaven. Svarmail fra MR-formand vedr, syn. MR er klar over at opgaven med materialepladserne er vanskelig. Tror dog at arkitekten kan beskrive opgaven, og intet bliver sat igang før tilladelser er i hus. 15 Orienteringsbrev til fælles MR med dispensation Sag: Orienteringsbrev til fælles MR med dispensation (582) Orienteringsbrev til fælles MR med dispensation Orientering med opfordring til at gennemlæse konkrete vedtægter mv. samt træffe evt. nødvendige beslutn. inden MR-valget nov. 2012 Korrigeret brev af 24. april 2012 til fælles MR. Korrektion til tidl. fremsendt brev. Rettelsen vedr. punkt 1.1, afsnit 4. 16 Rettelse vedr. Hjemfaldne Sag: Materiale vedr. Budget 2013 fremsendt april 2012 (576) Materiale vedr. Budget 2013 fremsendt april 2012 Oversigter over afdragsprofiler, indlån samt hjemfaldne gravstedskapitaler, til brug for budgetlægning for 2013. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 5
Rettelse vedr. Hjemfaldne Fremsendt fra STØ, rettelse af oversigt over hjemfaldne kapitaler. 17 Ændr. af organiststilling, Sct. Hans sogn Sag: Ændr. af organiststilling, Sct. Hans sogn (586) - Sankt Hans Sogn Ændr. af organiststilling, Sct. Hans sogn 4/4-2012: MR ændrer organiststillingen fra 85% til 60% med virkning fra 1/2-2012 og indtil videre. 18 Opsigelse af gravstedsaftale Sag: Opsigelse af gravstedsaftale (581) Sankt Catharinæ Sogn Opsigelse af gravstedsaftale Aftale nr. 113 525, Hjørring Kirkegård. Jvf. brev sendt til STØ af MR. STØ anmoder MR om at ophæve nævnte aftale og udbetale restbeløb stort kr. 12.278,75 til gravstedsindehaver. 19 Indbydelse til kursusdag for provstisekretærer den 7. juni 2012 Sag: Provstisekretærer (460) Indbydelse til kursusdag for provstisekretærer den 7. juni 2012 Ønskes særlige emner drøftet, meldes dette tilbage til stiftet. Dagsorden følger senere. 20 Hjørring kirkegård 2653X legataftale Sag: Hjørring kirkegård-ændring legataftale (573) - Sankt Catharinæ Sogn Hjørring kirkegård 2653X legataftale Ny legataftale fremsendt til STØ til afløsning af tidligere aftale. Begrundelse for ny aftale: hjemmeside ikke ajourført med nye priser, hvorfor gravstedsejer fastholder at det er gl. priser aftalen er indgået udfra. 21 Begravelsespriser 2012 Sag: Priser for begravelse på Hjørring Kommunes kirkegårde. (585) Begravelsespriser 2012 Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 6
01.05.2012: ODY besvarer henvendelse fra Tora Houe, vedr. aktuelle priser for kirkebegravelse mv. 22 Løsning til gravstedsindehaver på tvist. Sag: Strid om gravsted (552) - Løkken- Furreby Sogn Løsning til gravstedsindehaver på tvist. 04.04.2012: Nyt gravstedsbrev for fader + yderligere 2 pladser i gravsted - u/b i første fredningsperiode. Ligeledes nyt gravstedsbrev på de tilbageværende 2 gravstedspladser. 23 PU's høringssvar til KM Sag: Høring vedr. ændring af cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision mv. (569) PU's høringssvar til KM 27.04.2012: Svar sendt til KM vedr. høring omkring ændring af cirkulære vedr. kirke- og provstiudvalgskassernes regnskab, budget og revision. 24 Vrensted sogn - tlf. henvendelse Sag: Udb. af erstatningssum vedr. præstegrd. (575) - Vrensted Sogn Vrensted sogn - tlf. henvendelse Tlf. henvendelse vedr. udb. af erstatningssum for afgivelse af præstegård. Behandlet på PU møde den 20/3-2012. LES undersøger, hvordan PU juridisk skal forholde sig til et krav, der rejses 3 år efter tilbuddet, og om der bør foretages en ny vurdering af præstegården. PU sendt foresprg. til STØ 04.04.2012: PU har sendt forespørgsel til STØ, om hvordan man forholder sig til MR's henv. om at få afståelsesbeløb vedr. præstegrd. stillet til rådighed til forbedring af velfærdsbygning på Thise Kirkegård. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 7
Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 1 Sindal MR - ansøgning om 5%-midler Sag: Ansøgning om 5%-midler 2012 (Sindal Sogn) (590) - Sindal Sogn Der bevilges kr. 21.000,- Sindal MR - ansøgning om 5%-midler 18.04.2012: Sindal MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter til indkøb af skriveborde og kontorstole til sognepræsterne jf. APV. 2 Sindal MR - ansøgning om 5%-midler Sag: Ansøgning om 5%-midler 2012 (Sindal Sogn) (590) - Sindal Sogn Der bevilges kr. 26.000,- Sindal MR - ansøgning om 5%-midler 18.04.2012: Sindal MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. ansættelse af ny sognepræst. 3 Sindal MR - nedrivning af bygninger, Astrupvej Sag: Sindal MR - nedrivning af bygninger, Astrupvej (584) - Sindal Sogn Godkendes, idet projektet finansieres af salgsprovenuet fra Ulstedboparken 48 Resten hensættes til renovering af Sindal prgd. Sindal MR - nedrivning af bygninger, Astrupvej 12.04.2012: Sindal MR fremsender til PU ansøgning om tilladelse til nedrivning af udbygninger ved Sindal Præstegård. Det drejer sig om kostald, maskinhus, lade samt gylletank. Ingen af bygningerne er ældre end 50 år, hvorfor Kulturarvstyrelsen ikke skal orienteres. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 8
Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 4 Notat fra møde i Hørmested Sag: Hørmested menighedshus - tag og energioptimering (582) - Hørmested Sogn Notat fra møde i Hørmested 19.04.2012: Per Lønborg fremsender notat vedr. fremtidig opvarmning af kirke og menighedshuset i Hørmested. 5 Kass.afd. - anv. 2. rate kr. 59.428,53 - til rest kr. 435.721,87 Sag: Horne Menighedshus (328) - Horne Sogn Kass.afd. - anv. 2. rate kr. 59.428,53 - til rest kr. 435.721,87 25.04.2012: STØ meddeler Horne MR, at der anvises kr. 59.428,53 til udbetaling i lån af stiftsmidlerne som 2. rate af et bevilget lån (lån nr. 2070813) på indtil kr. 550.000,00. Der henvises til STØ s brev af 13.02.2012 vedr. bevilling af lån af stiftsmidlerne ifm. ombygning af Horne menighedshus. 6 Ansøgning om ændring af status for kirkegård Sag: Hirtshals Kirkegård: fra bykirkegård til landsbykirkegård (560) - Hirtshals Sogn Ansøgning om ændring af status for kirkegård 13.04.2012: STØ videresender til Ministeriet for Ligestilling og Kirke ansøgning fra Hirtshals MR om omlægning fra Hirtshals bykirkegård til landsbykirkegård. Samtidig ansøges om nedlæggelse af stillingen som kirkgårdsleder. Den nedlagte kirkegårdslederstilling skal erstattes af en graverstilling omfattet af organisationsaftalen. STØ og PU anbefaler det fremsendte ønske. 7 Astrup kirke - erhvervelse af en ny klokke Sag: Astrup kirke - automatisk ringeanlæg (504) - Astrup Sogn Astrup kirke - erhvervelse af en ny klokke 13.04.2012: STØ fremsender til Astrup MR principgodkendelse vedr. erhvervelse af ny klokke til Astrup Kirke. Den nye klokke forsynes med automatisk anlæg for ringning, Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 9
bedeslag og evt. kimning. STØ kan IKKE på det foreliggende grundlag godkende, at kirkens eksisterende klokke nedtages og placeres mellem to søjler øst for våbenhuset. STØ vedlægger erklæringer fra klokkekonsulenten, kgl. bygningsinspektør og Nationalmuseet. Iflg. klokkekonsulentens udtalelse espekterer valg af den nye klokke ikke de anvisninger der er i KM s cirkulære af 15.07.1969, stk. 2, hvoraf det fremgår, at der ved valg af størrelse, slagtone og ringedadence må tages hensyn til alle i kirken værende klokker samt klokker indenfor hørevidde. Klokkekonsulenten har ved vedledning af MR i 2011 anbefalet, at den nye klokke ophænges sammen med den gamle klokke i klokkestabelen, ligesom det blev anbefalet, at MR får undersøgt, hvorvidt svindrevnerne i den gamle klokkebom har svækket dens bæreevne. MR må herefter i samarbejde med klokkefirmaet - udarbejde et revideret forslag til erhvervelse af ny klokke. Der henvises i øvrigt til klokkekonsulentens bemærkninger til forslag til inskriptioner på den nye klokke. MRs forslag imødeses fremsendt sammen med det reviderede projekt til STØ s godkendelse. PU har intet anført om, hvorledes udgiften forventes afholdt. STØ imødeser - sammen med et revideret projekt en finansieringsplan indsendt ad tjenstlig ved til STØ s godkendelse. 8 Sørig jordoverdragelse Sag: Sørig Sogn - Forpagtningsareal (548) - Sørig Kirkedistrikt Sørig jordoverdragelse 30.04.2012: PU fremsender til Advokaterne Amtmandstoften dokumentation for pastoratsændring af 05.10.2010 for Bindslev- Sørig pastorat. PU meddeler, at pastoratet alene er en forvaltningsstørrelse, idet embedskapitaler fra gammel tid knyttes til pastoratet. I overdragelsessagen er den juridiske person Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 10
alene de to involverede menighedsråd. PU bekræfter, at man er villig til at afholde omkostninger ifm. overdragelsen, dog således at Sørig MR ansøger PU om en ekstrabevilling til landmålerudgifter samt advokatsalær. Fakturaer i sagen skal derfor sendes til Sørig MR. 9 Regning 8-2012-Østerby- Ombygning af kapel Sag: Østerby kirke - ombygning af kapelbygning m.v. (570) - Hals Sogn VS: Sender: Regning 8-2012-Østerby- Ombygning af kapel 07.05.2012: STØ fremsender til Læsø MR honoraropgørelse fra kirkegårdskonsulenten ifm. behandling af MR s ansøgning om ombygning af kapelbygning mv. ved Østerby Kirke. Honoraropgørelsen betales direkte til konsulenten. 10 Informationstjenesten Bestyrelsesmøde 8. Maj Sag: Folkekirkens Informationstjeneste (222) Informationstjenesten Bestyrelsesmøde 8. maj 01.05.2012: Folkekirkens Informationstjeneste fremsender indkaldelse og dagsorden til bestyrelsesmødet i Informationstjenesten tirsdag den 08.05.2012. Budgetopfølgning pr. ultimo april er vedhæftet. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Lisbeth Waaentz Afbud Per Harfeld Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 14.05.2012 11