Dagsorden for Avalak HB møde søndag d. 7. december 2014 i Odense Tilstede til mødet: Bjørk Lange Kristensen (Formand), Knut Mathias Jensen (Næstformand), Marie-Louise Nuka Karlsen (Informationskoordinator), Kaali Karoloussen (Fundraiser), Jonas Elgaard (Kasserer), Marianne Abrahamsen, Nivikka Isaksen, Nyoka Stenholdt, Kenneth Primdal Bengtsom, Aki-Matilda høegh dam, Nanna Pedersen, Taatsi Olsen, Rhea Lynge Heilmann Afbud: Elsennguaq Silassen, 1. Åbning af mødet Mødet åbnes kl. 12.13 2. Valg af referent og ordstyrer Bjørk er Ordstyrer Kaali er referent 3. Godkendelse af det forrige referat Odense mangler at indsætte referat for overdragelsesmødet. Referatet godkendt. 4. Godkendelse af dagsorden Knut skal have de nye lokalbestyrelsesmedlemmers mails til mailsystemet - sættes under eventuelt Dagsorden godkendt. 5. Beretning fra lokalforeningerne a. København Økonomi: omkring 20.000 kr Julefrokost var en succes. 30 tilmeldte og pris pr tilmeldt er 40 kr. Der er kommet flere nye ansigter til KBH LB og til deres forskellige arrangementer. KBH bruger mest kbhavalak@gmail.com og vil derfor foretrække at få videresendt mails til dén frem for privat mails. KBH opfordrer også til at HB lægger beslutningsreferater ud på hjemmesiden, efter hvert møde. b. Odense Kaali er gået af som formand efter opfordring fra LB og ud fra DGH/NAH Odense bestyrelse. Knut er fungerende formand. Der er aftalt et planlægningsmøde ved slutningen af januar 2015, hvor Islandsk og Færøsk forening er inviteret. BLK roser Lokalbestyrelsens arbejde ved hvervning af
medlemmer og bestyrelsesmedlemmer. NS foreslår at de hjælpere til de forskellige arrangementer til bestyrelsesmedhjælpere. Venter med at planlægge kommende arrangementer til efter ekstraordinær generalforsamling, der afholdes i det nye år. Der vil sikkert komme flere medlemmer efter nedsættelse af kontingent. c. Århus Økonomi: 11.000 kr Har haft en del arrangementer siden sidst. 15 tilmeldte til den 20 november ret mange I forhold til normalen. Valg aften til kl 6 om morgenen, med 30-35 fremmødte med quiz og prøvevalg Har omkring 40 medlemmer. Marianne stopper som HB repræsentant og der vil blive fundet en ny på næste Lokalbestyrelsesmøde. Vil gerne have en kopi af forskellige logoer, Marianne får fat I kunstneren til brug for alle Avalak. d. Aalborg Kenneth har nu overtaget økonomien fuldt ud. Har knap 9.000 kr alt I alt. Gæld til det grønlandske hus på 10.000 kr. Aalborg LB søger tilskud på 5.000 til betaling af gæld, mangler en til at skrive en ansøgning om tilskud. Har ikke fået kontingent-betalingerne fra HB I en forholdsvis lang periode (siden marts 2014). Har omkring 40 medlemmer med varierende betaling, og varierende medlemsaktivitet. Spilleaften var der 50 tilstede. Der hersker forvirring om betaling af kontingent og håber på at det bliver bedre I det nye år med det nye kontingentsystem. Aalborg LB vil gennemgå medlemslisten og få fat I dem der mangler at betale. Vil søge til Rotary om betaling af et helt års medlemsskab til alle I Avalak Aalborg. 140 studerende. Har et godt forhold til Rotary I Aalborg. 6. Kasserer a. Status på økonomi og medlemsantal osv. Har pt. en kassebeholdning på 43.000 kr i hovedkonto, arrangementskonto har 39.000 kr. Kontingentudbetalinger bliver overført til de respektive lokalforeninger.
Fremgang I medlemsantal. Jonas ønsker at bibeholde betaling via pbs I stedet for kontooverførsel. For ikke at miste medlemmer, da det er nemmere for medlemmerne og sikre en fast betaling. Kørsel I bil skattefri godtgørelse 3,71 kr for hvert kilometer det må ikke overstige det beløb som det koster at køre I tog. Jonas regner med at regnskabet er færdigt en gang I løbet af januar 2015. Hvis vi skal holde alle 12 møder, vil der, som det ser ud nu, ikke være plads I budgettet. Der kan evt. søges sponsorater til at afholde møderne. Der skal planlægges hvor mange møder og hvor møderne skal holdes billigst i Aarhus da der er flest derfra. Suppleanten træder kun til hvis begge HB repræsentanter ikke er I stand til at være med til HB møde. 7. Informationskoordinator a. Nyhedsbrev Den sidste nyhedsbrev blev sendt 27 april 2014, der skal snart sendes et nyt ud ASAP. Skal have yderligere større samarbejde med sidste formand og der skal laves en arbejdsgruppe til indsamling af materialer til nyhedsbreve. Der skal større markedsføring fra HB omkring de forskellige arrangementer og tiltag Avalak kommer med. b. Sociale medier strategi Der mangler at blive lavet en strategi. Hjemmeside arbejdsopgaver fra HB burde være offentliggjort på hjemmesiden. Der må gerne komme flere punkter, bedre koordinering. Andre punkter og info om hvordan det er at studere I DK samt hvordan alt det offentlige fungerer. Der skal arbejdes på at få lavet et debatforum. Hjemmesiden skal bruges som reklamering/promovering, med artikler, vejledninger og historier osv. Debatterne foregår på Facebook, hvor vi lægger henvisninger ud fra hjemmesiden. Infokoordinator efterspørger mere effektiv udnyttelse af begge medier bade for medlemmer og ikke medlemmer. Diskuteres videre på næste møde. Info-ko opretter og leder arbejdsgruppe for strategi osv.
8. Forhandler a. Status på forhandler aktiviteter (overblik over hvor vi står i forhold til kontakt/aftaler med forskellige interessenter) Artikel til Suluk blev afleveret en måned for sent, dog godkendt af Mads (kontaktperson). Info-ko Praktikopslag fra udenrigsdirektoratet osv. Kasserer Vi skal gøre opmærksom på det forventede fremmøde I forbindelse med oplæg fra udenrigsdirektoratet/jakob isbosethsen. b. Opsamling på institutions og stemmerets problematikkerne - hvor står vi henne? Hvad fremgår af sidste kontakt med de relevante interessenter? Oplæg fra Elsennguaqs mail. 9. Fundraiser a. Planlægning af fundraising aktiviteter - overblik over diverse deadlines Kaali har misset ansøgningsfristen til Sorlak for Pulje C tilskud for driftsmidler. Formand folk skal melde ud ASAP hvis man ikke har overskud til at få tingene gjort. 1.6 mia. Kr er afsat fra EU, hvor det meste af det kommer til at gå til uddannelse. Det ses som en mulighed for at søge sponsorat osv. Aftalen hedder Programmeringsdokumentet, som fornylig blev underskrevet af Kim Kielsen. Marianne finder kontaktinfo og videregiver til midlertidig fundraiser. Kassereren foreslår at alle lægger hovederne I blød til at søge fonde og hente penge fra forskellige virksomheder osv. Støtte til seminar: frist for Tips og Lottemidler Pulje B frist ligger ASAP. Tidligere formand Hans Peder, har udarbejdet forslag til finanslov og er klart til at blive sendt. Forhandler skal rundt I partigangen og høre de forskellige partier ad, for at søge penge til Avalak. JE foreslår at vi sætter os sammen til næste møde og laver fondsansøgninger osv. Den næste deadline ligger I Februar 2015, men vi skal være obs på andre deadlines. 10. Indkomne mails a. Esther Søholm - Infokoordinator svarer mailen b. Hendrik Lyberth - Infokoordinator har svaret mailen c. Aske Nørby Bonde - Ingen relevans for Avalak. Infokoordinator svarer mailen. d. Clara Christensen - DUF (Dansk Ungdoms Fællesråd) Vi hører dem nærmere ad. Formanden kontakter Clara. e. Tele Greenland - Infokoordinator svarer Tele Greenland.
11. Status på planlægning af de 3 store HB arrangementer Aalborg har Seminar - Hytten er reserveret. 7.000 for 2 dage. 11.000 kr for 3 dage. Formanden foreslår at tage en yderligere forhandling for at få hytten et par timer tidligere, da der skal laves mad til mange deltagere. Grenå Fjeldhams Avalak har tidligere holdt seminar der. Kasserer foreslår at køre med Abildsgaards busser til den tid, I stedet for at leje bus. Formanden siger at Aalborg skal kontakte HB hvis der er brug for hjælp til arrangering af seminar. Aalborg efterspørger til detaljer for seminaret, hvem står for hvad? Infokoordinator sender detaljer til formanden for Avalak Aalborg. Kasserer understreger at der kan komme større tilslutning fra Avalak Aarhus til seminaret. Foreslår at der skal satses til 50+ tilmeldte. (Plads til 109) Der skal findes en billig kok, ellers deles op I grupper til selv at lave mad. Infokoordinator Emne til seminar, den skal være klar inden 15 februar 2015, med hensyn til ansøgning til Sorlak. Der skal allerede ligge en grovplan I løbet af denne måned (December 2014) så den allerede er klar til at blive sendt. Avalak Odense sørger for Fællestræf Der skal allerede laves en grovplan for fællestræffet. De praktiske dele varetages af foreningerne. 12. Avalaks fremtidige arbejdsopgaver (de fastlagt fra GF) Der laves arbejdsgrupper for de 3 arbejdsopgaver, Markedsføring, Finanslov samt fremdriftsreformen. Markedsføring Rhea Marie-Louise Nuka Nyoka Nivikka Marianne Næste halve år I samarbejde med Aalborg Finanslov Bjørk Knut Nanna Kenneth
Fremdriftsreform Taatsi Nivikka Alle skal gøre sig tanker om hvad der kan gøres inden for de forskellige arbejdsgrupper, til næste møde. 13. Strategi for hvordan Avalaks medlemstal kan øges mest muligt (Kampagne/hvervnings aktiviteter med start i de nye år?) Hvad er der af fordele af at være medlem af Avalak? Vi skal fortælle om vores arbejde. Vi skal lave en plan om hvordan vi kan få flere medlemmer (kontingentsystem og billigere kontingent). LB skal lave en del hvervningsarbejde og HB skal lave et større samlet indsats til at få lavet en kampagne. Vi skal bruge mund til øre metoden. Det skal aldrig kunne betale sig ikke at være medlem af Avalak, når det kommer til Avalak-arrangementer. Nogen gange kan vi virke som en lukket klub, da det ofte er de samme der kommer til vores arrangementer. LB medlemmerne skal være mere udadgående til at få fat I flere medlemmer for de forskellige foreninger. Der skal skabes en Avalak spirit som alle kan bruge til at sælge medlemsskab. Lave arrangementer til forskellige målgrupper. 14. Kommende betalingssystem (vejledninger til LB'erne) Kasserer tager sig af betalingssystemet til de forskellige kasserer i lokalbestyrelserne er klar til at overtage. Der skal laves en autoreply, når man bliver tilmeldt som medlem. Med praktisk info (konto, pris og hvilken forening man er medlem på mm.) Erfaringer fra Aarhus via tilmelding hjemmeside er en stor barriere for ikke eksisterende medlemmer. Foreslår at man begynder at bruge excel regneark til alle bestyrelser. Excelarket bruges til at registrere betalinger, og hjemmesiden bruges til registrering af nye medlemmer osv. Formanden mener at den nuværende medlemsregistrering har en skræmmeeffekt og efterspørger en nemmer måde at få registreret medlemmer. Der lægges en vejledning ud til hvordan man bliver medlem for Avalak. Der skal sendes en fælles mail til nuværende medlemmer, at kontingent betaling ændrer
sig pr 1 januar 2015 15. Evt. vejledning angående tilskud til afvikling af studiegæld ved hjemkomst til Grønland? Vi skal have et oprids ud, om at hvad man har ret til som grønlandsk studerende i Danmark. Den skal ud på et letlæseligt sprog. Tilbagebetaling af studiegæld: der er forvirring om det både er dansk SU lån eller USF lån. Vi mangler en redegørelse over om det også gælder dansk SU lån. (Det gælder også DK studiegæld, men ikke alle ved det). Vi skal komme med en melding om at denne afviklingsform er tvetydig og mangler en ordentlig redegørelse over denne lov. 16. Evaluering af vælgermøder og jobmesser Hvad kan man, fra vores side, gøre for at få flere tilmeldinger? Vi mangler inputs fra vores medlemmer. Tager kontakt til de forskellige LB er om evaluering. Der skal være en periode hvor der ikke er nogen foredrag, så man har tid til at snakke med de forskellige virksomheder i stedet for at rende frem og tilbage i de forskellige foredrag. 17. Evt. Gamle filer fra Dropbox skal slettes, og der skal ryddes op. Vedtægterne underskrives på næste møde da Elsennguaq ikke er til stede. Evaluering af GF spørgeskema sendes ud. Mangler en til at lave og være tovholder for undersøgelsen. NS laver begge spørgeskemaer. Avalak Odense har været på foreningskursus og det handlede mest om bestyrelsesansvar. Foreslår at de andre bestyrelser tager kurset, hvis de har mulighed for det.