1. Onlinehjælp til WorkZone Client Nyheder Kom godt i gang med WorkZone Client Arbejde med brugergrænsefladen 15

Transkript

1 2016 Onlinehjælp

2 WorkZone Client2016 Indhold 1. Onlinehjælp til WorkZone Client Nyheder 5 3. Kom godt i gang med WorkZone Client Arbejde med brugergrænsefladen Naviger i brugergrænsefladen Tilpas dashboardet og navigationspanelet Tilpas faner, kolonner og paneler Brug tastaturnavigation Arbejde med sager Om sager og sagstyper Administrer sager Om felter på en sagsdetaljeside Rediger oplysninger på en sag Arbejde med dokumenter Om dokumenter og dokumenttyper Administrer dokumenter Om felter på en dokumentdetaljeside Rediger oplysninger på et dokument Handlinger på dokumenter Arbejde med kontakter Om kontakter Administrer kontakter Om felter på kontaktdetaljesiden Rediger oplysninger på en kontakt Arbejde med lister Om adgangsrettigheder 78 2

3 Onlinehjælp 10. Arbejde med søgninger Foretag en søgning Søgeoperatorer Gem og genbrug søgelister Arbejde med notater Arbejde med favoritter Arbejde med fulgte elementer Arbejde med processer Arbejde med WorkZone-møder Administrer møder Om felter på en mødedetaljeside Arbejde med konfiguration af WorkZone Client Om konfiguration af WorkZone Client Distribuer konfiguration af WorkZone Client Importér eller eksportér WorkZone Client-konfigurationen Konfigurer og distribuer en sags-, dokument- eller detaljeside Vilkår og betingelser 115 3

4 WorkZone Client Onlinehjælp til WorkZone Client 2016 AVANCERET HJÆLP Tilpas dashboard, faner, kolonner og paneler Arbejde med lister Gem og genbrug søgelister Anvend adgangsrettigheder Arbejde med notater Arbejde med favoritter Arbejde med fulgte elementer Arbejde med processer Arbejde med WorkZone-møder Arbejde med WorkZone Client-konfigurationer Konfigurer og distribuer en sags-, dokument- eller detaljeside RELATERET PRODUKTDOKUMENTATION WorkZone Client Administrator Guide WorkZone Client Developer Guide WorkZone for Office Onlinehjælp WorkZone Process Onlinehjælp WorkZone Meeting Onlinehjælp WORKZONE LINKS Vis PDF-version WorkZone websted WorkZone support WorkZone on 4

5 Onlinehjælp 2. Nyheder WORKZONE CLIENT 2016 Ny funktionalitet i WorkZone Client 2016 Modulet WorkZone Meeting er tilføjet til WorkZone Client. Du kan se WorkZone-møder, herunder dagsordenspunkter og dokumenter, der er oprettet for dine aftaler eller møder i Outlook. Du kan også tilføje, redigere eller fjerne punkter på en dagsorden for et møde og de dokumenter, der er gemt sammen med dagsordnen. Se Arbejde med WorkZonemøder, Styre møder og Om felter på en mødedetaljeside. Forudsætning: For at kunne arbejde med WorkZone-møder skal du have installeret modulet WorkZone Meeting. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere og distribuere sagsdetaljesider og kontaktdetaljesider. Dvs. du kan tilføje, konfigurere, fjerne, tilpasse størrelse eller ændre rækkefølgen af felter på detaljesiderne for kontakter, dokumenter eller møder. For en kontaktdetaljeside kan du også sætte standardværdier og påkrævede indstillinger for felterne. Senere kan du distribuere dine konfigurationer til detaljesiden med bestemte brugere eller enheder eller med hele organisationen. Se Konfigurer og distribuer en sagsdetaljeside eller en kontaktdetaljeside. På dokumentdetaljesiden er nye felter, Udførende enhed og Arkiveringsform blevet tilføjet til de eksisterende felter. Du kan konfigurere kontaktsøgesiden, dokumentsøgesiden eller en mødesøgeside. Dvs. du kan tilføje, fjerne, konfigurere, tilpasse størrelse på eller ændre rækkefølgen af felter på kontakt- eller dokumentsøgesiden. Se Konfigurer søgesiden for sager, dokumenter, kontakter eller møder. Du kan kopiere flere valgte dokumenter til en sag. Se Kopier flere valgte dokumenter til en sag. Du kan gennemse PDF-dokumenter uden at have Adobe Reader iinstalleret. Forudsætning: For at gennemse PDF-dokumenter uden at have Adobe Reader installeret, skal du benytte Internet Explorer 11. Ændringer af brugergrænsefladen og forbedret brugeroplevelse De nye felter, Udførende enhed og Arkiveringsform er tilføjet til dokumentdetaljesider. Når du vælger flere sager eller dokumenter og redigerer dem fra en liste, er de stadig valgt, efter at du har afsluttet redigeringen. Dette betyder at du kan fortsætte med at redigere elementerne uden at vælge dem igen. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2014 R2 (3. 1) Ny funktionalitet Funktionaliteten Aktørsekvenser er tilføjet. Når du arbejder med processer kan du oprette en aktørsekvens, dvs. en sekvens af aktører, der skal udfører handlinger på en opgave. Du kan tilføje kontakter som aktører i en sekvens, angive rækkefølgen af aktører og frist for, hvornår hver enkel aktør skal udføre en handling. Se Arbejde med 5

6 WorkZone Client2016 aktørsekvenser, Opret en ny aktørsekvens, og Tilføj, rediger, eller fjern aktører i en sekvens. Du kan se alle eksisterende aktørsekevenser på en liste. Se Vis eksisterende aktørsekvenser. Forudsætning: For at kunne arbejde med aktørsekvenser skal du have installeret modulet Process under WorkZone Client-installationen. Detaljefanerne Stedfortrædere og Stedfortræder for er tilføjet på kontaktdetaljesiden. Du kan vælge andre brugere eller enheder, som skal være dine stedfortrædere og handle på dine vegne. Du kan få vist lister over stedfortrædere og redigere deres rolle på kontaktdetaljesiden, samt se hvem en valgt kontakt er stedfortræder for. Se Tilføj, rediger eller fjern stedfortrædere for en kontakt og Vis hvem en kontakt er stedfortræder for. Forudsætning: For at kunne arbejde med stedfortrædere, skal du have modulet Process installeret under installationen af WorkZone Client. Du kan oprette nye sager med andre egenskaber baseret på de skabeloner for forskellige sagstyper, der er defineret i WorkZone Content Server. Se Opret en ny sag ud fra en skabelon. Forudsætning: For at kunne oprette sager ud fra skabeloner skal du have en eller flere sagsskabeloner sat op på serveren. Se Opret sagsskabeloner i WorkZone Client Developer Guide. Du kan konfigurere sagssøgesiden, så den passer til dine behov. Dvs. du kan tilføje, konfigurere, fjerne, tilpasse størrelse eller ændre rækkefølgen af felter på sagssøgesiden. Se Konfigurer en sagssøgeside. Når du søger på sager, kan du nu angive flere oplysninger eller flere datoer som søgekriterier. For eksempel kan du vælge søge på en oplysningstype eller en datotype og oplysninger eller en dato. See Sagssøgning med flere oplysninger eller datokriterier. Funktionaliteten Distribuer konfiguration er opdateret. Nu kan brugere med administrative rettigheder distribuere en konfiguration til andre brugere, enheder, eller til hele organisationen, og nulstille en distribueret konfiguration. Se Distribuer WorkZone Client-konfiguration og Hvad kan du gøre med WorkZone Clientkonfigurationen? Hvis du har administrative rettigheder, kan du eksportere eller importere en WorkZone Client-konfiguration som en fil. Dvs. du kan gemme en konfiguration af WorkZone Client som en fil i filsystemet, og du kan hente en konfiguration, der tidligere er blevet gemt som en file. Se Eksportér og importér en konfiguration fra en file. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere og distribuere sagsdetaljesider. Dvs. du kan tilføje, fjerne, konfigurere, tilpasse størrelse eller ændre rækkefølgen af felter på sagssøgesiden, samt angive standardværdier for felterne. Du kan senere dele denne konfiguration med valgte brugere, enheder eller hele din organisation. Se Konfigurer og distribuer en sagsdetaljeside. Du kan desuden konfigurere partrolle og type for feltet Part. Se Konfigurer partrolle og type. 6

7 Onlinehjælp Ændringer af brugergrænsefladen og forbedret brugeroplevelse Nye felter Part og Assistent er tilføjet på sagsdetaljesiden. Et nyt emne beskriver hvem og hvordan man arbejder med en WorkZone Clientkonfiguration. Se Om konfiguration af WorkZone Client. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 3. 0 Ny funktionalitet Funktionen Fulgte er tilføjet til WorkZone Client. Du kan markere sager, dokumenter og kontakter som fulgte og følge alle ændringer, der foretages på disse elementer af andre brugere. Se Arbejde med fulgte elementer. Kolonnerne Slutdato og Postnummer kan nu tilføjes til kontakt- og partslisterne. En ny gruppe-knap - Administrer med Tilføj til favoritter, Fjern fra favoritter, Følg og Følg ikke er tilføjet til båndet. En ny knap - Vedhæft er tilføjet på båndet for dokumenter. Knapperne Vedhæft dokument og Vedhæft PDF dokument er tilføjet som valgmuligheder for knappen - Vedhæft. En ny knap - Rediger er tilføjet for sags- og dokumentlister. Du kan nu redigere metadata for flere elementer direkte fra en liste. Se Rediger et eller flere elementer fra en liste. En ny knap - Eksportér til Excel er tilføjet for lister. Du kan nu eksportere alle oplysninger fra en liste og dens elementer til et Excel-dokument og redigere disse oplysninger i Excel. Se Eksportér en liste til Excel. Forudsætninger: Funktionen Eksportér til Excel understøttes udelukkende med Microsoft Office For at kunne eksportere til Excel fra WorkZone Client, skal du vælge WorkZone for Excel under installation af WorkZone for Office. Se WorkZone for Office Administrator's Guide. Funktionen Abonnementer er tilføjet til WorkZone Client. Du kan nu oprette et abonnement på dine gemte søgelister og modtage meddelelser om nye elementer på den liste, du abonnerer på. Du kan få vist og delvist redigere dine abonnementer på listen Abonnementer på dashboardet. Se Abonnér på dine gemte søgelister og Administrer dine abonnementer. Funktionen Distribuer konfiguration er tilføjet til WorkZone Client. Du kan distribuere din konfiguration af WorkZone Client til valgte brugere eller til hele organisationen og importere en konfiguration, der er distribueret af en anden. Se Distribuer WorkZone Client-konfiguration og Importer WorkZone Client-konfigurationen. 7

8 WorkZone Client2016 Forudsætning: For at kunne distribuere konfigurationen til hele organisationen skal du have adgangsrettigheder til CONFIGADM. Se Onlinehjælp for modulet Basic data i WorkZone Configuration Management. En ny knap - Del er tilføjet til dine gemte søgelister, så du kan dele dem med valgte brugere eller hele organisationen. Se Del en søgeliste. Forudsætning: For at kunne dele en din gemte søgeliste skal du have adgangsrettigheden CONFIGADM. Se Onlinehjælp for modulet Basic data i WorkZone Configuration Management. En ny knap - Tilføj relaterede parter er tilføjet til detaljebåndet for sagsdokument og kontaktdetaljesider. Du kan tilføje en eller flere af relationerne til en part, det vil sige, kontakter, der er relateret til parten. Du kan senere se partsrelationerne og deres roller fra alle partslister. Se Tilføj eller fjern en partsrelation. En ny knap - Rediger partsrolle er tilføjet til detaljebåndet på sags-, dokumentog kontaktdetaljesider. Du kan redigere partsrollen på en eller flere parter vist på detaljesiden. Se Rediger partsrolle, Rediger dokumentpartsrolle eller Rediger kontakthenvisningsrolle. Ændringer af brugergrænsefladen og brugeroplevelsen Listerne på WorkZone Clients navigationspanel og dashboard er blevet omkonfigureret. De lister, som kan vises på navigationspanelet og widgets på dashboardet i WorkZone Client, defineres nu i WorkZone Content Server og deles mellem de andre WorkZoneprodukter som WorkZone Explorer og WorkZone for Office. Du kan hurtigt åbne enhver widget fra dit dashboard i en ny fane og se alle dens elementer ved at klikke på titlen på din widget. Dine ændringer af dialogbokses størrelse WorkZone Client huskes. Indstillingerne Luk, Luk alle faner og Luk alle undtagen denne er tilføjet for flere åbne faner. Når du har flere end én fane åben i WorkZone Client, kan du vælge at lukke alle faner, lukke den aktive fane eller lukke alle faner undtagen den aktive fane. Forbedret søgning: De nye ikke er tilføjet til felterne Part, Påmindelse til, Oplysningstype og Datotype på søgesiderne for sag, dokument og kontakt. Det betyder, at du kan søge efter elementer med mindst én part, påmindelse, oplysning eller dato (@Eksisterer) eller uden parter, påmindelser, oplysninger eller datoer (@Eksisterer ikke). Der er tilføjet nye datointerval-felter Dato fra og Dato til på søgesiderne for sager, dokumenter og kontakter. Det betyder, at når du søger efter sager, dokumenter eller kontakter med specifikke datoer, kan du angive datointervallet. Nye foruddefinerede søgefiltre er tilføjet for kontakthenvisninger. Når du tilføjer en kontakthenvisning til en sag eller et dokument, kan du søge efter en 8

9 Onlinehjælp kontakt i følgende lister: ændrede kontakter, favoritkontakter, fulgte kontakter, læseliste-kontakter eller seneste kontakter. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2. 3 Du kan arbejde med processer direkte fra WorkZone Client. Se Arbejde med processer. Forudsætning: For at kunne arbejde med processer fra WorkZone Client skal du have installeret Process-modulet. En ny knap - Flyt til sag er tilføjet på båndet i dokumentlister. Når du arbejder med dokumentlister, kan du vælge flere dokumenter og flytte dem til en ny sag. Se Udfør handlinger for flere valgte elementer og Flyt dokument til anden sag. En ny fane Adresser er tilføjet på kontaktdetaljesiden. Du kan administrere flere adresser og relaterede felter (for eksempel adressetypen) for en specifik kontakt direkte fra kontaktdetaljesiden. Se Tilføj, rediger eller fjern en adresse. Du kan nu anvende enhed på sags- og dokumentsøgesider på kontaktsøgesider. Det betyder, at du kan søge efter elementer, der er relateret til dig og din organisatoriske enhed. For eksempel kan du søge efter sager, der har påmindelser til dig, ved at i feltet Påmindelse til på sagssøgesiden. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2. 2 Modulet Notater er tilføjet til WorkZone Client. Du kan oprette, redigere og få vist notater på sager eller dokumenter og dermed kan du notere fremdrift og handlinger i løbet af sagsbehandlingsprocessen og kommunikere med kolleger. Se Arbejde med notater. Forudsætning: For at kunne arbejde med notater skal du have installeret modulet Notes. Funktionen Favoritter er tilføjet til WorkZone Client. Du kan markere sager, dokumenter og kontakter som favoritter og arbejde med lister med favoritelementer. Se Arbejde med favoritter. Nye funktioner og forbedringer i søgning efter sager og dokumenter: Funktionen Søg på emneord er genindført. Du kan søge efter sager og dokumenter ud fra emneord. Du kan søge efter sager og dokumenter ud fra påmindelsestype. Bemærk: Du kan kun søge på aktive påmindelser (dvs. du kan ikke søge på en afsluttet påmindelse). Du kan søge på sager og dokumenter ved at bruge part og partrolle som søgekriterium for at finde alle sager og dokumenter, hvor en kontakt er registeret med en specifik rolle. Du kan begrænse din søgning efter sager ved at søge enten i åbne eller afsluttede sager. Feltet Søg i er tilføjet på siden Sagsøgning, så du kan angive dit søgeområde ved at søge i Åbne sager eller Afsluttede sager. 9

10 WorkZone Client2016 Dialogboksene Rediger læseadgang og Rediger skriveadgang er ændret for at forbedre ydeevne. Se Tilføj eller fjern læseadgang til en sag, et dokument eller en kontakt og Tilføj eller fjern skriveadgang til en sag, et dokument eller en kontakt for yderligere oplysninger. Funktionen Kopier sag er genindført. Du kan kopiere en eksisterende sag og genbruge dens metadataoplysninger og henvisninger. Se Kopier en eksisterende sag. Ikoner for sager, dokumenter og kontakter er tilføjet på sags-, dokument- og kontaktdetaljesiden. For dokumenter afspejler ikonet på en detaljeside typen af dokument og dets aktive eller inaktive tilstand (for eksempel arkiveret eller låst). For elementer med inaktiv tilstand er ikonet gråt. Aktuel dato og overskredne datoer er markeret med rødt i felterne Svardato, Planlagt afslutningsdato og Påmindelsesdato for sager og dokumenter. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2. 1 Funktionerne Tilføj oplysninger på sag/dokument/kontakt, Tilføj datoer på sag/dokument/kontakt, Tilføj påmindelser på sag/dokument, Tilføj emneord på sag/dokument/kontakt, og tastaturnavigation er blevet genimplementeret. Se Tilføj, rediger eller fjern datoer, Tilføj, rediger eller fjern påmindelser, Tilføj eller fjern oplysninger, Tilføj eller fjern emneord, Brug tasteturnavigation. Bemærk: Søgning på emneord er under udvikling og vil være med i næste version. Knappen - Tilføj er tilføjet i detaljebåndet for fanerne Oplysninger, Datoer og Påmindelser. Emneord for sager, dokumenter og kontakter kan vises og redigeres i metadatafelter på detaljesider. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 2. 0 WorkZone Client er nu uafhængig af Captia Web Client og frigives og installeres separat. Performanceforbedringer: WorkZone Client er blevet opgraderet med en ny konfiguration, der forbedrer performance. Bemærk: Noget funktionalitet er stadig under udvikling og vil blive frigivet i version 2.1: Tilføj oplysninger på sag/dokument/kontakt, Tilføj datoer på sag/dokument/kontakt, Tilføj påmindelser på sag/dokument, Tilføj emneord på sag/dokument/kontakt, tastaturgenveje. Du kan nu udføre flere handlinger på valgte elementer i en liste, og på knapperne på båndet kan du se antal valgte elementer på listen, som knappernes funktion kan udføres på. Se Udfør handlinger for flere valgte elementer for yderligere oplysninger Du skal nu bruge færre museklik, når du vil redigere metadata felter på detaljesider. Du kan nu redigere et hvilket som helst metadatafelt på detaljesiden kun ved at klikke i det enkelte felt. Knappen tilgængelig på detaljebåndet). er fjernet fra båndet på detaljesider (men er stadig 10

11 Onlinehjælp Knappen - Ny søgning med Sag, Dokument, Kontakt er tilføjet på hovedbåndet. Du kan nu udføre en ny søgning på sager, dokumenter eller kontakter med færre klik. Se Udfør en ny søgning for yderligere oplysninger. Aktuel bruger vises. Når du arbejder i WorkZone Client, kan du se navnet på den bruger der er logget ind. Der er tilføjet flere knapper for hurtig adgang til relevante dialogbokse i metadata felter. Filtrering af sags-, dokument- eller kontakthenvisninger er tilføjet. Når du søger efter sags-, dokument- eller kontakthenvisninger, kan du nu definere Søg i område, hvor din søgning bliver udført (for eksempel, i alle lister eller i en specifik liste). Dit sidst anvendte filter huskes og bliver automatisk valgt i din næste søgning efter samme henvisningstype. Du kan nu vælge en eller flere facetter, og de kan tilpasses. Du kan nu vælge facetter fra relevante felter og dialogbokse. Facet foreslås automatisk. Når du indtaster tegn i facetfelter, vil der automatisk blive foreslået værdier i rullelisten. For yderligere oplysninger, se Opret en ny sag, trin 2. Antal lister, der kan vises på faner på detaljesider, er opdateret. For yderligere oplysninger, se Vis faner på detaljesider. Ny - Stifinder knap på hovedbåndet på detaljesider og sagslister. Du kan åbne en sag som en folder i Stifinder og se alle sagsdokumenter. Se Åbn en sag med Windows Explorer. Bemærk: I alle sagslister er knappen kun tilgængelig, når en enkelt sag er valgt. Midlertidig sagsgruppe er tilføjet. Du kan nu registrere sager ved at bruge sagsgruppen sjtemp og senere vælge en anden sagsgruppe. Bemærk: Den midlertidige sagsgruppe er slået fra, når sj-temp sagsgruppen er markeret som lukket for sagsoprettelse (en standardindstilling) i WorkZone Content Server. DET VAR NY T I WORKZONE CLIENT 1. 1 Sager, dokumenter, og kontakter, der er åbnet fra en liste, vises på en ny fane med et bånd med tilgængelig funktionalitet. Man kan nu åbne et dokument fra listen eller fra detaljeoversigten i den applikation, der blev brugt til at oprettet dokumentet. Værktøjslinjen Sprog er tilføjet. Du kan nu ændre sprog i brugergrænsefladen fra en hvilket som helst side i WorkZone Client. Se Skift sprog i WorkZone Client for yderligere oplysninger. Knappen - Åbn på ny fane er tilføjet på hovedbåndet. Du kan nu åbne et hvilket som helst dokument, sag, eller kontakt på en ny fane. Se Åbn liste på ny fane for yderligere oplysninger. 11

12 WorkZone Client2016 Knappen - Åbn resultater på ny fane er tilføjet. Du kan nu åbne søgeresultater på en ny fane med hovedbånd og al hovedbåndets funktionalitet. Se Åbn søgeresultater på en ny fane for yderligere oplysninger. Knappen - Opdater er tilføjet på detaljesiden for dokumenter, sager og kontakter. Knappen - Besvar er tilføjet for dokumenter. Du kan nu besvare et dokument og få sagsoplysninger indsat automatisk i dit svardokument. Se Besvar dokument for yderligere oplysninger. Du kan nu oprette direkte links til at hente og åbne fysiske filer direkte fra Microsoft Outlook. Se Send dokument i en - som link for yderligere oplysninger. Knappen - Vis PDF er tilføjet på detailsiden. Du kan nu se indholdet af et PDFdokument i visningsruden. Se Vis PDF-version for yderlige oplysninger. Tastaturnavigation er implementeret: Globale tastaturgenveje Tastaturnavigation mellem områder Tastaturnavigation i lister Tastaturnavigation i dialogbokse 12

13 Onlinehjælp 3. Kom godt i gang med WorkZone Client Nedenfor finder du links til grundlæggende funktionalitet i WorkZone Client. LÆR BRUGERGRÆNSEFLADEN AT KENDE Naviger i brugergrænsefladen Om dashboardet Om navigationspanelet Om detaljesider Om bånd Om knapper på båndet Tilpas dashboardet og navigationspanelet Tilpas faner, kolonner og paneler Brug tastaturnavigation SØG OG BRUG SØGELISTER Lær hvordan man søger effektivt SAGER, DOKUMENTER OG ADRESSATER Om sager og sagstyper Om dokumenter og dokumenttyper Om kontakter ARBEJDE MED LISTER Åbn lister på ny fane Åbn detaljeside for sager, dokumentet eller kontakter fra en liste Arbejde med flere listeelementer Rediger et element fra en listen Vis listeelementet i visningsruden Del en søgeliste Abonner på en søgeliste Eksportér en liste til Excel AVANCERET HJÆLP Gem og genbrug søgelister Administrer abonnementer Arbejde med favoritter 13

14 WorkZone Client2016 Arbejde med fulgte elementer Flyt dokument til en anden sag Opret en påmindelse på en sag Om adgangsrettigheder Arbejde med WorkZone Client-konfigurationer Importer andre brugeres konfiguration Konfigurer og distribuer en sags-, dokument- eller detaljeside Konfigurer en søgeside for sager, dokumenter, kontakter eller møder 14

15 Onlinehjælp 4. Arbejde med brugergrænsefladen 4.1 Naviger i brugergrænsefladen Tilpas dashboardet og navigationspanelet Tilpas faner, kolonner og paneler Brug tastaturnavigation Naviger i brugergrænsefladen Her beskrives hvordan du navigerer i brugergrænsefladen i WorkZone Client. OM BRUGERGRÆNSEFLADEN Når du åbner WorkZone Client, vises fanen Hjem med dashboardet. Her kan du se, hvad de forskellige dele af brugergrænsefladen kaldes (klik på billedet for at forstørre det): Om faner Uanset hvor du er i WorkZone Client, ser du altid fanen Hjem øverst i skærmbilledet. Fanen Hjem viser navigationspanelet. Når du åbner WorkZone Client, er dashboardet åbent som standard. OM DETALJESIDER Når du for eksempel åbner en sag, et dokument, en kontakt eller en gemt søgning, åbnes de på en ny fane. Du kan have flere faner åbne samtidig, og du kan arbejde på flere sager og dokumenter på én gang. 15

16 WorkZone Client2016 Metadatapanel Metadatapanelet på detaljesiden viser metadatafelter relateret til sagen, dokumentet eller kontakten. Brug opdeleren til at se flere eller færre felter på metadatapanelet. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere sagsdetaljesiden, dvs. tilføje, fjerne, tilpasse størrelse eller ændre rækkefølgen af de viste metadatafelter. Se Konfigurer og distribuer en sagsdetaljeside. Detaljefaner på detaljesider Nederst på hver detaljeside for en sag, et dokument eller en kontakt, er der faner, som hver har et lille bånd med relevante funktioner. Hvis du for eksempel har en sagsdetaljeside åben, viser detaljefanerne lister med dokumenter og kontakter, der er knyttet til denne sag. For søgninger vises listen over søgeresultater. Du kan bestemme hvilke detaljesider, du vil se. For yderligere oplysninger, se Vis faner på detaljesider. OM BÅND Hver fane og detailfane har et bånd, som indeholder knapper til de funktioner, du kan udføre. Det vil sige, at når du åbner en sag på en fane, vises kun funktioner relevante for sager, og når du åbner et dokument på en fane, vises kun funktioner relevante for dokumenter. Du kan få vist et dokument eller en kontakt i en visningsrude ved at klikke detaljefanens bånd (dvs. detaljebåndet). på Tips: Du kan minimere hovedbåndet så du kun ser ikonerne. Dette giver mere plads til at vise indholdet på fanen. Dobbeltklik på fanens titel for at minimere den. Dobbeltklik på fanens titel igen for at maksimere båndet. 16

17 Onlinehjælp Hvis du ikke kan se alle ikoner på båndet, kan du udføre et af disse trin: Klikke med musen og rulle for at se de skjulte ikoner. -Eller- Ændre din skærmopløsning for få plads til alle ikoner. OM KNAPPER PÅ BÅNDET Følgende knapper findes på både hovedbåndet og detaljebåndet: - Sag (kun på hovedbåndet): åbner fanen Ny sag. - Kontakt (kun på hovedbåndet): åbner fanen Ny kontakt. - Word (kun på hovedbåndet): åbner nyt Word-dokument. - Dokument (kun på hovedbåndet): åbner listen med følgende muligheder: Nye oplysninger: åbner fanen Nye oplysninger. Importer dokument: åbner fanen Importer dokument. Excel: åbner et nyt Excel-regneark. PowerPoint: åbner en ny PowerPoint-præsentation. - Personaliser (kun på hovedbåndet på dashboard): åbner dialogboksen Dashboard-indstillinger. - Rediger: åbner den relevante redigeringsdialogboks eller liste med redigeringsmuligheder eller åbner det valgte emne i redigeringstilstand. - Slet: sletter det eller de valgte elementer. - Del (kun for søgelister og søgesider): åbner dialogboksen Del søgning. - Abonner (kun for søgelister og søgesider): åbner listen med følgende muligheder: Dagligt En gang per 4. time Ugentligt - Opdater: opdaterer oplysninger på den aktuelle side. 17

18 WorkZone Client Åbn på ny fane (kun på hovedbåndet for søgelister under navigationsruden) - åbner den valgte liste på en ny fane. - Eksportér til Excel (kun lister) - åbner et nyt Excel-regneark og eksporterer alle oplysninger fra de valgte lister og listeelementer. - Vis: åbner relevante oplysninger (for eksempel dokumenter, parter, sagstekst) for det valgte element i en visningsrude. - Stifinder (kun sagsdetaljesider og sagslister): åbner den aktuelle sag som mappe i Windows Explorer. - Administrer: åbner listen med følgende muligheder: Tilføj til favoriter: tilføjer det valgte element til dine favoritter. Fjern fra favoriter: fjerner det valgte element fra dine favoritter. Følg: tilføjer det valgte element til dine fulgte. Stop med at følge: fjerner det valgte element fra dine fulgte. - Link: Sender det valgte element i en som et link. - Process (kun på hovedbåndet): Åbner en liste med følgende muligheder: Forelæggelse (Basis): Åbner dialogboksen Start forelæggelse. Høring (Basis): Åbner dialogboksen Start høring. - Instillinger (kun på hovedbåndet): åbner en liste med følgende valgmuligheder: Nulstil konfiguration. Importer konfiguration. Gem som standardklient Distribution (vises kun for brugere med administrative rettigheder): Åbner en liste med følgende muligheder: Forbered for distribution. Ryd distribueret konfiguration. Importer/Eksportér (vises kun for brugere med administrative rettigheder): Åbner listen med følgende muligheder: Importér fra fil. Eksportér til fil. 18

19 Onlinehjælp Aktørsekvenser: Åbner en liste med følgende muligheder: Vis ekisterence sekvenser. Opret en ny sekvens. - Hjælp (kun på hovedbåndet): Åbner onlinehjælpen til den aktuelle version af WorkZone Client. - Ny søgning (kun på hovedbåndet): åbner en liste med følgende valgmuligheder: Sag: Åbner siden Sagssøgning på en ny fane. Dokument: Åbner en Dokumentsøgning side på en ny fane. Kontakt: Åbner en Kontaktsøgning side på en ny fane. - Tilføj (kun på hovedbåndet fra aktørsekvensvisningen): Opretter en ny aktørsekvens. - Gem (kun på hovedbåndet): Gemmer udførte ændringer. På en søgeside - gemmer søgeresultatet. - Søg (kun fra søgesiden på hovedbåndet): Udfører en søgning ud fra de indtastede søgekriterier. - Ryd (kun fra søgesider på hovedbåndet): Sletter søgekriterier. - Annuller: Annullerer ændringer og lukker redigeringstilstand. - Kopier (kun på hovedbåndet fra dokumentdetaljesiden): kopierer det valgte dokument. - Kopier (kun på hovedbåndet fra sagsdetaljesiden): kopierer den valgte sag. - Luk (kun på hovedbåndet fra sagsdetaljesiden): kopierer den valgte sag. - Noter (kun på hovedbåndet fra sagsdetaljesider og dokumentdetaljesider): Åbner Noter ruden. - Genåbn (kun på hovedbåndet fra sagsdetaljesiden): Genåbner den valgte, lukkede sag. 19

20 WorkZone Client Skift (kun dokumenter): Åbner en liste med følgende valgmuligheder: Frigiv personligt udkast. Lås. - Svar (kun dokumenter): besvarer det valgte dokument i et nyt Word-dokument. - Arkiver (kun dokumenter): ændrer dokumenttilstanden til Arkiveret. - Åbn (kun dokumenter): åbner det valgte dokument i det program der blev brugt til at oprette det. - Vis PDF (kun dokumenter): viser PDF-versionen af dokumentet i visningsruden. Bemærk: PDF-dokumenter eller dokumenter med en PDF-version vises i Adobe Reader. Hvis der ikke findes en PDF-version, vises dokumentet ikke. - Til sag (kun dokumenter): Åbner den sag det valgte dokument er tilknyttet. - Til hoveddokument (kun dokumenter): Åbner hoveddokumentet for det valgte dokument. - Flyt til sag (kun dokumenter og dokumentlister): Flytter valgt dokument eller valgte dokumenter til en anden sag (dvs. åbner dialogboksen Flyt dokument). - Opret PDF (kun dokumenter): Opretter en PDF-version af det valgte dokument. - Vedhæft (kun for dokumenter): Åbner listen med følgende elementer: Vedhæft dokument: sender det valgte dokument som vedhæftet fil i en e- mail. Vedhæft PDF (for PDF-dokumenter): Sender det valgte PDF-dokument som vedhæftet fil i en . Knapper på detaljebåndet Følgende knapper findes kun på detaljebåndet: - Tilføj ny: Tilføjer nye henvisninger (dvs. åbner den tilsvarende henvisninger dialogboks). - Tilføj: Tilføjer nye oplysninger, adresser, datoer eller påmindelser, dvs. åbner den tilsvarende dialogboks. 20

21 Onlinehjælp - Tilføj relaterede parter (kun for kontakter): Tilføjer relateret part, dvs. åbner den tilsvarende dialogboks. - Angiv som standardadresse (kun for kontakter): Angiver den valgte adresse som standardadresse for en kontakt. - Omarranger aktører (kun for aktørsekvenser): Omarrangerer aktører i den valgte aktørsekvens, dvs. åbner den tilsvarende dialogboks. - Fjern: fjerner det valgte element Tip: Når du vælger elementer i en liste, kan knapperne på båndet bruges på flere elementer i en liste. For eksempel har,, osv. en rød markering. Den røde markering på knapperne på båndet viser antal valgte elementer, som en specifik knaps funktion kan udføres på. Se Udfør handlinger for flere valgte elementer for yderligere oplysninger OM NAVIGATIONSPANELET Fra navigationspanelet kan du nemt navigere rundt i WorkZone Client. Navigationspanelet er synligt som standard, men du kan skjule det. Ruderne i navigationspanelet indeholder nogle af de mest anvendte lister og dine egne gemte søgninger. Listerne er defineret og konfigureret i WorkZone Content Server. Som standard viser navigationspanelet følgende ruder: Dashboard Sager Dokumenter Kontakter Andre Foruddefinerede søgelister i navigationspanelet Hvert panel i navigationspanelet indeholder yderligere standardlister. For eksempel viser Sager følgende lister som standard: Åbne sager Sager med påmindelser Enhedens åbne sager Enhedens sager uden sagsbehandler Sager uden sagsbehandler eller enhed Favoritsager Når du klikker på en af disse lister, udføres søgning automatisk, og resultatet vises på dit dashboard. Du kan anvende knapperne på båndet til forskellige handlinger på søgeresultaterne. 21

22 WorkZone Client2016 Tips: o o Du kan nemt åbne en liste fra navigationspanelet på en ny fane ved at klikke på listens titel. Du kan tilføje flere lister eller ændre rækkefølgen af paneler ved at tilpasse navigationspanelet. Du kan for eksempel tilføje en liste med Fulgte sager (eller dokumenter eller kontakter), Læseliste sager (eller dokumenter), Ændrede sager (eller dokumenter eller kontakter) til navigationspanelet. Læselister og ændrede lister Læseliste (for sager og dokumenter) - På listen kan du se de sager eller dokumenter, du vil kende til. For eksempel, hvis nogen opretter en sag eller et dokument med dig som sagsbehandler, eller hvis nogen tilknytter dig som sagbehandler på en eksisterende sag eller et dokument, og du ikke har set sagen eller dokumentet endnu vil sagen eller dokumentet fremgå af din læseliste. Når du har åbnet sagen eller dokumentet, forsvinder det fra læselisten. Listen Ændret (for sager, dokumenter og kontakter): Når andre brugere ændrer sager, dokumenter eller kontakter, som du følger, for eksempel ændrer metadata, tilføjer eller fjerner henvisninger osv, vises sager, dokumenter og kontakter på listerne Ændrede sager, Ændrede dokumenter eller Ændrede kontakter. Når du har åbnet sagen, dokumentet eller kontakten, forsvinder det fra læselisten. OM DASHBOARDET Dashboardet er startsiden i WorkZone Client. Det giver dig et overblik og nem adgang til lister. Listerne vises i ruder på dashboardet i form af widgets. Hvis du vil tilføje andre widgets eller ændre deres placering, kan du placere widgets på dashboardet. OM VISNINGSRUDEN Når en sag, et dokument eller en kontakt vises på en liste, kan du hurtigt se en del af indholdet og dets henvisninger i visningsruden. Visningsruden indeholder forskellige oplysninger, alt efter om du åbner en en sag, et dokument eller en kontakt. For en sag vises følgende oplysninger: Sagsteksten. Lister med sagsdokumenter og -parter. For et dokument vises følgende oplysninger: Lister, der viser parter og bilag. Indholdet af dokumentet (hvis der er en PDF-version). For en kontakt vises følgende oplysninger: 22

23 Onlinehjælp Lister, der viser adresser, kontakthenvisninger, sagshenvisninger og dokumenter. Tip: Se også Tilpas visningsruden og Vis listeelementet i visningsruden. 4.2 Tilpas dashboardet og navigationspanelet Du kan personalisere brugergrænsefladen i WorkZone Client for at tilpasse den dine daglige opgaver bedst muligt. TILPAS DASHBOARDET Placer widgets på dashboardet Du kan se de mest benyttede lister i WorkZone Client og hvilken som helst af dine gemte eller delte lister i form af widgets på dashboardet. Du kan vælge, hvilke widgets der skal vises, og placere dem, som du vil. Bemærk: De almindelige lister, du kan tilføje som widgets er defineret og konfigureret på WorkZone Content Server. 1. På fanen Hjem, klik Dashboard > i gruppen Dashboard. Dialogboksen Tilpas dashboard vises. Første kolonne viser de widgets, som du kan tilføje, og de næste kolonner viser de widgets, der bliver vist nu (det vil sige, widgets, som allerede er tilgøngelige dit dashboard). 2. Træk og slip widgets til de ønskede positioner. Tip: Dobbeltklik på den widget, du vil fjerne fra dashboardet. 3. Klik Gem. Tip: Klik Nulstil, hvis du ikke vil gemme, og i stedet vil gå tilbage til standardkonfigurationen af dashboardet. EKSEMPEL Du vil se en liste over dine sager, oprettet inden for den sidste uge, på dashboardet. 1. Udfør en søgning efter sager med dig som sagsbehandler og med en oprettelsesdato inden for den sidste uge (tast -7 i feltet). 2. Gem søgningen. 3. På fanen Hjem, klik Dashboard > i gruppen Dashboard. Dialogboksen Tilpas dashboard vises. 4. Åbn Mine lister, og træk dine gemte søgninger fra trin 2 til dashboardet. 5. Klik Gem. På dashboardet kan du nu se søgningen, der viser dine sager, som du har oprettet inden for den sidste uge. 23

24 WorkZone Client2016 TILPAS NAVIGATIONSPANELET Ruderne i navigationspanelet indeholder nogle af de mest anvendte lister og dine egne gemte søgninger. Listerne er defineret og konfigureret i WorkZone Content Server. Du kan tilføje flere lister eller ændre rækkefølgen af paneler ved at tilpasse navigationspanelet. 1. På fanen Hjem, peg med musen øverst i navigationspanelet. 2. Klik. Panelet Tilgængelige lister vises. Den første kolonne viser de aktuelt viste widgets (det vil sige dem, der er tilgængelige på dit dashboard) og de næste kolonner viser de widgets, du kan tilføje. 3. Træk og slip listerne til de ønskede positioner på navigationspanelet. Tip: Dobbeltklik på panelerne for at fjerne dem fra navigationspanelet. 4. Klik Anvend for at gemme sagen. Tip: Klik Nulstil, hvis du ikke vil gemme dine ændringer, og i stedet vil gå tilbage til standardkonfigurationen af navigationspanelet. Skjul navigationspanelet Du kan skjule navigationspanelet ved at klikke på pilen øverst i skillelinjen (det vil sige i øverste højre hjørne). SKIFT SPROG I WORKZONE CLIENT Du kan ændre sproget i brugergrænsefladen i WorkZone Client. 1. Klik på ikonet i sprogbjælken i nederste højre hjørne af dashboardet. Sprogmenuen med tilgængelige sprog vises. 2. Vælg det sprog, du vil se i brugergrænsefladen. WorkZone Client genindlæses. Indstillinger og tekster i brugergrænsefladen vises nu på det valgte sprog. 4.3 Tilpas faner, kolonner og paneler Du kan personalisere brugergrænsefladen for at tilpasse den dine daglige opgaver bedst muligt. VIS FLERE ELLER FÆRRE FELTER PÅ FANERNE Du kan bestemme hvor mange felter, du vil se på en fane. Generelt vises de mest anvendte felter. Du kan trække i rullepanelet for at se de andre felter. Du kan bruge delelinjen på denne måde: Træk delelinjen op eller ned og placer den der, hvor du vil have den. Peg med musen på delelinjen og klik på pil op eller ned for at se flere eller færre felter. 24

25 Onlinehjælp Bemærk: WorkZone Client husker delelinjens placering indtil du logger af. Det betyder, at hvis du ændrer delelinjens placering, huskes placeringen indtil næste gang du åbner WorkZone Client. VIS ELLER SKJUL KOLONNER PÅ LISTER Du kan bestemme, hvilke kolonner du vil se på lister, og ændre rækkefølgen. Du kan for eksempel flytte de kolonner, du anvender oftest, længst til venstre og fjerne de kolonner du ikke behøver. Tilføj eller fjern viste kolonner 1. Åbn listen. 2. Højreklik i linjen med kolonnenavne. Kolonnevælgeren vises. 3. Tilføj kolonner ved at markere afkrydsningsfelterne. -Eller- Fjern kolonner ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne. Tips: Træk og slip kolonnerne til de ønskede positioner. Du kan ændre størrelse på kolonnerne ved at trække i pilen langs kolonnens højre kant. Klik Nulstil kolonner for at gendanne standardkonfigurationen af kolonner i en liste. Redigér rækkefølgen af koloner i lister 1. Åben en detaljeside, for eksempel sagsdetaljesiden. 2. Peg med musen på detaljefanerne og klik. Fanevælgeren vises. Tilgængelige faner vises til venstre med rødt. Det valgte faner vises til højre med grønt. 3. Træk og slip fanerne til den ønskede position. 4. Klik Gem. TILPAS VISNINGSRUDEN Visningsruden giver mulighed for at vise et element fra en liste. Når du for eksempel har valgt en sag på en liste og klikker, vises sagen i visningsruden. Du kan bestemme hvilke ruder, du vil se i visningsruden og den rækkefølge, de vises i. 1. Åbn en liste, for eksempel Mine åbne sager. 2. Klik på en sag 3. Klik på båndet. Sagen vises i visningsruden. 4. Peg med musen i øverst hjørne af visningsruden. 25

26 WorkZone Client Klik. I et nyt vindue vises tilgængelige ruder til venstre med rødt og anvendte ruder til højre med grønt. 6. Træk og slip ruderne til de ønskede positioner. 7. Klik Gem for at gemme tilpasningen. VIS LISTER PÅ DETALJESIDEN Du kan vælge at vise en eller flere af følgende lister på detaljesidernes faner: Sagsdetaljesiden: Alle hoveddokumenter og bilag Sagshenvisninger Undersager Historik for kontakthenvisninger Datoer Dokumenter Historik for dokumenthenvisninger Dokumenthenvisninger Oplysninger Livscyklus Historik for hoveddokumenter Oversager Parter Påmindelser Dokumentdetaljesiden: Forfattere Historik for sagshenvisninger Sagshenvisninger Historik for kontakthenvisninger Datoer Dokumenthenvisninger Oplysninger Livscyklus Bilags Dokumenter Parter Påmindelser 26

27 Onlinehjælp Kontaktdetaljesiden: Adresser Stedfortrædere (vises kun for medarbejdere og enheder) Forudsætning: For at kunne arbejde med stedfortrædere, skal du have modulet Process installeret under installationen af WorkZone Client. Stedfortrædere (vises kun for medarbejdere og enheder) Forudsætning: For at kunne arbejde med stedfortrædere, skal du have modulet Process installeret under installationen af WorkZone Client. Historik for sagshenvisninger Sagshenvisninger Historik for kontakthenvisninger Kontakthenvisninger Datoer Dokumenter Historik for dokumenthenvisninger Oplysninger Livscyklus Du kan også redigere rækkefølgen af faner i disse lister. 4.4 Brug tastaturnavigation Du kan bruge dit tastatur og mange effektive tastaturgenveje til at navigere i WorkZone Client. BRUG GLOBALE TASTATURGENVEJE Følgende globale tastaturgenveje gælder i WorkZone Client: Genvej Handling Hovedbånd Detaljebåndet Ctrl+S Ctrl+Shift +S Gem Ctrl+R Ctrl+Shift+R Opdater - Ctrl+Shift+N Tilføj element til liste Esc Annuller(kun i dialogbokse) Ctrl+Shift+F Opret en ny søgning Ctrl+Shift+D Opret en ny dokumentsøgning Ctrl+Shift+C Opret en ny kontaktsøgning Ctrl+Enter Foretag søgning Højre piletast, Enter Udvid liste for det valgte element Venstre piletast Skjul listed for det valgte element 27

28 WorkZone Client2016 NAVIGER MELLEM OMRÅDER Du kan navigere mellem elementer i forskellige områder i brugergrænsefladen. 1. Tryk Alt+Q for at aktivere valg af område for tastaturnavigation. Tal og bogstaver vises på de forskellige dele af brugergrænsefladen og viser det område du kan navigere i med tastaturet. Bemærk: Klik med musen eller tryk Esc for at fjerne valg af område for tastaturgenveje. 2. Tryk på et tal eller bogstav i det område, du vil navigere i med tastaturet. EKSEMPEL: Tryk 3 for at navigere i navigationspanelet på fanen Hjem. En farve markerer, at det valgte område er aktiveret for tastaturnavigation. Du kan også navigere mellem forskellige områder ved at anvende følgende tastaturgenveje: Genvej Fane Shift+Tab Ctrl+Højre pil Ctrl+Venstre pil Handling Flytter frem mellem felter i det valgte område. Flytter tilbage mellem felter i det valgte område. Vælg det næste område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det første område på siden. Vælg det forrige område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det sidste område på siden. NAVIGER I ET OMRÅDE Brug følgende genvejstaster til at navigere mellem elementer i det valgte område: 28

29 Onlinehjælp Genvej Pil op/pil ned taster Højre pil/venstre pil Enter Handling Skifter mellem lodret justerede elementer i det valgte område. Udvid/skjul hierarky. Aktiverer den valgte knap eller det valgte element. NAVIGER I LISTER Du kan anvende følgende genvejstaster til at navigere i lister: Genvej Pil ned tast Pil op tast Page Down Page Up Enter P Ctrl+A Hjem End Ctrl+Pil ned Ctrl+Pil op Ctrl+Mellemrum Ctrl+Home Ctrl+End Shift+Pil ned Shift+Pil op Handling Vælge næste element i en liste. Vælge forrige element i en liste. Vis næste side af listen. Vis forrige siden af listen; Åbner det valgte element fra listen på en ny fane. Viser/skjuler visningsruden for det valgte element. Vælger/fravælger alle elementer i en liste på den aktuelle side; Vælger det første element på den aktuelle side. Vælger det sidste element på den aktuelle side. Markerer det næste element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Fremhæver det forrige element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Vælger fremhævede elementer i en liste. Går til første side. Går til sidste side. Vælger næste element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Vælge forrige element i en liste. Allerede valgte listeelementer forbliver valgte. Tip: Du kan også navigere i lister vist i visningsruden eller i detaljelister på detaljesider. NAVIGER I DIALOGBOKSE Du kan anvende følgende genvejstaster til at navigere i dialogbokse: Genvej Alt+Q Fane Shift+Tab Handling Aktiverer valg af område for tastaturnavigation. Flytter frem mellem felter eller knapper i det valgte område i dialogboksen. Flytter tilbage mellem felter eller knapper i det valgte område 29

30 WorkZone Client2016 Genvej Ctrl+Højre pil Ctrl+Venstreøj pil Ctrl+S Handling i dialogboksen. Vælg det næste område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det første område i dialogboksen. Vælg det forrige område på siden. Hvis du ikke har valgt et område endnu, vælges det sidste område på siden. Gemmer ændringer og lukker dialogboksen (det samme som at klikke eller Gem). Esc Når fokus er på søgeelementerne luk dialogboksen. Når fokus er på en liste luk dialogboksen. Når fokus er på et element i en liste flytter fokus til listen. Pil op/pil ned (i felter med valgbare elementer) Åbner en rulleliste i det aktuelle felt. I dialogboksene Tilføj sags-/dokument-/kontakthenvisninger kan du også bruge følgende tastaturgenveje: Genvej Ctrl+Shift+Pil ned Ctrl+Shift+Pil op Ctrl+Enter Enter Handling Vis felterne under Avanceret søgning. Skjul felterne under Avanceret søgning. Når fokus er på søgeelementerne udfør en søgning. Når fokus er på en liste fremhæver det første element i en liste. Når fokus er på et element i en liste tilføjer dette element til en anden liste. Pil op/ned (i lister) Når fokus er på en liste ruller op/ned i en liste. Når fokus er på et element i en liste flytter til næste/forrige element i en liste. 30

31 Onlinehjælp 5. Arbejde med sager 5.1 Om sager og sagstyper Administrer sager Om felter på en sagsdetaljeside Rediger oplysninger på en sag Om sager og sagstyper En sag i WorkZone Client svarer til en fysisk sag eller til en sagsmappe. Formålet med en sag er at samle alle informationer vedrørende en sag på ét sted. En sag er unik og har et unikt sagsnummer. En sag kan referere til de andre sager, hvor sagsreferencerne så udgør links til de andre sager. En sag kan for eksempel referere til andre sager med de samme projekter. Sager kan have et hierarki med en overordnet sag og en eller flere underordnede sager. En sag kan for eksempel have underordnede sager, hvor de underordnede sager indeholder oplysninger med en tæt sammenhæng med den oprindelige sag. Lukkede sager er inaktive. De kan dog genåbnes. Se Genåbn en lukket sag. SKRIVEBORDSSAG Hver bruger har en såkaldt skrivebordssag. Hvis du opretter dokumenter uden med det samme at tilknytte dem til en sag, knyttes de automatisk til skrivebordssagen. Du kan arkivere dokumenter direkte på skrivebordssagen. De får ikke et "rigtigt" aktnummer, men får aktnummer 0.0 Når du flytter disse dokumenter til en rigtig sag, får de et rigtigt aktnummer. Skrivebordssagens sagsnummer har følgende format: "SJ-STD-<USERNAME>". For en bruger, "LOF" vil sagsnummeret for en skrivebordssag for eksempel være "SJ-STD-LOF". Skrivebordssagens titel er "Desktop - <USERNAME>". For eksempel "Skrivebord - LOF". Skrivebordsagen har den restriktion, at du ikke kan lukke den. 5.2 Administrer sager 31

32 WorkZone Client2016 OPRET NY SAG 1. Klik i gruppen Opret ny. En ny sagsdetaljeside åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, vises facetter. Du kan vælge facetter på en af følgende måder: Klik i facetfeltet og vælg derefter en værdi fra listen. Klik på ikonet i højre hjørne af facetfeltet for at åbne dialogboksen Vælg <navn på facet>, og vælg derefter facetter. 3. Klik. OPRET EN NY SAG FRA EN SKABELON Du kan oprette sagsskabeloner med forskellige sagstyper og egenskaber. Forudsætning: For at kunne oprette sager ud fra en skabelon skal en eller flere sagsskabeloner være defineret på serveren.. Se Opret nye sagsskabeloner i WorkZone Client Developer Guide for yderligere oplysninger. 1. Klik i gruppen Opret ny. Hvis der kun findes standardskabelonen på serveren, åber en en ny sagsdetaljeside ud fra en standardskabelon. -Eller- hvis der er konfigureret mere end en sagsskabelon på serveren, vises en liste med mulige skabeloner. Vælg en sagsskabelon fra en liste. En ny sagsdetaljeside åbner basert på den valgte skabelon. 2. Udfyld obligatoriske felter. 3. Klik. REDIGER EN SAG Du kan redigere oplysninger på en sag, indtil sagen afsluttes. Hvis du har behove for at redigere en afsluttet sag, må du genåbne sagen. 1. Åbn den sag, du vil redigere. 2. Klik i feltet, du vil redigere. 32

33 Onlinehjælp 3. Foretag dine ændringer. Se også Om felter på sagsdetaljesiden. 4. Klik. Tip: Du kan også redigere nogle felter, når sagen er vist i en liste med andre sager. Se også Rediger element fra en liste. AFSLUT EN SAG 1. Åbn den sag, du vil afslutte. 2. Klik i gruppen Administrer. Sagen afsluttes fra i dag og dags dato indsættes automatisk i feltet Afsluttet dato. Vigtigt: Du kan ikke tilføje nye dokumenter eller parter til en afsluttet sag. Med undtagelse af Påmindelser kan du ikke redigere oplysninger på en afsluttet sag. Du må genåbne sagen først. Du kan ikke kopiere en afsluttet sag. GENÅBN EN LUKKET SAG 1. Åbn den sag, du vil genåbne. 2. Klik i gruppen Administrer. Sagen er nu genåbnet, og feltet Afsluttet dato er tomt. KOPIER EN EKSISTERENDE SAG Du kan kopiere en eksisterende sag og genbruge dens metadata og henvisninger, som for eksempel parter, sags- og kontakthenvisninger, datoer og oplysninger. Du kan ikke kopiere en afsluttet sag. 1. Åbn den sag, du vil kopiere. 2. Klik i gruppen Administrer. Dialogboksen Kopier henvisninger åbner med en liste over henvisninger fra den oprindelige sag. 3. Vælg de henvisninger, du vil kopiere fra den oprindelige sag. 4. Klik Kopiér. En ny fane åbner med de valgte henvisninger, som er kopieret fra den oprindelige sag til den kopierede sag. 33

34 WorkZone Client Foretage eventuelle ændringer i den kopierede sag. 6. Klik Gem. VIS EN SAGS LIVSCYKLUS Livscyklus viser sagens fremdrift siden den blev oprettet. Du kan se: Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret. Hvornår der er ændret sagsbehandler. Hvornår sagen blev afsluttet. Hvornår sagen blev genåbnet. 1. Åbn den sag, som du vil se livscyklus for. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus. REDIGER SAGSTILSTAND Sagstilstanden viser for eksempel om en sag er ny, afventende eller arkiveret. 1. Åbn den sag, som du vil redigere sagstilstanden for. 2. Klik i feltet Tilstand og vælg en tilstand fra listen, for eksempel Uafsluttet. 3. Klik. SEND EN SAG I EN Du kan sende et link til en sag i en . Forudsætninger: Du skal have installeret WorkZone for Office. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se sagen. 1. Åbn den sag, som du vil sende et link til. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. med et link til sagen i WorkZone Client. 3. Tilføj en modtager og klik Send. ÅBN EN SAG MED WINDOWS STIFINDER Du kan åbne en sag som en mappe i Windows Stifinder og se dens indhold. Se WorkZone Explorer Brugervejledning. Forudsætning: Du skal have installeret og konfigureret WorkZone Explorer. 34

35 Onlinehjælp 1. Åbn den sag, som du vil åbne med Windows Stifinder eller vælg sagen fra en liste 2. Klik i gruppen Vis. Den valgte sag åbner som en folder i Windows Explorer. 5.3 Om felter på en sagsdetaljeside Du kan se følgende felter på en sagsdetaljeside: Felt Titel Sagsgruppe Undersagsgruppe Sagsbehandler Ansvarlig enhed Sagstype Tilstand Sagstekst Beskrivelse En sagstitel Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Navnet på den bruger, som oprettede sagen, indsættes som standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Den aktuelle brugers organisatoriske enhed indsættes automatisk. Du kan ændre enheden ved at vælge en anden enhed fra listen. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Din organisation har defineret tilgængelige sagstilstande. Du kan for eksempel, skrive en beskrivelse af sagen eller kommentarer til sagens 35

36 WorkZone Client2016 forløb. Oprettelsesdato Planlagt afslutningsdato Afsluttet dato Oprettet af Tidligere sagsnummer Emneord Læseadgang Oprettelsesdato for sagen indsættes automatisk. Feltet kan ikke redigeres. Den dato sagen forventes at afsluttes. Angiv den dato, hvor sagen afsluttes. Navnet på den bruger, der har oprettet sagen, indsættes automatisk. Hvis du arbejder med sager, der løber over flere periodeskift, skal du oprette hver enkelt sag i en ny periode. Indtast sagsnummeret fra den forrige periode i dette felt. Du kan skrive emneord fra din organisations ordbog på sager, dokumenter og kontakter. Her kan du beskrive, hvem der kan se sagen. Tip: Læseadgang blev kaldt "Indblik" i Captia Web Client. Skriveadgang Her kan du beskrive, hvem der kan se sagen. Tip: Skriveadgang blev kaldt "Redigeringsindblik" i Captia Web Client. Udførende enhed Den udførende enhed er den organisatoriske enhed, der er ansvarlig for udføre sagsbehandlingen (i modsætning til den ansvarlige enhed, som er ansvarlig for sagsbehandlingen). Bemærk: Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, vises facetter på sagsdetaljesiden. Se Opret en ny sag, trin 2. Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere de felter, der er vist på sagsdetaljesiderne. Se Konfigurer en sagsdetaljeside. 5.4 Rediger oplysninger på en sag TILFØJ ELLER FJERN SAGSPARTER Du kan tilføje en eller flere kontakter på en sag, dvs. sagsparter. 36

37 Onlinehjælp Tilføj part på en sag 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Parter fra detailfanerne. 2. Klik. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner. 3. Angiv søgekriterier på en eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning, bliver alle yderligere søgekriterier, du har angivet, slettet automatisk. 4. Klik Søg. 5. Dobbeltklik på den kontakt du vil tilføje. 6. Vælg en rolle i feltet Rolle. 7. Klik Gem. Fjern en part fra en sag 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Parter fra detailfanerne. 2. Marker afkrydsningsfeltet ved ud for den eller de kontakter, du vil fjerne. 3. Klik. REDIGER ROLLE PÅ SAGSPART 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Parter fra detailfanerne. 2. Vælg en eller flere parter, hvis roller, du vil ændre, og klik. Dialogboksen Rediger part rolle åbner. 3. Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle. 4. Klik Gem. TILFØJ ELLER FJERN SAGSDOKUMENTER Et sagsdokument er et dokument, der er gemt direkte på sagen. Du kan arkivere forskellige typer dokumenter med en sag og fjerne dem senere. Tilføj et nyt sagsdokument Når du opretter et nyt dokument fra en sagsdetaljeside, bliver dokumentet automatisk sagsdokumentet på sagen. 37

38 WorkZone Client Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil tilføje et nyt sagsdokument. 2. Opret et nyt dokument. TIP: DU KAN OPRET T E ADSKILLIGE T Y PER DOKUMENT ER. F OR Y DERLIGERE OPLY SNINGER, SE: Opret et nyt Word-dokument. Opret et nyt Excel-dokument Opret et nyt PowerPoint-dokument Opret dokumentoplysninger Importér dokument 3. Klik. Tip: Klik, hvis dokumentet ikke vises med det samme. Fjern et sagsdokument fra sag 1. På sagsdetaljesiden, åbn fanen Sokumenter fra detailfanerne. 2. Åbn et sagsdokument, som du vil fjerne fra sagen, og klik på Flyt. TILFØJ ELLER FJERN OVER- ELLER UNDERSAGER Tilføj over- eller undersag 1. Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil tilføje en over- eller undersag. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Undersager eller fanen Oversager. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj henvisninger til undersager åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. 6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. 7. Klik Gem. 38

39 Onlinehjælp Fjern over- eller undersag: 1. Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil fjerne en over- eller undersag. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Undersager eller Oversager. 3. Vælg de sager, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN EN SAGSHENVISNINGER En sagshenvisning er et link til en anden sag, som kan være relevant for sagsbehandlingen af den aktuelle sag. Det kan være sager, der har dannet præcedens eller principielle beslutninger. Tilføj en sagshenvisning 1. Åbn detaljesiden for en sag, som du vil tilføje en henvisning til. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. 6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. 7. Klik på Gem. Fjern en sagshenvisning 1. Åbn detaljesiden for en sag, som du vil fjerne en sagshenvisning fra. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Vælg de sagshenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter sager. 39

40 WorkZone Client Åbn detaljesiden for en sag, du vil tilføje eller fjerne et emneord fra. 2. Gør et af følgende: Tilføj emneord: indtast et emneord i feltet Emneord. -Eller- Fjern emneord: slet et emneord i feltet Emneord. 3. Klik. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling. Tilføj en dokumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje en dokumenthenvisning til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj dokumenthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. 6. Dobbeltklik på dokumentet eller dokumenterne, du vil tilføje. 7. Klik Gem. Fjern en dokumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dokumenthenvisning fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. 40

41 Onlinehjælp 3. Vælg de dokumenthenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De oplysninger, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din organisation. En oplysning består af to dele: Et Oplysningstype felt - oplysningens navn eller type for eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl. Tilføj oplysninger 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje oplysninger til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype og udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. Rediger oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for en sag, hvorpå du vil redigere oplysninger. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for en sag, hvorpå du vil fjerne oplysninger. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne. 4. Klik. 5. Klik Ja i bekræftelsesdialogboksen. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN DATOER De datoer, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din organisation. En dato består af to dele: 41

42 WorkZone Client2016 En Datotype - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået. Et Dato-felt. Tilføj en dato 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje en dato til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj dato vises. 4. Vælg type dato i feltet Datotype og udfyld feltet Dato. 5. Klik Gem. Rediger dato 1. Åbn deltaljesiden for en sag, hvorpå du vil redigere en dato. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Datoer. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern dato 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dato fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Vælg de datoer, du vil fjerne. 4. Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN PÅMINDELSER De påmindelser, du kan tilføje til en sag, bestemmes af din organisation. En påmindelse består af følgende: Feltet Dato - den dato, som påmindelsen gælder fra. Feltet Påmindelse til - modtageren af en påmindelse. Feltet Påmindelsestype - teksten, der vises i påmindelsen. Feltet Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse for eksempel når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet om. Bemærk: Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afslut) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser. 42

43 Onlinehjælp Feltet Påmindelsestekst - teksten, der vises i påmindelsen. Tilføj påmindelse 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje en påmindelse til. 2. På en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj påmindelse vises. 4. Udfyld felterne: Dato - skriv eller vælg datoen fra kalenderen. Feltet Påmindelse til - vælg en modtager påmindelsen. Påmindelsestype - vælg en påmindelsestype. Afslut påmindelse - vælgp, Afsluttet for at lukke påmindelsen. Påmindelsestekst - skriv en påmindelsestekst (valgfri). 5. Klik Gem. Rediger påmindelse 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil redigere en påmindelse. 2. På en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Dobbeltklik på den påmindelse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger påmindelse vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern påmindelse 1. Åbn detaljesiden for den sag, hvorfra du vil fjerne en påmindelse. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. 3. Vælg de påmindelser, du vil fjerne. 4. Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN SAG Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til sager for medarbejdere og grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Dette betyder at kun brugere, som er medlem af en grupperne med 43

44 WorkZone Client2016 læseadgang, har adgang til sagen, dokumentet, eller kontakten og til dens dokumenter eller kontakter. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dokumenter og kontakter TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL EN SAG Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til sager for medarbejdere og grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Bemærk: Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Se også Tilføj eller fjern skriveadgang til sager, dokumenter og kontakter. 44

45 Onlinehjælp 6. Arbejde med dokumenter 6.1 Om dokumenter og dokumenttyper Administrer dokumenter Om felter på en dokumentdetaljeside Rediger oplysninger på et dokument Handlinger på dokumenter Om dokumenter og dokumenttyper WorkZone Client skelner mellem forskellige typer af dokumenter. Et dokument kan være knyttet til én sag som hoveddokument. Et hoveddokument kan have flere bilag. Bilag er dokumenter, der indgår i sagsbehandlingen, og som kan uddybe aspekter af hoveddokumentet. Samtidig kan mange sager godt henvise til samme dokument. Relationen mellem sag og dokument kaldes en dokumenthenvisning. HOVEDDOKUMENTER Et hoveddokument er et dokumentet, der har et eller flere bilag tilknyttet. Et dokument bliver et hoveddokument, når feltet Hoveddokument er tomt. BILAG Bilag indeholder information, som er væsentlig for en sags forløb, og som kan illustrere forskellige aspekter af hoveddokumentet. Et dokument kan kun være bilag til ét andet dokument, nemlig dets hoveddokument. ID-nummeret og titlen på hoveddokumentet vises i feltet Hoveddokument på bilagets detaljeside. Mange andre dokumenter kan henvise til et dokument, som fungerer som bilag. Opret et bilag Når du opretter et Word-, Excel- eller PowerPoint- dokument, angiver du, at dokumentet er et bilag ved at vælge nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument i panelet Dokumentregistrering i Microsoft Office-programmet. Når du opretter et dokument ved at importere det eller oprette dokumentoplysninger, angiver du at det er et bilag ved at angive nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument på dokumentets detailside. Se også Opret et nyt dokument. 45

46 WorkZone Client2016 Bemærk: Du kan ikke gøre et eksisterende dokument til et bilag, og du kan ikke flytte ét bilag fra et hoveddokument til et andet. DOKUMENTHENVISNINGER Dokumenthenvisningerne er relateret til en sag og kan bidrage med yderligere oplysninger i forhold til sagen, men de indgår ikke i selve sagsbehandlingen. Se også Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. 6.2 Administrer dokumenter OPRET ET NYT DOKUMENT Du kan oprette forskellige typer dokumenter i gruppen Opret ny på båndet. Hvis du opretter et dokument fra en sagsdetaljeside bliver dokumentet automatisk gemt på sagen. Hvis du ikke har en sag åben, men for eksempel står på fanen Hjem, oprettes dokumentet automatisk på din skrivebordssag, med mindre du vælger en anden sag. Opret et Word-dokument 1. Klik i gruppen Opret ny. Microsoft Word åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. Et nyt Microsoft Word-dokument åbnes. 4. Skriv dit dokument. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. Tip: For hjælp til dokumentregistrering, se Registrer dokumentoplysninger i onlinehjælpen til WorkZone for Office. 6. Klik Gem på sag. Opret et Excel-dokument 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg Excel. Microsoft Excel åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. Et nyt Microsoft Excel-regneark åbnes. 4. Skriv dit dokument. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. 46

47 Onlinehjælp Tip: For hjælp til dokumentregistrering, se Registrer dokumentoplysninger i onlinehjælpen til WorkZone for Office. 6. Klik Gem på sag. Opret et PowerPoint-dokument 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg PowerPoint. Microsoft PowerPoint åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. En ny Microsoft PowerPoint-præsentation åbnes. 4. Skriv dit dokument. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. Tip: For hjælp til dokumentregistrering, se Registrer dokumentoplysninger i onlinehjælpen til WorkZone for Office. 6. Klik Gem på sag. OPRET DOKUMENTOPLYSNINGER (NYE OPLYSNINGER) Du kan oprette dokumentoplysninger uden det tilknyttede dokument. 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg Nye oplysninger. Det nye dokument åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. 3. Klik i gruppen Rediger. Det nyoprettede dokument vises nu under Dokumenter > I dag i navigationspanelet. IMPORTÉR ET DOKUMENT Du kan tilføje et dokument uden for WorkZone Client til din sag. For eksempel et indskannet dokument. 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg Importer dokument. Fanen Importer dokument åbnes. 2. Klik Gennemse under Importer dokument og vælg dokumentet. 3. Udfyld felterne. 4. Klik i gruppen Rediger. 47

48 WorkZone Client2016 REDIGER DOKUMENT Du kan redigere et dokument indtil dokumentet låses eller arkiveres. Forudsætninger: Du kan kun redigere dokumenter af typerne Word, Excel og PowerPoint. Dokumenterne skal have tilstanden Personligt udkast eller Udkast. Rediger et dokument 1. Åbn dokumentdetaljesiden eller vælg dokumentet fra en liste. 2. Klik i gruppen Vis. Dokumentet åbnes i det program, det blev skrevet i, eksempelvis Microsoft Word. 3. Foretag dine ændringer. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. 4. Klik Gem på sag. REDIGER DOKUMENTTILSTAND Dokumenttilstanden viser hvad du kan gøre med dokumentet - hvem der kan se og redigere det og hvad der kan redigeres. Dokumenttilstanden afspejles i dokumentes livscyklus. Et dokument kan have følgende tilstande: Personlig udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet. For at tillade at andre medarbejdere skal kunne se, redigere eller slette dit personlige udkast, skal du frigive det (Skift > Frigiv personligt udkast). Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres og slettes af alle. Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Arkiveret - ARK. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Bemærk: Scannede dokumenter og indgående s registreres med tilstanden Arkiveret. Låste dokumenter kan slettes, medmindre de har relationer/tilknytninger til andre dokumenter, sager, opgaver eller kontakter. Når du arkiverer et dokument skal det være tilknyttet en sag. Hvis du har arkiverer et dokument på en skrivebordssag, har dokumentet ikke noget aktnummer, og du kan flytte det til en anden sag. 48

49 Onlinehjælp Rediger dokumenttilstand 1. Åben detaljesiden for det dokument, hvis tilstand du vil ændre. 2. Klik Skift i gruppen Tilstand. 3. Vælg en ny tilstand eller klik Arkivér. SE ET DOKUMENTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser de handlinger, der er udført på dokumentet siden dets oprettelse. For eksempel: Hvilken Sagsbehandler har udført handlingen. Hvilken handling er udført på dokumentet. Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret. Se et dokuments livscyklus 1. Åbn detaljesiden for et dokument. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus. BESVAR ET DOKUMENT Du kan nu besvare et dokument enten fra en liste eller fra dokumentdetaljesiden og få sagsoplysninger indsat automatisk i dit svardokument. 1. Find det dokument, du vil besvare. 2. Klik. Et nyt Microsoft Word-dokument åbnes. Relevante oplysninger fra dit oprindelige dokument indsættes automatisk (og kan ses i ruden Dokumentregistrering): Svardokumentet sættes til Udgående. Titlen på det oprindelige dokument med præfikset Re:. Dokumentparter med rollen Afsender i det oprindelige dokument bruges som Modtagere. Der oprettes en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument. Tip: Se onlinehjælpen til WorkZone for Office for yderligere oplysninger, om hvordan besvarelse af dokumenter fungerer. 3. Udfør ændringer i svardokumentet. 4. Klik Gem på sag. KOPIÉR ET DOKUMENT Du kan kopiere et eksisterende dokument. På den måde kan du genbruge oplysninger og indhold fra det oprindelige dokument. Det kopierede dokument gemmes automatisk på din skrivebordssag. Du kan efterfølgende flytte det til en anden sag. 49

50 WorkZone Client2016 Det nye dokument beholder det oprindelige dokuments henvisninger til: Dokumenter Bilag Kontakter Sager Det får desuden tilføjet en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument. Kopier et enkelt dokument 1. Åbn det dokument, du vil kopiere. 2. Klik i gruppen Administrer. En kopi af det oprindelige dokument åbnes på en ny fane Rediger eventuelt informationer på det nye dokument. 4. Klik i gruppen Rediger. Tip: Hvis du vil redigere dokumentindholdet, se også Rediger dokument. Kopiere flere valgte dokumenter Du kan vælge en række dokumenter fra en liste og kopiere dem til en sag. 1. Åbn en liste. For eksempel Dokumenter. 2. Vælg det dokument, som du vil kopiere til en sag. 3. Klik. Dialogboksen Kopier dokumenter vises. 4. I feltet Kopier til sag, skal du skrive titlen på den sag, som dokumenterne skal kopieres til. 5. Klik på Kopiér. 6. Den valgte sag åbner med de kopierede dokumenter tilføjet på detaljefanen Dokumenter. ARKIVÉR ET DOKUMENT Når du arkiverer et dokument, sker følgende: Dokumentet får et løbenummer (aktnummer) på den sag, det er tilknyttet. Dokumentet får tilstanden Arkiveret. Dokumentet låses og kan ikke længere slettes. Du kan enten arkivere et dokument fra dokumentdetaljesiden eller fra en dokumentliste. 50

51 Onlinehjælp Arkivér fra dokumentdetaljesiden 1. Find det dokument, du vil arkivere, og åbn det. 2. Klik i gruppen Tilstand. Arkivér fra en dokumentliste 1. Åbn en dokumentliste med dokumentet du vil arkivere. Eksempel 1 2. Vælg dokumentet, du vil arkivere. 3. Klik på i detaljebåndet. SLET ET DOKUMENT Du kan slette et dokument når følgende forudsætninger er opfyldt: Du skal have de nødvendige rettigheder til at slette dokumenter. Dokumentet skal have tilstanden Personlig udkast, Udkast eller Låst dokument (ikke Arkiveret). Dokumentet må ikke have henvisninger til andre dokumenter. Slet et dokument 1. Find det dokument, du vil slette og åbn det. 2. Klik på i gruppen Administrer. Dokumentet er slettet. 1 : På fanen Hjem, åbn listen Dokumenter. 51

52 WorkZone Client Om felter på en dokumentdetaljeside Adressatdetaljesiden indeholder følgende felter: Felt Titel Sag Hoveddokument Sagsbehandler Ansvarlig enhed Dokumenttype Dokumentgruppe Tilstand Postliste Beskrivelse Skriv en kort titel til dokumentet. Her kan du se de sager, som dokumentet hører til. Hvis dokumentet er et bilag, er det tilknyttet et hoveddokument. Viser ID-nummeret for hoveddokumentet. Navnet på den bruger, som oprettede dokumentet, indsættes som standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Når du gemmer et dokument, tilføjes ansvarlig enhed (ansvarlig afdeling) automatisk. Du kan ændre det senere. Dokumenttypen angiver, om dokumentet for eksempel er indgående, udgående eller internt. Viser den gruppe, dokumentet hører til. For eksempel Beslutning, Bekræftelse eller Rådgivning. Din organisation har defineret tilgængelige tilstande. Se også Rediger dokumenttilstand. Der er to postlister: Åben postliste for i dag Alle indgående breve, som har oprettelsesdato i dag, og som er sat til åben postliste. Intern postliste for i dag Alle indgående breve, som har oprettelsesdato i dag, og som er sat til intern postliste. 52

53 Onlinehjælp Brevdato Svardato Tekst Emneord Oprettet af Oprettelsesdato Versionsnummer Læseadgang Skriveadgang Dokumentprogra m Alle brugere kan se både den åbne og den interne postliste. Angiv dags dato eller datoen angivet på det indgående brev. Her kan du angive den dato, hvor dokumentet skal besvares. Skriv en beskrivelse af dokumentets indhold i dette felt. Du kan redigere nøgleord direkte i feltet. Se også Tilføj eller fjern emneord. Navnet på den bruger, der har oprettet dokumentet, indsættes automatisk. Oprettelsesdatoen for dokumentet indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. Dokumentet har som standard versionsnummer 1. Når du anvender versionering første gang, får den nye version af dokumentet versionsnummer 2. Definerer hvem der har tilladelse til at vise dokumentet. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til et dokument. Definerer hvem der har adgang til at redigere dokumentet. Se også Tilføj eller fjern skriveadgang til et dokument. Viser hvilket program, du skal bruge til at åbne dokumentet. 6.4 Rediger oplysninger på et dokument TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje en eller flere kontakter, dvs. parter på et dokument. Dette gøres på dokumentdetaljesiden på fanen Parter. Tilføj part på et dokument 1. Åbn detaljesiden for det dokument du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 53

54 WorkZone Client Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. 7. Vælg en rolle for kontakten i feltet Rolle. 8. Klik Gem. Fjern part fra et dokument 1. Åbn detaljesiden for det dokument du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakt, du vil fjerne. 4. Klik. REDIGER ROLLE PÅ DOKUMENTPART 1. På dokumentdetaljesiden, åbn fanen Parter fra detailfanerne. 2. Vælg en eller flere parter, hvis roller, du vil ændre, og klik. Dialogboksen Rediger part rolle åbner. 3. Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle. 4. Klik Gem. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter dokumenter. 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil tilføje emneord til eller fjerne emneord fra. 2. Gør et af følgende: Tilføj emneord: indtast et emneord i feltet Emneord. -Eller- Fjern emneord: slet et emneord i feltet Emneord. 3. Klik. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at 54

55 Onlinehjælp gemme. Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling. Tilføj en dokumenthenvisning 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil tilføje en henvisning til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj dokumenthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på dokumentet eller dokumenterne, du vil tilføje. De valgte dokumenter vises i højre kolonne. 7. Klik Gem. Det tilføjede dokument vises nu i listen Dokumenthenvisninger. Fjern en dokumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dokumenthenvisning fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af de dokumenthenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De oplysninger, du kan tilføje på dokumentet, bestemmes af din organisation. En oplysning består af to dele: Et Oplysningstype felt - oplysningens navn eller type for eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl. Inputfeltet kan indeholde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning. 55

56 WorkZone Client2016 Tilføj oplysninger 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil tilføje oplysninger til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype og udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. Rediger oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, hvorpå du vil redigere oplysninger. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern oplysninger 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, som du vil fjerne oplysninger fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne. 4. Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN DATOER De datoer, du kan tilføje på et dokument, bestemmes af din organisation. En dato består af to dele: En Datotype - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået. Et Dato-felt. Tilføj dato 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil tilføje en dato til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj dato vises. 4. Vælg type dato i feltet Datotype og udfyld feltet Dato. 5. Klik Gem. 56

57 Onlinehjælp Rediger dato 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil redigere en dato på. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern dato 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil fjerne en dato fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Vælg de datoer, du vil fjerne. 4. Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN PÅMINDELSER De påmindelser, du kan tilføje til dokumentet, bestemmes af din organisation. En påmindelse består af følgende: Feltet Dato - den dato, som påmindelsen gælder fra. Feltet Påmindelse til - modtageren af en påmindelse. Feltet Påmindelsestype - teksten, der vises i påmindelsen. Feltet Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse for eksempel når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet om. Bemærk: Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afslut) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser. Feltet Påmindelsestekst - teksten, der vises i påmindelsen. Tilføj påmindelse 1. Åbn detaljesiden for et dokument, du vil tilføje en påmindelse til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj påmindelse vises. 4. Udfyld felterne: Dato - skriv eller vælg datoen fra kalenderen. Feltet Påmindelse til - vælg en modtager påmindelsen. Påmindelsestype - vælg en påmindelsestype. Afslut påmindelse - vælgp, Afsluttet for at lukke påmindelsen. Påmindelsestekst - skriv en påmindelsestekst (valgfri). 5. Klik Gem. 57

58 WorkZone Client2016 Rediger påmindelse 1. Åbn detaljesiden for et dokument, hvorpå du vil redigere en påmindelse. 2. På en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. 3. Dobbeltklik på den påmindelse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger påmindelse vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern påmindelse 1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil fjerne en påmindelse fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. 3. Vælg de påmindelser, du vil fjerne. 4. Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til dokumenter for medarbejdere eller grupper. Et dokument nedarver som standard samme læserettigheder som den sag den hører til. Et bilag nedarver som standard samme læserettigheder som dets hoveddokument. Bemærk: Hvis der ikke er defineret læseadgang til et dokument, kan det læses af alle. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dokumenter og kontakter TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til dokumenter for medarbejder eller grupper. Kun de medarbejdere og grupper, du har givet skriveadgang, kan redigere dokumentet. Et dokument nedarver som standard samme skriverettigheder som den sag den hører til. Et bilag nedarver som standard samme skriverettigheder som dets hoveddokument. Bemærk: Bemærk: Hvis der ikke er defineret skriveadgang til et dokument, kan det læses af alle. Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Se også Tilføj eller fjern skriveadgang til sager, dokumenter og kontakter. 6.5 Handlinger på dokumenter Her beskrives de grundlæggende handlinger, du kan foretage på dokumenter. 58

59 Onlinehjælp ÅBN DOKUMENT I TILSVARENDE PROGRAM Man kan åbne et dokument fra listen eller fra detaljeoversigten i det program, der blev brugt til at oprettet dokumentet. 1. Vælg det dokument, du vil åbne enten fra en liste eller fra detaljesiden. 2. Klik. Dokumentet åbner i det program, der blev brugt til at oprette dokumentet (for eksempel Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint). Bemærk: Hvis du åbner et Microsoft Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument og har installeret WorkZone for Office, vises dokumenter med ruden Dokumentregistrering. Du kan redigere dokumentets metadata og gemme ændringer. Dokumenterne åbnes med de tilknyttede programmer på samme måde som i Microsoft Windows. Hvis filtypen ikke er knyttet til Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint, eller de ikke er installeret, vil du blive foreslået enten at hente dokumentet til din harddisk eller at åbne dokumentet med et andet program. SEND DOKUMENT I EN - SOM LINK Du kan sende et link til en detaljeside for et dokument i en . For dokumenter med fysiske filer (for eksempel.doc,.txt,.xls, osv.an), kan du også sende et direkte link til at hente filerne fra en . Forudsætninger: For at aktivere denne funktion skal du have WorkZone for Office installeret. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se dokumentet. 1. Find dokumentet, du vil sende et link til og udfør en af følgende handlinger: Åbn det. -Eller- Vælg det fra en liste, for eksempel fra Mine Dokumenter i navigationspanelet. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. For dokumenter uden fysiske filer, tilføjes et link til detaljesiden for et dokument i WorkZone Client eller i Captia Web Client. For dokumenter som har fysiske filer - tilføjes to links: 59

60 WorkZone Client2016 a. Et link til detaljesiden for et dokument i WorkZone Client. b. Et direkte link Vis til at hente den fysiske fil for dokumentet. 3. Tilføj en modtager og klik Send. SEND DOKUMENT I EN - SOM VEDHÆFTET FIL Forudsætning: Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. 1. Åbn detaljesiden for et dokument du vil vedhæfte til en eller vælg dokumentet fra en liste. 2. Klik > Vedhæft dokument i gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. Dokumentet er vedhæftet til en . SEND DOKUMENT I EN - SOM VEDHÆFTET PDF Forudsætninger: Der skal findes en PDF-version af dokumentet. Se Opret PDF-version. Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. 1. Åbn detaljesiden for et dokument med en PDF-version, som du vil vedhæfte, eller vælg PDF dokumentet fra en liste. 2. Klik > Vedhæft PDFi gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. PDF-dokumentet er vedhæftet til en. FLYT DOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et hoveddokument fra en sag til en anden. Bemærk: Hvis dokumentet har bilag, bliver de også flyttet. 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil flytte til en anden sag. 2. Klik. Vinduet Flyt dokument åbner. 3. Indtast en del af navnet på sagen, du vil flytte et dokument til. For eksempel titlen, sagsnummeret eller sagsbehandler. 4. Vælg en sag fra listen. 60

61 Onlinehjælp 5. Marker afkrydsningsfeltet Arkiver dokument på ny sag, hvis du vil arkivere dokumentet. 6. Klik Flyt til sag. Dokumentet er nu flyttet til den valgte sag. Tip: Du kan også flytte flere dokumenter fra en liste til en ny sag. Se Udfør handlinger for flere valgte elementer. OPRET PDF-VERSION Du kan oprette PDF-versioner af dokumenter. 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil oprette en PDF-version af. 2. Klik. PDF-versionen af dokumentet oprettes. VIS PDF-VERSION 1. Åbn detaljesiden for et dokument med PDF-version. 2. Klik. PDF-versionen vises i visningsruden. 61

62 WorkZone Client Arbejde med kontakter 7.1 Om kontakter Administrer kontakter Om felter på kontaktdetaljesiden Rediger oplysninger på en kontakt Om kontakter Følgende beskriver termerne adressat, navn og part. OM KONTAKTER En kontakt er en betegnelse for de navne, som anvendes inden for sagsbehandling. En kontakt kan eksempelvis være en person, medarbejder, kommune, institution eller en virksomhed. En kontakt identificeres i WorkZone Client ved hjælp af både en kontakttype og et ID. Kontakttyper er for eksempel Personer (med CPR), Personer (uden CPR), Bygninger og Institutioner. Kontakt ID kan være CPR-nummer og CVR-nummer. Om kontaktnavne Enhver kontakt har et eller flere navne, som indtastes på kontaktdetaljesiden. Felterne Navn 1 og Navn 2 kan bruges til henholdsvis for- og efternavn. Om parter Part er et andet ord for kontakt og bruges i en speciel sammenhæng. En part kan eksempelvis være en person, der har henvendt sig til en virksomhed med en klage, som kræver sagsbehandling. I dette tilfælde er personen og virksomheden begge parter i sagen. På dokumenter kan parterne tildeles roller, for eksempel Afsender, Modtager eller Forfatter. 7.2 Administrer kontakter Nedenfor beskrives grundlæggende opgaver forbundet med kontakter - se også Om kontakter. 62

63 Onlinehjælp OPRET EN NY KONTAKT 1. Klik i gruppen Opret ny. Den nye kontaktdetaljeside åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. Læs om felterne i Felter på adressatdetailsider. 3. Klik i gruppen Rediger. REDIGER EN KONTAKT Du kan ændre oplysninger på en eksisterende kontakt. For eksempel kan du tilføje og fjerne adresser eller redigere sagshenvisninger. 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, du vil fjerne. 2. Klik i det metadatafelt, du vil redigere. -Eller- Åbn en relevant detaljefane såsom Sagsreferencer, og foretag dine ændringer. 3. Klik. REDIGER KONTAKTTILSTAND 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvor du vil ændre tilstanden. 2. I feltet Tilstand, vælg en tilstand fra listen. 3. Klik for at gemme kontakten. Kontaktens livscyklus er opdateret med den nye tilstand. VIS EN KONTAKTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser en kontakts forløb siden dens oprettelse, dvs: Hvornår feltet Tilstand er blevet ændret. Til hvilken tilstand feltet Tilstand er blevet ændret. Hvem har udført ændringen (kolonnen Udført af). Hvornår kontakten blev oprettet, lukket eller genåbnet (kolonnen Aktion). Vis en kontakts livscyklus 1. Åbn detaljesiden for den kontakt hvis livscyklus du vil se. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Livscyklus. Tip: Du kan tilføje flere kolonner for at se flere oplysninger. 63

64 WorkZone Client2016 LUK EN KONTAKT Normalt lukker man en kontakt, hvis kontakten er en virksomhed, der ikke eksisterer længere. En lukket kontakt bevares som part de steder, den er tilføjet som part. 1. Åbn detaljesiden for den kontakt du vil lukke. 2. Indsæt en dato i feltet Kontakt slutdato. 3. Klik. Kontakten lukkes fra og med denne dato. 7.3 Om felter på kontaktdetaljesiden Kontaktdetaljesiden indeholder følgende felter: Felt Type Beskrivelse Feltet Kontakttype er obligatorisk. ID Feltet ID afhænger af dit valgt i feltet Type. For eksempel 1 Kontakt startdato Startdato for kontakten. Når du opretter en kontakt, indsættes den aktuelle 1 hvis du vælger Personer (med CPR), dvs. personnummer, i feltet Type, skal du indtaste et CPR nummer i feltet ID. 64

65 Onlinehjælp dato som startdato. Du kan ændre datoen. Kontakt slutdato For eksempel 1 Slutdato for kontakten. Du kan lukke en kontakt ved at tilføje en slutdato og derved undgå, at kontakten bliver brugt for eksempel i forbindelse med nye sager og dokumenter. Navn 1 og 2 Se også Luk en kontakt. I feltet Navn 1 kan du skrive kontaktens navn. Hvis der ikke er plads, kan du skrive den resterende del af navnet i feltet Navn 2. For personnavne kan du bruge feltet Navn 1 til fornavne og feltet Navn 2 til efternavnet. Adresse 1, 2 og 3 Postnummer og land Telefon Der er plads til 60 tegn i hvert felt. Der er tre adressefelter. Der er plads til 60 tegn i hvert felt. Som standard er Danmark indsat i feltet Land. Hvis du ikke ændrer landet, antager systemet, at det postnummer, du indtaster i det første felt, er et dansk postnummer eller postdistrikt. Kontaktens telefonnummer. Mobil Kontaktens mobiltelefonnummer. Kontaktens adresse. Webside Kontaktens webside. Fax Kontaktens faxnummer. Adressetype Gruppe Den adresse, du indtaster i adressefelterne, bliver automatisk til Hovedadresse i feltet Adressetype. Du kan ændre indholdet af feltet til for eksempel Filialadresse. Din organisation har defineret tilgængelige grupper. 1 kan du indsætte en senere dato, hvis kontakten ikke skal bruges før en senere dato. In this case, the contact will appear as Closed until the start date. 65

66 WorkZone Client2016 Stilling Kontaktens jobtitel. Læseadgang Tilstand Oprettelsesdato Oprettet af Sidst opdateret Opdateret af Beskyttelse Adresse startdato Definerer, hvem der har tilladelse til at vise kontakten. Du kan redigere læseadgang på samme måde som for dokumenter. Se også Tilføj/fjern læseadgang til et dokument. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Valgmulighederne i feltet er defineret i WorkZone Configuration Management. Oprettelsesdatoen for kontakten indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. Navnet på den bruger, der har oprettet kontakten, indsættes som standard. The update date of the contact is entered by default. Feltet kan ikke redigeres. Navnet på den bruger, der har opdateret kontakten, indsættes som standard. Du kan angive adressebeskyttelse på en adresse. Datoen viser, hvornår beskyttelsen træder i kraft. Startdato for adressen. Når du opretter en adresse, indsættes den aktuelle dato som startdato. Du kan ændre datoen. Adresse slutdato Emneord For eksempel, 1 Slutdato for adressen. Du kan lukke en adresse ved at tilføje en slutdato og derved undgå at adressen bliver brugt for eksempel i forbindelse med nye sager og dokumenter. Du kan redigere nøgleord direkte i feltet. Se også Tilføj eller fjern emneord. 7.4 Rediger oplysninger på en kontakt 1 kan du indsætte en senere dato hvis adressen ikke skal bruges før en senere dato. I dette eksempel vises adressen som Lukket, indtil startdatoen nås. 66

67 Onlinehjælp TILFØJ ELLER FJERN KONTAKTHENVISNINGER Du kan tilføje en eller flere kontakthenvisninger på et dokument. Tilføj en kontakthenvisning 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil tilføje kontakthenvisning. 2. Fra detailsiden, åbn fanen Kontakthenvisninger. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på en eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden rolle for kontakten i listen Rolle. For eksempel Formand eller Udvalg. 7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vises nu i listen Kontakthenvisninger. Fjern en dokumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, du vil fjerne. 2. Fra detaljefanen, åbn fanen Kontakthenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af kontakthenvisningen, du vil fjerne. 4. Klik. TILLFØJ ELLER FJERN EN PARTSRELATION Du kan tilføje en eller flere af relationerne til en part, det vil sige, kontakter, der er relateret til parten. Så kan du se alle partsrelationer og deres roller fra alle partslister. Forudsætning: Før du kan tilføje en kontakt som en partsrelation, skal du tilføje denne kontakt som en kontaktreference. Tilføj en partsrelation 1. På detaljesiden for en kontakt, som du vil tilføje en relation til, åbn fanen Kontakthenvisninger. 2. Vælg den part, som du vil tilføje en relation til. 67

68 WorkZone Client Klik. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisning åbner. Partens kontakthenvisninger vises. 4. Søg efter den relaterede part, du vil tilføje, på en af følgende måder: Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Part rolle. Angiv parts-id i feltet ID. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje som relationer for denne part. De valgte kontakter vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden partsrolle for den relation, der er tilføjet i feltet Rolle. 7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vises nu på listen Kontaktreferencer for parten, der blev tilføjet i trin Gentag trin 3-7 indtil du har tilføjet alle relaterede parter. Fjern en partsrelation Du kan fjerne en partsrelation på samme måde som du kan fjerne enhver anden kontakthenvisning. 1. På detaljesiden for en kontakt, som du vil fjerne en relation fra, åbn fanen Kontakthenvisninger. 2. Vælg en eller flere partsrelationer, som du vil fjerne. 3. Klik. Bekræftelsesdialogboksen vises. 4. Klik OK. REDIGER PART ROLLE FOR KONTAKT 1. På detaljesiden for en kontakt, åbn fanen Kontakthenvisninger fra detaljefanerne. 2. Vælg en eller flere parter, hvis roller, du vil ændre, og klik. Dialogboksen Rediger part rolle åbner. 3. Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle. 4. Klik Gem. TILFØJ ELLER FJERN SAGSHENVISNINGER Du kan tilføje en eller flere sagshenvisninger. 68

69 Onlinehjælp Tilføj en sagshenvisning til en kontakt 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil tilføje en sagshenvisning. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på en eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. 6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. De valgte sager vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden rolle for kontakten i listen Rolle. For eksempel Sagspart eller Rådgivningspart. 7. Klik Gem. Fjern en sagshenvisning fra en kontakt 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil fjerne en sagshenvisning. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakthenvisning du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN STEDFORTRÆDERE FOR EN KONTAKT Forudsætning: For at kunne arbejde med stedfortrædere, skal du have modulet Process installeret under installationen af WorkZone Client. Du kan vælge andre brugere eller organisatoriske enheder som skal være dine stedfortrædere og handle på dine vegne. Du kan tilføje, redigere og fjerne stedfortrædere på fanen Stedfortrædere på din kontaktdetaljeside. Du kan også se listen over kontakter, der har valgt dig som deres stedfortræder, på fanen Stedfortrædere. Tip: Fanerne Stedfortrædere og Stedfortræder for vises ikke som standard. Du må selv tilføje dem. Se Vi faner på detaljesiden. Stedfortrædere kan have to typer roller: NORMAL eller ADMIN. Rollen NORMAL bevirker, at en stedfortræder kan arbejde med procesopgaver på vegne af den bruger, som tilknyttede en stedfortræder. Rollen ADMN giver lov til at arbejde med procesopgaver og vælge andre brugere som stedfortrædere for den oprindelige kontakt. Eksempel: Hvis Bruger1 er stedfortræder for Bruger2 med rollen NORMAL, kan Bruger1 arbejde med procesopgaver på vegne af Bruger2. Hvis Bruger2 er stedfortræder for Bruger3 med rollen 69

70 WorkZone Client2016 ADMIN, kan Bruger2 arbejde med procesopgaver på vegne af Bruger3 og desuden vælge, at Bruger4 og Bruger5 skal være stedfortrædere for Bruger3 og handle på vegne af Bruger3. Tilføj en kontakt som stedfortræder 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil tilføje en stedfortræder for. -Eller- Hvis du tilføjer en stedfortræder for dig selv, dobbeltklik på dit brugernavn i øverste højre hjørne af WorkZone Client for at åbne din kontaktdetaljeside. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Stedfortrædere. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj stedfortrædere åbner. 4. Søg på den part, du vil tilføje som stedfortræder på en af følgende måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Part rolle. Angiv parts-id i feltet ID. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. 7. Vælg en rolle for stedfortræderen. 8. Klik Gem. Rediger en stedfortræders rolle 1. På kontaktdetaljesiden, åbn detaljefanen Stedfortrædere. Listen med stedfortrædere vises. 2. Vælg en eller flere stedfortrædere, som du vil ændre rollen for, og klik. Dialogboksen Rediger partrolle åbner. 3. Vælg en anden rolle i feltet Rolle. 4. Klik Gem. Fjern en stedfortræder 1. På kontaktdetaljesiden, åbn detaljefanen Stedfortrædere. Listen med stedfortrædere for denne kontakt vises. 2. Vælg en eller flere stedfortrædere, som du vil fjerne. 3. Klik. Bekræftelsesdialogboksen vises. 4. Klik OK. 70

71 Onlinehjælp VIS HVEM EN KONTAKT ER STEDFORTRÆDER FOR På en detaljeside for en kontakt kan du se hvem denne kontakt er stedfortræder for. På kontaktdetaljesiden, åbn fanen Stedfortrædere. Listen med kontakter, som denne kontakt er stedfortræder for, vises. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter kontakter. 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil tilføje et emneord til eller fjerne et emneord fra. 2. Gør et af følgende: Tilføj emneord: indtast et emneord i feltet Emneord. -Eller- Fjern emneord: slet et emneord i feltet Emneord. 3. Klik. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN ADRESSER Du kan tilføje, redigere eller fjerne adresser på en aktiv (dvs. ikke lukket) kontakt. Tilføj en adresse 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at tilføje en adresse. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Adresser. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj adresse vises. 4. Indtast adressen. 5. Klik Gem. Vis en kontakts standardadresser Hvis du har flere adresser for en kontakt, kan du angive standardadressen for denne kontakt. Vælge en adresse, og klik på for at gøre det til standardadressen for denne kontakt. 71

72 WorkZone Client2016 Rediger en adresse 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at redigere en adresse. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Adresser. 3. Dobbeltklik på den adressse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger adresse vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern en adresse Bemærk: Du kan ikke slette en kontakts hovedadresse. Du kan ikke slette en adresse, som er brugt af en anden henvisning. 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at fjerne en adresse. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Adresser. 3. Vælg den adresse, du vil fjerne. 4. Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De oplysninger, du kan tilføje på kontakten, bestemmes af din organisation. En oplysning består af to dele: En Oplysningstype - navn eller type af oplysning, for eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl. Indtastningsfeltet kan indeholde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning. Tilføj oplysninger 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at tilføje oplysninger. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Oplysninger. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype og udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. Rediger oplysninger 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at redigere oplysninger. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Oplysninger. 72

73 Onlinehjælp 3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern oplysninger 1. Åbn en kontaktdetaljeside for at fjerne oplysninger. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Oplysninger. 3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne. 4. Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN DATOER De datoer, du kan tilføje til en kontakt, bestemmes af din organisation. En dato består af to dele: En Datotype - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået. Et Dato-felt. Tilføj dato 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil tilføje en dato til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj dato vises. 4. Vælg type dato i feltet Datotype og udfyld feltet Dato. 5. Klik Gem. Rediger dato 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, hvorpå du vil redigere en dato. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Datoer. 3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises. 4. Foretag ændringer og klik Gem. Fjern dato 1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil fjerne en dato fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Vælg de datoer, du vil fjerne. 73

74 WorkZone Client Klik. Dialogboksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN KONTAKT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til en kontakt for medarbejdere og grupper. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dokumenter og kontakter 74

75 Onlinehjælp 8. Arbejde med lister Her beskrives de grundlæggende opgaver i forbindelse med lister. Se også Gem og genbrug søgelister. ÅBN LISTE PÅ NY FANE 1. Vælg den liste, du vil åbne, i en ny fane. 2. Klik på, eller klik på musens rulleknap. ÅBN ET ELEMENTS DETALJESIDE FRA EN LISTE Hvis du åbner mere end ét element fra listen, vil detaljesiden for hvert element (for eksempel sag, dokument eller kontakt) åbne i en ny fane. Det gør navigation lettere og giver dig et hurtigt overblik over hvert åbent element. 1. Åbn en liste med det element, hvis detaljeside du vil åbne. 2. Dobbeltklik på elementet. Dens detaljeside vil åbne i en ny fane. ARBEJDE MED FLERE LISTEELEMENTER Når du arbejder med lister, kan du udføre nogle af funktionerne på båndet på flere valgte elementer på en liste. For yderligere oplysninger, se Om knapper på båndet. Arbejde med flere listeelementer 1. Vælg det element fra listen, som du vil arbejde med. Den røde markering på knapperne på båndet viser, hvor mange af de valgte elementer, som en specifik knaps funktion kan udføres på. 2. Klik på en knap på båndet for at udføre denne funktion på de valgte elementer. 75

76 WorkZone Client2016 REDIGER ET ELLER FLERE ELEMENTER FRA EN LISTE Du kan for eksempel redigere metadata på et element, der er vist i en liste. For eksempel 1 Rediger et enkelt element på en liste 1. Vælg det element fra listen, som du vil redigere. 2. Klik. 3. Foretag dine ændringer ved at indtaste eller vælge en ny værdi. 4. Klik på Gem. Rediger flere elementer på en liste Når du arbejder med sags- og dokumentlister kan du redigere noget af deres metadata direkte fra listen. Du kan redigere sagsbehandler, ansvarlig enhed, tilstand, sagstype og planlagt afslutningsdato på flere valgte sager. Du kan redigere dokumenttype, dokumentgruppe, sagsbehandler, ansvarlig enhed og svardato på flere valgte dokumenter. Tip: Når du vælger flere sager eller dokumenter og redigerer dem fra en liste, er de stadig valgt, efter at du har afsluttet redigeringen. Dette betyder, at du kan fortsætte med at redigere elementerne uden at vælge dem igen. 1. Åbn en liste med flere elementer, du vil redigere. 2. Vælg de elementer, du vil redigere, og klik. 3. Klik på Gem. VIS LISTEELEMENTET I VISNINGSRUDEN Du kan se yderligere oplysninger på et element, der er vist i en liste i en visningsrude. Eksempel 2 Vigtigt: PDF-dokumenter kan kun vises i visningsruden fra detaljesiden. 1. Åbn en liste. For eksempel Dokumenter. 2. Vælg et dokument. 1 kan du ændre en sags sagsbehandler eller titel direkte i listen Åbne sager i navigationspanelet. 2 Du kan få vist et dokument fra listen Dokumenter på detaljesiden i visningsruden. 76

77 Onlinehjælp 3. Klik. Listen med parter og bilag vises i visningsruden. EKSPORTÉR EN LISTE TIL EXCEL Forudsætning: For at kunne eksportere til Excel, skal du installere WorkZone for Excel som del af WorkZone for Office installation. Du kan eksportere enhver liste fra WorkZone Client til Excel og få alle oplysninger om listeelementerne indsat automatisk i Excel-arket i samme rækkefølge og med samme kolonnenavne som i WorkZone Client. Bemærk: Du kan redigere det eksporterede Excel-dokument (for eksempel for at danne en rapport) på samme måde som du ville redigere ethvert andet Excel-dokument. De ændringer, du foretager i Excel-dokumentet gemmes dog IKKE i WorkZone Client. Du kan til enhver tid få seneste version af en eksporteret liste og dens elementer i WorkZone Client ved at eksportere listen igen. Eksportér en liste til Excel 1. Vælg en liste, som du vil eksportere til Excel. 2. Klik i gruppen Liste. Det nye regneark åbner med alle oplysninger om de valgte listeelementer eksporteret i samme rækkefølge og med samme kolonnenavne som i WorkZone Client. Opdatér en eksporteret liste fra Excel Du kan opdatere en eksporteret liste i Excel og få den seneste version af denne liste i WorkZone Client. 1. Åbn Excel-dokumentet med en eksporteret liste. 2. På fanen Design, klik Opdater i gruppen Eksterne tabeldata. 77

78 WorkZone Client Om adgangsrettigheder Ved at benytte adgangsrettighederne i WorkZone Client kan du definere, hvem der må se og redigere sager, dokumenter og kontakter. Læseadgang - giver dig rettigheder til at kunne se en sag, et dokument eller en kontakt. Skriveadgang - giver dig rettigheder til at kunne redigere en sag eller et dokument. Du kan give læse- og skriveadgang til en sag, et dokument eller en kontakt til udvalgte medarbejdere eller grupper af medarbejdere. En gruppe af brugere kan bestå af en eller flere medarbejdere og konfigureres i WorkZone Configuration Management. Vigtigt: Hvis du begrænser læserettighederne på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Dette betyder, at hvis du har begrænset læseadgang til en sag, er det kun de brugere, der har læseadgang til sagen, der har adgang til alle sagens dokumenter. Når du begrænser læse- eller skriverettighederne på et dokument, gælder begrænsningen som standard for alle sagens billag. Når du begrænser skriveadgang for en kontakt, gælder begrænsningen kun for den pågældende kontakt. OM LÆSEADGANG Som standard har alle læseadgang til nyoprettede sager, dokumenter og kontakter. Du kan begrænse læseadgangen til et element ved at ændre læserettighederne på eksempelvis sagen. Vigtigt: Du skal altid have læseadgang til de sager, dokumenter og kontakter, som du vil definere læseadgang til. Det er kun dig, der kan læse og redigere dine egne dokumenter med tilstanden Personligt udkast. Hvis du vil give andre adgang til dine personlige udkast, skal du frigive dem (Skift > Frigiv personligt udkast). Se Skift dokumenttilstand. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN SAG, ET DOKUMENT ELLER EN KONTAKT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til sager, dokumenter og kontakter for individuelle brugere og grupper af brugere. Tilføj læseadgang 1. Åben detaljesiden for en sag, et dokument eller en kontakt, du vil give læseadgang til. 78

79 Onlinehjælp 2. Klik i feltet Læseadgang. Dialogboksen Rediger læseadgang åbner. 3. Alt efter installationen af WorkZone Content Server, vælg individuelle brugere eller brugergrupper, som har brug for læseadgang til sagen, dokumentet eller kontakten.. Hvis du har en virksomhedsudgave af WorkZone Content Server:, skal du i feltet Emneindblik vælge de grupper, der skal have læseadgang. Vælg de grupper, der skal have læseadgang, i feltet Koncernindblik. -Eller- Hvis du har en standardudgave af WorkZone Content Server, skal du vælge de brugere eller grupper, der skal have læseadgang, i feltet Indblik. Tip: Du kan oprette nye indblik fra denne dialogboks. Klik Opret ny adgangsgruppe og gentag trin Gentag denne procedure, indtil du har valgt alle de medarbejdere eller grupper, der skal have læseadgang til sagen, dokumentet eller kontakten. 5. Klik Anvend. Fjern læseadgang 1. Åbn detaljesiden for en sag, et dokument eller en kontakt, som du vil fjerne læseadgang fra. 2. Klik i feltet Læseadgang. Dialogboksen Rediger læseadgang åbner. 3. Klik på X ud for den bruger eller brugergruppe, hvorfra du vil fjerne to the user or group from which you want to remove the read access. 4. Klik Anvend. Bemærk: Hvis du fjerner alle medarbejdere og grupper, fjerner du begrænsningen af skriveadgang. Det betyder, at alle medarbejdere har læseadgang. OM SKRIVEADGANG Som standard har alle skriveadgang til nyoprettede sager og dokumenter. Du kan begrænse skriveadgang til en sag eller et dokument ved at ændre skriverettigheder. Vigtigt: Du skal altid have skriveadgang til de sager og dokumenter, som du vil definere skriveadgang til. TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL EN SAG ELLER ET DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til sager eller dokumenter for enkelte medarbejdere og grupper. Vigtigt: 79

80 WorkZone Client2016 Du skal altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Det er kun dig, der kan læse og redigere dine egne dokumenter med tilstanden Personligt udkast. Hvis du vil give andre adgang til dine personlige udkast, skal du frigive dem (Skift > Frigiv personligt udkast). Se Skift dokumenttilstand. Tilføj skriveadgang 1. Åbn detaljesiden for den sag eller det dokument, du vil give nogen skriveadgang til. 2. Klik på i feltet Skriveadgang. Dialogboksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Alt efter installationen af WorkZone Content Server, vælg individuelle brugere eller brugergrupper, som har brug for læseadgang til sagen eller dokumentet. Hvis du har en virksomhedsudgave af WorkZone Content Server:, skal du i feltet Emneindblik vælge de grupper, der skal have læseadgang. Vælg de grupper, der skal have skriveadgang, i feltet Organisatorisk indblik. -Eller- Hvis du har en standardudgave af WorkZone Content Server, skal du vælge de brugere eller grupper, der skal have læseadgang, i feltet Indblik. Tip: Du kan oprette nye indblik fra denne dialogboks. Klik på Opret ny adgangsgruppe og gentag trin Gentag denne procedure indtil du har valgt alle de medarbejdere eller grupper, der skal have skriveadgang til sagen eller dokumentet. 5. Klik Anvend. Fjern skriveadgang 1. Åbn detaljesiden for den sag eller det dokument, du vil fjerne skriveadgang fra. 2. Klik i feltet Skriveadgang. Dialogboksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Klik på X ud for de medarbejdere eller den gruppe, som du vil fjerne skriveadgang fra. 4. Klik Anvend. Bemærk: Hvis du fjerner alle medarbejdere og grupper, fjerner du begrænsningen af skriveadgang. Det betyder, at alle medarbejdere har skriveadgang. NEDARVNING AF ADGANGSRETTIGHEDER Ved at begrænse læseadgang til en sag, et dokument eller en kontakt, kan du begrænse, hvem der kan se sagen, dokumentet eller kontakten og dets undersager eller sagsdokumenter. 80

81 Onlinehjælp Som standard nedarver alle underelementer, for eksempel undersager eller sagsdokumenter, til en sag eller et dokument læseadgangen fra sagen eller dokumentet. Tips: Sager kan arve læseadgang fra deres sagsgruppe, hvis din organisation anvender denne funktionalitet. Tilføj kolonnen Effektivt indblik til dine dokumentlister for at få et overblik over den aktuelle læseadgang. Effektivt indblik kan forklares således: [Sagens læseadgang] & [Hoveddokumentets/dokumentets læseadgang] & [Underelementets læseadgang] For eksempel, den aktuelle læseadgang på dokumentdetaljesiden [ ] & [ ] & [ ]: [dokumentets egen læseadgang] & [hoveddokumentets læseadgang] & [sagens læseadgang] Som standard nedarver alle bilag sagens læseadgang, medmindre læseadgang specifikt er fjernet på nogle af dokumenterne. EKS EMPEL PÅ NEDARVNING Et sagsdokument er dækket af den læseadgang, der er defineret for sagen OG sagsdokumentet. Et underelement kan være dækket af den læseadgang, der er defineret på sagen OG hoveddokumentet OG underelementet selv. Hvis der er givet læseadgang til gruppen "PERS" på et dokument, der er oprettet på en sag, men der er ikke defineret læserettigheder for dokumentet selv, har dokument det effektive indblik: [ ] & [ ] & [PERS] Du kan begrænse læseadgang til selve dokumentet. For eksempel kan du definere, at medarbejderne BB og AA kun skal have læseadgang til dokumentet, hvis de også er medlemmer af gruppen "PERS". Dette gør du ved at tilføje følgende til dokumentets læseadgang: [BB AA] & [ ] & [PERS] Hvis nedarvningen af sagens læseadgang er fjernet fra dokumentet, vil den gældende læseadgang være [BB AA]. 81

82 WorkZone Client2016 Fjern nedarvning Du kan for eksempel fjerne nedarvning fra sagen til dokumentet. Dette gøres på dokumentdetaljesiden ved at klikke i felterne Læseadgang eller Skriveadgang. 82

83 Onlinehjælp 10. Arbejde med søgninger 10.1 Foretag en søgning Søgeoperatorer Gem og genbrug søgelister Foretag en søgning Du kan enten anvende standardsøgninger til at finde de oplysninger du søger eller udføre dine egne søgninger på søgesiden. Se Foruddefinerede søgninger i navigationspanelet. for yderligere oplysninger om standardsøgninger. OPRET EN NY SØGNING Du kan udføre søgning på sager, dokumenter, kontakter eller møder på de relevante søgesider. Forudsætning: For at kunne søge efter møder skal du have installeret modulet WorkZone Meeting. 1. Klik på Ny søgning. 2. Vælg Sag, Dokument, Kontakt eller Møde fra listen. En søgeside åbner på en ny fane, dvs. enten en side for Sagssøgning, Dokumentsøgning, Kontaktsøgning eller Mødesøgning. 3. Udfyld relevante felter. 4. Klik på i gruppen Søg. Listen med søgeresultater vises nederst på siden. Se også Gem og genbrug søgning. 83