Referat fra bestyrelsesmøde den kl

Transkript

1 fra bestyrelsesmøde den kl Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Henrik Nygaard (NY) Henrik Mikkelsen (HM) Pia Moldt (PM) Nana Højlund Skjødt (NHS) Pernille Pedersen (Kursist) Lena Søllingvraa Lindblad (LW) tilforordnet Anita Birch Trosborg (ABT) Anne Marie Baadsgaard (AB) Afbud: Henrik Johansen (HJ) Ikke mødt: Aimee Rask (Kursist) Dagsorden: Punkt 1 Underskrivelse af referat fra møde den Bilag 1 fra mødet et underskrevet af de tilstedeværende. Der blev orienteret om, at Bestyrelsesformanden har underskrevet en 3- årig investeringsramme til, som skal godkendes i ministeriet. Desuden skal formanden underskrive en tro og loveerklæring på kompetenceudvikling og efteruddannelse. Punkt 2. Årsregnskab og årsrapportering for 2018 Sagsfremstilling Regnskabet for 2018 udviser et overskud på 1,5 mio.kr., hvilket er højere end det budgetterede i primobudgettet på 0,9 mio.kr. og også højere end det seneste forecast efter 3. kvartal. Det samlede antal årskursister blev

2 800,9, hvilket er 3 % højere end forventet. 3 % må dog siges at være inden for en rimelig usikkerhedsmargin. Det er også en lille stigning i forhold til 2017, hvor antallet endte med 793. Det er især antallet af årskursister på AVU, der har overrasket positivt, idet antallet blev 16 % højere end forventet. Antallet af årskursister/-elever på HF ramte til gengæld spot-on med budget på 579,4 og regnskab på 579,3. Derimod er der sket en kraftig underbudgettering af Øvrige driftsindtægter, hvor det især er posten Deltagerbetaling, der er budgetteret 1,3 mio.kr. for lavt. Lønomkostningerne endte på 55,5 mio.kr., hvilket er 2,4 % lavere end budgetteret, men dog stadig inden for en acceptabel afvigelse. Posten Øvrige driftsomkostninger rammer ligeledes meget højere end budgetteret. I primobudgettet var posten budgetteret til 8,7 mio.kr., i forecast 3 (udarbejdet efter 3. kvartal) var posten budgetteret til 11,6 mio.kr. og regnskabet sluttede på 12,5 mio.kr. I forbindelse med udarbejdelse af forecast 3 blev det klart, at omsætningen ville blive noget større end budgetteret. Derfor blev det muligt at foretage investeringer, som ville skulle foretages i de kommende år. Det drejer sig bl.a. om IT-investeringer, som redegjort for i forbindelse med fremlæggelse af budget Men også indkøb af møbler til de klasselokaler, der endnu ikke havde fået udskiftet de gamle, nye gardiner og scenetæppe til festsalen, da de gamle ikke længere overholdt brandmyndighedernes foreskrifter. Bilag 2 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter årsrapporten Ledelsesberetning og Revisionsopgørelse til Årsrapport for 2018 den endelige Årsrapport 2018 eftersendes, så snart den er færdigsamlet fra Revisor. Revisor Mette Jakobsen gennemgik regnskabet. Der er givet blank påtegning og der er ikke givet væsentlige kritiske bemærkninger. Der er en lille stigning i årselever og et lille fald i årsværk. Elevratioen er derfor lidt forbedret. UVM s nøgletal for god økonomistyring viser kun mindre udsving i forhold til tidligere år. Nøgletallene indikerer fokus på den finansielle styring, om vi optager lån med afdragsfrihed og/eller variabel rente. I resultatopgørelsen viser omkostningerne, at der er fremrykket nogle investeringer.

3 Nedgangen i lønomkostninger skyldes ikke nedgang i løn, men er udtryk for at der her været vakante stillinger særligt i ledelsen. Omkostninger pr. årselev har været stigende. Nøgletallene soliditetsgrad, finansieringsgrad og likviditetsgrad ligger solidt. Bemærkninger: Finansiel revision: Funktionsadskillelse Der er opmærksomhed på at superbruger profilen har oprettelsesrettigheder i Navision. Der er trukket log og der er ikke fundet noget at bemærke. Der kan laves funktionsadskillelse, eller der kan laves procedure om udtræk af log månedligt, som kontrolleres af rektor. Juridisk revision: Ingen bemærkninger Forvaltningsrevision: Ingen bemærkninger Rotationsemner: Ingen bemærkninger I benchmark ligger vi meget lig VUC er på vores størrelse. Vi adskiller os ved at ligge lavt i udgifter til bygningsdrift. Vi har ikke brugt hele bygningstaxameter til bygningsdrift. Ventilationsprojektet vil rykke på det, når afskrivningen slår fuldt igennem. Drøftelse: Bestyrelsesformanden udtrykker tilfredshed med årsrapporten. Det vurderes i bestyrelsen, at et overskud på 1,5 mio er rimeligt, særligt når vi tager højde for de særlige udfordringer vi står overfor. Beslutningen om at ansætte en ressourcechef, ser ud til at være en god beslutning. Der udtrykkes tilfredshed med, at der er foretaget store it-investeringer, der vil aflaste regnskaberne de kommende år. Det bemærkes dog, at der uden disse investeringer havde været et stort overskud. Bestyrelsen bemyndiger Ressource og administrationschef Anita Birch Trosborg til at indberette årsregnskabet. Punkt 3 Den nye FGU institution. Besøg af Kim Kabat

4 Sagsfremstilling Den nye FGU institution er ved at tage form og med ansættelse af Kim Kabat som direktør for den nye uddannelse, begynder rammerne omkring institutionen at forme sig. Bestyrelsen vil få en præsentation af hvordan virksomhedsoverdragelsen håndteres fra FGU institutionens side og hvilke tanker der bliver gjort i forhold til opstarten og det nye samarbejde med lærere fra VUC. Derudover vil der være en kort dialog om det fremadrettede samarbejde mellem Randers HF og VUC og FGU institutionen. Bestyrelsen tager orienteringen fra Kim Kabat til efterretning Der er afbud fra Kim Kabat Punktet er kommet på bestyrelsesmødet for at følge op på den proces, vi har forsøgt at lave, for at få en god overgang for medarbejderne fra VUC til FGU. Henrik Mikkelsen gav status: Læreplaner og fagbilag er i høring. Der er ved at blive etableret et SU og skrives på personalepolitik. Der er et godt samarbejde med FGU-ledelsen om fritagelse til personalemøder i foråret. Stemningen blandt de overdragede medarbejdere er overvejende god. Der er ansat ny leder for den almene del med tiltrædelse den 1. april. Randers HF og VUC har tilbudt hende en arbejdsplads på skolen i foråret, for at give hende mulighed for at være tæt på nogle af de kommende medarbejdere. Politiske drøftelser om elevernes ydelse i ferien. Der har i dag været orienteringsmøde om FGU for kursister på AVU. Der er Åbent hus på FGU en på Grenåvej i næste uge. Lena giver udtryk for en bekymring om skriftlighed i dansk ift. overgangen til HF. VUC-sektoren vil sandsynligvis afgive høringssvar på dette område. Bestyrelsen underskriver spaltningsplanen. Vi overdrager efter reglerne 3,1 mio kr til FGU Østjylland

5 Punkt 4 Elevtrivselsundersøgelse Sagsfremstilling I november gennemførte skolen elev/kursisttrivselsundersøgelse og undervisningsmiljøvurdering på alle afdelinger med den obligatoriske gymnasiale spørgeramme. Der er på alle afdelinger været et meget tilfredsstillende resultat inden for alle overskrifter: egen indsats, lærerne og undervisningen, skole- og klassemiljø, psykisk miljø, mobning, undervisningsmiljø = fysisk miljø Der er nogle opmærksomhedspunkter, som dog varierer fra afdeling/klasse/hold særligt vedr. - Psykisk pres - Ensomhed - Motivation - Kontakt til andre klasser Opsamlingen er foregået i forskellige fora - Præsentation for hele personalet - Drøftelse i SU - Drøftelse i Kursistråd - Handleplaner i teams på HF / afdelingsmøde på AVU Bilag 3 Bilag 4 Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning AVU samlet HF samlet / Benchmark-rapport Bestyrelsen konkluderer, at der generelt er god trivsel hos vores elever og kursister. Der sættes ind på de steder, hvor der er nogle opmærksomhedspunkter. Der spørges ind til hvad nul-tolerance på mobning betyder. Der ligger en antimobbeplan, som sættes i værk, hvis der er nogen, der oplever mobning. Derfor er det vigtigt, at man henvender sig til ledelse eller andre medarbejdere, hvis man oplever mobning. Punkt 5 Strategi og vision Sagsfremstilling Der har siden sidste bestyrelsesmøde været afholdt et medarbejderseminar med fokus på den skole, vi skal være i fremtiden og workshops med fokus på de tre strategiske fokuseringer: - Udsyn

6 - Forpligtende Fællesskaber - Digital Dannelse Efterfølgende har der været visionsseminar, hvor medarbejdere fra forskellige afdelinger og enkelte medlemmer fra bestyrelsen deltog. Der arbejdes derfor med et oplæg til en ny vision for Randers HF og VUC, som bygger på de input, der blev beskrevet på visionsseminar. Der er udarbejdet bilag, som samler input til strategien fra henholdsvis SU, bestyrelse, og workshop fra personaledagene. Bestyrelsen præsenteres for den foreløbige status på strategien. Der er nedsat en skrivegruppe til strategien bestående af tre undervisere fra henholdsvis HF og AVU, kommunikation og ledelse. Gruppen arbejder med de input, der er kommet fra strategidagene og det ligger tilgængeligt for alle på intraen at følge processen. SU har behandlet oplægget forud for bestyrelsesmødet. Vision Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af tre undervisere og skolens kommunikationsmedarbejder, som arbejder med de input fra visionsseminaret. De udarbejder udkast til ny vision og en kernefortælling. På bestyrelsesmødet præsenteres aktuel status fra arbejdsgruppen. Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bestyrelsen skal forholde sig til oplægget og kommentere, såfremt der er ønsker til ændringer eller tilføjelser. Statusskriv med opsamling på personaledagene Forpligtende fællesskaber Udsyn strategisk fokus Digital dannelse Lena fremlægger kort, hvor vi er i processen. Dokumenterne i bilagene er medsendt for at give bestyrelsen mellemregningerne i forhold til den endelige strategi. Der arbejdes nu i to arbejdsgrupper. En gruppe skriver strategi og en gruppe skriver vision. Den endelige udgave præsenteres for bestyrelsen i juni.

7 Punkt 6 Ombygning af administration og vejledning udkast Sagsfremstilling Skolen har igennem flere år arbejdet på at få lavet en ombygning, der giver vejledningen mulighed for at have fortrolige samtaler med kursister og elever i mødelokaler. På nuværende tidspunkt er vejledningen indrettet, således at alle samtaler foregår i en åben vejledning, hvor både kursister/elever og vejledere kan få viden, der indeholder personfølsomme oplysninger fra fortrolige samtaler. Det samme gør sig gældende i skolens administration, hvor blandt andet SU vejledningen foregår i et åbent miljø. Det er problematisk, at skolen ikke har en række mødelokaler til rådighed til samtaler med personfølsomt indhold og samtidig er det uhensigtsmæssigt, at vejledning og administration ikke har mulighed for at invitere til samtaler i tilstødende mødefaciliteter. Det er skolens oplevelse, at mødelokaler er nødvendige. Derfor har ledelsen henvendt sig til arkitektfirmaet Friis Moltke og bedt dem komme med forslag til en løsning inden for en budgetramme på maks 3 mio kroner. Der er afholdt en række møder med studievejledere og administration ud fra første udkast fra arkitekterne. Der arbejdes på en proces, hvor de berørte medarbejdere høres omkring oplæggene. Drøftelserne giver anledning til en beskrivelse af studievejledningen på Randers HF og VUC. Der forventes en række tilpasninger af vejledningsområdet som følge af overdragelsen til FGU, men også som del af en omorganisering af fraværssystemet på HF2. Bestyrelsen præsenteres for tegningerne fra arkitekterne og får mulighed for at komme med ønsker og input til såvel økonomi som ombygning. Tegningerne er under revision fra seneste møde med studievejledningen og præsenteres på bestyrelsesmødet. Bestyrelsen skal forholde sig til økonomi og tegninger på ombygningen af vejledning og sekretariat. Lena kommenterer tegningerne, prisen og processen. Ud over ønsket om flere samtalerum/mødelokaler og en ny indgang er den øgede plads til ophold for elever/kursister et vigtigt element i ombygningen. Estimaterne for den nuværende tegninger er på 4 mio. - altså 1 mio. mere end vi havde lagt op til. Vi skal i dialog med arkitekterne, om det kan tilpasses eller opdeles i moduler.

8 Projektet er lagt i budget for 2019 Rektor går i dialog med arkitekterne om en tilpasning af projektet til en pris på mellem 2 og 3 mio, alternativt må vi se på andre løsninger. Hvis der findes en løsning inden for rammerne, bemyndiger bestyrelsen formandskabet til at godkende projektet inden næste bestyrelsesmøde. Punkt 7 Vedligeholdelsesplan for bygninger og Prognose for Sagsfremstilling Skolen har fået udarbejdet en ny vedligeholdelsesplan, som giver anledning til en række større investeringer i de kommende år. Bestyrelsen orienteres om planerne. Den største forbedring er udskiftning af vinduespartier, der er estimeret til at udgøre en udgift på 4,2 mio.kr. Derudover anbefales det, at murværk, herunder også beton, gennemgås og imprægneres. Ligeledes anbefales det, at tagpaptagene gennemgås. Der er udarbejdet en prognose for budgetoverslagsårene (BO-årene) Prognosen er baseret på en nedgang i aktiviteterne på AVU, FVU og OBU, mens aktivitetsniveauet for HF2 og HFE forventes at være nogenlunde uændret. Udgifterne er i en vis udstrækning tilpasset den nedsatte aktivitet på AVU. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bilag Bilag 9 Bilag 10 Udkast til vedligeholdelsesplan Prognosemodel Anita gennemgik vedligeholdelsesplanen. Det primære i de kommende år er udskiftning af vinduer. Vi tænker også her, at det kan være med til at give skolen en mere grøn profil. Prognosen som den er udsendt, er en meget rå udgave, men giver dog en indikation på, at vi skal lave nogle tilpasninger for at få budgetterne til at hænge sammen i fremtiden. Vi har taget nogle skridt ift. effektivisering og omorganisering i ledelse, koordinatorlaget og administrationen. Søgetallene til den 2-årige HF lå lidt under den 1. marts, det har dog udviklet sig i negativ retning siden. Vi er således gået i gang med at justere i planlægning, så der nu planlægges med 6 klasser på 1. år i steder for de budgetterede 7 klasser. Der ses på om tilpasningen kan ske uden afskedigelser. Orienteringen tages til efterretning.

9 Punkt 9 Sagsfremstilling Punkter til næste møde Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Pia Moldt Nana Højlund Skjødt Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Henrik Johansen Pernille Pedersen - Kursist Lena Søllingvraa Walters Aimee Rask - Kursist Anita Birch Trosborg