Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø

Transkript

1 Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Stine Vestergaard Telefon: Dato: Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service, torsdag den 11. januar 2018 kl , Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207 Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, (5 min) 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, (5 min) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, (5 min) 4. Orientering fra medarbejdersiden /Louise Danielsen, (5 min) 5. Orientering om de nye budgetprincippers betydning for Fælles Service, (15 min) 6. Orientering om Rum for nærvær/ Tanja B. Sloth og Charlotte S. Knudsen, (15 min) Bilag 6.1 Indsættes når dialogværktøjet offentliggøres Pause, (10 min) 7. Arbejdsmiljødrøftelse og indrapportering/ Tanja B. Sloth, (20 min) Bilag 7.1: Arbejdsmiljødrøftelsesguide til FS Bilag 7.2: Plan for FS opfølgning på APV-arbejdet 8. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler/ Stine Vestergaard, (5 min) Bilag 8.1: Kommissorium for kompetencefondsudvalget 9. Drøftelse vedr. årsager til svær rekruttering af udvalgsmedlemmer/ Louise Danielsen, (15 min) 10. Evaluering af FSAs arbejde og Årshjul samt fastlæggelse af mødeplan for det kommende år/ Antonino Castrone, (15 min) Bilag 10.1: Udkast til årshjul Eventuelt, (5 min) Referater fra lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg under Fælles Service, afholdt i 2017, findes i workzone under sagsnr.: Møder afholdt i 2018 findes under sagsnr

2 Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Stine Vestergaard Telefon: Dato: Udkast til referat for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, tirsdag den 3. oktober 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonference @v.aau.dk Medlemmer Til stede Afbud X Suppleant Suppleant fremmødt X Antonino Castrone (AC) X Louise Danielsen (LD) X (Video) Niels Aasberg Husted Madsen (NM) Bo Hovgaard Thomasen X Kaj Zacho Nedergaard (KN) X Helle Kjær (HK) X Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KK) X Per Knudsen Repræsentant for PROSA - Vakant Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) X Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) X Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) X Henrik Søndergaard (HHS) X (fra kl ) Martin Vive Ivø (MVI) X (Video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) og Stine Vestergaard (SV) (ref.) Desuden deltog: Michael Sandersen (MS), Økonomicentret, Svend Ole Hosbond Poulsen (SOHP), Campus Service samt Camilla Skjødt (CS), HR-afdelingen 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, (5 min) Medarbejdersiden fremlagde, at dagsordenen burde indeholde et punkt med orientering fra medarbejdersiden, da medarbejdersiden ligeledes har informationspligt over for ledelsen. Det blev besluttet at punktet: Orientering fra medarbejdersiden, fremover vil indgå som et fast punkt på dagsorden, med opstart fra dags dato. Forhåndsgodkendt 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, (5 min) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde Angående punkt 2 efterspurgte medarbejdersiden en opfølgning på pilotprojektet Rum for nærvær. TBS informerede om, at en opfølgning vil indgå på mødet i januar. Medarbejdersiden efterspurgte ligeledes, i relation til punkt 4, en opfølgning på muligheden for, at få en automatisk besked fra systemet, når der er SA-referarter tilgængelige i workzone. TBS informerede om, at dette ikke var en mulighed, men at der fremover vil fremgå et sagsnummer på dagsordenen, som henfører direkte til referarterne. Referartet blev herefter godkendt med få rettelser. Side 1 af 5

3 3. Orientering fra formanden/ Antonino Castrone, (10 min) Universitetsdirektøren orienterede kort om arbejdstilsynssagen vedr. VIP ernes psykiske arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15.Efter et undersøgelsespåbud fra arbejdstilsynet har rådgivervirksomheden CRECEA foretaget en undersøgelse, som skulle afdække det psykiske arbejdsmiljø på adressen. AAU har efterfølgende fremsendt supplerende materiale samt udarbejdet en partshøring. I partshøringen er der bl.a. blevet lagt vægt på handleplansarbejdet samt fejl og mangler i arbejdstilsynets skrivelse. Den endelige afgørelse fra arbejdstilsynet er endnu ikke afgivet, men 3 ud af 8 institutter står til at få et påbud om at sikre, at arbejdsmiljøet ikke forringer de ansattes sikkerhed og sundhed. De resterende 5 institutter, får vejledning af arbejdstilsynet i forbedring af deres arbejdsmiljøproblemer. Universitetsdirektøren påpeger, at denne sag ingen direkte relation har til Fælles Service, hverken i Aalborg eller København, men at den stadig er af generel betydning for AAU s arbejdsmiljøarbejde. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 3.a Orientering fra medarbejdersiden Medarbejdersiden orienterede om, at de nye retningslinjer for frihed med og uden løn til tandlæge og læge giver anledning til undren blandt medarbejderne. Medarbejdersiden gav udtryk for, at retningslinjerne indskrænker funktionærlovens regler som betegner sygdom som lovligt forfald. Der blev ligeledes stillet spørgsmålstegn ved, at der ikke gives frihed med løn, hvor man ledsager sine børn til læge eller tandlæge. Der blev givet udtryk for, at dette strider imod princippet om at være en familievenlig og fleksibel arbejdsplads. Det blev besluttet at behandle punktet under EVT. når HHS ankom til mødet. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at de bør inddrages mere og tidligere i processerne, og at de har fremført dette tidligere. Denne gang i forbindelse med studierapporten udarbejdet af Rambøll, som netop var leveret. Universitetsdirektøren kommenterede, at der har været medarbejdere inddraget i analysen, men at de ikke ønsker at sende en rapport ud, som ikke med sikkerhed danner grundlag for det videre arbejde. AC udtrykte, at såfremt rapporten blev kendt offentliggjort, ville det være med risiko for at den for medarbejderne fremstod som godkendt og udtryk for ledelsens ønsker for fremtidig handling, hvilket ikke var tilfældet. Medarbejdersiden mente, at hensynet til medarbejdernes reelle mulighed for at påvirke udfaldet af rapporten, inden det fremadrettede arbejde var bestemt, vægtede højere end denne risiko. Medarbejdersiden gav således udtryk for at det ikke ville skabe uro at sende rapporten ud Forhåndsgodkendt Udvalget tog orienteringen til efterretning, og ledelsessiden tager det med videre, og aftaler hvordan det skal håndteres. 4. Status på budget 2018, anden periodeopfølgning (januar-august) / Michael Sandersen, Økonomiafdelingen, (15 min) Bilag 4.1: Udkast til budget 2018 Bilag 4.2: Anden periodeopfølgning 2017 Status på budget 2018 og anden periodeopfølgning indgik som en del af årshjulet. MS præsenterede vedlagte bilag for udvalget, med følgende kommentarer. Side 2 af 5

4 Budget 2018 Indtægterne i FS er steget i budget Indtægtsrammen i FS er øget fra 17,4% til 18,8%, hvilket svarer til en forøgelse på 39,2 mio. AAU Innovation er efterfølgende blevet bevilliget penge, hvilket hæver FS-bidraget til 19%. Stigningen fra 18,8% til 19%, gav en forøgelse på ydereligere 5,6 mio. Der foreligger ligeledes indtægter fra en tidligere hensættelse vedr. dimensionering af uddannelser i CAS på 18 mio. Hensættelsen blev taget fra FS s egenkapital, og returneres nu tilbage til FS. Afslutningsvis er der sket en ændring i renteindtægterne. Denne ændring kommer, som et udslag af, at en lille del af de finansielle poster omlægges til aktier. MS orienterede om, at der til næste år formentligt kommer en ny opstillingsmodel, som skaber et mere overskueligt overblik. Udvalget blev ydereligere præsenteret for en oversigt over de enkelte afdelinger. Der blev foretaget en uddybning af ØA, HR og ITS hvor der var de største forskelle mellem 2017 og De budgetterede omkostninger for ØA er faldende, hvilket skyldes at flere medarbejdere og systemer er flyttet fra ØA til HR. HR er budgetteret med en stigning, som både skyldes overdragelsen fra ØA, men tillige en overdragelse af medarbejdere fra de enkelte fakulteter. Omrokeringen skyldes den nye HR-leverancemodel. ITS får i fremtiden flere stillinger til at foretage systemforvaltning, og er derfor budgetteret med en stigning. Der blev stillet spørgsmålstegn ved, at CAS ikke indgik i udkastet. Ifølge den overordnede økonomiske tidsplan skal CAS først levere deres budget ugen efter FSA-mødet. Det blev besluttet, at CAS indgår næste gang, dog med et foreløbigt budget. Der er nederst i oversigten indsat en vakance på 2 mio. Selvom lønmidlerne kun lige strækker, forventes der hvert år at være en vakance. Dette skyldes at folk stopper eller bliver syge, og der vil ikke være et direkte overlap mellem ansættelserne. Resultat før overførsler er på ca. 4 mio. Beløbet skal både dække nye aktiviteter og ekstraomkostninger. Dette giver ikke meget plads i budgettet til ønsker fra afdelingerne. Afdelingerne har dog været gode til, at gå systemerne igennem, for at finde områder hvor der kan spares. Dette giver muligheder andre steder. Universitetsdirektøren holder i den kommende uge møde med alle afdelingerne om behov og ønsker for Anden periodeopfølgning Udvalget blev præsenteret for anden perioderesultat. Perioderesultatet viser en lille afvigelse på Dette skyldes dog en budgetfejl på ca. 12 millioner, som vil blive udlignet i september. Efter anden periodeopfølgning ligger det estimerede årsresultat på ca. -30,6 mio., hvilket er 12 mio. over det budgetterede resultat på -18 mio. Afvigelsen skyldes hovedsageligt, at FS skal afholde en del ekstra omkostninger på digitalisering, som tages fra FS s egenkapital i Opgørelsen viser ikke en oversigt over regnskabet i de enkelte afdelinger, men der er stort set ikke afvigelser, udover godkendte ændringer. Udvalget tog orienteringen til efterretning. Pause, (10 min) 5. Orientering om beredskab/ Svend Ole Hosbond, (15 min) Bilag 5.1: Implementering af AAU Generel Beredskabsplan Forhåndsgodkendt Som en fast del af årshjulet orienterede SOHP om beredskabet på AAU. SOHP henviste til bilaget og valgte at fremhæve branden i Gigantium. Branden berørte AAU, da giftig røg drev imod AAU s område. Overordnet gik krisestyrelsen og samarbejdet rigtig godt, med den foreløbige konklusion, at der var behov for hurtigere information. Den 25. oktober vil hændelsen formelt evalueres, og der vil tages stilling til, om beredskabsplanen skal ændres. SOHP sætter ligeledes fokus på AAU CPH hvor Fælles Service CPH har udarbejdet en lokal beredskabsplan. Planen er udsendt til samtlige medarbejdere på campus og kommunikeret ud til de studerende. Campus København har gjort planen let tilgængelig ved at udarbejde en hjemmeside, som der kan navigeres i. Ud over de ansatte Facility Supporters er en række TAP er inddraget i beredskabet, for at sikre, at alle bygninger Side 3 af 5

5 og etager er dækket i tilfælde af hændelser på campus. SOHP mente, at Beredskabsplanen på AAU CPH kunne danne grundlag for, hvordan der laves lokale beredskabsplaner på resten af AAU. SOHP oplyste også, at der er i forbindelse med AAU s beredskab er oprettet studieprojekter, som sætter fokus på kommunikationen i forbindelse med beredskab og hvordan det formidles ud. Projekterne skal skrives af kommunikationsstuderende og afleveres inden jul. Det er blevet konstateret, at der ikke er nok Safety Points på AAU Aalborg, men der er nu flere på vej. Der blev ligeledes stillet spørgsmål ved placeringen af hjertestartere, som typiske er inde. Placeringen af udendørs hjertestartere hænger sammen med hvor mange der ellers er i området. Der er derfor et mønster i det antal af udendørs hjertestartere som AAU har. Udvalget tog orienteringen til efterretning 6. Opfølgning på flekstidsaftale/ Henrik Søndergaard, (15 min) Bilag 6.1: Fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden Flekstidsaftale for Fælles Service Det blev på mødet d. 14/ besluttet, at HR-afdelingen udarbejdede en FAQ, som svarede på de mest gængse spørgsmål ift. forståelsen af aftalen. HR-afdelingen havde i denne forbindelse indstillet til, at der blev foretaget en drøftelse af, hvilke spørgsmål FAQ en skulle adressere. HR-afdelingen informerede om, at der havde været få henvendelser på fortolkningsspørgsmål. OH kommenterede, at han havde håbet, at det stod klart, at den gennemsnitlige arbejdstid også for specialog chefkonsulenter var 37 timer, når man ser henover et år. Udvalget havde efterfølgende en drøftelse af den normerede arbejdstid. Der var enighed om, at aftalen skulle fortolkes på en sådan måde, at der for alle medarbejdere i FS skulle være en høj grad af fleksibilitet, men at man bør bestræbe sig på at holde arbejdstiden på 37 timer ugentligt, hen over et år. Der var i udvalget et ønske om, at HR-afdelingen i FAQ en forholdt sig til de overskydende flekstimer for special- og chefkonsulenter samt medarbejdere omfattet af 8 stk. 3 i cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten eller tilsvarende regelsæt, og hvordan man håndterer disse timer i praksis. Det centrale spørgsmål var, hvordan man i praksis bringer det i anvendelse, at disse medarbejdere ikke har ret til en 1 til 1 afspadsering. Dette ønskes defineret nærmere i en FAQ. Udvalget udtrykte ligeledes en bekymring for, at en FAQ ville blive så detaljeret, at den fratog lederen og medarbejderne den fælles dialog. Udvalget var enige i, at flekstidsaftalen skal ses som en rammeaftale, og en FAQ derfor ikke skulle være for detaljeret. Aftalen bør give rum for lokal tilpasning og fortolkning. Det blev besluttet, at HR-afdelingen udarbejder en FAQ på baggrund af drøftelserne. Forhåndsgodkendt 7. Opfølgning på trivselsbarometer og fokuspunkter for det kommende APV-år/ Antonino Castrone, (15 min) Bilag 7.1: Status på arbejdet med resultater fra trivselsbarometer 2017 Universitetsdirektøren havde efterspurgt en status på det lokale SA-arbejde med trivselsbarometerresultaterne. I bilaget fremgik en kort status fra hver leder. Der blev kommenteret på, at tilbagemeldingerne var meget uens, hvilket gjorde det svært at forholde sig til indholdet af det lokale arbejde med resultaterne. Det blev besluttet at udvalgssekretæren i samarbejde med formandskabet udarbejder en plan for, hvordan FS-lederne, med udgangspunkt i drøftelserne i de lokale SA-udvalg rapporterer arbejdet i APV processerne. Det blev ligeledes besluttet, at fokuspunkter for det kommende APV-år flyttes til januar mødet Side 4 af 5

6 8. Drøftelse vedr. årsager til svær rekruttering af udvalgsmedlemmer/louise Danielsen, (15 min) Punktet blev flyttet til FSA-møde d. 11. januar. 9. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler september 2017/Henrik Søndergaard, (10 min) I forbindelse med ansøgningsrunden til kompetencefondsmidler d. 1. september, orienterede HHS, om at der var mange ansøgere, hvilket af underudvalget blev modtaget positivt. Det var ikke alle midlerne der blev udmøntet, hvilket skyldes, at der er gemt midler til endnu en udmøntning d. 1/ Udvalget tog orienteringen til efterretning 10. Eventuelt, (5 min) Drøftelsen af de nye retningslinjer for frihed med og uden løn til tandlæge og læge blev genoptaget. HRafdelingen understregede, at reglerne ikke indskrænker funktionærlovens regler, og følger Statens Personaleadministrative Vejledning. De orienterede ligeledes om, at problemstillingen jo var rejst i HSU og at der derfor er aftalt drøftelse med HSU s næstformand om de anvendte formuleringer. Udvalget tog orienteringen til efterretning, og afventer resultat fra HSU. Kommende møder i januar kl marts kl juni kl oktober kl Forhåndsgodkendt Side 5 af 5

7 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 6. Rum for nærvær Et dialogværktøj til arbejdsmiljø- og sygefraværsindsatsen. Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: I februar 2017 startede HR-afdelingen, i samarbejde med konsulenthuset Cabi, et pilotprojekt mhp. at udvikle et dialogværktøj, som favnede en strategisk, taktisk og operationel tilgang til at forebygge sygefravær og fremme nærvær på AAU. Tre enheder på AAU har deltaget.x. FSA efterspurgte 16. marts 2017, i forbindelse med behandling af sygefraværstal for FS, en præsentation af pilotprojektet og værtøjet. Bilag 6.1 Rum for nærvær Et dialogværktøj til arbejdsmiljø- og sygefraværsindsatsen. Dialogværktøjet Rum for nærvær er et kombineret kortlægnings-, prioriterings-, mål- og handleplansværktøj målrettet AAU s arbejdsmiljø og samarbejdsudvalg. Det bruges som en systematisk drejebog for dialogen og skabelon for kortlægning og mål, når arbejdsmiljø og sygefravær drøftes i udvalgene evt. i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Værktøjet bygger oprindeligt på erfaringer fra Kommunernes Landsforening, som har afdækket, hvad der kendetegner indsatser i kommuner der har oplevet det største fald i sygefraværet. Disse erfaringer blev omsat til et værktøj, som er testet og tilpasset i tæt dialog med tre AAUenheder. Evalueringen viste, at udvalgene var blevet stærkere i de strategiske drøftelser og særligt ift. elementet/emnet arbejdsmiljø. Formålet med dialogværktøjet er at - Skabe overblik over resultater fra runderinger, trivselsbarometerresultater, sygefraværsstatistik m.m. - Identificere styrker og udviklingspotentialer for at fremme nærværet/trivslen og mindske fraværet - Prioritere, hvilke tematikker som det bedst nytter at arbejde med - Guide til indsatsområder og handlemuligheder Dialogværktøjet formidles og offentliggøres i februar og der tages derfor forbehold for at der stadig kan forekomme få ændringer. Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA tager orienteringen til efterretning. Tanja Busk og Charlotte Spliid

8 Punkt: Type: Beslutningstagning Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 7. Arbejdsmiljødrøftelse og indrapportering til FSA Anledning: Arbejdsmiljøsektionen har i samarbejde med fakultetskontorerne udarbejdet en model for opfølgning på handlingsplanerne vedr. det psykiske arbejdsmiljø samt på APV og arbejdsmiljøarbejdet generelt. Denne opfølgning sker v. arbejdsmiljødrøftelsen i de respektive instituttutter, med en særlig vejledning med tilhørende skemaer, som udfyldes og sendes til fakultetskontorerne. HAMiU tilsluttede sig modellen, hvor der er fokus på opfølgning på APV-handlingsplanerne og udtrykte ønske om, at der udarbejdes en tilsvarende model for Fælles Service med opfølgning på ledelsesniveau 2 af APV- og arbejdsmiljøarbejdet i FS-afdelingerne. Bilag: Sagsfremstilling: Bilag 7.1 Arbejdsmiljødrøftelsesguide til FS Bilag 7.2 Plan for FS opfølgning på APV-arbejdet Skabelonen indbefatter, at der til udvalgssekretæren sammenfattes et skriv angående disse to punkter - Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan - herunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs af enheder og niveauer, samt eksterne samarbejdspartnere. - Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner Er AAU s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse, afdelingssparring og handleplaner). I hvilket omfang er problemer identificeret ved sidste års rundering løst? De to spørgsmål besvares skriftligt via en skabelon (se del 2 i bilag xx Arbejdsmiljødrøftelsesguide til FS ) i forbindelse med arbejdsmiljødrøftelsen, sendes til FSAudvalgssekretæren inden udgangen af maj 2018 og følger processen beskrevet i bilag XX Plan for FS opfølgning på APV-arbejdet. Spørgsmålene er valgt og formuleret med henvisning til FSA s tidligere beslutning på ordinært møde d. 11. januar Ønsket var, at have en drøftelse med udgangspunkt i viden om fælles relevante arbejdsmiljøtematikker og en status på APV-arbejdet i Fælles Service: Punkt 6: Status på runderinger i FS Udvalget drøftede hvordan et mere systematisk indblik i væsentlige arbejdsmiljøtematikker i FS kunne gives til FSA. Udvalget mente, at der var et behov for, at kunne skabe sig et overblik over og monitorere udviklingen og det blev derfor besluttet, at de lokale SA, som afslutning på den årlige APV-proces, hver især afleverer en status til universitetsdirektøren, der foranlediger drøftelse af materialet i FSA, mhp at FSA danner sit et overblik og eventuelt tager initiativ til indsatser, hvis der er fælles udfordringer på tværs af FS.

9 HR-afdelingen Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA tilslutter sig en samlet model gældende for Fællesservice i APV-året 2017/2018. Tanja Busk 1

10 AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem Fælles Service afdelinger Arbejdsmiljødrøftelsen i APV-arbejdet En vejledning til Fælles Service afdelingerne APV-året Indholdet i arbejdsmiljødrøftelsen 1. bagudrettet: arbejdsmiljøets tilstand det seneste år 2. aktuelt: arbejdsmiljøets tilstand netop nu 3. fremadrettet: hvordan skal arbejdsmiljøet være om et år 4. hvordan har I arbejdet med arbejdsmiljøet, og hvordan vil I organisere jer fremover 5. har I de nødvendige kompetencer til det fremtidige arbejdsmiljøarbejde? Arbejdsmiljødrøftelsen er årets vigtigste møde i APV'en, fordi det er her, I beslutter, hvordan I vil have det med hinanden. Deltagerne i den årlige arbejdsmiljødrøftelse Den arbejdsmiljøansvarlige leder skal gennemføre arbejdsmiljødrøftelsen sammen med arbejdsmiljørepræsentanterne (AMR). Arbejdsmiljødrøftelsen afholdes i arbejdsmiljøudvalget (AMiU), men overvej at holde mødet sammen med samarbejdsudvalget (SU), fordi begge udvalg jo beskæftiger sig med trivsel, rammebetingelser med betydning for arbejdsmiljøet mv. Input til arbejdsmiljødrøftelsen Alt er tilladt som input til arbejdsmiljødrøftelsen. Noget er særlig velegnet at tage fat i: arbejdsmiljøgruppernes kendskab til arbejdsmiljøet hos jer jeres egen kortlægning; fokusgruppeinterview, spørgeskemaer e.l. samt AAU s trivselsbarometer generelle aspekter fra MUS, GRUS og LUS vurdering af, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær Forberedelse, referat og APV-handleplan Udnævn en ansvarlig for forberedelse af input-materialet. Men alle mødedeltagere bør forberede sig grundigt. Husk at skrive referat fra mødet og ajourføre jeres handlingsplaner. Output fra arbejdsmiljødrøftelsen Der er tre væsentlige output fra arbejdsmiljødrøftelsen: (a) højere fælles forståelse i arbejdsmiljøudvalget og et bedre fælles afsæt for det strategiske samarbejde om arbejdsmiljøarbejdet i udvalget (b) ajourførte handlingsplaner med de nyeste mål og aftaler, og (c) afrapportering til universitetsdirektøren jf. 2. del i denne vejledning. 1

11 AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem Fælles Service afdelinger 1. del I skal drøfte alle de nedenstående spørgsmål. Jo bedre forberedt I kommer til mødet, desto bedre bliver drøftelsen. Arbejdsmiljøets tilstand bagudrettet Hvilke steder eller arbejdsmetoder har (evt.) udgjort en risiko for arbejdsmiljøet? Hvad virker positivt på arbejdsmiljøet i vores afdeling? Er der forhold i arbejdsmiljøet, som kan have medvirket til det samlede sygefravær? Hvordan er arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan - særlige problemer og succeser i det forgangne år? - påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer - påvirkninger ift. samarbejdsflader på tværs af enheder og niveauer, samt eksterne samarbejdspartnere (afrapporteres til universitetsdirektøren jf. 2. del i denne vejledning). Arbejdsmiljøets tilstand netop nu På en skala fra 1 til 10, hvor tilfredse er vi med arbejdsmiljøet? Status på APV-processen og handlingsplanerne - Er AAU s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse, afdelingssparring og handleplaner). I hvilket omfang er problemer identificeret ved sidste års rundering løst? (afrapporteres til universitetsdirektøren jf. 2. del i denne vejledning). 2

12 AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem Fælles Service afdelinger Hvordan skal arbejdsmiljøet være om et år? Hvad vil vi gøre bedre i det kommende år? Hvilke målbare mål sætter vi for arbejdsmiljøarbejdet i det kommende år? Det seneste års samarbejde om arbejdsmiljøarbejdet Hvad har fungeret godt i vores arbejdsmiljøarbejde det seneste år? Har vi gjort det, vi har aftalt med hinanden? Hvad gør vi, når vi opdager arbejdsmiljøproblemer? Hvad gør vi, når nogen kommer med ønsker, som vil forandre arbejdsmiljøet? Hvilken hjælp fra centralt hold ville hjælpe os yderligere frem i arbejdsmiljøarbejdet? (Husk gerne at give besked til arbejdsmiljøsektionen både ros og ønsker om forbedringer). Hvordan vil vi organisere arbejdsmiljøarbejdet i det kommende år? Vil vi arbejde med arbejdsmiljøet på en anden måde i det kommende år? Hvordan synliggør vi arbejdsmiljøarbejdet over for medarbejderne? Har vi de fornødne kompetencer til arbejdsmiljøarbejdet i det kommende år? Hvilke behov har vi for uddannelse i arbejdsmiljø? (Husk at orientere jer i arbejdsmiljøsektionens kursusudbud på arbejdsmiljoe.aau.dk). 3

13 AMS-guide ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN 04. januar 2018 AAU's APV-arbejde 2018 og frem Fælles Service afdelinger 2. del Udfyld skabelonen nedenfor med universitetsdirektøren og FSA som målgruppe, dvs. så I informerer universitetsdirektøren om de nedenstående konsekvenser i forhold til universitetsdirektørens ansvarsområde og råderum som chef for FS. Den udfyldte skabelon afleveres til FSA-sekretæren senest d. 1. juni FSA-sekretæren skriver en sammenfattende redegørelse til universitetsdirektøren over arbejdsmiljøets tilstand i Fælles Service. Redegørelsen bliver drøftet bl.a. i FSA. 1. Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan - herunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs af enheder og niveauer, samt eksterne samarbejdspartnere. 2. Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner Er AAU s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse, afdelingssparring og handleplaner). I hvilket omfang er problemer identificeret ved sidste års rundering løst? 4

14 Bilag 7.2 FSA møde d. 11/ APV-grundmodellen fra marts 2018 og frem Trivselsbarometer november februar Runderinger ajourføre handlingsplaner APV baseret på dialog ajourføre handlingsplaner Afdelingssparring juni september Arbejdsmiljø -drøftelse marts maj ajourføre handlingsplaner 21. november 2017

15 Bilag 7.2 FSA møde d. 11/ Afdelingens APV-arbejde Universitetsdirektørens og direktionens evt. videre foranstaltning HAMiU tager til efterretning 1 dokument fra AMS AMS analyserer og beskriver tilstand og planer hele AAU november 5 dokumenter FSA drøfter oktober Universitetsdirektøren mødes med sine afdelingschefer og drøfter 1 redegørelse juni FSA-sekr. analyserer og skriver, hvordan det står til i Fælles Service (fremdrift og effekt) Output fra arbejdsmiljødrøftelsen 10 afdelinger marts-maj 21. november 2017

16 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 8. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler Anledning: Bilag: Orienteringen om udmøntningen af kompetencefondsmidler i forbindelse med ansøgningsrunden d. 1/ samt ændring af proceduren for : Kommissorium for kompetencefondsudvalget Sagsfremstilling: Ved ansøgningsrunden d. 1. september 2017 blev der modtaget 4 ansøgninger fordelt på 3 forskellige afdelinger. Der blev i alt søgt midler for kr. Alle ansøgningerne opfyldte kriterierne, men på grund af en begrænset mængde af midler var det ikke muligt at imødekomme alle ansøgninger. To ansøgere fik tilsagn og der blev i alt udmøntet midler for kr. Det blev på mødet besluttet, at der fremover kun vil blive udmøntet midler to gange årligt. Ansøgningsfristerne vil være 1. april og 1. oktober. Informationen er ændret på hjemmesiden og i udvalgets kommissorium. Der er kr. tilbage i puljen fra 2017 til udmøntning ved ansøgningsrunden 1. april Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning Stine Vestergaard, HR-afdelingen

17 5. januar 2018 Kommissorium for Underudvalg, udmøntning af kompetencefondsmidler Fælles Service, Aalborg Universitet Forankring De lokale underudvalg er nedsat af Fælles Services Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) og følger udvalgets valgperiode. Sammensætning Underudvalget er sammensat af en ledelsesrepræsentant og to medarbejderrepræsentanter, for nuværende hhv. Henrik Søndergaard, Bo Hovgaard Thomasen og Helle Kjær Formål og opgaver Underudvalget udmønter kompetencefondsmidler ud fra følgende principper: 1. AAUs kompetencestrategi/viden for verden 2. Fælles Services strategiske indsatsområder, institutionens behov, herunder lokale indsatsområder 3. Individuel kompetenceudvikling, som ikke umiddelbart kan henføres til institutionsspecifikke behov. Dog udmøntes maksimalt 1/3 af midlerne til aktiviteter knyttet til individuel kompetenceudvikling som ikke kan henføres til institutionsspecifikke behov. Der er intet loft for hvor meget medarbejderen kan søge, dog skal der som minimum søges for 5000 kr. Ansøger har ligeledes mulighed for at søge delvis finansiering, hvor de kompetencefondsmidlerne udgør en del af det samlede beløb. Dette skal dog noteres i ansøgningsskemaet. Der tages herudover hensyn til en rimelig fordeling ift. den generelle medarbejdersammensætning i Fælles Service, herunder organisatorisk placering. Ansøgningsproceduren er bestemt ud fra AAUs overordnede vejledning i håndbogen. Møder Der afholdes to møder årligt i forbindelse med ansøgningsfrister. Møderne afholdes så vidt muligt inden for en uge efter ansøgningsfristen. Ansøgningsfristerne er: 1. april 1. oktober Sekretariatsbetjening Udvalget supporteres af udvalgssekretæren for FSA, Stine Vestergaard. Sekretæren indkalder til møderne, håndtere ansøgningerne og sikre at ansøgeren får besked om, hvorvidt de modtager tildelinger eller ej. Side 1 af 1

18 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 9. Drøftelse/Dialog vedr. rekrutteringsbesvær af udvalgsmedlemmer/ Louise Danielsen Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: I anledning af at vi pt. mangler ét fast medlem af FSA, er der ved medarbejderrepræsentanterne en opfattelse af, at det er svært at rekruttere til udvalg og tillidshverv. Evt. årsager til dette ønskes drøftet under dette punkt. Ingen Der ønskes en drøftelse/dialog om hvorvidt denne udfordring, mht. at rekruttere medlemmer til udvalg og tillidshverv, opleves på tværs af afdelingerne i Fælles Service (i de lokale SA), i FSA og evt. på tværs af resten af AAU. Udvalgsmedlemmerne opfordres til at komme med eksempler på mulige årsager til at arbejdet i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ikke virker særlig attraktivt. Kan udfordringen med at rekruttere evt. være en indikation (symptom) på, at der er udfordringer i arbejdsmiljøet i de forskellige miljøer? Såfremt der findes områder i Fælles Service, der ikke har denne udfordring opfordres udvalgsmedlemmerne til at komme input til hvilke årsager der kan være til at dette/disse område(r) ikke oplever samme udfordring. Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles at FSA har en fælles drøftelse/dialog af dette emne for at finde ind til evt. årsager og derefter forholder sig til om der er behov for videre tiltag for at styrke attraktiviteten af udvalgsposter og tillidshverv i Fælles Service s lokale SA er samt FSA. Louise Danielsen - ITS

19 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 10 Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år Anledning: Som en del af årshjulet er der afsat tid til at evaluere FSAs arbejde på første møde i det nye år. Da punktet i 2017 blev flyttet fra mødet i januar til mødet i juni, er det besluttet ikke at udføre en fuld evaluering af samarbejde og arbejdsform på dette års januar møde. Der vil i stedet være fokus på evaluering og fastlæggelse af årshjulet og mødeplan for Bilag: Bilag 10.1: Udkast til årshjul 2018 Sagsfremstilling: Til evaluering og fastlæggelse af årshjulet tages der udgangspunkt i bilag Hertil anvendes følgende spørgsmål til drøftelsen: Årshjulet 1. Bliver møderne holdt på de rigtige tidspunkter? 2. Svarer indholdet/overskrifterne i årshjulet til hvad der er aktuelt? 3. Behandles punkterne i årshjulet på de rette tidspunker? Formålet er at fastlægge årshjul og mødeplan for Indstilling: Det indstilles, at FSA har en fælles drøftelse og evaluerer på årshjul og mødeplan for Sagsbehandler: Stine Vestergaard, HR-afdelingen

20 Årshjul 2018 Fælles Service samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg Mødedato Faste punkter på dagsorden 11. januar 2018 Evaluering af FSA s samarbejde og arbejdsform Fastlæggelse af mødeplan og årshjul for marts 2018 AAU s trivselsbarometer for Fælles Service 2018 Sygefravær for 2017 Orientering om årsregnskab for FS og AAU Evaluering af kompetenceudviklingen i FS 27. juni 2018 Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS og AAU 1. periodeopfølgning (januar-april) for FS og AAU Behandling af ligestilling og diversitet 11. oktober periodeopfølgning (januar-august) samt status på budget 2019 Status på den administrative strategi Beredskab Opfølgning på arbejdsmiljødrøftelsen i FS samt fokuspunkter for det kommende APV-år Udpegning af nye FSU medlemmer og suppleanter