Dato: 1. oktober 2014 Ref: HP/tam j.nr. 043/300-5 Referat af møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 2. september 2014 I mødet deltog: Henrik Pedersen, Inger Rose Hansen, Eva Sophia Myers, Frants R. Lauritsen, Karen Cauthery, Marianne Holmer, Martin Svensson, Tanja Christensen, Eva Christina Østerlund, Klaus Lehn Petersen, Lars Duelund, Ole Nørregaard Jensen, Allan Haurballe Madsen, Ole Næsbye Larsen var ikke til stede under punkt 4 6. Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Afbud: Eva Christina Østerlund, Eva Sophia Meyers Dagsorden 1. Opfølgning på referat Der var ingen bemærkninger til referatet. 2. Orientering fra Dekanen Dekanen orienterede om, at SDUs bestyrelse skal indgå en ny udviklingskontrakt med uddannelsesog forskningsministeriet. Udviklingskontrakten skal både indeholde pligtige mål opstillet af ministeriet og selvvalgte mål, som SDU formulerer. Direktionen skal komme med forslag til SDUs selvvalgte mål senest den 15. september 2014. Direktionen forsøger så vidt muligt at sikre, at udviklingskontakten tager udgangspunkt i de mål der er defineret i SDUs Strategi. 3. Budgetopfølgning orientering ved dekanen Dekanen gennemgik fakultetsoversigten 2014, som var vedlagt som bilag til punktet. IMADA forventes at have et positivt resultat i år. FKF, Biologi og BMB forventes at have et negativt resultat, der dog i alle tilfælde kan udlignes igennem institutternes reserver. Ultimobeholdningen for fakultetet vil være på over 36 mio. kr. Rektor har besluttet, at budgetterne i 2015 skal reduceres med 2 mio. kr. per fakultet. Det vil betyde, at dekanens omstillingspulje bliver mindre.
4. Arbejdsmiljø 4.1 og 4.2. Orientering fra arbejdsmiljøudvalget om den nye beredskabsplan, samt nødtelefoni i laboratorier ved Lars Duelund. Arbejdsmiljøorganisationen har udsendt indkaldelse til møde om beredskabsplan til arbejdsmiljøudvalgene, vedlagt et forslag til en tidsplan. 5. Intern lederudvikling Inger Rose Hansen efterlyste et afsnit om MUS i notatet om lederudvikling. SU konstaterede, at MUS er nævnt under de relevante afsnit, dog skal afsnit om MUS flyttes fra studieledelse til fakultetsledelse. Skal ikke længere hedde oplæg, men notat. Notatet bliver lagt ud på kompetencesiden. Inger Rose Hansen henviste til kompetenceudviklingsstrategien, som kører parallelt. Dekanen forklarede, at notatet om lederudvikling er en konkret opfølgning på APV en. Tanja Løvgren sikrer, at kompetenceudviklingsstrategien indeholder de kompetencer om lederudvikling, som notatet om lederudvikling indeholder. Kompetenceudviklingsstrategien indeholder under afsnittet Ledelseskompetence et link til notat om intern lederudvikling. Både kompetenceudviklingsstrategien og notat om lederudvikling ligger på SDU net på NATs kompetenceside. Bilag: Bilag 1 Notat vedrørende systematisk intern lederudvikling APV-opfølgning tema 4. 6. Kompetenceudvikling 6.1 Kompetenceudviklingsstrategi 2. udkast Kompetenceudviklingsstrategien, 2. udkast blev gennemgået. Der var enkelte rettelser, som blev indføjet i kompetenceudviklingsstrategien. Det endelige udkast med rettelser vedlægges som bilag 2 til referatet. Efterfølgende er kompetenceudviklingsstrategien lagt på nettet, og der er sendt e-mail ud om den næste frist for at søge midler fra Kompetencefonden, nemlig den 1. oktober 2014. Bilag: Bilag 2 - Kompetenceudviklingsstrategi med rettelser.
6.2 Kompetencemidler - opfølgning på hasteprocedure samt fremtidig ansøgningsprocedure Dekanen refererede til processen omkring fordelingen af de kr. 100.000, der var i puljen til uddeling fra Kompetencefonden i forbindelse med ansøgningsfristen d. 14. august 2014. SDU s medarbejdere har endvidere mulighed for at søge om midler til kompetenceudvikling via FUSA (Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser). For at få støtte skal indsatsen som udgangspunkt fremme kompetenceudvikling for en eller flere personalegrupper eller der skal være tale om et tværgående udviklings- og omstillingsprojekt på arbejdspladsen. Læs mere: http://www.kompetenceudvikling.dk/okonomisk-stotte Har man et projekt som opfylder kriterierne og man ønsker at søge disse midler skal man kontakte Kompetence- og organisationsudvikling, som hjælper ansøgningen og søger på vegne af Syddansk Universitet. 7. Emeritusordning SU ønsker at få opklaret, hvilke emeritusordninger man har på andre fakulteter og universiteter. Dekanen taler med HR-chef Herluf Petersen om dette og om at udarbejde en emeritusordning for hele universitetet. 8. Bordet rundt Inger Rose Hansen fortalte, at der ikke er noget kursuskatalog fra CUU (Det centrale uddannelsesudvalg) over efterårets kurser. I stedet er der emneopdelte pjecer og en oversigt over alle CUU-kurser, begge dele ligger på nettet. Martin Svensson fortalte, at han er i dialog med universitetsbiblioteket om at indlemme Matematisk Bibliotek på IMADA i SDUB, pga. pladsproblemer. Inden beslutningen tages, iværksættes en brugerundersøgelse herom ved bibliotekschef Bertil Dorch. Martin Svensson har desuden henvendt sig til teknisk chef Karsten Skettrup for at høre om muligheder for en ombygning af instituttet mhp. udnyttelse af den ekstra plads, hvis biblioteket nedlægges. Allan Haurballe Madsen spurgte til SUs holdning til julefesten. SU-medlemmerne gik ind for at den fælles julefest på fakultetet opgives, dels da mange af de ansatte ønsker at prioritere det sociale liv på instituttet højere og synes det er ærgerligt at deres institutjulefrokost afbrydes, dels da deltagerne i festen i tiltagende grad er studerende fremfor ansatte. Man gik dog ind for at der stadig skal være et samlende socialt arrangement for alle ansatte på fakultetet, så der var stemning for at der i stedet holdes en fælles sommerfest på fakultetet med eftermiddagsleg og aftenspisning i ugen inden skolernes sommerferie. Nærmere information om dette følger senere. 9. Tema evaluering af tiltag omkring udenlandske medarbejdere Tanja Christensen introducerede temaet, og derefter skiftedes SU-deltagerne til via en
spiralsamtale at fortælle, hvordan de oplevede, at de udenlandske medarbejdere på NAT har det, og hvad man kunne gøre for at sikre, at de udenlandske medarbejdere bliver bedre integreret. Ole Nørregaard Jensen: - Der er lige afholdt GRUS for ph.d.-studerende på BMB. Der var en vis usikkerhed og ensomhed at spore, men generelt havde de ph.d.-studerende det godt. - Blandt de fastansatte udlændinge er der ikke de store problemer. - Fokus er på de ph.d.-studerende. - Det er ikke realistisk at inddrage alle der er mange forskellige medarbejdergrupper og motivationer. - Så længe grupperne fungerer, er det fint. Institutterne skal sikre, at grupperne fungerer. Henrik Pedersen: - Kompetencestrategien skal være med til at sikre, at de ikke-dansktalende medarbejdere hurtigere lærer dansk, hvilket forhåbentlig ville kunne animere dem til i højere grad at stille op til valgene til de kollegiale organer. - Det er usikkert, hvorfor de udenlandske medarbejdere i forbindelse med trivselsundersøgelserne viste sig at være mindre tilfredse end de danske medarbejdere. En forklaring kunne være, at de i nogle tilfælde har midlertidige ansættelser. - Der kommer mere fokus på at gøre SDU attraktiv for udlændinge i forbindelse med internationaliseringsstrategien. - Godt at høre at ISO er gode til at hjælpe. - Siloer på FKF det er svært at svare på, hvorfor man ikke er interesseret i at blandes. - Der er divergerende holdninger til om udenlandske medarbejdere skal tale dansk eller de danske medarbejdere skal tale engelsk. - Der skal arbejdes på at få ideer til en mentorgruppe for udenlandske medarbejdere det må gerne indeholde noget socialt. - Siloerne skal have lov til at være der og der er grænser for, hvor store grupper man kan overskue. - Det må konstateres, at det er svært at lave et tværfagligt arrangement. - Faggrupper mødes på tværs, når der er et behov. Tanja Løvgren: - Det er også vigtigt, at udenlandske medarbejdere har det godt socialt uden for arbejdstiden. Det kan være en udfordring at lære danskere at kende. Martin Svensson: - Martin Svensson kom på et danskkursus da han kom til Danmark. Mange af dem han var på kursus med, er i dag hans tætteste venner i Danmark. - Kursusdeltagere fra andre fakulteter var ofte frustreret, fordi sproget på arbejdspladsen - særligt i uformelle sammenhænge - var dansk. - På IMADA er det nemt at være en del af fællesskabet, da kulturen er engelsk. - På IMADA kan det være et problem, når medarbejdere bliver kontaktet fra andre enheder på SDU. Vigtige meddelelser, der er på dansk, kan blive misforstået. - Forskerne forventer ofte ikke at blive på SDU og mener derfor ikke at alle skal lære dansk. - Af strategien fremgår, at der skal være en fleksibel sprogpolitik. - Den internationale klub, der køres af Sandra Gonzalez, bør få lidt mere opmærksomhed. - Institutterne er meget forskellige, derfor skal initiativerne også være forskellige. - Man kan ikke forvente, at alle udlændinge interesserer sig for dansk kultur.
- Kulturen blandt medarbejdere er forskellige. På IMADA var der mange udenlandske medarbejdere der ikke forstod, hvorfor det var vigtigt at udfylde APV en. Marianne Holmer: - Der skal være fokus på de ph.d.-studerende. - På biologi har man etableret uformelle mødestrukturer. - De ph.d.-studerende tilknyttes straks en forskergruppe, som hjælper med at forstå dansk kultur. - Institutinfo mere og mere på engelsk. Møderne holdes på engelsk. - Biologi har indført nudging, så udenlandske medarbejdere får et venligt puf af deres danske kollegaer til at lære dansk, f.eks. taler personalet på sekretariatet dansk til de udenlandske medarbejdere. - Alle nye udenlandske medarbejdere modtager danskundervisning. Ole Næsbye Larsen: - Sprog og sprogbevidsthed er vigtigt i denne sammenhæng. Der er nuancer, som forsvinder, når man ikke bruger sit modersmål, og det kan være uheldigt når der tages store beslutninger. Det skal være ok både at tale dansk og engelsk. - Administrativ deltagelse opgavefordeling bliver ikke ligelig, hvis ikke man taler dansk. - Danskkurser giver et godt netværk. - På Oxford fik Ole Næsbye Larsen et netværk med de internationale kollegaer. De fastansatte forklarede ham dengang, at de ikke kunne overskue flere nye mennesker. - Nogle gange er det de udenlandske medarbejdere, der opfører sig bedre og mere ansvarligt end de danske. - Forventningerne bør være anderledes til medarbejdere, der er her få år. Frants Roager Lauritsen: - Sorterer man jobusikkerhed fra, så er der ikke genkendelig utilfredshed på FKF - Foredragsrækken, der blev sat i gang for udlændingene, lykkedes ikke. Der var ikke mange udenlandske deltagere. Karen Cauthery: - ISO (International Support Office) er begyndt at støtte de udenlandske ansatte ved at hjælpe dem med at lave ansøgninger til ministeriet, hvilket er godt. - Både danske og udenlandske medarbejdere taler ikke altid lige godt engelsk. - Mange henvendelser fra administrationen og mange websider er kun på dansk. - Alle skal være bedre til at få udenlandske medarbejdere til at tale dansk. - Samtidighedsferie er der mange, der er tilfreds med. - Den internationale klub lægger også op til, at danskere kan være medlemmer. - Det er et problem, når en udlænding kun er tilknyttet en forsker og ikke en gruppe. Det er vigtigt at sikre, at vedkommende ikke bliver isoleret. Inger Rose Hansen: - FKFs interne blad er både på dansk og engelsk. - Der ligger en forpligtelse hos danske medarbejdere i at få de udenlandske medarbejdere inddraget. - Der ligger en forpligtelse hos de eksisterende medarbejdere i at være med til at sikre at udenlandske kolleger indgår i det større fællesskab uden for deres center.
Tanja Christensen: - Vigtigt at få mere information ud på engelsk. Mødet hævet 15.15 Henrik Pedersen Formand Inger Rose Hansen Næstformand