Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 10/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-21:00

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 10/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-21:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Henrik Hvidesten (hjhehv) V Per Nørhave (hjpen) O Klaus Hansen (hjkh) V Per Flor (pefl) A Torben Lollike (tlo) B Britta Nielsen (hjbrni) F Henrik Kjær (henkj) Ø Finn Andersen (hjfian) C Sadik Topcu (hjsato) A Fraværende Bemærkninger Mødet starter med fællesmøde med bestyrelsen i Ringsted Erhvervsforum.

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 4. september Orientering om status på retssager - september Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Orientering om status på arkiveringsplan for Ringsted Kommune Godkendelse af vedtægter for 7 Stadsarkiv Forslag til etablering og organisering af samarbejdsforum på erhvervsområdet Markedsføringsaftaler med TMS Ringsted samt Benløse Floorball Erhvervspolitik Revision af regnskabet for Ændring af Ringsted Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ Vigersted Lokalråd - Ny Vigersted Bymidte Henvendelse fra Ankestyrelsen om efterlevelse af principafgørelse Forlængelse af kulturaftale (KFU) Nedbringelse af venteliste til skoletandregulering (BUU) Løsningsforslag for kollektiv trafik og visiteret kørsel i Ringsted Kommune (KMU, ÆGU, BUU, SAMU) Aftale med Kærehave skov (Genoptaget) (KMU, KFU, SAMU) Anlæg af ny skole til den Forberedende Grunduddannelse for unge (FGU) (SAMU, BUU, PBU) Resultat af analyse vedr. hjemtagning af madservice (ÆGU) Ansøgning fra Gyrstinge vandværk om garanti for lån (KMU) Handleplan for bekæmpelse af rotter (KMU) Gebyrer fra I/S AffaldPlus og I/S Alfa Specialaffald (KMU) Regulativ for husholdningsaffald (indsamlingsordning for storskrald og haveaffald) (KMU) Anmodning om mageskifte (Genoptaget) (PBU) Aktivering af byggemodning i Vetterslev (PBU) Lokalplan 299 for Knud Lavard Centeret (PBU) Korrektion af rådighedsbeløb og anlægsbevilling til renovering af tagpaptag på Dagmarskolen (PBU) Orientering fra borgmester og direktion - september

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 4. september 2018 Åben sag Sagsid: 17/24254 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

4 Side 3 2. Orientering om status på retssager - september 2018 Lukket sag Sagsid: 13/21144 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

5 Side 4 3. Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Åben sag Sagsid: 17/1854 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Færre sygedage giver flere hænder i kommunerne.pdf (118796/18) 2 Kommunalfordelte tal for fraværsdagsværk pr fuldtidsstilling.pdf (118798/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag orienteres Økonomiudvalget om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. april til 30. juni Beskrivelse af sagen For at sikre, at Ringsted Kommune fortsat er en attraktiv arbejdsplads, er kendt som et godt sted at arbejde og som en fleksibel arbejdsgiver, modtager Økonomiudvalget opgørelse over påbud fra Arbejdstilsynet, sygefravær og andre indikatorer på trivslen på kommunens arbejdspladser. Endvidere redegøres for iværksatte tiltag til forbedring af trivslen. Dette er en orientering om de centralt gennemførte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. april til 30. juni I den nævnte periode er der henvist 33 medarbejdere til coaching internt i Ringsted Kommune. De henviste medarbejdere fordeler sig således: Koncerncenter 1 Social- og Sundhedscenter 3 Børnecenter 7 Skolecenter 14 Vej- og Ejendomscenter 2 Teknik- og miljøcenter 1 Arbejdsmarkedscenter 5 Mange medarbejdere blev henvist til coaching pga. forskellige udfordringer i arbejdet. På det tidspunkt medarbejderne blev henvist til coaching, var 58 % af medarbejderne i arbejde. De øvrige var sygemeldt. Foruden individuel coaching afvikles der trivselsprocesser på flere forskellige arbejdspladser.

6 Side 5 Der ses en svag stigning i sygefraværet i forhold til I en artikel i KL s nyhedsbrev Momentum maj 2018 fremgår det, at mange kommuner, ligesom Ringested Kommune, arbejder systematisk og seriøst med at nedbringe sygefraværet. Bilag 1. KL har udarbejdet en oversigt over udviklingen i sygefraværet i perioden baseret på en landsdækkende opgørelse. Ringsted Kommune kommer her på en 7. plads over kommuner, der har nedbragt sygefraværet mest. Sygefraværet er i perioden nedbragt med 2 dage pr. medarbejder. Bilag 2. Sygefraværet følges tæt på flere måder, bl.a. er der nedsat en arbejdsgruppe under HMU, der arbejder med en revision af den nuværende sygefraværsvejledning, hvor der blandt andet vil være fokus på det samtalesystem, der er bygget op omkring sygefravær det vil sige omsorgssamtaler, sygefraværssamtaler og tjenstlige samtaler. Arbejdstilsynet har afsluttet tilsyn på 5 arbejdssteder i 2. kvartal 2018 Hvornår Hvor Konsekvens 5. april Valdemarskolen Grøn smiley en tilkendegivelse af, at Arbejdstilsynet finder arbejdsforholdene i orden 21. juni Børnecenteret Undersøgelsespåbud om det psykiske arbejdsmiljø Arbejdstilsynet kan på foreliggende grundlag ikke vurdere om arbejdsforholdene er sundhedsmæssige forsvarlige Der skal indgås en aftale med en autoriseret arbejdsrådgiver 21. juni Skolecenterets sekretariat Afgørelse om stor arbejdsmængde og tidspres der er udarbejdet en handleplan, der skal imødekomme belastningerne som Arbejdstilsynet har godkendt 23. april Bengerds Huse Grøn smiley - en tilkendegivelse af, at Arbejdstilsynet finder arbejdsforholdene i orden 13. juni Rikova Grøn smiley - en tilkendegivelse af, at Arbejdstilsynet finder arbejdsforholdene i orden Der er varslet tilsyn på endnu 7 arbejdspladser i løbet af de kommende måneder. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at der arbejdes med tiltag til forbedringer af trivslen i kommunen på mange niveauer, og at alle ledere, arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter og øvrige medarbejdere gør en aktiv indsats for, at Ringsted Kommune er en arbejdsplads, hvor trivslen er i højsæde. Da sygefraværet er svagt stigende over de sidste måneder vurderer administrationen, at sygefraværet skal følges tæt med henblik på en evt. fornyet indsats.

7 Side 6 Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning.

8 Side 7 4. Orientering om status på arkiveringsplan for Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 17/18603 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering X X Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg På Byrådsmøde den 13. marts 2017 godkendte Byrådet under pkt. 6 forslag til arkiveringsplan for Ringsted Kommune. Arkiveringsplanen indebar etablering af et stadsarkiv, ansættelse af en data- og arkivansvarlig og igangsættelse af en femårig afleveringsplan for elektroniske arkivalier. I denne sag gives en status på arkiveringsplanen. Beskrivelse af sagen Efter tilsyn med Kommunens arkivforhold i 2015 var Rigsarkivets konklusion, at Kommunen ikke overholdt Arkivloven. Rigsarkivets kritik omfattede både Kommunens papirarkivalier og de elektroniske arkivalier. For papirarkivalierne manglede Rigsarkivet en indberetning om placering og omfang af bevaringsværdige arkivserier. For arkivalier lagret på it-systemer efterlyste Rigsarkivet en overordnet strategi for håndtering af it-systemer herunder, hvor Kommunen ville aflevere it-systemerne. Derudover blev kommunen bedt om at udarbejde en plan for sletning af data og for udarbejdelse af arkiveringsversioner. Administrationen har gennemført et arkiveringsprojekt, og på baggrund af disse tiltag har Rigsarkivet i brev af 4. september 2017 meddelt, at Ringsted kommune nu har besvaret Kommunetilsyn 2015 fuldtud, og at kommunens besvarelse er dækkende. Byrådet har i 2018 bevilget kr. til gennemførelse af den femårige arkiveringsplan, som Byrådet godkendte den 13. marts Af bevillingen for 2018 er kr. disponeret til udarbejdelse af arkiveringsversioner og til afleveringsafgifter til det modtagne arkiv Aalborg Stadsarkiv (KOMDA). De resterende kr. er afsat til lønudgifter. Arkiveringsplan for 2018 forventes gennemført, som planlagt. Indsatserne: Pr. 1. januar 2018 er der ansat en data- og arkivansvarlig, som skal varetage driften af kommunens kommende Stadsarkiv. Stadsarkivet forventes etableret 3. kvartal 2018 efter indstilling til Byrådet. Koncernledelsen har godkendt principper for arkivering i Ringsted kommune.

9 Side 8 Der er indgået aftale med Stadsarkivet i Aalborg om fremover at modtage Kommunens elektroniske arkivalier. Alle Kommunens papirarkivalier er blevet opmålt og registreret i Rigsarkivets database. Opmålingen er sket med faglig støtte fra Museum Vestsjælland. Der er skabt et overblik over de af Kommunens it-systemer, som indeholder bevaringsværdige data. En femårig plan for aflevering af disse systemer er udarbejdet og igangsat. Der er indgået aftaler om at få udarbejdet arkiveringsversioner på fire af Kommunens systemer i Arkiverings- og journaliseringspraksis blandt Kommunens medarbejdere er blevet styrket gennem vejledning og interne kurser. Der er etableret samarbejde med en række andre kommuner om aflevering af elektroniske arkivalier. Samarbejdet sker dels i regi af Digitaliseringsforening Sjælland dels med de kommuner, som er tilknyttet Stadsarkivet i Aalborg. Arkiveringsprojektet er den 17. maj 2018 overgået til drift. Rollen som stadsarkivar varetages af en ansat i Kommunen udpeget af Kommunaldirektøren. Stadsarkivaren har ansvar for at gennemføre den vedtagne arkiveringsplan. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Ingen budgetmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at arkivprojektet har været velgennemført og har haft stor opbakning i organisationen. Byrådets beslutning om at oprette et Stadsarkiv, bevilge de nødvendige ressourcer til gennemførelse af arkiveringsplan og ansætte en data- og arkivansvarlig betyder, at Ringsted Kommune fremover kan løfte sin arkiveringsopgave forsvarligt. Det løft, der er påbegyndt i varetagelsen af arkiveringsopgaven, vil også være med til at beskytte borgernes data jf. den nye Databeskyttelsesforordning. Der er i løbet af projektet etableret en god dialog med Rigsarkivet, og Rigsarkivets Kommunetilsyn 2015 er nu fuldtud og dækkende besvaret. Det vurderes, at Rigsarkivet ved fremtidige tilsyn vil finde, at Kommunen lever op til sine forpligtelser på arkivområdet. Samarbejdet med andre kommuner om aflevering af elektroniske arkivalier styrker Kommunens arkivfaglighed og giver muligheder for at opnå bedre aftaler med leverandørerne. Der er en forventning om et fortsat tæt arkivsamarbejde med Museum Vestsjælland, som vil underbygge den samlede arkivfaglighed i kommunen. Indstilling Direktionen indstiller, at orientering tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning.

10 Side 9 5. Godkendelse af vedtægter for 7 Stadsarkiv Åben sag Sagsid: 18/6386 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Vedtægter for Ringsted Kommunes Stadsarkiv (127897/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I forbindelse med Byrådets beslutning d. 13. marts 2017 om at etablere et Stadsarkiv med hjemmel i Arkivlovens 7, skal det sikres, at det kommunale arkiv kan varetage de formål, der fremgår af 7. Der er udformet vedtægter, som beskriver arkivets opgaver, forpligtigelser, kompetencer og organisatoriske placering. Beskrivelse af sagen Rigsarkivets tilsyn med Kommunens arkivforhold i 2015 førte til den konklusion, at Kommunen ikke overholdte Arkivloven. Der var en række kritikpunkter, der både omhandlede Kommunens papirarkivalier og elektroniske arkivalier. På baggrund af Rigsarkivets kritikpunkter gennemførte administrationen et arkivprojekt, der blandt andet havde til formål at etablere klare retningslinjer og arbejdsgange for journalisering og arkivering, så Ringsted Kommune for fremtiden kan løfte arkiveringsopgaven i henhold til gældende lovgivning. På baggrund af Arkivprojektets arkiveringsplan besluttede Byrådet d. 13. marts 2017, at oprette et 7 Stadsarkiv. Et Stadsarkiv er et offentligt, kommunalt arkiv, som bevarer arkivalier skabt af den kommunale forvaltning i henhold til Arkivlovens 7 bestemmelser. Et Stadsarkiv er en selvstændig myndighed, som har ansvaret for, at bevarings- og arkiveringsregler overholdes i Kommunen. Dette medfører også, at Stadsarkivet, der opbevarer materiale, som er omfattet af Databeskyttelsesloven og -forordningen udgør en selvstændig dataansvarlig enhed i forhold til de myndigheder, hvor der overføres personoplysninger fra. Rigsarkivet beskriver i deres Vejledning om offentlige arkiver, hvilke regler der skal overholdes ved oprettelsen af et offentligt arkiv, samt hvilke opgaver det pågældende arkiv har. De kommer derudover med en anbefaling om udformning af vedtægter. I vejledningen står der: I forbindelse med oprettelsen af et offentligt arkiv skal det sikres, at det kommunale eller regionale arkiv kan varetage de formål, der fremgår af arkivlovens 7. Det kan fx ske ved udformning af vedtægter, der beskriver arkivets opgaver, herunder forpligtelser i forhold til forvaltningen, kompetencer og organisatoriske placering. Både Rigsarkivet og Organisationen Danske Arkiver (ODA) anbefaler, at der udarbejdes vedtægter når et 7 Stadsarkiv oprettes, da det rammesætter Stadsarkivets opgaveløsning.

11 Side 10 At Rigsarkivet i deres vejledning ikke kan komme med andet end en anbefaling skyldes, at Rigsarkivet ikke har beføjelser til, at fastsætte krav overfor en kommunal myndighed. Et Stadsarkiv kan oprettes uden at der samtidig udarbejdes vedtægter. Ved ikke at etablere Stadsarkivet med vedtægter betyder det dog, at den opgaveløsning som Stadsarkivet er ansvarlig for ikke rammesættes, og derved heller ikke kan kontrolleres på samme vis, som hvis opgaveløsningen var fastsat i vedtægter. Stadsarkivet er ansvarlig for løsningen af følgende opgaver vedr. Kommunens arkivalier: At sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, At sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier, At stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, At vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier. Vedlagte vedtægter for Ringsted Kommunes Stadsarkiv (Bilag 1) er udarbejdet med baggrund i Rigsarkivets skabelon, samt med inspiration fra andre Stadsarkivers vedtægter. Inddragelse og høring Ikke relevant Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Det er administrationens vurdering, at etableringen af Stadsarkivet med baggrund i de præsenterede vedtægter sikre, at der dannes et korrekt rammesæt hvorfra Stadsarkivet på forsvarlig og ansvarlig vis løser de lovfastlagte opgaver. Det vurderes endvidere, at de præsenterede vedtægter, der er udarbejdet med baggrund i Rigsarkivets skabelon, vil sikre en korrekt fremtidig drift af Stadsarkivet. At vedtægterne er udarbejdet med baggrund i Rigsarkivets skabelon sikrer samtidig, at vedtægterne lever op til gældende lovgivning i forbindelse med opgavevaretagelsen for et Stadsarkiv. Indstilling Direktionen indstiller, at de præsenterede vedtæger for 7 Stadsarkiv i Ringsted Kommune godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

12 Side Forslag til etablering og organisering af samarbejdsforum på erhvervsområdet Åben sag Sagsid: 18/6061 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Opsamling på Dialogmøde om erhvervsudvikling i Ringsted Kommune (95086/18) 2 Bilag 2 - Kommissorium for 17, stk. 4-udvalg om erhvervsudvikling (126749/18) 3 Bilag 3 - Kommissorium for netværk om erhvervsudvikling (126751/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg På baggrund af et åbent dialogmøde med erhvervslivet og repræsentanter for arbejdsmarkedets parter den 14. juni 2018 fremlægges 2 forslag til etablering af nyt samarbejdsforum på erhvervsområdet enten organiseret som et formelt 17, stk. 4-udvalg eller som et mere åbent Netværk. Beskrivelse af sagen Økonomiudvalget besluttede den 3. april 2018 at der skulle holdes et åbent dialogmøde mellem Byrådet, erhvervslivet og arbejdsmarkedets parter for at få inspiration til, hvordan dialogen om erhvervsudvikling bedst organiseres, og hvilke emner der skal sættes fokus på. Mødet blev holdt den 14. juni 2018, og Ringsted Erhvervsforum, DI Vestsjælland og LO Midtsjælland var inviteret til at holdet et oplæg, som udgangspunkt for den efterfølgende drøftelse af, hvilke emner det er vigtigst at have fokus på, og hvordan samarbejdet kan blive en succes. Opsamling fra mødet er vedlagt som bilag 1. Mødet viste interesse for at indgå i en videre dialog om erhvervsudviklingen med fokus på emner som infrastruktur, arbejdskraft, og branding. Der var desuden enighed om, at der skal sættes konkrete mål for samarbejdet, så resultaterne bliver synlige og giver værdi til både virksomheder og kommunen. Og endelig at samarbejdet skal fungere dynamisk, så emnerne løbende kan tilpasses aktuelle udfordringer. På baggrund af drøftelserne på dialogmødet kan administrationen se to mulige forslag til organisering af et fremtidigt dialogforum for erhvervsudvikling, hvor model 1 er et 17, stk. 4- udvalg (bilag 2) og model 2 er et Netværk (bilag 3). Model 1 Et 17, stk. 4-udvalg er midlertidigt og kan nedsættes til at varetage særlige opgaver eller til at rådgive Byrådet, Økonomiudvalget eller stående udvalg. Byrådet udpeger udvalgets medlemmer og fastsætter regler for udvalgets arbejde. En udvalgsstruktur afgrænser således

13 Side 12 deltagerkredsen, og definerer fra starten i et vist omfang, hvad udvalget kan arbejde med og hvordan. Hvis udvalget tildeles en rådgivende funktion kan det indstille sager til fx økonomiudvalget, som herefter træffer beslutning. I forslaget til kommissorium for et 17, stk. 4-udvalg lægges der op til at udvalgte interesseorganisationer på erhvervsområdet udpeger medlemmer til udvalget, og til at udvalget kan indstille sager til politisk behandling i byrådet. De politiske medlemmer i udvalget vælges efter forholdstalsvalg medmindre Byrådet er enigt om andet. Hvis der er medlemmer som er fødte medlemmer af udvalget regnes pladsen som tilhørende gruppen. Hvis Byrådet er enige om at fravige forholdstalsvalg skal Byrådet tage stilling til, fra hvilken gruppen pladsen skal genbesættes ved ledighed. 17, stk. 4 udvalg er ikke offentlige og det er ikke muligt at beslutte at de skal være offentlige. Styrelseslovens bestemmelser om udvalg finder i et vist omfang anvendelse men omfanget er ikke nærmere fastlagt og eksempelvis bestemmelsen om at ethvert medlem af byrådet har ret til at få tilsendt dagsordner, udskrift af beslutningsprotokol samt sags materiale finder ikke anvendelse. Model 2 Et netværk er ikke bundet af en formel struktur, ud over hvad der lægges fast i kommissoriet. Deltagerkredsen kan således være åben, og rammerne for netværkets arbejde og beslutningskompetence kan være fleksible. Et netværk har som udgangspunkt ikke indstillingsret til det politiske system, men kan gives store frihedsgrader til løbende at beslutte konkrete indsatser der kan iværksættes i regi af netværket og dets medlemmer. I forslaget til kommissorium for et netværk lægges der op til at alle virksomheder og repræsentanter for arbejdsmarkeds parter kan deltage i møderne, og at der nedsættes en bredt sammensat planlægningsgruppe, der sætter dagsordenen for netværkets møder og følger op status for evt. igangsatte indsatser. Dermed sikres erhvervslivet løbende og direkte indflydelse på, hvilke emner og indsatser der arbejdes med i regi af netværket. Inddragelse og høring På baggrund af Økonomiudvalgets beslutning den 3. april 2018 blev der holdt et åbent møde om erhvervsudviklingen i Ringsted Kommune den 14. juni Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, idet der lægges op til at udgifterne i forbindelse med et nyt samarbejdsforum afholdes af Byrådets rådighedskonto. Vurdering Administrationen vurderer at både et 17, stk. 4-udvalg og et netværk vil kunne understøtte dialogen mellem erhvervslivet og Ringsted Kommune, og bidrage med forslag til hvordan Ringsted Kommune kan blive mere erhvervsenlig. På baggrund af dialogmødet den 14. juni 2018 vurderer administrationen dog at et netværk vil være den organiseringsform der bedst imødekommer erhvervslivets ønsker til et nyt samarbejdsforum på erhvervsområdet. Netværkets mere uformelle karakter er et godt udgangspunkt for en dynamisk og løbende tilpasning af emner ift. aktuelle udfordringer. Ved at etablere en planlægningsgruppe sikres et bredt ejerskab til netværkets dagsorden, samtidig med at netværket er åbent og dermed kan inkludere alle interessenter. Endelig vil et netværk give mulighed for åbne dagsordner, der også kan være fleksible for emner der bringes op af deltagerne under møderne. Indstilling Direktionen indstiller, at der etableres et nyt samarbejdsforum på erhvervsområdet organiseret som et netværk, med udgangspunkt i kommissoriet beskrevet i bilag 3.

14 Side 13 Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt med bemærkningerne om, at der ønskes mulighed for yderligere mødeaktivitet og åbnes mulighed for nedsættelse af arbejdsgrupper. Under succeskriterier udgår udtrykt gennem diverse interesseorganisationers undersøgelser. Økonomiudvalget udpeger Per Flor som medlem af planlægningsgruppen.

15 Side Markedsføringsaftaler med TMS Ringsted samt Benløse Floorball Åben sag Sagsid: 18/16752 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 - Ringsted Kommune og Benløse Floorball Club - markedsføringsaftale pdf (126662/18) 2 - Ringsted Kommune - TMS Ringsted pdf (126661/18) 3 TMS Ringsted - Ansøgning om markedsføringsbidrag - Ansøgning Kommune (1).docx (126641/18) 4 Oplæg til Markedsføringsaftale - Ringsted Kommune Floorball August 2018.pdf (126637/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag skal Økonomiudvalget tage stilling til bevilling til nye markedsføringsaftaler mellem Ringsted Kommune og TMS Ringsted samt Benløse Floorball Club på baggrund af henvendelse fra klubberne. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommune har i dag et markedsføringsbudget på kr årligt, som Økonomiudvalget i november 2015 besluttede skulle fordeles på følgende områder for perioden : Markedsføringsbudget årligt 1. Sommer/Jul i Ringsted Ringsted som bosætningskommune Ringsted som handels- og oplevelseskommune

16 Side Ringsted som erhvervskommune Markedsføring via TMS Ringsted Markedsføring via Benløse Floorball Club I alt Administrationen har på baggrund af ovenstående plan udarbejdet og gennemført konkrete aktiviteter omkring markedsføringen (fx erhvervsliv, handelsliv, mæglere mv.). Overordnet set har planen med markedsføringsaktiviteterne været: Sommer/Jul i Ringsted Markedsføringsmidlerne her anvendes til markedsføring af den samlede aktivitetspakke under Sommer/Jul i Ringsted og danner dermed grundlag for såvel den lokale og ikke mindst den regionale omtale af aktiviteterne. Formålet er primært at borgere og besøgende deltager i aktiviteterne, sekundært at aktiviteterne har positivt afsmittede effekt på handelslivet i bymidten og kommunen. Ringsted som bosætningskommune Markedsføringsmidlerne her anvendes til at fastholde og ikke mindst tiltrække nye borgere. Midlerne her anvendes løbende til markedsføring af kommunen som bosætningskommune via annoncer, events mv. Midlerne her anvendes også til materialer/merchandise (poser, kuglepenne, roll ups, beach flag mv.), fotografering, layout mv. I perioden siden 2017 er dele af midlerne herfra desuden anvendt i sammenhæng med Ringsted Rykker-kampagnen (selvstændig finansiering via Byudviklingsmidlerne, som udløber 2019). Ringsted som handels- og oplevelseskommune Markedsføringsmidlerne på dette område har bl.a. været anvendt ift. til markedsføring af Middelalderfestivallen og turisme/besøgsmarkedsføring. Ringsted som erhvervskommune Målrettet markedsføring er udpeget som en af indsatserne i erhvervspolitikken og midlerne her har bl.a. været anvendt til materiale til konkrete virksomhedsbesøg, til annoncer mv. ift. erhvervsservice og tiltrækning af nye virksomheder. Markedsføring via TMS Ringsted På baggrund af det tildelte beløb i markedsføringsplanen er der indgået en konkret aftale med TMS Ringsted om ydelserne i en markedsføringsaftale for årene , herunder eksponering på tøj mv. (bilag 1) Markedsføring via Benløse Floorball Club På baggrund af det tildelte beløb i markedsføringsplanen er der indgået en konkret aftale med Benløse Floorball Club om ydelserne i en markedsføringsaftale for årene , herunder eksponering på tøj mv. (bilag 2) Ny aftale med TMS Ringsted

17 Side 16 TMS Ringsted har henvendt sig med forslag til ny markedsføringsaftale (bilag 3). TMS Ringsted foreslår bl.a. på baggrund af oprykning for herreholdet fra 1. division til håndboldligaen at markedsføringsaftalen i perioden bliver på kr , hvoraf TMS Ringsted foreslår, at kr indgår som værdien af leje af LED-bander i Ringsted Sportscenter. Forslaget fra TMS Ringsted indebærer dermed, at Ringsted Kommune kontantbetaling for markedsføringsaftalen i perioden hæves fra nuværende kr årligt til kr årligt. Ny aftale med Benløse Floorball Club Benløse Floorball Club har henvendt sig med forslag til ny markedsføringsaftale (bilag 4). Benløse Floorball Club foreslår bl.a. på baggrund af sportslige resultater og store arrangementer at markedsføringsaftalen hæves fra nuværende kr til kr årligt. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi I forhold til det eksisterende markedsføringsbudget mangler der kontantfinansiering på kr til aftalerne, som foreslået af TMS Ringsted og Benløse Floorball Club, hvis øvrige markedsføringsaktiviteter ikke skal ændres. Hvis der skal indgås en nye aftaler vedr. markedsføring med TMS Ringsted samt Benløse Floorball Club for skal der således tages stilling til bevillingen. Vurdering Administrationen vurderer, at den eksisterende fordeling af markedsføringsmidlerne giver mulighed for en basal markedsføring af Ringsted Kommune inden for flere områder, herunder events, bosætning, turisme og erhverv samt at markedsføringen er afgørende for fx gennemførelsen af Sommer i Ringsted, kampagne for tiltrækning af virksomheder, turister mv. Administrationen vurderer ligeledes, at rammen på kr for leje af LED-bander som del af markedsføringsaftale mellem Ringsted Kommune og TMS Ringsted til klubbens hjemmekampe er rimelig. Administrationen vurderer ligeledes, at værdien af markedsføring via TMS Ringsted er øget ved, at håndboldklubben spiller i håndboldligaen. Ringsted Kommune har tidligere, hvor TMS Ringsted har spillet i herreligaen, således haft en markedsføringsaftale med TMS Ringsted på kr årligt. Administrationen vurderer, at værdien af markedsføring via Benløse Floorball Club er på niveau med tidligere. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tager stilling til, om der skal udarbejdes et budgetforslag til forøgelse af markedsføringspuljen for årene Beslutning i Økonomiudvalget den Sagen oversendes til budgetforhandlingerne.

18 Side Erhvervspolitik Åben sag Sagsid: 18/16679 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 - styrings-_og_politikkoncept.pdf (126369/18) 2 - erhvervspolitik_2015.pdf (126368/18) 3 - ringsted_kommune_vision_2014.pdf (126367/18) 4 Hovedindsatser Erhvervspolitik.docx - Hovedindsatser Erhvervspolitik.docx (126688/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag skal Økonomiudvalget tage stilling til Ringsted Kommunes erhvervspolitik for Beskrivelse af sagen Byrådet vedtog juni 2015 den gældende erhvervspolitik (bilag 1). Erhvervspolitikken tager afsæt i Ringsted Kommunes visionsspor "Ringsted en unik position for samarbejde og vækst i erhvervslivet". Målet i erhvervspolitikken er at gøre det nemt for virksomheder at komme i gang og komme videre i Ringsted, og målet skal nås ved at tiltrække nye virksomheder og samtidig have et særligt fokus på at stimulere udviklingen inden for de eksisterende virksomheder i kommunen. Erhvervspolitikken er bygget op om 4 temaer og 8 initiativer:

19 Side 18 Siden erhvervspolitikken blev vedtaget, er der blevet arbejdet med flere initiativer, der alle ligger i forlængelse af politikken, og i bilag 2 er der en oversigt over hovedinitiativer siden Bl.a. kan følgende hovedinitiativer fremhæves: Igangsættelse af nyt erhvervsområde, Jordemodervej Markedsføring og dialog ift. tiltrækning af nye virksomheder direkte via virksomhedskontakt, via mæglere samt rådgivere internationalt Drift af vækstfabrik samt løbende vejledning af virksomheder ift. vækst og udvikling Løbende workshops, kurser mv. for iværksættere og virksomheder Sekretariatsbetjening af Ringsted Erhvervsforum Udarbejdet nyt koncept for virksomhedshenvendelser i kommunen for at sikre hurtig og smidig sagsbehandling Beslutning om Erhvervspolitikken Byrådet har i maj 2018 genvedtaget Ringsted Kommunes vision (bilag 3) samt nyt styringsog politikkoncept for Ringsted Kommune (bilag 4). Af styrings- og politikkonceptet fremgår det bl.a., at alle fagudvalg skal forholde sig til de eksisterende politikker på fagudvalgets område. Fagudvalgene skal tage stilling til, om: Politikken skal genvedtages Politikken skal revideres med henblik på mindre ændringer Politikken skal gennem en helt ny proces Politikken skal udgå Økonomiudvalget er fagudvalg for erhvervspolitikken. Inddragelse og høring Der foreligger procesplan for udvikling af politikker i Ringsted Kommune som skal følges, såfremt erhvervspolitikken skal gennem en helt ny proces. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at erhvervspolitikken skal gennem en helt ny proces. Baggrunden for dette er, at kommunernes rolle på erhvervsområdet i øjeblikket er under forandring. Forandringen består i, at der fra 1. januar 2019 skal etableres en række nye mellemkommunale erhvervshuse, hvor samarbejdet mellem kommunerne og mellem den enkelte kommune og erhvervshusene nærmere skal defineres. I aftalen mellem Regeringen og KL hedder det således: Der må ikke være overlap mellem den tværkommunale indsats i Erhvervshusene og den indsats, der foregår i kommunerne enkeltvis. Arbejdsdelingen mellem den tværkommunale indsats i Erhvervshusene og den indsats, der foregår i kommunerne enkelvis, vil blive nærmere beskrevet i en rammeaftale mellem regeringen og KL og fremgå af lov om erhvervsfremme. Den nye lov om erhvervsfremme er ikke vedtaget, og dermed er der aktuelt uklarhed ift. hvilke opgaver Ringsted Kommune fremover skal løse på erhvervsområdet, og hvilke opgaver de nye mellemkommunale erhvervshuse skal løse. Administrationen vurderer derfor, at en ny erhvervspolitik for Ringsted Kommune med fordel kan udarbejdes sideløbende med

20 Side 19 processen omkring dannelsen af de nye erhvervshuse, da kommunens erhvervspolitik vil skulle forholde sig til det kommende mellemkommunale samarbejde. Processen for etableringen af de mellemkommunale erhvervshuse er endnu ikke besluttet, men administrationen forventer, at den vil foreligge i løbet af efteråret Efter etableringen 1. januar 2019 skal de nye mellemkommunale erhvervshuse i gang med planlægningsarbejdet, og dermed er det også forventningen, at administrationen kan forelægge økonomiudvalget en tidsplan for ny erhvervspolitik for Ringsted Kommune omkring årsskiftet 2018/2019. Administrationen vurderer i øvrigt, at den gældende erhvervspolitik samt temaer og indsatsområder i denne fint kan danne rammen om kommunens erhvervspolitiske arbejde i øjeblikket. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Ringsted Kommunes erhvervspolitik skal gennem en helt ny proces 2. at Økonomiudvalget forelægges en tids- og procesplan for ny erhvervspolitik i januar 2019 Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

21 Side Revision af regnskabet for 2017 Åben sag Sagsid: 17/14422 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Afsluttende beretning 2017 (124570/18) 2 Regnskab 2017 til endelig godkendelse (125758/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, har fremsendt beretning om revision af Kommunens regnskab for Beretningen er den 18. juni 2018 udsendt til Byrådets medlemmer via Byrådsportalen til orientering. Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Styrelseslovens 45, stk. 2 foreskriver, at Byrådet i et møde træffer afgørelse med hensyn til revisionens eventuelle bemærkninger og godkender regnskabet endeligt. Beskrivelse af sagen Den fremsendte beretning og kommunens endelige regnskab for 2017 vedlægges som bilag til denne dagsorden. Opmærksomheden skal henledes på, at der som følge af nye regler for revisorers rapportering, er der i beretningen nye afsnit og formuleringer som afviger fra tidlige års rapportering. Reglerne tager afsæt i internationale standarder og yderligere krav der gælder for Danmark samt standarder for offentlig revision. Flere af formuleringerne er standardformuleringer som mere er målrettet private virksomheder end kommuner, men som skal rapporteres - også til kommuner. Eksempelvis er der i revisionspåtegningen af regnskabet anført følgende: Ved udarbejdelsen af årsregnskabet er ledelsen ansvarlig for at vurdere kommunens evne til at fortsætte driften; at oplyse om forhold vedrørende fortsat drift, hvor dette er relevant; samt at udarbejde årsregnskabet på grundlag af regnskabsprincippet om fortsat drift, medmindre ledelsen enten har til hensigt at likvidere kommunen, indstille driften eller ikke har andet realistisk alternativ end at gøre dette. Selv om der ikke er egentlige revisionsbemærkninger, forekommer der i beretningen kommentarer og anbefalinger til enkelte områder fra revisionen. Der er nedenfor redegjort for disse anbefalinger samt direktionens bemærkninger hertil.

22 Side 21 IT-kontroller Revisionen har anbefalet, at der udarbejdes og implementeres en formel og dokumenteret procedure for periodisk indhentelse og vurdering af alle revisorerklæringer fra it-leverandører, herunder KMD A/S. Revisorerklæringerne skal ses som en del af kommunens dokumentation for opfyldelse af eget ansvar for tilsyn med it-leverandørerne og disses efterlevelse af kommunens krav til itsikkerhed m.v. Vurderingen skal dokumenteres. Direktionens kommentar Administrationen er i gang med at udarbejde en procedure for håndtering af den overordnede arbejdsgang for revisionserklæringer. Revisionserklæringerne indhentes fra de af kommunens leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af kommunen, og hvor der derfor er indgået en databehandleraftale. I databehandleraftalen tages stilling til frekvensen af leverandørens udarbejdelse af revisionserklæringer. Der udfærdiges et årshjul for det overordnede arbejde med sikring af informationssikkerhed, hvori sikring af modtagelse, gennemgang og opfølgning på revisionserklæringerne som udgangspunkt sker i fjerde kvartal hvert år. Procedure for sikring af den overordnede informationssikkerhed forventes færdiggjort i indeværende år. Decentrale besøg Revisionen har efter aftale foretaget besøg på i alt 10 decentrale enheder, med det formål at vurdere enhedernes styring og det udførte ledelsestilsyn. Revisionen vurderer, at kvaliteten af det udførte ledelsestilsyn er forbedret i forhold til de konstateringer der er gjort de foregående år. Der er dog enkelte enheder hvor det udførte ledelsestilsyn ikke er i overensstemmelse med den foreliggende ledelsesbeskrivelse, og at der generelt set ikke foreligger inventarlister på de besøgte enheder. Direktionens kommentar Der er udarbejdet en ny skabelon hvor inventar skal registreres. Skabelonen vil blive implementeret i løbet af efteråret Der vil i de efterfølgende kontroller af de udførte ledelsestilsyn, være en særlig kontrol af enhedernes udarbejdede inventarlister. Anlægsvirksomhed Revisionen anbefaler, at det sikres, at der løbende sker regnskabsmæssig afslutning af anlægsprojekter, og at der sker en kvalitetssikring af de udarbejdede anlægsregnskaber. Direktionens kommentar Direktionen bemærker hertil, at der i forbindelse med afslutning af regnskabet for 2018, vil der blive aflagt regnskaber for afsluttede anlægsprojekter og der vil blive foretaget en kvalitetssikring af anlægsregnskaberne. Der vil blive udarbejdet en ny skabelon for anlægsregnskaber, der sikrer, at regnskaberne, ud over økonomiske opstillinger, kommer til at indeholde bemærkninger om det enkelte projekts forudsætninger og gennemførelse.

23 Side 22 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Revisionen har konstateret, at A-skat vedrørende sygedagpenge ikke forelå afstemt på revisionstidspunktet. Direktionens kommentar Det kan oplyses, at A-skat vedrørende sygedagpenge nu er afstemt. Foretagne ændringer i regnskabet Balancen I forhold til det regnskab der blev forelagt Byrådet i april 2018, er der på revisionens foranledning, foretaget følgende korrektioner i det endelige regnskab: Hensatte pensionsforpligtelser er opreguleret med 5,8 mio. kr. med modpost på egenkapitalen. Herudover er der som følge af registreringsfejl flyttet i alt 15,2 mio. kr. til posten Tilgodehavender fra henholdsvis Mellemregning med foregående og følgende år (10,5 mio. kr.) og kortfristet gæld (4,7 mio. kr.) Det skal anføres, at fejlregistreringerne alene vedrører balanceposter, og således ikke har påvirket kommunens regnskabsresultat for Vurdering Administrationen tager revisionens kommentarer og anbefalinger til efterretning. Det vurderes, at revisionens anbefalinger vil være efterkommet med de tiltag, der er beskrevet ovenfor. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at beretningen tages til efterretning. 2. at regnskabet for 2017 (bestående af Generelle bemærkninger, Specielle bemærkninger samt bilag) godkendes endeligt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

24 Side Ændring af Ringsted Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ Åben sag Sagsid: 18/16800 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Kasse- og regnskabsregulativ for Ringsted Kommune v docx (126916/18) 2 Bilag 2 - Bilagsbehandling.docx (126917/18) 3 Bilag 3 - Vejledning om ledelsestilsyn.docx (126918/18) 4 Bilag 4 - Inventarlisteskabelon.xlsx (126919/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ændringer til Ringsted Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ skal godkendes af Byrådet. I sagen fremlægges forslag til ændringer af Kasse- og Regnskabsregulativets regler vedr.: Bilagsbehandling, ledelsestilsyn samt en præcisering af indregning af indtægter/udgifter vedr. efterfølgende år. Herudover fremlægges forslag til ændringer af layout, tekst og illustrationer. Beskrivelse af sagen Kasse- og Regnskabsregulativet er Ringsted Kommunes regelsæt for økonomistyring og regnskabsvæsen. Det er et regelsæt, der beskriver kommunens organisatoriske- og styringsmæssige principper for, hvordan økonomistyringen skal tilrettelægges i praksis. Bilagsbehandling: Bilaget Bilagsbehandling foreslås ændret således at Alle faktura under kr. og som er kommet ind via økonomisystemet, ikke skal varemodtages eller godkendes af en ekstra person. Det gælder dog ikke i Kommunens E-handels system RAKAT, her skal alle bestillinger varemodtages. Den foreslåede ændring medfører, at der skal foretages flere stikprøver i forbindelse med ledelsestilsynet. Ændringen foretages med henblik på at effektivisere arbejdsgangene for bilagsbehandling. Det vurderes at over 70 % af kommunens fakturaer vil kunne betales automatisk. Der er i det tekniske budgetforslag for 2019 udmøntet budgetreduktioner på i alt 1,5 mio. kr., som er begrundet i mere effektive arbejdsgange i forbindelse med indkøb og bilagsbehandling. Ledelsestilsyn: Bilaget Vejledning om ledelsestilsyn foreslås ændret således at der som følge af den foreslåede ændring af krav til modtagelse for faktura under kr. foretages flere stikprøver i forbindelse med ledelsestilsynet. Det foreslås at der foretages en stikprøve på 10 % af alle bilag under kr.. Stikprøven udtages automatisk via OPUS.

25 Side 24 Bilaget Vejledning om ledelsestilsyn foreslås ændret således den generelle stikprøve på bilag over kr. hæves fra 2 % til 5 %. Bilaget Vejledning om ledelsestilsyn foreslås ændret således, at der som led i ledelsestilsynet skal føres en inventarliste med alle relevante aktiver. Registreringen foreslås for at gøre det lettere at reagere på svind og tyveri, samt til dokumentation i forbindelse med kontroller fra henholdsvis intern- og ekstern revision. Der foreslås et nyt bilag Inventarlisteskabelon til understøttelse af den foreslåede ændring af ledelseskontrollen, jf. ovenfor. Bilaget Vejledning om ledelsestilsyn foreslås ændret således, at det præciseres at Politisk Service skal have besked ved køb og salg af køretøjer for at sikre korrekt behandling af forsikring og vægtafgift. Generelt: I det foreslåede reviderede Kasse- og regnskabsregulativ er sproget forenklet hvor det fra administrationen er vurderet hensigtsmæssigt, ligesom der er indsat enkelte illustrationer for at fremme forståelsen af regulativet. Det er ikke administrationens vurdering at ændringen i sproget/illustrationerne medfører ændringer i kommunens administration. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Bilagsbehandling Det er administrationens vurdering, at den foreslåede ændring vedr. modtagelse for faktura på under 5 t.kr. vil lette administrationen. Forslaget er suppleret med et øget ledelsestilsyn og risikoen for fejl vurderes ikke øget væsentlig. Ledelsestilsyn vedr. faktura under 5 t.kr. Det er administrationens vurdering, at det øgede ledelsestilsyn vedr. faktura under 5 t.kr. vil sikre, at der ikke opstår væsentlige fejl i kommunens bogføring som følge af den foreslåede ændring vedr. modtagelse for faktura under 5 t.kr.. Ledelsestilsyn vedr. inventarliste Det er administrationens vurdering, at den foreslåede registrering af relevante aktiver på en inventarliste, som led i ledelsestilsynet, vil gøre det lettere at reagere på svind og tyveri samt styrke dokumentationen af kommunens aktiver. Inventarlisteskabelon Det er administrationens vurdering, at den foreslåede inventarlisteskabelon vil understøtte lederen i den foreslåede registrering af aktiver som led i ledelsestilsynet. Ledelsestilsyn køretøjer Det er administrationens vurdering, at den foreslåede præcisering vedr. registrering af køretøjer vil sikre korrekt behandling af forsikring og vægtafgift. Mellemregningskonto Det er administrationens vurdering, at den indstillede ændring af regnskabspraksis med indførelsen af en mellemregningskonto for forudbetalinger i Ringsted Kongrescenter vil medføre et fald på mellem 3,5-4,0 mio. kr. i nettoindtægter i Vi anbefaler derfor, at underskuddet i Kongrescenterets driftsregnskab for 2018 eftergives for så vidt angår den del der flyttes til mellemregningskontoen ved årsafslutningen.

26 Side 25 Ændringen vil medføre, at der i kommunens regnskab fremover vil fremstå et mere korrekt billede af Kongrescenterets regnskabsmæssige driftsresultat, idet udgifter og indtægter vil blive henført til det regnskabsår de vedrører. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at ændringerne i Kasse- og Regnskabsregulativet som anført i Bilag 1 - Kasse- og regnskabsregulativ for Ringsted Kommune v , Bilag 2 Bilagsbehandling, Bilag 3 - Vejledning om ledelsestilsyn, og Bilag 4 Inventarlisteskabelon godkendes. 2. at underskud i Ringsted Kongrescenter eftergives for så vidt angår den del af indtægterne der flyttes til mellemregningskonto ved årsafslutningen. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

27 Side Vigersted Lokalråd - Ny Vigersted Bymidte Åben sag Sagsid: 14/13077 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 2 - Helhedsplanpuljen Bymidte Det Nye Vigersted (25210/16) 2 Bilag 3 - Ny projektbeskrivelse for Ny Vigersted Bymidte (126415/18) 3 Bilag 4 - Bevillingsbrev fra Landsbyforum (126423/18) 4 Bilag 1 - Principper for udbetaling af midler fra Helhedsplanpuljen (128618/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Beslutning X X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Vigersted Lokalråd har søgt om endeligt tilsagn til etablering af Ny Vigersted Bymidte i alt kr., eksklusive moms. Byrådet har den 9. marts 2015 besluttet at Økonomiudvalget skal tage stilling til bevilling af midler fra helhedspuljen, der overstiger kr. Økonomiudvalget har den 1. marts 2016 givet et foreløbigt tilsagn til at midlerne godkendes anvendt som ansøgt. Sagen forelægges Økonomiudvalget med henblik på at tage stilling til det endelige tilsagn, og i Plan- og Boligudvalget med hensyn til hvorvidt projektet skal omfattes af lokalplanpligt. Beskrivelse af sagen Landsbyforum tog i oktober 2013 initiativ til udarbejdelse af helhedsplaner for alle kommunens 10 landområder. Helhedsplanerne er lokalrådenes egne planer for landområderne. Byrådet har i afsat et rådighedsbeløb og givet en anlægsbevilling på i alt 4. mio. kr. til virkeliggørelse af helhedsplanerne. Byrådet vedtog den 9. marts 2015 et sæt principper, som de bevilgede helhedsplanpuljemidler skal fordeles ud fra. Ét af principperne er, at bevillinger, som overstiger kr., skal godkendes af Økonomiudvalget. Byrådet har endvidere drøftet principperne på møde den 26. juni 2018 uden der er ændret i disse (Bilag 1). Vigersted Lokalråd fremsendte primo 2016 en projektbeskrivelse for etableringen af en ny bymidte samt en ansøgning om et foreløbigt tilsagn på kr. eksklusive moms fra helhedsplanpuljen. Formålet med projektet var at opgradere og forny bymidten i Vigersted, som skulle være en hovedkraft i at fastholde og tiltrække ressourcestærke familier i lokalområdet. Lokalrådet ønskede at etablere og genskabe et større sø-miljø i bymidten, hvor søen samtidig skulle fungere som opsamlingssted ved ekstrem regn. Sø-miljøet skulle

28 Side 27 samtidig være hjørnestenen i projektet for en smukkere landsby sammen med nye boliger, et nyt indgangsparti til forsamlingshuset, nyt mindre toilet/venteareal på byfælleden, ny kirkeforplads med nye parkeringspladser mv. Projektet havde et samlet budget på kr. (Bilag 2). Der blev således søgt et beløb på ca. 10% af projektets samlede omkostninger. Dette skulle suppleres med anden ekstern finasiering fra fonde mv. Økonomiudvalget godkendte den 1. marts 2016, et foreløbigt tilsagn på kr., eksklusive moms, der er gældende til den 31. december Det har efterfølgende ikke været muligt for projektet, at finde den nødvendige medfinansiering via fonde mv. Vigersted Lokalråd har således gjort projektet mindre ved blandt andet at fjerne anlæg af p-pladser foran kirken, udbygning og forbedring af forsamlingshuset samt renovering af sprøjtehus (Bilag 3). Lokalrådet har derefter søgt om et endeligt tilsagn fra helhedsplanpuljen på kr. til det reducerede projekt. Landsbyforum har indstillet ansøgningen med et ubetinget tilsagn til godkendelse i Økonomiudvalget (Bilag 4). Projektet, Vigersted Ny Bymidte, består således i at anlægge en sø på byforten, et areal der fra gammel tid har været oversvømmet særligt om vinteren, og anvende den opgravede jord til at terrænregulere på et nærtliggende areal samt anlægge 3-4 områder med lege- og fitnessfaciliteter. Det reducerede projekt har et samlet budget på inkl. frivillige timer. De frivillige timer er vurderet til at udgøre 550 timer (af 100 kr./timen). Herunder er en illustration af projektet fra lokalrådets ansøgning. Da ansøgningen er på mere end kr. forelægges den Økonomiudvalget til behandling. Hele projektområdet, det indtegnede grønne areal og sø, er beliggende i byzone og i kommuneplanen udlagt til offentlige formål i rammeområde 13D1, med en

29 Side 28 bebyggelsesprocent på 0 %. Der er ingen lokalplan på arealet. Arealet der på ovenstående tegning er betegnet nyt areal er en del af en selvstændig matrikel og privatejet. Resten er ejet af Ringsted Kommune. Den privatejede matrikel er således delvist udlagt til offentlige formål og delvist til boligområde i rammeområde 13B1. Ejeren af denne matrikel påtænker at en del af hans matrikel kan indgå i det rekreative projekt og påtænker derudover at etablere boliger på resten af matriklen. Kortet herunder viser projektets nuværende afgrænsning og ejerforholdene i området. En del af arealet er omfattet af Provst Exner fredning, alle aktiviteter der er uforenelig med fredningsbestemmelserne holdes væk fra udpegningen. Udgravning af søen samt terrænreguleringen kræver behandling efter VVM-bekendtgørelsen og der er offentliggjort en afgørelse om at projektet ikke er VVM-pligtigt. Derudover kræver brugen af det kommunale område en brugeraftale som er udarbejdet. Fitness- og legefaciliteterne skal have en byggetilladelse. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

30 Side 29 Vurdering Ansøgte midler fra helhedspuljen Byrådet har den 9. marts 2015 vedtaget en række principper for udbetaling af midler til projekter i henhold til helhedsplanpuljen. Vigersted Lokalråd har søgt om kr. eksklusive moms til etablering af Ny Vigersted bymidte. Administrationen vurderer, at det ansøgte er i overensstemmelse med formålet for helhedsplanpuljen og skal derfor anbefale midlerne anvendt som ansøgt. Kommuneplantillæg Administrationen vurderer at etableringen af et rekreativt bymiljø med sø og fitness- og legefaciliteter, ikke umiddelbart er foreneligt med kommuneplanens udlægning af arealet til offentlige formål. at der kan være problemer med byggetilladelse til visse former for fitness- og legeredskaber da kommuneplanrammen har en bebyggelsesprocent på 0 %. Det er derfor administrationens vurdering, at for at kunne understøtte projektet på den bedste mulige måde samt sikre, at planlægningen afspejler den faktiske anvendelse, bør kommuneplanens ramme ændres ved et kommuneplantillæg. Kommuneplantillægget bør derfor sammenlægge hele den privatejerede matrikel med rammeområde 13B1, til boligområde samt ændre resten af rammeområde 13D1 fra offentlige formål til rekreativt område der i højere grad kan indeholde de tiltænkte tiltag og aktiviteter. Uddybende kort indsættes. Lokalplanpligt Administrationen vurderer at projektområdet kan være omfattet af lokalplanpligt. I henhold til planloven skal der tilvejebringes en lokalplan før der gennemføres større bygge- og anlægsarbejde. Der skal bl.a. lægges vægt på om projektet fremkalder væsentlige ændringer i det bestående miljø.

31 Side 30 Administrationen vurderer at dette projekt befinder sig på grænsen til lokalplanpligt. Der er ingen retspraksis på området, og der er forskellige grænser for lokalplanpligt i forskellige kommuner. Fordele og ulemper ved at udarbejde en lokalplan: Det sikres, at udviklingen af bymidten sker efter en samlet plan, der tilpasses Vigersted By, og som kan håndhæves Det vil være muligt at inkludere det fremtidige boligområde, på den private matrikel, således at byggeriet i højere grad kan tilpasses landsbyen og nærområdets miljø Det vil tage tid at udarbejde en lokalplan, og lokalplanen skal prioriteres i forhold til lokalplanlisten Anlæg af en sø og lege- og fitnessfaciliteter er isoleret set ikke lokalplanpligtigt Vigersted Lokalråd ønsker at påbegynde projektet nu, således at der hurtigt kan skabes et lokalt samlingssted for byen Administrationen vurderer derudover at det rekreative område er en lille del af Vigersted Bys samlede areal, selvom det er en væsentlig del af selve bymidten, samt at projektet ikke vil ændre det omkringliggende miljø væsentligt, da søen anlægges på et areal der tidligere har været en våd eng, med periodevise oversvømmelser, og lege- og fitnessfaciliteterne erstatter en eksisterende, men udtjent legeplads. På baggrund af ovenstående er det administrationens vurdering, at der ikke bør udarbejdes en lokalplan for det grønne rekreative areal men, at der skal foretages en selvstændig vurdering af byggeprojektet for boligområdet på den privatejede matrikel i forhold til hvorvidt det er omfattet af lokalplanpligten, når byggeprojektet kommer ind til sagsbehandling. Indstilling Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at det ansøgte beløb på kr. eksklusiv moms godkendes anvendt som ansøgt. Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget, at der udarbejdes et kommuneplantillæg der overfører en del af arealet til boligområde og resten udlægges til rekreativt område at der ikke udarbejdes en lokalplan for det rekreative område Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

32 Side Henvendelse fra Ankestyrelsen om efterlevelse af principafgørelse Åben sag Sagsid: 18/14293 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 (Lukket bilag) 2 (Lukket bilag) 3 Kommunens kvittering for Ankestyrelsens brev af 23. jun i 2018 (108995/18) 4 Udkast til Byrådets svar på Ankestyrelsens brev af 21. juni 2018 (129093/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ankestyrelsen har den 21. juni 2018 henvendt sig til Byrådet om en sag, hvor kommunen i henhold til ankestyrelsens vurdering har afvist at følge Ankestyrelsens principafgørelse. Ankestyrelsen har i i brevet bedt om at modtage svar på henvendelsen umiddelbart efter førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, som er den 10. september Sagen er åben, men det skal bemærkes at to bilag er lukkede, idet de indeholder personhenførbare oplysninger. Beskrivelse af sagen Som det fremgår af Ankestyrelsens brev, har Styrelsen hjemvist en afgørelse omhandlende særlig støtte efter Lov om aktiv beskæftigelsesindsats. Støtten vedrører en ansøgning om særlig støtte efter flytning til en dyrere lejlighed, som er afslået af Ringsted Kommune. Se Bilag 1. Ankestyrelsen har ved hjemvisning henvist til at kommunen skulle tage udgangspunkt i Ankestyrelsens principafgørelse 91-17, som er truffet af Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg den 10. november Principafgørelsen fastslår, at der ved vurderingen af grundlaget for en udgiftsregulering skal tages udgangspunkt i, at nettoboligudgiften skal udgiftsreguleres på samme måde som en faktisk boligudgift. Ankestyrelsen henviser til, at Arbejdsmarkedscentret ikke har fulgt omtalte principafgørelse, da der blev truffet ny afgørelse i sagen 24. november 2017, hvor Arbejdsmarkedscentret har fastholdt argumentationen fra tidligere afgørelser. Det må desværre erkendes, at Ringsted Kommune ikke har forstået Ankestyrelsens principafgørelse af 10. november 2017, og at beslutningen af 24. november 2017 ikke var i

33 Side 32 tråd med den omtalte principafgørelse. Ringsted Kommune burde have stillet uddybende spørgsmål til Ankestyrelsen inden den traf en ny afgørelse. Ankestyrelsen rettede herefter telefonisk kontakt den 7. juni 2018 til Arbejdsmarkedscentret og fik her den opfattelse, at Ringsted Kommune ikke agtede at realitetsbehandle sagen. Dette er en beklagelig misforståelse, da Arbejdsmarkedscentret på intet tidspunkt har ønsket at tilkendegive, at man tilbageviste at realitetsbehandle sagen. Ankestyrelsen har herefter fremsendt brevet af 21. juni 2018, hvor de beder kommunalbestyrelsen om at oplyse, om kommunen fortsat ikke vil efterleve Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalgs afgørelse, samt oplyse, hvad kommunen i øvrigt vil gøre i sagen. Den aktuelle sag er genbehandlet 29. juni 2018 i henhold til Ankestyrelsens principafgørelse. Kopi af afgørelse er fremsendt til Ankestyrelsen 11. juli 2018, hvor der samtidig er orienteret om, at Byrådet i Ringsted Kommune vil behandle sagen på førstkommende møde efter sommerferien. Sagen om ansøgning om boligstøtte er således afsluttet. Se bilag 2 og 3 Der vedlægges udkast til Byrådets svar til Ankestyrelsen om sagen. Se bilag 4. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det vurderes, at sagen beror på en beklagelig mistolkning af den pågældende principafgørelse og misforståelser i forbindelse med kommunikationen med ankestyrelsen. Kommunen har altid arbejdet ud fra overholdelse af alle gældende love og regler, herunder principafgørelser fra ankestyrelsen. Kommunen vil i sin generelle sagsbehandling og ledelsesbevågenhed have et ekstra og løbende fokus på at sagsbehandlingen overholder gældende regler og udføres i tråd med såvel lovens intentioner som Ankestyrelsens principafgørelser til hver en tid. Indstilling Direktionen indstiller, at udkast til svarskrivelse til Ankestyrelsen godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

34 Side Forlængelse af kulturaftale (KFU) Åben sag Sagsid: 14/7386 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag skal der trækkes beslutning om, hvorvidt Ringsted Kommune skal indgå i forlængelse af Kulturaftalen mellem Kulturministeriet og de 8 aftalekommuner for Beskrivelse af sagen 8 kommuner (Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse og Sorø) i Kulturregion Midt- og Vestsjælland har siden 2007 indgået kulturaftaler med Kulturministeriet. En kulturaftale strækker sig over 4 år og beskriver samarbejdsgrundlaget for større fælleskommunale kulturprojekter herunder indsatser og økonomi. Den tredje kulturaftale i Kulturregion Midt- og Vestsjælland udløber ved udgangen af Kulturministeriet lancerede i foråret 2018, at ministeriet ville indlede et servicetjek af det eksisterende Kulturaftalekoncept. Kuturministeren inviterede den 6. april 2018 som led heri de politiske formænd for kulturregionerne til dialogmøde i med henblik på drøftelse af fremtidigt koncept for kulturaftaler mellem stat og kommuner. Kulturministeren har efterfølgende den 9. maj 2018 på baggrund af mødet skrevet til kulturregionerne, at der skal afsættes mere tid til arbejdet med at justere kulturaftalekonceptet. Kulturministerens melding er, at det næppe er muligt at få en ny ordning på plads inden udgangen af Kulturministeren forestiller sig, at den nye ordning skal være klar 1. januar Kulturministeriet har derfor bedt Slots- og Kulturstyrelsen om at tage kontakt til de kulturregioner, hvor kulturaftalerne udløber pr. 31.december 2018 og forlænge dem med er ekstra år. Den 9. maj 2018 meddelte Slots- og Kulturstyrelsen, at de nuværende kulturaftaler forlænges med et år. Slots og kulturstyrelsen har den 14. juni 2018 sendt oplysninger om, hvad en forlængelse indebærer, og hvordan processen vil forme sig og det fremgår her at, en etårig forlængelse tager afsæt i den nuværende aftale både hvad angår økonomi og indhold. Det vil sige, at de to nuværende indsatsområder; Kulturarv og identitet og Børn, unge og udsyn fortsat er pejlemærker for aftalegrundlaget og for aktiviteter i aftalen.

35 Side 34 Det vil også sige, at såvel rammebevilling til opsøgende børneteater, amtsmidler og projektmidler til udfoldelse af indsatsområderne forsat bliver lagt ud til Kulturregionen. Forlængelse af den nuværende aftale vil derfor også indebære, at kommunerne fortsat bidrager med 3 kr. pr. indbygger som fordeles som i gældende aftale med 2,50 kr. til projektstøtte og med 0,50 kr. pr. indbygger til sekretariatsdrift. Udkast til en forlængelsesaftale skal indsendes 1. oktober 2018 medhenblik på godkendelse og underskrift ved udgangen af Sekretariatet (Odsherred Kommune) har udarbejdet en oversigt over den anslåede forventede økonomi ved en forlængelse af kulturaftalen frem til 31. december 2019: Note Ikke disponeret beløb i kulturaftale Tilskud fra kommuner kr. pr. indb Forventet overførsel fra Rammebevilling børneteater Fra den de tidligere amtslige tilskud uden for lov Projektstøtte fra udlodningsmidlerne Udgift sekretariat Total Note 1: Det er forudsat at alle 8 kommuner også i 2019 er med i kulturaftalen. Note 2: Refusion af børne- og opsøgende teater er lagt ud i rammeaftale og udbetales til kulturregionens kommuner. Mindre forbrug på denne aftale anvendes til projektstøtte. Beløbet er anslået. Note 3: Kulturregionen har i perioden samlet modtaget 6 mio. kr. til projekter fra Udlodningsmidlerne, hvilket svarer til 1,5 mio. kr. pr. år. På kulturgruppemødet den 14. maj 2018 fremgik det, at ikke alle kommuner var interesseret i at indgå i en ny kulturaftale ved udløb at den nuværende aftale. Ringsted Kommune har indmeldt, at vi fortsat gerne indgår i drøftelse om rammerne for en ny kulturaftale. Sekretariatet for Kulturaftalen anmode derfor kommunerne i Kulturregion Midt- og Vestsjælland om en tilkendegivelse fra de enkelte kommuner om, hvorvidt man ønsker at trække sig ud af kulturaftalesamarbejdet ved udgangen af 2018 eller om man vil deltage i kulturaftalen i forlængelsesperioden. Tilbagemeldingerne fra de stående udvalg i de 8 kommuner skal fremlægges på Kulturgruppemødet den 3. september 2018, og her vil Kulturgruppen beslutte processen med forlængelse af aftale samt proces for prioritering af midler i forlængelsesperioden. I Ringsted Kommune er det Byrådet, der har beslutningskompetencen vedr. indgåelse af kulturaftalen. Byrådet mødes næste gang den 10. september 2018, så administrationen anbefaler, at Ringsted Kommune kan meddele beslutning fra Kultur- og Fritidsudvalget til Kulturgruppen med anvisning af, at endelig beslutning først kan træffes 10. september Inddragelse og høring Ingen.

36 Side 35 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Ringsted Kommune fortsat skal afsøge mulighederne i et bredere kulturregionssamarbejde også efter 2018, da samarbejdet giver mulighed for større fælleskommunale kulturprojekter herunder indsatser og økonomi end Ringsted Kommune selv kan håndtere. Men dette forudsætter også en beslutning fra Kulturministeriet vedr. statens fremtidige rolle i de regionale kulturaftaler, og da Kulturministeriet har meddelt, at ministeriet ikke kan afklare statens rolle i de regionale kulturaftaler endnu, vurderer administrationen, at det er hensigtsmæssigt, at Ringsted Kommune indgår i det kulturregionale samarbejde i Midtog Vestsjælland i 2019 for at deltage i de fortsættende projekter samt afklare kommunens fremtidige rolle i det kulturregionale samarbejde. Indstilling Direktionen indstiller, at Ringsted Kommune indgår i et-årig forlængelse af aftalen for Kulturregion Midt- og Vestsjælland for Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

37 Side Nedbringelse af venteliste til skoletandregulering (BUU) Åben sag Sagsid: 18/11016 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Patientantal docx (84711/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til finansiering af nedbringelse af ventelisten til tandregulering i skoletandplejen. Udvalget indleder mødet med besøg på tandklinikken på Dagmarskolen med henblik på at besigtige forholdene. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommunale Tandpleje har i øjeblikket ikke mulighed for at tilbyde tandregulering på det optimale tidspunkt rent tandreguleringsfagligt. Dette skyldes store årgange, rekrutteringsudfordringer i forbindelse med udskiftning af personalet på tandreguleringsklinikken samt yderligere krav til journalisering og behandlingsplanlægning. Tandplejens normering af personale på tandreguleringsklinikken er samtidig mindre end anbefalet af Foreningen af Specialtandlæger og Ortodontister. Tandplejen har i øjeblikket 355 aktive patienter i gang i tandregulering. Kapaciteten er til 240 patienter. Herudover er der en venteliste på ca. 240 patienter, der er visiteret til tandregulering. Se udviklingen i patientantallet siden 2001 i bilag 1. Ifølge Ringsted Kommunes befolkningsprognose vil tandplejens patientgrundlag være svagt stigende i perioden frem til De aktive behandlinger tager lige nu op imod dobbelt så lang tid (dvs. ca. 3-4 år) på grund af manglende behandlertider på tandreguleringen. For at nedbringe denne venteliste og afslutte nogle af de aktive behandlinger, vil der være behov for at tilføre ekstra ressourcer til tandreguleringen. Hvis det akutte problem søges løst ved at henvise en del af ventelisten til private specialtandlæger langt fra Ringsted, vurderes prisen pr. behandling at ligge på ca kr. pr. patient. Tandplejen ser en mulig løsning på situationen ved at samle tandreguleringen på én tandklinik; konkret foreslås Dagmarskolens Tandklinik. Den almindelige tandbehandling af Dagmarskolens børn (480 børn) skal derefter flyttes til de andre klinikker. Løsningen forudsætter, at der ansættes en ekstra klinikassistent, som skal oplæres i at arbejde med bøjler under vejledning af specialtandlægen. Herudover vil der være behov for

38 Side 37 ca. 14 timers ekstra tandplejertimer om ugen. Den ene af tandplejens deltidsansatte specialtandlæger vil have mulighed for at gå en dag op i tid i en periode for at sætte den nye klinikassistent ind i arbejdet. Inddragelse og høring Ingen høring. Sagen er fremstillet i samarbejde med overtandlægen. Økonomi Den skitserede løsning vil betyde en ekstra lønudgift på ca kr. det første år, mens specialtandlægen har ekstra arbejdstid. Når oplæringstiden for klinikassistenten er afsluttet og specialtandlægen vender tilbage til sin nuværende arbejdstid, vil udgiften være ca kr. pr. år. En ekstra bevilling på kr. i 2019 og kr. i 2020, 2021 og 2022 vurderes at kunne afhjælpe den akutte venteliste. Vurdering Det er administrationens vurdering, at det er nødvendigt at nedbringe den akutte venteliste til tandregulering via en ekstrabevilling i de fire kommende budgetår. Det vurderes, at det økonomisk vil være mest rentabelt, at nedbringelse af ventelisten til tandregulering foretages af Ringsted Kommunale Tandpleje. Det vurderes ligeledes, at det vil være den bedste service for kommunens børn og forældre at tandreguleringen foregår indenfor kommunegrænsen. Det vurderes herudover, at samling af tandregulering i én klinik vil styrke det faglige tilbud til gavn for patienterne og medarbejderne. Endeligt vurderer administrationen, at det vil være hensigtsmæssigt, at der foretages en undersøgelse af om en samling af tandklinikkerne i én klinik vil give en større værdi af tandplejeindsatsen for børn og forældre i Ringsted Kommune, en bedre udnyttelse af den samlede økonomiske ressource til tandplejen samt mere attraktive stillinger, som styrker den fremtidige rekruttering både på medarbejder- og lederniveau. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der til den kommunale tandpleje i forbindelse med budgetprocessen søges ekstra kr. i 2019 og kr. i årene 2020, 2021, at der foretages en undersøgelse af om en samling af tandklinikkerne i én klinik vil give en større værdi af tandplejeindsatsen for børn og forældre i Ringsted Kommune, en bedre udnyttelse af den samlede økonomiske ressource til tandplejen samt mere attraktive stillinger, som styrker den fremtidige rekruttering både på medarbejder- og lederniveau. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

39 Side Løsningsforslag for kollektiv trafik og visiteret kørsel i Ringsted Kommune (KMU, ÆGU, BUU, SAMU) Åben sag Sagsid: 17/21563 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Løsningsforslag Ringsted_maj-2018 (endelig) (89735/18) 2 Bilag 2 - Kortlægningsrapport - Samlet rapport Ringsted_marts (120222/18) 3 Bilag 3 - Busanalyse, løsningsdel, november 2017 (120228/18) 4 Bilag 4 - Handicaprådet - Høringssvar Løsningsforslag for kollektiv trafik og visiteret kørsel.pdf (124799/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg På baggrund af analyse af busdriften jf. hensigtserklæring i budgetaftale for 2017 og samarbejde med Movia om Transportplanprojekt forelægges løsningsforslag for henholdsvis kollektiv trafik og visiteret kørsel i Ringsted Kommune til politisk behandling. De to analyser har som udgangspunkt ikke så meget at gøre med hinanden. På den baggrund præsenteres de separat i herværende sag. Beskrivelse af sagen I denne sag præsenteres en række løsningsforslag vedr. trafikbetjeningen i Ringsted Kommune. Forslagene er resultatet af to forskellige analyser i samarbejde Movia, henholdsvis en busanalyse jf. hensigtserklæring i budgetaftale for 2017 og et projekt hvor Økonomiudvalget den 4. september 2017 besluttede, at Ringsted Kommune indgik i samarbejde med Movia om et transportplanprojekt og udbud af den visiterede kørsel. Sidstnævnte analyse og projekt drejer sig om at forsøge at samtænke visiteret kørsel i det omfang det kan lade sig gøre i praksis og herunder finde de bedst mulige udbudsformer for den visiterede kørsel. Forslag til busdrift jf. analyse af den kollektive busdrift Som følge af hensigtserklæring i budgetaftale for 2017 har Ringsted Kommune bedt Movia om at udfærdige en analyse af busdriften i kommunen. Af hensigtserklæringen fremgår: I 1. kvartal 2017 fremlægges en analyse af muligheder for at optimere den eksisterende busdrift med henblik på at tilrettelægge en busplan, som resulterer i det højst mulige serviceniveau inden for den eksisterende ramme for kollektiv trafik. Analysen skal endvidere afdække mulighederne for at fastholde eksisterende serviceniveau for en lavere omkostning. I

40 Side 39 analysen indgår bl.a. data omkring den faktiske påstigningsfrekvens på alle buslinjer i Ringsted Kommune. Den 30. november 2017 blev Klima- og Miljøudvalget forelagt forslag til optimeret busdrift. I sagen indgik anbefaling om, at forslagene blev forelagt i sammenhæng med løsningsforslag i regi af Transportplanprojektet. Klima- og Miljøudvalget tog sagen til efterretning. Forslagene vedrørende optimering og serviceforbedringer af busdriften er derfor videreført og indarbejdet i nærværende sag og bilagsmateriale sammen med løsningsforslag fra Transportplanprojektet. Nedenfor er løsningsforslagene vedrørende busdriftsanalysen gengivet i oversigtsform. Nærmere beskrivelse af løsningsforslagene fremgår af vedlagte bilag. Nr. Løsningsforslag Økonomisk konsekvens (helårseffekt i tusind kr.) Forslag 1 Optimering af rute 466 og Budgetår Kollektiv trafik: Juni Forslag 2 Forslag 3 Model A Forslag 3 Model B Forslag 3 Model C Forslag 3 Model D Nedlæggelse af weekendkørsel på rute 406 og A forlængelse til Benløse By 401A forlængelse til Benløse By; Bybus 408 Halvtimesdrift. 405 Nedlægges 401A forlængelse til Benløse By; Bybus (færre afgange) 408 Halvtimesdrift. 405 Nedlægges 401A forlængelse til Benløse By; 404 omlægges til pendlerbus. Outlet - Ringsted St. ½ + 1 timedrift. 408 halvtimesdrift Som del af Kommunebus: -300 Kommunebus: Juni Juni Juni Juni Juni Juni Ad forslag 1og 2) Optimering vedrører rute 466 og 411, der begge varetager skolekørsel. Såfremt forslag 1 gennemføres, som del af løsningsforslag vedr. kommunebus (se nedenfor), vil besparelsen udgøre 300 t. kr. Forslag 2 omhandler optimering vedrørende rute 406 og 411 hvor der er færrest passagerer. Ad forslag 3 model A D) Forslagene udgør fire forskellige modeller for busdriften i Ringsted By.

41 Side 40 I forbindelse med finansieringen af løsningsforslag vedr. den kollektive bustrafik har Ringsted Kommune mulighed for at søge om tilskud til medfinansiering fra Pulje til investeringer i kollektiv trafik i Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen. Ansøgningsfristen er den 1. september Der kan søges om op til 50 procent medfinansiering. Det er dog ikke sikkert, at der kan opnås tilskud. Trafik-, Bygge-, og Boligstyrelsen forventer at kunne give meddelelse om tilsagn indenfor 3 måneder efter ansøgningsfristen eller det tidspunkt efter ansøgningsfristen, hvor de nødvendige oplysninger foreligger. Forslag jf. Transportplanprojekt Den 4. september 2017 besluttede Økonomiudvalget, at Ringsted Kommune indgik i samarbejde med Movia om et transportplanprojekt og udbud af den visiterede kørsel. Formålet med transportplanprojektet er at sikre en mere effektiv kommunal trafikbetjening for den visiterede kørsel, således at kommunens vedtagne serviceniveau kan tilvejebringes så omkostningseffektivt som muligt. Som del af projektet er set på muligheden for at opnå bedre kapacitetsudnyttelse ved at omlægge den del af den kollektive trafik, der i dag varetager skolekørsel, til Kommunebus, således at de samme busser kan løse flere forskellige opgaver. Nedenfor er løsningsforslagene gengivet i oversigtsform. Nærmere beskrivelse af løsningsforslagene fremgår af vedlagte bilag. Nr. Løsningsforslag Økonomisk konsekvens (helårseffekt i tusind kr.) Budgetår Forslag 4 Kommunebus: August 2022 Skolelinjer , tandpleje-, svømmeog rutekørsel ved Vigersted skole. Forslag 5 Flexrute-udbud (er Oktober 2018 Forslag 6 gennemført) Omlægning af kørsel til genoptræning til Flexkommune Flexkommune: Oktober Forslag 7 Ledelsesinformation /2019. Forslag 8 Gennemgang af /2019. visitationspraksis Forslag 9 Tilpasning af mødetider /2019. Ad Forslag 4) Ved forslag om omlægning af skolebusserne til kommunebus bevares det nuværende serviceniveau. Omlægningen af skolebusserne linje indebærer således ikke en omlægning af ruterne. Omlægningen betyder dog mindre justeringer af køretider til tandpleje og svømmehal. Besparelsen opnås ved dels bedre kapacitetsudnyttelse, idet bussen kan bruges til flere formål og dels ved at der erfaringsmæssigt kan opnås en bedre pris ved at udbyde kørslen som Kommunebus. For de øvrige passagerer ud over skolebørn kan der åbnes op for at de kan anvende bussen gratis eller ved billettering. Ved ønske om billettering vil der skulle afholdes udgift til

42 Side 41 billetteringsudstyr i de anvendte busser. Dette er ikke indregnet i den økonomiske konsekvens af forslaget. I en Kommunebus-ordning forventes udgifter til at varetage nødvendig koordineringsfunktion, der i samarbejde med kommunens enheder og Movia kan planlægge og optimere anvendelsen af kommunebussen. Ved omlægning af skoleruterne til Kommunebus er der mulighed for at anvende ledig kapacitet (Kommunebussen) til ad hoc kørsel i tidsrum ca. kl og ca. kl i hverdagene og hele weekenden. Den ledige kapacitet kan fx i et vist omfang anvendes som turbusser af skoler og dagsinstitutioner. Potentielt kan det give en yderligere besparelse på ca kr. Det er ikke indregnet i forslaget. Skolebusserne linje varetages i øjeblikket af to vognmænd i henhold til kontrakt med Movia. Kontrakterne udløber i 2022 og er uopsigelige i kontraktperioden. Movia vurderer, at der ikke er mulighed for at lave en frivillig aftale med vognmanden om tidlig opsigelse af kontrakten og med henblik på at omlægge rutekørslen til kommunebus. Forslaget kan således først indføres pr. august Ad forslag 5) Økonomiudvalget godkendte den 30. januar efter anbefaling fra Social- og Arbejdsmarkedsudvalget, Børne- og undervisningsudvalget og Ældre- og genoptræningsudvalget, at der blev gennemført udbud i regi af Flexrute for den del at den visiterede kørsel, hvor det var vurderet at Flexrute var den bedst egnede løsning. Udbudsprocessen er afsluttet primo juni, og går i drift pr. oktober De forventede besparelser ved Flexrute-udbud vedrører bevillinger angående specialskole, beskyttet beskæftigelse og aktivitets- og samværstilbud, Børn- og familie (specialbørnehave) og skolekørsel. Det skal bemærkes, at hovedparten af disse udgifter er budgetlagt under de specialiserede områder, hvor der pt. er store økonomiske udfordringer. Den politiske sagsgang og videre proces Der er i forbindelse med transportplanprojektet etableret en politisk følgegruppe bestående af udvalgsformænd fra hhv. Social- og Arbejdsmarkedsudvalget, Ældre- og Genoptræningsudvalget, Børne- og Undervisningsudvalget og Klima- og Miljøudvalget. Kommissorium for følgegruppen blev besluttet den 4. september Formålet med følgegruppen er at man politisk har kunnet orientere sig om de forskellige muligheder for tilrettelæggelse af såvel den åbne som lukkede kørsel, herunder at orientere sig om sammenhænge mellem de forskellige typer kørsel, samt økonomien i de forskellige kørselsordninger. Der har været afholdt to møder i følgegruppen i hhv. december og april. Et tredje møde i maj måned blev grundet grundet afbud. Der er ikke planlagt yderligere møder i følgegruppen. Såfremt man ønsker politisk at arbejde videre med forslagene, vil den politiske sagsgang for de forslag, der vedrører visiteret kørsel (forslag 5 9) blive afsluttet med behandlingen af denne sag. Den politiske sagsgang for de forslag der vedrører kollektiv bustrafik, er en del af kommunens trafikbestilling, hvor kommunen hvert år indgiver trafikbestilling til Movia. Det drejer sig om forslag 1 4. I nærværende sag tager Byrådet stilling til den videre proces i relation til forslag vedrørende den kollektive bustrafik. Det skal bemærkes at forslaget vedrørende etablering af en kommunebus indebærer en ændring og herunder nedlæggelse af eksisterende rutebuslinjer. Derfor må dette forslag nødvendigvis ses i sammenhæng med trafikbestillingen til Movia.

43 Side 42 Såfremt man ønsker at arbejde videre med forslagene vedrørende den kollektive trafik på nuværende tidspunkt, kan forslagene sendes i høring frem til den 31. oktober Efter høringsfasen er afsluttet behandles høringssvarene og der tages stilling til, hvor løsningsforslag vedr. den kollektive trafik, der ønskes gennemført og skal indgå i den kommende trafikbestilling. Sagen behandles i december eller januar 2019 afhængig af om det besluttes at sende ansøgning til Puljen til investering i kollektive trafik og hvornår der efterfølgende foreligger afgørelse på ansøgningen. I foråret 2019 behandles kommunens trafikbestilling til Movia, med henblik på at det kan få virkning fra sommeren Der er i sagens natur også mulighed for at tage stilling til forslagene i forbindelse med efterfølgende års trafikbestillinger. I givet fald bliver det tilsvarende senere implementeret. Inddragelse og høring Høringsperioden for de løsningsforslag der eventuelt sendes i høring er den 11. september til den 31. oktober. Der er i givet fald planlagt afholdt et orienterings- og dialogmøde med skoler og busgruppen om løsningsforslag og den generelle transportbetjening. Busgruppen er nedsat af Landsbyforum. Forslag 6 vedrørende omlægning af kørsel til genoptræning til Flexkommune skal sendes i høring i Ældreråd og Handicapråd. Økonomi Samlet er der med de forelagte forslag mulighed for finansiering af det mest vidtgående forslag vedr. optimering af busdriften (forslag 3 model B). Dog vil der først være fuld finansiering af dette forslag fra 2022 og det vil forudsætte at besparelser i relation til den visiterede kørsel (forslag 5 og 6) inddrages som en del af finansieringen af en serviceudvidelse i relation til den kollektive trafikbetjening. Vurdering Forslag til busdrift jf. analyse af den kollektive busdrift Det vurderes at der med herværende forslag til optimering af den kollektive trafik er taget højde for pendlerpotentiale i tilknytning til Ringsted Station og sammenbinding af Ringsted bydele og handel i øst og vest. Analysearbejdet har dog ikke ført til mange forslag, der kan reducere omkostninger i relation til rutebuskørslen. I forbindelse med analyse af den kollektive busdrift er der arbejdet med busdriften således at den kommer flest brugere til gode. Det betyder at nogle borgere, særligt i de tyndtbefolkede områder i kommunen, med nogle af forslagene vil opleve et reduceret serviceniveau i relation til rutekørslen, mens et flertal af borgerne vil opleve et forbedret serviceniveau. De borgere, der oplever serviceforringelser grundet ændrede busruter, kan fortsat anvende Flextur. Flextur er netop udviklet til at løse transportbehovet i områder, hvor den traditionelle kollektive transport ikke dækker, eller hvor passagergrundlaget ikke er tilstrækkeligt til egentlige rutebusser. Det bemærkes, at en række af forslagene vedr. den kollektive trafik vil medføre en betragteligt serviceudvidelse, som man ikke nødvendigvis behøver at gennemføre. Herunder skal det bemærkes, at optimeringerne vedrørende forslagene om kommunebus først kan realiseres fra Det medfører, at såfremt det politisk besluttes at gennemføre alle optimeringsforslagene vil provenuet fra 2020 udgøre 2,2 mio. kr. og yderligere 1,4 mio. kr. fra 2022.

44 Side 43 Såfremt man politisk ønsker at der skal arbejdes videre med serviceudvidelser anbefales det, at der sendes en ansøgning til Pulje til investeringer i kollektiv bustrafik under Trafik-, Bygge-, og Boligstyrelsen. Der er ikke tale om varige tilskud. Den varige finansiering skal i givet fald findes indenfor kommunens egne rammer. Det skal endvidere bemærkes, at provenuet fra udbuddet vedrørende flex-rute som er gennemført og hvor provenuet forventes at udgøre 1 mio. kr., i alt overvejende grad budgetmæssigt ligger under de specialiserede områder. Man kan vælge at lade provenuet finansiere serviceudvidelser i relation til kollektiv trafik, men det kan også vælges, at lade provenuet indgå som en del af budgetproces Provenuet kan f.eks. indgå som en del af løsningen i relation til de økonomiske udfordringer på de specialiserede områder. Transportplanprojekt Det vurderes at der med herværende forslag jf. Transportplanprojektet kan sikres en mere effektiv transportløsning for den visiterede kørsel, således at kommunens vedtagne serviceniveau kan tilvejebringes så omkostningseffektivt som muligt. Angående omlægning af kørsel til genoptræning til Flexkommune kan borgerne i nogle tilfælde opleve længere ventetid efter træning samt omvejskørsel, og i andre tilfælde vil ventetiden og køretiden være kortere. Serviceniveauet indenfor Flexkommune vil ligge indenfor rammerne af for kvalitetsstandard kørsel til genoptræning. I dag varetages kørsel til vederlagsfri fysioterapi, specialiseret genoptræning og visiteret lægekørsel i Flexkommune. Det vurderes at en derfor at en omlægning af kørsel til genoptræning til Flexkommune (forslag 6) som sideeffekt vil reducere prisen pr. kørte kilometer på øvrige de kørsler der varetages i Flexkommune samt Flextur og Flexhandicap. Denne positive sideeffekt er ikke indregnet i den estimerede økonomiske effekt, idet det er meget svært, at vurdere hvor stor sideeffekten i givet fald vil blive. Det skal anbefales at forslaget vedrørende etablering af en eventuel kommunebus ses i sammenhæng med trafikbestillingen vedrørende rutebuslinjerne, idet det indebærer en ændring og herunder nedlæggelse af eksisterende rutebuslinjer. Administrationen vil anbefale at der i 2018/2019 arbejdes videre med forslagene vedr. ledelsesinformation og eventuel tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9). Gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) henvises til arbejdet med en ny styringsstrategi på de specialiserede områder. Såfremt det videre arbejde og afledte forslag herfra kan få servicemæssige konsekvenser, vil eventuelle forslag til ændringerne blive forelagt relevante fagudvalg. Som det fremgår af sagsfremstillingen er der ikke helt tidsmæssig sammenhæng mellem forslag til serviceudvidelser og finansieringsmuligheder. Hvilket kan tale for en udsættelse af stillingtagen til disse forslag, f.eks. til det tidspunkt hvor der kan indføres en kommunebus. Endvidere vil en gennemførelse af de mest vidtgående serviceudvidelsesforslag ikke kunne gennemføres uden der findes finansiering udenfor rammerne af den kollektive trafik. Finansiering fra sparede midler under det specialiserede område til serviceudvidelser af den kollektive trafik, kan forekomme problematisk set i lyset af de nuværende økonomiske udfordringer. Hertil kommer at det på nuværende tidspunkt kan være svært helt præcis, at vurdere hvilke behov og konsekvenser åbningen af den nye Ringsted bane vil få i forhold til den samlede kollektive trafik. Hvilket tillige kan tale for, at man udsætter en stillingstagen til ændringer i den kollektive bus trafikbetjening til man har et faktisk overblik i denne forbindelse. På ovenstående baggrund anbefales det, at udskyde en stillingtagen til forslagene 1-4 med henblik på at de tidsmæssigt eventuelt kan indgå i trafikbestilling 2021/2022. Et eventuelt udestående finansieringsbehov må i givet fald indgå i de pågældende års budgetprocesser. Det anbefales endvidere på baggrund af ovenstående bemærkninger, at provenuet fra forslagene 5 og 6 indgår i det tekniske budget for 2019.

45 Side 44 Indstilling Direktionen indstiller overfor Social- og Arbejdsmarkedsudvalget; 1. At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde med en ny styringsstrategi i relation til de specialiserede områder. 2. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning. Direktionen indstiller overfor Børne- og Undervisningsudvalget; 1. At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde med en ny styringsstrategi i relation til de specialiserede områder. 2. At stillingtagen til forslag vedrørende kommunebus (forslag 4) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At stillingtagen til optimering af rute 466 og 411 (forslag 1) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning. Direktionen indstiller overfor Klima- og Miljøudvalget; 1. At stillingtagen vedrørende forslag til optimering af rute 466 og 411 (forslag 1) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At stillingtagen forslag vedr. nedlægning af weekendkørsel på rute 406 og 411 (forslag 2) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At stillingtagen vedrørende forslagene om forlængelse af rute 401A til Benløse by mv. (forslag 3 model A D) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At stillingtagen til forslag vedrørende kommunebus (forslag 4) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning. Direktionen indstiller overfor Ældre- og Genoptræningsudvalget; 1. At kørsel til genoptræning omlægges til Flexkommune (forslag 6). 2. At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde. 3. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning. Direktionen indstiller overfor Økonomiudvalget; 1. At stillingtagen vedrørende forslag til optimering af rute 466 og 411 (forslag 1) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At stillingtagen forslag vedr. nedlægning af weekendkørsel på rute 406 og 411 (forslag 2) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/2022.

46 Side At stillingtagen vedrørende forslagene om forlængelse af rute 401A til Benløse by mv. (forslag 3 model A D) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At stillingtagen til forslag vedrørende kommunebus (forslag 4) udsættes og tages op igen i forbindelse med trafikbestillingen for 2021/ At kørsel til genoptræning omlægges til Flexkommune (forslag 6). 6. At det økonomiske provenu fra forslag 5 og 6 indgår i det tekniske budget for At det tages til efterretning, at gennemgang af visitationspraksis (forslag 8) indgår i det videre arbejde med en ny styringsstrategi i relation til de specialiserede områder. 8. At administrationens iværksættelse af tiltag vedr. ledelsesinformation, og tilpasning af mødetider (forslag 7 og 9) tages til efterretning. Beslutning i Handicaprådet den Handicaprådet finder det vanskeligt at gennemskue på baggrund af sagsfremstillingen, hvad forslagene betyder for de mennesker, det vedrører. DH-siden påtænker at afgive et høringssvar. Ej til stede: Karl Østergaard Hansen, Niels Kasper Hansen Supplerende sagsfremstilling Høringssvar fra Handicaprådet er tilføjet som bilag (bilag 4). Beslutning i Ældrerådet den Ældrerådet henstiller, at kommende kørsel til det nye Sundhedshus ind tænkes i den nye kollektive trafikplan. I det foreliggende materiale fremgår dette ikke. Ældrerådet ønsker ikke, at borgerne skal opleve længere ventetid end de plejer efter træning på Knud Lavard Centret end i dag, da Ældrerådet mener den er lang nok. Desuden ønsker Ældrerådet, at der er mulighed for hjælp til f.eks. toiletbesøg i ventetiden. Ej til stede: Inger Glerup Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den Anbefales godkendt med bemærkningen om, at det er bemærket at Ældrerådet har ønsker til serviceniveauet vedrørende hjælp i ventetiden som ligger udover herværende forslag vedrørende transporten. Ældrerådet har mulighed for at fremsende forslaget til Byrådet i forbindelse med høringen vedrørende budgetforslag Ej til stede: Per Nørhave, Tina-Mia Eriksen og Jan Jakobsen Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Punkt 1-4 anbefales godkendt med bemærkning om, at der skal sikres tilstrækkelig kapacitet til det kommende sundhedscenter. Vedrørende pkt. 5 ønsker Klima- og Miljøudvalget, at administrationen arbejder videre med tilpasning af mødetider, inden der kan tages politisk stilling til punktet. Tiltag vedr. ledelsesinformation tages til efterretning. Ej til stede: Johnny Dahlgaard

47 Side 46 Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med fagudvalgenes bemærkninger.

48 Side Aftale med Kærehave skov (Genoptaget) (KMU, KFU, SAMU) Åben sag Sagsid: 18/6897 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Underskrevet aftale med Kærehave Skov dec 2016.pdf (54451/18) 2 Bilag 2 - Notat fra Søren Paludan 13. april 2018.pdf (56322/18) 3 Bilag 3 - Kærehave skov - enalyzer_report(13).pdf (53239/18) 4 Bilag 4 Kærehave skov aftale model 1.pdf (107361/18) 5 Bilag 5 Kærehave skov aftale model 2.pdf (107358/18) 6 Bilag 6 Kærehave skov aftale model 3.pdf (107359/18) 7 Bilag 7. Bemærkninger til sagen fra skovejer Søren Paludan 6. august pdf (118055/18) Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering X X Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kommune har en lejeaftale med skovejer for den private, bynære skov, Kærehave skov. Lejeaftalen udløber med udgangen af I denne sag skal der tages stilling til om lejeaftalen skal fornyes eller ej. Beskrivelse af sagen Kærehave skov er på 38 ha, og det er den eneste gamle skov, der ligger i tilknytning til Ringsted by. Skoven tilbyder en række faciliteter ud over almindelig naturoplevelse. Disse er bålhytter, skovbaser og grejbank. Skoven er en privat skov. I en privat skov har offentligheden adgang til at færdes på skovens stier fra kl. 6 morgen til solnedgang. I en offentlig skov kan offentligheden færdes både på og uden for stierne hele døgnet. I begge tilfælde kan der være periodevise lukning og afgrænsninger af hensyn til jagt, dyr, skovdrift mv. Skovens facilliteter er etableret i forbindelse med et samarbejds og pilot projekt i Partnere var Nordeafonden, LAG-Ringsted, Dansk Skovforening, Ringsted Kommune og ejer af Kærehave skov, Søren Paludan. Formålet med projektet var at sikre innovative bynære rammer for øget trivsel og sundhed for borgerne via aktiv brug af natur. Pilotprojektet løb i 2012 og 2013, og var baseret på en

49 Side 48 samarbejdskontrakt med skovejer. Pilotprojektet er afsluttet og der er ingen fondsmæssige forpligtigelser for Ringsted Kommune. Ringsted Kommune har efterfølgende indgået og fornyet lejekontrakter med skovejer, og den nuværende kontrakt udløber med udgangen af Af lejekontrakten fremgår det, at denne skal tages op i forbindelse med kommunens vedtagelse af budget for Lejekontrakten (bilag 1) indeholder følgende tre formålsbestemmelser: At synliggøre brugen af skoven i forhold til børnehaver, skoler, ældreinstitutioner, øvrige institutioner, foreninger, børnefamilier og borgerne generelt. At gennemføre aktiviteter og oplevelsestilbud, der kan supplere de nuværende aktiviteter At arbejde for projekter der kan afprøve og skabe evidens omkring brug af naturen som værktøj i forhold til specifikke brugergrupper bl.a. ift. sundhedsfremme. Skovens brugergrupper er en række af kommunens institutioner, borgere samt fritidsbrugerne. De økonomiske udgifter for Ringsted Kommune er kr. årligt plus moms. Udgiften hører under Klima og Miljøudvalgets budget. For at danne et grundlag for Byrådets beslutning har administrationen været i dialog med relevante parter med henblik på at få et overblik over, hvorledes, og i hvilket omfang, skoven vurderes at blive brugt. Dialogen er foregået med udgangspunkt i de tre formålsbestemmelser i kontrakten, og beror på brugen i Dialogparterne er: 1. Skovejer, hvor der har været afholdt et status- og dialog møde med skovejer. Skovejer har efterfølgende udarbejdet et notat om brugen af skoven, og udviklingsmulighederne. (bilag 2) 2. Kommunale institutioner, hvor der er gennemført en elektronisk spørgeskemaundersøgelse. 3. Grøn guide og sundhedskonsulent. Ad. 1 Skovejer oplyser: At synliggørelse er sket af en række forskellige kanaler, herunder hjemmeside og sociale medier. At der er mange forskellige brugergrupper, der benytter skoven. At skovejer ser potentiale i at kunne udnytte skoven bedre indenfor skole og institutionsområdet og sundhedsområdet, og at skoveejer gerne vil samarbejde med Ringsted Kommune omkring dette. At skovejer ser et potentiale i skoven i forhold til understøttelse af tilflytning. At skovejer forventer aftalen videreført med en prisregulering, således at prisen i en ny aftale vil være kr. plus moms.

50 Side 49 Ad 2. Spørgeskemaundersøgelsen (bilag 3) viser: at 95 % af de adspurgte har kendskab til skoven og dens faciliteter at 17 % af de adspurgte ikke har besøgt skoven i 2017, 33 % har besøgt skoven mellem en og fem gange og 50 % har besøgt den mere end fem gange at antallet af børn, der har besøgt skoven fra de enkelte institutioner er fordelt med omkring en tredjedel hvor det er 0-25 børn. Omkring en tredjedel hvor det er børn og omkring en tredjedel, hvor det er mere 50 børn. at omkring 75 % har benyttet skovens faciliteter i forbindelse med deres besøg at færre forventer at besøge skoven i 2018, set i forhold til 2017 at 22 % af dem, der bruger skoven, vurderer at brugen af skoven og dens faciliteter, har en understøttende betydning for løsningen af kerneopgaver. 33 % vurderer at det har delvis betydning af løsningen af kerneopgaverne og 45 % vurderer at det ikke har betydning. Ad 3. Dialog med Grøn guide og sundhedskonsulent Sundhed og Træning: I forbindelse med sundhedstilbud blev skoven brugt omkring fire gange i 2017 Primært brug er til gåture. Træningsfaciliteterne bruges hvis vejret tillader det. Bruger ikke bålhytte og grejbank. Grøn Guide Natur og Land: Har i 2017 brugt skoven max. 20 gange. Både sammen med skoler og institutioner og i andre sammenhæng. Deltagerantal mellem 10 til 60. Oplyser at grejbanken i skoven ikke opdateres af skovejer. Vil godt kunne bruge skoven uden adgang til grejbank og brænde. Henviser til skovejer når der er henvendelser om Skovens dag. I 2017 deltog skovejer ikke i arrangementet. Vil godt kunne tage ansvar for at lave Skovens dag. Administrationen foreslår følgende tre muligheder for samarbejde med skovejer: 1. At den nuværende aftale forlænges og honoreres med kr. årligt plus moms alt inklusive. Det forudsættes, at skovejer opdaterer grejbanken ved aftalens start, og at opdatering derefter sker løbende i aftaletiden. 2. At der afsættes kr. årligt i budgettet til køb af ydelser af skovejer. Puljen forankres i Teknik- og Miljøcenteret. 3. At aftalen ikke forlænges. Inddragelse og høring Klima- og Miljøudvalgets indstilling godkendt. Ej til stede: Line Lynerup og Jan Jakobsen

51 Side 50 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationens vurdering tager udgangspunkt i de tre formålsbestemmelser i kontrakten, holdt op mod oplysningerne fra de tre adspurgte parter. Formålsbestemmelsen: At synliggøre brugen af skoven i forhold til børnehaver, skoler, ældreinstitutioner, øvrige institutioner, foreninger, børnefamilier og borgerne generelt.: Administrationen vurderer, at der er opnået stor synlighed af skoven og dens faciliteter, og de muligheder der er for at bruge disse. Det vurderes, at synligheden især har øget brugen hos borgere og fritidsbrugerne Formålsbestemmelsen: At gennemføre aktiviteter og oplevelsestilbud, der kan supplere de nuværende aktiviteter: Administrationen vurderer, at der kun i mindre grad er udviklet supplerende aktiviteter og oplevelsestilbud i den tid den nuværende kontrakt har løbet. Formålsbestemmelsen: At arbejde for projekter der kan afprøve og skabe evidens omkring brug af naturen som værktøj i forhold til specifikke brugergrupper bl.a. ift. Sundhedsfremme: Målsætning omkring brugen af skoven som sundhedsfremmende tilbud er ikke opfyldt set i forhold til kommunale institutioners primære målgruppe. Samtidig vurderer 45 % af institutionerne, at brug af Kærehave Skov ikke har betydning for løsning af deres kerneopgave og 33 procent, at det kun har delvis betydning, mens 22 % vurderer det har stor betydning. På den baggrund og med de erfaringer der er opnået i den tid lejekontrakten har løbet, vurderes det, at udbyttet i forhold til løsning af kommunale kerneopgaver og udvikling af nye sundhedstiltag, ikke står mål med den udgift, der er forbundet med at opretholde lejekontrakten. Målgrupperne vil stadig kunne besøge skoven indenfor de rammer, der er for benyttelse af private skove. Skovejer vil ligeledes stadig kunne tilbyde skovens faciliteter til de forskellige målgrupper på vilkår fastsat af skovejer. En mulighed for Ringsted Kommune er fx at afsætte en pulje på fx kr til ad hoc køb af ydelser i skoven. Administrationen vurderer, at der ikke vil blive tale om en væsentlig serviceforringelse i forhold til skovens besøgende. Indstilling Direktionen indstiller, at lejekontrakten med skovejer ikke forlænges. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Orienteringen taget til efterretning. Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler, at der arbejdes videre med model 1 eller model 2 samt at der ikke arbejdes videre med model 3. Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Taget til efterretning med Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkning.

52 Side 51 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Udvalget anbefaler at administrationen arbejder videre med en aftale med skovejeren med udgangspunkt i kommunens behov. Udvalget anmoder om en ny sag efter forhandlingen, således at der kan tages stilling til, om aftalen skal med i budget Ej til stede: Per Nørhave Beslutning i Økonomiudvalget den Klima- og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt. Ej til stede: Per Nørhave og Finn Andersen Beslutning i Byrådet den Klima- og Miljøudvalgets indstilling godkendt. Ej til stede: Line Lynerup og Jan Jakobsen Supplerende sagsfremstilling Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering x x x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Administrationen har i forlængelse af Byrådets beslutning den 11. juni 2018 været i dialog med skovejer Søren Paludan. Dialogen har taget udgangspunkt i to modeller: 1. En aftale der omfatter brug af skoven for de samme brugergrupper som i den eksisterende aftale, hvilket betyder at kommunale institutioner, private, foreninger hjemhørende i Ringsted kommune anvender skoven og faciliteterne uden omkostninger, da det er omfattet af kontrakten. 2. En aftale der omfatter brug af skoven, hvor kommunale institutioner anvender skoven og faciliteterne uden omkostninger, da det er omfattet af kontrakten. Dette betyder at private og foreninger ikke er omfattet, og Kærehave Skov derfor har mulighed for at låne og leje ud på vilkår fastsat af skoven i lighed med det skoven gør i dag for institutioner, private og foreninger, der ikke er hjemhørende i Ringsted kommune. Ringsted Kommune har desuden foreslået skovejer Søren Paludan, at kommunen kunne købe et klippekort til ad hoc køb af ydelser i skoven fx i størrelsesordenen kr årligt. Dette ønsker skovejer ikke. I dialogen har skovejer Søren Paludan bl.a. gjort opmærksom på: At det vil være svært at se sig selv i en aftale, der er dårligere økonomisk end i dag At regnestykket i model 2 ikke er attraktivt

53 Side 52 At vilkår og samarbejde ikke er umiddelbart sammenlignelige med andre lignende aftaler/lejer fx Faaborg- Midtfyns Kommunes samarbejde med Pipstorn skov At der bruges mange resurser på oprydning og vedligehold i Kærehave både økonomisk og tidsmæssigt At tidforbruget til administration af bookingsystemet vurderes at være en-to timer ugentligt At der i en eventuel ny type samarbejdsaftale skal beskrives, hvornår Kærehave Skovs arrangementer/bookinger har fortrinsret At det primært er brugere fra Ringsted Kommune, der bruger skoven At der ikke er indtjening på booking til eksterne At det vurderes at ¾ af brugerne er kommunale og de resterende private og foreninger At det primært er kommunale brugere i dagtimerne At det primært er private foreninger i aftentimerne Skovejer har som opfølgning på dette fremsendt tre forskellige forslag til samarbejdsaftaler: 1. Aftalen fortsætter for de samme brugergrupper som tidligere (Kommunale institutioner, private og foreninger fra Ringsted Kommune). Der betales kr årligt. Bilag 4 2. Aftalen reguleres, så den kun omfatter kommunale institutioner. Der betales kr årligt. Bilag 5 3. Aftalen omfatter de samme brugergrupper som tidligere, og Ringsted Kommune står for al vedligeholdelse i skoven. Der betales kr årligt. Bilag 6 For alle tre forslag til aftaler gælder det, at der er indskrevet i dem, at der sker en årlig pristalsregulering, samt at aftalen løber indtil den opsiges af en af parterne. Skovejer har efterfølgende fremsendt en række bemærkninger, samt fakta om brug af skoven, som bilag til sagen. Bilag 7 Inddragelse og høring Ingen. Vurdering Skovejer har oplyst, at han har svært ved at se sig selv i en aftale, der er dårligere økonomisk end i dag og han foreslår derfor tre modeller. 1. kr med samme indhold som i dag 2. kr hvor det kun er kommunale institutioner, der er brugere 3. kr med samme indhold som i dag, men hvor kommunen overtager vedligehold af skoven Administrationen vurderer, at forslag 1 og 2 kan komme Ringsted Kommunes institutioner til gode, mens forslag 3 vurderes at være vanskelig at gennemføre i praksis ift. afgræsning af vedligeholdelsesopgaven ml. skovejer og kommune, da en eventuel kommunal vedligeholdelse i privat-ejet skov entydigt skal være knyttet til den brugsaftale, som vedligeholdelsen lægger sig op ad.

54 Side 53 Som i den oprindelige sagsfremstilling vurderer administrationen dog, at med de erfaringer, der er opnået i den tid lejekontrakten har løbet, står udbyttet i forhold til løsning af kommunale kerneopgaver og udvikling af nye sundhedstiltag ikke mål med den udgift, der er forbundet med at opretholde lejekontrakten. Såfremt det ikke er muligt at indgå en aftale, vurderer administrationen at alle brugergrupper fortsat vil kunne bruge skoven på de betingelser, der er for færdsel i privat skov. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der udarbejdes et forslag til budget 2019 om økonomi til aftale med a. kr med samme indhold som i dag b. kr hvor det kun er kommunale institutioner, der er brugere 2. eller aftalen med Kærehave Skov opsiges Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes til budgetforhandlingerne. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes til budgetforhandlingerne. Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes til budgetforhandlingerne. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Klima- og Miljøudvalget indstiller pkt. 1 a. Ej til stede: Johnny Dahlgaard Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget anbefaler at sagen videresendes til budgetforhandlingerne.

55 Side Anlæg af ny skole til den Forberedende Grunduddannelse for unge (FGU) (SAMU, BUU, PBU) Åben sag Sagsid: 17/23352 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted _Tegningsfortegnelse_ pdf (122932/18) 2 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (02)1.03_BYGNING 3_FGU_FORSLAG_B.pdf (122930/18) 3 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (02)1.02_BYGNING 3_FGU_FORSLAG_A REV A pdf (122927/18) 4 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (02)1.01_FGU_VUC_Fløj C.pdf (122926/18) 5 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (02)1.00_FGU_Åmarken Rev A pdf (122925/18) 6 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (01)1.03_Campusskolen_Bygning 3 REV A pdf (122924/18) 7 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (01)1.02_Campusskolen_Bygning 2_kælder REV A pdf (122923/18) 8 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (01)1.01_Campusskolen_Bygning 2.pdf (122922/18) 9 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (01)1.00_Campusskolen_Bygning 1.pdf (122921/18) 10 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted - (00)1.00_situationsplan.pdf (122918/18) 11 Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted _overslag FGU_forslag B.pdf (122916/18) 12 SV: VIGIGT NYT FORSLAG A - Reviderede Tegninger og budget for FGU, Ringsted _overslag FGU_forslag A.pdf (122933/18) 13 VS: Høringssvar fra UU Vestsjælland vedr. FGU lokalefordeling på Campusskolen FGU UU Vestsjællands høringssvar_.docx (125103/18) 14 FGU-høring - høringssvar FGU fra CMU Skolecenter.docx (126692/18) 15 FGU - høring - RPHS- bestyrelsens høringssvar af docx (126731/18) 16 Høringssvar_FGU Fra Skolebestyrelsen Campusskolen (126996/18) 17 Høringssvar fra Ringsted Dartklub (127045/18) 18 Høringssvar fra Parkrådet i Ringsted Syd (127079/18) 19 Høringssvar_LMU_FGU_Campusskolen.docx (127107/18) 20 Vedr. høring om anlæg af ny skole til den Forberedende grunduddannelse for unge (FGU) - Ringsted Menighedsråd (127144/18) 21 Høringssvar fra VUC (127220/18)

56 Side 55 Indledning Sagsgang Orientering 22 VS: Høringssvar fra ZBC (127381/18) 23 VS: Høringssvar fra UU Vestsjælland vedr. FGU lokalefordeling på Campusskolen Bilag UU Vestsjællands høringssvar om FGU.pdf (125102/18) 24 Resume af høringssvar til FGU skole og administrationens bemærkninger (129208/18) BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Hermed forelægges til politisk behandling anlægsforslag til etablering af den kommende skole til den Forberedende Grund Uddannelse. (FGU) Beskrivelse af sagen Som opfølgning på Økonomiudvalgets beslutning den 8. maj 2018 om at etablere en ny skole til den Forberedende GrundUddannelse (FGU), på Campusområdet med udgangspunkt i dels undervisningslokalerne på nuværende Voksen Uddannelses Center(VUC) og dels på Campusskolen, hvor lokalerne suppleres af lokaler beliggende i tilknytning til eksisterende lokaler evt. som nybyggeri-, forelægges her en sag, hvor mulige bygningsmæssige ændringer beskrives således, at der eventuelt kan udfærdiges et budgetønske, der kan indgå i budgetforhandlingerne for budget Der er af arkitekten udarbejdet 2 separate anlægsforslag, hvoraf ét forslag tager udgangspunkt alene i den mest nødvendige ombygning og tilpasning af eksisterende lokaler, mens det andet forslag i mere udstrakt grad tager højde for de ønsker, der ligger ud over dette, men som ikke er en forudsætning for at der kan etableres en FGU skole på området. Tegninger og prisoverslag fremgår af bilag De to separate forslag betegnes fremadrettet som henholdsvis Forslag A og B. I begge forslag er der indarbejdet en option om medtagning/ikke medtagning af linjen for fiskeopdræt. I forslag A indgår det, at dele af Åmarken benyttes som depot/maskinhal, mens forslag B ikke indeholder denne forudsætning, men i stedet omfatter etableringen af ny depot/maskinhal på Campusskolen i umiddelbar nærhed af den kommende FGU-skole. Økonomiudvalget har den 8. maj 2018 anbefalet, at der i forbindelse med den kommende sag inddrages muligheden for, at den nuværende Produktionsskole i Haraldsted sættes til salg og at salgsprovenuet tilgår kassen med henblik på, at salgsprovenuet efterfølgende indgår i økonomien omkring etablering af FGU-skole i Campus-området. Økonomirammen for Forslag A er så tæt som muligt på den forventede indtægt ved frasalg af Haraldstedvej 47, som i dag huser Produktionshøjskolen. Den forventede indtægt er vurderet til 3,5 mio. kr.

57 Side 56 Økonomirammen for Forslag B, omfatter de tiltag, som det vil koste at tilpasse den nuværende Campusskole, dels til at rumme kravene til den fortsatte drift af Campusskolen, med det forventede fremtidige antal elever, samt til at rumme den nye FGU-skole, så denne lever op til de forventninger, der følger med intentionen i FGU, samt at fremtidssikre den nye konstellation. Her er bygningens brug og brugere drivende for den foreslåede løsning. I vidt omfang tilgodeses her de ønsker, som har været tilkendegivet fra Produktionsskolen og fra ledere og medarbejderrepræsentanter fra Campusskolen. Generelt for begge forslag: Grundet en stærkt fremskyndet proces hen over sommerferieperioden har det ikke været muligt at indhente en miljørapport forud for indhentning af arkitektforslag. Dette udestår og er derfor er inkluderet i budgettet, hvor der som yderligere sikkerhed i projektøkonomien er afsat i alt 15 pct. af omkostningerne til uforudsete udgifter. Der forelægger ikke særlig indikation på at der må forventes en omfangsrig miljøsanering i forbindelse med renovering/ombygning på Campus, hvorfor dette forhold ikke forventes at påvirke projektøkonomien yderligere. Det skal således bemærkes, at der ikke er indkalkuleret eventuelle meromkostninger forbundet med eventuel miljøsanering. Der er et eksisterende fiskeopdræt på Produktionsskolen, og etablering af dette på Campus er derfor med som option i begge forslag. Etableringen af fiskeopdræt udgør en særskilt merudgift på i alt kr. Det er afgørende for planlægningen af anlægsprocessens tidsplan, at der skal tages hensyn til prøveafholdelse i 1. halvår af 2019, og at der i perioden medio maj og frem til sommerferien ikke må foregå aktiviteter, der kan forstyrre denne. Den forudsætning vil blive indarbejdet i forbindelse med udbud og byggeplanlægning. I planlægnings- og implementeringsfasen skal der ligeledes være opmærksomhed på at skabe pædagogiske samarbejdsflader mellem FGU en og Campusskolen, så det sikres, at eleverne på begge skoler oplever klare rammer og trygge læringsmiljøer. Muligheden for at benytte kælderfaciliteter på Campusskolen til depot til større materialer/maskiner har været undersøgt. Dette kan kun lade sig gøre, hvis der etableres en ny vareelevator. De større maskiner og større materiel vil under alle omstændigheder ikke kunne rummes i kælderen. En ny vareelevator forventes at koste ca. 1,5-2 mio. kr. På den baggrund er denne mulighed ikke medtaget i forslagene. Det indebærer tillige at de nuværende foreninger, som benytter kælderetagen, ikke berøres i forbindelse med etableringen af en ny FGU skole. Plangrundlaget i forbindelse med etableringen af en eventuel ny hal på Campusgrunden er blevet undersøgt. I henhold til lokalplan Nr. 24, er den maksimale bebyggelsesprocent for området som helhed 30 %. I henhold til den samlede bygningsmasse og områdets areal, vil anlæggelse af ny hal således ikke bevirke en overskridelse af den maksimale bebyggelsesprocent. Proces i forbindelse med udarbejdelse af anlægsforslag Anlægsforslagene er udarbejdet på baggrund af en proces som er forberedt at FGUstyregruppen siden marts 2018, hvor styregruppen blev etableret med deltagelse af følgende: Borgmester, 2 direktører, 3 centerchefer for hh. børne- og skoleområdet, arbejdsmarkedsområdet og vej- og ejendomsområdet, samt 2 ledere og 2 medarbejdere fra henholdsvis arbejdsmarked, herunder ungeområdet, samt vej- og ejendom. Styregruppen afholder ugentlige møder.

58 Side 57 Styregruppen har herudover nedsat en arbejdsgruppe bestående af de nævnte centerchefer og ledere og medarbejdere. I arbejdsgruppens regi har der været gennemført sieløbende arbejdsprocesser på de forskellige fagområder, hvor dels der er afholdt en række møder med arkitektfirmaet, Campusskolens ledere og medarbejdere, samt VUC og Produktionsskolen, som de interessenter, der umiddelbart er berørt af sagen. Arbejdsgruppens proces har strakt sig fra medio maj til medio august, kun afbrudt i en periode i juli, hvor arkitekterne bl.a. på baggrund af de fremsatte ønsker og kommentarer har udarbejdet de foreliggende forslag til anlæg. Arbejdsgruppens proces og aktiviteter har løbende været fulgt på de ugentlige styregruppemøder. Forslag A: Omkostningen ved Forslag A er kr / kr hhv. uden og med fiskeopdræt. Det skal bemærkes, at her er tale om et absolut minimum i forhold til de brugerkrav og - ønsker, der er fremsat omkring anvendelse og brug af faciliteterne på Campus. I Forslag A er anvendelse af bygningsmassen ved Åmarkens til depot og maskinpark en forudsætning for projektets omkostningsniveau. Ligeledes er der afsat begrænsede midler til lokaleistandsættelse og udendørsarealer. Forslag B Omkostningen ved Forslag B er kr / kr hhv. uden og med fiskeopdræt. I dette forslag er der taget højde for anvendelse og brug af faciliteterne samt fremtidssikring af ombygningen, så fremtidig tilvirkning af undervisningsfaciliteter kan holdes på et absolut minimum. Her istandsættes eksisterende fysik- og biologilokaler fyldestgørende i bygning 2 og der er afsat flere midler til istandsættelse samt udearealer. Der bygges ny depot- og maskinhal umiddelbart ved den kommende FGU skole. Inddragelse og høring Der gennemføres interessenthøring af alle direkte og indirekte berørte parter i sagen: Bestyrelse på PHS, VUC, Campus, ZBC, De 2 foreninger på Campusskolen, MED- og LMU-udvalget på Campusskolen Høringen gennemføres fra den 16. til den 24. august Høringssvarene vedlægges som bilag og resumé indarbejdes i en supplerende sagsfremstilling. Økonomi Forslag Pris Fiskeopdræt Forslag inkl. fiskeopdræt Forslag A Forslag B Der er foretaget en ejendomsvurdering af den nuværende Produktionshøjskolen i Haraldsted. Der forventes et provenu på 3,5 mio. kr. ved et salg. Hertil kommer, at der i forbindelse med FGU reformen på landsplan er afsat en pulje på 60 mio. kr. i perioden til kapacitetstilpasning, som institutionerne vil kunne ansøge om del i efter nogle objektive kriterier. Før der er gennemført et salg vides det ikke, hvor meget salget af den nuværende

59 Side 58 produktions højskole rent faktisk vil indbringe. Ligeledes vides det ikke på nuværende tidspunkt, om og i givet fald hvor stort et tilskud Ringsted Kommune vil kunne modtage til etableringen af en ny FGU-skole. Det er ikke muligt at udsætte stillingtagen til anlægssagen, såfremt der skal være sikkerhed for at den nye FGU-skole kan åbne i august Finansiering af byggeriet må på ovenstående baggrund i første omgang findes i forbindelse med budgetproces for Det bør i givet fald være med forudsætningen om, at provenu af salg for Haraldstedvej 47 og et eventuel tilskud fra de nationalt afsatte midler skal dække så meget af omkostningerne som muligt. Vurdering De foreslåede undervisningslokaliteter er ens for Forslag A og B, og vurderes at der med forslaget bibeholdes et sammenhængende fagskolemiljø for Campusskolens elever, samtidig med, at alle faglokaler og valgfagslokaler bringes til et tidssvarende og fremtidssikret niveau, som også vil indfri kravene til undervisning i nye obligatoriske prøvevalgfag fra august I Forslag A er Åmarkens lade inddraget som depot og garage for den maskinpark, som overdrages fra produktionshøjskolen til FGU-skolen. I Forslag B indgår en nybygget hal i planerne. Denne hal kan udbygges til også at rumme fiskeopdræt, som ikke kan placeres i Campusskolens lokaliteter. Forslag B rummer en mere gennemgribende ombygning og istandsættelse af såvel inde- som udemiljøet, og vurderes samlet at ville give en mere optimal ramme for såvel undervisning som trivsel for både elever og medarbejdere på de 2 skoler. De fremsatte ønsker fra henholdsvis Produktionsskolen og Campusskolen er så vidt som muligt tilgodeset i forslag B Med udgangspunkt i at der er tale om en relativ lille difference på kr. mellem forslag A og B og med ovenstående bemærkninger vedrørende forslagene er det er administrationens vurdering, at forslag B på bedste vis indfrier den forventning, der er til den nye FGU-skole samt til den fortsatte drift af Campusskolen. Ud fra en økonomisk betragtning skal der tages stilling til om, man politisk ønsker at fastholde fiskeopdræt linjen på den kommende FGU-skole. Der er intet lovgivningsmæssigt krav om, at man skal udbyde denne uddannelseslinje, og det skal for en god ordens skyld bemærkes, at det endelige valg af linjer på den kommende FGU-skole alene er FGU-bestyrelsens og FGU- Institutionslederens kompetence. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Forslag B godkendes jf. bilag 2 2. at der tages stilling til optionen fiskeopdræt som eventuelt tillæg til Forslag B 3. at forslaget medtages i budgetprocessen vedrørende 2019 med henblik på stillingtagen til, at der på budget 2019 afsættes kr kr. eller henholdsvis uden eller med fiskeopdræt. 4. Produktionsskolen i Haraldsted sættes til salg med henblik på overtagelse i september Provenu benyttes til dækning af omkostninger til etablering af FGU-skole. 5. der søges midler fra den nationale pulje til dækning af omkostninger forbundet med etablering af ny FGU skole i Ringsted. Ansøgningen koordineres og udarbejdes sammen med de øvrige FGU samarbejdskommuner, som er Køge, Stevns, Faxe og Sorø.

60 Side 59 Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Indstillingspunkterne 1, 3, 4 og 5 anbefales godkendt med forbehold for indkomne høringssvar. Vedr. indstillingspunkt 2 anbefales det at fiskeopdræt indgår som en del af den fremtidige FGU. Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Der blev afholdt afstemning om indstillingerne, F Britta Nielsen (hjbrni) F V Mazlum Øz (maoz) V V Timo Jensen (tije) V A Lisbeth Andersen (lika) A O Tina-Mia Eriksen (tmer) O Ø Henrik Kjær (henkj) Ø C Andreas Karlsen (akar) C For x x x x Imod x x Undlod x Indstillingspunkterne 1, 3, 4 og 5 anbefales godkendt med forbehold for indkomne høringssvar. Vedr. indstillingspunkt 2 anbefales det at fiskeopdræt indgår som en del af den fremtidige FGU. Enhedslisten stemmer imod indstillingen dels fordi høringssvarene endnu ikke er fremkommet, og dels fordi det er Enhedslistens vurdering at forslagene ikke lever til de kvalitetskrav, der bør stilles til den kommende FGU skole. Lisbeth Andersen stemte imod med begrundelsen, at der ikke kan tages stilling til forslaget før der foreligger høringssvar. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Plan- og Boligudvalget kan ikke tage stilling til forslaget, før der foreligger kommenterede høringssvar. Der indkaldes til et ekstraordinært udvalgsmøde for Plan- og Boligudvalget mandag den 3. september 2018 kl Supplerende sagsfremstilling Økonomiudvalget træf den 8. maj 2018 følgende beslutning i forbindelse med etablering af en FGU skole, at kommunesamarbejdet mellem Køge, Faxe, Stevns, Sorø og Ringsted kommuner godkendes under forudsætning af, at der placeres en FGU-skole i Ringsted. Skolen placeres i Campusområdet med udgangspunkt i dels undervisningslokalerne på nuværende VUC og dels værkstedslokalerne på Campusskolen. Lokalerne suppleres af lokaler beliggende i tilknytning til de eksisterende lokaler evt. som nybyggeri. Der forelægges en sag, hvor mulige bygningsmæssige ændringer beskrives således, at der eventuelt kan udfærdiges et budgetønske, der kan indgå i budgetforhandlingerne for budget 2019.

61 Side 60 Økonomiudvalget anbefaler, at i forbindelse med den kommende sag inddrages muligheden for, at den nuværende Produktionsskole i Haraldsted sættes til salg og at salgsprovenuet tilgår kassen med henblik på, at salgsprovenuet efterfølgende indgår i økonomien omkring etablering af FGU-skole i Campus-området. På baggrund af ovenstående beslutning har administrationen overfor de øvrige FGU samarbejdskommuner den 9. maj indstillet en placering af en kommende FGU skole i Ringsted på henholdsvis VUC og Campusskolen. I henhold til den nationale plan for etablering af FGU institutioner/skoler har KKR på baggrund af kommunernes indmeldinger indstillet placering af institutioner og skoler. Undervisningsministeren har den 26. juni meddelt beslutning om godkendelse af indstillingen om FGU-dækningsområder, antal skoler samt udpegning til de første FGU-bestyrelser. Høringssvar Alle høringssvar er vedlagt sagen og der er udarbejdet et uddybet resumé af høringssvarene, hvor administrationen svarer på en række faktuelle spørgsmål samt bemærkninger der er rejst i forbindelse med høringssvarene. I alle høringssvarene bakkes der op om etablering af en FGU skole og ønsket om at Ringsted skal være en stærk uddannelses by. I stort set alle høringssvar støttes en placering på campusområdet, men der er uenighed om hvor præcis en FGU skole bedst kan og bør placeres på campusområdet. Endvidere efterlyses der i flere af høringssvarene bedre tid til planlægningen og implementeringen af en ny FGU skole. VUC, ZBC, Menighedsrådet og Campusskolens bestyrelse bakker op om en placering på Campusskolen. Sidstnævnte er dog betænkelig ved hastværket og ser gerne at man udvider implementeringsperioden med et år med henblik på at få bedre tid til planlægning etc. Parkrådet Ringsted Syd og Produktionshøjskolens bestyrelse mener det er en meget dårlig ide at placere en kommende FGU skole på Campusskolen og peger i stedet på en placering i den sydlige del af campusområdet, herunder at der er mulighed for at tage sig bedre tid til implementering af en ny FGU skole. Produktionshøjskolens bestyrelse mener endvidere, at der ikke i tilstrækkelig grad tages højde for behovet for antal m2 og at der med etableres en for lille skole. Campusskolens CMU og LMU, Ungdommens uddannelsesvejledning og Ringsted Dartklub forholder sig primært til proces og konkrete opmærksomheds- og bekymringspunkter i relation til de konkrete anlægsforslag. I hovedparten af høringssvarene peges der på forslag B såfremt Byrådet i sidste ende vælger at gå videre med de foreliggende anlægsplaner. Campusskolen bestyrelse og LMU giver udtryk for en række bekymringer vedrørende trygheden for campusskolens elever i forbindelse med etablering af en FGU-skole på matriklen og bekymringer over konsekvenserne i forbindelse med de fysiske ændringer af bl.a. faglokaler, kontorer, køkken mv. Administrationens vurdering Produktionshøjskolens bestyrelses ønske om etablering af en nybygget skole på en barmark i den sydlige del af campusområdet vil blive meget dyrt. Et kvalificeret skøn vurdere det til ca. 34 mio. kr. ved 1000 m2. incl. tilkørselsvej, byggemodning og rådgivningsomkostninger. Et løsning hvor der etableres nybyggede værksteder og opsættes pavilloner vurderes at koste

62 Side 61 ca mio. kr. incl. tilkørselsvej, byggemodning og rådgivningsomkostninger. Hertil kommer faste huslejeudgifter på ca. 1 mio. kr. om året. En løsning af ovenstående karakter forventes at tage 2-3 år før det kan etableres. Campusskolens bestyrelse og LMU giver udtryk for en række bekymringer i relation til trygheden for eleverne og konsekvenserne i relation til den fysiske indretning af skolen. I forslag B er der så vidt som muligt forsøgt taget højde for ønsker og bekymringer som campusskolens bestyrelse, ledelse og medarbejdere har givet udtryk for. Der har dog også være et hensyn til økonomien, som har sat nogle grænser for hvad forslag B indeholder. Der rejses en række relevante ønsker og spørgsmål til den fysiske indretning, såvel som de sociale konsekvenser. For at sikre et godt læringsmiljø for både elever på Campusskolen og FGUén anbefaler administrationen at der etableres et tværfagligt team i Ringsted syd bestående af medarbejdere fra SSP, Kompetenceenheden, socialrådgiver med deltagelse fra uddannelsesnetværket (Campusskolens, ZBC s, VUC s og MSG s og FGU s ledelse). Det tværfaglige samarbejde skal sikre sammenhæng mellem indsatser og i de unges fritid. Endvidere anbefaler administrationen, at der afsættes yderligere en rammebeløb på en mio. kr. til at imødekomme yderligere ønsker fra campusskolen bestyrelse, ledelse og medarbejdere. Det drejer sig f.eks. om sikring af at alle faglokaler, madkundskabslokaler får den kvalitet som ønskes og at fælleslokaler opgraderes og svalegang udbygges. Det anbefales, at den konkrete udmøntning sker i en tæt dialog med Campusskolens bestyrelse, ledelse og medarbejdere. Det er administrationens vurdering, at ud fra en praktisk, tidsmæssig, demografisk, økonomisk, og udviklingsmæssig perspektiv er placeringen på Campusskolen fortsat den bedst mulige. Set i lyset af den forventede demografiske udvikling i alle FGU samarbejdskommunerne vurderes det, at der etableres et tilstrækkeligt antal m2. Det vurderes samtidig, at det er muligt at håndtere de bekymringer som fremgår af høringssvarene fra campusskolen, hvis der afsættes et yderligere rammebeløb på 1 mio. kr. i anlægssagen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Forslag B godkendes jf. bilag 2 2. at der tages stilling til optionen fiskeopdræt som eventuelt tillæg til Forslag B 3. at forslaget medtages i budgetprocessen vedrørende 2019 med henblik på stillingtagen til, at der på budget 2019 afsættes kr kr. eller henholdsvis uden eller med fiskeopdræt. 4. Produktionsskolen i Haraldsted sættes til salg med henblik på overtagelse i september Provenu benyttes til dækning af omkostninger til etablering af FGU-skole. 5. der søges midler fra den nationale pulje til dækning af omkostninger forbundet med etablering af ny FGU skole i Ringsted. Ansøgningen koordineres og udarbejdes sammen med de øvrige FGU samarbejdskommuner, som er Køge, Stevns, Faxe og Sorø. 6. at der udover det angivne budget til forslag B afsættes yderligere et rammebeløb på 1 mio. kr. til håndtering af yderligere ønsker til fysiske forbedringer på Campusskolen.

63 Side 62 Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Per Flor foreslår at udvalget oversender sagen til Økonomiudvalget med anbefaling om, at bruge tiden frem til budgetforhandling 2019 på at indhente oplysninger om den kommende selvejende institutions finansieringsmuligheder, både for ombygning, nybygning eller lejemuligheder. Udvalget gør opmærksom på, at finansiering primært skal findes i den selvejende institution. Udvalget ønsker dertil at Økonomiudvalget forholder sig til de forventede elevtal på en kommende FGU. Det vil sige de forventede elevtal for en kommende FGU s produktionslinje, og det aktuelle elevtal og udviklingen i elevtallene på Campusskolen. Det er en forudsætning af Campusskolens undervisning stadig kan finde sted, også i forbindelse med eksamener og under ombygning. A Per Flor (pefl) A V Timo Jensen (tije) V V Line Lynnerup (lily) V A Lisbeth Andersen (lika) A O Daniel Nørhave (hjdan) O C Lars Tegl Rasmussen (latr) C Ø Henrik Kjær (henkj) Ø For x x x x x x Imod x Undlod Lars Tegl Rasmussen stemmer imod med en mindretalsudtalelse om, at det ikke er realistisk at skabe en ordentlig proces med den angivne tidsfrist. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget drøftede fagudvalgenes indstillinger samt de indkomne høringsvar. Efter afstemning var der flertal for at der skal søges tilvejebragt de mest optimale fysiske rammer for en ny FGU-skole i Ringsted Kommune. Med henblik på at opnå dette, besluttes der følgende: Finansieringen til nye fysiske rammer for en kommende FGU-skole skal findes i forbindelse med vedtagelse af budget I tiden frem til budgetforhandling 2019 skal der, jfr. bemærkninger fra Plan- og Boligudvalget, indhentes oplysninger om den kommende selvejende institutions finansieringsmuligheder, både for ombygning, nybygning eller lejemuligheder. Såfremt at der træffes en beslutning om en placering på Campusskolen, skal der tillige udarbejdes en ny tidsplan, der tager højde for, at det er en forudsætning at Campusskolens undervisning og eksaminer i bestående faglokaler kan finde sted uden at blive berørt af ombygningen. Økonomiudvalget ønsker yderligere oplysninger om de forventede elevtal på de forskellige linjer på den kommende FGU og det aktuelle elevtal og udviklingen i elevtallene på Campusskolen. V Henrik Hvidesten (hjhehv) V O Per Nørhave (hjpen) V Klaus Hansen (hjkh) V A Per Flor (pefl) B Torben Lollike (tlo) B F Britta Nielsen (hjbrni) Ø Henrik Kjær (henkj) C Finn Andersen (hjfian) C Sadik Topcu (hjsato)

64 Side 63 O A F Ø A For x x x x x x x x Imod x Undlod Sadik Topcu stemte imod med den begrundelse, at han ikke kan støtte en placering af en kommende FGU-skole på Campusskolen.

65 Side Resultat af analyse vedr. hjemtagning af madservice (ÆGU) Åben sag Sagsid: 18/2904 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1. BDO analyse af madservice (88486/18) 2 Bilag 2. Anlægsønske - Madservice pdf (89941/18) 3 Høringssvar fra Handicaprådet (96371/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling X X Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I henhold til Byrådets beslutning den 9. oktober 2017, er der gennemført en analyse af muligheder for hjemtagelse af madservice til hjemmeboende borgere. Sagen forelægges for at orientere om analysens resultater og med henblik på stillingtagen til, om hjemtagning af madservice skal indgå som et forslag til budget Beskrivelse af sagen Administrationen har undersøgt, om det er muligt at hjemtage madservice med udbringning til hjemmeboende borgere. Baggrunden er, at der kun var en budgiver på udbuddet i 2017, Det Danske Madhus, som nu har kontrakt på opgaven. Jf. Servicelovens 83 stk.1 nr. 3 skal Byrådet tilbyde madservice til borgere, som ikke selv kan tilberede mad. Det er op til den enkelte kommune at beslutte i kvalitetsstandarden, hvordan madservice tilbydes. Borgere, som er visiteret til madservice, skal have mulighed for at vælge mellem to eller flere leverandører af hjælpen, hvoraf den ene kan være en kommunal leverandør (Serviceloven 91, stk.1 og stk.2). Hvis der kun er indgået aftale med én privat leverandør, kan borgere visiteret til madservice tilbydes et fritvalgsbevis (Serviceloven 91, stk. 2, nr. 2), hvis dette efterspørges. Dette er gældende på nuværende tidspunkt i Ringsted Kommune. Hvis det bliver muligt at tilbyde borgerne to eller flere leverandører, som kommunen indgår aftale med, kan ordningen med fritvalgsbevis opsiges med tre måneders varsel. Om analysen Der er indgået aftale med konsulentfirmaet BDO om at foretage en analyse af området. Analysen er gennemført fra februar til maj 2018 med det formål at skabe et overblik over den nuværende madservice og afdække muligheder for hjemtagelse og opstille scenarier for, hvad det vil kræve at hjemtage madservice, herunder økonomiske konsekvenser. Analysen tager udgangspunkt i de gældende kvalitetsstandarder for madservice til hjemmeboende borgere, hvilket bl.a. betyder, at borgerne får leveret kølemad to gange om

66 Side 65 ugen, som opvarmes i mikroovn, samt at menuplanen indeholder 12 retter pr uge, som borgerne kan vælge imellem jf. orientering til Ældre- og Genoptræningsudvalget den 20. februar Analysen forudsætter desuden, at MadhuZet Zahles uændret fortsætter produktionen af varm mad til kommunens tre plejecentre. Analysen fra BDO er vedlagt som bilag 1. Mulighed for hjemtagelse Det er BDO s overordnede vurdering, at forudsætningen for, at MadhuZet Zahles kan være kommunal leverandør, er at udvide med specialindrettede lokaler idet de nuværende fysiske rammer i de to kommunale køkkener (MadhuZet Zahles og Plejecenter Ortved) ikke kan rumme en hjemtagelse, bl.a. på grund af særlige lokalekrav til pakning af kølemad. BDO vurderer, at der ikke er mulighed for fysisk udvidelse af køkkenet på Plejecenter Ortved. BDO vurderer således, at MadhuZet Zahles kan rumme hjemtagelse ved at opføre en tilbygning i rundkørslen (gården) på ca. 75 m2. Vej- & Ejendomscentret har i forbindelse med analysen oplyst, at der ikke er noget til hinder for dette i forhold til lokalplaner og byggeprocenter. Scenarier for hjemtagelse inkl. økonomiske konsekvenser Analysen er udarbejdet i 2 scenarier, hvor forskellen er, om der vælges en ekstern distributør (scenarie 1), eller om der vælges en intern distributør med egen chauffør (scenarie 2). Det er ikke muligt at forudsige, hvor stor tilslutning der vil være til den kommunale madservice. BDO s erfaringer fra andre kommuner viser, at der især i opstartsperioden må forventes en lav tilslutning på omkring 25 %. Det vil næppe være sandsynligt, at tilslutningen kommer op på 100 %. Realistisk set må det forventes, at tilslutningen på længere sigt vil være på ca %. Derfor har BDO udregnet de økonomiske konsekvenser for begge scenarier i tre udgaver: 100 %, 50 % og 25 % af de nuværende borgere, der er visiteret til madservice, som vælger den kommunale leverandør. Der er aktuelt ca. 160 borgere, visiteret til madservice. De tre udgaver omfatter således samtlige 160 borgere, ca. 80 borgere eller ca. 40 borgere, som skal tilbydes en valgmenu på 12 retter pr. uge. På den baggrund har BDO fastsat de økonomiske konsekvenser til investeringer/anlæg således:

67 Side 66 Tabellen viser, at investeringerne i udstyr er stort set identiske på trods af forskel i produktionsmængden (25 %, 50 % eller 100 %). Det skyldes, at køkkenets produktionskapacitet skal kunne rumme fuld tilslutning af borgere, der modtager madservice og vælger den kommunale leverandør. BDO vurderer ikke, at det nuværende køkkenudstyr på Plejecenter Ortved kan genanvendes. Derudover opkræves egenbetaling fra borgerne til madservice. Til og med 2019 er borgernes egenbetaling for en hovedret ca. 43 kr., idet Ringsted Kommune yder et kommunalt tilskud på ca. 10 kr. pr portion, jf. Byrådets beslutning den 9. oktober Efter 2019 er der ikke budgetteret med midler til at nedbringe egenbetalingen, hvorfor egenbetalingen må stige til servicelovens fastsatte niveau. Servicelovens maksimale egenbetaling er i 2018 fastsat til 53 kr. og reguleres årligt (Serviceloven 161 stk.4). BDO har indregnet de årlige indtægter ved en egenbetaling på henholdsvis 43 kr. og 53 kr. Tabellen nedenfor viser de årlige driftsomkostninger og indtægter:

68 Side 67 Tabellen viser, at de årlige driftsomkostninger til personaleomkostninger og distribution er stort set identiske på trods af forskel i produktionsmængden (25 %, 50 % eller 100 %). I forhold til personaleomkostninger skyldes det, at personalet skal producere op til 12 forskellige retter uafhængigt af, hvor mange borgere der er tilmeldt madservice fra den kommunale leverandør, og produktionstiden er således stort set uændret. I forhold til distribution skyldes det, at det ikke kan forudsiges, hvilken geografisk spredning der vil være blandt de borgere, der vælger madservice fra den kommunale leverandør. Derfor skal omkostningerne til distribution kunne dække hele Ringsted Kommune, men det vil være antal stop på ruten, som er variabel. Derudover må der forventes en merudgift til el og vand. Tabellen viser, at ingen af de opstillede scenarier er selvbærende, men vil medføre betydelige driftsomkostninger for Ringsted Kommune. Leverandører af madservice Den nuværende kontrakt med Det Danske Madhus udløber den 31. oktober 2019, og hvis Byrådet vælger, at der fremover skal tilbydes madservice fra en kommunal leverandør, skal tilbuddet træde i kraft pr. 1. november 2019, samtidigt med at fremtidige leverandører efter næste udbudsrunde skal være på plads. Hvis Ringsted Kommune skal arbejde videre med en hjemtagelse af madservice, foreslår administrationen, at der bør ses på og inddrages facetter som fx færre valgmuligheder i

69 Side 68 forhold til menuen, hvilket vil betyde en afvigelse fra den nuværende kvalitetsstandard. Derudover bør det undersøges, om der kan skabes større synergi i MadhuZet Zahles produktion, herunder eventuel omlægning af varm mad til kommunens tre plejecentre. Det vil forudsætte en yderligere analyse af et eksternt konsulentfirma. Budgetforslag til budget 2019 På baggrund af BDO s rapport har administrationen udarbejdet et budgetforslag vedr. hjemtagning af madservice. Forslaget indeholder både anlægsudgifter til tilbygningen af MadhuZet Zahles samt driftsudgifter. Budgetforslaget er vedlagt som bilag 2. Forslaget tager udgangspunkt i, at en hjemtagning skal medføre færrest udgifter for kommunen, altså scenarie 1 med ekstern distributør, 25 % tilslutning det første år og 50 % de efterfølgende år, da det forventes, at mange ældre vælger at beholde den leverandør, de allerede kender. Budgetforslaget tager derudover udgangspunkt i, at borgerne, som er visiteret til madservice, skal betale den maksimale egenbetaling. Det betyder, at de økonomiske konsekvenser ved hjemtagning af madservice ved scenarie 1 jf. BDO s analyse vil være: kr. til anlæg og investeringer i udstyr kr. til drift det første år og kr. til drift de efterfølgende år. Inddragelse og høring Til høring i Ældre- og Handicapråd. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at BDO s analyse identificerer, hvilke muligheder og konsekvenser der er ved hjemtagning af madservice til hjemmeboende samtidig med, at produktionen af varm mad dagligt til plejecentrene fortsætter uændret. På baggrund af BDO s samlede analyse vurderes det, at der ikke skal arbejdes videre med at hjemtage madservice til hjemmeboende borgere, da det fordrer en ret stor anlægsinvestering samt varige merudgifter til drift, samtidig med at det ikke vurderes, at der er grundlag for at opnå en selvbærende drift. Administrationen bemærker, at den gældende lovgivning overholdes i dag, hvor frit valg sikres af valget mellem Det Danske Madhus suppleret med tilbud om fritvalgsbeviser. Der er givet kommunalt tilskud til madservice til og med Med mindre det ønskes, at der findes midler til at reducere egenbetalingen i forhold til den maksimum, som Serviceloven giver mulighed for, vurderes det, at en overgang til fuld egenbetaling for madservice fra 2020 kunne lempes ved en successiv stigning over Det vil betyde en stigning på ca. 5 kr. fra og yderligere 5 kr. fra Administrationen vurderer, at det indebærer en overkommelig stigning på ca. 150 kr. pr. måned begge år. Såfremt det ønsker, at hjemtagning af madservice skal indgå som forslag til budget 2019, vurderer administrationen, at budgetforslaget skal tage udgangspunkt i dét scenarie, som

70 Side 69 medfører færrest udgifter for kommunen, herunder at der indregnes den maksimale egenbetaling. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Ringsted Kommune ikke hjemtager madservice til hjemmeboende borgere 2. at såfremt der er et politisk ønske om, at hjemtagning af madservice skal indgå som forslag til budget 2019, godkendes budgetforslaget jf. bilag 2 Beslutning i Handicaprådet den DH-siden påtænker at afgive et høringssvar. Ej til stede: Nichlas Riise Beslutning i Ældrerådet den Ældrerådet godkender indstillingen med bemærkning om, at fritvalgsbeviset ikke bør kunne opsiges, så længe den enkelte borger ønsker at beholde det. Samt bemærkning om, at det kommunale tilskud bibeholdes også efter år Ej til stede: Lisbet Jane Lang Nielsen Supplerende sagsfremstilling Handicaprådets høringssvar er vedhæftet som bilag. Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den Punkt 1 anbefales godkendt efter afstemning. A Benny Christensen (bsbech) A O Per Nørhave (hjpen) O A Per Flor (pefl) A O Tina-Mia Eriksen (tmer) O V Line Lynnerup (lily) V C Lars Tegl Rasmussen (latr) C Ø Jan Jakobsen (jja) Ø For x x x x x Ej til Imod x stede Undlod Enhedslisten stemmer imod med den begrundelse, at mulighederne for at sammentænke kvalitet og job på særlige vilkår skal undersøges inden der tages stilling. Ej til stede: Per Nørhave Beslutning i Økonomiudvalget den Indstillingen blev anbefalet godkendt efter afstemning; V Henrik Hvidesten (hjhehv) V O Per Nørhave (hjpen) O V Klaus Hansen (hjkh) V A Per Flor (pefl) A B Torben Lollike (tlo) B F Britta Nielsen (hjbrni) F Ø Henrik Kjær (henkj) Ø C Finn Andersen (hjfian) C Sadik Topcu (hjsato) A For x x x x x x x x Imod x Undlod

71 Side 70 Henrik Kjær stemmer imod med den begrundelse, at mulighederne for at sammentænke kvalitet og job på særlige vilkår skal undersøges inden der tages stilling.

72 Side Ansøgning fra Gyrstinge vandværk om garanti for lån (KMU) Åben sag Sagsid: 17/27161 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Ansøgning om kommune garanti (119472/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Byrådet tage stilling til, om Ringsted Kommune ønsker at garantere for et lån til Gyrstinge Vandværk på kr. Den 15. maj 2018 ansøgte Gyrstinge Vandværk Ringsted Kommune om at stille garanti for et lån på kr., som de ønsker at optage i forbindelse med renovering og modernisering af vandværket. Beskrivelse af sagen Gyrstinge vandværk har i deres fremsendte ansøgningsmateriale bilag 1 oplyst, at de har foretaget en renovering af vandværket. Renovering omfatter nye åbne filtre og iltning i rustfrie tanke med låg samt installering af et kalkspaltningsanlæg. Rentvandstanken er rengjort og overflade behandlet. Desuden er der installeret en bundfældningstank til skyllevand. Vandværkets egen andel af investeringen udgør 0,9 mio. kr. Gyrstinge vandværk ønsker derudover at optage et lån på kr., hvor kommunen er anmodet om at stille garanti. Lånet ønskes over 8 år, med de første 3 år uden afdrag. Gyrstinge Vandværk er et andelsejet vandværk, som forsyner ca. 235 forbrugere, og hvor andelshaverne hæfter solidarisk. Miljøfaglig vurdering I henhold til Ringsted Kommunes vandforsyningsplan kan Gyrstinge vandværk med fornuftige investeringer i perioden frem til 2021 opfylde planens mål med fortsat at levere godt vand til forbrugerne. Gyrstinge vandværk leverer drikkevand til deres forbrugere, som overholder de gældende grænseværdier. I forhold til vandforsyningsplanen er vandværket ligeledes forpligtiget til at finde et nyt borested uden for byen, hvor der forhandles ret til at etablere en ny boring. En investering i et nyt behandlingsanlæg på Gyrstinge vandværk vil være med til at fremtidssikre brugerne af vandværket. Det eksisterende behandlingsanlæg trængte til en gennemgående opdatering og renovering.

73 Side 72 Økonomisk vurdering Gyrstinge vandværk har medsendt regnskab fra 2016 og 2017 samt Budget Gyrstinge vandværk har endvidere fremsendt en likviditetsopgørelse, hvoraf det fremgår, at der forventes en bankbeholdning ved udgangen af 2019 på kr. Den samlede investering har udgjort 1,430 mio. kr., hvoraf Gyrstinge Vandværk har egenfinansieret de ca. 0,9 mio. kr. Garantiprovision Statsforvaltningen har i en udtalelse præciseret, at der skal opkræves garantiprovision når en kommune stiller garanti for et forsyningsselskab. På tidligere garantier for Ringsted Forsyning A/S opkræves en garantiprovision på 0,5 % p.a. af restgælden. Ud fra en konkret vurdering af den aktuelle garantistillelse til Gyrstinge vandværk, der tager højde for den store andel egenfinansiering, anbefales det, at der også opkræves 0,5 % p.a. af restgælden på lånet, svarende til kr. i Ringsted Kommune har tidligere stillet garanti for Ringsted Forsyning og Kværkeby vandværk. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Såfremt garantien godkendes vil det medføre kr garantiprovision, der kan tilføres kassebeholdningen. Vurdering Administrationen vurderer, at der ud fra ligestillingsprincippet kan stilles garanti, da der ud fra en miljøfaglig og økonomisk vinkel ikke er noget i det oplyste materiale, der giver anledning til forbehold, og at Gyrstinge vandværk har en sund økonomi og er et vandværk, der leverer tilfredsstillende vandkvalitet. Med nyt behandlingsanlæg vil vandværket levere en stabil og sikker vandforsyning til borgerne i Gyrstinge og med stor sandsynlighed kunne bidrage til den decentrale vandforsyning i Ringsted Kommune mange år frem. Samtidig virker de fremlagte budgetter i balance. Vandværket sikrer med den afdragsfri periode, at de afvikler den dyrere leasinggæld hurtigt, hvorefter de afdrager den billigere gæld i KommuneKredit. På den måde sikrer de likviditet i hele perioden. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der meddeles kommunegaranti til Gyrstinge Vandværk til et 8-årigt lån med afdragsfrihed de første 3 år til de udgifter, som er beskrevet i sagen, dog maksimalt kr., 2. at garantien stilles under forudsætning af, at KommuneKredit benyttes som långiver, 3. at der opkræves en årlig garantiprovision hos Gyrstinge Vandværk på 0,5 % p.a. af lånets restgæld svarende til maksimalt kr. i 2019 og 4. at provenuet fra garantiprovisionen indarbejdes budgetmæssigt i årene 2019 og fremadrettet som en indtægtsbevilling, der tilføres kassebeholdningen.

74 Side 73 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Johnny Dahlgaard Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

75 Side Handleplan for bekæmpelse af rotter (KMU) Åben sag Sagsid: 18/9535 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Bekendtgørelse om forebyggelse og bekæmpelse af rotter.pdf (100510/18) 2 Bilag 2 - Rottehandleplan.pdf (109485/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Byrådet tage stilling til forslag til handleplan for bekæmpelse af rotter gældende fra perioden 2019 til Handleplanen skal afløse den tidligere plan fra Beskrivelse af sagen Forslag til handleplanen er udarbejdet i henhold til 5 i rottebekendtgørelsen, jf. bilag 1. Rottehandleplanen skal som minimum indeholde følgende punkter: Overordnede mål for rottebekæmpelsen Tildelte ressourcer til rottebekæmpelsen Målelige succeskriterier for rottebekæmpelsen Konkret beskrivelse af tiltag til opnåelse af beskrevne mål Handleplan for rottebekæmpelse skal revideres hvert 3. år. Handlingsplanen er udarbejdet som digital plan, men vedhæftet som PDF-fil (bilag 2). Det overordnede mål for handleplanen er at nedbringe antallet af rotter gennem en effektiv og målrettet indsats. Indsatsen har fokus på en digital registrering af rotteanmeldelser, forebyggelse og bekæmpelse samt at nedbringe brugen af gift. I handleplanen er der opsat følgende succeskriterier: 1. At kommunen opnår et strategisk værktøj til rottebekæmpelse og forebyggelse af rotter. Herunder registrering af anmeldelser på kort. 2. At der opsættes rottespærre de steder, hvor det er hensigtsmæssigt og teknisk muligt på kommunale og private institutioner, hospitaler, plejehjem og skoler. 3. At administrationen afholder møder med særligt fokus på de kommunale arealer, med henblik på at effektivisere forebyggelsen på de kommunale ejendomme.

76 Side At antallet af sager, hvor der anvendes gift, falder med 5% i planperioden. 5. At der ved virksomheds- og landbrugstilsyn kontrolleres sikringsordning. 6. Øget samarbejde med Ringsted Forsyning mht. bekæmpelse over og under jorden. 7. Undersøge alternative bekæmpelsesmetoder. 8. Nedbringe det totale antal af rottesager i kommunen. Fokus punkterne i den nye handlingsplan vil blandt andet være registrering af de indkomne rotteanmeldelser på kort (GIS) via rottesagsbehandlingsprogrammet. På den måde kan administrationen få et hurtigere overblik over de områder i kommunen, som er belastet med rotteangreb. De oplysninger, som kan trækkes ud af GIS-kort, vil blive analyserer og vurderet, således at det kan bruges fremadrettet i en mere effektiv bekæmpelse. Planen skal ikke sendes i offentlig høring, da planen omhandler de tiltag, som kommunen vil gøre i perioden for at nedbringe antallet af rotter i kommunen. Det skal bemærkes, at i henhold til rottebekendtgørelsens 14, skal Ringsted Kommune senest den 1. januar 2020 have etableret rottespærrer på kloakledninger, som fører ind til eksisterende private skoler, plejehjem, hospitaler og daginstitutioner, hvor det er teknisk muligt. Kommunen skal undersøge kloakledninger på de pågældende ejendomme og sikre, at de er fri for rotter, før der etableres rottespærrer. Gebyr for rottebekæmpelse forventes at stige som følge af: Øget udgift som følge af ny bekendtgørelse. Bl.a. til etablering af rottespærrer på private skoler, institutioner og hospitaler. Herunder TV-inspektion af kloakker. Et øget timeforbrug til administration og koordinerende mellem Ringsted Kommune, Ringsted Forsyning A/S og rottebekæmper. Selve gebyret vil blive endeligt vedtaget i forbindelse med Byrådets takstfinansieringssag. Inddragelse og høring Handleplanen sendes i høring hos Ringsted forsyning Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at det med de fastsatte indsatser og succeskriterier i handleplanen, vil opnås en bedre bekæmpelse af rotter gennem registrering, koordinering, information og opsætning af rottespærrer. Med denne handleplan overholdes kravet i rottebekendtgørelsen om, at kommunen skal udarbejde en 3-årige handleplan for bekæmpelse rotter. Indstilling Direktionen indstiller, at handleplanen vedtages. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt med en bemærkning om, at Klima- og Miljøudvalget ønsker en vurdering af effekten af den tidligere plan i forbindelse med vedtagelsen af en ny handleplan. Ej til stede: Johnny Dahlgaard

77 Side 76 Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

78 Side Gebyrer fra I/S AffaldPlus og I/S Alfa Specialaffald (KMU) Åben sag Sagsid: 18/13734 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 AP- og AS-gebyrer oversigt.pdf (107866/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til størrelsen af gebyrerne for 2019 for den kommunale ordning for tømning af olie- og benzinudskillere og sandfang samt for erhvervsvirksomheders benyttelse af genbrugspladsen. Beskrivelse af sagen Tømning af olie- og benzinudskillere Ringsted Kommune har en indsamlingsordning for tømning af olie- og benzinudskillere (OBUordning) fra virksomheder i Ringsted Kommune. Indsamlingsordningen er beskrevet i Ringsted Kommunes regulativ for erhvervsaffald. Driften af OBU-ordningen varetages af det fælleskommunale affaldsselskab I/S AffaldPlus på vegne af Ringsted Kommune. I/S Alfa Specialaffald (herefter Alfa) er operatør for AffaldPlus på den konkrete opgave. Alfa er ejet af de tre fælleskommunale affaldsselskaber I/S REFA, I/S Norfors og I/S AffaldPlus og er således i sig selv et kommunalt ejet selskab. Selskabet skal leve op til hvile i sig selv-princippet og således ikke indtjene overskud til sine ejere. Det gebyr, Alfa opkræver af kommunerne, er det tilsvarende gebyr, som kommunerne opkræver hos virksomhederne. Den økonomiske afregning sker direkte mellem virksomhederne og Alfa. Gebyrerne er vedtaget i Alfa s bestyrelse 14. marts Med en enkelt undtagelse er gebyrerne i 2019 de samme som i Det drejer sig om prisen på opsugning af mere end 600 liter sand/slam fra en olieudskiller, som er steget fra 910 til 930 kr. *). Det skal understreges, at tømning af sandfang ikke er indeholdt i Ringsted Kommunes indsamlingsordning, men kan tilkøbes af den enkelte virksomhed. OBU-ordning 2018 Pris excl. moms 2019 Ændret/uændret Tømning af olie- og benzinudskillere: Første udskiller på én adresse 725,00 kr. Uændret Følgende udskillere på adressen 510,00 kr. Uændret

79 Side 78 Udskillere over 8 m ,00 kr. Uændret Tillæg for ekstratømning udenfor normal rute 755,00 kr. Uændret Tømning på fast tidspunkt eller udenfor 2.275,00 kr. Uændret normal arbejdstid liter sand/slam i udskiller 591,00 kr. Uændret Mere end 600 liter sand/slam i udskiller 910,00 kr. 930,00 kr. Forgæves tømning 405,00 kr. Uændret Tømning af sandfang: Sandfang op til 1 m 3 604,00 kr. Uændret Sandfang fra 1 m 3 op til 2 m 3 899,00 kr. Uændret Sandfang fra 2 m 3 op til 3 m ,00 kr. Uændret Sandfang fra 3 m 3 op til 4 m ,00 kr. Uændret Sandfang fra 4 m 3 op til 5 m ,00 kr. Uændret Sandfang større end 5 m 3 timepris 1.700,00 kr. Uændret Bortskaffelse af sand til godkendt anlæg 975,00 kr. Uændret Forgæves tømning 405,00 kr. Uændret Benyttelse af genbrugspladsen Ringsted Kommune har overdraget ejerskab og drift af genbrugspladsen til AffaldPlus. Den 20. april 2018 godkendte bestyrelsen for AffaldPlus gebyrerne for 2019, for hhv. private husejeres og erhvervsvirksomheders benyttelse af genbrugspladsen. Ligeledes godkendte bestyrelsen gebyrerne for erhvervsvirksomheders aflevering af farligt affald. Gebyrerne er sendt til godkendelse i ejerkommunerne. Gebyret for private husejeres benyttelse af genbrugspladsen bliver vedtaget som en del af det samlede renovationsbudget. Brugen af genbrugspladsen er en tilvalgsordning for kommunens virksomheder og afregnes med et enhedsgebyr pr. besøg. Gebyret dækker aflevering af alle affaldsfraktioner, dog med undtagelse af farligt affald, som afregnes med en kilopris. Den økonomiske afregning sker direkte mellem virksomhederne og AffaldPlus. Med en enkelt undtagelse er gebyrerne i 2019 de samme som i Det drejer sig om prisen på aflevering af andet farligt affald, herunder ukendt affald, som er steget fra 30 til 35 kr./kg. *). Derudover er der kommet to nye fraktioner med på gebyroversigten, som er tømt emballage og eksplosiver. Genbrugspladsen 2018 Pris excl. moms 2019 Ændret/uændret Erhverv betaling pr. besøg 153,00 kr. Uændret Farligt affald fra erhverv [kr./kg] Batterier og akkumulatorer 0,00 kr. Uændret Opløsningsmidler (herunder kasserede 9,00 kr. Uændret rensevæsker fra renserier) Maling, trykfarver, klæbestoffer m.v. 7,00 kr. Uændret Farligt affald fra biler (herunder oliefiltre, 7,00 kr. Uændret køle/sprinklervæsker og bremsevæsker) Pesticider/gift 15,00 kr. Uændret Spildolie, hydraulikolie mv. 1,00 kr. Uændret Spraydåser og trykbeholdere 15,00 kr. Uændret Syrer og baser 15,00 kr. Uændret

80 Side 79 Skarpe og spidse genstande (klinisk 18,00 kr. Uændret risikoaffald) Lægemidler, medicinrester 15,00 kr. Uændret Byggeaffald med PCB 15,00 kr. Uændret Andet farligt affald, herunder ukendt affald *) 30,00 kr. 35,00 kr. Tømt emballage 15,00 kr. Uændret Eksplosiver (ex. airbags, selestrammere) 100,00 kr. Uændret Gebyrernes størrelse fremgår ligeledes af de to oversigter, som er angivet i bilag, og hvor gebyrerne for 2019, ligesom tidligere, sammenlignes med gebyrerne for Inddragelse og høring Ingen høring. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at både AffaldPlus og Alfa Specialaffald tilpasser driftsøkonomien i de pågældende ordninger, således at gebyrerne stort set kan fastholde niveauet fra året før. Indstilling Direktionen indstiller, at gebyrerne vedtages. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Johnny Dahlgaard Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

81 Side Regulativ for husholdningsaffald (indsamlingsordning for storskrald og haveaffald) (KMU) Åben sag Sagsid: 18/6269 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Regulativrevision - bilag 1 (104311/18) 2 Regulativrevision - bilag 2 (104315/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Byrådet tage stilling til udsendelse af Forslag til et revideret regulativ for husholdningsaffald i offentlig høring. Revisionen af regulativet omhandler udelukkende indførelsen af en indsamlingsordning for storskrald og haveaffald. Beskrivelse af sagen Den 9. oktober 2017 traf Byrådet beslutning om, at der skal indføres en obligatorisk indsamling af storskrald og haveaffald fra private husholdninger. Indsamlingsordningen skal varetages af det fælleskommunale affaldsselskab I/S AffaldPlus. Det blev samtidig besluttet, at der skulle gennemføres en offentlig høring af indsamlingsordningen. Den 9. april 2018 behandlede Byrådet de indkomne høringssvar og traf beslutning om, at ordningen skal påbegyndes den 1. januar 2019 eller snarest muligt derefter. Som konsekvens af tidsforløbet af AffaldPlus s klargøring til ordningen og Ringsted Kommunes indførelse af et nyt IT-system, vil storskralds- og haveaffaldsordningen blive sat i drift omkring 1. marts Indsamlingsordningen for storskrald og haveaffald er en ny affaldsordning, og Kommunalbestyrelsen skal derfor, jf. Affaldsbekendtgørelsens 19, udarbejde og vedtage et nyt regulativ for husholdningsaffald. Regulativet fastlægger de juridiske rammer for Ringsted Kommunes affaldsordninger for husholdningsaffald. Jf. Affaldsbekendtgørelsens 23 skal regulativet i offentlig høring i min. 4 uger. Høringsperioden løber fra den 11. september 2018 til den 9. oktober Bilag 1 indeholder en kort opsamling af hvilke ændringer, der er indarbejdet i forslaget til regulativet for husholdningsaffald. Bilag 2 er selve forslaget til det reviderede regulativ, som sendes i offentlig høring. Regulativet er udarbejdet efter paradigmet i Affaldsbekendtgørelsen. Inddragelse og høring Forslaget til det reviderede regulativ sendes i offentlig høring i perioden fra den 11. september 2018 til den 9. oktober

82 Side 81 Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Forslag til det reviderede regulativ for husholdningsaffald er tilpasset beskrivelsen af det tilbud, som Ringsted Kommune har accepteret overfor AffaldPlus. Indstilling Direktionen indstiller, at forslaget til det reviderede regulativ for husholdningsaffald, omhandlende indsamlingsordningen for storskrald og haveaffald, sendes i offentlig høring i perioden 11. september 2018 til 9. oktober Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt med en bemærkning om, at høringsperioden forlænges til at vare i alt 6 uger. Ej til stede: Johnny Dahlgaard Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

83 Side Anmodning om mageskifte (Genoptaget) (PBU) Åben sag Sagsid: 12/21115 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 (Lukket bilag) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Merethe Nielsen, Ejlekærgårdsvej 25, Farendløse, Ringsted har fremsat anmodning om et mageskifte mellem et areal, som hun ejer ved Farendløsevej, med et areal, som kommunen ejer, ved Farendløsevej. Sagen forelægges til stillingtagen til den fremsatte anmodning. Beskrivelse af sagen Kommunens areal matr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster er delvis beliggende i landzone. Et mindre stykke ligger i byzone indenfor henholdsvis Lokalplan 183, Boliger i Nordrup vest for Nordbakkeskolen og Lokalplan 140 Udvidelse af Nordbakkeskolen. Matriklen støder op til Merethes jorder og drives som landbrugsjord i omdrift. Merethes areal matr. Nr. 5k Nordrup by, Nordrupøster er beliggende i landzone. Arealet ved Farendløsevej der ønskes mageskiftet er på ca. 2,1 ha. Arealernes placering i forhold til hinanden fremgår af nedenstående kort, hvor kommunens areal er markeret med blåt og Merethe Nielsens er markeret med gul streg.

84 Side 83 Merethe Nielsens marker matr. nr. 5k Nordrup by, Nordrupøster støder op til kommunens matr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster, som hun i dag forpagter af kommunen frem til skovrejsningen går i gang efter høst i år. Med den udformning arealerne har i dag, betyder det for Merethe Nielsen, at skovrejsningen på kommunens areal gør det vanskeligere for hende at udnytte sin jord optimalt, da maskinerne ikke kan komme ud i spidserne af markerne. Mageskiftet ønskes for at få et mere regulært og tilgængeligt markstykke at dyrke, som anvist på nedenstående kort med rød streg.

85 Side 84 Mægler har vurderet de 2 arealer til at have samme værdi, da arealerne er meget sammenlignelige og begge jordstykker er udlagt til landbrugsjord. Mægler har vurderet en pris på ca kr. pr. jordstykke. Mæglers vurdering se Bilag. Da de matrikulære forhold er komplicerede, er det fra landinspektøren oplyst, at et mageskifte vil medføre omkostninger til de matrikulære forhold på næsten kr. Endvidere skal der, ifølge Bekendtgørelsen om offentligt udbud ved salg af kommunens faste ejendomme, indhentes samtykke fra tilsynsmyndigheden (Statsforvaltningen) såfremt mageskiftet sker uden offentligt udbud. Såfremt sagen skal forelægges tilsynsmyndigheden, bør der fremskaffes en mæglervurdering af værdien på de 2 arealer. Inddragelse og høring Nordbakkeskolen, Ringsted Forsyning og Stiftøvrigheden er blevet hørt i forbindelse med den ændrede afgræsning for skovrejsning. Hverken Nordbakkeskolen eller Ringsted Forsyning har indvendinger mod den nye afgræsning og Stiftsøvrigheden kan godkende den. Økonomi Ingen. Vurdering Kommunens areal er udtaget til skovrejsning og ophører dermed som landbrugsareal efter høst i år. Den nye afgrænsning giver bedre flader, hvor der er taget hensyn til kørsel med maskiner rundt om skoven og giver et mere rektangulært mark- og skovareal. Den nye afgræsning vil også betyde bedre tilgængelighed for borgerne i Nordrup, da der vil være direkte adgang fra Farendløsevej til skoven. I forhold til de 2 arealers anvendelsesmuligheder til skovrejsning og landbrugsjord er det administrationens vurdering, at arealerne med den nye afgræsning ved Farendløsevej vil give

86 Side 85 værdi for Merethe Nielsen og lokalsamfundet og vil derfor anbefale, at der under forudsætning af tilsynsmyndighedernes godkendelse mageskiftes. Indstilling Direktionen indstiller, at der gennemføres et mageskifte mellem kommunens areal på del af matr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster og del af Merethe Nielsens areal på matr. nr. 5k Nordrup by, Nordrupøster. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Udsættes til der er klarhed over zoneforholdene. Ej til stede: Per Flor og Daniel Nørhave Supplerende sagsfremstilling Arealet på 0,4 ha beliggende i den sydlige del af Lokalplan 183, Boliger i Nordrup vest for Nordbakkeskolen er byzone. Administrationen har været i dialog med Merethe Nielsen og hun er enig i, at arealet på 0,4 ha beliggende i byzone udtages af mageskiftet. Dette betyder, at kommunens areal på matr. nr. 5u Nordrupøster by, Nordrup der ønskes mageskiftet er ændret til 1,7 ha. Et mageskifte på 1,7 ha giver to muligheder alt afhængig af hvilken ændring for skovrejsningen ved Nordrup der besluttes i sagen om forslag til mindre ændringer af kommunale skovrejsningsarealer. Alternativ 1 - Ringsted Kommune mageskifter 1,7 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5u Nordrupøster by, Nordrup til Merethe Nielsen, og Merethe Nielsen mageskifter 2,1 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5k Nordrupøster by, Nordrup til Ringsted Kommune. Alternativ 2 Ringsted Kommune mageskifter 1,7 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5u Nordrupøster by, Nordrup til Merethe Nielsen, og Merethe Nielsen mageskifter 1,7 ha landbrugsjord fra matr. nr. 5k Nordrupøster by, Nordrup til Ringsted Kommune. Fordelen ved alternativ 1 er, at kommunen forsat kan skovrejse 2,1 ha skov som planlagt i Nordrup og sikre derved, at borgerne i Nordrup vil få bedre adgang til skoven ved, at der også kommer adgang fra Farendløsevej. Ulempen er, at det medfører en økonomisk konsekvens for kommunen på kr for erhvervelse af 0,4 ha landbrugsjord til skovrejsning på matr. nr. 5k Nordrupøster by, Nordrup. Der søges en anlægsbevilling til udgifter på kr til køb af 0,4 ha landbrugsjord til skovrejsning. Anlægsbevillingen foreslås finansieret via træk i Byudviklingsfonden med kr i Fordelen ved alternativ 2 er, at mageskiftet bliver uden omkostninger for kommunen da arealerne har samme størrelse på 1,7 ha. Ulempen er, at den planlagte skovrejsning ved Nordrup bliver 0,4 ha mindre. Afgræsningerne til alternativ 1 og 2 sammenholdt med skovrejsningen kan se på nedenstående kort.

87 Side 86 Den sydlige afgrænsning kan justeres så der kommer færre kanter og hjørner f.eks ved at den flugter i det sydvestlige hjørne mod byzonen, og dermed bliver bredere ved Farendløsevej. Direktionen indstiller, 1. at der gennemføres et mageskifte mellem kommunens areal på del af matr. nr. 5u Nordrup by, Nordrupøster og del af Merethe Nielsens areal på matr. nr. 5k Nordrup by, Nordrupøster a. efter alternativ 1 med 1,7 ha til 2,1 ha, eller b. efter alternativ 2 med 1,7 ha til 1,7 ha. 2. at der ved valg af alternativ 1 gives en anlægsbevilling på i alt kr til udgifter til køb af 0,4 ha landbrugsjord, 3. at anlægsbevillingen finansieres ved at afsætte rådighedsbeløb i 2018 på kr via træk i Byudviklingsfonden. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Plan- og Boligudvalget beslutter at vælge løsningsmulighed 1 a. Beslutning i Økonomiudvalget den Løsningsmulighed 1 a anbefales godkendt.

88 Side Aktivering af byggemodning i Vetterslev (PBU) Åben sag Sagsid: 18/5309 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 (Lukket bilag) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til, hvorvidt udstykningen ved Susåen i Vetterslev skal aktiveres. Samtidigt orienteres om de forventede indtægter og udgifter. Beskrivelse af sagen Lukket bilag Bilag 1 er lukket, da det indeholder oplysninger om forventede priser på rådgivningsydelsen, herunder fordeling af delydelser. Bilaget kan åbnes når der er indgået en kontrakt med en rådgiver. Sagen er tidligere behandlet i: Byrådet den 11. april 2011 pkt. 13, hvor der blev givet en anlægsbevilling på 4,7 mio. kr. til gennemførsel af etape I. Samtidigt blev givet en indtægtsbevilling på 6,6 mio. kr. Udstykningen i Vetterslev er omfattet af Lokalplan 233, Boliger ved Susåen i Vetterslev, og udlægger området til åben-lav bebyggelse, altså parcelhuse. Udstykningen indeholder 13 grunde i størrelsen m 2. Figur 1, placering af byggemodning ved Susåen i Vetterslev.

89 Side 88 Administrationen oplever stor efterspørgsel efter byggegrunde, hvilket har medført at kommunen pt. har meget få byggegrunde til salg tæt på Ringsted. Den tilknyttede ejendomsmægler er derfor blevet bedt om at vurdere, hvor attraktivt området i Vetterslev er, både mht. forventede liggetider samt salgspriser. Ejendomsmæglerens vurdering er, at grundet et sundt og fornuftigt boligmarked i Vetterslev, vil grundene kunne afsættes inden for ca. et år til en pris på ca. 550 kr. m 2, eller i alt ca. 6,5 mio. kr. for de 13 grunde. Forventede udgifter i forbindelse med etablering af udstykningen: Anlæg 54, udstykning Vetterslev Hele kr. Rådighedsbelø b [A] Forbrug [B] Resterende rådighedsbelø b [A-B] Anlægsbevilling af d. 11. april Forundersøgelser inkl. internt honorar m.m. 115 Mellemsum pr Som det fremgår af skema herover er det resterende rådighedsbeløb 4,585 mio. kr. Anlægsoverslag for gennemførsel: Rådighedsbelø b [A] Forventet forbrug [B] Resterende rådighedsbelø b [A-B]