Valuta Du kan fakturere og bogføre i fremmed valuta og få det omregnet til regnskabets grundvaluta. I alle posteringsoversigter vises både beløbet i valuta og beløbet i regnskabets grundvaluta (standardvaluta). AT BENYTTE VALUTA BETYDER... 2 VALUTAKODER... 2 VALUTAKURSER... 3 Standardvaluta er altid kurs 100... 3 Øvrige kurser angives i forhold til standardvaluta... 3 Opdatering af valutakurser... 4 Hvor ofte skal valutakurser opdateres... 4 Opdater valutakurser... 4 VALUTAKODER PÅ KONTI (FINANS, KUNDER, LEVERANDØRER ETC.)... 5 POSTERE I KASSEKLADDEN I FREMMED VALUTA... 5 KØB OG SALG I VALUTA... 7 DOKUMENTATION AF VALUTAPOSTERINGER... 8 KURSREGULERING... 10 Sådan kursreguleres i regnskabet... 10 Kursregulering af debitorer og kreditorer... 10 Regulering af lagerværdi... 11 Regulering af værdibeholdninger... 11 Kursdifferencer på betalinger... 11 Det er muligt at føre konti (finans, kunder, leverandører) i en valuta, der er forskellig fra regnskabets grundvaluta. Alle beløb gemmes i valuta og omregnes til regnskabets grundvaluta, der gemmes på hver transktion. Det er muligt at oprette firmaer (regnskaber) i forskellig valuta. Regnskabets grundvaluta angives i firmakartoteket under Generelt/Opsætning/Firmaer. Copyright Aesiras 2009 Side 1
At benytte valuta betyder Som udgangspunkt bogføres alt i grundvalutaen for regnskabet/firmaet til kurs 100. Køb og salg i fremmed valuta i indkøbsordrer og salgsordrer. Køb i én valuta og sælg i en anden. Køb i én valuta og betal i en anden. Finans-, debitor- og kreditorkonti kan påføres i valutaforslag. Alle kontis saldi og lagerværdier er altid i standardvaluta. Der kan posteres i flere valutaer på samme konto, saldoen opgøres altid i standardvaluta. Der kan posteres i kassekladden i fremmed valuta og det omregnes til standardvaluta. Sælg i én valuta og modtag betaling i en anden valuta. Kursdifferencer bogføres automatisk. Valutakoder For at kunne bogføre og handle i andre valutaer skal der oprettes valutakoder og - kurser. Regnskabets standardvaluta skal altid være oprettet. Koden angives i firmakartoteket under Generelt/Opsætning/Firmaer og kan ikke ændres undervejs. Copyright Aesiras 2009 Side 2
1. Vælg Generelt/Opsætning/Valutaer. Hvis du benytter standardregnskabet, er der i forvejen oprettet nogle valutakoder. 2. Tryk på F2, Opret for at oprette en ny valutakode. Det anbefales, at du benytter samme ID (i feltet Valuta) som benyttes som den internationale standard. 3. I feltet Navn kan du skrive hele valutaens navn. For en beskrivelse af de øvrige felter, se da venligst on-line hjælpen. Valutakurser Nederst i valuta-skærmbilledet oprettes valutakurserne. Standardvaluta er altid kurs 100 Standardvalutaen har altid kurs 100. Intet andet. Øvrige kurser angives i forhold til standardvaluta Øvrige kurser angives i forhold til standardvalutaen. Det vil sige, hvad koster 100 enheder af valutaen i standardvaluta. Eksempel: Hvad koster 100 Euro. Hvis dagskursen er 7,45, så koster 100 Euro altså 100*7,45=745 og kursen skal angives til 745 på Euro. En transaktion omregnes altid jfr. gældende kurs på transaktionsdatoen. Hvis f.eks. seneste kurs er fra 31.03 og transaktionen bogføres d. 30.04, benyttes kursen pr. 31.03. Hvis transaktionen ligger før 31.03, benyttes kursen, der var gældende på datoen inden. Copyright Aesiras 2009 Side 3
Kursen i kurstabellen anvendes kun som forslag. Brug altid den faktiske kurs, som banken har anvendt ved bogføring. Hvis der er forskel på de kurser en faktura og en betaling er bogført til, beregnes og bogføres kursdifferencen automatisk jfr. kontoen, der er angivet i feltet Kursdifference. Opdatering af valutakurser Hvor ofte skal valutakurser opdateres Det afhænger af mange ting og af, hvorledes du vælger at bogføre posteringer i fremmed valuta. Hvis du fakturerer i valuta dagligt, kan du opdatere valutakurserne dagligt for at sikre, at beløbet i standardvaluta bliver omregnet til den bedst tilnærmede kurs. Derved bliver den aktuelle saldo mest korrekt. Hvis du f.eks. bogfører indbetalinger i valuta dagligt, er det vigtigt at beløbet omregnes jfr. gældende dagskurs, så beløbet i standardvaluta i banken svarer til det, der er bogført på bankkontoen i systemet. Samtidigt får du også bogført kursdifferencer korrekt (mellem fakturatotal og betaling). Hvis du ikke benytter valutatransaktioner ret meget, så er det nok at opdatere kursen, når du skal bogføre en ny transaktion i valuta for at få den korrekte omregningskurs til standardvaluta. Hvis du bogfører alting i standardvaluta, er der ingen grund til at opdatere valutakurser. Opdater valutakurser Det er mest hensigtsmæssigt at oprette en ny kurs med en ny dato frem for at rette den eksisterende kurs. Hvis du opretter ny dato og ny kurs, hver gang der ændres valutakurs, kan du følge udviklingen og dokumentere kurserne. Copyright Aesiras 2009 Side 4
1. Placér markøren på Valutakurser-fanen. 2. Klik med musen i næste linje, eller tryk på Pil ned-tasten eller F5, Ret for at oprette en ny kursdato og valutakurs. 3. Angiv dato for kursen samt kurs. Al fakturering pr. denne dato eller senere benytter denne kurs, indtil en ny dato og kurs oprettes. Valutakoder på konti (Finans, Kunder, Leverandører etc.) Alle konti, herunder finanskonti i kontoplanen, kunder, leverandører og varer kan oprettes med valutakode. Kontoens valutakode foreslås, når kontoen benyttes. For eksempel foreslås en finanskontos valutakode, når kontoen anvendes i kassekladden og en kundes valutakode foreslås, når der oprettes en salgsordre på kunden. Valutakode på en konto er kun et forslag og forslaget kan rettes. Kontoens saldo føres altid i standardvaluta. Det vil sige, at uanset hvilken valuta eller valutaer, der anvendes ved bogføring og fakturering, er saldoen altid i standardvaluta. Bemærk! Valutakodeforslaget på en konto kan ændres uden videre. Det har kun betydning for valutaforslaget ved bogføring og oprettelse af ordrer. Kontoens saldo er jo altid i standardvaluta. Postere i kassekladden i fremmed valuta Der kan bogføres posteringer i kassekladden i valuta. Hvis du f.eks. har modtaget en regning i udenlandsk valuta, kan du bogføre regningen med den udenlandske valutakode og beløbet i den udenlandske valuta. Beløbet omregnes automatisk til Copyright Aesiras 2009 Side 5
standardvaluta før posteringen bogføres. Begge beløb, i valuta og standardvaluta, kan ses på posteringen. Når du bogfører en betaling af en faktura i kassekladden (også åbenpost), uanset om det er en leverandør- eller kundefaktura, kan du benytte valuta. Hvis der er ændret i kursen på faktureringstidspunktet og kursen på betalingstidspunktet (jfr. angivelserne i systemets valutakartotek), bogføres kursdifferencen automatisk på konto for kursdifferencer jfr. opsætningen under Generelt/Opsætning/Valutaer. Hvis kursen i valutakartoteket ikke er ændret, skal kursdifferencen bogføres manuelt, så det stemmer med beløbet, der er betalt i DKK (standardvaluta). Du kan endog bogføre en betaling i én valuta, uanset fakturaen er i en anden valuta. En eventuel forskel mellem værdi i standardvaluta på faktura og betaling bogføres automatisk som kursdifference. Copyright Aesiras 2009 Side 6
Eksempel: 1. Faktura på 100,00 i standardvaluta DKK. 2. Betales med 14 euro, kurs 745 = 104,30 DKK. Kursdifferencen er 4,30, der automatisk bogføres på konto for kursdifference, der er angivet på valutakoden Eur. Giver følgende bogføring: Finanskonti Finanskonti Debet Kredit Debet Kredit 7011 Samlekonto Debitorer Varesalg 1) 100,00 1) 100,00 2) 100,00 7511 Bank 4520 Kursdifference 2) 104,30 4,30 Køb og salg i valuta Salgsordrer og indkøbsordrer kan oprettes, opdateres og faktureres i fremmed valuta. Hvis der er valutakode på kunden eller leverandøren, foreslås denne kode automatisk på ordren. Copyright Aesiras 2009 Side 7
Når der er oprettet salgspris(er) i varekartoteket, omregnes prisen automatisk til den angivne valuta. Du kan købe og sælge i blandet valuta på samme leverandør eller kunde. Dog ikke på samme ordre. Beløbene opdateres på leverandører og kunder i hhv. beløb, valuta og Standardvaluta. I regnskabet opdateres alle beløb jfr. gældende kurs i valutakartoteket. Lagerværdien er altid i standardvaluta. Det vil sige at købs- og salgsværdier på lageret altid er i standardvaluta og ikke i fremmed valuta. Ved betaling beregnes og bogføres kursdifference automatisk, hvis kursen har ændret sig fra faktureringstidspunktet til betalingstidspunktet. Dokumentation af valutaposteringer Det er altid muligt at se regnskabsposterne i valuta og standardvaluta. Under Finans/Rapporter/Finansposteringer kan du afgrænse rapporten på valgfri felter via Afgrænsning-knappen. Her er der valgt Dato, Kontonr. og Valuta. Copyright Aesiras 2009 Side 8
Hvilket giver følgende afgrænsningsmulighed: Rapporten viser alle posteringer i perioden, kontointervallet og valgte valuta. Her er et uddrag af rapporten: Copyright Aesiras 2009 Side 9
På kunder, leverandører og varer kan du se alle posteringer på fanen Posteringer. Du kan se beløbet i valuta i feltet Beløb, valutakoden i feltet Valuta og beløb i standardvaluta i Beløb DKK (eller hvad der nu er standardvaluta i regnskabet). Kursregulering Hvordan opstår behovet for kursregulering? Det gør det bla. når: Kursen ikke er reguleret i valutakartoteket, og der f.eks. er bogført til den samme kurs i en længere periode. Kursen på posteringerne har dermed ikke været korrigeret til dagskurs. Værdien af beholdninger i udenlandsk valuta skal reguleres (værdipapirer, kontanter, mv). Kursregulering sker oftest kun ved afslutning af et regnskabsår eller et større perioderegnskab. I alle virksomheder sker kursreguleringen ud fra revisorens, alternativt controlerens, vurdering. Sådan kursreguleres i regnskabet Kursregulering af debitorer og kreditorer Det sker altid automatisk på betalingstidspunktet, hvis kursen har ændret sig siden faktureringstidspunktet, og den er opdateret i valutakartoteket. Men det gælder jo kun de poster, der er betalt. Udeståender skal vurderes ved regnskabsafslutningen. Det nytter ikke, at værdien er alt for skæv, fordi den er omregnet til standardvaluta til en alt for høj eller lav kurs. Derfor må der ske en vurdering af de saldi, der står i debitor og kreditorkartoteket. Det vil sige, hvilken kurs er de omregnet til i forhold til, hvad de burde være omregnet til. Copyright Aesiras 2009 Side 10
Regulering af lagerværdi VALUTA Hvis lageret er opgjort og omregnet til en forkert kurs, skal lageret også kursreguleres og kursreguleringen skal bogføres i Finans. Hvis f.eks. en vare er købt hjem til 100 Euro, til en alt for høj kurs, skal varen kursreguleres. Rådfør dig altid med din revisor, inden du foretager lagerreguleringer. Regulering af værdibeholdninger Hvis beholdninger i regnskabet (værdipapirer, kontanter mv.) skal kursreguleres, bogføres det via kassekladden. Før enten differencen eller før hele værdien tilbage og frem igen til ny kurs. Igen rådfør dig altid med din revisor først. Kursdifferencer på betalinger Som allerede skrevet flere steder; hvis kursen er ændret på betalingstidspunktet, og valutakartoteket er ajourført, bogføres kursdifferencen automatisk i regnskabet. Hvis det viser sig, at beløbet på kontoudtoget er anderledes end det bogførte indbetalte beløb, skal du bogføre differencen manuelt for at få bankkontoen til at stemme. Differencen føres på bankkontoen og modposten på konto for kursreguleringer i driften. Copyright Aesiras 2009 Side 11