Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. LAMU-møde i ACA den 9. november Kl (Fællesmøde med LSU kl )

Transkript

1 LAMU-møde i ACA den 9. november Kl (Fællesmøde med LSU kl ) Dagsorden Aarhus bygning 1443, lokale 440 Emdrup lokale A204 Mødedeltagere: Medarbejdere Lars Friis (LF) Birgitte Katrine Adams (BKA) Aino Lea Winther-Petersen (AWP) Berit Granum (BG) Candy Joan Clifforth (CJC) Ledere Signe Hvid Maribo (SHM) Lars Mitens (LM) Ole Jensen (OJ) Dato: 2. november 2016 Referent: Anne Rasmussen (AWR) Side 1/2 Bemærk: Punkterne A-F er fælles med LSU 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (den 16. september 2016) Bilag: Mødereferat fra den Status: Fysisk arbejdsmiljøplan Motivering: Der arbejdes videre med konceptet fra Fysisk APV handlingsplan. Den fysiske arbejdsmiljøplan benyttes fremover som åbent dokument, der skaber overblik over planlagte aktiviteter til forbedring af det fysiske arbejdsmiljø. Punkter tilføjes og lukkes løbende Bilag: Fysisk arbejdsmiljøplan 4. Uddannelse af arbejdsmiljøorganisationen Motivering: Drøftelse af forslag til arbejdsmiljøkurser, herunder om LAMU skal planlægge at deltage i et kursus sammen Bilag: Forslag til arbejdsmiljøkurser 5. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2017 Motivering: Jf. AU s regler skal LAMU udarbejde den årlige arbejdsmiljødrøftelse for udvalgets arbejde det kommende år Bilag: Udkast til den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2017 Arts Bygningsservice Aarhus Universitet Tåsingegade Aarhus C Tlf.: Fax: hum@au.dk arts.au.dk/omarts/administrationscentret/

2 6. Eventuelt Side 2/2 Fælles med LSU (kl ) A. Godkendelse af dagsorden B. Godkendelse af referat fra sidste møde (den 16. september 2016) Bilag: Mødereferat fra den C. Status: Psykisk APV Motivering: Status på psykisk APV handlingsplaner, herunder eventuelle tilføjelser D. Arbejdsmiljøstatistik Motivering: Drøftelse af den seneste arbejdsmiljøstatistik Bilag (eftersendes): Arbejdsmiljøstatistik E. Evaluering af mødekoncept samt planlægning af møderække 2017 Motivering: LAMU/LSU møderne i 2017 skal lægges i Outlook kalenderen. For hver dato besluttes det, om LAMU eller LSU starter mødet. Forslag om, at der til fællesmøderne fremadrettet udarbejdes separat dagsorden/referat samt separat mødeindkaldelse Dato Tid Start kl Torsdag d. 9. marts 2017 Kl Fredag d. 9. juni 2017 Kl Torsdag d. 7. september 2017 Kl Torsdag d. 7. december 2017 Kl F. Eventuelt

3 LAMU-møde i ACA den 16. september 2016 Kl (Fællesmøde med LSU kl ) Referat Aarhus bygning 1443, lokale 440 Emdrup lokale D118 Mødedeltagere: Medarbejdere Lars Friis (LF) Birgitte Katrine Adams (BKA) Aino Lea Winther-Pedersen (AWP) Berit Granum (BG) Candy Joan Clifforth (CJC) Ledere Ole Jensen (OJ) Signe Hvid Maribo (SHM) Lars Mitens (LM) Dato: 30. september 2016 Referent: Anne Rasmussen (AWR) Side 1/4 Bemærk: Punkterne A-E er fælles med LSU 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Arbejdsmiljøhændelse i Emdrup d blev tilføjet punkt 7 på dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (møde d. 25. maj) Referatet blev godkendt. 3. Opfølgning: Møde i arbejdsmiljøgruppe Kontor (ACA) Motivering: Møde afholdt i AMG Kontor d. 13. september AWP fortalte, at der på AMG mødet var blevet aftalt at udarbejde en liste om fysisk arbejdsmiljø til internt brug. Listen skal løbende opdateres med nye punkter. 4. Opfølgning: Fysisk APV Motivering: Opfølgning på handlingsplan, herunder rygning og medarbejderinddragelse i forhold til løbende håndtering af mindre problemer LM forklarede, at der er 4 åbne punkter i handlingsplanen, som alle hører under Bygningsservice. Derudover er der et åbent punkt under Kontor vedrørende rygning. Rygeindsatsen er diskuteret på fællesmødet med LSU. Fremover tilføjes fysisk arbejdsmiljø som punkt på LAMU-dagsordenen. Under dette punkt vil der løbende blive tilføjet og fjernet arbejdsopgaver vedrørende det fysiske arbejdsmiljø, som de opstår og løses. Arts Bygningsservice Aarhus Universitet Tåsingegade Aarhus C Tlf.: Fax: hum@au.dk arts.au.dk/omarts/administrationscentret/

4 5. Uddannelse af arbejdsmiljøorganisationen Motivering: Drøftelse af status og idéer til det videre arbejde OJ gjorde opmærksom på, at det er blevet indskærpet, at arbejdsmiljøorganisationen har krav på halvanden uddannelsesdag om året. Der var enighed om, at det kunne være givtigt at tage til fællesarrangementer sammen, hvor deltagerne efterfølgende har mulighed for at diskutere, hvad de kan tage med tilbage til afdelingerne. Det blev aftalt, at hver især afsøger konkrete arrangementer/events/kurser og sender til AWR i løbet af uge 38. Arrangementerne må gerne række ind i Side 2/4 6. Årlig arbejdsmiljødrøftelse Motivering: Forberedelse af den årlige arbejdsmiljødrøftelse OJ fastslog, at den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2017 skal være klar i løbet af november. På næste LAMU-møde tages redegørelsen op i forhold til AWR laver udkast til den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2017 med input fra SHM og LM. Følgende afklaringer vedrørende den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2016 fremkom på mødet: Brandbekæmpelse: Kursus/demonstration af brandslukning er afholdt for rengøringspersonalet i Nobel. Førstehjælpskurser i Emdrup: Pt. er der venteliste. Rundering på arbejdspladsen: Skal tages op i arbejdsmiljøgruppen. 7. Arbejdsskade Motivering: Forebyggelseskampagne samt anmeldelse af arbejdsskade a) Arbejdsskade i Emdrup Ulykke i Emdrup hvor medarbejder er gledet på sliske og har slået hovedet samt brækket en finger. Det blev foreslået at afmærke slisken med tape samt sætte et gelænder op. b) Kampagne for at forebygge snubleulykker Med inspiration fra Arbejdstilsynets hjemmeside foreslog LM en forebyggelseskampagne. Steder med høj risiko for snubleulykker afmærkes. Folk skal opfordres til at benytte en sikker vej. c) Arbejdsskade i Emdrup To medarbejdere har fået elektrisk stød efter et forsøg på at afhjælpe problemer med vand der fossede ud fra kaffemaskine. Bygningsservice gennemgår huset og sikrer, at alle installationer er indstillet forskriftsmæssigt. AWP foreslog, at der udarbejdes en manual for processen og rollefordelingen i tilfælde af stødskade. 8. Fysioterapeut ordning i Emdrup Motivering: Hvordan forbedres kommunikationen mellem ledere og medarbejdere ved omlægning af personaleordninger? OJ fastslog, at beslutningen om lukning af fysioterapeutordningen i Emdrup blev taget af økonomiske grunde samt ønske om at ensarte personalegoderne i Aarhus og

5 Emdrup. Fremover, når lignende beslutninger tages, skal der kommunikeres direkte til medarbejdere med begrundelse og hvor beslutningen er taget. Side 3/4 9. Eventuelt Intet tilføjet. Fælles med LSU (kl ) A. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Rygeindsats blev tilføjet under punkt E. B. Opfølgning på den psykiske APV, herunder handlingsplaner for ACA Motivering: Drøftelse af forslag til handlingsplaner for ACA, som skal 'rapporteres' opad i systemet OJ opsummerede status for psykisk APV handlingsplaner. Afdelingerne har lavet handlingsplaner. Hovedpunkterne fra disse planer er skrevet sammen til en fælles handlingsplan for ACA, som sendes til AAMU. De lokale handlingsplaner er de primære arbejdsdokumenter. Når der er klarhed over næste skridt fra AAMU bestemmes det fremadrettede arbejde med den samlede ACA handlingsplan. C. Evaluering af psykisk APV og fysisk APV Motivering: HSU/HAMU har besluttet at gennemføre en evaluering af koncepterne for APV, som der skal svares på den (har fået udsættelse til den ) OJ forklarede, at HSU har drøftet, hvorvidt der skal indføres årlige trivselsmålinger fremfor de nuværende APV'er, der udføres hver tredje år. SHM påpegede, at trivselsmålinger altid vil afføde en opfølgningsproces som der ligger en masse arbejde i. MBB pointerede, at det store arbejde ligger i rapporteringen opadtil. Hvis trivselsmålingerne styres lokalt og ikke kræver meget afrapportering, virker det knap så tungt. MBA var enig og tilføjede, at trivselsmålinger kunne være et godt redskab til at måle på indsatser jævnligt. IK tilføjede, at man bør bruge sin energi på at handle og ikke på at måle. OJ konkluderede, at trivselsmålinger kunne være interessante at bruge i nogle sammenhænge. Men arbejdet skal foregå lokalt og trivselsmålingerne skal være korte. D. Drøftelse af den seneste arbejdsmiljøstatistik Motivering: Som tidligere aftalt, drøftes udviklingen i sygefravær mv. OJ konstaterede, at der er sket en lille stigning i antallet af sygedage set i forhold til tilsvarende periode sidste år. Medarbejdere i ACA efterspørger desuden psykologisk rådgivning oftere end medarbejdere på andre fakulteter.

6 OJ konstaterede, at AU tallene er for generelle og foreslog, at der nedsættes en gruppe, som bestemmer hvilke tal der skal følges op og handles på. OJ vil selv være en del af denne gruppe og suppleres af en lederrepræsentant og to medarbejderrepræsentanter. Søjlediagrammet over sygefravær i de enkelte afdelinger, udarbejdet af Bettina Houlberg, blev rost. Diagrammet hjælper til at skabe bedre overblik. Side 4/4 E. Eventuelt Punkt vedrørende rygning blev tilføjet. LM forklarede, at der er malet grønne cirkler ved skraldespande/askebægre på Tåsingegade, som indikerer hvor man må ryge. Konceptet udbredes også til ACAs områder i Emdrup, hvis LSU og LAMU er enige om, at det er en god idé. Institutternes LSU/LAMU er ligeledes inddraget i beslutningen. SHM påpegede, at det er vigtigt, at LAMU og LSU tager ansvar for indsatsen. Desuden skal indsatsen begrundes overfor medarbejdere og studerende for at undgå spørgsmål/misforståelser, ligesom der skal udarbejdes en god vejledning til brugerne. LNP understregede, at det er vigtigt, at den nye indsats ikke gøres til en kamp mellem rygere og ikke-rygere. Der er fokus på at sikre et godt arbejdsmiljø. OJ konkluderede, at vi vil følge effekten af kampagnen og eventuelt følge op med nye skridt. Ole Jensen Formand

7 Fysisk arbejdsmiljø - Handlingsplan Efterår 2016 LAMU, Administrationscenter Arts Problemresumé: Afdeling Arbejdsmiljøgruppe Status 1. Manglende afmærkning samt manglende gelænder ved sliske i Emdrup Arts Byg2 Drift Teknik og Service I gang

8 Arbejdsmiljøkurser forslag 1. Crecea kurser: 2. Den store motivationsdag, 17. maj 2017 i Odense: 3. Kursus i arbejdsglæde, afvikles både i København og Aarhus: 4. Den store trivselsdag, 31. august 2017 i Odense: 5. EAU afholder Universiteternes Arbejdsmiljøkonference PÅ Nyborg Strand marts: 6. AU s kursustilbud: Anerkendelse på arbejdspladsen Få konkrete værktøjer til hvordan anerkendelsen bliver en del af hverdagen og en medvirkende faktor i at få din afdeling eller team til at lykkedes bedre. Kurset henvender sig primært til arbejdsmiljøorganisationen og ledere. God omgangstone på arbejdspladsen Lær at fremme den gode tone på arbejdspladsen og derigennem sikre et godt arbejdsmiljø. Kurset henvender sig primært til arbejdsmiljøorganisationen og ledere. En helhedsorienteret stressindsats på arbejdspladsen På kursets kommer vi omkring færdigheder og faldgruber, når det gælder arbejdet med psykiske arbejdsmiljø og stress. Du vil få indblik i, hvordan du som del af arbejdsmiljøorganisationen agerer hensigtsmæssigt og med størst mulig effekt i forhold til at arbejde med stressforebyggelse og stresshåndtering. Kurset henvender sig primært til arbejdsmiljøorganisationen og ledere og afholdes både i Aarhus og Roskilde. Styr på stressen og tjek på trivslen På denne workshop får du en grundlæggende og nuanceret forståelse af begrebet stress samt redskaber til at kunne forebygge og håndtere stress i en omskiftelig og travl hverdag. Kurset henvender sig til alle medarbejdere. Distanceledelse Få en bedre forståelse for og værktøjer til at lede, motivere og skabe resultater til trods for den fysiske afstand imellem dig og dine medarbejdere. Kurset henvender sig til ledere.

9 7. Erhvervspsykolog Jette Hatting: FORSLAG TIL PROGRAM : Velkommen, præsentation, program : Restitution: Fysiske øvelser : Restitution: Det parasympatiske nervesystem Viden om det autonome nervesystem, teoretisk forståelse af den fysiologiske stressreaktion, stressorer, restitutionsmetoder : Pause og refleksion : Mobilisering: Fysiske øvelser : Mobilisering: Vurdering og coping Mobilisering: Praktisk stresshåndtering, coping, afgrænsning og overblik over stressorer, hvem kan hjælpe? både på arbejdspladsen og uden om : Pause og refleksion : Opsamling : Resiliens: Det sociale engageringssystem : Resiliens: God kommunikation under pres : Frokost : Resiliens: Følelser - som bidragende til fællesskabet At kende og anerkende egne følelser, værdier og sårbarheder og kunne kommunikere dem tydeligt og roligt. Følelser som markører af bl.a. social kapital. Viden og anerkendelse af forskellighed i personlighed og livsstrategier : Resiliens: Fysisk træning : Refleksion og opsamling balance: et helt liv, resiliens: At kende og anerkende egne følelser, værdier og sårbarheder og kunne kommunikere dem tydeligt og roligt. Følelser som markører af bl.a. social kapital. Viden og anerkendelse af forskellighed i personlighed og livsstrategier

10 ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne skal tilrettelægge det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen. De skal vurdere, om det foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på Plan for arbejdsmiljøsamarbejdet Aarhus Universitet Udvalgsmedlemmer udkast LAMU Administrationscenter Arts Formand: Ole Jensen Næstformand: Aino Lea Winther-Pedersen Medlemmer: Aino Lea Winther-Pedersen, Berit Granum, Birgitte Katrine Adams, Candy Joan Clifforth, Lars Friis, Lars Mitens, Signe Hvid Maribo Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde 2016 Status og oversigt for hvordan der er blevet arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet: Arbejdsmiljømappe for ACA er opdateret (både fysisk version og online version). Versionen på hjemmesiden opdateres løbende. Der er fulgt op på handlingsplanen fra den fysiske APV Af oprindelige 17 punkter er 4 stadig åbne. Der arbejdes videre med konceptet vha. en liste med punkter til forbedring af fysisk arbejdsmiljø, som løbende opdateres i LAMU regi. I foråret gennemførtes spørgeskemaundersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø. Dialogmøder er afholdt og handlingsplaner for de enkelte funktionsområder foreligger og bliver fulgt op. En række medarbejdere i Aarhus har været på førstehjælpskursus. Der er afholdt ergonomikursus for medarbejdere i Emdrup. ACA-ledergruppen har afholdt møde om stresshåndtering med besøg af erhvervspsykolog Jette Wied Hatting. Procesoptimeringsforløb i Arts Studier (eksamensområdet) med henblik på gennem mere hensigtsmæssigt tilrettelagte forretningsgange at reducere stress-fremkaldende arbejdsrutiner. Plan og implementering af rygepolitik og rygepladser i Tåsingegade. I løbet af 2016 er der indtruffet 4 arbejdsulykker: En skæreulykke i forbindelse med nedtagning af AV projekter, en snubleulykke og 2 ulykker med elektriskstød. Ingen af ulykkerne har givet mere end en dags fravær. Status på evakueringsøvelser (bygning og dato) Evakueringsøvelser er afholdt i Aarhus og Emdrup : En fælles øvelse på Campus Emdrup, hvor øvelsesleder skrev under afvigelser større engagement fra de involverede og eventuelt bedre kendskab til evakueringsprincipperne. LAMU sætter som mål, at principperne er kendt blandt medarbejdere i ACA. Forventning om, at øvelsen gentages i XX.11.16: Øvelse i resultatet afventes og påføres efter uge 47 Mål for det kommende års fokusområder, indsatsområder og specifikke arbejdsmiljøopgaver Prioriteringsrækkefølge: Psykisk arbejdsmiljø etablering, kommunikation og gennemførsel af funktionernes handlingsplaner vedr. psykisk APV, samt fortsat fokus på nærværende og anerkendende ledelse, arbejdsbelastning og sygefravær. Fysisk arbejdsmiljø etablering, kommunikation og gennemførsel af handlingsplanerne vedr. fysisk APV og tillægslisten, således at vore arbejdspladsers indretning fortsat er hensigtsmæssige og tilstrækkelige. Påkrævede aktiviteter for at opnå mål (tiltag og initiativer)

11 Opfølgning og gennemførelse af funktionsområdernes handlingsplaner for det psykiske arbejdsmiljø. Fortsat fokus på nærværende ledelse, arbejdsbelastning og trivsel. AT s vejledning om at nedbringe stor arbejdsmængde og tidspres kan understøtte dette arbejde. Arbejdsmiljøgrupperne planlægger en rundering af kontorer/arbejdspladser, herunder drøftes arbejdsmiljø og bemærkninger til forholdene lokalt med de medarbejdere, der træffes. Herunder drøftes kontrol af værktøj og hjælpemidler med de ansvarlige ledere. Opfølgning på rapporterede ulykker og drøftelse af nær ved -begivenheder med medarbejdere og ledere. Opfølgning på tidligere ergonomi-initiativer i ACA for kontor hhv. rengøring. Gennemførelse af punkter i Fysisk APV og tillægsliste. Gennemførelse af evakueringsøvelser i ACA bygninger i Emdrup hhv. Aarhus. Implementering af rygepolitik og rygepladser i Emdrup. Kursus i distanceledelse for funktionschefer. Samarbejde vedr. ovenstående mål (organisering/samarbejde/hvem skal involveres/mødefrekvens) Med henblik på at øge orientering, samspil og implementering af løsninger i ACA fortsættes samarbejdet mellem LAMU og LSU i form af fællesmøder. Koordinering og samspil med ACA s ledergruppe fortsættes. Mødefrekvens fortsætter uændret. Plan for kompetenceudvikling (behov for uddannelse/kurser/anden kompetenceudvikling) Supplerende uddannelse og anden efteruddannelse hvor det er relevant. Økonomi og andre ressourcebehov til at opfylde strategiens mål Fælles initiativer med mulighed for træk på eksperter vedr. fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Dato: Dato: Arbejdsgiverrepræsentant (Formand) Medarbejderrepræsentant (Næstformand)