Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø

Transkript

1 Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Dato: Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, onsdag den 14. juni 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonference; @v.aau.dk Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, (5 min) 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, (5 min) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde Godkendelse af flekstidsaftale for Fælles Service/ HR-afdelingen, (15) Bilag 3.1: Flekstidsaftale for Fælles Service 4. Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år evaluering af årshjul / Tanja Busk, (40) Bilag 4.1: Bilag 3.1: Model for evaluering af samarbejdsform, HSU Bilag 4.2: Præsentation af evalueringsspørgsmål til FSA 5. Arbejdsmiljødrøftelse opsamlende drøftelse efter lokalt afholdte arbejdsmiljødrøftelser /Tanja Busk (10) Bilag 5.1: Guide til arbejdsmiljødrøftelse på AAU 6. Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS og AAU /Henrik Søndergaard, (15) 7. Første periodeopfølgning (januar april) (15) Bilag 7.1: Første periodeopfølgning, præsentation 8. Orientering om status for ligestillingsindsatsen/jeanet Klindoch, (10) Bilag 8.1: Præsentation af arbejdet i Udvalget for Ligestilling og Diversitet 9. Eventuelt, (5 min) Kommende møder, oktober kl

2 Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat FSA-møde, 16. marts 2017 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Dato: Forhåndsgodkendt referat for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, torsdag den 16. marts 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207 Medlemmer Til stede Afbud X Suppleant Suppleant fremmødt X Antonino Castrone (AC) X Louise Danielsen (LD) X Niels Aasberg Husted Madsen (video) Bo Hovgaard Thomasen X Kaj Zacho Nedergaard (KN) X Helle Kjær (HK) X Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KK) Per Knudsen Finn Büttner (FB) X Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) X Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) X Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) x Henrik Søndergaard (HHS) X Martin Vive Ivø (MVI) X (video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) (ref.) Desuden deltog: Camilla Skjødt, HR-afdelingen 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone Udvalgssekretæren indledte med orientering om, at underudvalget havde behandlet ansøgningerne til kompetencefondsmidler under FS. Resultatet var, at 11 medarbejdere, fordelt på tre afdelinger, havde søgt for i alt kr. 10 af de 11 havde fået tilsagn og der var derved bevilget kr. Underudvalget oplevede, at der var gode ansøgninger med variation i temaer og beløbsstørrelser. Det akkumulerede disponible beløb var af en sådan størrelse, at ønskerne kunne imødekommes og underudvalget håbede, at der fremadrettet ville komme flere ansøgninger. Med disse erfaringer var det derfor besluttet at tydeliggøre muligheden for at søge midler til transport og andre kursusudgifter på hjemmesiden, at ansøgningsskemaet udvides med en rubrik, hvor ansøgerne kan uddybe sammenhængen mellem ansøgningen og den individuelle udviklingsplan, ligesom udvalgssekretæren sender mail ud til FS-ledere og udvalgssekretærer for at minde om næste ansøgningsfrist. Udvalget tog orienteringen til efterretning og besluttede at tilføje et overblik over, hvilke aktiviteter der er bevilget midler til på hjemmesiden. 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone 1

3 Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde Udvalget havde ingen kommentarer til referatet. 3. Information om årsregnskab for FS og AAU /Antonino Castrone Bilag 3.1: Regnskabsresultatet 2016 for Fælles Service Universitetsdirektøren gennemgik indtægter og udgifter for Fælles Service og på afdelingsniveau. Budgettet viste et budgetteret underskud på 10 mio. Resultatet for 2016 og et overskud på 39,4 mio. kr., dvs. en forskel på 49,4 mio. kr. ift. budgettet. Medarbejdersiden kommenterede, at overskuddet på 39,4 mio. kr. kunne synes stort for medarbejderne og kolleger som var berørt af efterårets besparelser og afskedigelser. Medarbejdersiden mente, at den budgettekniske del af overskuddet kunne have en uhensigtsmæssig signalværdi. Universitetsdirektøren uddybede, at overskuddet dækkede over flere forhold, men hovedsageligt digitalisering- og strategipuljen, placeret under FS, der skulle udmøntes til aktiviteter på fakultetsniveau. Der ville være mulighed for at FS fik del af disse midler, såfremt at projekterne skulle understøttes fra FS, hvor midlerne i så fald blev allokeret FS. Medarbejdersiden tog orienteringen til efterretning og supplerede med et ønske om til næste budgetdrøftelse, at få tilføjet kommentarer med forklaringer på afvigelserne i de enkelte afdelinger. 4. Flekstidsaftale for Fælles Service/ Camilla Skjødt Bilag 4.1: Flekstidsaftale for Fælles Service Universitetsdirektøren indledte med, at formålet med flekstidsaftalen var at skabe ensartede rammer og principper om fix- og flekstid i Fælles Service. Aftalen var blevet behandlet i FS-ledergruppen forud for FSAmødet. HR-afdelingen supplerede med, at Fælles Service dækker mange funktioner og jobbeskrivelser, som kræver at medarbejderne i forskellig grad er bundet af faste møde-/kontortider, hvilket aftalen giver mulighed for at imødekomme, f.eks. ved hjælp af lokalt aftalte fix-tider. Udvalget havde herefter en drøftelse, hvor medarbejdersiden ikke syntes det fremgik klart, hvorvidt og hvordan special- og chefkonsulenter var omfattet af aftalen, ift. muligheden for at afspadsere. HR-afdelingen svarede, at konsulenterne er en del af aftalen, og at der alene henvises til overenskomstens regler om særlige vilkår for konsulenternes merarbejde.udvalgsmedlemmerne var enige i, at det krævede en præcisering i aftalen, hvordan special- og chefkonsulenter var stillet, når de adskiller sig fra den øvrige medarbejdergruppe ved ikke at have 1-1 afspadsering. Ledelsessiden var tilfreds med, at der nu var rammer, som kunne skabe ensartede forhold for medarbejderne, hvilket gjorde det lettere for ledelse og medarbejdere at afstemme forventningerne til anvendelsen af fleksibel arbejdstid. Medarbejdersiden ønskede, at de var blevet inddraget tidligere i processen, med mulighed for at komme med input inden ledergruppen udfærdigede den skriftlige aftale. Udvalget havde herefter en drøftelse af, hvor detaljeret et indblik i medarbejdernes arbejdstider ledelsen havde nytte af at tilgå. HR-afdelingen kunne oplyse, at flekstidsskemaet, som lå på hjemmesiden rummede muligheden for at dele dagen op i møde- og gåtid og i øvrigt blev omtalt positivt. Ledelsessiden mente i øvrigt, at skemaet gav et nødvendigt indblik i, hvorvidt medarbejdernes arbejdstidsmønstre havde ændret sig eksempelvis om medarbejderne arbejdede i weekender eller så sig nødsaget til at tage aftener i brug. Side 2 af 4

4 Udvalgsmedlemmerne var enige i, at de udfyldte tidsregistreringer var værdifulde og skabte et fælles ansvar mellem ledelse og medarbejdere i at skabe balance i arbejdstiden, hvilket teksten også burde signalere. Det blev besluttet, at HR-afdelingen udarbejder forslag til præcisering ift. special- og chefkonsulenternes merarbejde i cirkulæret, at medarbejder og leder i fællesskab har ansvar for at skabe balance i arbejdstiden ved overskridelse af maksimumgrænse (1.3 Overskuds- og underskudstimer) og at termen negativ stress slettes under 1.2 Arbejdstid og sendes i høring. 5. Trivselsbarometer/ Antonino Castrone Bilag 5.1 Resultat af trivselsbarometer 2017 Universitetsdirektøren orienterede om resultaterne fra AAU s årlige trivselsbarometer, hvor FS havde en svarprocent på 86 %. Der kunne generelt ses et fald i trivslen blandt medarbejderne i Fælles Service. I FS-CPH kunne der dog ses en stigning. Universitetsdirektøren beskrev den videre proces, hvor han sammen med afdelingscheferne ville holde møder om resultatet, men herudover opfordrede til at rapporterne blev behandlet i de lokale SA, hvor løsningerne skulle findes. Udvalget havde herefter en drøftelse, hvor en del af forklaringen på den faldende trivsel i målingen kunne være påvirket af besparelserne i FS over efteråret Ledelsessiden tøvede med at drage for mange konklusioner, da resultaterne ikke gav et kvalitativt indblik, men burde ses ift. APV-processen, som gav mulighed for at uddybe disse fund. Medarbejdersiden kunne supplere med, at medarbejderudviklingssamtalerne ligeledes kunne give ledelsen et indblik i individuelle og fælles arbejdsmiljøudfordringer. HR-afdelingen kunne i øvrigt fortælle, at Arbejdsmiljøsektionens rolle var blevet mere aktiv og opsøgende, og derfor var en større støtte i arbejdet med resultaterne ift. det øvrige arbejdsmiljøarbejde, lokalt i SA, hvor handleplanerne laves og føres ud i livet. Ledelsessiden efterspurgte større synlighed omkring resultaterne, hvor det ikke havde været tydeligt i den information som udgik til lederne, at de skulle distribuere resultaterne ud til medarbejdergruppen. Udvalgsmedlemmerne tog orienteringen til efterretning og var enige om, at resultaterne i sig selv var en indikator på en mulig fælles udfordring ift. trivsel i Fælles Service, men at handlingerne og løsningerne skulle findes lokalt. 6. Sygefravær og nærvær i Fælles Service 2016/ Henrik Søndergaard Bilag 6.1: Sygefravær, Fælles Service 2016 HR-afdelingen udleverede på mødet en opdateret liste for sygefraværet i Fællesservice 2016, hvor andel af medarbejdere med mere end 30 dages fravær var opgjort sammen med et notat omhandlende fravær og nærvær i Fælles Service. Fælles Service havde i 2016, havde et gennemsnitligt fravær på 13,22 sygedage pr. medarbejder, en stigning fra 2015, hvor det samlede gennemsnitlige antal sygedage var på 11,88 pr. medarbejder. Tallene viste ligeledes, at knap 10% af medarbejderne havde mere end 30 dages fravær, men at 42% var langtidsfriske (højst 5 dages fravær om året, to år i træk). FS havde generelt et højere fravær end TAP på AAU (11,97 og 13,22 sygedage pr. år). Medarbejdersiden oplevede fraværet som højt og kunne se et potentiale i at nedbringe det ift. generere flere ressourcer. Udvalget havde en drøftelse omhandlende registreringsmuligheder og praksis, hvor der var store forskelle fra VIP til TAP, ligesom systemet i dag ikke tillod at registrere på timebases/halve dage. Det blev herudover ønsket at fraværet for Aalborg C og Aalborg Ø blev sammenlagt, så det mindre antal betjente i Aalborg C ikke Side 3 af 4

5 blev opgjort selvstændigt. HR-afdelingen bemærkede at opdelingen overordnet giver mening fordi statistikken skal fungere ensartet på hele universitetet, men tog ønsket til efterretning. Medarbejdersiden oplevede at HR-afdelingen var en god støtte i forbindelse med fastholdelse af sygemeldte medarbejdere, men efterspurgte mere fokus på forebyggende initiativer. HR-afdelingen kunne oplyse, at de netop havde igangsat pilotprojektet Rum for nærvær, med tre deltagende enheder i AAU, med formålet at danne rammerne for en mere integreret og systematisk måde at arbejde med fravær/nærvær og arbejdsmiljø på AAU. 7. Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år evaluering af årshjul / Tanja Busk Bilag 7.1: Model for evaluering af samarbejdsform, HSU Punktet blev udsat til næste FSA-møde d. 14. juni 2017, som første punkt. 8. Eventuelt Udvalgssekretæren orienterede om, at have afholdt møde med lokale SA-udvalgssekretærer, hvor det var besluttet, at godkendte referater fra SA arkiveres i en workzone oversag, således at FSA kunne holde sig orienteret i arbejdet og beslutninger på afdelingsniveau. Disse referater findes på sagsnr (2017-referater) og (2016-referater) Kommende møder, juni kl oktober kl Side 4 af 4

6 Punkt: Type: Beslutningstagning Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 3. Godkendelse af flekstidsaftale for Fælles Service Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Indstilling: Sagsbehandler: Flekstidsaftalen blev første gang behandlet i FSA på ordinært møde d. 16. marts 2017 og ønskes på dette møde godkendt. Bilag 3.1 Flekstidsaftale Medarbejdergruppen fremlagde på mødet d. 16. marts, synspunkter og forslag til redigering. Nærværende aftale er resultatet af denne drøftelse. Der indstilles til at FSA godkender den reviderende flekstidsaftale. Camilla Skjødt Jakobsen

7 Til FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Telefon: Dato: 28. marts 2017 Fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden Flekstidsaftale for Fælles Service I henhold til Aalborg Universitets Politik om fleksibel arbejdstid for teknisk administrativt personale, er der indgået følgende lokalaftale om fleksibel arbejdstid for Fælles Service på Aalborg Universitet. Teknisk administrativt personale (TAP) ansat i Fælles Service, med undtagelse af chefer i lønrammestillinger, er som udgangspunkt omfattet af flekstid. Den enkelte FS-chef kan undtage medarbejdere eller grupper af medarbejdere fra at være omfattet. Flekstid betyder, at den enkelte medarbejder har mulighed for, inden for fastlagte rammer, selv at tilrettelægge sin daglige arbejdstid under hensyntagen til organisationen, herunder specifikt aftalte tidsfrister, og den enkeltes eget behov. Der gøres opmærksom på, at chefkonsulenter og specialkonsulenter samt medarbejdere omfattet af 8 stk. 3 i cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten 1 eller tilsvarende regelsæt, også skal registrere deres arbejdstid, for at kunne udnytte aftalen om fleksibel arbejdstid, uden at de dog at har ret til en-til-en afspadsering af overskydende arbejdstimer. 1.1 Fikstid og flekstid Det er op til det enkelte tjenestested at fastsætte regler for, hvorvidt der skal være en ramme for flekstiden jf. Aalborg Universitets Politik om fleksibel arbejdstid for teknisk administrativ personale. Fikstiden i Fælles Service er fra kl til 14.30, med mindre andet aftales i den enkelte afdeling for det enkelte team. Ved fastsættelse af både fiks- og flekstid skal tjenestestedet tage hensyn til afdelingens åbningstid/kontortid og bemanding, så der altid sikres en tilstrækkelig personaledækning. For deltidsansatte aftales fikstiden individuelt. Det enkelte tjenestested kan, om nødvendigt, fastsætte forskellige fiks- og flekstider for forskellige områder og funktioner. 1.2 Arbejdstid Medarbejdere som er omfattet af denne flekstidsaftale skal tidsregistrere, dvs. registrere deres møde- og gåtider i et flekstidsregnskab. Det kan fx ske i det Excel-ark som findes i AAU-håndbogen, her: 1 Cirkulære om aftale om arbejdstid for tjenestemænd i staten af 9. juni 2015.

8 En arbejdsdag for fuldtidsansatte udgør gennemsnitligt 7,4 timer pr. dag svarende til 7 timer og 24 minutter. Ved udgangen af hver måned skal medarbejderen aflevere en kopi af flekstidsregnskabet til sin nærmeste leder, for at lederen kan anerkende eventuelle overskudstimer. Flekstidsregnskabet skal som minimum indeholde møde- og gåtider for de enkelte arbejdsdage, evt. afholdt flextid midt på dagen, overført flekstidssaldo fra tidligere måned samt ny flekstidssaldo. Hensigten er, at tidsregistreringen skal bruges af medarbejdere og ledere som et dialogværktøj til at afstemme forventninger, sikre en god anvendelse af arbejdstiden. 1.3 Overskuds- og underskudstimer Overskudsstimer må ved månedens udgang ikke overstige 37 timer, og underskudstimer må ikke overstige 10 timer med mindre andet konkret aftales med nærmeste leder, fx i forbindelse med en særlig travl periode i den specifikke jobfunktion. Såfremt timerne nærmer sig maksimum eller minimum, er det medarbejderens ansvar hurtigst muligt at meddele dette til nærmeste leder med henblik på at aftale, hvorledes timerne f.eks. holdes nede eller afvikles. Leder og medarbejder har herefter et fælles ansvar for at sikre, at der skabes balance ift. arbejdstiden. 1.4 Afspadsering Opsparet flekstid afspadseres én til én, uanset hvornår flekstimerne er optjent. Medarbejdere kan normalt afspadsere de optjente flekstimer når som helst. Det er dog et krav, at afdelingen altid skal være funktionsdygtig i den normale åbningstid/kontortid (dvs. i fikstiden). Afvikling af flekstimer inden for fikstiden, skal derfor være godkendt af nærmeste leder Særligt ved fratrædelse Opsiges en medarbejder i afdelingen, eller opsiger medarbejderen sin stilling, vil eventuelle overskudstimer anses for afholdt i opsigelsesperioden. Overskudstimer udbetales ikke, og i særlige tilfælde kun efter universitetsdirektørens godkendelse. Aftalen er gældende fra og med den [dato] Aftalen kan ændres eller opsiges med et varsel på 3 måneder. Dato, Formand FSA Dato, Næstformand FSA Side 2 af 2

9 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 4. Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år/evaluering af årshjul Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Som en del af årshjulet er der afsat tid til at evaluere FSAs arbejde på første møde i det nye år. Punktet blev udskudt ved møderne d. 11. januar og 16. marts 2017 Bilag 3.1: Model for evaluering af samarbejdsform, HSU Til evaluering af FSAs samarbejde og samarbejdsform kan der tages fat i mange elementer. Udgangspunktet for drøftelsen vil være det oplæg som i 2016 blev brugt på HSU. Denne fælles drøftelse tager afsæt i 3 områder om hhv. det gode samarbejde, de rigtige emner og de gode rammer og former. Men der vil være mulighed for at bringe andre tematikker op på mødet. Årshjulet vil i denne forbindelse også blive behandlet. I bilag 7.1 findes forklaringsmodellerne for de tre udvalgte tematikker, men overordnet er ønsket at drøfte de opstillede spørgsmål her: Det gode samarbejde Hvad vil det sige, at have et godt samarbejde i FSA? Hvad skal der til? 1. Samarbejde mellem (og evt. indbyrdes på) medarbejder- og ledelsesside? 2. Samarbejde mellem formandskab og udvalget? 3. Samarbejde med lokale SA De rigtige emner Kommer FSA rundt om de emner, som der skal til for at FSA er velfungerende? 1. Bliver de rigtige emner sat på dagsorden? 2. Er der særlige emner, som FSA i 2017/2018 år bør prioritere? (eksempelvis ift. årshjul) De gode rammer og former Hvad skal der til for at få et velfungerende FSA? 1. Forberedelse? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) 2. Mødedagen? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) 3. Efter mødet? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) 4. Mellem møderne? Årshjulet 1. Bliver møderne holdt på de rigtige tidspunkter 2. Svarer indholdet/overskrifterne i årshjulet til hvad der er aktuelt

10 HR-afdelingen Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA har en fælles drøftelse og evaluerer på eget samarbejde med fokus på indholdet i 2017s møder. Tanja Busk

11 Bilag 4.1: Model for evaluering af samarbejde og samarbejdsform, HSU Til evaluering af hovedsamarbejdsudvalgets samarbejde og samarbejdsform kan der tages fat i mange hjørner af udvalgets arbejde. HR-afdelingen foreslår, at evalueringen tager udgangspunkt i en fælles drøftelse af følgende 3 områder om hhv. det gode samarbejde, de rigtige emner og de gode rammer og former. Det tilrådes, at der anvendes ca. 10 min pr. område og at drøftelserne drejer sig om, hvad udvalget gerne vil fastholde samt hvad udvalget gerne vil afvikle og eventuelt erstatte det afviklede med. Det gode samarbejde I samarbejdsaftalen redegøres for formål og rammer for SU-arbejdet således: 1. Formål Et velfungerende og løsningsorienteret lokalt samarbejde er afgørende for at opnå gode statslige arbejdspladser, der har fokus på kerneopgaven og er præget af kvalitet i opgavevaretagelsen, trivsel, fornyelse og effektivitet. Et godt lokalt samarbejde er et dialogforum, hvor beslutninger og nye ideer kan drøftes og udvikles mellem ledelse og medarbejdere. Ledelsen har ansvaret for, at arbejdspladsen udvikler sig og lever op til omgivelsernes krav og forventninger. Ledelse og medarbejdere skal i samarbejde føre arbejdspladsens strategi og mål ud i livet. Formålet med samarbejdsaftalen er at fremme et konstruktivt lokalt samarbejde baseret på tillid og dialog. Aftalen fastlægger rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi. Aftalen skal skabe det bedst mulige afsæt for, at samarbejdsudvalget med udgangspunkt i de konkrete udfordringer, behov og vilkår beskæftiger sig med det, der er relevant for den enkelte arbejdsplads og dens fremtid. Et tillidsfuldt samarbejde mellem ledelse og medarbejderrepræsentanter forudsætter, at de varetager deres funktion i gensidig respekt for hinandens roller og holder hinanden orienteret om væsentlige forhold af betydning for arbejdspladsen for at bidrage positivt til arbejdspladsens udvikling. 2. Rammerne for samarbejdsudvalgets arbejde Aftalen fastlægger rammerne for, hvordan samarbejdsudvalget skal samarbejde om arbejds- og personaleforhold, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret. Forhold, der er reguleret af kollektive overenskomster og aftaler, herunder løn- og ansættelsesvilkår, henhører således ikke under samarbejdsudvalget. Udvalgets medarbejderrepræsentanter skal tage udgangspunkt i medarbejdergruppernes fælles interesser om arbejdspladsens forhold. Samarbejdsudvalget skal jævnligt evaluere sit arbejde med henblik på at sikre, at samarbejdet kvalificeres og målrettes. Evaluering Hvad vil det sige, at have et godt samarbejde i HSU? Hvad skal der til? 1. Samarbejde mellem (og evt. indbyrdes på) A- og B-side? 2. Samarbejde mellem formandskab og udvalget? 3. Samarbejde med underudvalg (PPU) 1

12 De rigtige emner Samarbejdsudvalgets opgaver sammensættes ud fra en række opgaver fastlagt i samarbejdsaftalen ( 5) samt de opgaver, som udvalget vurderer til at være af særlig betydning for arbejdspladsen. Vedr. HSU s opgaver henvises her til 4 i samarbejdsaftalen: Samarbejdsudvalget behandler relevante emner inden for arbejds- og personaleforhold, der har betydning for arbejdspladsen. Det er op til det enkelte samarbejdsudvalg at vurdere, hvilke emner der er særligt relevante, for at der er en strategisk sammenhæng mellem samarbejdsudvalgets arbejde og institutionens mål. Det kan fx være: 1. Arbejds- og personaleforhold 2. Tillid, samarbejde og trivsel 3. Omstilling på arbejdspladsen Evaluering Kommer HSU rundt om de emner, som der skal til for at HSU er velfungerende? 1. Bliver de rigtige emner sat på dagsorden? 2. Er der særlige emner, som HSU i 2016/2017 år bør prioritere? De gode rammer og former HSU s forretningsorden er den vedtagne standardforretningsorden for SU ved AAU fra 12. februar 2014, som fastsætter en minimumsforretningsorden for alle SU er på AAU og er udvalgets nedskrevne praksis. HRafdelingen kan dog meddele, at HSU siden revisionen af denne aftale har aftalt en anden procedure vedr. godkendelse og udsendelse af referat. (Senest 5 hverdage efter mødet sendes referatet til udvalgsmedlemmernes kommentering og senest 10 hverdage efter mødet godkendes og offentliggøres referatet). Evaluering Hvad skal der til for at få et velfungerende HSU? 1. Forberedelse? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 2. Mødedagen? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 3. Efter mødet? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 4. Mellem møderne? 2

13 Inspirationsliste over mulige nedslagspunkter Nedenstående er samarbejdssekretariatets forslag til nedslagspunkter (ikke udtømmende) for en evaluering. Listen er her taget med som inspiration til at tænke i bredden. SU s evne til at fornemme hvad der rører sig i organisationen Medlemmernes indflydelse på SU-mødernes dagsorden Planlægning og udformning af dagsordenen Forhold mellem lokale og centrale SU er Samarbejdet i SU Respektfuld, åben og tillidsfuld dialog Medlemmernes engagerede deltagelse Afklaring af medlemmernes rolle ift. dagsorden Gensidig informationspligt Organisering af SU s arbejde og procedurer Rettidig og tilgængelig information Effektive møder f.eks. tidsforbrug Rammer for mødet f.eks. forberedelsestid Opfølgning på beslutninger Mødeformens kvalitet, nytænkning inden for rammerne Arbejdsområder for SU Forretningsorden for SU Synliggørelse af resultaterne af SU s arbejde Formidling af SU s arbejde til organisationen, f.eks. kommunikation af resultater Betydning af SU s arbejde for organisationen Fastlæggelse af retningslinjer for arbejds- og personaleforhold Forankring af beslutninger i organisationen, øget synlighed af SU s arbejde 3

14 EVALUERING AF FSAS ARBEJDE BILAG 4.2: 14. JUNI 2017

15 Det gode samarbejde Hvad vil det sige, at have et godt samarbejde i FSA? Hvad skal der til? Samarbejde mellem (og evt. indbyrdes på) medarbejder- og ledelsesside? Samarbejde mellem formandskab og udvalget? Samarbejde med lokale SA Informationsflow mellem udvalgene Input fra SA før eller drøftelser og beslutninger til bearbejdning efter FSA-møder?

16 De rigtige emner Kommer FSA rundt om de emner, som der skal til for at FSA er velfungerende? 1. Bliver de rigtige emner sat på dagsorden? 2. Er der særlige emner, som FSA i 2017/2018 år bør prioritere?

17 De gode rammer og former Hvad skal der til for at få et velfungerende FSA? Forberedelse? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) På mødedagen? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) Efter mødet? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse Mellem møderne?

18 Årshjulet Bliver møderne holdt på de rigtige tidspunkter Svarer indholdet/overskrifterne i årshjulet til hvad der er aktuelt Juni Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS og AAU 1. periodeopfølgning (januar april) for FS og AAU Arbejdsmiljødrøftelse Orientering om årsrapport for FS og AAU Behandling af årsrapporten for ligestillingsindsatsen Oktober Beredskab Opfølgning på APV-proces og fokuspunkter for det kommende APV-år Status på budget 2017, 2. periodeopfølgning (januar august) og den administrative strategi for FS og AAU Januar Budget 2017 for FS og AAU Runderinger, APV Evaluering af kompetencestrategi Evaluering af FSA s arbejde Mødeplan for det kommende år Marts Trivselsbarometer Sygefravær Årsregnskab for FS og AAU

19 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 5. Arbejdsmiljødrøftelse efter lokalt afholdte arbejdsmiljødrøftelser Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Som en del af årshjulet er der afsat tid til at have en drøftelse med opsamlende refleksioner ift. lokale arbejdsmiljødrøftelser i SA og FSA s eget arbejdsmiljøarbejde. Bilag 5.1: Guide til arbejdsmiljødrøftelse på AAU Drøftelsen har to formål 1. Formålet med arbejdsmiljødrøftelsen er at evaluere seneste års arbejdsmiljøarbejde, det nuværende arbejde og sætte mål/lave planer for kommende års arbejde. Med dette udgangspunkt drøftes det eventuelle behov for ændringer i FSA s arbejde, herunder organiseringen, kendte tematikker for kommende års udvalgsarbejde m.m. Punktet sker i forlængelse af FSA s evaluering af eget arbejde, hvori dele af arbejdsmiljødrøftelsens formål indgår. 2. Punktet har herudover til formål at drøfte eventuelle fælles tematikker ift. de lokalt afholdte arbejdsmiljødrøftelser. I forhold til det lokale arbejde i FS-afdelingerne viser en rundspørge fra Arbejdsmiljøsektionen, at alle afdelinger har afholdt/har planlagt arbejdsmiljødrøftelse. Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA har en fælles drøftelse på baggrund af evaluering (punkt 3) og forholder sig til eventuelle fælles temaer på tværs af FS-enheder, som bør drøftes i FSA-regi. Tanja Busk

20 ARBEJDSMILJØ- DRØFTELSEN I APV- ARBEJDET - Om indhold, organisering, forberedelse mm. APV PÅ AALBORG UNIVERSITET

21 Seneste udgave er udarbejdet af Arbejdsmiljøsektionen, maj 2017 Læs mere om vores tilbud, få inspiration m.m. på arbejdsmiljoe.aau.dk OM ARBEJDSMILJØDRØFTELSEN Arbejdsmiljødrøftelsen er årets vigtigste møde i APV'en, fordi det er her, I beslutter, hvordan I vil have det med hinanden. Indholdet i arbejdsmiljødrøftelsen 1. Arbejdsmiljøets tilstand det seneste år; et bagudrettet perspektiv 2. Arbejdsmiljøets tilstand netop nu; den aktuelle situation efter runderingerne 3. Hvordan skal arbejdsmiljøet være om et år; det fremadrettede perspektiv? 4. Hvordan har I arbejdet med arbejdsmiljøet, og hvordan vil I organisere jer fremover? 5. Har I de nødvendige kompetencer til det fremtidige arbejdsmiljøarbejde? Hvem skal deltage i den årlige arbejdsmiljødrøftelse? Den arbejdsmiljøansvarlige leder (eller dennes repræsentant, der kan træffe beslutninger på lederens vegne) skal gennemføre arbejdsmiljødrøftelsen sammen med arbejdsmiljørepræsentanterne. Arbejdsmiljødrøftelsen afholdes i arbejdsmiljøudvalget (AMiU), men overvej om det er en god idé at holde mødet sammen med samarbejdsudvalget (SU). Input til arbejdsmiljødrøftelsen Alt er tilladt som input til arbejdsmiljødrøftelsen. Noget er særlig velegnet at tage fat i: Arbejdsmiljøgruppernes lokalkendskab Egne spørgeskemaer Fokusgruppeinterview Generelle aspekter fra MUS, GRUS og LUS Sygefraværsstatistik Resultaterne fra AAU's trivselsbarometer Forberedelse, referat og APV-handleplanmodul Udnævn en ansvarlig for forberedelse af input-materialet, men alle mødedeltagere bør forberede sig grundigt. Mødet er vigtigt, fordi det er her, I beslutter, hvordan jeres arbejdsmiljø skal være. Husk at skrive referat fra mødet og indføre/opdatere planer om handlinger i APV-handleplanmodulet. Find inspiration her Om arbejdsmiljødrøftelsen (Arbejdstilsynet) Artikler: "Danfoss samler hele arbejdsmiljøorganisationen i to dage til arbejdsmiljødrøftelsen" "Alle skal inddrages i arbejdsmiljødrøftelsen" (DS Smith) 1

22 ARBEJDSMILJØETS TILSTAND DET SENESTE ÅR Hvilke særlige arbejdsmiljøudfordringer har vi oplevet det seneste år? Er der steder eller arbejdsmetoder, der udgør en risiko for arbejdsmiljøet eller er i en særlig risikozone mht. arbejdsmiljøet og i så fald hvilke? Hvad virker positivt på arbejdsmiljøet i vores institut/afdeling? Har der været situationer, hvor vi har manglet viden om arbejdet med arbejdsmiljø hvis ja, på hvilke områder? ARBEJDSMILJØETS AKTUELLE TILSTAND EFTER RUNDERINGER Hvilket billede tegner runderingerne af arbejdsmiljøet? Hvilke målbare mål i handleplanerne afspejler generelle forhold i vores arbejdsmiljø? Hvad kan vi aflæse ud fra vores sygefraværsstatistik? Hvad fylder mest, det lange eller korte fravær? Har fraværet ændret karakter over tid og kan sådanne ændringer relatere sig til arbejdsmiljøet? HVORDAN SKAL ARBEJDSMILJØET VÆRE OM ET ÅR Er der nye opgaver eller andre ændringer i det kommende år, som vil påvirke arbejdsmiljøet? Hvordan tager vi i givet fald højde for dette i arbejdsmiljøarbejdet? Husker vi både det psykiske arbejdsmiljø og det fysiske? Hvilke målbare mål sætter vi for arbejdsmiljøarbejdet i det kommende år? Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for at nå målene? 2

23 DET SENESTE ÅRS SAMARBEJDE OM ARBEJDSMILJØET Hvordan har strukturen været for arbejdsmiljøarbejdet det seneste år? Hvordan har vi organiseret arbejdsmiljøarbejdet? Hvordan har vi samarbejdet om arbejdsmiljøarbejdet? Har det været tilfredsstillende? Har der været den fornødne tid og de nødvendige ressourcer? Har indholdet i arbejdsmiljøarbejdet været passende? Har der været tilstrækkeligt input til arbejdsmiljøarbejdet? Hvor er inputtet primært kommet fra? Har der været potentielle kilder, som har været "tavse" eller uudnyttede? Hvad sker der, når der opstår arbejdsmiljøproblemer? Hvordan håndterer vi det i instituttet/afdelingen? Har der været tilstrækkelig opbakning til arbejdsmiljøarbejdet fra centralt hold? HVORDAN VIL VI ORGANISERE ARBEJDSMILJØARBEJDET DET KOMMENDE ÅR/FREMOVER Hvordan vil vi strukturere arbejdsmiljøarbejdet fremover? Hvordan sikrer vi, at vi faktisk får udført de handlinger, vi har beskrevet i handleplanmodulet? - psykisk arbejdsmiljø? - fysisk arbejdsmiljø? Hvordan sandsynliggør vi medarbejdernes opbakning og eventuelle deltagelse i aktiviteter, hvor arbejdsmiljøet er på dagsordenen? Hvem er ansvarlig for løbende at følge op på, om vi er på rette vej? Er der behov for ændret opbakning til arbejdsmiljøarbejdet fra centralt hold? HAR VI DE FORNØDNE KOMPETENCER TIL ARBEJDSMILJØARBEJDET I DET KOMMENDE ÅR Har vi arbejdsopgaver, der kræver særlig arbejdsmiljøviden og -kompetencer, og har vi det? - psykisk arbejdsmiljø? - fysisk arbejdsmiljø? Står vi over for nogen udfordringer i det kommende år, hvor vores viden om de arbejdsmiljømæssige konsekvenser og kompetencer til at handle er utilstrækkelige? Hvad skal vi gøre for at indhente den viden og kompetencer, som eventuelt mangler? Læs mere om supplerende arbejdsmiljøuddannelsestilbud på arbejdsmiljoe.aau.dk 3

24 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 6. Evaluering efter 2. kvartals lønforhandling i FS Anledning: Punktet indgår i FSA s årshjul. Bilag: - Sagsfremstilling: Indstilling: Sagsbehandler: Der ønskes en drøftelse af processen for årets TAP-lønforhandling, herunder eventuelle forbedringsmuligheder i den kommende. En opgørelse over udmøntningen i 2017 vil blive lavet efter sommerferien. Der indstilles til at FSA har en fælles drøftelse af processerne knyttet til årets TAPlønforhandling. Henrik Søndergaard

25 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA Fælles Service 7 Første periodeopfølgning (januar april) Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Som del af årshjulet behandles første periodeopfølgning for Fælles Service 7.1 Første periodeopfølgning FSA præsenteres for perioderesultat (januar april) og estimat for 2017, herunder personaleomkostninger og forbrugsomkostninger. Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning Michael Sandersen

26 Bilag 7.1 FSA-møde, 14. juni periode 2017 AAU FÆLLES SERVICE

27 Dagsorden 1. Perioderesultat Personaleomkostninger Forbrugsomkostninger Resultat pr. afdeling efter april samt estimat for Estimat 2017 for FS

28 Perioderesultat og estimat Fælles Service kr. Periodens budget Periodens resultat Afvigelse til budget Periodens afvigelse i % Estimat 1. periode årsresultat Oprindelig budget. årsresultat Afvigelse til budget Ordinære driftsindtægter Statstilskud ,0% Salg af varer og tjenesteydelser ,7% Tilskudsfinansierede aktiviteter ,8% Ordinære driftsindtægter i alt ,4% Ordinære driftsomkostninger Forbrugsomkostninger Husleje ,6% Andre forbrugsomkostninger ,4% Personaleomkostninger ,5% Andre driftsomkostninger ,1% Af- og nedskrivninger ,3% Ordinære driftsomkostninger i alt ,5% Interne overførsler, netto Interne handel og overhead ,1% Interne bidrag ,4% Interne handel og overhead ,1% Interne bidrag ,5% Interne overførsler, netto i alt ,4% Finansielle poster ,2% Resultat ,4%

29 Afvigelse personaleomkostninger

30 Afvigelse forbrugsomkostninger

31 Resultat pr. afdeling for april samt estimat for 2017 Budget Faktisk Afvigelse Budget Estimat Afvigelse t. kr. april april april Afdelinger Kommunikation Rektorsekretariatet Økonomi Studieservice HR IT-services AUB Fælles Service CPH Fælles Service Esbjerg AAU Innovation CAS I alt

32 Estimat 2017 i mio. kr. 0,0-5,0-10,0-15,0-18,1-20,0-25,0-30,0-14,0-35,0-40,0-5,0-1,2-0,6 3,0-35,9-45,

33 Punkt: Type: Sagsnr: Orientering Kan frit distribueres Skriv sagsnr Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA Fælles Service 8. Status på ligestilling og diversitet på AAU. Anledning: Bilag: Sagsfremstilling : Løbende orientering om arbejdet for ligestilling og diversitet ingen Status på arbejdet for Ligestilling og Diversitet på AAU Udvalget for Ligestilling og Diversitet (ULD) er kommet godt fra start. Udvalget afholdte konstituerende møde 13. oktober 2016, der er oprettet en underside på AAU-inside til ULD. Det er en udfordring at al information på AAU-inside fremstår på dansk. Udvalget arbejder på at finde en løsning på udfordringen. AAU skal aflevere Ligestillingsredegørelse til Ligestillingsafdelingen for en to årig periode fra 1. sep aug ULD har et bredt fokus på ligestilling og diversitet, men der er fortsat kun fokus på ligestilling mellem kønnene i kravene til redegørelsen. Der er deadline for indberetning 31. aug Strategiske handleplaner for Ligestilling og Diversitet ULD besluttede sig for at indgå samarbejde med Videncenter for Ligestilling, Diversitet og Køn, (EDGE) på udvalgsmødet 14. dec EDGE indsamler pt data, relevant viden og inspiration til udvalget med henblik på udarbejdelse af ambitiøse strategiske handleplaner for Ligestilling og Diversitet på AAU for perioden Der er udsendt en invitation til samtlige ansatte på AAU, så alle har mulighed for at komme med bud på indsatsområder for ligestilling og diversitet. Der er fokus på VIP i arbejdet med ligestilling og diversitet, derfor afholdes en række fokusgruppeinterview med primært VIP. EDGE og formanden for udvalget drøfter problemstillinger med alle Akademiske råd og de to campusråd i Esbjerg og København. EDGE deltager ligeledes løbende i ULD s møder for at rådgive udvalget frem mod fastlæggelse af handleplaner. Ultimo september leverer EDGE: En baggrundsrapport med lettilgængelig komprimeret introduktion til eksisterende forskning, AAU s historik ift. ligestillingsindsatser og effekten heraf, samt en analyse af kvantitative personaledata samt de ovenfor beskrevne kvalitative data Et inspirationskatalog med en præsentation af forskellige mulige ligestillingsindsatser Anbefalinger fra EDGE til arbejdet med ligestilling og diversitet på AAU.

34 Procesplan for udarbejdelse af strategiske handleplaner for ligestilling og diversitet Maj-september Bred inddragelse/analyse Invitation til bidrag til alle ansatte via survey Fokusgruppeinterview Drøftelse af fokusområder med akademiske råd og campus råd Oktober Udarbejdelse af handleplaner Arbejdsseminar for ULD samt evt. andre interessenter Kvalitetssikring ved EDGE Præsentation af udkast for direktionen November/december Kvalitetssikring og beslutning Høring i HSU blandt institut/afdelingsledere Forventet vedtagelse af handleplaner i direktionen. Når Direktionen har vedtaget handleplaner for ligestilling og diversitet har AAU s bestyrelse bedt om en orientering om status for ligestilling og diversitet samt en præsentation handleplaner samt forventede opnåede mål med arbejdet. Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning Jeanet Eugenia Klindoch

35 UDVALGET FOR LIGESTILLING OG DIVERSITET (ULD) Bilag 8.1: Præsentation af arbejdet for FSA Sekretær for ULD Jeanet Eugenia Klindoch HR-konsulent

36 OVERORDNET Rådgivende organ o Nedsat af direktionen o Rådgivende organ for direktion og bestyrelse Ansvarsområde o Strategisk og langsigtet udvikling af ligestillingsområdet o Følge og skabe rammen på AAU lige muligheder for alle Indsatsområder o Køn, alder, etnicitet, nationalitet, seksuel orientering, religiøs observans, medarbejdere med funktionsnedsættelser (fysisk og psykisk)

37 OPGAVER 5-års plan for arbejdet med ligestilling og diversitet Ad hoc-analyser og handlinger Intern og ekstern formidling Monitorere og overvåge at relevant lovgivning overholdes Diverse afrapporteringer

38 AKTIVITETER - Der er: udpeget medlemmer, og udvalget er konstitueret udarbejdet og godkendt kommissorium indgået kontrakt med Videncenter for Ligestilling, Diversitet og Køn om udarbejdelse af analyse og anbefalinger til handleplan oprettet en udvalgsside på AAU Inside og en funktionspostkasse udarbejdet procesplan for udarbejdelse af handleplaner som drøftes på ULDmøde Juni påbegyndt udarbejdelse af ligestillingsredegørelse for de seneste 2 år til Ligestillingsafdelingen under Udenrigsministeriet, deadline 31. aug. 2017

39 TILBLIVELSE AF 5 ÅRSPLAN HR-afdelingen understøtter ULD og Videncenter for Ligestilling og Diversitet leverer viden, inspiration og anbefalinger Maj-September Bred inddragelse/analyse Invitation til at bidrage til alle ansatte Fokusgruppeinterview Statistik Drøftelse af fokusområder med akademiske råd og campusråd Oktober Udarbejdelse af handleplaner Arbejdsseminar for ULD samt evt. interessenter Kvalitetssikring ved EDGE Præsentation af udkast for direktionen November/december Kvalitetssikring og beslutning Høring i HSU og institutledere Forventet vedtagelse af handleplaner i direktionen Januar/februar Præsentation Præsentation af plan for AAU s bestyrelse Udbredelse til organisationen