Udkast til den årlige arbejdsmiljødrøftelse, som var udsendt sammen med dagsordenen, dannede grundlag for AAMU s årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Transkript

1 Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Møde den: 8. februar 2016, kl Sted: AU HR, Jens Baggesens Vej 51, Bygning 5221, lokale 012 Referat Deltagere: Arnold Boon; Ole Rahn; Ole Jensen; John Westensee; Susanna Holm Nielsen; Søren Michael Nicholson; Anne-Marie Bach; Lizzi Edlich (referent) 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat af AAMU-mødet d. 16. november 2015 Der var ingen bemærkninger til hverken dagsorden eller referat. 2. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2016 Udkast til den årlige arbejdsmiljødrøftelse, som var udsendt sammen med dagsordenen, dannede grundlag for AAMU s årlige arbejdsmiljødrøftelse. Dato: 16. marts 2016 Ref: LIE Side 1/3 Under afsnittet Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde 2015 blev det besluttet at tilføje en statistisk dimension med et mindre antal måleområder (f.eks. sygefravær og henvendelser til psykologisk rådgivning). Der var i øvrigt ingen bemærkninger til status for Under afsnittet Mål for det kommende år blev det besluttet, at målet Høj deltagelse i den psykiske APV ændres til 80 % af medarbejderne i Enhedsadministrationen deltager i den psykiske APV Ifm. drøftelse af påkrævede aktiviteter for at nå dette mål blev det fremført, at det skal være nemt for alle grupper af medarbejdere at besvare spørgeskemaet. Dette kan især være en udfordring for medarbejdere, hvis daglige arbejde ikke foregår foran en PC. Et forslag til afhjælpning af dette var at udstyre alle medarbejdere med en smartphone, så de har mulighed for at besvare spørgeskemaet via telefonen. Uden at kende status på udbredelse af smartphones på AU, vil den aktivitet muligvis være for ambitiøs lige her og nu. Det blev i stedet besluttet, at AU HR på vegne af AAMU sender en motivationsmail til LAMU erne i Enhedsadministrationen. Dette kan tilføjes den årlige arbejdsmiljødrøftelse som en påkrævet aktivitet mhp. at nå målet om en svarprocent på 80. Det blev besluttet at fastholde målet fra 2015 om fokus på en nærværende ledelse og reducere individuelle stress-symptomer, herunder arbejde med at mi- Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 nimere akutkulturen. Målet tilføjes i den forbindelse fokus på arbejdstilrettelæggelse og prioritering. Side 2/3 For målet Drøftelse af resultater af og opfølgning på psykisk APV 2016 blev udvalget enige om at afvente opstilling af mere konkrete mål til resultatet af den psykiske APV foreligger. I drøftelsen af ovenstående, blev følgende i øvrigt fremført: Kurser, hvor deltagerne lærer om stresssymptomer, løser ikke i sig selv problemer med stress. Der bør først og fremmest være fokus på og drøftelse af arbejdstilrettelæggelse og prioritering. Der er nogle steder et indtryk af, at stresssymptomerne faldt en smule efter økonomiprocessen i 2014, men nu er på vej op igen, dog ikke i samme omfang. Medarbejderne i administrationscentrene bliver trukket i både fra institutterne og fra den centrale administration. Dette pres kan kun afhjælpes ved tæt samarbejde. Nogle enheder har oplevet stor udskiftning. Det vides ikke, om det skyldes, at arbejdspresset er for stort. Der blev tilføjet yderligere et mål: Opfølgning på om arbejdsmiljørepræsentanter og ledere i Enhedsadministrationen har gennemført arbejdsmiljøuddannelsen. Den påkrævede aktivitet i relation hertil er, at AAMU udsender et skema, som de enkelte enheder udfylder og returnerer. Opgørelsen gøres tilgængelig på hjemmesiden. Med disse bemærkninger afsluttede AAMU den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Det blev aftalt, at LIE renskriver blanketten og sender den rundt til kommentering, således at den endelige version kan foreligge om en måned. 3. Høring vedrørende udkast til revideret personalepolitik Der var enighed om, at AAMU skal afgive et høringssvar, og der var generel tilslutning til de modtagne høringssvar fra administrationscentre og vicedirektørområder. Specielt blev fremhævet forslaget om, at delpolitik for arbejdsmiljø bør placeres længere fremme i den samlede personalepolitik, samt at sikkerhed bør nævnes før tillid, trivsel og sundhed. Der var desuden tilslutning til forslaget om udarbejdelse af en sprogpolitik mhp. at fremstå som en inkluderende arbejdsplads. Det blev aftalt, at LIE udarbejder et udkast til høringssvar, som sendes rundt til kommentering. AAMU s høringssvar sendes til orientering til ASU.

3 Side 3/3 4. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering om arbejdsmiljøsager på vicedirektørområderne og i administrationscentrene, herunder orientering om AT-besøg. OJ orienterede om et AT-besøg i Emdrup, som udløste en grøn smiley. Besøget havde efterfølgende afstedkommet drøftelse af AU s vejledning Når arbejdstilsynet kommer på besøg og mulighed for/ikke mulighed for, at en leder går rundt sammen med AT også ifm. interview af de enkelte medarbejdere. AT havde sagt god for denne fremgangsmåde, men nogle medarbejdere havde ikke følt, at de helt frit kunne give udtryk for deres holdning over for AT. AU HR kigger på vejledningen mhp. evt. justering/præcisering. AAMU drøfter procedure for AT-besøg på næste møde. Det blev desuden aftalt, at LIE sender den fulde oversigt (med markering af grønne, gule og røde smileys) over ATbesøg til udvalget. Udvalget ønskede oplyst, om der findes regler for, hvad der bør findes i en arbejdsmiljømappe. [Efterfølgende afklaring: Der er ikke krav om, at der forefindes en fysisk arbejdsmiljømappe, men det kan gøre det lettere for medarbejderne at finde de relevante oplysninger, hvis der er en. Det er til gengæld et krav, at alle medarbejdere i enheden er bekendt med, hvilken arbejdsmiljøgruppe de tilhører samt, hvem der er deres ledelses- og medarbejderrepræsentant. Derudover skal alle medarbejdere i enheden have kendskab til, hvor handlingsplaner for fysisk og psykisk APV samt de årlige arbejdsmiljødrøftelser findes. Dette fremgår af vejledningen Når Arbejdstilsynet kommer på besøg.] OR informerede om, at AU HR nu er flyttet sammen på én adresse. De vil om kort tid gennemføre flytte APV. OR orienterede endvidere om, at AU IT p.t. har nogle stresssygemeldinger samt en langtidssygemelding. SMN fortalte, at Administrationscenter Aarhus BSS har fokus på det fysiske arbejdsmiljø. Rengøringspersonalet er blevet opgraderet ift. ergonomi, og der er nu mulighed for alle steder at lave forskellige øvelser med elastik. Der planlægges kurser for gartnerafdelingen i sikker betjening af diverse maskiner (flishugger, motorsav, arbejde med lift osv.). SHN orienterede om, at ST Økonomi har fået en ny struktur som følge af seneste AT-besøg. Det er ressourcekrævende at få alt på plads. Administrationscenter ST står overfor at skulle gennemføre en flytte APV. For at undgå en stor mængde manuelt arbejde, har det været undersøgt, om Rambøll APV kunne benyttes. Det koster imidlertid kr. at benytte Rambøllsystemet til at gennemføre en flytte APV. Et alternativ kunne være, at vi selv udarbejder et spørgeskema vha. SurveyXact. JW tilbød, at AU FE forsøger at udarbejde et spørgeskema, som kan deles. Der var enighed om, at spørgeskemaet ikke skal være for omfattende.

4 AMB orienterede om, at AU Forskning og Eksterne Relationer er en sammenbragt familie, der skal lære hinanden at kende. Der er stadig et efterslæb fra omorganiseringen. Side 4/3 JW fortalte, at nogle medarbejdere i AU Forskning og Eksterne Relationer, som har været sygemeldte, er på vej tilbage. AU FE har haft 3 besøg af AT. Enheden står overfor at skulle flytte til Katrinebjergvej 107. Der har tidligere været varmeproblemer i denne bygning i sommermånederne. Det er derfor besluttet at vente med at gennemføre flytte APV en til september, så man får erfaring med sommermånederne med. 5. Sundhedsordning SMN præsenterede kort et tilbud på en sundhedsordning fra Falck Erhverv. Forslaget om indførelse af en sundhedsordning udspringer af de behov for afhjælpning af fysiske problemer, som især medarbejderne i bygningsdriften oplever. AB fandt, bl.a. på baggrund af drøftelse med AU HR, at det ikke er nogen god idé at indføre en sundhedsordning på AU. Ud over at det vil blive ret dyrt og vanskeligt at argumentere for i en periode, hvor økonomien strammer til, var det AB s principielle holdning, at AU i højere grad bør satse på forebyggelse. Hans forslag var derfor at prøve at se, om der kan gøres mere på den front. En anden principiel overvejelse var AU s omdømme generelt, når AU på den ene side bidrager til uddannelse af sundhedspersonale og deltager i hospitalssamarbejdet i Region Midtjylland og på den anden side etablerer en sundhedsordning for egne medarbejdere. AB s tilbagemelding var derfor, at der samlet fra ledelsens side siges nej til etablering af en sundhedsordning, men gerne mere forebyggelse. Et forslag i relation hertil kunne være, at uddanne et korps af ergonauter, som kan hjælpe kolleger til korrekt ergonomi. Der var herefter drøftelse af, hvad der i dag findes af lokale massageordninger o.lign., samt om det er et lokalt eller et fælles anliggende. Der blev i den forbindelse fremdraget eksempler på, at der var blevet sagt nej til at rekvirere Cowi mhp. ergonomisk rådgivning. AB bemærkede hertil, at det er den enkelte leders opgave at sørge for at der er råd til at investere i et godt arbejdsmiljø.

5 SHN fortalte, at eleverne på fysioterapeutskolen efter et halvt år er uddannet massører. De har derfor i deres lokale AMG overvejet at indgå en aftale med nogle elever fra fysioterapeutskolen, som har oprettet et iværksætterfirma. Side 5/3 Udvalget besluttede at lave en kortlægning af, hvad der findes af ordninger i Administrationen. Der følges op på dette på næste møde. 6. Orientering om Psykisk APV LIE orienterede om processen for den psykiske APV, jf. det udsendte tidsplan, som er godkendt af HSU/HAMU. AMB ønskede oplyst, om der kommer midtvejsmållinger ifm. det psykiske APV. LIE lovede at undersøge dette. [Det er efterfølgende afklaret, at lederne får tilsendt en midtvejsmåling i slutningen af uge 10.] 7. Orientering fra HAMU/HSU-mødet Referat af mødet kan læses på hjemmesiden. 8. Eventuelt OJ efterlyste arbejdsmiljøstatistikker for LIE oplyste, at de ikke var klar til dette møde. De vil derfor blive fremsendt pr. mail, når de foreligger og sat på dagsordenen til drøftelse på næste møde. SHN sagde, at de i Administrationscenter ST var i tvivl, om de skal opgøres under Enhedsadministrationen, da eventuelle udgifter ifm. opfølgning vil skulle betales af fakultetet. AB påpegede, at der er fordele og ulemper med dobbelt ophæng. Det giver fmt. En bedre sammenhæng, men kræver også mere koordinering. OJ fandt, at det er mest interessant at kunne sammenligne de administrative centre på tværs. 9. Næste møde Ud over dagens møde er der i 2016 booket AAMU-møder på følgende dage: 13.6, 8.9 og AB opfordrede til at overveje muligheden for at deltage i møderne via videolink, da det kan spare lidt på ressourcerne.