BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmøde. Onsdag den 15. juni 2016, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 15. juni 2016, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Verner Zachariassen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Mikael Paasch, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Gæster: Afbud: Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 20. april 2016 Indstilling: Til godkendelse 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: BF%20orienterer%20nr%20635.ashx 1

2 4. Godkendelse af referat fra repræsentantskabsmødet den 26. maj 2016 Redegørelse: Referat vedhæftet Indstilling: Til godkendelse 5. Indstilling vedr. opfølgning på HCK rapport Redegørelse: Rapport blev gennemgået på mødet af økonomichef Preben Lærche Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen som er vedhæftet som brev til HCK 6. Henvendelse fra Fredericia kommune vedr. tildeling af lejemål Redegørelse: Familie & Børnesundhed i Fredericia kommune har forespurgt om vi efter anvisning kan tildele dem en stor lejlighed i en af vore bebyggelser. Kommunen vil gerne anvende lejligheden til, nogle af deres unge. Tanken er, at kommunen vil lave et lille pilot projekt, hvor de vil forsøge at lade 1-2 utilpassede unge bo sammen med 2 velfungerende unge. Der vil blive tilknyttet pædagoger og arbejdet med de unge i lejligheden. Kommunen tror på, at denne indsats kan hjælpe de utilpassede tilbage til normaliteten. Vi har administrativt i Boligkontoret Fredericia meldt tilbage til Fredericia kommune, at vi ønsker en juridisk vurdering fra kommunens jurister i forhold til de muligheder de måtte se i forhold til Almen Boligloven. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 7. Fredericia C Redegørelse: Der arbejdes fortsat med en investor til vores projekt på Fredericia C. Den nuværende betingede købsaftale udløb den 1. juni 2016, hvorfor der er søgt om en forlængelse af aftalen. Vi har fra bestyrelsen i Fredericia C modtaget en fristforlængelse frem, til 15. august Der er den 13. juni afholdt møde med Fredericia C vedr. nogle udestående punkter / krav fra Invester. På baggrund af det møde, er der aftalt møde med investor torsdag den 27. juni 2016 for at få afklaret det vi mener må være det sidste i forhold til investors krav. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse 2

3 8. Fortsættelse af reklame hos Fredericia FC på Monjasa Park Redegørelse: Vi har nu i et år haft vores reklame på en banner hos Fredericia FC. Reklamemæssigt har det vist sig at være et godt tiltag da vi er placeret bagerst et mål hvor vi i et vist omfang bliver eksponeret i forbindelse med transmission af FC s hjemmekampe. Indstilling: At der tegnes et ny abonnement gældende fra 1. maj 2016 Pris for et år kr ,50 9. Konstituering af bestyrelsen / udvalg Redegørelse: Som opfølgning på repræsentantskabsmødet d. 26. maj 2016 skal der ske en konstituering af bestyrelsen hvor der træffes beslutning i forhold til antal udvalg og udvalgenes sammensætning. Stående udvalg er for nuværende: Forvaltningsrevisionsudvalget med følgende bestyrelsesmedlemmer: Lis Gregersen (Formand), Bent Klindt Andersen, Jonna Hansen og Verner Zachariassen. Fra Personalet Preben Lærche, Gitte Madsen og Finn Muus Energi og Bæredygtighedsudvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Verner Zachariassen (Formand), Flemming Nis Lorenzen, Bent Klindt Andersen og Edvin Steiness. Ekstern medlemmer er repræsentantskabsmedlem Jimmi Andersen afd Fra Personalet Stefan Weihrauch og Finn Muus. Kursusudvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Gitte Christiansen (formand), Lis Gregersen, Karin Grønning. Lone Jensen har været en del af udvalget indtil repræsentantskabsmødet den 26. maj. Fra Personalet Finn Muus. Beboerdemokratiudvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Jonna Hansen (Formand), Lis Gregersen, Flemming Nis Lorenzen og Karin Grønning. Eksternt udpegede er Kirsten Marie Mikkelsen afd. 306, Tonny Nielsen afd. 406, Bjarne Madsen afd. 323, Anni Hansen afd. 403, Jonny Petersen afd. 220, Vinni Bentzen afd. 213, Solveig Damkjær afd. 402 og Janette Ravn afd. 207 og Ole Pind afd Fra personalet Finn Muus og Steffen Møller Borgbjerg. Bladudvalget består af følgende bestyrelsesmedlemmer: Flemming Nis Lorenzen (Formand) og Lis Gregersen. Fra Personalet Finn Muus, Steffen Møller Borgbjerg, Stefan Weihrauch, Bianca Lassen, Gitte Madsen og Anja Paaske. Ansvarlig for udvalget journalist Joan Grønning. 3

4 Indstilling: Det indstilles fra formandsskabet at nyt organisationsbestyrelsesmedlem Mikael Paasch får plads i Kursusudvalget og Forvaltningsrevisionsudvalget. 10. Beslutning vedr. fordeling af bestyrelseshonorar Redegørelse: Vedhæftet fordelingen af bestyrelseshonoraret. (Som tidligere) 11. Meddelelser fra formanden 26/4 Workshop angående grønningen. God oplevelse med virksomheden move fra Esbjerg 28/4 Præsentation af ny hjemmeside inkl. tidsplan for lancering 28/4 Formandsmøde hvor overskriften var: Pas på huslejen. Vi havde inviteret Anette Kristensen fra virksomheden Promentum til, sammen med os, at facilitere en proces hvor vi først og fremmest skulle blive enige om: Hvad det så er vi vil nå? Vi så på handleplan fra 2016 til 2018 vi havde også en snak om effektivisering. 3/5 Møde med en direktør fra kommunen angående social økonomisk virksomhed og med drøftelse af en eventuel ny ansøgning af helhedsplan. 9/5 FU møde Budgetopfølgning. Der skulle have været afholdt strategimøde den 25. maj med orientering vedr. nye krav til helhedsplaner - dette møde blev aflyst idet der var for få tilmeldte. Mødet bliver afholdt senere i en anden form. 12/5 Ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 501 Kongsgården, med valg af ny formand. 18/5 Styregruppemøde med budgetopfølgning, orientering om social økonomisk virksomhed, orientering om arbejde med huset Venture, orientering om Fredericia Legene den. 15. maj (godt arrangement med stor tilslutning) samt orientering om et nyt forløb for unge, hvor der arbejdes med økonomi og selvværd. 23/5 Ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 205 hvor der desværre ikke kunne vælges en bestyrelse. Sammenlægning med afdeling 201 blev godkendt (med 2 stemmer for, og en blank stemme). 23/5 Ekstraordinært afdelingsmøde afd. 201 hvor der blev valgt en bestyrelse på 3 og 2 suppleanter - alle stemte for en sammenlægning med afdeling /5 Repræsentantskabsmøde. 27/5-28/5 Arbejdsweekend kreds 7. Konsulent Hanne Fast Nielsen i kommunikationens tegn om intern kommunikation, ekstern kommunikation og brug af sociale medier. Vi var inddelt i 4 grupper hvor Facebook og kredsens arbejdsform blev drøftet. 30/5 Forslag til bestyrelsen fra en beboer vedr. en ordning for krigsveteraner i stil med pendlerordningen, talt med vedkommende d. 2/6. Fredericia Kommune kan la- 4

5 ve en kommunal anvisning for forskellige grupper der er ikke stemning for en særlig ordning. Finn skriver et udkast til et svar til beboeren. 7/6 Møde med Boli.nu med opfølgning på hvordan maden skal leveres fra Medborgerhuset, eller om Aktivitetshuset selv skal lave mad. Boli.nu og Boligkontoret Fredericia indstiller til de 2 husbestyrelser, at Aktivitetshuset fremover selv laver mad. 14/6 Repræsentantskabsmøde i BL. Der er valgt 40 nye medlemmer til repræsentantskabet. Palle Adamsen fortalte i sin beretning om kontanthjælpsloftet som vil berøre børnefamilier som mister kr. i måneden. Herudover beretning om flygtningeboliger og forslag til handlingsplan 2016 til 2018 med mange ændringer fra kredsene. Valg af Formand - Palle Adamsen blev genvalgt. 12. Til orientering / beslutning fra Direktøren Købmagergade skole Redegørelse: Ejerforeningen i Dalegade 56 har anmeldt nogle skader på deres bygning. Sagen behandles som en forsikringssag. Materialevalg/ beboervalg skal planlægges nu, da vi har en tidsfrist til ultimo august. Materialevalgsskema er under udarbejdelse. Tildeling af boliger tidsfrist er udsat til august Byggeudvalgsmøde den 14. juni. Der kommer en del uforudsete omkostninger. Møde med TR og fokus løbende på økonomi. Af hensyn til den samlede økonomi i projektet arbejdes der med at etablere velfærdslokaler / områdekontor i den nederste gymnastiksal på skolen. Vi arbejder med et samlet forslag der skal godkendes i afdelingerne. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning IP Schmidts gård Redegørelse: Byggesag er påbegyndt. Materialevalg afklares. Byggeudvalg er Seniorbo s bestyrelse Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 5

6 Ansættelse af IT-chef Redegørelse: Boligkontoret Fredericia, BOVIA og ØsterBo har beslutte at ansætte Michael Kronstrøm som ny IT-chef i vores fælles it-afdeling. Mikael tiltræder sin stilling den 1. juli 2016 og vil foreløbig få kontor i driften på 1-sal der hvor Michael Tonsberg tidligere havde kontor. Mikael vil ligeledes få en base i BOVIA og ØsterBo. Michael Kronstrøm har klart tilkendegivet, at han ønsker at være med til, at lede og videreudvikle det digitale samarbejde mellem Boligkontoret Fredericia, Bovia og Østerbo. Herunder at udarbejde digitaliseringspolitik og -handleplan, ud fra en fælles målsætning. Mikael har fokus på at digital ledelse skal understøtte forretningens opgaveløsning og at gevinstrealisering er en naturlig del af It-investeringer. Mikael vil arbejde for et tæt og en samskabende relation på tværs i samarbejdet. Ikke kun når det gælder, at sikre og udvikle den daglige koordinering og de naturlige snitflader mellem administrationerne, men også når det drejer sig om, at udnytte de digitale muligheder til støtte for de enkelte boligafdelinger og deres bestyrelser. En af opgaverne bliver, at være med til, at løfte de enkelte samarbejdsparters værdigrundlag og målsætninger. Mikael vægter et godt netværk og ser det vigtige i, at være opsøgende i forhold til de muligheder der er i organisationerne. Mikael ser organisationerne som en sammenhængende helhed på IT-området, hvor alle er med til at løfte den samlede opgaveløsning. Bestyrelsen vil blive præsenteret for Mikael Kronstrøm på et bestyrelsesmøde efter sommerferien. Indstilling: Til orientering og godkendt Real Dania Projektet i Sønderparken Redegørelse: Der har været afholdt licitation på RealDania Projektet i Sønderparken der blev vundet af Egil Rasmussen fra Fredericia. De samlede håndværkerudgifter beløber sig til kr Da der i projektet ifølge RealDania skal afsættes 15% til uforudsete udgifter af håndværkerudgifterne i budgettet er der en overskridelse på ca. kr Da boli.nu og undertegnede ikke mener der kan være ret meget der kan være uforudset foreslås, at vi som boligorganisationer på afdelingernes vegne står inde for de uforudsete udgifter frem til projektets færdiggørelse. Herefter vil vi vurdere, hvor vi kan tage en eventuel overskridelse fra. For RealDania er det afgørende at budgetforudsætningerne er opfyldt, før vi får en endelig godkendelse til at igangsætte projektet. 6

7 Affaldshåndtering Redegørelse: Med baggrund i en artikel i Fredericia Dagblad den 26. maj 2016, hvor der gøres opmærksom på en ny takstpolitik i Fredericia kommune, har vi dags dato afholdt møde med udvalgsformand Christian Bro og leder af renovationen i Fredericia Kommune Vibeke Hvid. På mødet er vi blevet lovet at afregningen af affald i vore nedgravede affaldsstationer skal afregnes efter hvor mange tømninger der er i de enkelte afdelinger. Vi har ikke helt kunne gennemskue hvordan Dagsrenovationen bliver håndteret i dag, hvorfor vi vil udarbejde en redegørelse af de nuværende forhold og indkalde til et nyt møde. 13. Lukkede punkter Beslutning: 14. Eventuelt Intet at bemærke. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 7