BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmøde. Onsdag den 10. april 2019, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 10. april 2019, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Simon Rasmussen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Frederik Jensen, Benny Jensen, Mikael Paasch, Preben Lærche, Jørn Brynaa og Finn Muus. Gæster: Ole Larsen og Allan Trolle fra Deloitte Afbud: Edvin Steiness og Frederik Jensen Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 7. februar 2018 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: Beslutning: Taget til efterretning 1

2 4. Godkendelse af årsregnskaber for 2018 Redegørelse: En overordnet gennemgang af regnskaberne. Herunder en drøftelse af principper / ved økonomichef Preben Lærche. Gennemgang af revisionsprotokol ved revisionen. Årsregnskab for hovedforeningen er vedhæftet revisionsprotokol bliver eftersendt Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 5. Godkendelse af. budget 2020 Redegørelse: Bilag budget forslag 2020 / ved Økonomichef Preben Lærche. Vedhæftet som bilag. Indstilling: Det indstilles at der for 2020 sker en forhøjelse af administrationsbidraget med kr. 75, fra kr til pr. lejemålsenhed og at budgettet godkendes som forelagt. Beslutning: Godkendt 6. Godkendelse af beretning for årsregnskaber 2018 Redegørelse: Beretning til årsregnskab er vedhæftet Indstilling: Til godkendelse 1. Til repræsentantskabsmødet vil der ikke blive oplæst komplet beretning som beskrevet i årsregnskabet. Hovedpunkter vil blive fremlagt så beretningen virker mere dynamisk. Dette i lyset af en forventning om at beretningen er læst af mødedeltagere inden mødet. Beslutning: Godkendt 7. Gennemgang af rapport for forvaltningsrevision Redegørelse: Rapport er vedhæftet Indstilling: At rapporten tages til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning 2

3 8. Forberedelse af formandsmøde den 25. april 2019 Redegørelse: Forslag til program vedlagt Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Godkendt 9. Forberedelse af repræsentantskabsmødet den 22. maj 2019 Redegørelse: Indkaldelse / Dagsorden vil blive fremsendt til repræsentantskabet umiddelbart efter bestyrelsesmødet og lagt på hjemmesiden. På valg er formand Lis Gregersen Edvin Steiness Bent Klindt Andersen, Simon Rasmussen og Benny Jensen Dagsorden til repræsentantskabsmødet er vedhæftet. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Godkendt. 10. Meddelelser fra formanden Redegørelse: - Den 11. Februar er der afholdt Forretningsudvalgsmøde for Medborgerhuset i Korskærparken afd Den 14. Februar har vi afholdt Redaktionsmøde i bladudvalget - Den 18. Februar har vi holdt møde i vores udvalg for husordens sager. - Den 19. Februar har vi afholdt formøde forud for bestyrelseskonferencen. - Den 21. februar afholdt vi Bestyrelseskonference. På mødet blev ledelsens udkast til overordnede plan for Boligkontoret Fredericias målsætning og handleplanen for de kommende tre år fremlagt. På mødet gav direktør Finn Muus bestyrelsen et tilbageblik i den udvikling som Boligkontoret Fredericia har været igennem siden sammenlægningen i Konsulent Gitte Hodde deltog ligeledes i mødet og bragte Fremtidspanelets tank ind i drøftelserne i forhold til Vision og Målsætningsprogrammet. Herudover styrede Gitte Hodde en overordnet drøftelse af bestyrelsesmedlemmernes egne tanker om fremtiden. - Den 21. februar er der afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 311 med valg af afdelingsbestyrelse. På mødet kunne der ikke vælges en afdelingsbestyrelse hvorfor der er valgt 2 repræsentanter til repræsentantskabet. - Den 25. februar var der Bestyrelsesmøde i afd. 603 Købmagergades skole 3

4 - Den 4. marts har vi holdt møde i vores udvalg for husordens sager. - Den 7. marts er der afholdt forretningsudvalgsmøde i Medborgerhuset Korskærparken afd.514. Et møde jeg deltager i som repræsentant for afdeling Den 8. marts har vi afholdt planlægnings møde vedr. Boligselskabernes Landsforenings 100 års fødselsdag - Den 11. marts holdt formandskabet sammen med vores direktør samtaler med bestyrelsesmedlemmerne. - Den13. marts deltog jeg sammen med vores direktør i et debatmøde i Realdanias Almen Boligforum. Debatmødet handlede om de Almene Ghettoer og hvordan man her kan arbejde med Parallelsamfunds pakken. Ud over Matriklen var temaet. Efter mødet var der rundvisning i Real Danias nye hus (BLOX) som ligger på havnefronten i København. - Den 11. marts holdt formandskabet sammen med vores direktør samtaler med bestyrelsesmedlemmer. - Den 14. marts deltog jeg sammen med vores næstformand og direktør i Generalforsamlingen i Business Fredericia, - Den 14. Februar har vi afholdt Redaktionsmøde i bladudvalget - Den 15. marts var jeg sammen med vores næstformand, direktør og projektafdeling på besigtigelse af nogle ungdomsboliger i Middelfart. - Den 16. marts holdt vi sammen med STB-Byg Åben Byggeri i vores projekt i Kanalbyen, Kongens Punkt. Der var en stor interesse for byggeriet med mere end 500 besøgende. - Den 18. marts har vi holdt møde i vores udvalg for husordens sager. - Den 20. marts var der budgetmøde i Medborgerhuset Korskærparken - Den 20. marts holdt vi Forretningsudvalgsmøde Medborgerhuset Korskærparken afd Den 21. marts har vi afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 402. Mødet var indkaldt med baggrund i et forslag om en gennemgribende renovering af alle rækkehusene. I afdelingen er der konstateret skimmelsvamp under gulvene og i nogle af vægkonstruktionerne. Afdelingsmødet godkendte indstillingen om den nødvendige renovering og følgearbejder. Herunder den overordnede tidsplan, genhusning, finansiering og fremtidig husleje 4

5 Fortsat Renoveringen blev vedtaget af beboerne med 114 ja stemmer og ingen nej. Der vil blive indkaldt til en eller flere workshops i forhold til indretning af boligerne. Der blev valgt et byggeudvalg. - Den 26. marts er der afholdt Husbestyrelsesmøde Medborgerhuset Korskærparken afd.514, med godkendelse af budget, vedtægter og forretningsorden for bestyrelse og forretningsudvalg. - Den 26. Marts er der afholdt Generalforsamling i Seniorbo Fredericia. Mødt blev afholdt i Messe C hvor jeg sammen med vores direktør deltog. - Den 27. marts er der afholdt Generalforsamling Fredericia Fjernvarme. Efter meget snak om der var for mange fra Boligforeningerne valgte Finn Gregersen ikke at genopstille. Der var fire kandidater til tre bestyrelsesposter, som var Finn Muus, Flemming Lorenzen,Finn Østergård, Karl Johan Sørensen og Simon Kruse. Valgt blev Finn Muus, Flemming Lorenzen og Carl Johan Sørensen.1 suppleant Niels Thode Rasmussen 2 suppleant Simon Kruse. Finn Muus blev på et følgende bestyrelsesmøde vagt som bestyrelsesformand. - Den 28. marts blev der afholdt valgmøde i Korskærparken, der var stegt flæsk før mødet, og en god duel mellem de forskellige partier. - Den 29. marts var der en lille sammenkomst i anledning af varmemester Jan Linee s 25 års Jubilæum. - Den 1. april har vi modtaget en klage/spørgsmål fra en beboer i afd.207 Inspektør Simon Døssing har svaret beboeren. Svaret er omdelt til bestyrelsen. - Den 1. april har vi holdt møde i vores udvalg for husordens sager. - Den 2. April har formand og næstformand holdt formøde med udarbejdelse af dagsorden til bestyrelsesmødet den 10. april. - Den 2. april har formændene eller et bestyrelsesmedlem været indkaldt til møde angående Boligselskabernes Landsforenings. 100 års fødselsdag. Der var blandt de fremmødte afdelingsbestyrelsesrepræsentanter en stor interesse for 100 års fødselsdagen og der fremkom i den forbindelse en mængde spændene forslag til afviklingen af dagen. Der er skrevet referat fra mødet som er sendt til deltagerne. Referatet er en del af dagsordenens punkt 13. 5

6 - Den 3. april havde vi Rejsegilde på vores byggeri på Kongens Punkt. Et flot rejsegilde med dejligt vejr og glade kommende beboer,håndværkere, rådgivere, bestyrelse, medarbejdere og Borgmesterer. Rejsegildet sluttede med pølser og sodavand. - Den 3. april har vi deltaget i et kredsmøde i Kreds 7, hvor vi hørte om Ghettoområder- status for kredsen, medlemskab af Dansk Erhverv, BLs 100 års jubilæum, og hvor vi drøftede BLs handleplan 2019/ April Forvaltningsudvalgsmøde hvor vi gennemgik Forvaltningsrevisionsrapport for 2018, målinger og hvad vi ønskede der skulle fremlægges på bestyrelsesmødet. - Den 4. april var der Ekstraordinært afdelingsmøde BSB Erritsø med valg af repræsentantskabsmedlemmer samt nedlæggelse af hundegård på dagsorden. - Den 5. april deltog jeg sammen med vores direktør i et Realdania arrangement der handlede om kunst i Kanalbyen. Hvorfor skal man inddrage kunst i byudvikling - Hvordan kan kunst bruges strategisk i udviklingen af et sted - Hvilke værdier skaber kunst i kanalbyen, og hvordan er kunst inddraget her Kommende opmærksomhedspunkter: Malergården holder Generalforsamling den 24. april kl på Oven Vande. Er der nogen der ønsker at deltage fra bestyrelsen? Der afholdes Formandsmøde 25. April Der er et Åben hus i afdeling 603, Købmagergade skole den 27. April. Beslutning: Taget til efterretning 11. Til orientering fra Direktøren Orientering vedr. retssag om sammenlægning af to afdelinger i Skærbæk. Redegørelse: En beboer i afdeling 513 i Skærbæk har påstået Boligkontoret Fredericia dømt til at anerkende, at sammenlægningen, godkendt på ordinært afdelingsmøde den 17. september 2013 i Boligkontoret Fredericia afdeling 513, er ugyldig. Retten har i kendelse afsagt den 9. april 2019, at Boligkontoret Fredericia frifindes og klager skal godtgøre Boligkontoret Fredericia kr til advokatbistand. Godtgørelsen dækker ikke de faktiske omkostninger som samlet er på kr Beslutning: Taget til efterretning 6

7 12. Opfølgning på bestyrelsesseminar den 21. februar 2019 Redegørelse: Den 11. og 12. marts 2019 afholdt formand og næstformand samtaler med bestyrelsesmedlemmerne i Boligkontoret Fredericia. I mødet deltog direktør Finn Muus som sekretær. Formålet med samtalerne var at få et billede af, hvor bestyrelsesmedlemmerne så deres egen rolle i bestyrelsen og i den sammenhæng hvilke fremtidsplaner de havde for deres fortsatte deltagelse i bestyrelsens. Konklusionen af samtalerne blev, at alle bestyrelsesmedlemmer ser, en rolle i bestyrelsen i årene fremover, dette naturligvis såfremt man bliver genvalgt af repræsentantskabet. I en sammenhæng med at organisationsformand Lis Gregersen har løfte ønsket om, at man skal prøve at finde en egnet kandidat til at påtage sig formandsrollen når hun engang ikke mere er organisationsformand, blev der fra alle sider peget på Mikael Paasch som en egnet kandidat. En ændring af vedtægterne med en reduktion af bestyrelsen fra 9 til 7 personer blev drøftet og i sammen forbindelse en ændring af suppleanter fra 5 til 2, samt fjernelsen af valg af næstformand på repræsentantskabsmødet. Alle bestyrelsesmedlemmer bakkede op om forslaget som tages med til en drøftelse på det kommende formandsmøde den 25. april En eventuel ændring af vedtægterne vil først skulle på repræsentantskabsmødet i Indstilling: Til drøftelse Beslutning: 13. Møde med afdelingsformænd vedr. BL s 100 års jubilæum Redegørelse: Drøftelser/forslag fra mødet den : Sønderparken er i gang med at planlægge, men efterspørger en økonomisk ramme. Har erfaringer med at der dukker ca. 200 op til sådanne arrangementer. Johnny, Michael og Tonny arbejder sammen. Det aftales at afdelingerne laver forslag til budget inden bestyrelsesmødet onsdag den 10.april. Forslagene sendes til bla@boligfa.dk. Afdelinger uden fælles lokaler kan leje telt med gulv. Tonny afd.623 indhenter priser. Morgenbord ude i afdelingerne morgenbord fra Boligkontoret kl Afd. 401, 402,403 overvejer at slå sig sammen, men mangler lokaler. Kunne være en ide med et telt. 7

8 fortsat Afd. 220 kan låne M2 i SP og sætte telt op. Snoghøjparken vil gerne stille sig til rådighed for busbesøg og assistance, men holder ikke morgenbord. Åbent Hus på Boligkontoret, og langt fødselsdagsbord i garagen. Åbent besøg i afdelingerne. Forslag om busplan og indsats med 2 busser i rute. Husk sikring af mulighed for handicappede i bus. Korskærparken, Lars Buch går hjem og drøfter/laver plan med øvrige afd., herunder Boli.Nu Forslag om fælles underholdning der besøger afdelingerne, feks. den skaldede trommeslager eller indslag for børn. Vi sætter tekstekspressen på at pressedække fejringen. Gode billeder fra dagen ønskes særlig instagram til dette arrangement? 220 og 221 KP 307, 214,405 ønsker bestilling af fødselsdagskasser. HUSK DANNEBROG PÅ DAGEN. Afd. 501 er 100 år!!! FØDSELSDAGSPAKKEN 15.juni fra BL.: I sørger selv for morgenbrød. Vi leverer det der skal til for at skabe de festlige rammer for fejringen, nemlig en gratis fødselsdagskasse med servietter, kopper og pynt. Derudover leverer vi udkast til skåltale, pressemeddelelse mv. Der er bestilt fødselsdagspakker til følgende afdelinger: Sønderparken Medborgerhuset Boligkontoret Afd.403 Afd.305 Afd.601/603 Afd.201/603 Afd.502/603 Afd.207/603 Afd.318/603 Afd.212/603 Afd.501/603 Afd.213/ stk. 200 stk. Indstilling: At bestyrelsen godkender et tilskud til afdelingerne til festliggørelse af dagen. Afdelingerne aflevere et budget forud for bestyrelsesmødet. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at understøtte afdelingernes arrangementer i forhold til de fremsendte budgetter. Herunder at afsætte kr til åbent hus arrangementet i afd. 601, der er planlagt til afholdelse den 27. april, hvorfor de ikke deltager den 15. juni

9 14. Godkendelse af aftale om opførelse af 40 ungdomsboliger i Kanalbyen. Redegørelse: Bach Invest A/S opfører et privat boligbyggeri, Promenaden, i Kanalbyen. Som en del af dette projekt skal der jf. lokalplanen opføres 40 ungdomsboliger, Oldenborghus. Ungdomsboligerne er brutto 50 m2, i alt samlet 2000 m2. Boligerne er netto ca. 28 m2. Opførelsen sker i samarbejde med Bach Invest A/S, med Laban arkitekter tilknyttet som rådgiver, som en delegeret bygherremodel. Økonomi: Rammebeløbet er kr pr. m2. I alt kr Prisen for byggeretterne aftales til kr kr. inkl. Moms Samlet for de 2000 m2. byggeretter kr ,- inkl. Moms. Prisen for opførelse af ungdomsboligerne i totalentreprise aftales til kr ,- inkl. Moms pr. m2 Samlet totalentreprise for projektet kr ,- inkl. Moms I totalentreprisen er indeholdt: Entrepriseudgifter og tilslutningsafgifter, rådgivning, byggetilladelse, webportal og forsikringer. Til Boligkontoret er der således kr ,- inkl. Moms til afholdelse af bygherreleverancer, byggesagshonorar, bygherrerådgivning, finansiering, ejendomsskat og byggeskadefonden. Huslejen er beregnet til kr pr. måned. Indskuddet er kr Indstilling: At bestyrelsen godkender indgåelse af totalentrepriseaftale samt køb af byggeretter. Begge aftaler er betinget af skema A og B. Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen om opførelse af i alt 40 ungdomsboliger i to etaper. 15. Godkendelse af renovering og tilskud til afdeling 402 Holbergshaven Redegørelse: Afdeling 402 skal havde gennemført en gennemgribende renovering grundet deres udfordring med indeklima. Afdelingen har godkendt renoveringen på deres afdelingsmøde den 21. marts Det samlede budget for renoveringen lyder på 127 mio. kr. Finansiering af dette sker ved optagelse af støttet lån på 84,7 mio. kr. og u støttet lån på 39 mio. kr. Yderligere er der jf. meddelelse fra Landsbyggefonden indregnet følgende engangstilskud: Tilskud fra egen trækningsret Kapital tilførsel på kr. Boligorganisationens bidrag udgør Tilskud fra Landsbyggefondens fællespulje Yderligere foretages følgende årlige driftsmæssigt tilskud/besparelser; Årligt tilskud i form af driftsstøtte (manko) lån Fritagelse af bidrag vedr. afviklet lån på kr kr kr kr kr. 9

10 Fritagelse af G indskud bidrag på kr. Indstilling: Godkendelse af optagelse af lån og tilskud samt fritagelser af bidrag. Beslutning: Bestyrelsen godkendte renoveringen og økonomien med tilskud fra organisationen. 16. Kunst i Kanalbyen Redegørelse: I forbindelse med opførelsen af boliger i Kanalbyen er der fra Realdanias side lagt en strategi for kunst for hele området, herunder Kongens punkt. I den forbindelse er der udpeget en kunstner der er fremkommet med et forslag til kunst i gårdarealet / hullet til Parkeringskælderen. Det er naturligvis bygnings ejerne, her STB-Byg og Boligkontoret der i sidste ende har den endelige beslutning i forhold til at godkende kunstprojektet. Kunstneren har indtænkt at værnet rundt om hullet til parkeringskælderen skal vise de sidste skitser af Kemira grunden inden nedrivningen. Øverst en tekst der går hele vejen rundt i hullet med ordene Det vi ved det ved vi. Illustrationen af grunden vil blive udført ved hjælp af laser teknik som i oplægget er metal. I hullet udføres der en installation der skal henlede tankerne på datidens baggårde hvor der ofte hængte vasketøj. Der blev vist billeder af kunstværket. Af hensyn til tiden og byggeriets fremdrift skal der træffes en beslutning så der kan indgås aftaler. Det samlede projekt er finansieret. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte kunstprojektet 17. Eventuelt Redegørelse: Intet at bemærke Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Taget til efterretning Lis Gregersen Flemming Nis Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør / referent 10