BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmøde. Onsdag den 12. oktober 2016, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 12. oktober 2016, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Verner Zachariassen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Mikael Paasch, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Steffen Møller Borgbjerg Referat fra bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 25. august 2016 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: BF%20orienterer%20nr%20635.ashx 1

2 4. Meddelelser fra formanden Redegørelse: - Siden sidste bestyrelses møde har vi haft afdelingsmøder fra den 24/8 til den 27/10 der kommer et særskilt punkt senere. - 25/8 møde i Odense vedr. Digitale afdelingsmøder - 30/8 tur med beboerdemokrati udvalget til Boligforeningen Himmerland i Ålborg for at høre hvordan de har effektiviseret, pas på huslejen. - Der har været et par møder i husbestyrelsen i Korskærparken vedr. rekruttering af frivillige. Det er besluttet der produceres en reklamefolder/flyer som deles ud i området, ikke kun i Korskærparken. Finn udarbejder et oplæg. Der var ligeledes drøftelser om der skulle kunne købes toast i Medborgerhuset. Det blev besluttet at der udarbejdes en folder om Medborgerhuset som kan udleveres sammen med en velkomstpakke. - 1/9 var der en markering af, at afdeling 406 i Sønderparken nærmer sig sin afslutning. Der blev i den forbindelse holdt taler og serveret sodavand og pølser til håndværkere og beboere. - Der har været afholdt to byggeudvalgsmøder vedr. Fredericia C september har der været afholdt dialogmøde med byrådet med status på det boligsociale arbejde og udarbejdelsen af en ny Boligsocial helhedsplan. - Der har været afholdt møde vedr. julegaver. Det bliver samme koncept som sidste år. Juleafslutning bliver den 15. december i Medborgerhuset. - Der er afholdt redaktionsmøde i Bladudvalget - 23 og 24 september har der været en besigtigelsestur med Kuben til København, hvor vi blandt andet så Absalonkirken som er bygget om til et forsamlingshus. Herudover var der besigtigelse af Nordhavnen som fremtidens bæredygtige bydel - 5. oktober er der afholdt møde med bestyrelsen i afd. 306 vedr. elevatorprojekt. Der indkaldes til nyt møde med rådgivere oktober var der generalforsamling i Fredericia Fjernvarme hvor Flemming Lorenzen blev genvalgt oktober har der været møde i kredsrepræsentantskabet for 7. kreds i Boligselskabernes Landsforening. På mødet blev effektivisering drøftet og gennemgået. Et skoleprojekt med temaet jagten på fællesskabet skulle have været igangsat i indeværende år. Det er blevet udsat til næste år på grund af en fra BL s side stram tidsplan oktober har der været møde i husbestyrelsen i Sønderparken Indstilling: Til orientering 2

3 5. Til orientering / beslutning fra Direktøren Pendlerordning Redegørelse: Bagrund for pendlerordningen 25% af alle opsagte boliger er reserveret til pendlere efter reglerne for "fleksible udlejningsregler". Bagrunden for bestyrelsens beslutning har været dels at holde på Fredericia Kommunes egne pendlere. Dels for at få pendlere, der arbejder i Fredericia, men bor i andre byer til at vælger at flytte til Fredericia. Er ingen pendlere interesseret i de 25% af pendlerboligerne, så bliver boligerne tilbudt på normal vis. 75% af alle de opsagte boliger bliver stadig lejet ud på normal vis og efter almindelig anciennitet. Aftalen med kommunen er fremsendt som bilag. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Det blev besluttet, at revidere pendlerordningen så der fremadrettet kun skal være personer der pendler til arbejde i Fredericia kommune der kan komme på pendlerlisten. Bygge og renoveringssager Redegørelse: Referat fra møde i Projektafdelingen Indstilling: Til orientering IT-Strategi for it-samarbejdet mellem BOVIA, ØsterBo og Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Den 4 og 5. oktober har direktørerne fra Bovia, Østerbo og Boligkontoret Fredericia afholdt møde vedr. den fremtidige IT-strategi for de tre boligorganisationer. Formålet med samarbejdet er, at skabe et formelt og strategisk It samarbejde mellem de tre boligorganisationer. It-Bolig er ansvarlig for drift, vedligehold og udvikling af It og digitalisering i de boligorganisationer der med i It-Bolig samarbejdet. For at sikre, at Itudviklingen i boligorganisationerne er strategisk forretningsorienteret, vil It-Bolig være koordinerende og styrende i forbindelse med It-projekter, It-opgaver og It-processer, det gælder både It-tiltag der kun er gældende for et enkelt af boligorganisationerne og It-tiltag der gennemføres i fællesskab. Dette sikrer, at boligorganisationerne gennem samarbejdet i fællesskab kan værdiudnytte de synergieffekter der henholdsvis ligger i en fælles driftsorganisation samt gennem fælles vidensdeling, udvikling og digitalisering af arbejdsprocesser. Planen for den videre proces er er, at formænd og næstformænd for de tre boligorganisationer inddrages i den videre bearbejdning. Herefter vil alle tre organisationsbestyrelser blive forelagt et samlet forslag til en og 5 årig strategi til godkendelse. 3

4 Indstilling: Til orientering Regeringens 2025 plan på energi området / konsekvenser for vore beboere Redegørelse: Konsulent firmaet McKinneys anbefaler, at TVIS sælges til private ejere, herunder kapitalfonde eller pensionskasser og at stat og kommunerne kan dele provenuet. Det er en af hjørnestenene i regeringens 2025 plan, at kommuner kan og skal invitere privat kapital ind i forsyningssektoren. Men det giver ikke billigere fjernvarme - tværtimod. Hvis vores fælleskommunale transmissionsselskab TVIS, der levere fjernvarme til, hvad der svarer til cirka borgere i Trekantområdet sælges til andre, så skal forbrugerne betale for alle værdierne en gang til. Men kommunerne kan med forslaget blive tvunget til at sælge fordi de bliver sat i en situation hvor de skal vælge mellem dårligere velfærd eller finansiering via salg. Det er naturligvis ikke OK at sætte kommunerne i den situation. Det er erfaringen fra Herning der skræmmer, hvor det kommunalt ejede fjervarmeselskab blev solgt og forbrugerne i Herning nu betaler op til 5000 kr. mere for fjernvarmen end forbrugerne i Ikast, der får fjernvarme fra samme kraftværk. Følgerne for fjernvarmeforbrugerne i de andelsejede selskaber kan derfor meget vel blive, at fjernvarmen så bliver dyrere end den ellers ville være blevet. Hvis altså regeringen får held med at åbne for salg af kommunalt ejede transmissions- og Fjernvarmeselskaber. Som lovgivning og reglerne er i dag må ejerkommunerne ikke tjene på kommunalt ejede fjernvarmeværker eller distributionsselskaber som eksempelvis TVIS. Så hvis der er et overskud i selskaberne, så går pengene tilbage til forbrugerne året efter. Det mener vi er rimeligt, da ejer kommunerne ikke har skudt penge i anlæggene og derfor heller ikke må tage penge ud igen. Fjernvarmen er underlagt en lovgivning som går ud på, at kommunerne ikke må sende skattekroner til fjernvarmeværkerne og fjernvarmeværkerne må ikke sende penge til kommunekassen. Et godt princip som skal fastholdes. Alt andet vil være urimeligt. Samme scenarie gælder i øvrigt for privatisering af kommunes øvrige forsyningsvirksomheder. Man kan trække et overskud ud enten ved salg eller ved afkrævning af årlig forrentning og så er det brugerne, der mærker de øgede omkostninger. Forsyningsminister Lars Christian Lilleholt fremstiller det som om, at kommunerne selv må bestemme om man vil sælge sine forsyningsselskaber til private kapitalejere. Konsekvenser er bare, at disse forsyningsselskabers betydelige værdier pludseligt kan indgå i de årlige kommunale økonomiaftaler med regeringen. Fjernvarmeselskaber og ikke mindst vores forbrugere må naturligvis frygte dette tiltag fra regeringen, hvor konsekvenser er dyrere fjernvarme! 4

5 6. Fredericia C byggegrund OL7 Redegørelse: Vi har nu fået en tilbagemelding fra Fredericia C der ønsker at vi går videre med byggesagen på OL7 grunden. Det betyder at vi nu kan udarbejde et skema A til godkendelse i Fredericia Kommune. Afventer skriftlig tilbagemelding. Indstilling: Til orientering / beslutning Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte at der i projektet bliver brugt penge til en tilretning af Dorte Mandrup projektet med hjælp fra Ginnerup arkitekterne. 7. Godkendelse af budgetter for afdelingerne Redegørelse: Økonomichef Preben fremlagde på mødet en oversigt over de på afdelingsmøderne godkendte budgetter. Budgettet for afd. 214 blev godkendt på afdelingsmødet men udviser et overskud hvorfor det ikke er i henhold til lovgivningen om drift af almene boliger. Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen hvor der blev fundet frem til et fællesbudget som fremlægges til godkendelse på et ekstraordinært afdelingsmøde. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte budgetterne for afdelingerne herunder proceduren for godkendelsen i afd Godkendelse af supplerende (manko) driftsstøttelån afd. 318 Redegørelse: En godkendt kapital tilførsel giver adgang til supplerende driftsstøttelån, såkaldte manko lån. Der er den 16/ godkendt kapitaltilførsel til afd. 318 på kr. Manko lån er drifts lån til afdelingen fra dispositionsfonden i det omfang midlerne er tilstede i dispositionsfonden. Er de ikke tilstede ydes driftslånet af Landsbyggefonden. Manko lånene vil derfor i de kommende år, alt andet lige primært blive ydet af Landsbyggefonden. Der er søgt om supplerende manko lån i afd. 318 på kr. på år. Der er givet tilsagn fra Landsbyggefonden den 31/ (tilsagn vedlagt som bilag) det samlede manko lån for 2016 er bevilliget af Landsbyggefonden. Indstilling: At bestyrelsen tiltræder mankolån ordningen i afdeling 318 Beslutning: Bestyrelsen godkendte optagelsen af et mangolån i afdeling

6 8. Reklame kampagne i efteråret 2016 Redegørelse: Som opfølgning på efterårets reklame kampagne i 2015 foreslås det, at der igangsættes en opfølgende kampagne her i efteråret Ørskov reklamer har udarbejdet et forslag der tager udgangspunkt i det materiale og film vi allerede har. Endelig budget og finansiering vil blive oplyst på mødet. Bilag til punktet er vedhæftet. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendte oplægget fra Ørskov gruppen. 9. Status på projekt Pas på huslejen / ved direktør Finn Muus Redegørelse: Planen for vores formandsmøde den 15. oktober har været, at vi sammen med formændene skulle samle alle vore varmemestre for at se på de muligheder der er i de enkelte afdelinger. I vores planlægning har vi måtte erkende, at vi ikke med den tid vi har til rådighed kan sikre en ordentlig proces. Vi har på den baggrund haft vore varmemestre samlet for at orientere dem om, hvor vi var i processen og i den forbindelse, at vi har fundet det hensigtsmæssigt at tage et område ud som en model, hvor vi sammen med varmemestre, afdelingsbestyrelser og inspektører prøver at arbejde med effektivisering begrænset til det område. Det foreløbige arbejde vil blive præsenteret på mødet, hvor de berørte varmemestre, afdelingsformænd og inspektører vil deltage sammen med vore varmemestres tillidsrepræsentant. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 10. Formandsmødet lørdag den 15. oktober 2016 Redegørelse: Vedhæftet indkaldelsen til formandsmødet Indstilling: Til drøftelse 11. Dialogmøde med byrådet vedr. ny helhedsplan for Redegørelse: Den 12. september afholdt vores boligsociale fællesekretariat, bestyrelserne for boli.nu og Boligkontoret Fredericia møde med byrådet i Fredericia kommune med henblik på en status på den nuværende boligsociale helhedsplan. Herudover blev der på mødet drøftet en videre proces for en ny Boligsocial Helhedsplan fra Indstilling: Til drøftelse 6

7 12. Budgetopfølgning og afkast rapportering Redegørelse: Redegørelse blev givet af økonomichef Preben Lærche. Se bilag. 13. Orientering vedr. ny hjemmeside Redegørelse: Hjemmesiden gik som planlagt i luften den 15. september. Der arbejdes fortsat med at tilrette og justere hvor det giver mening efter de tilbagemeldinger der kommer fra brugerne. Der arbejdes med intranettet for bestyrelser som vil være færdig til lancering på repræsentantskabsmødet den 17. november Bladet Lejligheden i 2017 Redegørelse: Bladet Lejligheden har igennem de seneste år udvist en stigende tendens i forhold til en stigning i omkostningerne til artikler opsætning og trykning. Prisen på bladet er på årsbasis kr inklusiv moms. I budget 2017 er der afsat kr inklusiv moms. Såfremt der skal fortsættes med fire årlige udgivelser vil der skulle ske ændringer. Forslag til ændringer: - 24 sider er trykmæssigt mere optimalt end fx 28 sider og 32 sider hvorfor der ligger en del penge her. De seneste år har vi haft 28, 32 eller 36 sider. - Vi kan vælge udelade udlejningsside gildesale (som planlagt i dec.nr.) - Evt. droppe kontaktsiden, da tlf.nr står på hjemmesiden og lejerne ellers nemt kan finde vores numre. - Fortsætter med at have 2 hele annoncer INDE i bladet, så sparer vi artikeludgifter. På baggrund af ovenstående, så kan vi holde bladet på ca kr./blad. Godt nok plus moms, men da sidetallet er lavere og antallet af annoncer højere, så er artikel-beløbet også lavere. Hvis prisen skal presses meget mere, så bliver kvaliteten også meget dårligere. Alternativerne kan være: 2 årlige blade på 28 sider 2 årlige blade på 28 sider + nyhedsbreve 4 årlige blade på 24 sider 7

8 Fortsat Indstilling: At der forinden bestyrelsen træffer den endelige beslutning igangsættes en eksterne undersøgelse af hvor mange der læser bladet. A&B analyse i Odense som udfører undersøgelser for BL vil kunne løfte opgaven for kr som en web-undersøgelse. Hvis det skal være en web-undersøgelse hvortil der suppleres med en telefonundersøgelse vil prisen ca. være kr inklusiv moms. Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen og prisen på kr Evaluering af afdelingsmøderne 2016 Redegørelse: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen fandt, at planlægning og den administrative del af processen havde fungeret rigtig godt. Dokumentet hvor beboerne kunne skrive forslag til afdelingsmøderne havde desværre udviklet sig uheldigt, så der var kommet alt for mange forslag som reelt ikke var forslag. Initiativet har været godt nok men med den erfaring der er høstet på afdelingsmøderne i år skal der til næste år ikke udsendes et dokument til forslag. Bestyrelsen var glade for de kommentarer som inspektørerne havde skrevet bag på de enkelte forslag. Det havde gjort det nemmere at håndtere. Der var et ønske om, at referaterne var ude ved beboeren inden for 14 dage. Møderne på Trinity var godt planlagt og lokalerne havde været perfekte til arrangementet. Der udsendes et spørgeskema til afdelingsbestyrelserne hvorefter vi når svarene er modtaget vil evaluere om fælles arrangementerne er noget vi vil fortsætte med. 16. Eventuelt Redegørelse: Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør 8