Direktionen BESLUTNINGSREFERAT

Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Udviklingsdirektørens kontor Dato: Onsdag den 26. juni 2013 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 13:00 Medlemmer: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Økonomidirektør Eva Holm Iversen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Fraværende: Norddjurs Kommune

Direktionen 26-06-2013 Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller...1 2. Budget 2014-2017...3 3. Økonomi...4 4. Sygedagpengerefusioner vedr. 56-aftaler i administrationen...5 5. Brugerundersøgelse på IT-området...7 6. Eventuelt...10 Bilagsoversigt...12 Norddjurs Kommune

Direktionen 26-06-2013 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås på direktionens møde forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås på direktionsmødet umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: kommunalbestyrelsens møde den 18. juni 2013 arbejdsmarkedsudvalgets møde den 19. juni 2013 voksen- og plejeudvalgets møde den 20. juni 2013 kultur- og udviklingsudvalgets møde den 24. juni 2013 miljø- og teknikudvalgets møde den 25. juni 2013 Gennemgang af dagsorden for: børne- og ungdomsudvalgets møde den 26. juni 2013 økonomiudvalgets møde den 13. august 2013 Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling 1

Direktionen 26-06-2013 Kommunaldirektøren indstiller, at de nævnte beslutningsprotokoller og de nævnte dagsordener gennemgås. Beslutning i Direktionen den 26-06-2013 Kommunaldirektøren gennemgik beslutningerne fra ovennævnte møde i kommunalbestyrelsen. Økonomidirektøren gennemgik beslutningerne fra ovennævnte møde i arbejdsmarkedsudvalget. Velfærdsdirektøren gennemgik beslutningerne fra ovennævnte møde i voksen- og plejeudvalget samt dagsordenen for ovennævnte møde i børne- og ungdomsudvalget.. Udviklingsdirektøren gennemgik beslutningerne fra ovennævnte møder i henholdsvis kultur- og udviklingsudvalget samt miljø- og teknikudvalget. Sekretariatschefen gennemgik dagsordenen for ovennævnte møde i økonomiudvalget. 2

Direktionen 26-06-2013 2. Budget 2014-2017 Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Som led i budgetprocessen 2014 2017 skal direktionen på mødet drøfte og gennemgå: tekniske korrektioner mængdereguleringer lov- og cirkulæreprogram politikerspørgsmål Økonomiske konsekvenser Ingen. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at ovennævnte gennemgås. Beslutning i Direktionen den 26-06-2013 Direktionen gennemgik ovennævnte materiale. 3

Direktionen 26-06-2013 3. Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog den 9. oktober 2012 kommunens budget for budgetåret 2013 og de vejledende budgetter for overslagsårene 2014 2016. For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den 26-06-2013 Punktet blev drøftet. 4

Direktionen 26-06-2013 4. Sygedagpengerefusioner vedr. 56-aftaler i administrationen 81.28.00.G01 13/12470 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Der er på administrationsområdet truffet en beslutning om, at sygedagpengerefusioner samles på en central konto fremfor at blive konteret hos den enkelte afdeling. Dog med undtagelse af refusioner, der skyldes fravær på grund af graviditetsgener, eller at den pågældende medarbejder er ansat i fleksjob. I beslutningen er der ikke nævnt medarbejdere med en 56- aftale (kronisk syge), som også har meget fravær fra arbejdspladsen. For afdelinger med 56 ansatte kan det være en stor belastning, at der ikke modtages sygedagpengerefusioner, da disse medarbejdere typisk har større fravær end gennemsnittet. Økonomiske konsekvenser Gennem de seneste år har der været sygedagpengerefusioner på ca. 1,0 mio. kr. årligt. Heraf skønnes ca. 0,1 mio. kr. at vedrøre fra 56-aftaler. Budgettet på den centrale konto er i 2013 på 0,9 mio. kr. Såfremt sygedagpengerefusionerne holder samme niveau som tidligere, vil der være plads i budgettet til, at refusionerne vedr. medarbejdere med 56-aftale kan konteres på den enkelte afdeling. En foreløbig opgørelse af den centrale konto medio juni viser refusioner på knapt 0,5 mio. kr. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at der laves en undtagelse fra beslutningen om at samle sygedag-pengerefusioner på en central konto fremfor at blive konteret hos den enkelte afdeling, således at sygedagpengerefusion for medarbejdere med en 56-aftale konteres på de enkelte afdelinger fra 1. januar 2013. 5

Direktionen 26-06-2013 Bilag: 1 Åben Notat vedr. sygedagpengerefusioner 56-aftaler i administrationen.pdf 83608/13 Beslutning i Direktionen den 26-06-2013 Direktionen godkender indstillingen. 6

Direktionen 26-06-2013 5. Brugerundersøgelse på IT-området 00.13.00.P05 13/11344 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling I foråret 2012 blev der gennemført en brugerundersøgelse med det formål at få afklaret omfanget af brugernes IT-udfordringer. Resultatet af brugerundersøgelsen medførte iværksættelse af forskellige tiltag med det sigte, at imødekomme brugernes krav om forbedring af systemets hurtighed, mindre log-in tid, bedre tilgængelighed mv. Det blev samtidig besluttet at gennemføre en ny brugerundersøgelse, når den nye server- og lagerplatform var blevet implementeret i fuldt omfang, herunder opgraderingen af Microsoft kontorpakken. Den nye brugerundersøgelse er nu gennemført og i alt 487 brugere har medvirket med besvarelse af de stillede spørgsmål. Resultatet af brugerundersøgelsen fremgår af vedlagte bilag, og generelt kan det konstateres, at brugerne indenfor alle områderne giver udtryk for en markant større brugertilfredshed, end ved sidste brugerundersøgelse. Der er stadig muligheder for forbedringer, hvorfor IT-afdelingen foreslår, at der igangsættes følgende handleplaner for at forøge brugernes generelle tilfredshed med IT-området: Forbedring af Citrix login tider Der foretages dagligt gennemgang af listen over Citrix log-in tiderne. Brugere med log-in tid på 5 minutter og derover gennemgås, og det vurderes, hvad årsagen til PC ens langsomme log-in tid er. Hvis dette skyldtes en ældre udtjent PC, udskiftes denne med en tynd klient, og hvis det skyldtes at brugeren har adgang til mere end 3 arbejdsrelaterede printere opsættes follow-me print. Sikre god og hurtig drift Der er til økonomiudvalget fremsendt anmodning om godkendelse af anskaffelse af nye servere og mere lagerplads, for at sikre at brugerne oplever større hurtighed i 7

Direktionen 26-06-2013 programafvikling mv. samt sikring af at den fornødne lagerplads til stadighed er til stede til indfrielse af brugernes behov. Minimering af printproblemer Der foretages hver morgen kl. 6.30 genstart af printspooleren til sikring af, at printere er tilgængelige ved arbejdstidens begyndelse. Endvidere etableres der follow-me print overalt i organisationen, hvor brugeren skal have arbejdsrelateret adgang til mere end 3 printere. Udfordringer med fagprogrammer (primært Outlook) Ekstern konsulent forsøger at finde en løsning på problemet omkring sendte mails, ligesom Microsoft er kontaktet omkring samme problem for evt. udsendelse af fejlrettelse / forbedring af den nuværende version. Brug af Helpdesk IT-medarbejderne vil fortsat opfordre brugerne til at anvende Helpdesk funktionen. Alle nye brugere modtager en velkomsthilsen, hvor der står anført, hvordan man indmelder til Helpdesk, når man har IT-problemer. Desuden findes derpå hjemmesiden (Under medarbejderportalen - IT-afdelingen - Hvorfor bruge Helpdesk) en beskrivelse af, hvorfor det er vigtigt, at brugeren foretager indmelding til Helpdesk, når man oplever it-problemer. IT-afdelingen vil fortsat arbejde for, at så mange brugere som muligt vil opleve kvaliteten af Helpdesk s arbejde som værende høj. Direktionen har tidligere vedtaget, at man når der var en stabil driftssituation - ville tage stilling til, om der skal ændres på serviceniveauet fra Helpdesk. Undersøgelsen viste, at 93% af brugerne var tilfredse med kvaliteten af problemløsningen fra Helpdesk. Økonomiske konsekvenser Finansieringen af ovennævnte handleplaner kan ske indenfor IT-områdets eget budget. 8

Direktionen 26-06-2013 Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at brugerundersøgelse og handleplaner drøftes. Bilag: 1 Åben Notat vedr. brugerundersøgelse på IT-området 2013 76769/13 2 Åben Spørgeskema besvarelser 2012 og 2013 - IT brugerundersøgelser. 76767/13 Beslutning i Direktionen den 26-06-2013 Sagen udsættes til et kommende direktionsmøde. 9

Direktionen 26-06-2013 6. Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Bilag: 1 Åben Prioriteringsskema vedr. arbejdsmiljømæssige renoveringer. 84711/13 Beslutning i Direktionen den 26-06-2013 På budget 2013 er afsat 2,0 mio. kr. til arbejdsmiljømæssige renoveringer (indvendige) på rådhuset i Grenaa og administrationsbygningerne i henholdsvis Glesborg og Allingåbro. Der er indhentet forslag til anvendelse af disse midler fra de enkelte afdelinger, som har taget 10

Direktionen 26-06-2013 udgangspunkt i afdelingens arbejdspladsvurdering (APV). En arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra teknik og drift og direktionssekretariatet har behandlet de indkomne forslag og været på besigtigelse på rådhuset og administrationsbygningerne. Direktionen har godkendt vedlagte prioritering af de afsatte 2,0 mio. kr. Oplægget forelægges snarest mulig områdeudvalget for administration. 11

Direktionen 26-06-2013 Bilagsoversigt 4. Sygedagpengerefusioner vedr. 56-aftaler i administrationen 1. Notat vedr. sygedagpengerefusioner 56-aftaler i administrationen.pdf (83608/13) 5. Brugerundersøgelse på IT-området 1. Notat vedr. brugerundersøgelse på IT-området 2013 (76769/13) 2. Spørgeskema besvarelser 2012 og 2013 - IT brugerundersøgelser. (76767/13) 6. Eventuelt 1. Prioriteringsskema vedr. arbejdsmiljømæssige renoveringer. (84711/13) 12

Direktionen 26-06-2013 Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen 13

Bilag: 4.1. Notat vedr. sygedagpengerefusioner 56-aftaler i administrationen.pd f Udvalg: Direktionen Mødedato: 26. juni 2013 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 83608/13

Løn og bogholderi Maj 2013 Sygedagpengerefusioner for personale med en 56-aftale på konto 6 I 2008 blev der truffet en beslutning om, at sygedagpengerefusion for administrationsansatte (konto 6-personale) ikke placeres hos den enkelte aftaleenhed, men samles på en central konto. Undtaget herfra er sygedagpengerefusion vedr. fravær på grund af graviditetsgener og refusion vedrørende personer ansat i fleksjob disse indtægter bliver placeret hos den enkelte aftaleenhed. 56-aftale (kronisk sygdom) En medarbejder kan få en 56-aftale, hvis medarbejderen er kronisk syg eller vender tilbage efter langvarig sygdom og har øget risiko for at have sygefravær mindst 10 fraværsdage om året eller skal indlægges/deltage i behandling. Der er en større belastning på den enkelte arbejdsplads at have medarbejdere med en 56-aftale, da der er tale om større fravær end gennemsnittet. Derfor er der også sygedagpengerefusion fra første fraværsdag for medarbejdere med en 56-aftale. Men dette kommer ikke den enkelte aftaleenhed til gode, da der ikke er lavet en specifik undtagelse fra beslutningen om, at sygedagpengerefusionen samles centralt. Sygedagpengerefusioner Der har været nedenstående budget og indtægter vedr. sygedagpengerefusionerne på den centrale konto i perioden 2010 2012. (i mio. kr.) År Refusioner Budget Heraf 56 (af refusionerne) 2010-1,0-0,8 2011-1,1-0,8 2012-0,8-0,9-0,1 2013-0,9 Der er refusioner for ca. 0,1 mio. kr. om året vedr. personale med en 56-aftale på konto 6. De samlede sygedagpengerefusioner har igennem de seneste år (på nær i 2012) været væsentligt større end budgettet, og der er derfor plads i budgettet til, at refusionerne vedr. personale med 56-aftale bliver placeret hos aftaleholderen. Årsagen til at indtægterne i 2012 er lavere end i 2010 og 2011 skyldes ikke mindre sygdom, men at refusionen, i forbindelse med implementering af nyt lønsystem, fejlagtigt blev konteret hos aftaleholderne i stedet for på den centrale konto. Konteringen er korrekt igen fra 2013. 1

Bilag: 5.1. Notat vedr. brugerundersøgelse på IT-området 2013 Udvalg: Direktionen Mødedato: 26. juni 2013 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 76769/13

IT-området Juni 2013 Brugerundersøgelse på IT-området 2013 Norddjurs Kommune gennemførte i april/maj måned 2012 en brugerundersøgelse, der skulle afdække, dels hvordan afviklingen af it-systemerne var set ud fra brugernes synsvinkel, dels brugernes generelle opfattelse af IT-området. Brugerundersøgelsen medførte iværksættelse af forskellige tiltag med det sigte, at imødekomme brugernes krav om bedre performance, bedre log-in tider, skabe større tilfredshed omkring it-tilgængelighed m.v. Det blev samtidig besluttet at iværksætte en ny brugerundersøgelse, når den nye serverog storageplatform var blevet implementeret i fuldt omfang. Denne brugerundersøgelse er afsluttet i maj måned 2013. Der er indgået svar fra 487 brugere. Resultatet af den nye brugerundersøgelse fremgår af andet bilag, hvor der samtidig er foretaget en sammenligning med resultatet af brugerundersøgelsen fra 2012. Generelt kan det konstateres, at brugerne indenfor alle områderne oplever en større brugertilfredshed. Der er stadig mulighed for forbedringer, og IT-afdelingen vil derfor iværksætte yderligere initiativer for at forbedre brugernes oplevelser omkring It-området. Opstart og Log-in tider Tiden, der går, fra en bruger tænder computeren, og indtil der kan arbejdes i Citrix, består af to dele. Opstart og log-in på den lokale computer samt efterfølgende log-in på Citrix, hvor brugeren klikker på Norddjurs ikonet. Over 40 % af de brugere der har svaret, oplyser at de tilgår systemet via enten stationær PC eller bærbar PC. Opstart og log-in på denne lokale computer afhænger dels af alderen på computeren og af tilstanden på den lokale Windows (indstillinger, printere, drev tilslutninger, installerede programmer m.v.). Opstartstiden på tynde klienter er også længere, hvis der er tale om ældre modeller. Log-in på Citrix kan i nogen grad påvirkes af den lokale computer uanset type, men påvirkes primært af faktorer i Citrix systemet, såsom antallet af printere brugeren har tilsluttet og størrelsen på brugerens Windows profil. Derudover påvirkes log-in på Citrix også af systemets generelle ydelse/belastning (data lager og den Citrix server indlogningen sker på). IT-afdelingen kan ikke måle på, hvor lang tid det tager den lokale computer at starte (fra man trykker på tænd knappen, og til Norddjurs ikonet kommer frem på skærmen), men foretager løbende registrering af Citrix log-in tiden, dvs. efter man har klikket på Norddjurs ikonet, til programmerne er tilgængelige. Som udgangspunkt er nyere tynde klienter hurtigere til at starte op end almindelige PC/bærbare maskiner. 1

Selvom der er sket et meget markant fald i log-in tiderne i forhold til den tidligere brugerundersøgelse, oplever 57 af de brugere, der har svaret, at de bruger mere end 5 minutter på at logge-in. Handleplan IT-afdelingen vil gennemgå listen over Citrix log-in tiderne, og foretage en nærmere undersøgelse af de brugere, der har en log-in tid på 5 minutter og derover. Der foretages vurdering af årsagen til Pc ens langsomme Citrix log-in tid f.eks. brugeren har adgang til mange printere (er alle arbejdsrelateret), installation af programmer på Pc en osv. Der er af IT-afdelingens overførte decentrale midler fra 2012 afsat knapt 0,4 mio. kr. til udskiftning at udtjente ældre PC'er, der medfører uforholdsmæssige lange log-in tider. Systemet fryser, bliver langsomt og/eller bruger bliver smidt af systemet Når der sker frysning af programmerne under arbejdet, eller systemet bliver langsomt at arbejde i, vil det som altovervejende hovedregel være på grund af kapacitetsproblemer på server- og storageplatformen. Der kan herudover være tale om liniekapacitetsproblemer på vores udbyders fibernet, hvilket også kan være årsagen, når brugeren oplever at blive smidt af systemet. Også her har brugerne oplevet en meget markant forbedring, men der er dog 38 brugere der dagligt oplever én af ovennævnte handlinger. Handleplan For at sikre at den nødvendige kapacitet er til stede, ønsker IT-afdelingen at anskaffe yderligere servere og lager til vores nuværende platform. Sagen er fremsendt til behandling af økonomiudvalget til afgørelse og evt. senere udbud. Problemer med print Det vil aldrig være muligt helt at undgå printproblemer i organisationen. De kan dog minimeres ved forskellige tiltag såsom automatisk genstart af printspooleren, sikring af korrekte drivere til de anvendte print modeller, samling af ensartede printere på samme server, og etablering af follow me print, når brugeren har arbejdsrelateret behov for tilgang til mange printere mv. Igen kan det konstateres, at brugerne oplever en meget markant nedgang i antallet af printproblemer. Der er dog 19 brugere, der oplever daglige printproblemer. Disse kan for størsteparten henføres til enkelte programmer. F.eks. er der et kendt problem i Avaleo. Handleplan Der forsøges etableret fællesmøde med tekniker fra Avaleo i forsøg på at få rettet fejlen, der genererer disse printfejl. Herudover har IT-afdelingen fortsat fokus på de fejlmuligheder, der kan forårsage printproblemer, og der foretages hver morgen kl. 6.30 genstart af printspooleren. (også for at sikre at hjemmeplejens brugere kan printe om morgenen før normal arbejdstid). 2

IT-afdelingen vil sikre, at follow me print etableres overalt, hvor det har mening (hvis tilgang til flere end 3 printere). Dette arbejde er næsten afsluttet. Tilbagevendende problemer med fagprogrammer Brugerne anfører, at de oplever, at nogle programmer fejler mere end andre, og i brugerundersøgelsen er der anmodet om at anføre, hvorvidt de har oplevet programproblemer indenfor den sidste måned, og i bekræftende fald hvilke programmer der er tale om. Brugerne angiver at de oplever fejl indenfor følgende programmer: Outlook (136 brugere), Acadre (43 brugere), Avaleo (27 brugere) og X-dont (11 brugere) Handleplan Outlook er kommunens mest anvendte program, og det er et meget vigtigt redskab for alle vore brugere. Det er derfor meget vigtigt, at Outlook har en meget høj oppetid. Når så mange brugere 136 svarer, at de oplever problemer med programmet skyldtes det i hovedsageligt, at der opstod nogle problemer med at sende mails efter den gennemførte opgradering af kontorpakken. Problemet viste sig ved, at sendte mails havnede nogle gange i udbakken uden at blive sendt. Der findes på hjemmesiden under IT-afdelingen vejledninger Microsoft 2010 vejledning i, hvorledes brugeren kan afhjælpe dette problem. Der er påsat ekstern konsulent for at få løst dette problem. Acadre er blevet opgraderet til nyeste version, hvilket har minimeret fejlmulighederne i forbindelse med sammenhængen med kontorpakken. Der foretages ikke videre, idet forventningen er, at disse problemer er ophørt, hvilket bestyrkes ved den minimale tilgang af sager i helpdesk med relation til Acadre. Avaleo er som ovenfor anført ramt af printproblemer. Der henvises til handleplan for dette problem. X-dont er et ældre program, som er ved at blive udfaset. Programmet kræver printertilgængelighed, for at man kan arbejde i programmet. Der afventes at nyt program anskaffes og implementeres. Melder brugerne altid ind til Helpdesk Omkring 73 % af de brugere, der har svaret, oplyser, at de altid eller næsten altid melder ind til helpdesk@norddjurs.dk, når de oplever it-problemer det er 10 % flere end ved sidste brugerundersøgelse. Handleplan IT-afdelingens medarbejdere opfordrer fortsat brugerne til altid at melde ind til helpdesk@norddjurs.dk, når de har it-problemer, og dette sker direkte til brugeren, når man bliver opmærksom herpå. 3

Herudover er der på hjemmesiden beskrevet, hvorfor det er vigtigt, at der sker indmelding til helpdesk@norddjurs.dk Hvordan opleves kvaliteten af den problemløsning, Helpdesk foretager Omkring 73 % af de brugere, der har svaret, er enten meget tilfredse eller tilfredse med kvaliteten af helpdesk s løsning af deres indmeldte problemer, medens 20 % anfører hverken/eller, hvilket stort set er uforandret i forhold til sidste brugerundersøgelse dog er der en forøgelse på 12 % i kategorien meget tilfredse. Der er 30 brugere, der anfører, at de er utilfredse, medens 4 brugere anfører, at de er meget utilfredse. Handleplan It-afdelingen vil fortsat arbejde for, at så mange brugere som muligt vil opleve kvaliteten af Helpdesk s arbejde som værende højt, og supportmedarbejderne har et klart mål gående ud på, at serviceringen af brugerne skal ske på et meget højt fagligt niveau og på en serviceminded måde. Det vil dog altid være brugere, der oplever, at Helpdesk ikke løser deres problemstilling, hvilket hovedsageligt skyldtes, at problemet ikke kan løses i Helpdesk, men skal løses ved leverandøren, eller at brugernes ønske er i strid med én af kommunens politikker på området f.eks. informationssikkerhedspolitikken. 4

Bilag: 5.2. Spørgeskema besvarelser 2012 og 2013 - IT brugerundersøgelser. Udvalg: Direktionen Mødedato: 26. juni 2013 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 76767/13

Brugerundersøgelser IT-området Resultatet af brugerundersøgelsen maj måned 2013, sammenholdt med brugerundersøgelsen fra 2012 fremgår af nedennævnte. Hvordan tilgår du primært systemet? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Tynd klient 53 56 +3 Stationær PC 31 28-3 Bærbar Computer 12 12 0 Mobil enhed 1 4 +3 (ipad,smartphone mv.) Ikke besvaret 3 0-3 Hvor lang tid bruger du i gennemsnit på at logge på systemet? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Under 1 minut 4 8 +4 Fra 1 til 2 minutter 24 44 +20 Fra 2 til 5 minutter 37 37 0 Mere end 5 minutter 33 12-21 Ikke besvaret 2 0-2 Har du oplevet at systemet bliver langsomt eller fryser? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej 4 15 +11 Ja dagligt 31 7-24 Ja flere gange ugentligt 42 27-15 Ja ca 1 gang ugentligt 15 25 +10 Sjældnere 6 26 +20 Ikke besvaret 2 0-2 Oplever du at blive smidt af systemet? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej 13 48 +35 Ja dagligt 5 2-3 Ja flere gange ugentligt 19 8-11 Ja ca. 1 gang ugentligt 27 9-19 Sjældnere 34 33-1 Ikke besvaret 2 0-2

Oplever du problemer med at printe? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej 24 43 +19 Ja dagligt 8 4-4 Ja flere gange ugentligt 16 8-8 Ja ca. 1 gang ugentligt 18 13-5 Sjældnere 32 32 0 Ikke besvaret 2 0-2 Oplever du problemer med et fagprogram? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej 18 40 +22 Ja 82 60-22 Husker du altid at melde dit problem ind til Helpdesk? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Ja altid 19 24 +5 Ja næsten altid 51 49-2 Ja men sjældent 26 0-26 Nej aldrig 3 21 +18 Ikke besvaret 1 6 +5 Hvordan oplever du kvaliteten af den problemløsning Helpdesk foretager? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Meget tilfreds 13 25 +12 Tilfreds 50 48-2 Hverken eller 27 20-7 Utilfreds 7 7 0 Meget utilfreds 0 1 +1 Ikke besvaret 3 0-3

Bilag: 6.1. Prioriteringsskema vedr. arbejdsmiljømæssige renoveringer. Udvalg: Direktionen Mødedato: 26. juni 2013 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 84711/13

Driftspulje Arbejdsmiljørelevante renoveringer på Rådhuse 2013, kr 2,0 mio Ejendom Problem Løsning 2013 Prioriteret Summeret GENERELT Alle projekter Planlægning og tilsyn med udførelsen af projekterne Ekstern rådgiver eller Teknik&Drift, Ejendomsgruppen (7%) 140.000 140.000 140.000 Alle projekter Projekterne er ikke pt. gennemarbejdet, så økonomien er kun anslået. Afsætning af et beløb til uforudsete udgifter (Buffer på 5%) 100.000 100.000 240.000 Rådhuset i Allingåbro Gamle gulvtæpper, som giver luftvejsproblemer og andet ubehag. Udskiftning af tæpper alle steder. Alternativt udskiftning til linoleum. Ca. 2000 m2. 600.000 350.000 590.000 Rådhuset i Allingåbro Meget slidt udtryk i bygningerne generelt, fugtpletter på mange lofter. Maling af vægge og lofter 400.000 100.000 690.000 Rådhuset i Allingåbro Dårlig udluftning og belysning på toiletter Tidsstyret ventilation og ny belysning i Toiletkerner (Toiletrum + tilstødende adgangsrum) Rådhuset i Allingåbro Rådhuset i Allingåbro For mange personer i samme kontor giver støjproblemer og koncentrationsbesvær Dårlig akustik i 2 mødelokaler samt i 3 forrum i Plan og Byg, Teknik og Drift samt Kultur og Udvikling 50.000 50.000 740.000 Opdeling af enkelte større kontorer med skillevægge. Det er dog ikke muligt at løse problemet alle steder inden for de nuværende rammer 55.000 55.000 795.000 Lyddæmpende beklædning på lofterne 75.000 75.000 870.000 Rådhuset i Allingåbro Dårlig belysning på gangarealer Udskiftning af pærer. 50.000 50.000 920.000 Rådhuset i Allingåbro Tung rengøringsproces med flytning af stole i kantinen 50 stole (model Riff-Kinnarps), som kan hænges op på bordpladen og muliggøre gulvvask. 30.000 30.000 950.000 Rådhuset i Allingåbro Kantine er etableret på 1. sal, og div. leverancer skal bæres op/ned hver dag, idet der ikke er etableret nogen vareelevator. Etablering af en person-/vareelevator. 250.000 250.000 1.200.000 Rådhuset i Allingåbro Trist, utidssvarende og ikke indbydende forhal. Indretning med loungemøbler under ovenlyset (kan så også bruges til hurtige uformelle møder, da der mangler mødelokaler). Der etableres en intern kunstforening med de eksisterende indkøbte værker, så disse cirkulerer mellem rådhuset i Grenaa (hvor de er permanent på nuværende tidspunkt) og Glesborg samt Allingåbro. 150.000 Rådhuset i Allingåbro Problem med støj og gennemgang (klapren med dør) i forkontoret i Vej og Trafik. Inddrage mødelokalet til kontor og etablere et mødelokalt som glasværkførerbur i forkontoret 70.000 Rådhuset i Allingåbro Der er mange personer, som cykler og løber på arbejde. Der er kun et bade- og Etablering af et bade- og omklædningsrum mere i kælderen. omklædningsrum i kælderen, og det er for lidt. 100.000 Rådhuset i Allingåbro Punkterede ruder i alle kontorer. Træk og kuldebroer ved vinduer i den gamle Udskiftning af ruder. Udskiftning vinduer. Ny fugning af vinduer. (Klimaskærm) bygning mod Hovedgaden??? Rådhuset i Allingåbro Nogle kontorer bliver meget varme om sommeren. Solfilm monteres på ruderne. (Klimaskærm)??? Rådhuset i Glesborg Kantinen er etableret i Kælderen, og div. leverancer skal bæres ned/op hver dag, Etablering af en person-/vareelevator. idet der ikke er etableret nogen vareelevator. 250.000 250.000 1.450.000 Rådhuset i Glesborg Køkken er etableret i et meget smalt rum, som gør brugerforholdene noget "Udvidelse" af rummet ved flytning af en væg mv. Bordplade, vask og lofter skal skiftes. vanskelige. 200.000 200.000 1.650.000 Rådhuset i Glesborg Nye gulvtæpper i Glesborg for at bidrage til et bedre indeklima Udskiftning af tæpper i Mødelokale 50.000 50.000 1.700.000 Rådhuset i Grenaa (Økonomi) Udgifter til støjisolering i indkøbskontoret. Det er meget lydt i forhold til kontorerne Etablering af støjisolering i indkøbskontoret. nedenunder, hvilket kan være meget generende 50.000 50.000 1.750.000 Rådhuset i Grenaa (Direktion) Nye stole og borde i Kantine og Gæstekantine. Stolene er meget tunge at flytte Nye stole og borde. med for rengøringen og er samtidig meget nedslidte. 225.000 225.000 1.975.000 Rådhuset i Grenaa (Myndighed) Maling af enkelte kontorer i Grenaa Maling af enkelte kontorer i Grenaa. Omfang??? 25.000 25.000 2.000.000 Rådhuset i Grenaa (Økonomi) Beskæring af udendørsplanter som vokser ind af vinduet i et af kontorerne, der vender mod nord. Vinduet skal først fornys til vinter. Måske det kunne fremskyndes, at forny dette vindue med et vindue der kan åbnes. Det vil samtidig betyde, at der også kan luftes ud i kontoret. Beskæring af udendørsplanter. (rådhusbetjente udbedrer). Udskiftning af vindue. (Klimaskærm) Rådhuset i Grenaa (Løn) "Hul" i gulvet ved branddøren Udbedring af gulv. (rådhusbetjente udbedrer)??? Rådhuset i Grenaa (Løn) Vinduerne trænger voldsomt til at blive udskiftet på lønkontorerne. Når det regner, løber der vand i stikkontakter. Udskiftning af vinduer. (Klimaskærm)??? Rådhuset i Grenaa (Løn) Der ønskes etablering af solfilm på de nye vinduer. Etablering af solfilm på vinduer. (Klimaskærm)??? Rådhuset i Grenaa (Jobcenter) I Jobcentret har der igennem de sidste par år i APV en været tilkendegivet arbejdsmiljømæssige problemer om træk og kuldenedfald bl.a. på hovedgangen. Derudover klages over støvgener fra loftsplader og gulvtæpper. Nogle medarbejdere har fået støvallergi, andre plages af forkølelse, mellemørebetændelse m.v. Støjgener fra gangarealer (sko på hårdt materiale). Bedre lys mere ensartet lyssætning i den enkelte kontorer?????? Rådhuset i Grenaa (Myndighed) Tætning af skillevægge mellem 124 og 124a. Der er lydt og kan ses igennem skillevæggen Tætning af skillevægge mellem 124 og 124a. (rådhusbetjente udbedrer)?????? Samlet udgift for div. forslag 2.630.000

Intern Driftspulje Bygningsrenovering 2013, kr 2,0 mio Prioritering Ejendom Bygningsarbejde 2013 Summeret 1 Stenvad Mosebrugscenter Renovering af karnapper på udstillingshal - etape 2 125.000 125.000 1 Adm.bygningen i Allingåbro Renovering af pumpebrønd 50.000 175.000 1 Voldby Skole Renovering af asfaltsti 30.000 205.000 1 Adm.bygningen i Allingåbro Udskiftning af vinduer - bygning mod Hovedgaden 150.000 355.000 1 Stenvad Mosebrugscenter Udskiftning af belægning foran hovedindgang 40.000 395.000 1 Kulturhuset Pavillonen Reparation og maling af murværk - gl. hovedbygning 40.000 435.000 1 Auning Skole + SFO Maling af udvendigt træ 50.000 485.000 1 Langhøjskolen Udskiftning af gavlbeklædning - etape 3 50.000 535.000 1 Kulturhuset Pavillonen Maling af vinduer og døre - gl hovedbygning 30.000 565.000 1 Djurslandsskolen afd. Damgården Udskiftning af tag - etape 1 100.000 665.000 1 Glesborg Skole Udskiftning af døre og mellemparti - indgang til bibliotek 30.000 695.000 1 Kulturhuset Pavillonen Udskiftning af dør - idrætshal 20.000 715.000 1 Voldby Skole Renovering af murværk - gymnastiksalsbygning 20.000 735.000 1 Auning Skole + SFO Renovering af limtræ - 1976-fløj 200.000 935.000 1 Langhøjskolen Maling af udvendigt træ 80.000 1.015.000 1 Auning Skole+SFO Renovering af limtræ - SFO 30.000 1.045.000 1 Børnehaven Blinklyset Udskiftning af ovenlys 85.000 1.130.000 1 Flere institutioner Udbygning af DBD-Energi - automatisk forbrugsindhentning 100.000 1.230.000 1 Glesborg Skole+SFO mv. Renovering af hovedindgang 250.000 1.480.000 1 Ørum skole+sfo Udskiftning af vinduer - gang mellem A- og B-sal 40.000 1.520.000 1 Ørum skole+sfo Maling af udendørs træ 50.000 1.570.000 1 Langhøjskolen Udskiftning af vinduer og dør - gul hus 40.000 1.610.000 Ørum skole+sfo stern+ gavle (tjek gavle) 1.610.000

0