Notat på baggrund af drøftelser vedr. leverancer til plejecentre / modtagekøkkener

Transkript

1 Notat på baggrund af drøftelser vedr. leverancer til plejecentre / modtagekøkkener Deltagere: Anette Toftegaard (AT), Line Thøisen (LT) MadService, Henning Schrøder (HS), Kim Frandsen (KF), begge ServiceCentret Fredag, den 26/ kl Dette møde blev afholdt i forlængelse af de tidligere drøftelser mellem Voksen- og Sundhedsservice og ServiceCentret omkring organiseringen af madproduktion og leverance til plejecentrene, og i forlængelse af de besøg som ServiceCentret har gennemført i alle modtagekøkkenerne (jf. de besøgsreferater, der efterfølgende er tilsendt Anette Toftegaard). I mødet drøftedes mulige løsninger mht. snitflader mellem ServiceCentret/MadService og Voksen- og Sundhedsservice, samt modeller for det fremtidige samarbejde på de forskellige plejecentre. Der er enighed om at vi arbejder i retning af en model, hvor basisleverancen til et plejecenter består af én ugentlig leverance fra centralkøkkenet/grossist, afleveret på læsserampen ved Centrallageret på det enkelte plejecenter, som én samlet leverance (dvs. ikke opdelt pr. gruppe / bo-enhed). Dette er det laveste mulige serviceniveau (Grundydelse), til den laveste pris. Der er enighed om at der på alle plejecentre anvendes følgende forretningsgang: bestillingen af fødevarer både det, der leveres fra Centralkøkkenet og det der leveres direkte fra grossister foretages af plejepersonalet på de enkelte plejecentre, idet bestillingen påvirker det enkelte centers driftsbudget. Modellen giver hvert plejecenter individuel frihed til organisering af dette arbejde og på de centre, hvor man måtte ønske det, vil MadService som tilkøbsydelse kunne bistå med en koordinering af bestillingsfunktionen, med henblik på øget anvendelse af MasterCatering systemet. MadService modtager og betaler fakturaerne fra grossister på det leverede, og viderefakturerer leverancen sammen med det, der er leveret fra Centralkøkkenet. Dermed bliver MadService totalleverandør af fødevarer til plejecentrene, men ved at grossisterne leverer direkte til hvert center/gruppe, undgår vi manuelle håndteringsprocesser. I forhold til den nuværende model, så flyttes budgetansvaret for de bestilte fødevarer fra MadService til det enkelte plejecenter, som dermed får incitament til økonomisk rationel adfærd, og samtidig får mulighed for at benchmarke mellem de enkelte grupper/afdelinger/centre. Udover grundydelsen kan der efter individuel aftale foretages levering af tilkøbsydelser: Varerne leveres opdelt pr. gruppe / bo-enhed Varerne leveres flere gange pr. uge 1

2 Varerne leveres ikke på læsserampen, men udpakket og placeret på hylder til hver gruppe på plejecentrets Centrallager hhv. i tørvarelager, kølerum og fryserum Varerne leveres ikke ved Centrallager, men leveres i hver enkelt gruppe MadService kan stille ernærings- og husholdningsassistenter til rådighed på de enkelte plejecentre. Modellen er at Voksen- og Sundhedsservice indgår en aftale med MadService pr. sted om leverance af timer, hvilket afregnes via særskilt fakturering til hvert enkelt plejecenter. Der skal i aftalerne være fleksibilitet, men også et opsigelsesvarsel, som gør det muligt for begge parter at foretage de nødvendige tilpasninger af personale-normeringen i både op- og nedadgående retning. o Fordelen for Voksen- og Sundhedsservice er at der er stor fleksibilitet, og at MadService sikrer, at der altid er kompetente medarbejdere på stedet. Voksen- og Sundhedsservice kan dermed vælge at fritage sig for udfordringer med vagtplaner, ferie, sygdom m.v. for den eller de (få) ernærings- og husholdningsassistenter, man har brug for hvert enkelt sted. o Herudover giver modellen Voksen- og Sundhedsservice muligheden for at gennemføre leve-bo-modellen fuldt ud, og realisere valget om at lade plejefagligt personale varetage alle opgaver i tilknytning til håndtering af forplejning på hvert plejecenter for sig. Udgangspunktet for afklaringen af snitfladerne mellem Voksen- og Sundhedsservice og ServiceCentret er, at da opgaven blev overdraget til ServiceCentret fulgte medarbejderne i modtagekøkkenerne med over i ServiceCentret. Vælger Voksen- og Sundhedsservice selv at varetage bemandingen i modtagekøkkenerne, så må der også denne vej gælde at medarbejderne bliver virksomhedsoverdraget. Med den beskrevne samarbejdsmodel bliver der et rent snit mellem det, som MadService har leverance- og budgetansvar for, og det som Voksen- og Sundhedsservice har leverance- og budgetansvar for. MadService agerer som grossist, og har med denne model ingen driftsopgaver på plejecentrene og varetager dermed ikke drift af modtagekøkkenerne. Denne opgave varetages af Voksen- og Sundhedsservice, som jf. ovenstående har valgfriheden til at bemande modtagekøkkenerne med eget personale eller med personale leveret fra MadService (hvor MadService så er leverandør). En sådan samarbejdsaftale fordrer et samarbejde omkring arbejdsforholdene for MadService personale, således at det sikres at der regelmæssigt er fokus på arbejdsmiljø m.v. Dette kan f.eks. indtænkes i sammenhæng med den årlige byggetekniske gennemgang af bygningskomplekserne. Endvidere har Voksen- og Sundhedsservice valgfriheden til - på hver enkelt plejecenter at omlægge driften, så opgaveløsningen flyttes væk fra modtagekøkkenet og ud i grupperne efter leve-bo-modellen. Denne valgfrihed giver beslutningstagerne stor fleksibilitet, og muliggør efterkommelse af ønsker fra medarbejdere, brugere og/eller pårørende. 2

3 Rent administrativt har modellen nogle konsekvenser: Voksen- og Sundhedsservice har følgende administrative opgaver: Fastsættelse af takster, frister for afbestilling samt vilkår for betalingsfrihed f.eks. ved hospitalsindlæggelse Opkrævning af brugerbetaling for mad udleveret til beboere (til- og afmelding vedr. beboere) og gæster i daghjem/caféer. Dette kan ske som indberetning til pensionssystemet via MasterCatering-systemets funktionalitet, som stilles til rådighed hertil. Bestilling af fødevarer hos grossister via MasterCatering-systemet (fungerer som elektronisk varebestillingssystem, og muliggør benchmarking på gruppe-niveau) Bestilling af kølemad fra Centralkøkkenet via MasterCatering-systemet Drift af eventuelle modtagekøkkener herunder håndtering af levnedsmiddelkontrollen (tilsvarende det, der i dag gøres i gruppekøkkener) Attestering og kontering af leverandørfakturaer fra MadService MadService har følgende administrative opgaver: Håndtering (kontering og attestation) af leverandørfakturaer fra grossister jf. de varekøb der er lavet gennem MasterCatering-systemet Fakturering til plejecentrene for leverancer af kølemad og varer leveret direkte fra grossister. Fakturering til plejecentrene for leverancer af personaletimer På baggrund af ovenstående blev der i mødet vurderet på muligheder og udfordringer på de enkelte plejecentre, i relation til hvilke leveranceaftaler der bør indgås. Bregnbjerglunden I forlængelse af mødet på stedet med leder Lise Gerlach den 19/3-10, hvor der blev aftalt at der igangsættes forsøg med tilberedning af mad i udvalgte bo-grupper, vurderes der følgende behov: 3. do, levering på lagerhylder opdelt pr. gruppe i tørvarelager, kølerum og fryserum 4. do, levering af personaletimer i modtagekøkken, vedr. tilberedning af mad til de grupper der evt. ikke selv tilbereder (herunder p.t. Povlsbjerg plejecenter), samt tilberedning af mad til café (med mindre denne ombygges, så den kan fungere på samme måde som gruppe-køkkenerne). Der vurderes ikke at være behov for levering af personaletimer til caféen, idet denne forventes drevet af personale fra Voksen- og Sundhedsservice (muligvis via Specialrådgivningen). Povlsbjerg plejecenter (ikke dagcentret) MadService betjener de 13 beboere på stedet med varm mad leveret fra Bregnbjerglunden. Voksen- og Sundhedsservice vender tilbage såfremt der ønskes leverance fra MadService. På stedet er der et dagcenter, hvor frivillige varetager opvarmningen af færdig-retter, som leveres af JoGros. Denne ordning har MadService intet med at gøre p.t. 3

4 Frederik IX Der er i Voksen- og Sundhedsservice truffet endelig afgørelse om, at der ikke etableres noget centrallager på stedet. Det indebærer, at der skal leveres direkte til hver af de 7 grupper. På baggrund heraf vurderes der følgende behov: 3. do, levering i 7 individuelle grupper 4. do, levering 2 gange ugentligt Der vurderes ikke at være behov for levering af personaletimer, idet al tilberedning og håndtering af maden varetages af plejepersonalet i leve-bo-miljøer. Hiort Lorenzen Centret Centrets køkkenfaciliteter i grupperne gør det p.t. ikke muligt at foretage tilberedning af maden i leve-bo-miljøer. AT oplyste at Voksen- og Sundhedsservice arbejder på at få anlægsmidler afsat i budget 2011 med henblik på ombygning af køkkenerne. Hvis det sker, vil leve-bo-modellen formentlig kunne etableres fra og med Udgangspunktet er derfor, at den nuværende løsning skal videreføres indtil udgangen af På baggrund heraf vurderes der følgende behov: 3. do, levering på lagerhylder opdelt pr. gruppe i tørvarelager, kølerum og fryserum 4. do, levering af personaletimer i modtagekøkken, vedr. tilberedning af mad til grupperne, samt evt. tilberedning af mad til café, hvis ikke caféen overdrages f.eks. til Special-rådgivningen. Humletoften Centrets køkkenfaciliteter i grupperne gør det p.t. ikke muligt at foretage tilberedning af maden i leve-bo-miljøer. AT forventer at også disse køkkener vil forsøgt omfattet af de anlægsmidler som Voksen- og Sundhedsservice arbejder på at få afsat i budget Hvis det sker, vil leve-bo-modellen formentlig kunne etableres fra og med Udgangspunktet er derfor, at den nuværende løsning skal videreføres indtil udgangen af På baggrund heraf vurderes der følgende behov: (af kølemad fra Centralkøkkenet) 3. do, levering ca. 3 gange ugentligt af grossistvarer 4. do, levering på lagerhylder opdelt pr. gruppe i tørvarelager, kølerum og fryserum 5. do, levering af personaletimer i modtagekøkken, vedr. tilberedning af mad til grupperne i det omfang det ikke kan ske i leve-bo-miljøerne, samt evt. tilberedning af mad til café, hvis ikke caféen overdrages f.eks. til Specialrådgivningen. Med levering af personaletimer i modtagekøkkenet kan Humletoftens ledelse fortsat benytte sig af, at køkkenets personale varetager en del af transporten mellem køkkenet og de enkelte grupper. Denne opgavevaretagelse vil afspejle sig i det leverede antal personaletimer, der faktureres til plejecentret. 4

5 Caféen i Gram AT nævnte at der vil blive arbejdet på at håndteringen af maden i caféen varetages af personale fra leve-bo-miljøerne på Engparken. Der vil være behov for ombygning i et vist omfang, idet caféens køkken er forbeholdt aktivitetsrådet. Maden til caféen tilberedes p.t. i det oprindelige produktionskøkken, som er alt for stort til den beskedne produktion. Det medfører unødvendige omkostninger til bl.a. rengøring. Der ses flere muligheder for at flytte ovnen og opvaskemaskinen til mindre lokaler, som vil være passende ift. behovet. AT forventer at der såfremt håndteringen af maden i caféen varetages af personale fra leve-bo-miljøerne vil være følgende behov: Eventuelt vil der kunne komme på tale at levere personaletimer. Øsby De ca. 20 beboere håndteres som én bo-gruppe, med den forskel at maden ikke tilberedes i bo-miljøet men i køkkenet, der er beliggende ved siden af beboernes fælles spiselokale. På baggrund heraf vurderes der følgende behov: 2. Tillægsydelse, levering på lagerhylder i tørvarelager, kølerum og fryserum 3. Tillægsydelse, levering af personaletimer i modtagekøkken, vedr. tilberedning af mad til gruppen. Kildebakken AT nævnte, at der vil blive arbejdet med at få leve-bo-modellen til at fungere på stedet. Det betyder at der vil blive behov for centrallager-løsningen på Kildebakken. I mødet blev drøftet, at der bør etableres en øget lagerkapacitet (til tørvarer) på stedet, med henblik på at lette håndteringen af tørvarer både i bestillingen og i opsætning på lageret. Kantinen på stedet blev drøftet. Der var ingen af mødedeltagerne, der kunne se muligheder mht. at få kantinen til at blive rentabel - det vurderes, at der ikke er basis for en opretholdelse som følge af den beskedne omsætning. Driften af kantinen vil ServiceCentret rejse overfor Central Stab, i sammenhæng med de øvrige kantiner, og i den forbindelse videregive signalet fra Voksen- og Sundhed om, at de ikke vil stå for driften af kantinen. Med udgangspunkt i en forventning om at leve-bo-modellen kommer til at fungere på stedet, vurderes det, at der vil være følgende behov: (af kølemad fra Centralkøkkenet) 3. do, levering ca. 3 gange ugentligt af grossistvarer (med mindre tørvarelageret udvides) 4. do, levering på lagerhylder opdelt pr. gruppe i tørvarelager, kølerum og frysebokse Eventuelt vil der kunne komme på tale at levere personaletimer, såfremt leve-bomodellen ikke kommer til at fungere i alle grupper. Sommersted 5

6 Der er tale om et selvejende plejehjem, med et forholdsvis nyligt ombygget køkken. Plejehjemmets udgangspunkt er at de tidligere har fået leveret varm mad fra produktionskøkkenet i Vojens og nu får kølemad leveret fra centralkøkkenet i Haderslev. Det betyder, at plejehjemmets udgangspunkt er, at de skal have leveret det, de hidtil har fået. Idet smørrebrød til beboernes aftensmåltid fremstilles i centralkøkkenet, får plejehjemmet leveret varer hver dag. Idet der er en meget beskeden lagerkapacitet i Sommersted, leveres kølemad hver dag, samtidig med at der leveres smørrebrød. Ledelsen i Sommersted bør have valgmuligheder hhv. noget der ligner den nuværende løsning og en billigere løsning, f.eks. hvor der ikke leveres færdig smørrebrød, og hvor der kan nøjes med 2 ugentlige leverancer. På baggrund heraf vurderes der følgende behov: 3. do, levering ca. 2 gange ugentligt af grossistvarer 4. Leverance af smørrebrød (og kølemad) dagligt På sigt kan der ske bortfald af pkt. 4, evt. med erstatning af én ekstra leverance af kølemad uover den ene gang om ugen, der er omfattet af grundydelsen. Ovenstående kategorisering foreslås som udgangspunkt for den prissætning, der skal foretages med henblik på opstilling af oplæg til leverancekontrakter mellem MadService / ServiceCentret og Voksen- og Sundhedsservice. KF 6/4-10 6