BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmøde. Onsdag den 10. oktober 2018, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 10. oktober 2018, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Simon Rasmussen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Frederik Jensen, Mikael Paasch, Frederik Jensen, Preben Lærche, Jørn Brynaa og Finn Muus. Gæster: Afbud: Edvin Steiness Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 29. august 2018 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: 1

2 4. Meddelelser fra formanden Den 30. august deltog vores direktør og jeg i et debatmøde i Almen Boligforum Realdania, omhandlende en digital fremtid i den almene sektor. Får den almene sektor nok ud af det digitale potentiale i dag både i forhold til byggeri og ejendomsdrift. Hvad med beboeren, hvordan sikrer vi at de digitale løsninger giver Værdi i hverdagen og hvilke muligheder og udfordringer kan digitalisering skabe på længere sigt. Den 1. september var der indvielse af Grønningen i Korskærparken. Arrangementet forløb godt med deltagelse af mange beboere. Borgmester Jacob Bjerregaard åbnede området ved at klippe den røde snor hvorefter der kom gang i rulleskøjteløb, fodboldkampe og ikke mindst pølser og softice spisning. Den 6. september havde næstformand Flemming Nis Lorenzen og jeg vores årlige, meget positive direktør udviklingssamtale med vores direktør Finn Muus. I vores årlige samtale kommer vi godt rundt om alle de opgaver der er i vores boligorganisation men også en drøftelse af de opgaver der ligger foran os. Den 11. september var Energi og Bæredygtighedsudvalget på en besigtigelsestur i København hvor Arkitektfirmaet Lendager Group A/S viste to byggerier frem hvor der er arbejdet med genbrugsmaterialer. Lendager Group har specialiseret netop bæredygtighed. Den 17. september havde vores administrative udvalg til behandling af klagesager møde. Udvalget drøfter den administrative håndtering af husordenssager. I udvalget sidder ud over mig Direktionssekretær Bianca Lassen, Driftssekretær Kirsten Källberg og økonomifuldmægtig Susanne Friis. Den 19. september var der generalforsamling i Fredericia Fjernvarme. Nyt medlem af bestyrelsen i stedet for John Nyborg er Nanna Dreyer Nørholm der blev udpeget efter kommunalvalget Genvalg til Flemming Nis Lorenzen og Jens Christian Lybecker. Finn Muus blev genvalgt som formand for bestyrelsen. Den 21. og 22 september var vi inviteret på en Besigtigelsestur med Kuben Management til Fyn & Langeland. Vi besøgte Odense boligselskab som har byggett et offentlig slagtehus om til ungdomsboliger herudover boligforeningen Kristiandals Dianavænget og deres fysisk helhedsplan med renovering af 10 blokke. Derefter var vi på besøg hos Strøjer Tegl der er blevet automatiseret med robotter. Tilbage i tiden var der ansat 600 mand i dag er der 80 til det samme arbejde. Herefter besøgte vi Svendborg Andelsboligforening, Skovparken og derefter Boligselskabet Langeland og deres renoveringsprojekt der havde en overskridelse af budgettet på kr. 10 millioner. Til sidst AB Holmegården og deres Seniorbofællesskab Færgelejet der er bygge på det areal hvor DSB færgelejet tidligere holdt til. En fantastisk beliggenhed. Den 24. september var der afdelingsmøde i afd. 214 hvor afdelingsmødet valgte at lade organisationsbestyrelsen tage over. 2

3 Den 26. september var der Styregruppemøde i det Boligsociale hvor der blev givet en overordnet gennemgang af målhierarki og helhedsplandokumenter for helhedsplanen samt den nye organisering. På mødet deltog formanden for Helhedsplans udvalget ved Fredericia kommune Turan Savas. Den 1. oktober blev Arkitekturens pris udelt i byrådssalen. Prisen gik til Bane Danmarks nye byggeri. Vores byggeri på Købmagergade skole fik en Hæders pris og Borgernes pris. Den 1. oktober var der Bestyrelsesmøde Afd. 603, fælleslokalerne på Købmagergade skole. På mødet blev der givet en orientering om økonomi, byggeregnskabet, hvad skal der købes til de forskellige lokaler, gennemgang af forretningsorden for bestyrelsen, samt et kommissorium for fælleslokalerne i Afd Det blev besluttet, at der sendes en informations skrivelse ud til de afdelinger der hører under Afd.603. Den 6. oktober havde vi Formandsmøde på Hotel Fredericia Den 9. oktober er der afholdt Kredsrepræsentantmøde Kolding 5. Meddelelser fra Direktøren Airbnb Redegørelse: Amerikanske Airbnb har over fem millioner boliger verden over til udlejning på korttidskontrakter i byer. Ifølge selskabets hjemmeside er de ti byer med flest Airbnb-boliger: Paris, London, New York, Rio de Janeiro, Los Angeles, Barcelona, Rom, København, Sydney og Amsterdam. Fra 1. juni til 31. august i år var der Airbnb-udlejninger i Danmark, en vækst fra i de samme måneder sidste år. Der blev i snit betalt 672 kroner for hver overnatning i Danmark. I Danmark må en privat bolig generelt ikke udlejes over 70 dage om året via for eksempel Airbnb. Ifølge Ritzau betyder det, at har der kun været en overnatning for hver lejet Airbnb-bolig, så har det denne sommer givet de danske værter en omsætning på små 300 millioner kroner. Eftersom Airbnb tager 9-15 procent til sig selv, giver det en omsætning i de tre danske sommermåneder til Airbnb på millioner kroner. Ritzau skriver, at Airbnb har en skønsmæssig omsætning i Danmark på mellem 43 og 72 millioner kroner om året. Airbnb har tidligere oplyst til det danske nyhedsbureau, at det følger reglerne og betaler al den skat, de skylder, de steder, hvor de gør forretning. 3

4 fortsat Transport og Boligministeren har for 4 år siden gjort det klart at lejere skal have de samme rettigheder som ejere. BL har bedt om en mere specifik udmelding da juristerne ikke mener at brug af Airbnb falder ind under den almene lejelov. Indstilling: Til drøftelse herunder bestyrelsens holdning Beslutning: Bestyrelsens holdning er, at en almen lejebolig ikke kan benyttes til udlejning via AIRBNB. I lovgivningen er fremleje eneste mulighed for at man som lejer kan leje sin bolig ud til andre. Håndtering af Kollektiv råderet samt installationsretten Redegørelse: Vi oplever en stigende efterspørgsel på arbejde, der kan udføres under den kollektive råderet, og administrationen har brug for at revidere vore forretningsgange. Lejer betale efter afskrivningsperiodens udløb. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Opsummering Råderet kan kun være arbejde, som forøger boligens brugsværdi. Det er kun være arbejde som kan kategoriseres som forbedringer, der kan vedtages som kollektiv råderet. Når kollektiv råderet vedtages på afdelingsmøderne, skal driften og forslagsstiller være særlig opmærksom på, at det er afdelingen der er bygherre. Det vil derfor ikke være muligt for lejerne selv at udføre arbejde, der kan have indflydelse på det pågældende arbejdes kvalitet. Indhentning af byggetilladelse vil også være en opgave der ligger i administrationen. Det eneste arbejde man kan ligge ud i afdelingen er fx malerarbejde, hvis dette vedtages skal det noteres i afdelingen vedligeholdelsesreglement. Når arbejdet er udført, skal lejemålet lejes ud med den forøgede brugsværdi. Den forhøjede leje skal fortsætte efter afskrivningsperiodens udløb. Inspektøren afsætter penge til vedligehold og fornyelse i D&V. Liste over forbedringer/forandringer kan udvides så den også indeholder udendørsarbejde. Se bilag: forbedring / forandring Allerede etableret kollektive råderetsprojekter skal gennemgås, så vi sikre korrekt håndtering i forbindelse med fraflytning. Se Tjekliste ved fraflytning Beslutning: 4

5 Danske Bank sagen Redegørelse: Hvidvaskede milliarder af kroner, der ifølge myndighederne i flere lande stammer fra kriminalitet, er over flere år overført til konti i Danske Bank og Nordea, penge der tilhørte lyssky selskaber i skattely. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Bestyrelsen finder sagen om hvidvaskning i Danske Bank stærk kritisabel men besluttede at afvente sagens udvikling, herunder andre bankers medvirken, forinden sagen tages op igen til drøftelse i bestyrelsen. Kongens punkt Redegørelse: Udlejningen af boligerne på Kongens punkt er igangsat. Der mangler at blive udlejet to seniorboliger og 10 almene familie boliger hvilket er et godt udgangspunkt her 1. år før indflytning, Indflytning forventes at blive 1. oktober Personalesager / lukket punkt Redegørelse: Til orientering 6. Evaluering af Pendlerordning Redegørelse: Den nuværende Pendlerordning er 4 år gammel hvorfor der skal ske en fornyet godkendelse i Fredericia kommune. Se bilag. Der 33 familier der har fået en pendlerbolig ud af 600 flytninger. Ordningen er gældende for alle 65 afdelinger. Der vil med mellemrum være afdelinger med tæt lav bebyggelse der får en ny lejer der har fået boligen via pendlerordningen. Vores administrationssystem udtrækker hvornår og hvilke boliger der bliver udloddet som en pendlerbolig som er helt tilfældigt. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Bestyrelsen besluttede at fortætte med den nuværende Pendlerordning men det skal undersøges om vores administrationssystem kan håndtere, at man som pendler alene kan sige nej tre gange til et tilbud hvorefter man bliver taget af listen i et år. 5

6 7. Evaluering af afdelingsmøderne 2018 Redegørelse: Til drøftelse Beslutning: Bestyrelsen mener, at forberedelserne til afdelingsmøderne har været gode. Forslaget om at indskrive renholdelse af afløb i boligerne i vedligeholdelsesreglementet, burde have været forklaret og forberedt bedre. Det er et ønske, at beboerlisterne udskrives i husnummer-orden, da der er stor forvirring med afkrydsning, når listerne, som nu, er udskrevet i lejemåls orden. Man skal undgå, at inspektørerne er både dirigent og referent. Møderne på Postgården gik rigtig godt efter at der havde været en episode hvor en medarbejder afbrød mødet for at tilkendegive at nu lukkede køkkenet, hvorfor mødet skulle blive færdig. En samtale med Postgården har rette op på den fremgangsmåde. Stemmesedlerne udleveres til alle formænd inden mødet, så de er klar, når de første beboere kommer. Her skal listerne af hensyn til persondataforordningen afleveres tilbage til administrationens repræsentant. Det var rigtig godt med flere møder på samme dag. Det bør gentages næste år. Der må gerne være en dag eller to mellem mødedagene, så man kan nå at skrive referater inden næste møde. Når der skrives referat, skal man være opmærksom på, at forslaget skrives ind, så man ikke senere er i tvivl om, hvad der er blevet stemt om og hvor mange stemmer forslaget fik. 8. Projekt Inklusionsboliger Redegørelse: Fredericia kommune ønsker sammen med Boligkontoret Fredericia at ombygge det nuværende service areal i nr. Voldgade til to nye boliger der skal bruges til inklusionsboliger. Herudover har Fredericia kommune et ønske om, at der kan findes 4 6 boliger mere til psykisk og social sårbare personer. Inklusionsboliger kan anvises i en periode på 2 år hvortil der knyttes en eller flere sociale viseværter der finansieres af staten. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen meddeler tilsagn om støtte på baggrund af en konkret vurdering af ansøgninger, der efterfølgende skal drive ordningen som tilskudsmodtager, jf. 3 i bekendtgørelsen. Kommunen skal som nævnt være medansøger, da ansøgningen forudsætter, at der er indgået en aftale med kommunalbestyrelsen om at søge de pågældende inklusionsboliger etableret, og da ansøgningen typisk også vil omfatte støtte, der vil tilkomme kommunen. Se bilag. Udgifter til ombygning samt garanti for husleje og eventuel misligholdelse ligger hos Fredericia Kommune. Indstilling: Til beslutning 6

7 Beslutning: Bestyrelsen godkendte kommunens forslag om inklusionsboliger 9. Godkendelse af Købsaftale med Regionen Redegørelse: Se bilag Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 10. Godkendelse af tilsagn om trækningsret midler til afd Redegørelse: På bestyrelsesmødet den 29. august 2017 godkendte bestyrelsen at der til ombygningen af Syrenparken til 9 familier boliger samt et fælleslokale blev ydet et tilskud fra boligorganisationens trækningsret på kr I forbindelse med licitationen har der vidst sig at være en overskridelse på kr. 7 millioner hvorfor der er blevet regnet på en ny finansieringsskitse. I den forbindelse vil det være påkrævet at der ydes et samlet tilskud på kr. 1. million kroner fra trækningsretten i stedet for kr Indstilling: At der godkendes et tilskud fra trækningsrets midler på kr. 1. million kr. i afdeling 312. Beslutning: Godkendt 11. Aftale med portefølje maneger Redegørelse: Fra økonomichef Preben Lærche. Se bilag Indstilling: Til beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendte at der indgås en aftale med portofølge maneger firmaet Hemonto med en årlig udgift på kr Orientering vedr. igangværende projekter Redegørelse: På mødet gav Teknisk Chef Jørn Brynaa give en orientering vedr. igangværende projekter herunder Kongens punkt, Syrenparken, 502, Østerbo, 402 Holbergshaven. Referat fra møde i projektafdelingen. 13. Situationen vedr. afd. 214 Korskærparken 7

8 Redegørelse: Afdelingsmødet i afd. 214 besluttede på deres ordinære afdelingsmøde den 24. september at lade organisationsbestyrelsen tage over for afdelingsbestyrelsen. Der indkaldes til et nyt ekstraordinært afdelingsmøde inden udgangen af oktober måned. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Taget ti efterretning 14. Budgetopfølgning og forvaltningsrevision Redegørelse: Orientering blev givet af økonomichef Preben Lærche. Se bilag. 15. Orientering vedr. den boligsociale helhedsplan for Redegørelse: Stillingen som Projektchef i den nye boligsociale helhedsplan gældende fra 1. januar 2019 vil blive slået op. I den forbindelse er der indgået en aftale med Konsulent fra firmaet Baglæns, Gitte Hodde om at forestå ansættelsen. Der skal ansættes i alt 6 medarbejderne i projektet. De nuværende medarbejderes ansættelse udløber den 31. december 2018 hvorfor der skal ske en drøftelse af deres muligheder i den nye boligsociale helhedsplan. 16. Status på IT-Boligsamarbejdet Redegørelse: Det strategiske samarbejde omkring IT vil fremadrettet blive i regi af Boligkontoret Fredericia og BOVIA Kolding. Der er afholdt et fælles ledermøde den 12. september 2018 med de to boligorganisationers ledergrupper. Østerbo træder ud af det strategiske samarbejde den 31. december 2018 hvilket betyder at vi skal have set på en ny fordelingsnøgle. / Beslutning 8

9 17. Eventuelt Redegørelse: Bestyrelsen ønsker på et af de kommende bestyrelsesmøder at blive opdateret på de forskellige vedligeholdelsesordninger A og B ordning samt håndteringen af byggesager herunder skema A-B og C Indstilling: Til drøftelse Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør / referent 9