BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmøde. Onsdag den 7. februar 2019, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 7. februar 2019, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Simon Rasmussen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Benny Jensen, Mikael Paasch, Frederik Jensen, Preben Lærche, Jørn Brynaa og Finn Muus. Afbud: Frederik Jensen 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 19. december 2018 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: 4. Meddelelser fra formanden Redegørelse: Referat fra bestyrelsesmøde Den 7. januar havde vi redaktionsmøde med planlægning af bladet lejligheden, der udkommer i april. 1

2 Fortsat Den 7. januar er der afholdt møde i Husorden udvalget Den 14. januar havde vi forretningsudvalgsmøde i Medborgerhuset i Korskærparken, hvor jeg repræsentere afd. 214 da der ingen afdelingsbestyrelse er valgt. Den 14. januar havde vi møde med Bente Lægsgaard fra Ørskovgruppen, vedr. Branding af Boligkontoret Fredericia, i henholdt til målsætning og handleplanen fra 2019 til Den. 15. januar blev der afholdt Ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 502 vedr. køb af grund fra regionen samt workshops om udearealerne. Køb af grund blev godkendt og workshoppen blev afviklet med stor deltagelse af beboerne. Den 21. januar var der møde i Husorden udvalget. Den 23. januar deltog Finn, Flemming og jeg i Fredericia kommunes nytårskur, hvor vi fik en meget fin orientering om udviklingen i Fredericia Kommune. Den 25. januar havde Flemming, Finn og jeg møde med Gitte Hodde vedr. planlægning af bestyrelseskonferencen den 21. februar. Den 28. januar havde vi Bladudvalgsmøde. Den 29. januar blev der afholdt forretningsudvalgsmøde i Korskærparkens Medborgerhus. Den 31. januar havde vi møde i forvaltningsudvalget, hvor vi gennemgik målinger for 4 kvartal 2018, samt status for nye tjeklister. Den 4. februar havde vi møde i Husorden udvalget. Den 5. februar deltog Finn og jeg i et lille Kaffe møde med den nye boligsociale projektleder Kasper Söstrøm. Den 6. februar er der afholdt repræsentantskabsmøde i EWII koncernen. 5. Meddelelser fra Direktør Redegørelse: Læge Micheal Gaster som ejer læge praksissen beliggende i afd. 301, Jernbanegade 4, 7000 Fredericia, har besluttet ikke at søge om at udvide sin lokaler. 2

3 Status på arbejdet med en udviklingsplan for Korskærparken Redegørelse: Før årsskiftet 2018 / 2019 er der med Fredericia kommune afholdt to møder for at få afdækket mulighederne for at igangsætte en udviklingsplan der skal sikre at Korskærparken ikke kommer på Ghettolisten igen. Med baggrund i Fredericia kommunes omorganisering har det ikke været muligt at afholde møder her i 2019 da der ikke er sat chefer på alle koncerner som den nye organisering beskriver. Økonomiudvalget i Fredericia kommune har på deres møde den 21. januar 2019 drøftet, at der som følge af den nye lovgivning skal etableres obligatorisk fleksibel udlejning, dvs. at boligorganisationerne skal anvise ledige boliger i Korskærparken efter særlige kriterier, herunder beskæftigelses og uddannelseskriterier. Byrådet fastsætter kriterierne med henblik på at styrke beboersammensætningen. Det bør dog vurderes om der udover Korskærparken også skal ses/monitoreres på situationen i Sønderparken og andre relevante almene boligområder, så de ikke udvikler sig uhensigtsmæssigt, når en del boligsøgende ikke længere kan flytte til Korskærparken. Det kan derfor være aktuelt at udbrede fleksibel udlejning til andre almene boligområder. Lovgreb som indførelse af obligatorisk fleksibel udlejning er ment som kortsigtede værktøjer til at påvirke hvem der flytter til udsatte boligområder. Men for at Korskærparken på længere sigt ikke adskiller sig socioøkonomisk fra andre boligområder og for at integrere bydelen bedre med de omkringliggende områder i Vestbyen/Ullerup, vil det være hensigtsmæssigt at der frivilligt udarbejdes en fysisk udviklingsplan for Korskærparken området, som de almene boligselskaber også selv har foreslået. Administrationen har lavet et skitseprojekt til dette. Udviklingsplanen skal ses som et langsigtet mål, som realiseres og tilpasses over tid, på samme niveau som planerne om at binde den gamle del af bymidten bedre sammen med Kanalbyen. Status på afhændelse af grundstykke tilhørende Nestlegaarden Redegørelse: Der er i forbindelse med projektet talt med Fredericia kommune hvorefter der er lanceret følgende modeller: Lad tingene forblive uændret. Det betyder: At vi reelt har vedligeholdelses pligten og skal betale ejendoms skat af arealet hvor på der i dag ligger vej. Udlægge vejarealet som privatfællesvej Det betyder: Der betales ikke længere ejendomsskat af det areal der er udlagt som privat fællesvej Matr. nr. 403 forbliver som et samlet matrikel nummer Arealet der er udlagt som privat fællesvej kan blive udtaget at det samlede areal, hvor på bebyggelses procenten regnes, hvilket vil kunne medfører færre m², der kan bebygges. Boligforeningen kan blive pålagt at deltage i vedligeholdelses udgifterne til vejen. 3

4 fortsat Udlægge arealet til offentligvej Det betyder: Der foretages en skel afmærkning i marken, de steder det er muligt anbringes der officielle skel afmærkninger ellers bliver skel angivet som sokkel hjørne mm. Der betales ikke ejendomsskat af arealet. Matr. nr. 403 deles i 2 matrikel nummer som skal sammen noteres. Arealet der er udlagt som offentligt vej areal vil ikke indgå i det areal hvor i bebyggelses procenten regnes, hvilket vil kunne medfører færre m², der kan bebygges. Der skal formegentlig laves en panthave hørring, hvor panthaverne skal give deres samtykke til at vej arealet udgår af det de har pant i. Der vil evt. kunne stilles krav fra panthaverne om der betales en kompensation for at lade arealet udgå af det areal de har pant i. Kommunen kan stille krav om der gennemføres en trafik tælling som kommer til at ligge til grund for afgørelsen om kommunen vil lade arealet overgå til et offentlig vej areal. udgifterne til denne trafik tælling kan tilfalde bolig foreningen. Beslutning: Bestyrelsen ønsker at der skal ske en udlægning af arealet til offentlig vej. Status på udlejning af erhvervslejemålet Indre Ringvej 47, 7000 Fredericia. Redegørelse: I forbindelse med at lejemålet er kommet til at stå tomt efter Brændeovnsspecialisterne er der behov for en generel oprydning efter at der i lokalerne tidligere har været en bagerforretning. Bestyrelsen har på december mødet godkendt et tilskud på kr til klargøring af lokaler efter den tidligere bagerforretning og / brændeovns specialisterne. Der er behov for at få fjernet en olietank samt en tank der formentlig har indeholdt mel. Der er forhandlinger i gang med en ny lejer, med underskrift af lejeaftale. Status på ny boligsocial helhedsplan for Sønder- og Korskærparken Redegørelse: Første februar blev første arbejdsdag for den nye projektchef Kasper Søstrøm. Han blev udvalgt blandt et stærkt felt af kandidater til at stå i spidsen for vores boligsociale helhedsplan. Vi er rigtig glade for, at Kasper har sagt ja til at stå i spidsen for den boligsociale helhedsplan i Fredericia. Han har gjort et overbevisende indtryk og er dedikeret til at skabe sociale forandringer med mennesket i centrum. Og han deler vores overbevisning om, at reelle forandringer sker i tæt samarbejde mellem boligorganisationerne og Fredericia kommune. Kasper Søstrøm er 32 år gammel og uddannet socialrådgiver. Han har stor erfaring med arbejdet som boligsocial projektleder på den boligsociale helhedsplan Bispehaven i Aarhus Kommune og i Viby Syd, hvor han indtil i dag arbejdede som beskæftigelseskoordinator. 4

5 Godkendelse af grundkøb afd. 502 Redegørelse: Bestyrelsen har på et bestyrelsesmøde den 10. oktober 2018 godkendt den betingede købsaftale på køb af grunden matr. nr. 541a Fredericia Byggegrunden har et areal ifølge tingbogen på 783 m2. Ifølge lokalplan kan grunden bebygges efter gældende lokalplaner. Grunden sælges som ikke byggemodnet. Afdeling 502 har på et ekstraordinært afdelingsmøde den 15. januar 2019 godkendt at afdelingen køber grunden af regionen. en 6. Køb af programmet Eseebase Redegørelse: I en sammenhæng med Boligkontoret Fredericias Målsætning og handleplan har vi i ledelsen drøftet mulighederne for at etablere en digitalplatform der kan understøtte vores elektroniske syn af lejligheder samt vore Drift & Vedligeholdelsesplaner. Fordi bygningsmodellerne er så centralt et omdrejningspunkt for digitaliseringsstrategien, har vi set på en plan for en digitalisering af vore afdelinger. Boligkontoret Fredericia har allerede i dag elektronisk syn af lejligheder hvorfor vi ud fra et forsigtigt skøn vil anslå, at en investering på kr. 7 millioner i digitaliseringen af vore afdelinger, er tjent hjem på 4-6 år, og det må man jo sige er relativt kort tid på en ret stor investering. Og det er bare elektronisk syn, der sikrer det. Oven i det kommer alle de andre afledte gevinster i forhold til udbud og samkøring med Drift og vedligeholdelsessystem, som vi kommer til at se på i fremtiden da vi vil skulle udarbejde planer der løber over en 30 årig periode. Vi vil i ledelsen arbejde med et oplæg til bestyrelsen. Indstilling: Til drøftelse 7. Personale og bestyrelsesdag 24. maj 2019 Redegørelse: Hvert andet år afholder organisationen et arrangement hvor personale og bestyrelse mødes til et fælles arrangement. Endelig program og udgift er ikke blevet klar så det kunne fremlægges på mødet. Programmet vil være fra kl. ca , fredag den 24. maj Indstilling: Til beslutning Beslutning: Bestyrelsen besluttede at endelig stillingtagen kan ske ved, at direktøren, på mail, fremsender et beslutningsgrundlag til bestyrelsen. 5

6 8. Målinger fra forvaltningsrevisions udvalg, herunder afkast rapportering pr 31/12.18 Redegørelse: Økonomichef Preben Lærche fremlagde rapporteringen for bestyrelsen jævnfør bilag. 9. Foreløbige årsregnskaber for 2018 Redegørelse: Jævnfør bilag. Årsregnskabet set i sit udkast ud til at være i balance. 10. Orientering vedr. igangværende projekter Redegørelse: På mødet gav Teknisk Chef Jørn Brynaa give en orientering vedr. igangværende projekter herunder Kongens punkt, Syrenparken, 502, Østerbo, 402 Holbergshaven. Referat fra møde i projektafdelingen vedhæftet som bilag. 11. Ændringer i personalehåndbog vedr. overarbejde Redegørelse: I forbindelse med et afholdt Virksomhedsnævnsmøde den 13. december 2018 har virksomhedsnævnet besluttet at indstille følgende ændring / tilføjelse til personalehåndbogen: Afspadsering/fleks: For hvem af de medarbejdere, der i en periode på 6 måneder opnår 60 timers registreret overarbejde, skal der indkaldes til møde med nærmeste leder for en gennemgang af arbejdsmængde og prioriteringer. For dem der ikke er på jobløn aftales hvorledes timerne afvikles. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen Ændring af gave regulativ Redegørelse: Medarbejdere over 65 år er i dag omfattet af en gaveordning i personalehåndbogen. Virksomhedsnævnet indstiller at gaver til fødselsdage fremadrettet bliver til og 75 års fødselsdage. 65 år udgår og slettes. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen 6

7 12. Eventuelt Redegørelse: Der var intet at bemærke Indstilling: Til drøftelse Lis Gregersen Flemming Nis Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør / referent 7