Årsmøde 2017 afd Vapnagaard

Transkript

1 Årsmøde 2017 afd Vapnagaard Husk dit sygesikringskort, ellers kan du ikke deltage i årsmødet Årsmøde Vapnagaard

2 Årsmøde 2017 Søndag den 17. september 2017 klokken 9.00 Mødet afholdes i Laden, Gl. Vapnagaard Indhold Mødets afholdelse m.m. side 3 Forslag til huslejebudget 2018 side 4-8 Husleje 2018 side 4 Regnskab 2016, budget 2018 side 5 Nøgletal regnskab 2016 side 6 Periodisk og planlagt vedligeholdelse side 7 Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb side 7 Lån og afskrivninger side 8 Lokalområdernes økonomi Side 9 Indkomne forslag Side Årsmøde Vapnagaard 2017

3 Adgang til mødet, afholdelse m.m. Der åbnes for adgang klokken 8.15 og dørene lukkes klokken 9.05 Der er adgangskontrol ved indgangen. Der skal fremvises sundhedskort/sygesikringsbevis med gyldig Vapnagaard-adresse for at få adgang til mødet Der udleveres to stemmesedler til hver husstand ved indgang. Ønsker man at forlade mødet midlertidigt kan dette kun ske mellem de enkelte punkter på dagsordenen. Ved midlertidig udgang skal stemmesedler afleveres, ved indgang skal sygesikringskort igen fremvises og stemmesedler reurneres. Mødet er røgfrit. Før mødet serveres der morgenmad. 1. Dirigent og stemmetællere Advokat Camilla Kisling, Advodan indstilles som dirigent for mødet. Der skal på mødet vælges fem stemmetælllere 2. Fællesbestyrelsens beretning ved Anje Holmstad 3. Vapnagaards budget for 2018 Orientering om regnskab for 2016 Vedlagte forslag til budget, drift- og vedligeholdelsesplan samt økonomi for lokalområderne indstilles til godkendelse 4. Behandling af indkomne forslag 1. TV og Bredbånd 2. Forbud mod fodring af vilde dyr 3. Reservation af vaskekældre m.m. 4. Opsætning af videoovervågning 5. Ændring af ordensregler 6. Nye retningslinier for markiser 7. Opsætning af pavillon 8. Vedtægstændringer ved områdemøde o.a. 9. Etablering af ny P-Plads 10. Fældning af træer i Hesteskoen 11. Udskiftning af havehegn 12. Anmodning om brug af kollektiv råderet 5. Valg af medlemmer til Fællesbestyrelsen Formand Anje Holmstad indstilles til genvalg Sekretær Grethe Leerbech fratræder posten, Solgerd Jørgensen indstilles til posten som sekretær 6. Eventuelt Årsmøde Vapnagaard

4 Forslag til huslejebudget for 2018 Boliggården - afd. 24 Vapnagaard Forslag til budget for 2018 Dette forslag til budget indebærer at huslejen ændrer sig som følger: Gns. leje per m² uden køkken/bad-tillæg Lejemålstype Nuværende Ny Beboelse gl. lejl. (201.1) 1,00% 8,00 kr./m² 800,70 808,70 Beboelse taglejl. (201.1) 1,00% 9,26 kr./m² 926,90 936,16 Beboelse seniorboliger 1,00% 10,68 kr./m² 1.068, ,28 I henhold til vedtægternes bestemmelser, 13, udsendes hermed regnskab for regnskabsåret 1. januar til 31. december 2016, samt budgetforslag for perioden 1. januar til 31. december Der henvises til den tidligere udsendte mødeindkaldelse med dagsorden. Som det fremgår af vedtægternes 15 forelægger afdelingsbestyrelsen afdelingens driftsbudget for 1. januar til 31. december 2018 til godkendelse. For overskuelighedens skyld er vedlagte regnskab og budget sammenfattet således, at det alene omfatter hovedposterne. Såfremt man ønsker at få en udskrift af hele regnskabet og/eller hele budgettet, henvender man sig blot i administrationen. Boliggårdens årsberetning for 2016 kan læses på Afdelingsbestyrelsen forelægger beretning om det forløbne år i afdelingen, og derudover gennemgås de arbejder og aktiviteter, der er planlagt fremover. Hvis du ønsker at høre nærmere og bruge din indflydelse, anbefaler vi dig at møde op på afdelingsmødet. Venlig hilsen Boliggården Huslejeudvikling for afdelingen: Antal m2 - Bolig på 45 m² - Bolig på 55 m² - Bolig på 65 m² - Bolig på 75 m² - Bolig på 85 m² - Bolig på 95 m² - Bolig på 105 m² - Bolig på 115 m² Eksempler på ændring i leje efter dette budget: Månedlig regulering Årlig regulering kr. 30,82 kr. 369,80 kr. 37,67 kr. 451,98 kr. 44,51 kr. 534,16 kr. 51,36 kr. 616,34 kr. 58,21 kr. 698,52 kr. 65,06 kr. 780,69 kr. 71,91 kr. 862,87 kr. 78,75 kr. 945,05 Særlige bemærkninger til huslejen: Månedligt antennebidrag for 2018 : Basispakke kr. 20,- Grundpakke kr. 139,- Mellempakke kr. 336,- Fuldpakke kr. 457,- 4 - Årsmøde Vapnagaard 2017

5 Forslag til huslejebudget for 2018 Regnskab Budget Budget Budget Ændring Beskrivelse UDGIFTER Renter og afdrag på kreditforeningslån Ejendomsskat Vandafgift Renovation Forsikring Elafgift og udarbejdelse af varmeregnskaber Administrationsbidrag Offentlige og andre faste udgifter i alt Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt vedligeholdelse dækkes af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning dækkes af henlæggelser Drift af fællesfaciliteter Diverse udgifter Variable udgifter i alt Henlæggelse: Planlagt vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning A-ordning Henlæggelse: Tab ved fraflytning Andre henlæggelser Henlæggelser i alt Renter og afdrag på forbedringslån Afskrivning på forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Dækket af Dispositionsfonden Tab ved fraflytninger Dækket af tidligere henlæggelser Dækket af dispositionsfonden Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Samlede udgifter Overført til opsamlet resultat Total Huslejeindtægter Renteindtægter Indtægter fra fællesfaciliteter Overført fra opsamlet resultat Ekstraordinære indtægter Samlede indtægter Total Lejeforhøjelse Indflydelse Ringe indflydelse Ingen indflydelse Årsmøde Vapnagaard

6 Regnskab 2016 specifikation Forretningsførerens påtegning Afdelingens driftsresultat for udgør et overskud på kr , som er overført til reguleringskontoen vedr. helhedsplanen jf. Landsbyggefondens regulativ. Landsbyggefonden har i 2010 givet tilsagn om huslejestøtte til afdelingens renovering. Pr udgør den samlede henlæggelse hertil kr Nøgletal fra regnskabet 2016 Nøgletal Regnskab 2016 Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelser og fornyelser, konto Konto 402, henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning Opsamlet resultat, konto Tilskud fra dispositionsfonden Afdelingen har i regnskabsåret modtaget tilskud på kr til dækning af udgifter til tomgang Afdelingen har i regnskabsåret modtaget tilskud på kr til dækning af tab ved fraflytning, der overstiger kr. 321 pr. lejemål Antal fraflytninger Der har i perioden 1. januar til 31. december 2016 været 181 fraflytninger. 6 - Årsmøde Vapnagaard 2017

7 Forslag til huslejebudget for 2018 Planlagt og periodisk vedligeholdelse Budget 2018 Flyttelejligheder, driftsopgaver i forbindelse med fraflytni Køl/frys, komfurer og emfang, planlagt udskiftning Vaskerier, udskiftning af maskiner og vedligehold af rum Belægninger og parkeringsarealer Hegn, udskiftning og vedligeholdelse Kloak, brønde og jordledninger Vaskeri, service og vedligehold på maskiner Gl. Vapnagaard og ServiceCenter Velfærdsforhold Gartnergården, nyanskaffelser og leje af materiel Områdernes udearealer, samlet budget Varmecentraler, energioptimering og vedligehold CTS-anlæg og ventilation, energioptimering og vedligehold Gulve 3. sal, udskiftning Køkken, optimering og nødvendig udskiftning af køkkendele Gartnergården, vedl. og service på redskaber og maskiner Molokker, service, vask og vedligehold Grønt udvalg, rådighedsbeløb til beplantning Markiser, vedligehold, udskiftning, op- og nedtagning Containergårde og garager, vedligeholdelse Gartnergården, indkøb af jord, grus, gødning m.v Graffiti-bekæmpelse, serviceaftale Kældervægge og terrændæk, rådgivning Fælleslokaler i kældre, vedligehold og istandsættelse Skiltning, indkøb og opsætning Søen, rådgivning i forhold til opretning Serviceafsnit, vedl. og service på redskaber og maskiner Dugruder, udskiftning Vinduer og døre, service Dørtelefonsystemet Elevatorer, service Legepladser i fællesområder, inspektion og vedligeholdelse Total (afrundet til nærmeste 1.000) Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Regnskab Budget Budget Beboermøde Kontorartikler Arrangement, beboere Telefontilskud Kursusafgifter Fortæring, afdelingsmøder Middag, afdelingsbestyrelse Repræsentation Andet Aktivitetsudvalget Brød & Kaffe Øl og vand EDB-anskaffelser Julegaver afdelingsbestyrelsen Telefon bestyrelseslokale Vap TV Total Årsmøde Vapnagaard

8 Huslejebudget forslag Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. Tilvalg RD udløber år 2018 CTS anlæg og opgange RD udløber år 2019 Vandbesp. foranstaltninger RD udløber år 2039 Kobber i vandet RD udløber år 2039 Ombyg. 4-vær og trinette - I etape - udløber år Miljøforanstaltninger - udløber år 2031 Modernisering trinettelejl. - udløber år Ombygning brugsvandsinstallationer - udløber år 2025 Renovering - udløber år Rør projekt - udløber år 2041 Seniorboliger RD udløber år 2044 Total - Ydelser på lån vedr. forbedringsarbejder Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. Tilvalg Renovering II afskrivning LED belysning Total - Afskrivninger på forbedringsarbejder Budget Budget Morgenmad med naboerne Som altid byder Fællesbestyrelsen på morgenmad til alle mødedeltagerne. Fra klokken 8.30 kan du få kaffe, the og lidt at spise. Der serveres vand under mødet. 8 - Årsmøde Vapnagaard 2017

9 Budget 2018 Økonomi for 11 lokalområder. Konto 116 Pr. Boligblok I alt Grønne områder Bestyrelseslokaler Beboerlokaler Kr Kr. 500 Kr. 500 Kr Områder med 4 blokke og 2 lokaler Områder med 5 blokke og 2 lokaler Områder med 6 blokke og 2 lokaler Områder med 6 blokke og 3 lokaler Kr Kr Kr Kr I alt til Områderne Kr Udgifter til kontorhold, edb, møder, mindre sociale arrangementer i områderne Kr pr. område Kr Seniorcenteret varetages ikke længere af område 72 p.g.a. specielle behov men overgår til afdelingen, og skal derfor kommunikere direkte med vicevært og inspektører. Områdernes midler som anført ovenfor anvendes i overensstemmelse med beboernes ønsker og behov. De skal dække: Udeområderne Almindeligt vedligehold af beboerlokaler og bestyrelseslokaler. Penge kan overføres fra et år til et andet, såfremt man har et projekt. Der skal til Forretningsudvalget fremsendes en projektbeskrivelse og et budgetoverslag senest den 1. november i året forinden projektet ønskes gennemført. I modsat fald tilfalder mindreforbrug afdeling 24. Man kan ekstraordinært ansøge om beløb til større vedligehold af beboerlokaler og mødelokaler som f.eks. ny gulvbelægning lydisolering af loft, skal der fremsendes skriftlig ansøgning til Inspektør Jan D. Pihl, som foretager en vurdering. Fællesbestyrelsen den 21. august Årsmøde Vapnagaard

10 Indkomne forslag til årsmødet 1 - TV og Bredbånd Det foreslås, at det skal være muligt, at sige vores TV signal fra hos Yousee op, men stadig med mulighed for at beholde vores Bredbånd/internet hos Yousee. Det er mulig at gøre teknisk for Yousee. M.v.h. Kim Falk Hestens Bakke 11, 3, tv 2 - Forbud mod fodring af fugle/dyr på Vapnagaards område Med baggrund i svineriet omkring søen på Vapnagaard ønskes det, at Årsmødet vedtager et totalt forbud mod fodring af fugle og andre vilde dyr på Vapnagaards område Mvh. Hans-Erik Nielsen Hesteskoen 17 st.th. 3 - Reservation i Vaskekældre For at sikre at den, der vasker også kan få tørret sit tøj efterfølgende foreslås: Ved reservation af vaskemaskine reserveres også tørretumbleren og rulle. Mvh Poul Rasmussen Folehaven Opsætning af videoovervågning Det foreslås, at der opsættes videoovervågning på parkeringspladser i kældre samt ved containergårde. Mvh Poul Rasmussen Folehaven Årsmøde Vapnagaard 2017

11 5 - Ændring af ordensregler Vapnagaards Fællesbestyrelse foreslår følgende ændring til Vapnagaards ordensregler ved årsmødet den 17. september 2017: I Vapnagaards ordensregler pkt. 14, står der følgende: 14. PARKERING OG KØRSEL MED MOTORDREVNE KØRETØJER Motordrevne køretøjer i form af personbiler, varebiler, motorcykler, traktorer og motorredskaber skal parkeres på de dertil indrettede parkeringspladser, jf. skiltning og færdselslovens bestemmelser herom. Motordrevne køretøjer med en totalvægt over kilo må ikke parkeres på parkeringspladserne, medmindre det sker i forbindelse med aflæsning eller pålæsning eller som et led i arbejdskørsel, hvor der udføres arbejde på Vapnagaard. Uindregistrerede motordrevne køretøjer og uindregistrerede på- hængskøretøjer må ikke henstilles noget sted på Vapnagaard. Kørsel med motordrevne køretøjer, herunder knallerter, er forbudt på stisystemerne på Vapnagaard. Undtaget fra forbuddet er invalideknallerter og motordrevne køretøjer, der benyttes til arbejdskørsel af redningskorps, brandvæsen, postvæsen, boligselskabets ansatte eller håndværkere med ærinde i bebyggelsen. Føreren af et motordrevet køretøj, der benyttes til arbejdskørsel på stisystemerne på Vapnagaard, skal føre køretøjet i overensstemmelse med færdselslovens bestemmelser og udvise størst muligt hensyn til gående og cyklende trafikanter og beboerne i almindelighed. Forslag: Sætningen: Kørsel med motordrevne køretøjer, herunder knallerter, er forbudt på stisystemerne på Vapnagaard. Foreslås ændret til: Kørsel med enhver form for motordrevne køretøjer, det være sig elmotordrevne, batteridrevne og eller benzin og dieseldrevne køretøjer, er forbudt på stisystemerne på Vapnagaard. Forslaget stillet af Vapnagaards Fællesbestyrelse Årsmøde Vapnagaard

12 6 - Forslag til årsmødet om nye retningslinier for Markiser: De første markiser blev opsat imellem løbende under renoveringen i 90 erne. Derfor foreslås nedenstående nye regler for opsætning af solafskærmning/m,arkiser på Vapnagaard: Hvor der ikke er markiser, kan beboeren anmode om at få opsat markiser, imod betaling af ekstra leje. Der kan opsætte markiser til en hel lejlighed, såvel som til de enkelte rum. Der kan opsættes markiser på 3die sal såfremt Vapnagårds bygningstekniske inspektør finder, at lejlighedens tagkonstruktionen kan bære det. (Tagkonstruktionerne er forskellig i forskellige områder). Administrationen registrerer, hvornår der er etableret markiser i det enkelte lejemål. Et markisesæt følger som hovedregel en lejlighed i mindst 20 år. Et markisesæt kan på begæring af beboeren nedtages efter 20 år. Såfremt både markisedug og gearkasse står til udskiftning i Markisens levetid (godkendt af inspektøren), kan beboeren vælge imellem ny markise med ny 20-års periode eller nedtagning af markisen og dermed ophør af ekstra huslejebetaling. Markiser kan repareres, hvis nedbrydningen er stor, eller de er skadede. Det er inspektøren, der sikrer vurdering af, hvorvidt markiser skal repareres og i hvilket omfang. Ønsker en beboer at få repareret eller nedtaget sine markiser, skal han / hun rette henvendelse til viceværten. Viceværten sikrer, at markiserne har den fornødne levetid. Mislighold såsom ikke at tage markiserne ind under kraftig blæst og storm repareres for beboerens regning. Forslaget stillet af Vapnagaards Fællesbestyrelse 7 - Opsætning af Pavillon Haveforeningen har tit manglet en pavillon ved sociale arrangementer, og det vil være til gavn for alle beboere og for fællesskabet. Det foreslås, at der anskaffes og opsættes en pavillon ved Hestens Bakkes fælleshave. Foreslået af Fransis, Hestens Bakke 11 1, mf, Danielle, Hestens Bakke 22, 1 th, Helle, Hestens Bakke 21, 2 th, Tilde, Sporegangen 17, 3 tv Årsmøde Vapnagaard 2017

13 8 - Forslag til om ændringer af vedtægter for områdemøder og områdebestyrelser Ændring af vedtægternes punkt 10 om almindeligt områdemøde: Det foreslås at punkt 3: Godkendelse af områdets budget for kommende år skal udgå og erstattes af: Orientering om områdets økonomi. Ligeledes ønske punkt 4: Godkendelse af regnskab for udlejning tilføjet. Punkt 5: Behandling af indkomne forslag udgår og erstattes af: Behandling af indkomne forslag omhandlende det respektive lokalområde. Teksten: Delbudget for kommende år, seneste områderegnskab og indleverede forslag udsendes til samtlige husstande i området senest en uge før mødet, skal erstattes af: Indkomne forslag udsendes til samtlige husstande i området senest en uge før mødet. Ændring af vedtægternes punkt 11. Områdemødets kompetence Teksten: Såfremt 25% af de stemmeberettigede på mødet fremsætter krav herom, udsendes delbudgettet til godkendelse ved urafstemning i området. Afsnittet udgår. Forslaget stillet af Vapnagaards Fællesbestyrelse 9 - Etablering af P-Pladser ved Villa Kulla/Sporegangen Det foreslås af der i 2019 afsættes midler i Vapnagaards budget til etablering af parkeringspladser på cirka 1/3 af græsarealet mellem Sporegangen og Blishøj bag børnehuset Villa Kulla (se foto herunder). Forslaget stillet af Vapnagaards Fællesbestyrelse Årsmøde Vapnagaard

14 10 Fældning af træer i Hesteskoen Kunne man ikke få gjort noget ved de meget høje træer, Hesteskoen 7, 8 og 9 er omringet af? På Køkkensiden tager de al sollyset om sommeren. Der er konstant mørkt inden-døre og fuld skygge på facaden ved opgang 9-lejlighederne. Denne skyggen giver ikke meget plads til at få tørret kaklerne, og man får herved en fedtet kondensvand til at drive ned af vinduerne, hvor der ydermere er kommet snavs fra de høje træer. Vinduerne er håbløse at holde rene og pæne. På havesiden sol-skygger træerne langs stien ligeså, så man kan ikke nyde solen særlig meget i løbet af sommeren. Grundet blokkens nye tag-udhæng, kommer solen først ind i haven efter klokken 12-13, og de meget høje træer skygger totalt efter klokken Dernæst opholder de store fugle (alliker, råger, krager og duer) sig i trætoppene. De larmer mest ved solopgang samt solnedgang. Engang i mellem kan de samles og larme så man ikke kan holde ud at være i haven. Boligselskabet bruger mange penge på en falkoner og hans to rovfugle. Hvad hjælper det? Problemet er der stadigvæk, i det han kommer fra morgenstunden efter fuglene er fløjet og kun i en kortere periode. Få de høje træer fældet og sæt en mindre hæk, så de små fugle har et skjulested for de almindelige rovfugle, der kommer på besøg en gang i mellem. Dernæst kan det skræmme en, når der er kraftigt stormvejr, når træerne svajer i vinden. Håber boligselskabet har en meget god forsikring, når uheldet er ude og biler eller vinduer er knust til ukendelighed, og at der ingen personer er, som kommer til skade. Venlig hilsen B. Larsen 14 - Årsmøde Vapnagaard 2017

15 11 - Forslag om udskiftning af Havehegn Forslag 1: Det forslås at der hvert år afsættes midler til udskiftning af havehegn ved fire til seks blokke (udgifterne per blok kan variere afhængig af stand og fysiske forhold). Den byggetekniske inspektør, prioriterer de blokke, der skal have udskiftet hegn. Hegn udskiftes i henhold til allerede vedtagne regler om udseende og mål. Der etableres en havelåge i alle nye hegn, hvor det er muligt i forhold til trafik, terræn og øvrige forhold. Byggeteknisk inspektør afgør, hvor det er muligt. Forslag 2. Hvis forslag 1 vedtages, bedes Årsmødet herefter vælge en af de to følgende modeller: A. Der etableres haver/og hegn således, at alle haver føres tilbage til oprindelige størrelser. eller B. Eksisterende udvidede haver bevares med mulighed for, at øvrige beboere også kan vælge at få udvidet eller indskrænket have og hegn. Dette dog kun i det omfang det er muligt i forhold til trafik, terræn og øvrige forhold. Visse udvidelser er ikke reglementerede og vil ved renovering blive opført efter de nye regler og bl.a. brandlovgivningen, ligesom visse trapper og lignende vil blive sløjfet hvis de er etableret udenfor haven. Forslaget stillet af Vapnagaards Fællesbestyrelse 12 - Forslag om Anmodning til kommunen om brugen af den kollektive råderet. Det foreslås at årsmødets deltagere pålægger Fællesbestyrelsen at optage forhandlinger med Helsingør kommune om at anvende lovgivningen om kollektiv råderet til fornyelse af køkkener. Begrundelse: Hovedparten af Vapnagaards køkkener er 49 år gamle og er mange steder ved at falde fra hinanden. Det er ikke muligt at optage store lån til fornyelse af samtlige køkkener, hvorfor den kollektive råderet er velegnet til formålet. Såfremt kommunen bevilger retten, skal der udarbejdes et råderetskatalog, som skal følges. Forslaget stillet af Vapnagaards Fællesbestyrelse Årsmøde Vapnagaard

16 Tak for i år, husk dit områdemøde, Område oktober klokken 10, Hestens Bakke 1 Område oktober klokken 19, Hestens Bakke 43 Område oktober klokken 19, Hestens Bakke 6 Område september klokken 19, Rytterbakken 3 Område oktober klokken 19, Horsedammen 6 Område september klokken 19, Horsedammen 15 område september klokken 19, Piskesmældet 6 Område september klokken 19, Hesteskoen 3 Område oktober klokken 19, Folehaven 10 Område oktober klokken 10, Kulturhus Syd Område oktober klokken 19, Sporegangen Årsmøde Vapnagaard 2017