Referat af bestyrelsesmøde 1. november 2018

Transkript

1 Møde: Tid: Bestyrelsen FOB, Kalundborg Torsdag den 1. november 2018 kl , FOB,, Kalundborg Deltagere: Vivi Stæhr, Susanne Christensen, Pia Schacht, Thomas Andersen, Allan Juul, Afbud: Referent: Karsten Siomka Christen Mors Referat af bestyrelsesmøde 1. november Godkendelse af referat af mødet den 30. august 2018 Bestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet 2.0 Sager til beslutning 2.1 Susanne Christensen træder ud af bestyrelsen Susanne Christensen træder ud af bestyrelsen. Derfor har formand Vivi Stæhr indkaldt 1. suppleant Karsten Siomka, der træder ind som bestyrelsesmedlem i stedet for Susanne Christensen fra og med næste møde. Han er på valg på generalforsamlingen i Det indstilles, at bestyrelsen godkender at Karsten Siomka træder ind som nyt medlem af bestyrelsen fra og med næste møde istedet for Susanne Christensen, der træder ud af bestyrelsen Vivi orienterede om at hun og Christen Mors havde haft et møde med Karsten Siomka, hvor de fortalte lidt om de opgaver og verserende sager, der er i bestyrelsen. Vivi indskærpede, at der er tavshedspligt i forhold til de oplysninger, man kommer i besiddelse af i bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte, at Karsten Siomka træder ind som nyt medlem af bestyrelsen fra og med næste møde istedet for Susanne Christensen, der træder ud af bestyrelsen 2.2 Konkurrenceudsættelse - Forsikringsmægler Bestyrelsen godkendte på mødet den 24. januar 2018, at direktøren arbejder videre med konkurrenceudsættelse af de ydelser, FOB aftager. Ved at skifte forsikringsmægler fra Nordflex til Willis kan vi realisere en årlig besparelse på vore forsikringspræmier på ca kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender skift af forsikringsmægler fra Nordflex til Willis Bestyrelsen godkendte skift af forsikringsmægler fra Nordflex til Willis 2.3 Afdelingsbudgetter 2019 Der har været afholdt afdelingsmøde i de fleste afdelinger, afd. 22 og 25 undtaget. Afdelingsbudgetterne resulterede alle i 0% lejestigning og blev godkendt af beboerne. Afdeling 22 og 25 lægges sammen til en samlet afdeling - afdeling 22. Budgettet for den fælles afdeling resulterer i en lejenedsættelse (bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingsbudgetter for 2019 Bestyrelsen godkendte afdelingsbudgetter for 2019

2 2.4 Afdeling 16, 24 enfamiliehuse Der er blevet udarbejdet et forslag fra White arkitekter for de 24 enfamiliehuse i afdeling 16, der skitserer en fremtidssikring af boligerne. Der er ikke indeholdt en tilstandsrapport for husene (bilag vedlægges). Rapporten må betragtes som en foreløbig helhedsplan. For at kunne danne baggrund for en helhedsplansansøgning til Landsbyggefonden skal den dog suppleres med omfattende undersøgelser af ca. 25% af boligerne i form af destruktive undersøgelser af flere bygningsdele. Der behøves også en visionsplan for området, ligesom der skal suppleres med økonomiske beregninger. Det er Christen Mors vurdering, at boligerne ikke lever op til kriterierne for en støttet helhedsplan og i konsekvens heraf bør denne sag derfor afsluttes. Imidlertid er der for en række af de 24 enfamiliehuse en række byggetekniske udfordringer. Disse er ved at blive undersøgt af byggerådgiver Jonna Nielsen, der vil anvise en række konkrete anbefalinger til bygningsmæssige tiltag, der bør udføres. Afdelingsbestyrelsen vil løbende blive inddraget. Honorar til White arkitekter på kr. forslås finansieret af arbejdskapitalen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afslutning af at afdeling 16, 24 enfamiliehuse ansøger om støttet helhedsplan og at hidtidig udgift på kr. finansieres af arbejdskapitalen Bestyrelsen godkendte at slutte processen med at afdeling 16, 24 enfamiliehuse ansøger om støttet helhedsplan og at hidtidig udgift på kr. finansieres af arbejdskapitalen 2.5 Sociale renoveringer i den almene sektor Bestyrelsen blev på mødet den 30. august orienteret om det samarbejde, der er blevet indledt med Realdania i forhold til udførelse af sociale renoveringer. I den forbindelse er der udarbejdet en samarbejdsaftale mellem FOB og Realdania, der beskriver at vores arbejde med udvikling af sociale renoveringer vil ske i samarbejde med Realdania, der støtter udvikling af projektet med op til kr. Vi er blevet enige med Realdania om at gennemføre en brugerinddragelsesproces for at sikre opbakning til et af to projekter. Vi forestiller os at invitere de beboere, der allerede har deltaget ved brugergruppemøderne (bilag vedlægges): 1. forskønne indgangspartier ved opgangene 2. modernisere vaskekældre og tørrestativer Det indstilles at bestyrelsen godkender samarbejdsaftalen mellem FOB og Realdania Christen Mors orienterede om, at Realdania har meddelt, at de ikke støtter arbejdet forinden indgåelse af samarbejdsaftale, udgift på kr. til Kullegaard som bestyrelsen godkendte på det seneste møde. Kullegaard har sendt tilbud på den resterende del af processen frem mod skema A: kr. Bestyrelsen godkendte samarbejdsaftalen mellem FOB og Realdania samt tilbuddet fra Kullegaard på den resterende del af projektet frem til skema A på kr. Bestyrelsen måtte samtidigt modstræbende erkende, at den hidtidige udgift på kr. må udgiftsføres i dispositionsfonden 2.6 Støttede helhedsplaner i afdeling 8, 9 og 14 Der blev på mødet den 30. august orienteret om status på de støttede helhedsplaner, herunder om tilbagekøbsdeklarationer, der er tinglyst på flere af de matrikler, hvor vi har bygget afdelinger. FOB har behov for at tilbagekøbsdeklarationerne annulleres, hvilket Kalundborg Kommune har krav på en kompensation for at indvilge i. BL og Landsbyggefonden har tidli-

3 gere udarbejdet en model for hvordan kompensationen udregnes fra tilsvarende sager i andre kommuner. Denne model resulterer i, at FOB skal betale ,- kr., som vi finansierer ved at få støttede lån gennem Landsbyggefonden (bilag vedlægges). Også generalforsamlingen skal godkende aftalen for at den kan træde i kraft. Der foreslås derfor afholdelse af ekstraordinær generalforsamling torsdag den 22. november. Udkast til dagsorden vedlægges. Som følge af tilbagekøbsdeklaration har vi været nødt til at udsætte licitationen fra 25. maj til 20. november Herefter vil BDO udarbejde skema B, som indsendes til behandling i kommunalbestyrelsen på mødet i januar Udsættelsen af licitationen indebærer som minimum seks måneders forsinkelse af byggesagen. Administrationen er derfor begyndt at udleje nogle af de boliger, der har været holdt tilbage til genhusningsprocessen for at reducere lejetab. Det vil frem til medio 2019 være en stor opgave at tilrettelægge og gennemføre genhusningsprocessen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender aftalen om tilbagekøbsdeklaration, der indebærer en udgift på kr., der finansieres ved støttede lån gennem Landsbyggefonden og indstiller dette til generalforsamlingen, der foreslås indkaldt til ekstraordinært møde torsdag den 22. november udsættelse af licitation til 20. november 2018 og udarbejdelse af skema B, som indsendes til behandling på kommunalbestyrelsesmødet 23. januar 2019 at tomme boliger, der har været tilbageholdt til genhusning udlejes. Dette under forudsætning af, at genhusningsprocessen planlægges således, at der vil være genhusningsboliger til de beboere, hvis bolig skal totalrenoveres Christen Mors orienterede om, at flere af de prækvalificerede totalentreprenører melder fra p.g.a. den lange ventetid, således de ikke byder på FOB s udbud af de arbejder, der er indeholdt i de tre støttede helhedsplaner, der er derfor kun en bydende tilbage. Der er indkaldt til afklarende møde herom med Kullegaard mandag den 5. november Bestyrelsen godkendte aftalen om tilbagekøbsdeklaration, der indebærer en udgift på kr., der finansieres ved støttede lån gennem Landsbyggefonden og indstiller dette til generalforsamlingen, der indkaldes til ekstraordinært møde torsdag den 22. november at tomme boliger, der har været tilbageholdt til genhusning udlejes. Dette under forudsætning af, at genhusningsprocessen planlægges således, at der vil være genhusningsboliger til de beboere, hvis bolig skal totalrenoveres 2.7 Afdeling 9, Skibbrogården totalrådgiver aftale I afdeling 9, afsnit Skibbrogården er der behov for udskiftning af varme- og vandinstallationer, vinduer, døre, tagrender og nedløbsrør samt isolering af skunke og hulmure. Der er budgetlagt med udgiften i afdelingens langtidsplan. Det foreslås, at byggerådgiver Jonna Nielsen forestår udskiftningen og at vi indgår en totalrådgiveraftale med hende (bilag vedlægges).

4 Honoraret bogføres på kt. 116 i afdeling 9 og indgår som en del af udgiften for den samlede udskiftning af ovennævnte delelementer. Honorar for aftale vedr. installationer: kr. Honorar for aftale vedr. bygningsarbejder: kr. I alt kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender honorar i afdeling 9, afsnit Skibbrogården på kr. til totalrådgiveraftale for udskiftning af varme- og vandinstallationer, vinduer, døre, tagrender og nedløbsrør samt isolering af skunke og hulmure Bestyrelsen godkendte honorar i afdeling 9, afsnit Skibbrogården på kr. til totalrådgiveraftale for udskiftning af varme- og vandinstallationer, vinduer, døre, tagrender og nedløbsrør samt isolering af skunke og hulmure 2.8 Afdeling 16, afsnit Bærhaven - totalrådgiver aftale I afdeling 16, afsnit Bærhaven er der behov for udskiftning af vinduer og døre. Der er budgetlagt med udgiften i afdelingens langtidsplan. Det foreslås, at byggerådgiver Jonna Nielsen forestår udskiftningen og at vi indgår en totalrådgiveraftale med hende (bilag vedlægges). Honorar på kr. bogføres på kt. 116 i afdeling 16 og indgår som en del af udgiften for den samlede udskiftning af vinduer og døre. Det indstilles, at bestyrelsen godkender honorar i afdeling 16, afsnit Bærhaven på kr. til totalrådgiveraftale for udskiftning af vinduer og døre Bestyrelsen godkendte honorar i afdeling 16, afsnit Bærhaven på kr. til totalrådgiveraftale for udskiftning af vinduer og døre 2.9 Varme- og vandmålere i afdeling 17 På mødet den 30. august godkendte bestyrelsen, at der i afdeling 9 opsættes nye varme- og vandmålere. Der er tilsvarende behov for opsætning af nye målere i afdeling 17. hvor udgiften er på kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udgift på kr. til nye varme- og vandmålere i afdeling 17. Beløbet bogføres på kt. 116 i afdelingen Bestyrelsen godkendte udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdelingens regnskab 2.10 Varme- og vandmålere i afdeling 21 og 23 På mødet den 30. august godkendte bestyrelsen, at der i afdeling 9 opsættes nye varme- og vandmålere. Der er tilsvarende behov for opsætning af nye målere i afdeling 21 og 23. I afdeling 21 er udgiften på kr. I afdeling 23 er udgiften på kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udgift på kr. i afdeling 21 og udgift på kr. i afdeling 23. Beløbene bogføres på kt. 116 i afdelingerne Bestyrelsen godkendte udgift på kr. i afdeling 21 og udgift på kr. i afdeling 23. Beløbene bogføres på kt. 116 i afdelingerne

5 2.11 Varmevekslere i afdeling 8, 9 og 14 Der er behov for udskiftning af kanalplader i varmevekslere i afdeling 8, 9 og 14. Der er budgetlagt med udgiften i afdelingernes langtidsplan. Udgiften fordeles afdelingsvis: Afdeling 8 Afdeling 9 Afdeling kr kr kr. Det indstilles at bestyrelsen godkender udgift til varmevekslere, der bogføres på kt. 116 i de respektive afdelinger. Udgiften er kr. i afd. 8, kr. i afd. 9, kr. i afd. 14 Bestyrelsen godkendte udgift til varmevekslere, der bogføres på kt. 116 i de respektive afdelinger. Udgiften er kr. i afd. 8, kr. i afd. 9, kr. i afd Afdeling 16, afsnit Bærhaven Der har ved markvandringen vist sig behov for maling af udvendige bygningsdele til en samlet udgift på kr. Det indstilles at bestyrelsen godkender samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling 16 Bestyrelsen godkendte samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling Afdeling 21 træværk Der har ved markvandringen vist sig behov for maling af udvendige bygningsdele samt udskiftning af udvendig belysning. Det indebærer en udgift på kr., der foreslås bogført på kt Det indstilles at bestyrelsen godkender samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling 21 Bestyrelsen godkendte samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling Nyvangsparken nye køkkener Køkkenerne i fællesarealerne i den oprindelige del af Nyvangsparken trænger til udskiftning. De fire køkkener indebærer en udgift på kr., der foreslås bogført på kt Udgiften er budgetlagt i langtidsplanen og de hårde hvidevarer er blevet skiftet ved kommunal bevilling. Det indstilles at bestyrelsen godkender samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling 22 Bestyrelsen godkendte samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling Fælleshus i afd. 23 seniorbofællesskabet Administrationen har i samarbejde med afdelingsbestyrelsen fremrykket vedligeholdelse og udskiftning i fælleshuset. Det drejer sig om maling af vægge, isolering af værksted, udskiftning af gulv og inventar. Den samlede udgift er kr., der bogføres på kt. 116 i afdelingen. Det indstilles at bestyrelsen godkender samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling 23 Bestyrelsen godkendte samlet udgift på kr., der bogføres på kt. 116 i afdeling (Lukket punkt)

6 Sager til drøftelse 3.1 Styringsdialog Vivi Stæhr og Christen Mors var til styringsdialogmøde med Kalundborg Kommune den 15. oktober Vi drøftede blandt andet udfordringen med tilbagekøbsklausulerne og nedrivning af erhvervslejemål i afdeling 8 og omdannelse til familiebolig. I forlængelse af regeringens aftale med KL og BL om effektiviseringsmål på den almene sektor på 1,5 mia. kr. i 2020 indgår der nu effektivitetstal i styringsrapporterne. Effektivitetstallene er beregnet af Landsbyggefonden ud fra benchmark og udvalgte konti i afdelingernes regnskab. FOB s effektivitetstal er 80,8% Dvs. der er effektivitets potentiale på 19,2% FOB har indgået aftale med Kalundborg Kommune om at udarbejde en handlingsplan om effektivitet inkl. mål senest 31. januar Det indstilles, at bestyrelsen drøfter styringsdialogen med Kalundborg Kommune Bestyrelsen drøftede styringsdialogen med Kalundborg Kommune og godkendte, at referat fra dialogmødet udsendes med dette referat 3.2 FN s verdensmål Bestyrelsen har deltaget i BL s konference for organisationsbestyrelser, der fandt sted weekenden september Her var der fokus på bestyrelsens rolle i forhold til samfundsansvar. Med udgangspunkt i bestyrelsens indtryk fra konferencen, lægges der op til en drøftelse af, hvordan FOB kan arbejde med at implementere nogle af verdensmålene. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter hvordan FOB kan arbejde med at implementere nogle af verdensmålene Bestyrelsen besluttede at udskyde behandlingen af dette punkt til et senere møde

7 3.0 Sager til orientering 4.1 Beboerklagenævnsafgørelse Afdelingsbestyrelsen i afdeling 8 har den 6. juni 2018 rettet henvendelse til beboerklagenævnet om en række forhold, der af beboerklagenævnet i brev af 4. september 2018 sammenfattes i: De forhold der ses indbragt, knytter sig primært til det på generalforsamlingen den 15. maj 2018 passerede, samt efterfølgende uenighed om det udarbejdede referat Problematiseret ses at være: 1. Regnskabsgodkendelse for dels for afdeling 8 og dels for selskabet 2. Budgetgodkendelse for dels for afdeling 8 og dels for selskabet 3. Forslag stillet af afdeling 8 4. Bestyrelsesudvidelse 5. Regnskabsgennemgang forud for generalforsamlingen Nævnet afsiger enstemmig afgørelse gående på at: Der vedrørende det på generalforsamlingen den 15. maj 2018 passerede, ikke er fundet forhold eller truffet beslutninger, der ikke er foregået i overensstemmelse med de beboerdemokratiske regler At ovennævnte konstaterede relaterer sig til det for nævnet tilgængelige materiale, idet nævnet selvsagt ikke kan bedømme stedfundne mundtlige passager At der for så vidt angår afdeling 8 s regnskab for 2017 og budget 2019 foreligger pligt for udlejer til at indbringe forholdene for Kalundborg kommunalbestyrelse

8 At nævnet vil opfordre parterne til via dialog, at konkretisere hvilke regnskabs- og budgetposter, der er uenighed om en afklaring som parterne reelt skylder den myndighed, der skal behandle tvisterne FOB har indbragt tvisten vedrørende afdeling 8 s regnskab for kommunalbestyrelsen den 27. juni Tilsynet for almene boliger har på vegne af kommunalbestyrelsen godkendt regnskabet den 14. september Christen Mors gennemgik afdelingsbudgettet på budgetmøde den 2. juli 2018 med to repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen. Efterfølgende havde afdelingsbestyrelsen flere ændringsforslag og derfor blev budgettet ændret. Det var således afdelingsbestyrelsens budget, der blev præsenteret og godkendt på afdelingsmødet i afdeling 8 den 25. september Den ene af de to repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen afsendte klagen til beboerklagenævnet inden budgettet var blevet udarbejdet. Tilsynet har orienteret FOB om at budget 2019 for afdeling 8 ikke skal indbringes for kommunalbestyrelsen, da det er godkendt af beboerne i afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager beboerklagenævnsafgørelsen til efterretning Bestyrelsen tog beboerklagenævnsafgørelsen til efterretning 4.2 Regnskabstvist Tilsynet for almene boliger Afdelingsbestyrelsen i afdeling 8 har den 8. maj 2018 indgivet en sag til Tilsynet for almene boliger. Nedenfor følger Tilsynets afgørelser samt begrundelser af 14. september ) Afdelingsbestyrelsen kan ikke godkende afdelingsregnskabet for 2017 Tilsynets afgørelse: Tilsynet godkender afdeling 8 s årsregnskab 2017 Tilsynet finder ikke, at afdelingsbestyrelsen har ret i deres begrundelse for ikke at godkende årsregnskabet Tilsynet finder således, at FOB i forbindelse med regnskabsgodkendelsen har handlet i overensstemmelse med almenboliglovens regler og FOB s vedtægter 2) Referatet fra generalforsamlingen 15. maj 2018 er ikke fyldestgørende i f.t. bevilling 4 mio. kr. fra trækningsretten Tilsynets afgørelse: Tilsynet konkluderer, at dette er besvaret af FOB på generalforsamlingen De 4 mio. kr. fra trækningsretten er budgettal i finansieringen af helhedsplanen i afd. 8, hvortil der er søgt såvel renoveringsstøtte som kapitaltilførsel. Tilsynet har noteret sig, at FOB har redegjort herfor på generalforsamlingen. Tilsynet kan i øvrigt tilføje, at Landsbyggefonden kan stille krav om, at boligorganisationen anvender eventuelle midler f.eks. trækningsretten til sådanne ombygninger m.v. i afdelingen 3) Afdelingsbestyrelsen deler ikke synspunktet om, at der ved kommunal repræsentation i bestyrelsen, ikke er behov for vedtægtsændringer Tilsynets afgørelse: Tilsynet er enig med afdelingsbestyrelsen i, at de nuværende vedtægter bør ændres/tilrettes, når/hvis der bliver truffet beslutning om en repræsentant fra kommunalbestyrelsen i bestyrelsen

9 Tilsynet skal bemærke, at FOB s nuværende vedtægter er i overensstemmelse med almenboligloven m.v., idet der indtil videre ikke har været valgt et kommunalbestyrelsesmedlem i bestyrelsen Tilsynet har noteret sig, at FOB s nuværende vedtægter ikke indeholder oplysninger vedrørende kommunalbestyrelsesmedlemmers/observatørers deltagelse i bestyrelsen, herunder omkring stemmeret eller ej. Tilsynet henviser til Bekendtgørelse om normalvedtægter for en almen boligorganisation med almene boligafdelinger Som det ses af ovenstående gives FOB i alt væsentligt medhold, ligesom det har været tilfældet i de øvrige tilsyns- og beboerklagenævnssager, afdelingsbestyrelsen i afdeling 8 har taget initiativ til. Det indstilles, at bestyrelsen godkender Tilsynets afgørelser og arbejder videre med vedtægtsændringer til behandling på ordinær generalforsamling i 2019 Bestyrelsen godkendte Tilsynets afgørelser og arbejder videre med vedtægtsændringer til behandling på ordinær generalforsamling i Eventuelt Thomas Andersen foreslog, at der etableres et forum for unge, når det nye fælleshus er etableret. Forslaget vandt genklang og bestyrelsen blev enige om at tage det op, når det bliver aktuelt