AARHUS UNIVERSITET HEALTH

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET HEALTH Møde den: 9. oktober 2015, kl Mødelokale: B, Tandlægeskolen Fakultetets samarbejdsudvalg REFERAT Deltagere: Allan Flyvbjerg, Anne Marie Bundsgaard, Peter Holm-Nielsen, Jens Heidmann, Steffen Junker, Thomas G. Jensen, Bertha Beck Mortensen, Kim Sørensen, Karin Borup Jensen, Søren Dam, Steen Harrit Jakobsen, Helle Christiansen, Søren K. Kjærgaard, Birgit Honoré Gæst: Chef for Kompetenceenheden Gertrud Lindberg Tefre Afbud fra: Diana Gyldenløve, Nini Kyvsgaard, Kristjar Skajaa, Annette Kudahl Jensen, Christian Lindholst Referent: Jane Schouborg Jensen. Dato: Ref: BH/jsj Side 1/5 1. Til beslutning: Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt 2. Til beslutning: Godkendelse af referat fra mødet den 11. maj 2015 Referatet blev godkendt. 3. Til orientering: Vejledninger ifm. ansættelse af videnskabeligt og teknisk-administrativt personale og short listing Dekanen orienterede kort om den videre proces ifm. ansættelse af videnskabeligt og teknisk-administrativt personale og short listing, herunder at han har besluttet at fastholde de overordnede principperne for delegering, bedømmelse og medinddragelse, som de fremstår i de udkast til vejledninger, som har været i høring. Thomas G. Jensen og Søren K. Kjærgaard kommenterede, at de er positive over for de nye tiltag om øget medinddragelse og delegering af ansvar fra dekan til institutleder. Desuden oplyste Søren K. Kjærgaard, at Folkesundhed allerede arbejder med delelementer af vejledningerne. De nye ansættelsesvejledninger træder i kraft den 1. marts 2016, og forudsat Universitetsledelsen i oktober/november 2015 træffer beslutning om short listing påtænkes vejledningerne at blive revideret i overensstemmelse hermed. 4. Til orientering: Økonomi Dekanen oplyste, at der er fremsat finanslovforslag om at reducere de offentlige midler til forskning markant. Tiltagene vil komme til at ramme skævt ift. et givet universitet, fakultet og institut. Det forventes at BSS og Arts vil blive hårdere ramt end Health og ST. Health Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: sun@au.dk

2 Side 2/5 Når finansloven vedtages primo november måned vil dekanen på førstkommende FSU møde give sin analyse af, hvad det kommer til at betyde for Health. Herefter orienterede dekanen om Universitetsledelsens budgetseminar den september. Han fremhævede nedenstående fire områder: Overførsel fra år til år Såfremt bestyrelsen åbner op for at der kan overføres overskud fra år til år, vil det betyde, at en enhed kan overføre et eventuelt overskud svarende til mellem 2-5% af budgettet. I tilfælde af overførelse af overskud kan det betragtes som et økonomisk råderum, som enheden kan anvende til strategiske indsatser. Der vil også være mulighed for at arbejde med et underskud på 2-3%. Ved overførsel af underskud skal der udarbejdes en handleplan for afvikling inden for en nærmere bestemt tidshorisont. Debiteringsnøgler De nuværende debiteringsnøgler skal ændres. Universitetsledelsen har ikke lagt sig fast på en ny debiteringsmodel, men de nye debiteringsnøgler vil enten tage afsæt i en model baseret på omsætning eller en model baseret på finanslovstilskud og overhead. Økonomiopfølgning Universitetsledelsen har besluttet at forecast 1 og forecast 3 fremover som det er tilfældet nu vil være en bottom-up proces, hvor hvert institut melder ind, mens forecast 2 derimod vil være en topdown model for at få tidstro data. Anvendelse af universitets strategiske midler Universitetsledelsen har truffet beslutning om fordeling af universitets strategiske midler. For Health betyder det, at der vil blive givet midler til dækning af dobbelt husleje på Biomedicin, ligesom der gives et mindre beløb til at gøre lægeuddannelsen mere erhvervsrettet. Herefter orienterede dekanen om Fakultetsledelsens møde den 1. oktober, hvor dagsordenspunktet overordnet var inddelt i to dele; 1) orientering om den økonomiske ramme og 2) orientering om de fastlagde resultatkrav for 2016 og budgetoverslagsårene samt de fremadrettede indsatser på økonomiområdet. Særligt fremhævede han nedenstående fire områder: Tættere økonomi opfølgning på indtægt og udgift-siden Nedsættelse af arbejdsgruppe, der skal arbejde med debiteringsnøgler med deltagelse af tre institutledere Nedsættelse af taskforce for uddannelsesøkonomi Gennemgang af institutternes økonomi

3 Side 3/5 5. Temadrøftelse: Strategi- og ledelse v/allan Flyvbjerg og Thomas G. Jensen Dekanen indledte dette dagsordenspunkt med et oplæg om strategi og strategiopfølgning på Health (jf. vedlagte præsentation), herunder hvorledes der skabes bedre samspil mellem budgetlægning og udrulning af strategi. Han pegende blandt andet på, at de årlige dialogmøder mellem dekanen og institutlederne/skolederen skal være med til at sikre, at der sker en bedre kobling mellem økonomi og institutternes strategiske prioriteringer, således at institutterne opnår et økonomiske råderum til deres strategiske prioriteringer. I forlængelse heraf holdte Thomas G. Jensen et oplæg (jf. vedlagte præsentation) om strategiprocesser på Biomedicin, herunder det strategiske fokus og hvorledes der arbejdes med strategi på Biomedicin. Thomas G. Jensen fremhævede, at Biomedicin står over for en ny strategistart bl.a. forårsaget af besparelserne og de kommende flytninger. På baggrund af oplæggene var der en drøftelse af strategiarbejde set i relation til kompetenceudvikling. Det aftaltes, at chef for kompetenceenheden Gertrud Lindberg Tefre udarbejder et oplæg om kompetenceudvikling til formandsskabet mhp en temadrøftelse om kompetenceudvikling på førstkommende FSU møde i Til orientering: AU s samarbejdsudvalgsstruktur Dekanen orienterede om at HSU den 24. august 2015 tilsluttede sig de anbefalinger, som en arbejdsgruppe under HSU er kommet med vedr. AU s samarbejdsudvalgsstruktur. Anbefalingerne er afslutningen på den evaluering af samarbejdsudvalgsstrukturen, som blev gennemført i samarbejdsorganisationen i slutningen af 2014 og begyndelsen af Konkret betyder det, at: Den nuværende samarbejdsudvalgsstruktur med tre niveauer (HSU, FSU/ASU og LSU) opretholdes, idet den afspejler AU s organisationsstruktur. Samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg er som udgangspunkt separate udvalg. Dog kan der, hvor det giver mening, og hvis der er enighed om det i udvalgene, indgås aftale om at sammenlægge de to udvalg under iagttagelse af gældende regler herfor. Fremover vil der som et fast punkt på HSU-møderne blive taget stilling til, hvilken orientering der skal gives til medarbejderne fra det konkrete møde. HSU-formandskabet vil i den kommende tid arbejde videre med et fælles årshjul for samarbejdsorganisationen mhp. at skabe sammenhæng og flow mellem de tre niveauer i samarbejdsorganisationen. Nærmere information vil bli-

4 Side 4/5 ve udsendt fra HSU. Hertil bemærkede Bertha Beck Mortensen, at hun ser, at det kan være en udfordring at få årshjul på tre niveauer til at spille sammen, når der både er top-down og bottom-up processer. Endvidere har arbejdsgruppen udarbejdet en guide til et godt SU-samarbejde mhp at inspirere til, hvordan arbejdet og samarbejdet i et udvalg kan udvikles. 7. Til orientering: Revision af Healths lønaftalekatalog Dekanen orienterede om, at Healths lønaftalekatalog står foran en revidering, da lønaftalekataloget udløber med udgangen af marts måned Processen med revision af lønkataloget skydes i gang henover efteråret. Som ved tidligere revisioner udpeges der også i år en sparringsgruppe, som sammen med to medarbejdere fra HR igangsætter processen omkring revisionen. Dekanen har i den forbindelse peget på Christian Lindholst og Thomas G. Jensen til at repræsentere ledelsessiden. TR-kollegiet har besluttet at lade sig repræsentere af Steffen Junker, Peter Holm- Nielsen og Aase Pedersen. 8. Til drøftelse: Høring om rådgivning og medinddragelse på universitetsniveau FSU drøftede universitetsledelsens høringsforslag om at styrke medinddragelse og rådgivning på universitetsniveau og besluttede at tiltræde forslaget om at etablere to rådgivende fora i tilknytning til hvert af de to tværgående udvalg Uddannelsesudvalget og Udvalget for Forskning og Eksternt Samarbejde. FSU indstiller at medlemssammensætningen til et universitetsforum udpeges af Akademisk Råd, og at medlemssammensætningen udgøres af de for udvalgene relevante fagpersoner fra fakultet. 9. Til drøftelse: Emner til temadrøftelse Det blev besluttet, at der på FSU mødet i december afholdes en temadrøftelse om FSU s arbejde i form af evaluering af FSU s arbejde og FSU s særlig kommunikationsindsats samt revision/gennemgang af FSU årshjulet for Med afsæt i Healths strategi afholdes der på førstkommende FSU møde i 2016 en temadrøftelse om kompetenceudvikling. Chef for kompetenceenheden Gertrud Lindberg Tefre udarbejder et oplæg hertil. Som altid kan forslag til temaer løbende fremsendes til sekretariatet (bh@sun.au.dk). For nuværende er der blot temaet bygningsområdet i idékassen. 10. Til orientering: Parkeringsforhold for de ansatte Dekanen orienterede om, hvad der er blevet gjort og gøres for at imødegå problemstilling med at det kan være svært for ansatte af finde parkering.

5 Side 5/5 Han forklarede, at der i 2014 blev bevilget kr. til erstatningspladser, og at der er etableret 1 til 1 pladser ift. de nedlagte p-pladser ved 1090 officersbygningen. Endvidere er der pres på parkeringspladser omkring Tandlægeskolen som følge af fjernvarmearbejder langs Høegh Guldbergs Gade og Vennelyst Boulevard. De midlertidige p-pladser i Grønnegaarden (Tandlægeskolen) har været midlertidig nedlagt under seneste ombygning. Disse genetableres i uge 42. Der er desuden generelt meget pres på p-pladser centralt i parken særligt i den første tid efter studiestart. I denne sammenhæng skal det understreges, at det er centralt i parken. Hvis man kører over til Fysik eller Kasernen skulle der være plads at finde. Der arbejdes i øjeblikket med pilotprojekter vedrørende regulering af parkering via parkeringsvagter. Tanken er at kun ansatte kan anvende AU parkeringspladser. Medarbejderen registrerer sin bil/-er på Mit-AU eller tilsvarende og kan herefter parkere frit i parken. Bilen genkendes via nummer-pladen, når vagten går rundt. Der skal således ikke være skilt eller lign. i bilen. Dagsparkering til gæster, lånebil og andre påfund vil kunne registreres nemt ved ankomst til AU eller i forbindelse med invitation om besøg. Health har pt. parkeringskontrol ved Idræt og er på vej med parkeringskontrol ved Bartholin. 11. Eventuelt Intet til dette punkt.