Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Økonomi. 3. Status fra arbejdsgruppen vedr. tilbagevendende medarbejdere

Transkript

1 Dagsorden Dato: 20. november 2017 Side 1/2 Mødedato: 27. november 2017, kl Mødested: /023 - videolink Mødeemne: AU Uddannelse LSU Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Bente Lynge Hannestad, Bjarke Parner, Hazel Engelsmann, Gitte Heide, Louise Margrethe Pedersen, Sara Ølholm Eaton, Thomas Nielsen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent) og Afbud: Gæst: Per Lindblad Johansen 1. Godkendelse af dagsorden 2. Økonomi Status på 2017-økonomien (mundtlig præsentation) Budget for 2018 (bilag medsendt) 3. Status fra arbejdsgruppen vedr. tilbagevendende medarbejdere LSU nedsatte i foråret en arbejdsgruppe vedr. tilbagevendende medarbejdere. Arbejdsgruppen har lavet bilagte opsummering af deres arbejde, der drøftes. 4. Justering i låste døre i Fredrikshus Det indstilles at dørene mellem trappeopgang B og etage 2 og 3 ikke er aflåste i dagtimerne. Dette uddybes i medsendte bilag. 5. God omgangstone Tilbagemelding fra HSU s drøftelse af emnet (HCS) Status på AU Uddannelses indsat på området (se medsendte notat) Drøftelse af, hvordan AU Uddannelse kan arbejde videre med temaet 6. Status på arbejdsmiljø-arbejdet i enhederne Der medsendes status udarbejdet i enheder. 7. Studievalg Østjylland Mundtlig orientering om status på hjemtagelsen af Studievalg Østjylland til ministeriet. 8. Lønindplacering ved nyansættelser HR orienterer efter ønske fra TR om processen i forbindelse med lønindplacering i forbindelse med nyansættelser. Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C Tlf.: Fax: indskriv@au.dk Web:

2 Dagsorden Dato: 15. august 2017 Side 2/2 9. Sammensætning af nyt LSU efter overdragelse af AUL Medarbejderrepræsentanterne fra AUL udtræder af LSU pr. 31. december Det anbefales, at LSU fortsætter med de resterende medlemmer frem til næste valg, der afholdes februar Ledelsen anbefaler, at LSU efter nyvalg sammensættes af 5 medarbejderrepræsentanter og 3 ledelsesrepræsentanter. Dette drøftes. 10. Eventuelt

3 Samlet budget for AU Uddannelse i 2018 Optagelse TAP Kompetencemidler Øvrig kontorhold Særlige opgaver (DTAP til optag) I alt Vejledning og Studieinformation TAP DTAP Kompetencemidler Øvrig kontorhold IT-licenser (Chat, Gekko) Særlige opgaver (studenterstudievejledere, studieguide.au.dk, åbent hus, oplæg på messer m.m.) I alt Studiesystemer TAP DTAP Kompetencemidler Øvrig kontorhold IT-licenser (STADS, Syllabus, Blackboard) Konsulentydelser (STADS, Digital Eksamen, Black board) Særlige opgaver (Drift og udvikling af studiesystemer som STADS, Digital Eksamen, EDDI, LMS osv.) Særlige opgaver (Eksamenslokaler og afholdelse af eksamen) I alt SU/SPS TAP DTAP Kompetencemidler Øvrig kontorhold IT-licenser (Gekko) Særlige opgaver (Dyskalkuli) I alt Dual Career TAP DTAP 0 Kompetencemidler Øvrig kontorhold Særlige opgaver (rejselegater, mentor) I alt Uddannelsesstrategisk Sekretariat TAP DTAP Kompetencemidler Øvrig kontorhold IT-licenser (Antiplagiering) Konsulentydelser (Antiplagiering) Særlige opgaver (EVU, trykning af selvevalueringsrapport) I alt International Uddannelse TAP DTAP Kompetencemidler Øvrig kontorhold Særlige opgaver (Int.rekruttering, Summer University, incoming/outgoing, møbler og vedligehold, IC Dorm) Boliggaranti Særlige driftstilskud (SDC, Studenterhus Aarhus, Dales Cafe) I alt

4 Stab TAP Anden løn DTAP Kompetencemidler Øvrig kontorhold (inkl. Fredrikshus og bil) Afstemningsprojekt I alt Samlet budget for AU Uddannelse

5 Samlet budget for RSC i 2018 Salgsindtægter Løn, TAP Løn, DTAP Kompetenceudvikling Øvrig drift (kontorhold, supervision, markedsføring, workshops) Bygningsomkostninger OH udgifter 9,9% RSC i alt

6 Samlet budget for Studievalg Østjylland 2018 Salgsindtægter Løn, TAP Løn, DTAP Kurser og nationale seminarer Øvrig drift (kontorhold, husleje, mødeudgifter, markedsføring, vejledningsydelser) Overhead Studievalg i alt

7 Aarhus Universitet AU Uddannelse Anbefalinger vedr. tilbagevendende medarbejdere Der er behov for særlig opmærksomhed over for medarbejdere, der vender tilbage fra længere tids fravær fra arbejdspladsen uanset om fraværet skyldes barsel, anden orlov, udlån eller sygdom. Men hvad der er mest hensigtsmæssigt at gøre afhænger af den konkrete situation herunder varigheden og eventuel kontakt til arbejdsplads og kolleger undervejs. Det bør eksempelvis vurderes, om det er relevant at invitere medarbejderen med til sociale arrangementer mv., mens medarbejderen er fraværende fra arbejdspladsen. Nedenfor følger nogle anbefalinger, som i de fleste tilfælde vil være relevante: Leder og medarbejder afholder møde forud for barsel eller orlov (hvis muligt), hvor det aftales, hvordan og om der ønskes kontakt, og der opfordres til at aftale et møde forud for tilbagevenden. Før tilbagevenden Møde før tilbagevenden Leder og medarbejder holder møde kort tid før tilbagevenden, hvor det overordnede samtaleemne er: hvad vender medarbejderen tilbage til f.eks. opgaver ved tilbagevenden, ændringer under fravær nye kolleger, organisationsændringer, større systemændringer eller andet. Forbered modtagelsen Et vigtigt element i at føle sig velkommen tilbage er, at medarbejderen får fornemmelsen af, at han/hun er ventet. Det er derfor vigtigt at sørge for, at så mange praktiske ting som muligt er på plads, inden medarbejderens tilbagevenden f.eks. kontorplads, pc, navneskilte mv. (gennemgå vedlagte tjekliste). Lav eventuelt også en liste med navn, kompetence/viden, tlf.nr og på alle relevante ressourcepersoner. Den første tid Både kolleger og leder bør være opmærksomme på, at den tilbagevendende medarbejder ikke kender til organisationsændringer, nye ansættelser, systemændringer eller andre ændringer, der er sket, mens vedkommende har været væk, så brug lidt tid på at fortælle om det, når muligheden opstår. Den tilbagevendende medarbejder bør også opfordres til at spørge, når der er noget, vedkommende ikke kender til. Erfaring viser, at særligt nye IT-systemer, nye systemadgange og opdaterede Windowsversioner, Office-pakker mv. kan fylde meget hos tilbagevendende medarbejdere. Den første dag Leder og medarbejder holder velkommen tilbage møde, hvor emnerne kan være arbejdsopgaver herunder særligt de første uger, evt. særlige hensyn, ændringer i organisationen, eller andet (dette vil også afhænge af, hvordan kontakten har været under fraværet og om der har været afholdt møde forud for tilbagevenden). Vær opmærksom Vær tilstedeværende over for den tilbagevendende medarbejder og følg løbende op på om vedkommende har den nødvendige viden og redskaber til at løse opgaverne, og om arbejdsmængden er passende. Leder og medarbejder bør holde hyppige samtaler min. hver anden uge den første tid. Opfølgningssamtale Inden for 3 måneder skal nærmeste leder holde en opfølgningssamtale med medarbejderen. OBS: AU HR har lavet en hjemmeside for introduktion af nye medarbejdere, hvor man kan finde yderligere inspiration: Udarbejdet af arbejdsgruppe nedsat af LSU, 2017

8 AARHUS UNIVERSITET Tjekliste tilbagevendende medarbejder (efter orlov, sygdom o.lign.) Tjeklisten indeholder en bruttoliste af forslag til opgaver, der skal udføres henholdsvis før medarbejderen vender tilbage, på den første dag samt kort tid efter. Du kan personalisere skabelonen ved at tilføje rækker i tabellen og slette så den tilpasses efter den enkelte medarbejder og behov. Opgaver inden ankomst Opgaver Ansvarlig Aftal rollefordeling Hvem klarer de praktiske ting Hvem tager imod Hvem sørger for den faglige introduktion Hvem er primær kollega/støtte i opstartsperiode Velkommen tilbage Medarbejderen tilbydes et møde i god tid inden opstart for drøftelse af tilbagevenden. Se også Faglig introduktion*). Indret arbejdspladsen Bord, kontorstol, belysning Navneskilt til kontor Fastnettelefon og/eller mobiltelefon Kontorartikler (kuglepen, blok, kalender, bakke m.m.) Blomst/plante til kontoret til første arbejdsdag Genetabler posthylde/dueslag Kommunikation Opdater mailinglister og eventuelt hjemmeside IT PC og evt. udstyr hertil (fx pc, skærm, bærbar pc, tablet, tastatur, mousetrapper, mus) Sikre, at der er adgang til gamle og evt. nye systemer. Planlægning af program Planlægning af første dag (hvad skal være klart og hvem er for tilbagevenden ansvarlig for det) Udarbejdelse af program for dagen Udarbejdelse af program for de første 14 dage Kalenderreservationer Indkald til afdelingsmøder m.m. Book møde med nærmeste leder første dag, løbende 1:1 møder samt ca. 2½ måned efter opstart Den første arbejdsdag Opgaver Ansvarlig Modtagelse Modtage medarbejder Hilse på kollegerne Faglig introduktion*) Møde med nærmeste leder om nye opgaver, nye forventninger og ændringer siden sidst (organisationsændringer, ledelsesændringer, opgaveændringer m.m.). Det anbefales at holde et møde om de væsentligste ting, inden medarbejderen vender tilbage til arbejdet. Kontor, arbejdsstation og Computer/telefon, kontorredskaber, mv. IT Hjælp til at komme på gamle og evt. nye systemer og printere herunder oprette/genoprette systemadgange samt hjælp til genopsætning af PC, hvis der eksempelvis er kommet ny version af Windows, Office eller andre programmer/systemer. 1

9 Kontor, arbejdsstation og IT Sikre at medarbejder stadig har nøgle til kontor, og at adgangskort og -kode til bygning stadig gælder. Efterfølgende Opgaver Ansvarlig Faglig introduktion Møde med nærmeste team/kolleger Indføring i arbejdsopgaverne (etablering af introduktionsmøder til nye opgaver/områder) Tilmelding til relevante interne nyhedsbreve Hjælp og støtte Løbende støtte og hjælp fra primær kollega Opfølgningsmøder Opfølgningsmøder/1:1 samtaler med nærmeste leder Udarbejdet af arbejdsgruppe nedsat af LSU,

10 Notat Dato: 2. november 2017 Side 1/2 Modtager(e): LSU Låsning af døre i Fredrikshus Af sikkerhedsmæssige grunde bør den 4-cifrede koden til dørene i Fredrikshus (bygning 1445 og 1448) skiftes ca. 1 gang om året. Næste skifte påtænkes gennemført primo januar. Det foreslås, at der samtidig sker en mindre justering i låsning af dørene, således at adgangen til Fredrikshus lettes dels for medarbejderne, dels for inviterede gæster. I det efterfølgende beskrives det nuværende situation og forslaget til kommende låsning af døre. Beskrivelserne understøttes af et bilag ( Oversigt 1445 og 1448 ), hvor placering og navngivning af de forskellige indgange til bygningerne er indtegnet. De nuværende forhold Den nuværende model for låsning af døre, at etableret for dels at sikre fri adgang for Rådgivnings- og støttecenterets (RSC) brugere til sal og sal, dels at sikre at uvedkommende holdes ude af Fredrikshus, imens medarbejderne kan bevæge sig frit inde i bygningen. Modellen ser således ud: Bygning 1445: Indgang B er ulåst kl Etagerne 1 til 3 kan kun tilgås fra trappeopgang B med en 4-cifret kode eller brug af adgangskort, hvorimod der er fri adgang til parterre og 4. etage. Indgang C og D i bygning 1445 kan kun benyttes med kode eller adgangskort. Dørene mellem trappeopgang B og etagerne er åbne. Bygning 1448: Svingdøren ved Vejledningscentret er åben i tidsrummet kl 9-14 (bortset fra ferieperioder). Uden for disse tidsrum kan døren ved siden af Svingdøren oplåses med adgangskort. Indgang E i enden af bygningen kan kun benyttes med kode eller adgangskort, hvorefter dørene i trappeopgangen er ulåste. Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C Tlf.: Fax: indskriv@au.dk Web:

11 Notat Dato: 2. november 2017 Side 2/2 I begge bygninger er loftener aflåste, og de kan kun benyttes ved brug af adgangskort. Desuden findes i huset en række kontorer, der kun kan tilgås ved brug af adgangskort. Forslag til fremtidig model Udgangspunktet for forslaget om en ændring er et ønske om at lette inviterede gæsters adgang til værten i Fredrikshus, samt at medarbejdere kan bevæge sig mere frit mellem etagerne i bygning Dette tænkes opnået ved, at der i trappeopgang B fremover er færre låste døre ind til etagerne. Det foreslås at: Indgang C og D, bygning 1445, samt Indgang E, bygning 1448, fortsat holdes aflåste, og fortsat kan tilgås med en 4-cifret kode eller adgangskort i dagtimerne, samt at dørene mellem trappe og gang i disse trappeopgange forbliver ulåste. Svingdøren fortsat holdes åben i tidsrummet 9-14 (bortset fra ferieperioder). Indgang B, bygning 1445 fortsat skal være ulåst, så der sikres fri adgang til RSC på 4. sal. At det fra trappeopgang B fremover kun er døren til 1. etage, der er aflåst, imens døren til 2. og 3. etage fremover er ulåste. Der vil fortsat være adgang til 1. etage ved brug af kode eller adgangskort. Af sikkerhedshensyn kan alle døre fortsat kun åbnes med adgangskort efter kl Låsning af lofter og individuelle kontorer forbliver som tidligere. Når døren til 1. etage fra trappeopgang B fortsat anbefales at være låst, så skyldes det, at erfaringen tilsiger, at gæster i bygningen ofte vil træde direkte ind af den første dør i opgangen uden at orientere sig på skiltene først. Det betyder, at Optagelse på 1. etage vil blive belemret med relativt flere uvedkommende besøg, som man herefter vil være nødsaget til at bruge tid på at vise på rette vej. Når en besøgende konstaterer at første dør er låst, vil de formentlig orientere sig på skiltene i opgangen for at finde den rette etage. Til dette formål er skiltningen blevet markant forbedret det seneste år. I forhold til sikkerheden i Fredrikshus er det vurderingen, at denne ikke vil forringes af de to ekstra åbne døre, eftersom det også tidligere har været muligt for uvedkommende at tilgå alle etager igennem Svingdøren eller Indgang B og 4. sal. Indstilling Det indstilles, at LSU-beslutter at der i forbindelse med næste skift af 4-cifret kode til Fredrikshus åbnes for dørene fra trappeopgang B til etage 2 og 3.

12

13

14 Notat Dato: November 2017 Side 1/3 Modtager(e): LSU og LAMU i AU Uddannelse God omgangstone Som opfølgning på den seneste APV har HSU og HAMU sat fokus på den gode omgangstone. Nærværende notat opsummerer de forskellige indsatser, der har været i AU Uddannelse inden for dette område. Selv om AUL er på vej ud af AU Uddannelse, er erfaringerne fra AUL Arts Aarhus medtaget i dette notat, da projektet er i værksat i regi af AU Uddannelse, ligesom der kan hentes inspiration i tilgangen, såfremt andre enheder i fremtiden måtte stå i en lignende situation. Generelt 2 arbejdsmiljørepræsentanter deltager i workshop om god omgangstone 6. december Herefter påtænkes deres viden delt med det øvrige LAMU og LSU. Optagelse Vi har arbejdet med omgangstone i forhold til forskellige områder. Herunder gives eksempler herpå. I forhold til samarbejde med fakulteter: Fremhæve eksempler på gode og anerkendende samarbejder på fælles møder i Optagelse holde møder med samarbejdspartnere (VIP og adm.) på fakulteterne om konkrete "arbejdsfællesskaber" I forhold til ansøgere: Fremhæve eksempler på god og anerkendende kommunikation med ansøgere på fælles møder i Optagelse Møde med vejledere om hvordan man bedst håndterer skuffede / vrede ansøgere lige før ansøgerne får fik svar på deres ansøgning Generel opmærksomhed på at få talt om ansøgere som reagerer meget negativt. Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C Tlf.: Fax: indskriv@au.dk Web:

15 Notat Dato: November 2017 Side 2/3 Internt i Optagelse: afholde sociale aktiviteter i Optagelse, min. 2 pr. semester forløb om anerkendelse af kolleger igangsat forløb om intern kultur på fælles møder Uddannelsesstrategisk Sekretariat Omgangstone blev ikke adresseret som et problem hos USS, men der er fokus på kommunikation generelt. Det var et emne på afdelingsseminar medio november 2016 med konsulentbistand fra HR, ligesom der har været afholdt opfølgende temamøde i december 2016 med samme HR-konsulent for at give alle medarbejdere gode og de samme redskaber til at bevare god kommunikation og omgangstone. Derudover er der på afdelingsmøde d. 16. juni 2017 gennemgået status herfor, og der blev fra medarbejderside udtrykt tilfredshed med de iværksatte tiltag. Der blev givet udtryk for, at der ikke var udfordringer af betydning med kommunikation og derfor ikke yderligere ønske om fokus på dette. Vejledning og Studieinformation: Enheden har kontinuert arbejdet på at fremelske en anerkendende omgangstone, så dét ligger dybt i kulturen. Arbejdet afspejles i resultaterne i de psykiske APV er. Studiestøtte, International Uddannelse og Studiesystemer Der har ikke været arbejdet specifikt med omgangstonen, da denne ikke blev identificeret som et indsatsområde i forbindelse med den psykiske apv for disse enheder. Arbejdet med den gode omgangstone er dog en naturlig del af det generelle arbejde med trivsel i disse funktionsområder. AUL Arts Aarhus: AUL Arts Aarhus har henover sommeren 2017 arbejdet med projektet "Styrk samarbejdskompetencerne" (støttet med fra FUSA). Projektet tager afsæt i at der i mange år har været et problem med relationen i mellem kollegaerne ved AU Library i Nobelparken. Synligt ved bl.a. de psykiske APV undersøgelser i 2012 og 2016, hvor spørgsmålene i gruppen "relation til kollegaer" er markant ringere vurderet end i resten af AUL. Konsulentfirmaet Harbohus har interviewet samtlige medarbejdere og udfærdiget et notat om problemstillingerne, og der har efterfølgende været afholdt 5 gruppesparringer (og 3 ledersparringer), hvor man bl.a. har arbejdet med konflikttrappe/konfliktskytrappen, med/mod- og passpillere og feminine og maskuline kulturer. Målet har været at skabe en fælles forståelse af, hvad der er på spil i gruppen og en forståelse af, hvornår man overskrider grænser og skabe uhensigtsmæssige reaktionsmønstre så alle kan sige fra, hvis man oplever såkaldte "hverdagskrænkelser". Med andre ord genfinde kammertonen og undgå passpilleri.

16 Notat Dato: November 2017 Side 3/3 Lige nu står enheden der, hvor arbejdet skal internaliseres. Det kræver at alle er på tæerne for ikke at falde tilbage i gamle mønstre og en stærk ledelsesopbakning. Der er lavet en mini-apv i september, og der skal laves en igen inden årsskiftet, hvor der måles på 3 relevante spørgsmål fra den psykiske APV. Endelig er der opsamlingsmøder i november og december.

17 Notat Dato: November 2017 Side 1/6 Modtager(e): LAMU og LSU i AU Uddannelse Status på arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø I forbindelse med afholdelse af psykisk APV 2015 vedtog LSU og LAMU, at arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø skulle forankres så tæt på medarbejderne, som muligt, dvs. i de enkelte funktionsområder, og tilrettelægges som en vedvarende indsats. Nærværende notat giver status på arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i AU Uddannelses enheder pr. november Endvidere afsluttes med et afsnit om, hvad der har været arbejdet med på tværs af AU Uddannelse Som en del af den universitetsbredde indsats vedr. god omgangstone, er der udarbejdet særskilt notat om AU Uddannelses arbejde med dette område. International Uddannelse De væsentligste aktiviteter vedr. psykisk arbejdsmiljø ved IU har været følgende: Oplæg den 29/11 af faglige konsulenter fra HK omkring Kontrolcirklen Indført og afholdt mini-mus ca. ½ år efter MUS for alle medarbejdere Løbende og tæt dialog med medarbejdere på hhv. 1:1 møder og afsnits-statusmøder, hvor der planlægges og følges op på prioritering af opgaver Nogle medarbejdere har benyttet muligheden for sidemandsoplæring i andre afdelinger for at kompetenceudvikle ift. nuværende opgaver Medio oktober evalueredes kontormødet, som afholdes hver 14. dag ift. indhold og mulighed for medarbejderindflydelse på emner, struktur og indhold/ input på møderne Prioritering af sociale aktiviteter både i forbindelse med faglige events, men også i hverdagen med fx fælles morgenmad én gang om ugen og elastikøvelser 2 gange om ugen. Gitte Viftrup har været inviteret til Kontormøde ift. at holde oplæg om kollegial sparring ; dette er grundet sygdom udskudt på ukendt tid. Netop modtaget bekræftelse på, at vi har fået bevilget midler (kr ) af Kompetencesekretariatet til at køre et PAS forløb - Planlægning, Adfærd, Struktur (et grundkursus i at arbejde - effektivt), som vi forventer at køre for hele enheden over foråret 2018 Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C Tlf.: Fax: indskriv@au.dk Web:

18 Notat Dato: November 2017 Side 2/6 Studenterrekruttering og Optagelse Vejledning og Studieinformation Arbejdsmiljøet er udviklet løbende i Vejledning og Studieinformation, bl.a. med følgende initiativer Fast 1:1-snak med alle medarbejdere hver måned (30 min), hvor både faglige og trivselsmæssige emner diskuteres. Ny teamstruktur i afsnittet (herunder undervisning fra AU HR om det gode team) Teams tilknyttet alle større opgaver, så ingen oplever at sidde alene med opgaver Ny struktur på afdelingsmøder 2 årlige afsnitsarrangementer (af en halv dag), hvor faglige og trivselsmæssige emner kan være på dagsordenen. Et eksempel: I en afsnit hvor vi bruger hinanden meget, hvordan opnås så blokke af uforstyrrethed 2 specialkonsulenter på kursus i planlægning af tid. Dette er videreformidlet til afsnittet og bruges aktivt Introduktion til it-værktøjer, der hjælper med at skabe overblik over opgaver og noter. Optagelse Vi har arbejdet med omgangstone i forhold til forskellige områder. Herunder gives eksempler herpå. I forhold til samarbejde med fakulteter: Fremhæve eksempler på gode og anerkendende samarbejder på fælles møder i Optagelse holde møder med samarbejdspartnere (VIP og adm.) på fakulteterne om konkrete "arbejdsfællesskaber" I forhold til ansøgere: Fremhæve eksempler på god og anerkendende kommunikation med ansøgere på fælles møder i Optagelse Møde med vejledere om hvordan man bedst håndterer skuffede / vrede ansøgere lige før ansøgerne får fik svar på deres ansøgning Generel opmærksomhed på at få talt om ansøgere som reagerer meget negativt. Internt i Optagelse: Afholde sociale aktiviteter i Optagelse, min. 2 pr. semester Forløb om anerkendelse af kolleger Igangsat forløb om intern kultur på fælles møder Desuden har der i optagelse været særlig fokus på stress forebyggelse:

19 Notat Dato: November 2017 Side 3/6 Arbejde med konkrete stress cases på fælles møder, m.h.p. at understøtte en kultur, hvor der tales åbent om stresshåndtering Tilbud om deltagelse i "Resilio" Studiestøtte Både i lederkredsen og i hvert afsnit har der det forgangne år fortsat været fokus på arbejdsmiljø og trivsel med ophæng i APV-handlingsplan for funktionsområdet. Hele funktionsområdet: Siden to-dages seminar på Vejle Fjord november 2016 har der været korte månedlige workshops på tværs af funktionsområdet, hvor der er arbejdet videre med relevante temaer og emner: 1) Selvorganisering og personlig effektivitet, 2) Mødekultur, 3) Bevidst nærvær, 4) Vidensdeling om ha ndtering af stress, 5) Den svære samtale studerende i krise Afsnitsledere: Lederkredsen har gennemgået en række lederudviklingsforløb med deres funktionschef, hvilket har løftet den enkelte leder betydeligt. Der er brugt moderne teori såvel som øvelser i forløbene. Studievalg Østjylland: Arbejdsmiljøet er løbende udviklet i Studievalg, bl.a. med følgende initiativer Fast 1:1-snak med alle medarbejdere hver måned (30 min), hvor både faglige og trivselsmæssige emner diskuteres. Teams tilknyttet alle større opgaver, så ingen oplever at sidde alene med større opgaver Omlægning af tid på skoler, så vi i højere grad er afsted sammen med kollegaer, og ikke længere er så meget alene afsted. Løbende kollegial sparring, hvor vi bruger de redskaber vi lærte af Harboehus. Vi har en fast makker, som roterer ca. hver 2. måned. Faglig dag om prioritering af arbejdsopgaver og udvikling af en oversigtstavle, hvor hver medarbejder og hvert team løbende opdaterer tavlen, så der altid er overblik over hvem der laver hvad. Tavlen er stadig under udvikling. Ny struktur på afdelingsmøder 2 årlige afsnitsarrangementer, hvor faglige og trivselsmæssige emner kan være på dagsordenen. Et eksempel: Fokus på Stress og Trivsel, hvor HR i samarbejde med os planlagde to arbejdsdage, hvor vi både arbejdede med vores APV og vi udarbejdede en Stressberedskabsplan. AU Dual Career: Individuelle samtaler hver 3. måned med fokus på faglige emner, faglig udvikling og trivsel.

20 Notat Dato: November 2017 Side 4/6 Etablering af AU Dual Career som ét team, så alle kan få relevante input og sparring i opgaveløsning. Afdelingsmøder hver anden uge. 2 årlige arrangementer i enheden med fokus på faglige emner, faglig udvikling og trivsel. Afsøgning af bedre it-løsninger (software) i forhold til opgaveløsningen. SU og SPS: Vi arbejder med frustrationshåndteringskompetence, da effektive medarbejdere har det dårligt med systemfejl specielt når de skaber utilsigtede SUstop. Det giver sig bl.a. udtryk i, at vi ved tilbagevendende store opgaver (aktivitetskontrol, overgang BA => KA) arbejder med at forudse, hvor utilsigtede hændelse kan opstå, så vi fanger dem fra starten. Her er specielt det gode samarbejde med Bjarke med til at begrænse utilsigtede SU-stop (der bliver rettet op manuelt inden stoppet genereres). Der er en generel åbenhed om, at vi selvfølgelig skal være i front med de muligheder, som digitalisering kan give i forhold til administrative procedurer og processer. Fastholdelse af twin-team princippet, så alle kan få kvalificeret sparring ved opgavehåndtering og procedure-tilpasninger. Vidensbank for SU med beskrivelser af de enkelte opgave-procedurer er under udarbejdelse Udarbejdelsen af vidensbanken er samtidig med til at øge den faglige vidensdeling og kendskabet til hinandens arbejdsopgaver. Indføringen af Workzone hos SU er gået godt, selv om det har krævet tilpasning af procedurerne og er mindst lige så arbejdskrævende som hidtil det skyldes en tæt og åben dialog såvel internt i afsnittet som med de systemansvarlige. Fokus på den enkelte medarbejders kompetencer i relation til nuværende og kommende opgaver. Her bruges bl.a. kompetenceweb i den løbende dialog og i udviklingssamtalerne med medarbejderne om opgavehåndtering og kompetenceudvikling. I drøftelsen af hændelser, opgaver og processer er medarbejderne gode til at argumentere ud fra, at vores fornemste opgave er at understøtte de studerendes faglige fokus det gælder f.eks. hurtig støtte i forbindelse med funktionsnedsættelse, og utilsigtede SU-stop. Rådgivnings- og Støttecentret: Fælles faglige dage, hvor vi har arbejdet med forståelse af vores fag og faglighed på tværs af teams. Skabt en samlet uddannelseskompetencemodel for centret, for dermed at give en fælles forståelse af vores arbejde og de unge vi arbejder med. Arbejdet med centrets strategiske mål og hvilke fokus områder, vi ønsker centret skal have for det kommende år.

21 Notat Dato: November 2017 Side 5/6 På baggrund af interviews med alle medarbejdere blevet oprettet en Interessebank, hvor alles stærke sider og interesse er beskrevet. Ud fra denne har vi af to omgange indgået i makkerskaber, valgt ud fra interesser, for at lære hinanden bedre at kende på tværs af teamene og for at finde mest relevante sparringspersoner. Sekretariatet har afholdt et halvdags seminar om faglig sparring for at blive bedre til at udnytte hinandens ressourcer og kompetencer. Alle medarbejdere har været til en trivselssamtale hos funktionschef Gitte Viftrup Studiesystemer I Studiesystemer er vi fokuseret på at en tæt dialog omkring opgaver og prioriteringer skaber de bedste rammer for god trivsel. Via 1:1-samtaler vendes den enkelte medarbejders opgaveportefølje, og eventuelle udfordringer håndteres inden de vokser sig store. Der er fokus på afdelingens behov for at føle sig som én enhed, og på afdelingsmøder er der gensidig orientering om status på aktiviteterne i forvaltningsområderne og på projekterne. Herudover prioriterer vi at give plads til diverse præsentationer, og har det sidste år haft større oplæg omkring Robotics, Undervisningsevaluering, Digital Eksamen, Proof of Concept, Digitaliseringsstrategi, mm. I november 2016 var afdelingen afsted på et konferencedøgn på Sandbjerg, hvilket havde været meget efterspurgt blandt medarbejderne i afdelingen. Det var en god tur, der udover det faglige indhold, også skulle forstærke sammenhængskraften i afdelingen, og det lykkedes til fulde via forskellige lege og øvelser, som HR orkestrerede. Bl.a. lavede vi Markedspladsen, hvor hver enkelt skulle forberede en præsentation af sig selv med interesser, faglige kvalifikationer og skjulte talenter, og der har sidenhen været en god dialog omkring de forskellige præsentationer, vi var vidner til. Herudover arbejder vi meget med gennemsigtighed både på opgaver og på mål/prioriteringer, og har en digital leveranceplan, som alle har adgang til og skal orientere sig i. Samtidig bruger vi et elektronisk værktøj, JIRA, hvor den enkelte medarbejders opgaver er synlige for hele afdelingen, hvilket har været et ønske fra medarbejderne, da man således har kunnet byde ind med viden og know-how til opgaveløsningen. Uddannelsesstrategisk Sekretariat Som opfølgning på APV har Uddannelsesstrategisk Sekretariat været på seminar d november 2016 med udgangspunkt i temaerne: identitet, opgaveportefølje, roller og kommunikation med konsulentbistand fra HR. Efterfølgende er der afholdt opfølgende møde i december 2016 med samme HR-konsulent som opfølgning på kommunikation.

22 Notat Dato: November 2017 Side 6/6 Derudover er der arbejdet med teamet synliggørelse af driftsopgaver og videndeling på forskellig vis. Bl.a. er der udarbejdet årshjul for hvert enkelt team og udarbejdet en generel skabelon til produktbeskrivelser for nye opgaver, mens der er sket tilpasning af afdelingsmødernes indhold, så der er generel opmærksomhed på videndeling på tværs af teams. De enkelte teams arbejder også internt med videndeling f.eks. ved at lave flydende dagsordner og have fokus på deling af relevant information med kolleger til såvel teammøder som i den daglige sparring med kolleger. Status på APV handlingsplanen er blevet opdateret og senest gennemgået og drøftet på Uddannelsesstrategisk Sekretariats afdelingsmøde d. 16. juni 2017, og der blev fra medarbejderside udtrykt tilfredshed med de iværksatte tiltag. Der er løbende fokus på arbejdsmiljøet, hvilket også tages op løbende på de tre teams interne møder. Tværgående indsatser Psykisk APV Mere agil proces, hvor det ikke var handleplanen, der kom i fokus, men det kontinuerte arbejde med psykisk arbejdsmiljø Bedre lokal forankring, mindre central indsats Fremtidsudsigter Etablering af kompetenceportal Indførsel af to MUS-understøttende værktøjer (impact map og kompetence web) mhp. strategisk kompetenceudvikling, Indførsel af synligt og ensartet kompetencebudget i alle afsnit Kontinuert arbejde med økonomien, så der i AU Uddannelse kun afskediges i 2016 og igen i 2020 trods besparelseskrav på 2% pr. år. God ledelse i dagligdagen Der er etableret forum for samlet ledergruppe for alle med personaleledelse Oplæg om primadonnaledelse for alle personaleledere Arbejde i de enkelte funktionsområder med ledelse temadage for ledergrupperne i Studiesystemer & Optagelse, Vejledning & Studiestøtte og IU Punkt på ledermøder om Dagens ledelsesdilemma