Genopretningsplan. Juni 2014 KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ

Transkript

1 Genopretningsplan Juni 2014 KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ

2 Genopretningsplan Juni 2014 Indholdsfortegnelse: Indledning 3 Effektiviseringer 3 Udmøntning af rammebesparelser på Økonomiudvalgets område 3 Udmøntning af resterende rammebesparelser 3 Revurdering af anlægsbudget Gennemgang af driftskonti 4 Etablering af indkøbsfunktion 4 Afklaring af fremtidig IT-drift 5 Udarbejdelse af effektiviseringskatalog til budget Økonomistyring 5 Månedlig ensartet budgetopfølgning inkl. overordnede nøgletal 5 Likviditetsstyring 6 Bevillinger og budgetansvar 7 Opsamling på budgetforudsætninger Bevillingsændringer 2014 (tillægsbevillinger) 7 Udarbejdelse af budget 2015 herunder opdatering af ydelsesbeskrivelser 8 Forvaltningsrevision 10 Gennemførelse af forvaltningsrevision 9 Overholdelse af love og regler 11 Udarbejdelse af opgavebeskrivelser, produktionsplan og tjeklister for lønadministration, bogholderi og controllerfunktion (kvalitetsløft og overholdelse af love og regler) 11 Whistleblower ordning 12 Tilretning af kontoplan 12 Opsamling på statistikdata for tidligere år 12 Opsamling på anlægsregnskaber for tidligere år 13 Færdiggørelse af bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ 13 Bilag: Totaloversigt rammebesparelser

3 Genopretningsplan Juni 2014 Indledning Kommuneqarfik Sermersooq har et ønske om at kommunen drives så effektivt som muligt. Dette er aktualiseret af kommunens aktuelle økonomiske situation hvor likviditeten er under et voldsomt pres. Siden Kommuneqarfik Sermersooq af Grønlands Selvstyre er kommet under skærpet tilsyn primo 2014 har der både på det politiske niveau og i direktionen været fokus på at økonomien i kommunen skal genoprettes. Denne genopretningsplan er dels en opsummering af de tiltag der både politisk og administrativt allerede er besluttet og dels en beskrivelse af de tiltag der fra politisk og administrativt side fremadrettet igangsættes. Den økonomiske genopretningsplan skal ses som et led i det strategiarbejde som direktionen har iværksat, der i 2014 omhandler konsolidering og økonomi. For at kommunen kan udvikle sig, må vi have fundamentet på plads. Vi kan ikke og tillader ikke at vi lever over evne. Kommuneqarfik Sermersooq s økonomiske situation kan blive udfordret yderligere, såfremt Naalakkersuisut beslutter sig for en udligningsordning, der resulteret i, at kommunen skal give yderligere midler til de 3 andre kommuner. Denne mulige situation er ikke beskrevet i planen. Kommuneqarfik Sermersooq er ikke kun Nuuk. At opretholde og sikre en kontinuerlig drift og udvikling i henholdsvis Paamiut, Tasiilaq og Ittoqqortoormiit kræver ekstraordinære ressourcer, som Kommuneqarfik Sermersooq ikke kan løfte alene. Kommuneqarfik Sermersooq kan ikke forvente hjælp udefra, hvorfor vi i kommunen må se indad, for at se om vi kan løse vores opgaver smartere og billigere uden at det mærkes væsentligt af borgerne. Kun herved får vi råd til at tage de små men alvorlige skridt, på vejen mod større beskæftigelse for kommunens borgere så vi samtidig kan sikre rammerne for, at flere borgere løfter vores velfærd. Status quo er ikke en mulighed. For at sikre en sund økonomi i Kommuneqarfik Sermersooq, er der behov for at Kommunalbestyrelsen beslutter rammen for det videre arbejde, omkring genopretning af kommunens økonomi. God læselyst. Direktionen 2

4 EFFEKTIVISERINGER Udmøntning af rammebesparelser på Økonomiudvalgets område Der er identificeret en række omkostninger på den kommunale administration, konto 11 der uden de større konsekvenser kan reduceres. Reduceringerne drejer sig blandt andet om stop af annonceringer af løbende licitationer, stop for indkøb af aviser, salg af tjenestebiler, reducering af kursusmidler, reducering af brug af eksterne konsulenter, reducering af omkostninger i forbindelse med rekruttering af medarbejdere m.v. Samlet er der fundet besparelser på godt 7 mio. kr. Udmøntningen af disse besparelser er på vej til Økonomiudvalgets godkendelse. Ligesom udmøntningen af en besluttet rammebesparelse på 6 mio. kr. på økonomiudvalgets område er på vej til endelig politisk godkendelse. Udmøntning af resterende rammebesparelser I bilag til denne genopretningsplan er medtaget en total oversigt over den rammebesparelse på 35 mio. kr. som kommunalbestyrelsen har besluttet. Hovedparten af rammebesparelserne er udmøntet men der henstår fortsat enkelte rammebesparelser der skal endelig godkendes på det politiske niveau. Som med den øvrige budgetproces har processen med rammebesparelser desværre heller ikke være optimalt, hvorfor de enkelte rammebesparelser nærmest har levet hver sit sagsbehandlings liv. Det vil der fremadrettet blive samlet op på således at rammebesparelser vil blive taget enkeltvis i de stående udvalg og samlet i hhv. økonomiudvalg og kommunalbestyrelse. Revurdering af anlægsbudget 2014 Administrationen er i fuld gang med at foranstalte projektering af anlægsprojekter, men på grund af den nødvendige planlægning herunder byggemodning og kommuneplaner vil flere projekter først skydes i gang i Forvaltningen for Anlæg og Miljø har meddelt ved temadag for kommunalpolitikerne i Katuaq, at følgende bevilgede anlægsmidler for 2014 ikke vil blive opbrugt. Der er følgende større kendte forsinkelser: Opr. budget Gennemførelse Forsinkelseseffekt Familiernes hus Nuuk % Alderdomshjem i Paamiut % Daginstitution i Tasiilaq % Hal Fiskenæsset % Fritidscenter i Qinngorput % Musikskole i Nuuk %

5 I ovenstående er ikke indregnet for boliger (Tuujuk) og for byggemodning(tuujuk) som forventes at blive forsinket pga. at udlicitering sker sent og at der er problem med intern byggemodning. Det forventes at nedrivning starter som planlagt i år. Tuujuk boliger er forsinkelses effekten derfor kr Tuujuk byggemodning er forsinkelses effekten derfor kr Gennemgang af driftskonti Kommuneqarfik Sermersooq er en stor og kompleks kommune, hvorfor det er vigtigt løbende at gå driftskontiene igennem. De enkelte fagforvaltninger har i forbindelse med de besluttede rammebesparelser for nærværende gemmengået store dele af driftskontiene. Uagtet dette vil der i resten af 2014 i samarbejde mellem de enkelte fagforvaltninger og forvaltningen for økonomi og personale blive gennemført en yderligere gennemgang af samtlige driftskonti med henblik på at identificere: Unødvendige driftsomkostninger store som små efter princippet med mange bække små gør en stor å. Desuden er et delmål på gennemgangen af driftskontiene, at sikre at der i hele organisationen er en kendt og ensartet holdning og bevidsthed til at Kommuneqarfik Sermersooq er omkostningsbevidst. Det er erkendt af direktionen, at der er steder i organisationen hvor holdningen til omkostninger er ikke eksisterende. Det er ikke acceptabelt, hvorfor der fremadrettet vil blive gennemført månedlige budgetopfølgninger, således at kommunen tidligt kan skride ind for et eventuelt overforbrug på enkelte konti eller i enkelte institutioner. Omkostningsbevisthed hos den enkelte medarbejder er en af måderne at få balance i kommunens økonomi. Etablering af indkøbsfunktion Det er besluttet at der skal etableres en central indkøbsafdeling. Det er dog ikke besluttet om det skal være en intern afdeling eller om indkøbsafdelingsopgaven skal outsources. Forinden denne beslutning kan træffes, er der en lang række afdækningsopgaver der skal gennemføres bl.a. omkring hvor meget kommunen køber ind i forskellige kategorier. Afdækningsarbejdet forventes afklaret i løbet af sensommeren således at kommunalbestyrelsen i løbet af efteråret vil kunne træffe en endelig beslutning om etablering af en indkøbsafdeling inhouse/outhouse. 4

6 Det forventes at der vil kunne være etableret en indkøbsafdeling fra den 1. januar Det forventes ligeledes, at når indkøbsafdelingen over en periode er kørt ind vil der være besparelser i kommunens indkøb i et niveau på 10 MDKK/pa. Indkøb er allerede i budgettet for 2014 beskåret med 10 mio. kr. som en del af den samlede rammebesparelse. Indkøbsafdeling forventes klar fra primo 2015 Afklaring af fremtidig IT-drift Kommunen er i øjeblikket i gang med en afklaringsproces om IT driften skal foretages internt eller outsources. Denne afklaring forventes gennemført indenfor kort tid. Det forventes at der på driften af IT uanset om det drives internt eller outsources i 2015 vil kunne gøres omkring 5 mio. kr. billigere end budget Udarbejdelse af effektiviseringskatalog til budget 2015 I forbindelse med budgetarbejdet frem mod budget 2015 vil der fra administrationens side blive udarbejdet et effektiviseringskatalog. Således at det område for område vil være muligt for kommunalbestyrelsen, konkret at beslutte hvordan kommunens service overfor borgerne skal være. I dag ydes der på en række områder en service eller ydes ydelser der ligger noget over lovgivningens minimumskrav. Det er muligt at det fortsat skal være således, men kommunalbestyrelsen skal have de reelle og faktuelle valgmuligheder, således at det bliver muligt for politikkerne at foretage reelle valg om service og serviceudbud. ØKONOMISTYRING Månedlig budgetopfølgning inkl. overordnede nøgletal Da Kommuneqarfik Sermersooq mens man er under skærpet tilsyn fra Grønlands Selvstyre, skal fremsende en kommenteret månedsbalance til Selvstyret og således under alle omstændigheder skal bruge ressourcer på dette arbejde er det besluttet: At der fremadrettet også efter at man ikke er under skærpet tilsyn længere vil blive udarbejdet følgende økonomisk afrapportering: Månedsregnskaber (januar, februar, (marts), april, maj, (juni), juli, august, (september), oktober, november og (december)). Kvartalsregnskab (1. kvt. (januar marts), 3. kvt (juli-september) Halvårsregnskab (første halvår januar til juni) Årsregnskab 5 Arbejdet med udarbejdelse af månedsregnskaber er igangsat fra marts måned Indtil den endelige form og model for månedsregnskaberne er på plads vil disse alene blive brugt som et internt arbejdsredskab.

7 Det forventes at den endelige form og model for månedsregnskaberne er på plads for juli regnskabet. Den endelige model vil ud over alm. økonomi- og budgetopfølgning komme til at indeholde relevante nøgletal. Da man har et stort ønske om at Kommuneqarfik Sermersooq skal være en åben og dialogorienteret kommune, er det hensigten, at Kommuneqarfik Sermersooq fra september/oktober måned som den første kommune vil offentliggøre de løbende regnskabsrapporteringer på kommunens hjemmeside, så borgere og andre interesserede løbende kan følge med i den økonomiske udvikling i kommunen. Månedsregnskaberne vil blive brugt til månedlig budgetopfølgning således vil Kommuneqarfik Sermersooq fremover gå forbruget i forhold til budget igennem hver måned i stedet for som nu - de kun 3 årlige gennemgange der er reguleret i lovgivningen omkring kommunerne. De 3 lovpligtige budgetopfølgninger vil fremover blive gennemført i forbindelse med kvartalsregnskaberne og halvårsregnskabet. Månedlig budgetopfølgning i stedet for de lovpligtige 3! Likviditetsstyring Da kommunen ikke arbejder med månedsopdelte budgetter er det vanskeligt at udarbejdet et egentligt likviditetsbudget. Det betyder at der ikke løbende er kontrolpunkter eller KOMMUNEQARFIK forventninger til hvor likviditeten skal være. SERMERSOOQ S MÅNEDSREGNSKABER VIL BLIVE OFFENTLIGGJORT PÅ SERMERSOOQ.GL FRA SEPTEMBER/OKTOBER MÅNED Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med godkendelsen af budgettet for 2014 besluttet at kommunen på ethvert tidspunkt skal have 6 % i likviditet svarende til lige i underkanten af 100 MDKK. Dette mål har kommunen i en længere periode ikke kunne holde. Økonomi- & peronaleforvaltningen arbejder i øjeblikket på at lave en tillempet men ikke 100 % korrekt likviditetsprognose for resten af 2014, der vil kunne give en retningspil for hvorledes likviditeten i resten af året vil udvikle sig. I forbindelse med udarbejdelse af budgettet for 2015 vil dette blive månedsopdelt således, at der fra 2015 kan laves egentlige og reelle likviditetsbudgetter, som det er muligt månedligt at måle den aktuelle likviditet op imod. Hermed vil både det politiske- og administrative niveau få et direkte og faktuelt holdepunkt for likviditeten. 6

8 Månedsopdelte budgetter en forudsætning for styring af likviditeten Bevillinger og budgetansvar Det er væsentligt at bevilling og budgetansvar hænger nøje sammen således at der er klarhed over hvem der har budgetansvaret for hvilke bevillingskonti. Der eksisterer i dag en række bevillingskonti hvor flere afdelinger/forvantninger trækker på samme bevilling. Det er uhensigtsmæssigt og gør reelt at ingen har/føler ansvar for disse konti hvorfor bevillingerne ofte overskrides. Økonomisk Sekretariat er gået i gang med et afdækningsarbejde således at bevillinger og ansvaret for disse er knyttet tæt sammen via fagkoderne. Processen med at få knyttet entydige fagkoder til de enkelte bevillinger (og dermed et entydigt budgetansvar) forventes tilendebragt efter sommeren. Entydigt bevillingsansvar et must Opsamling på budgetforudsætninger 2014 Ved en nylig gennemgang af grundlaget for budget 2014 har det vist sig, at budgetmaterialet er noget mangelfuldt i både form og indhold. Budgettet er selv for indviede vanskeligt at orientere sig i blandt andet findes der ikke en samlet budgetmappe for 2014, hvor de forskellige endelige budgetelementer er samlet. Således kan man ikke et samlet sted få et overblik over budgettet for 2014 og de vedtagne bevillinger. Man skal orientere sig i et stort beslutningskompleks for at finde bevillingsgrundlagene frem en ikke umulig opgave men en unødvendig meget tidskrævende opgave. Administrationen har valgt kun at bruge sparsomme ressourcer på at gennemgå hele budgetprocessen for budget for i stedet for at bruge ressourcerne og energien på at sikre en gennemsigtig og overskuelig budgetproces for Den uoverskuelige budgetproces for 2014 betyder bl.a. at kommunalbestyrelsen i tilknytning til denne genopretningsplan skal godkende nogle bevillingsmæssige omrokeringer på budget2014 herunder bl.a. den endelige udmøntning af en række rammebesparelser, samt en række bevillingsændringer på konti der er klart underbudgetterede. Bevillingsændringer 2014 (tillægsbevillinger) Med udgangspunkt i at budgetprocessen for 2014 som beskrevet ovenfor har været noget mangelfuld, har det vist sig, at specielt nogle af de sociale konti er underbudgetterede. 7

9 Der vil blive udarbejdet en samlet sagsfremstilling som snarest forelægges de relevante fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse til godkendelse. I denne samlede sagsfremstilling vil der tillige komme enkelte øvrige bevillingsændringer. Udarbejdelse af budget 2015 herunder opdatering af ydelsesbeskrivelser I forhold til 2014 vil der i forbindelse med processen omkring budget 2015 blive foretaget en række tiltag der skal sikre en klar og tydelig budgetproces. Herunder vil der blive udarbejdet en række tjek-lister samt budgetanalyser hvis formål er at sikre kvalitet og validitet i budgettet. De tal der således vil blive præsenteret undervejs i budget 2015-processen skal være valide og gangbare. Udgangspunkt for budget 2015 bliver regnskabstal (1. kvartal & halvår 2014) og korrigeret budget Hvilket sikrer et så opdateret og validt beslutnings grundlag som muligt. I forbindelse med budgetprocessen for budget 2015 vil der dels blive lavet et effektiviserings-katalog, ligesom ydelsesbeskrivelserne vil blive gennemgået og justeret/opdateret. Tidsplanen for budget 2015-arbejdet forventes at se således ud: Primo juni Teknisk Administrativt Budget-1 Basisbudget - klar Økonomiudvalget fastlægger rammer for budget Kommunalbestyrelsen budgetseminar Sept/okt fagudvalg Økonomiudvalg 1. behandling af budget Kommunalbestyrelse 1. behandling af budget Økonomiudvalg 2. behandling af budget Kommunalbestyrelse 2. behandling af budget

10 9

11 Forvaltningsrevision Gennemførelse af forvaltningsrevision Kommunen er sat under skærpet tilsyn fra Departementet for Finans og indenrigsanliggender. Dette er primært begrundet i at kassebeholdningen den 31. december 2013 blev opgjort til 23 mio. kr., samt flere års underskud på driften blevet finansieret ved træk på kassebeholdningen. På denne baggrund har der fra politisk side været ytret et ønske om en forvaltningsrevision. (sagen behandles på et selvstændigt punkt på kommunalbestyrelsens møde den 2. juni 2014) Administrationen har med baggrund i dette ønske haft en drøftelse med Deloitte omkring hvorledes en forvaltningsrevision vil kunne gennemføres - og de forventede resultater og udgifter ved at gennemføre en forvaltningsrevision. Løsningsforslag faglig vurdering Et ønske er en todelt udvidet forvaltningsrevision: Udviklingen i kommunens økonomi herunder en vurdering af udviklingen i kommunens serviceniveau og effektivitet i opgaveløsningen. Kommunens økonomiske styring herunder evnen til løbende at overvåge den økonomiske udvikling og gribe korrigerende ind, såfremt økonomien udvikler sig uhensigtsmæssigt. Formålet med forvaltningsrevisionen er dels at få beskrevet situationen som den er i dag og samtidig få kortlagt muligheder for såvel en styrkelse af den økonomiske styring som mulighed for at reducere kommunens udgiftsniveau. Der har i årene fra 2009 til 2013 været et merforbrug i forhold til de oprindelige budgetter det er ligeledes karakteristisk, at det oprindelige budget er lavere end det realiserede forbrug året før. (Med undtagelse af 2011, hvor handicapområderne blev overtaget). Udgifterne i alle årene er ligeledes øget, hvilket kunne indikere at tidligere ledelser har haft utilstrækkelig evne til at gennemføre tilpasninger af udgiftsniveauet. Forvaltningsrevisionen skal således kortlægge kommunens serviceniveau, herunder SKAL-niveauet og KANniveauet samt spændet mellem disse, således at der derigennem opnås et bedre og mere fakta-baseret grundlag for drøftelser af kommunens serviceniveau samt kommunens handlemuligheder i forhold hertil. Det er et omfattende arbejde at kortlægge afgrænsningen mellem SKAL- og KAN-opgaver samt mulighederne for at effektivisere løsningen af kommunens mange og mangeartede opgaver. Derfor foreslås konkret, at den udvidede forvaltningsrevision afgrænses til 3 konkrete områder: Støttekrævende børn og unge Skoler Ældre og handicappede Disse områder er nogle af kommunens store opgaveområder og styringsmæssigt udfordrende områder. 10

12 For hvert af disse områder kortlægges lovgivningens minimumskrav til tilbud til borgerne. På samme måde kortlægges overenskomstmæssige hindringer i forhold til bemandingen af opgaveløsningen. Forvaltningsrevisionen skal derudover søge at kortlægge mulighederne for at effektivisere opgaveløsningen og dermed mulighederne for at levere samme service, men blot for færre penge. Forvaltningsrevisionen skal evaluere den nuværende økonomistyring og herunder kortlægge eventuelle mangler i den økonomiske styring i kommunen, således at denne viden kan bruges til en fremadrettet styrkelse af den økonomiske styring. Såfremt forvaltningsrevisionen gennemføres på de 3 beskrevne områder forventes det, at kommunen udover den egentlige forvaltningsrevision tillige vil få tilført en række faglige værktøjer, der fremadrettet vil gøre beslutningsgrundlaget på områderne bedre. OVERHOLDELSE AF LOVE OG REGLER Udarbejdelse af opgavebeskrivelser, produktionsplan og tjeklister for lønadministration, bogholderi og controllerfunktion (kvalitetsløft og overholdelse af love og regler) På en række områder hvor kommunen udbetaler mange penge i løn eller ydelser er der i dag ikke de tilstrækkelige kontroller, og på nogle områder følges de udstukne retningslinjer ikke fuldt ud. Der bruges som følge af fejl i behandlingen af løn eller ydelser mange ressourcer på fejlretning. Ressourcemæssigt tager det mere tid at rette fejl end at sikre udbetalingerne er korrekte. Der vil blive igangsat et arbejde, der skal sikre at medarbejderne følger de regler og procedure der er for udbetalingerne, ligesom regler og procedure vil blive strammet op så de er klare og entydige. Samtidig hermed vil der blive strammet op på de interne kontroller. Det er vigtigt at alle der arbejder med udbetaling af løn/ydelser har en ensartet holdning til at regler og procedure skal overholdes. Det er en ledelsesopgave at sikre at holdningen til regler- og procedure er at de skal holdes og efterleves. Det er en opgave ledelsen tager meget alvorligt. Det er ressourcebesparende at gøre tingene rigtigt og korrekt første gang 11

13 Whistle-blower ordning Kommuneqarfik Sermersooq erkender, at i en organisation med over ansatte vil der ligesom i befolkningen som helhed være enkelte medarbejder der kan føle sig foranlediget til at gøre ting for egen vindings skyld. Dette er ikke acceptabelt adfærd hvorfor kommunen vil påbegynde arbejdet for at etablere en whistleblower ordning. Det forventes at whistleblower ordningen vil kunne igangsættes i begyndelsen af Kommunen erkender at der i forbindelse med udbetalingen af en række ydelser til borgere er mulighed for, at der kan ske snyd og bedrageri hvorfor whistleblower ordningen løbende vil blive udvidet således at også almindelige borgere kan anmelde snyd eller bedrageri de får kendskab til. Whistleblower ordning skal begrænse snyd & bedrag Tilretning af kontoplan Over en årrække er kommunens kontoplan blevet tilføjet en række konti der ikke fremgår af den autoriserede hovedkontoplan eller standardkontoplanen. Kontoplan. Hvilket gør at en sammenligning mellem Kommuneqarfik Sermersooq s regnskab og øvrige kommuners regnskaber ikke fuldt ud kan sammenlignes. Det er uhensigtsmæssigt i forhold til de officielle statistikker og når kommunen ønsker at bench-marke sig med øvrige kommuner. Kontoplanen vil blive gennemgået og afvigelser i forhold til den autoriserede kontoplan vil enten blive rettet eller det vil positivt blive besluttet, at på dette specifikke punkt vil den autoriserede kontoplan ikke blive fulgt. Der er taget initiativer til at overholde den autoriserede kontoplan på balancen. Opsamling på statistikdata for tidligere år Det har vist sig, at kommunens officielle regnskab ikke stemmer overens med de data der er registreret hos Kanukoka i forhold til kommunens 2010-regnskab. Det er væsentligt at kommunens regnskab er registreret korrekt bl.a. fordi de regnskabsdata Kanukoka har bruges til at lave nøgletals sammenligninger mellem de enkelte kommuner (Benchmark). Det er kommunens officielle regnskab der er korrekt og de data som Kanukoka har registreret der er forkerte. 12

14 Administrationen vil tage kontakt til Kanukoka for at få foretaget de korrekte korrektioner i Kanukoka s registreringer. Opsamling på anlægsregnskaber for tidligere år Det har vist sig at der siden ikke i fuldt omfang er blevet udarbejdet afsluttende anlægsregnskaber, når et anlægsprojekt er afsluttet. For at få det fulde overblik over hvilke afsluttende anlægsregnskaber der er udarbejdet og hvilke der ikke er vil samtlige anlægsopgaver der er afsluttet i 2009 og frem blive gennemgået, og anlægsregnskaber efterfølgende blive udarbejdet. Anlægsregnskaber over 2 mio. kr. skal tillige attesteres af revisor dette er kun i få tilfælde sket. Dette arbejde vil være tidskrævende for både Anlæg- og miljøforvaltningen og Økonomisk Sekretariat. Hvorfor opgaven vil blive tilrettelagt således, at der for alle anlægsopgaver der afsluttes i 2014 vil blive aflagt korrekte og rettidige anlægsregnskaber. Herefter vil man arbejde sig tilbage i tid og få bragt tingene i orden. Men det må forventes at dette arbejde kan tage mere end 1år at få bragt på plads. Anlægsregnskaber for alle afsluttede anlægsopgaver Færdiggørelse af bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ Der er igangsat et arbejde for at revidere og forny kommunens kasse- og regnskabsregulativ, der senest er godkendt i 2008 i forbindelse med kommunesammenlægningen. Kasse- og regnskabsregulativet er i dag meget gammeldags og der er behov for en total revision af kasse- og regnskabsregulativet - som i den nye og opdaterede version vil komme til at hedde: Regler for økonomistyring og registreringspraksis. Opbygningen af Regler for økonomistyring og registreringspraksis vil blive struktureret som nedenstående: Indledning 1. Formål og gyldighed 2. Økonomisk politik 3.Organisation 4. Styringsmodel 5. Budget Styringsmodel 6. Planlægning 7. Dispositionsregler 8. Dataregistrering 9. Løbende opfølgning 10. Regnskab 11. Overførsler/ genbevilling 12. Processer og kontroller 13. Tilsyn 14. Digitalisering 15. Likvider og gæld Processer 16. Indtægter 17.Lønninger 18. Indkøb 19. Anlæg 20. Overførsler til personer 21. Projektmidler 22. Regnskaber for andre 23. Beboer midler Andre områder 24. Risikostyring 25. Forsikringspolitik 26. Eventual rettigheder og forpligtelser Bilag 13

15 Arbejdet med regler for økonomistyring og registreringspraksis har pågået over det seneste halve år, og der har været gennemført en række workshops for at sikre form og indhold. Der henstår enkelte workshops inden håndbogen er færdig. Regler for økonomistyring og registreringspraksis vil forventelig blive godkendt på et af kommunalbestyrelsens møder i efteråret

16 BILAG: Totaloversigt over rammebesparelser Under udarbejdelsen af budgettet for 2014 blev det vedtaget, at der efterfølgende skulle placeres rammebesparelser for i alt 35 mio.kr. Rammebesparelserne tager udgangspunkt i to mål: 1. Generel nedsættelse af sygefraværet samt en øget effektivitet blandt medarbejdere, i alt reduktion af lønomkostninger på 3,75 %. 2. Systematiseret indkøbsprocesser med efterfølgende rabatter på indkøb, i alt reduktion af køb af varer og tjenesteydelser på 5 %. Det blev på budgettidspunktet vurderet, at den potentielle besparelse udgjorde ca. 10 mio.kr. Efterfølgende er rammebesparelser blevet placeret administrativt ud fra de to ovenstående beregningsmetoder. Konsekvensen har været, at de forholdsvist medarbejder-tunge bevillingskonti er dem, som efter ovennævnte, skal bidrage mest til den samlede rammebesparelse. De 28 mio.kr. i rammebesparelser er efter ovennævnte princip placeret således: Budget efter 2. behandling Rammebesparelser Budget 2014 Rammebesparelser i pct. 1. Kommunal forvaltning ,29 2. Tekniske område ,68 3. Erhverv- og arbejdsmarkedsområde ,98 4. Socialt område ,00 5. Undervisningog kulturområde ,56 6. Forsyningsvirksomheder ,80 Driftsbudgettet i alt ,01 15

17 Udmøntninger af rammebesparelser på Økonomiudvalgets område Konto Budget efter 2. behandling Rammebesparelser Budget Kommunal forvaltning Administrationsbygninger Kantinedrift IT virksomhed Teletjenester Konto 1 Administrationsområdet Sundhed og forebyggelse Konto 4 Social området Kommunalt biblioteksvæsen Kommunale museer Tilskud til fritidsvirksomhed og kulturelle formål Tilskud til Kulturhus Konto 5 Undervisning og Kultur Økonomiudvalget i alt Konto Kommunal forvaltning reduceres med 5,299 mio.kr. Det vil således primært være konto Den kommunale forvaltning, som vil bære størstedelen af besparelserne. Løsningsforslag - faglig vurdering Den kommunale forvaltning vil blive reduceret med 3,1 procent. Kontoen består primært af lønomkostninger. Forslaget vil derfor medføre medarbejderreduktioner i større eller mindre grad, der vil blive foretaget en generel vurdering af kontoen for at undersøge muligheden for besparelser på andre typer omkostninger, herunder blandt andet omkostninger til konsulenter. Det videre forløb Der skal i forvaltningerne udarbejdes et reduktionskatalog, hvor de nøjagtige konsekvenser af besparelser er beskrevet. Dette reduktionskatalog vil blive forlagt for Økonomiudvalget til endelig godkendelse. Konto Administrationsbygninger reduceres med 300 t.kr. Konto Kantinedrift reduceres med 71 t.kr. Konto IT virksomhed reduceres med 325 t.kr. og Teletjenester reduceres med 15 t.kr. Konto Sundhed og forebyggelse besparelse på 93 t.kr. 16

18 Konto Kommunalt biblioteksvæsen besparelse på 9 t.kr. Konto Kommunale museer besparelse på 86 t.kr. Konto Tilskud til fritidsvirksomhed og kulturelle formål besparelse på 53 t.kr. Konto Tilskud til Kulturhus besparelse på 245 t.kr. Udmøntninger af rammebesparelser på Udvalg og Miljøs område Konto Budget efter 2. behandling Rammebesparelser Budget Veje, broer, trapper Torvesalgsboder Brandvæsen Kommunal entreprenørvirksomhed Tværgående konsulentydelser Konto 2 Tekniske område Dagrenovation Renovationsanstalten Modtagestationer Konto 6 forsyningsvirksomheder Udvalget for Anlæg og Miljø i alt Konto Veje, broer, trapper besparelsen på 1 mio.kr. er udmøntet i Nuuk. Konto Torvesalgsboder besparelsen på 248 t.kr. er udmøntet på brættet i Nuuk. Konto Brandvæsen besparelsen på 300 t.kr. er udmøntet på lønninger under beredskabet. Der arbejdes som nævnt på en samlet beredskabsplan med budget. Formålet er at systematisere, prioritere og standardisere beredskabets funktioner og udstyr. Konto Kommunal entreprenørvirksomhed er reduceret med 1 mio.kr. Reduktionen på kommunal entreprenørvirksomhed sker på en fælles pulje til tværgående anskaffelser ( ). Puljen har været anvendt til akutte nødvendige anskaffelser eksempelvis ved nedbrud af entreprenør maskiner i en bygd eller lignende, hvor der ikke er andre umiddelbare muligheder for at erstatte maskinen. 17

19 Konto Tværgående konsulentydelser. Kontoen reduceres med 100 t.kr. Konsulent ydelser må prioriteres skarpere fremover. Konto Dagrenovation, reduktion på 200 t.kr. sker ved at reducere budgettet på dagrenovation 100 t.kr. er placeret på varekøb i Tasiilaq og 100 t.kr. på fremmede tjenesteydelser i Nuuk. Konto Renovationsanstalten, reduktionen på 200 t.kr. renovationsanstalten er placeret på drifts og vedligeholdelse af offentlige toiletter i hhv. Nuuk og Arsuk. Konto Modtagestationer udvides med 300 t.kr. dvs. indtægterne reduceres med 300 t.kr. Udmøntninger af rammebesparelser på Velfærd, Arbejdsmarked og Erhvervs området Konto Budget efter 2. behandling Rammebesparelser Budget Fællesudgifter på beskæftigelsesområdet Decentralt Pædagoguddannelse Konto 3 Arbejdsmarked og Erhverv Hjemmehjælp Alderdoms- og plejehjem Ældrekollektiver Bofællesskaber Konto 4 Social området Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv i alt Konto Den ligeværdige fusion af Piareersarfiit/Piorsaavik giver en besparelse i udgifterne på timeløn til brugerne således: Konto Timeløn Piorsaavik Tasiilaq 150 t.kr. konto Timeløn Piorsaavik Paamiut 150 t.kr. Konto Timeløn Piorsaavik Nuuk 600 t.kr. Konto Decentralt Pædagoguddannelse. Konto Løn reduceres med 142 t.kr. Konto Hjemmehjælp Nuuk besparelse 300 t.kr. Forvaltningen ønsker at hjemtage rengøringen fra ISS. Ved at Hjemmehjælpen selv ansætter rengøringsfolk til rengøring i borgernes eget hjem, spares 300 t.kr. Dette beregnet ud fra 3 timelønnede rengøringsfolk med en arbejdsuge på 40 timer. 18

20 Konto Utoqqaat Illuat Nuuk bespares 450 t.kr. Denne besparelse ved Utoqqaat Illuat opnås gennem bedre indkøbsaftaler, sammenlægning af to stillinger (naturlig afgang) og reduktion af taxakørsel. Konto Ippiarsuk Nuuk ønsket besparelse: 500 t.kr. Ifølge plejetyngdemåling kan vi reducere med to sundhedshjælperstillinger i plejeafdelingen svarende til 500 t.kr. Der er dags dato to ledige stillinger. Der er således tale om to ubesatte stillinger, som ikke genbesættes. Konto Ældrekollektiv Arsuk. Ældrekollektivet i Arsuk lukkes, da kollektivet i dag kun har to beboere, hvoraf den ene beboer er skrevet op til plejehjemmet i Paamiut. Fra den 1. april 2014 er der således kun én beboer tilbage på kollektivet. Besparelsen i 2014 forventes at blive på 1,511 mio.kr. med effekt fra den 1. juli Konto Bofællesskaber Tasiilaq B-nr lukkes, da byens anden boenhed fremover vil dække behovet. Der vil bespares 900 t.kr. for dette. Udmøntninger af rammebesparelser på Børn, Familie og Skole området Konto Budget efter 2. behandling Rammebesparelser Budget Børn og ungeområdet Handicapområdet Konto 4 Social området Daginstitutionsområdet Skoleområdet Fritidsvirksomhed Tilskud til idrætsformål Konto 5 Undervisning og Kultur Udvalget for Børn, Familie og Skole i alt Konto besparelsen i alt 801 t.kr. er fundet ved reduktion af bevillinger til varekøb og anskaffelser fordelt således: Hjælpeforanstaltninger 121 t.kr Plejeophold 37 t.kr Døgninstitutionsophold 149 t.kr Familiebehandling 494 t.kr. Konto besparelsen i alt 311 t.kr. er fundet ved reduktion af bevillinger til varekøb og anskaffelser fordelt således: Hjemmeboende handicappede børn 196 t.kr Aktiviteter handicappede børn 115 t.kr. 19

21 Konto Daginstitutionsområdet besparelse i alt 3,298 mio.kr. Konto 50 - Forventede indtægter er blevet forhøjet, da påligninger af forældrebetalinger i de første 4 måneder viste, at de forventede indtægter fra forældrebetalinger bliver større end forventet. Resten er fundet ved at de faktiske og ikke faste udgifter reduceres, således varekøb og anskaffelser nedsættes til samme niveau som forbruget i Konto 51 Konto og 51-11: Skoleafdelingens budgetønsker for budget 2014 blev under budgetprocessen for 2014 opgjort til 285,959 mio.kr. Kommunalbestyrelsen besluttede ved 1. behandling af budget 2014, at Skoleafdelingens budgetramme skulle være 275,459 mio.kr. Skoleafdelingens budgetramme for 2014 er ved udmøntning af den ekstra rammebesparelse blevet yderligere reduceret med 6,599 mio.kr. Rammen for Skoleafdelingens budget for 2014 er således 268,860 mio.kr : Besparelsen håndteres i indeværende år indenfor den eksisterende driftsramme ved på dette tidspunkt ikke at genbesætte vakante stillinger. Konto 53 og Fritidsområdet har fundet besparelsen ved at spare lønninger til de personer som arbejder i forbindelse med afvikling af MIA-sommerlejr. Fremover skal de allerede ansatte i fritidsklubber bruges. Fritidsområdet har genoptaget arbejdet med kapacitetstilpasning i fritidsklubber, skolepasninger og fritidshjem og forventer en besparelse på området. Budget efter 2. behandling Rammebesparelser Budget 2014 Rammebesparelser i pct. Udmøntning af resterende Rammebesparelser I alt rammebesparelser 1. Kommunal forvaltning , Tekniske område , Erhverv- og arbejdsmarkedsområde , Socialt område , Undervisningog kulturområde , Forsyningsvirksomheder , Driftsbudgettet i alt , Den resterende besparelse på konto 1 fremkommer som effekterne af projekt lavt hængende frugter som direktionen har kørt over de seneste måneder. 20