BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmøde. Onsdag den 29. august 2018, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 29. august 2018, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Simon Rasmussen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Mikael Paasch, Frederik Jensen, Preben Lærche, Jørn Brynaa og Finn Muus. Gæster: Projektchef Anni Lindum / deltog under punkt 6. Godkendelse af ny boligsocial helhedsplan for Afbud: Bent Klindt Andersen Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 27. juni 2018 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: 1

2 4. Meddelelser fra formanden Redegørelse: Den 31. juni blev vores kontorelev Katrine udlært og i den forbindelse holdt vi afskeds kaffe med hende da hun havde fået job hos boligorganisationen Civica i Odense. Den 1. august afholdt vi Budget / dirigentkursus for hovedbestyrelsesmedlemmer Den 1. august havde Inge Lauritsen 30 års jubilæum som ansat i Boligkontoret Fredericia. Den 1. august startede vores nye elev Pernille Nyborg Hansen i Jobbet. Den 6. august var der møde i vores husordenssager udvalg. Den 7. august deltog jeg i et bestyrelsesmøde i afd Den 13. august havde vi besøg af Boligselskabet Sjælland og Roskilde kommune hvor Anni, Finn, Jens Christian og Mogens Bak Hansen fortalte om synergieffekterne ved samarbejdet om beskæftigelse mellem boligorganisationer og kommune. i forbindelse med renoveringerne v/fredericia kommune fik vist droneoverflyvning af Korskærparken og Sønderparken og en rundvisning i Korskærparken. De har meldt tilbage at de havde fået rigtig meget ud af deres besøg. Den 15. august var der husbestyrelsesmøde i Medborgerhuset med en drøftelse af organisering og struktur. Helle Domine Gamst har opsagt sin stilling med fratrædelse 31 august 2018 og rengøringsmedarbejder Kazim fratræder for at gå på pension 15 september Medborgerhusets bestyrelse skulle med baggrund i situationen og workshoppen afholdt i 2017, tage stilling til hvorledes huset fremadrettes skal fungere inden for de økonomiske rammer der er til rådighed. Den 1. september er der indvielse af Grønningen i Korskærparken. Program er sendt ud. Den 16. august var der møde i Forvaltningsrevisionsudvalget med en drøftelse af mulige målinger, målinger fra 2 kvartal, status for nye tjeklister og forretningsbeskrivelser, orientering til bestyrelsesmøder. Den 21. august var der møde i vores husordenssager udvalg Den 21. august var der afdelingsmøde i afd Verner Zachariassen ønskede ikke at fortsætte som formand. Nyvalgt formand blev Lars Elkrog Den 23. august var der møde i Bladudvalget Den 23. august var der afdelingsmøde i afd Den 27. august var der Afdelingsmøde i afd

3 Fortsat Den 28. august var der afdelingsmøde afd. 603 Den 29. august blev der afholdt afskedskaffe med Helle Domine Gamst køkkenleder i medborgerhuset. 5. Meddelelser fra Direktøren Drift af Cafeer i Medborger- og Aktivitetshuset i Korskærparken og Sønderparken Redegørelse: Fredericia Kommune har som opfølgning på en henvendelse fra en borger, bedt os redegøre for lovligheden af at vi i vore fælleshuse driver en cafe for vore beboere. Vi har fra trafik- bygge og boligministeriet modtaget følgende tilbagemelding: Samlet er det vurderingen, at aktiviteten kan anskues om en aktivitet efter lovens 37, stk. 2, under forudsætning af, at den i det konkrete tilfælde må anses for at have en forebyggende virkning i forhold til det sociale liv og netværk i området. Det vil være en væsentlig indikation herpå, men er ikke et krav, at aktiviteten er omfattet af en godkendt helhedsplan. Der er i vurderingen lagt vægt på, at aktiviteten medfinansieres af lejerne over huslejen Møde i Landsbyggefonden den 27. august 2018 Redegørelse: Der er afholdt møde med Landsbyggefonden den 27. august 2018 for at få afsluttet byggeregnskaberne for Sønderparken, Korskærparken, og afd. 318 Ryes plads / Hoffmannsgården. Herudover en drøftelse af midler på regulerings konti i afdelingerne. Kongens punkt Redegørelse: Udlejningen af boligerne på Kongens punkt er igangsat og 20 boliger ud af 41 er allerede udlejet. 3

4 Projekt inklusionsboliger Redegørelse: Fredericia kommune ønsker sammen med Boligkontoret Fredericia at ombygge det nuværende service areal i nr. Voldgade til to nye boliger der skal bruges til inklusionsboliger. Herudover har Fredericia kommune et ønske om, at der kan findes 4 6 boliger mere til psykisk og social sårbare personer. Inklusionsboliger kan anvises i en periode på 2 år hvortil der knyttes en eller flere sociale viseværter der finansieres af staten. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen meddeler tilsagn om støtte på baggrund af en konkret vurdering af ansøgninger, der efterfølgende skal drive ordningen som tilskudsmodtager, jf. 3 i bekendtgørelsen. Kommunen skal som nævnt være medansøger, da ansøgningen forudsætter, at der er indgået en aftale med kommunalbestyrelsen om at søge de pågældende inklusionsboliger etableret, og da ansøgningen typisk også vil omfatte støtte, der vil tilkomme kommunen. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Bestyrelsen tilkendegav, at de er til sinds at indgå i en aftale med Fredericia kommune på det foranliggende grundlag. Der udarbejdes et beslutnings grundlag som rundsendes til bestyrelsen på mail til endelig godkendelse. 6. Godkendelse af ny boligsocial helhedsplan for Redegørelse: Gennem de to tidligere helhedsplansperioder fra 2010 til nu har Korskærparken og Sønderparken taget synlige skridt i retning af sine mål. Under indsatsområderne har der udviklet sig et forgrenet net af aktiviteter, som sætter sit præg på området, og som i høj grad udvikler sig gennem beboernes deltagelse. Organisatorisk er aktiviteterne forankret i et tæt samarbejde mellem Boligkontoret Fredericia, boli.nu, Fredericia Kommune, uddannelsesinstitutioner, politi, virksomheder, faglige organisationer samt idræts- og foreningslivet. I helhedsplanen for vil vi bruge dette samarbejde til to yderligere skridt: For det første vil vi skabe en endnu mere intensiv indsats over for områdernes største sociale udfordring nemlig at skabe flere veje til uddannelse og beskæftigelse for flere af beboerne. Hele bredden af helhedsplanens indsatser vil bidrage til dette formål. For det andet vil vi skabe en mere bæredygtig platform for videreførelse af indsatserne og det tværgående samarbejde, som kan fortsætte og udvikle sig efter helhedsplanens udløb. Helhedsplanen er beskrevet i vedhæftede, og består af følgende dokumenter: - Målhierarki i form af oversigt over helhedsplanens fire hovedindsatsområder. - Strategisk samarbejdsaftale med beskrivelse af formålet og rammerne, selve organiseringen, samspillet med andre tiltag i lokalområdet, indsatsområderne, succeskriterier, evaluering og økonomi. - Delaftaler med beskrivelser af aktiviteterne under hvert af de fire hovedindsatsområder: o Uddannelse og beskæftigelse o Forebyggelse og forældreansvar o Tryghed og trivsel o Kriminalpræventiv indsats 4

5 Under hver delaftale fremgår det også, hvem der er aftalens parter, selve problemkomplekset for indsatsområdet, succeskriterierne, medarbejderressourceforbruget og økonomien for indsatsområdet. - En boligsocial beredskabsplan, som kan bringes i anvendelse ved opståede situationer i det berørte boligområde, som kræver, at der handles og/eller orienteres. - Et kommissorium for bestyrelsen. Rigtig mange har bidraget til planens udformning, og lige så mange står bag den, når den skal føres ud i livet. Det er dette samarbejde, som skal skabe resultaterne, og som skal sikre, at indsatserne fortsætter i nye former og med nye mål, når helhedsplanen ikke længere er der. I november 2017 kom der tilsagn fra Landsbyggefonden om, at en boligsocial helhedsplan er blevet prækvalificeret til en boligsocial indsats i perioden fra til for områderne. På baggrund af tidsfrister i arbejdet med helhedsplanen søges om organisationsbestyrelsens godkendelse på dette foreløbige grundlag. Landsbyggefonden har i prækvalifikationen bevilliget et beløb på kr ,-. Boligorganisationernes medfinansiering er på sammenlagt ,- kr., som finansieres efter fordelingsnøglen med 2/3 af beløbet fra Boligkontoret Fredericia og 1/3 af beløbet fra boli.nu. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender engagementet i indsatsen som beskrevet, og at administrationen på dette grundlag bemyndiges til at indgå bindende samarbejde med parterne og indsende den endelige helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden, og at bestyrelsen får den endelige helhedsplan forelagt til orientering på et møde i foråret Beslutning: Bestyrelsen godkendte det nye udspil til en boligsocial helhedsplan, gældende fra Herunder den til helhedsplanen tilknyttede økonomi. 7. Konstituering af bestyrelsen Redegørelse: Som opfølgning på repræsentantskabsmødet d. 29. juni 2018 skal der ske en konstituering af bestyrelsen hvor der træffes beslutning i forhold til antal udvalg og udvalgenes sammensætning. Forvaltningsrevisionsudvalget med følgende bestyrelsesmedlemmer: Lis Gregersen (Formand), Bent Klindt Andersen, Jonna Hansen, Simon Rasmussen og Mikael Paasch. Fra Personalet Preben Lærche, Gitte Madsen og Finn Muus Energi og Bæredygtigheds udvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Mikael Paasch (Formand), Flemming Nis Lorenzen, Bent Klindt Andersen og Edvin Steiness. Ekstern medlemmer er repræsentantskabsmedlem Kim Fonvig afd Fra Personalet Stefan Weihrauch og Finn Muus. Kursusudvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Gitte Christiansen (formand), Lis Gregersen, og Mikael Paasch. Fra Personalet Finn Muus. 5

6 Fremtidsudvalg: Der nedsættes et udvalg der skal arbejde med resultatet af fremtidsudvalgets arbejde. Jonna Hansen er for nuværende formand for udvalget. Forslag om at der tilknyttes enkelte afdelingsbestyrelsesformænd. Bladudvalg består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Flemming Nis Lorenzen (Formand) og Lis Gregersen. Fra Personalet Finn Muus, Stefan Weihrauch, Bianca Lassen, Gitte Madsen og Henrik Würgler. Ansvarlig for udvalget journalist Joan Grønning. Indstilling: At der tages en drøftelse i forhold til udvalgssammensætningen herunder Frederik Jensens deltagelse i udvalgene. Beslutning: Bestyrelsen besluttede understående sammensætning med den bemærkning at personalets deltagelse bestemmes af ledelsen. Fremtidsudvalget bliver et stående udvalg. Forvaltningsrevisionsudvalget med følgende bestyrelsesmedlemmer: Lis Gregersen (Formand), Bent Klindt Andersen, Jonna Hansen, Simon Rasmussen og Frederik Jensen. Fra Personalet Preben Lærche, Gitte Madsen Henrik Würgler og Finn Muus Energi og Bæredygtigheds udvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Mikael Paasch (Formand), Flemming Nis Lorenzen, Bent Klindt Andersen og Edvin Steiness. Ekstern medlemmer er repræsentantskabsmedlem Kim Fonvig afd Fra Personalet Stefan Weihrauch og Finn Muus. Kursusudvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Frederik Jensen (formand), Lis Gregersen, Edvin Steiness og Mikael Paasch. Fra Personalet Finn Muus. Fremtidsudvalg: Jonna Hansen er formand for udvalget. Lis Gregersen og Flemming Nis Lorenzen. Forslag om at der tilknyttes enkelte afdelingsbestyrelsesformænd og personale. Bladudvalg består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Flemming Nis Lorenzen (Formand) og Lis Gregersen. Fra Personalet Finn Muus, Stefan Weihrauch, Bianca Lassen, Gitte Madsen, Henrik Würgler og en elev. Ansvarlig for udvalget journalist Joan Grønning. 8. Fordeling af Bestyrelseshonorar Redegørelse: Bilag Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 6

7 9. Udskiftning af Opel til ny Hybrid / el firmabil. Redegørelse: Bestyrelsen godkendte den 11. april 2018, at Boligkontoret Fredericias firmabil Opel Meriva udskiftes med en hybrid- eller en elbil. Da mindre Elbiler er udfordret på distancen og større Elbiler med en rækkevidde på ca. 300 km koster i omegnen af kr blev beslutningen skubbet på bestyrelsesmødet den 27. juni 2018, til endelig godkendelse på mødet den 29. august Indstilling: Det indstilles at der købes en ny Toyota Yaris 1,5 Hybrid H3 i farven Hvid, inkl. Go navigation. Vejledende pris kr ,- Toyota vil sælge den for kr ,- Beslutning: Godkendt 10. Orientering vedr. igangværende projekter Redegørelse: På mødet gav Teknisk Chef Jørn Brynaa give en orientering vedr. igangværende projekter herunder Kongens punkt, Syrenparken, 502, Østerbo, 402 Holbergshaven. Referat fra møde i projektafdelingen er fremsendt særskilt. Ansøgning fra afd. 601 vedr. forskønnelse af væg Redegørelse: Afdelingsbestyrelsen i afd. 601 ansøger om kr til forskønnelse af væg i gårdmiljøet. Afdelingen ønsker at der bliver malet to malerier der skal forskønne de den nuværende meget rustikke væg mod naboen i Købmagergade og Dalegade. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Bestyrelsen besluttede at imødekomme ansøgningen med den bemærkning, at såfremt udgiften for arbejderne kan indeholdes i byggeregnskabet ydes der ikke tilskud. 11. Situationen vedr. afd. 214 Korskærparken Redegørelse: Der er efter aftale med to af de tilbageværende 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer besluttet at der afholdes afdelingsmøde den 24. september Pr. 1. september 2018 har Peter Skov ligeledes trukket sig fra afdelingsbestyrelsen. Der er for nuværende to afdelingsbestyrelsesmedlemmer tilbage, Birthe Holmskov og Carsten Voldgart Hansen. De tilbageværende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er tidligere indkaldt til budget møde men har ikke reageret på henvendelsen. Indstilling: Til drøftelse 7

8 12. Budgetopfølgning og forvaltningsrevision Redegørelse: Økonomichef Preben Lærche redegjorde for budgetopfølgning 2018, forvaltningsrevision og depoter i forvaltning. Herunder afhændelsen af depotet i Nordea. 13. Valg til repræsentantskabet i EWII 2018 Redegørelse: I 2018 skal der foretages nyvalg til EWII repræsentantskab. I dag sidder Flemming Nis Lorenzen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Else Marie Gøhns, Steffen Møller Borgbjerg, Dorit Kyndesen og Finn Muus i repræsentantskabet. Bent Klindt Andersen er desuden valgt til bestyrelsen. Indstilling: At bestyrelsen drøfter en indstilling af kandidater til valget i Beslutning: Bestyrelsen besluttede at støtte valget af Lis Gregersen, Flemming Nis Lorenzen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Else Marie Gøhns, og Finn Muus i repræsentantskabet. Bent Klindt Andersen er desuden valgt til bestyrelsen og stiller gene op igen. 14. Status på IT-Boligsamarbejdet Redegørelse: Det strategiske samarbejde omkring IT vil fremadrettet blive i regi af Boligkontoret Fredericia og BOVIA Kolding. Der afholdes et fælles ledermøde den 12. september 2018 for at planlægge drøfte hvilke områder der kan samarbejdes om. / Beslutning 15. Eventuelt Redegørelse: Bent Klindt Andersen har bedt om at der på næste møde drøftes en holdning til Airbnb. Indstilling: Til drøftelse Lis Gregersen Flemming Nis Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør / referent 8