Indhold. WorkZone Client 2.3

Transkript

1 2.3 Onlinehjælp

2 WrkZne Client 2.3 Indhld 1. Onlinehjælp til WrkZne Client Nyt i WrkZne Client 4 3. Km gdt i gang med WrkZne Client 8 4. Arbejde med brugergrænsefladen Naviger i brugergrænsefladen Tilpas dashbardet Tilpas faner, klnner g paneler Brug tastaturgenveje Arbejde med sager Om sager g sagstyper Administrer sager Om felter på en sagsdetaljeside Rediger metadata på sag Arbejde med dkumenter Om dkumenter g dkumenttyper Administrer dkumenter Om felter på en dkumentdetaljeside Rediger metadata på et dkument Handlinger på dkumenter Arbejde med kntakter Om kntakter Administrer kntakter Om felter på kntaktdetaljesiden Rediger metadata på kntakt Arbejde med lister Om adgangsrettigheder Arbejde med søgninger Fretag en søgning Søgeperatrer Gem g genbrug søgninger Arbejde med ntater Arbejde med favritter Arbejde med prcesser Vilkår g betingelser 95 2

3 Onlinehjælp 1. Onlinehjælp til WrkZne Client 2.3 AVANCERET HJÆLP Tilpas dashbard, faner, klnner g paneler Arbejde med lister Gem g genbrug søgning Anvend adgangsrettigheder Arbejde med ntater Arbejde med favritter Arbejde med prcesser RELATERET PRODUKTDOKUMENTATION WrkZne Client Administratr Guide WrkZne Client Develper Guide WrkZne fr Office Onlinehjælp WrkZne Prcess Onlinehjælp SCANJOUR LINKS Vis PDF-versin ScanJur websted ScanJur supprt ScanJur på 3

4 WrkZne Client Nyt i WrkZne Client NYT I WORKZONE CLIENT 2.3 Du kan arbejde med prcesser direkte fra WrkZne Client. Se Arbejde med prcesser. Frudsætning: Fr at kunne arbejde med prcesser fra WrkZne Client skal du have installeret g knfigureret mdulet Prcess. En ny knap - Flyt til sag er tilføjet på båndet i dkumentlister. Når du arbejder med dkumentlister, kan du vælge flere dkumenter g flytte dem til en ny sag. Se Udfør handlinger fr flere valgte elementer g Flyt dkument til anden sag. En ny fane Adresser er tilføjet på kntaktdetaljesiden. Du kan administrere flere adresser g relaterede felter (fr eksempel adressetypen) fr en specifik kntakt direkte fra kntaktdetaljesiden. Se Tilføj, rediger eller fjern en adresse. Du kan nu anvende enhed på sags- g dkumentsøgesider på kntaktsøgesider. Det betyder, at du kan søge på elementer relateret til dig g din rganisatriske enhed. Fr eksempel kan du søge på sager med påmindelser til dig ved at i feltet Påmindelse til på sagssøgesider. Det var nyt i WrkZne Client 2.2 Mdulet Ntater er tilføjet til WrkZne Client. Du kan prette, redigere g få vist ntater på sager eller dkumenter g dermed kan du ntere fremdrift g handlinger i løbet af sagsbehandlingsprcessen g kmmunikere med klleger. Se Arbejde med ntater. Frudsætning: Fr at kunne arbejde med ntater skal du have installeret mdulet Ntes. Funktinen Favritter er tilføjet til WrkZne Client. Du kan markere sager, dkumenter g kntakter sm favritter g arbejde med lister med favritelementer. Se Arbejde med favritter. Nye funktiner g frbedringer i søgning efter sager g dkumenter: Funktinen Søg på emnerd er genindført. Du kan søge efter sager g dkumenter ud fra emnerd. Du kan søge efter sager g dkumenter ud fra påmindelsestype. Bemærk: Du kan kun søge på aktive påmindelser (dvs. du kan ikke søge på en afsluttet påmindelse). Du kan søge på sager g dkumenter ved at bruge part g partrlle sm søgekriterium fr at finde alle sager g dkumenter, hvr en kntakt er registeret med en specifik rlle. 4

5 Onlinehjælp Du kan begrænse din søgning efter sager ved at søge enten i åbne eller afsluttede sager. Feltet Søg i er tilføjet på siden Sagsøgning, så du kan angive dit søgemråde ved at søge i Åbne sager eller Afsluttede sager. Dialgbksene Rediger læseadgang g Rediger skriveadgang er ændret fr at frbedre ydeevne. Se Tilføj eller fjern læseadgang til en sag, et dkument eller en kntakt g Tilføj eller fjern skriveadgang til en sag, et dkument eller en kntakt fr yderligere plysninger. Funktinen Kpier sag er genindført. Du kan kpiere en eksisterende sag g genbruge dens metadataplysninger g henvisninger. Se Kpier en eksisterende sag. Ikner fr sager, dkumenter g kntakter er tilføjet på sags-, dkument- g kntaktdetaljesiden. Fr dkumenter afspejler iknet på en detaljeside typen af dkument g dets aktive eller inaktive tilstand (fr eksempel arkiveret eller låst). Fr elementer med inaktiv tilstand er iknet gråt. Aktuel dat g verskredne dater er markeret med rødt i felterne Svardat, Planlagt afslutningsdat g Påmindelsesdat fr sager g dkumenter. What was new in WrkZne Client 2.1 Funktinerne Tilføj plysninger på sag/dkument/kntakt, Tilføj dater på sag/- dkument/kntakt, Tilføj påmindelser på sag/dkument, Tilføj emnerd på sag/- dkument/kntakt, g tastaturnavigatin er blevet genimplementeret. Se Tilføj, rediger eller fjern dater, Tilføj, rediger eller fjern påmindelser, Tilføj eller fjern plysninger, Tilføj eller fjern emnerd, Brug tasteturnavigatin. Bemærk: Søgning på emnerd er under udvikling g vil være med i næste versin. Knappen - Tilføj er tilføjet i detaljebåndet fr fanerne Oplysninger, Dater g Påmindelser. Emnerd fr sager, dkumenter g kntakter kan vises g redigeres i metadatafelter på detaljesider. Det var nyt i WrkZne Client 2.0 WrkZne Client er nu uafhængig af Captia Web Client g frigives g installeres separat. Perfrmancefrbedringer: WrkZne Client er blevet pgraderet med en ny knfiguratin, der frbedrer perfrmance. Bemærk: Nget funktinalitet er stadig under udvikling g vil blive frigivet i versin 2.1: Tilføj plysninger på sag/dkument/kntakt, Tilføj dater på sag/dkument/kntakt, Tilføj påmindelser på sag/dkument, Tilføj emnerd på sag/dkument/kntakt, tastaturgenveje. Du kan nu udføre flere handlinger på valgte elementer i en liste, g på knapperne på båndet kan du se antal valgte elementer på listen, sm knappernes funktin kan udføres på. Se Udfør handlinger fr flere valgte elementer fr yderligere plysninger Du skal nu bruge færre museklik, når du vil redigere metadata felter på detaljesider. Du kan nu redigere et hvilket sm helst metadatafelt på detaljesiden kun ved at klikke i det enkelte felt. Knappen 5

6 WrkZne Client 2.3 er fjernet fra båndet på detaljesider (men er stadig tilgængelig på detaljebåndet). Knappen - Ny søgning med Sag, Dkument, Kntakt er tilføjet på hvedbåndet. Du kan nu udføre en ny søgning på sager, dkumenter eller kntakter med færre klik. Se Udfør en ny søgning fr yderligere plysninger. Aktuel bruger vises. Når du arbejder i WrkZne Client, kan du se navnet på den bruger der er lgget ind. Der er tilføjet flere knapper fr hurtig adgang til relevante dialgbkse i metadata felter. Filtrering af sags-, dkument- eller kntakthenvisninger er tilføjet. Når du søger efter sags-, dkument- eller kntakthenvisninger, kan du nu definere Søg i mråde, hvr din søgning bliver udført (fr eksempel, i alle lister eller i en specifik liste). Dit sidst anvendte filter huskes g bliver autmatisk valgt i din næste søgning efter samme henvisningstype. Du kan nu vælge en eller flere facetter, g de kan tilpasses. Du kan nu vælge facetter fra relevante felter g dialgbkse. Facet freslås autmatisk. Når du indtaster tegn i facetfelter, vil der autmatisk blive freslået værdier i rullelisten. Fr yderligere plysninger, se Opret en ny sag, trin 2. Antal lister, der kan vises på faner på detaljesider, er pdateret. Fr yderligere plysninger, se Vis faner på detaljesider. Ny - Stifinder knap på hvedbåndet på detaljesider g sagslister. Du kan åbne en sag sm en flder i Stifinder g se alle sagsdkumenter. Se Åbn en sag med Windws Explrer. Bemærk: I alle sagslister er knappen valgt. kun tilgængelig, når en enkelt sag er Midlertidig sagsgruppe er tilføjet. Du kan nu registrere sager ved at bruge sagsgruppen sj-temp g senere vælge en anden sagsgruppe. Bemærk: Den midlertidige sagsgruppe er slået fra, når sj-temp sagsgruppen er markeret sm lukket fr sagsprettelse (en standardindstilling) i WrkZne Cntent Server. Det var nyt i WrkZne Client 1.1 Sager, dkumenter, g kntakter, der er åbnet fra en liste, vises på en ny fane med et bånd med tilgængelig funktinalitet. Man kan nu åbne et dkument fra listen eller fra detaljeversigten i den applikatin, der blev brugt til at prettet dkumentet. Værktøjslinjen Sprg er tilføjet. Du kan nu ændre sprg i brugergrænsefladen fra en hvilket sm helst side i WrkZne Client. Se Skift sprg fr yderligere plysninger. 6

7 Onlinehjælp Knappen - Åbn på ny fane er tilføjet på hvedbåndet. Du kan nu åbne et hvilket sm helst dkument, sag, eller kntakt på en ny fane. Se Åbn liste på ny fane fr yderligere plysninger. Knappen - Åbn resultater på ny fane er tilføjet. Du kan nu åbne søgeresultater på en ny fane med hvedbånd g al hvedbåndets funktinalitet. Se Åbn søgeresultater på en ny fane fr yderligere plysninger. Knappen - Opdater er tilføjet på detaljesiden fr dkumenter, sager g kntakter. Knappen - Besvar er tilføjet fr dkumenter. Du kan nu besvare et dkument g få sagsplysninger indsat autmatisk i dit svardkument. Se Besvar dkument fr yderligere plysninger. Du kan nu prette direkte links til at hente g åbne fysiske filer direkte fra Micrsft Outlk. Se Send dkument i en - sm link fr yderligere plysninger. Knappen - Vis PDF er tilføjet på detailsiden. Du kan nu se indhldet af et PDF-dkument i visningsruden. Se Vis PDF-versin fr yderlige plysninger. Tastaturnavigatin er implementeret: Glbale tastaturgenveje Tastaturnavigatin mellem mråder Tastaturnavigatin i lister Tastaturnavigatin i dialgbkse Tilføj parter/kntakthenvisninger 7

8 WrkZne Client Km gdt i gang med WrkZne Client Nedenfr finder du links til grundlæggende funktinalitet i WrkZne Client. LÆR BRUGERGRÆNSEFLADEN AT KENDE Naviger i brugergrænsefladen Om dashbardet Om navigatinspanelet Om detaljesider Om bånd Om knapper på båndet Tilpas dashbardet Tilpas faner, klnner g paneler Brug tastaturnavigatin SØG OG BRUG SØGELISTER Lær hvrdan man søger Filtrer dine søgeresultater SAGER, DOKUMENTER OG ADRESSATER Om sager g sagstyper Om dkumenter g dkumenttyper Om kntakter ARBEJDE MED LISTER Åbn lister på ny fane Åbn søgeresultater på en ny fane Åbn detaljeside fr sager, dkumentet eller kntakter fra en liste Udfør handlinger fr flere valgte elementer Rediger et element fra en listen Vis listeelementet i visningsruden AVANCERET HJÆLP Gem g genbrug søgning Flyt dkument til en anden sag 8

9 Onlinehjælp Opret en påmindelse på en sag Om adgangsrettigheder 9

10 WrkZne Client Arbejde med brugergrænsefladen 4.1 Naviger i brugergrænsefladen Tilpas dashbardet Tilpas faner, klnner g paneler Brug tastaturgenveje 23 10

11 Onlinehjælp 4.1 Naviger i brugergrænsefladen Her beskrives hvrdan du navigerer i brugergrænsefladen i WrkZne Client. OM BRUGERGRÆNSEFLADEN Når du åbner WrkZne Client, vises fanen Hjem med dashbardet. Her kan du se, hvad de frskellige dele af brugergrænsefladen kaldes (klik på billedet fr at frstørre det): Om faner Uanset hvr du er i WrkZne Client, ser du altid fanen Hjem øverst i skærmbilledet. Fanen Hjem viser navigatinspanelet. Når du åbner WrkZne Client, er dashbardet åbent sm standard. OM DETALJESIDER Når du fr eksempel åbner en sag, et dkument, en kntakt eller en gemt søgning, åbnes de på en ny fane. Du kan have flere faner åbne samtidig, g du kan arbejde på flere sager g dkumenter på én gang. 11

12 WrkZne Client 2.3 Metadatapanel Metadatapanelet på detaljesiden viser metadatafelter relateret til sagen, dkumentet eller kntakten. Brug pdeleren til at se flere eller færre felter på metadatapanelet. Detaljefaner på detaljesiden Nederst på hver detaljeside fr en sag, et dkument eller en kntakt, er der faner, sm hver har et lille bånd med relevante funktiner. Hvis du fr eksempel har en sagsdetaljeside åben, viser detaljefanerne lister med dkumenter g kntakter, der er knyttet til denne sag. Fr søgninger vises listen ver søgeresultater. Du kan bestemme hvilke detaljesider, du vil se. Fr yderligere plysninger, se Vis faner på detaljesider. OM BÅND Hver fane g detailfane har et bånd, sm indehlder knapper til de funktiner, du kan udføre. Det vil sige, at når du åbner en sag på en fane, vises kun funktiner relevante fr sager, g når du åbner et dkument på en fane, vises kun funktiner relevante fr dkumenter. Du kan få vist et dkument eller en kntakt i en visningsrude ved at klikke detaljefanens bånd (dvs. detaljebåndet). på Tips: Du kan minimere hvedbåndet så du kun ser iknerne. Dette giver mere plads til at vise indhldet på fanen. Dbbeltklik på fanens titel fr at minimere den. Dbbeltklik på fanens titel igen fr at maksimere båndet. Hvis du ikke kan se alle ikner på båndet, kan du udføre et af disse trin: -Eller Klikke med musen g rulle fr at se de skjulte ikner. Ændre din skærmpløsning fr få plads til alle ikner. OM KNAPPER PÅ BÅNDET 12

13 Onlinehjælp Følgende knapper findes på både hvedbåndet g detaljebåndet: - Sag: Åbner fanen Ny sag. - Kntakt: Åbner fanen Ny kntakt. - Wrd: Åbner nyt Wrd-dkument. - Dkument: Åbner en liste med følgende muligheder: Nye plysninger: Åbner fanen Nye plysninger. Imprter dkument: Åbner fanen Imprter dkument. Excel: Åbner et nyt Excel-regneark. PwerPint: Åbner en ny PwerPint-præsentatin. - Tilpas: Åbner dialgbksen Tilpas dashbard. - Rediger: Gør det muligt at redigere det valgte element. - Slet: Sletter det eller de valgte elementer. - Opret widget: Tilføjer det valgte element sm en widget. - Fjern widget: Fjerner en widget med det valgte element. - Tilføj til fretrukne (kun fr søgninger): Tilføjer den valgte søgning til fretrukne søgninger. - Fjern fretrukken (kun fr søgninger): Fjerner den valgte søgning fra fretrukne søgninger. - Opdater: Opdaterer plysninger på den aktuelle side. - Åbn på ny fane (kun lister) - Åbner den valgte liste på en ny fane. - Tilføj: Tilføjer det valgte element til favritter. - Fjern: Fjerner det valgte element fra favritter. - Vis: Åbner relevante plysninger (fr eksempel dkumenter, parter, sagstekst) fr det valgte element i en visningsrude. 13

14 WrkZne Client Stifinder (kun sagsdetaljesider g sagslister): Åbner den aktuelle sag sm mappe i Windws Explrer. - Link: Sender det valgte element i en sm et link. - Instillinger: Åbner en liste med følgende valgmuligheder: Nulstil knfiguratin. Benyt sm standardklient. - Hjælp: Åbner nlinehjælpen til WrkZne Client. - Ny søgning: Åbner en liste med følgende valgmuligheder: Sag: Åbner siden Sagssøgning på en ny fane. Dkument: Åbner en Dkumentsøgning side på en ny fane. Kntakt: Åbner en Kntaktsøgning side på en ny fane. - Gem: Gemmer ændringer På en søgeside - gemmer søgeresultat. - Søg (kun søgesidedern): Udfører en søgning ud fra de indtastede søgekriterier. - Ryd (kun søgesider): Sletter søgekriterier. - Annuller: Annullerer ændringer g lukker redigeringstilstand. - Kpier (kun dkumenter): Kpierer det valgte dkument. - Kpier (kun sager): Kpierer den valgte sag. - Afslut (kun sager): Afslutter valgt sag. - Nter: Åbner panelet Ntater. - Genåbn (kun sager): Genåbner den valgte afsluttede sag. 14

15 Onlinehjælp - Skift (kun dkumenter): Åbner en liste med følgende valgmuligheder: Frigiv persnligt udkast. Lås. - Svar (kun dkumenter): Besvarer det valgte dkument i et nyt Wrd-dkument. - Arkiver (kun dkumenter): Ændrer dkumenttilstanden til Arkiveret. - Åbn (kun dkumenter): Åbner det valgte dkument i det prgram der blev brugt til at prette det. - Vis PDF (kun dkumenter): Viser PDF-versinen af dkumentet i visningsruden. Bemærk: PDF-dkumenter eller dkumenter med en PDF-versin vises i Adbe Reader. Hvis der ikke findes en PDF-versin, vises dkumenet ikke. - Til sag (kun dkumenter): Åbner den sag det valgte dkument er tilknyttet. - Til hveddkument (kun dkumenter): Åbner hveddkumentet fr det valgte dkument. - Flyt til sag (kun dkumenter g dkumentlister): Flytter valgt dkument eller valgte dkumenter til en anden sag (dvs. åbner dialgbksen Flyt dkument). - Opret PDF (kun dkumenter): Opretter en PDF-versin af det valgte dkument. - Slå til (kun lister): Slår filtrering til, dvs. viser filtreringsfelter. - Slå fra (kun lister): Slår filtrering fra, dvs. skjuler filtreringsfelter. - Anvend (kun lister): Anvender værdierne i filtreringsfelterne. - Vedhæft (kun dkumenter): Sender det valgte dkument i en sm vedhæftet fil. - Vedhæft PDF (kun PDF-dkumenter): Sender det valgte PDF-dkument i en e- mail sm vedhæftet fil. Knapper på detaljebåndet Følgende knapper findes kun på detaljebåndet: 15

16 WrkZne Client Åbn søgeresultater på ny fane: Åbner søgeresultater på en ny fane. - Tilføj ny: Tilføjer nye henvisninger (dvs. åbner den tilsvarende henvisninger dialgbks). - Tilføj: Tilføjer nye plysninger, dater eller påmindelser, dvs. åbner den tilsvarende dialgbks. - Fjern: Fjerner det valgte element Tip: Når du vælger elementer i en liste, kan knapperne på båndet bruges på flere elementer i en liste. Fr eksempel har,, sv. en rød markering. Den røde markering på knapperne på båndet viser antal valgte elementer, sm en specifik knaps funktin kan udføres på. Se Udfør handlinger fr flere valgte elementer fr yderligere plysninger OM NAVIGATIONSPANELET Fra navigatinspanelen kan du nemt navigere rundt i WrkZne Client. Sm standard vises navigatinspanelet, men du kan skjule det - se tilpas navigatinspanelet. Ruderne i navigatinspanelet indehlder ngle af de mest anvendte lister g dine egne gemte søgninger. Sm standard viser navigatinspanelet følgende ruder: Tips: Dashbard Sager Mine dkumenter Søg Mine pgaver Wrkflws Mail lists Du kan nemt åbne en liste på en ny fane ved at klikke på den med musen. Du kan ændre rækkefølgen af ruder i navigatinspanelet. Fruddefinerede søgninger i navigatinspanelet Navigatinspanelet indehlder standardsøgninger, der viser: Mine åbne sager Mine udkast (dvs. dkumenter med tilstanden Udkast) Mine fretrukne søgninger Åbne pstlister fr i dag 16

17 Onlinehjælp Når du klikker på en af standardsøgningerne, udføres søgningen autmatisk g søgeresultatet vises på dashbardet. Du kan anvende knapperne på båndet til frskellige handlinger på søgeresultaterne. Du kan fr eksempel Fretage ændringer i søgeresultatfelterne (klik ). Opdatere ændringer i søgeresultatfelterne (klik ). Filtrer søgeresultater (se Tilføj filter til søgeresultater). Vise et søgeresultat i visningsruden (klik ). OM DASHBOARDET Dashbardet er startsiden i WrkZne Client. Det giver dig et verblik g nem adgang til lister. Listerne vises i ruder på dashbardet i frm af widgets. Hvis du vil se andre widgets eller gemme deres placering, kan du tilpasse dashbardet. OM VISNINGSRUDEN Når en sag, et dkument eller en kntakt vises på en liste, kan du hurtigt se en del af indhldet g dets henvisninger i visningsruden. Visningsruden indehlder frskellige plysninger, alt efter m du åbner en en sag, et dkument eller en kntakt. Fr en sag vises følgende: Sagsteksten. Lister med sagsdkumenter g -parter. Fr et dkument vises følgende: Lister, der viser parter g bilag. Indhldet af dkumentet (hvis der er en PDF-versin). Fr en kntakt vises følgende: Lister, der viser adresser, kntakthenvisninger, sagshenvisninger g dkumenter. Tip: Se gså Tilpas visningsruden g Vis listeelementet i visningsruden. 17

18 WrkZne Client Tilpas dashbardet Her beskrives, hvrdan du tilpasser brugergrænsefladen, så den passer til dine daglige behv. OPRET WIDGETS PÅ DASHBOARDET Frudsætning: Før du kan prette en widget, skal du førstfretage en søgning g gemme søgningen, eller tilføje elementer til favritter. 1. Åbn Søg > Mine gemte søgninger i navigatinspanelet. 2. Klik på søgningen i listen. 3. Klik Opret widget i gruppen Søg. Den nye widget gemmes. 4. Åbn Dashbard. 5. Klik i gruppen Dashbard. 6. Træk den gemte søgning til dashbardet. 7. Klik Gem. Den gemte søgning vises nu på dashbardet. Eksempel Du vil se en liste ver dine sager, prettet inden fr den sidste uge, på dashbardet. 1. Udfør en søgning efter sager med dig sm sagsbehandler g med en prettelsesdat inden fr den sidste uge (tast -7 i feltet). 2. Gem søgningen. 3. Åbn Mine gemte søgninger i navigatinspanelet. 4. Klik på søgningen i listen. 5. Klik. 6. Åbn Dashbard. 7. Klik i gruppen Dashbard. 8. Træk den gemte søgning til dashbardet. 9. Klik Gem. På dashbardet kan du nu se søgningen, der viser dine sager, du har prettet inden fr den sidste uge. FLYT WIDGETS Du kan flytte widgets, så de vises i den rækkefølge, der passer dig bedst. 18

19 Onlinehjælp 1. Åbn Dashbardet fra navigatinspanelet. 2. Klik i gruppen Dashbard. Vinduet Tilpas dashbard vises. 3. Klik VÆLG PLACERING AF WIDGETS. Du kan nu flytte dine widgets. Første klnne viser med røde rammer widgets, du kan vælge at få vist. De næste klnner viser med grønne rammer de widgets, der allerede vises i dashbardet. 4. Træk g slip widgets til de ønskede psitiner. 5. Klik Gem. TILPAS KOLONNER PÅ DASHBOARDET Du kan ændre knfiguratinen af dashbardet, dvs. 1. Åbn Dashbardet fra navigatinspanelet. 2. Klik i gruppen Dashbard. Vinduet Tilpas dashbard vises. 3. Klik VÆLG KOLONNELAYOUT. 4. Vælg et nyt layut. 5. Klik Gem. SKIFT SPROG Du kan ændre sprget i brugergrænsefladen i WrkZne Client. 1. Klik på iknet fr sprg i nederste højre hjørne af dashbardet. Sprgmenuen med tilgængelige sprg vises. 2. Vælg det sprg, du vil bruge sm sprg i brugergrænsefladen. WrkZne Client genindlæses. Indstillinger g tekster i brugergrænsefladen vises nu på det valgte sprg. 19

20 WrkZne Client Tilpas faner, klnner g paneler Det følgende beskriver hvrdan du kan tilpasse brugergrænsefladen, så den passer til dine daglige behv. TILPAS NAVIGATIONSPANELET Du kan bestemme rækkefølgen af ruder i navigatinspanelet. Du kan fr eksempel flytte de ruder, du anvender ftest, øverst i navigatinspanelet. 1. Peg med musen øverst i navigatinspanelet. 2. Klik. Navigatinspanelet skifter nu til redigeringstilstand. 3. Træk g slip ruderne til de ønskede psitiner. 4. Klik Gem fr at gemme tilpasningen. Tip: Du kan skjule navigatinspanelet ved at klikke på pilen i øverste højre hjørne. VIS FLERE ELLER FÆRRE FELTER PÅ FANERNE Du kan bestemme hvr mange felter, du vil se på en fane. Generelt vises de mest anvendte felter. Du kan trække i rullepanelet fr at se de andre felter. Du kan bruge delelinjen på denne måde: Træk delelinjen p eller ned g placer den der, hvr du vil have den. Peg med musen på delelinjen g klik på pil p eller ned fr at se flere eller færre felter. Bemærk: WrkZne Client husker delelinjens placering indtil du lgger af. Det betyder, at hvis du ændrer delelinjens placering, huskes placeringen indtil næste gang du åbner WrkZne Client. VIS ELLER SKJUL KOLONNER PÅ LISTER Du kan bestemme, hvilke klnner du vil se på lister, g ændre rækkefølgen. Du kan fr eksempel flytte de klnner, du anvender ftest, længst til venstre g fjerne de klnner du ikke behøver. VÆLG ELLER FJERN KOLONNER 1. Åbn listen. 2. Højreklik på linjen med klnnenavne. Klnnevælgeren vises. 3. Tilføj klnner ved at markere afkrydsningsfelterne. -Eller- Fjern klnner ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne. 20

21 Onlinehjælp Tip: Du kan flytte klnner i lister ved at trække g slippe dem der, hvr du vil have dem vist. Du kan gså ændre størrelse på klnnerne ved at trække i pilen langs klnnens højre kant. TILPAS VISNINGSRUDEN Visningsruden giver mulighed fr at vise et element fra en liste. Når du fr eksempel har valgt en sag på en liste g klikker, vises sagen i visningsruden. Du kan bestemme hvilke ruder, du vil se i visningsruden g den rækkefølge, de vises i. 1. Åbn en liste, fr eksempel Mine åbne sager. 2. Klik på en sag 3. Klik på båndet. Sagen vises i visningsruden. 4. Peg med musen i øverst hjørne af visningsruden. 5. Klik. I et nyt vindue vises tilgængelige ruder til venstre med rødt g anvendte ruder til højre med grønt. 6. Træk g slip ruderne til de ønskede psitiner. 7. Klik Gem fr at gemme tilpasningen. VIS LISTER PÅ DETALJESIDEN Du kan vælge at vise en eller flere af følgende lister på detaljesidernes faner: Sagsdetaljesiden: Dkumentdetaljesiden: Alle hveddkumenter g bilag Sagshenvisninger Undersager Histrik fr kntakthenvisninger Dater Dkumenter Histrik fr dkumenthenvisninger Dkumenthenvisninger Oplysninger Livscyklus Histrik fr hveddkumenter Oversager Parter Påmindelser 21

22 WrkZne Client 2.3 Kntaktdetaljesiden: Frfattere Histrik fr sagshenvisninger Sagshenvisninger Histrik fr kntakthenvisninger Dater Dkumenthenvisninger Oplysninger Livscyklus Bilags Dkumenter Parter Påmindelser Histrik fr sagshenvisninger Sagshenvisninger Histrik fr kntakthenvisninger Kntakthenvisninger Dater Dkumenter Histrik fr dkumenthenvisninger Oplysninger Livscyklus Du kan gså ændre rækkefølgen af klnner i disse lister. 1. Åben en detaljeside, fr eksempel sagsdetaljesiden. 2. Peg med musen på detaljefanerne g klik. Fanevælgeren vises. Tilgængelige faner vises til venstre med rødt. Det valgte faner vises til højre med grønt. 3. Træk g slip fanerne til den ønskede psitin. 4. Klik Gem. 22

23 Onlinehjælp 4.4 Brug tastaturgenveje Du kan bruge dit tastatur g mange effektive tastaturgenveje til at navigere i WrkZne Client. BRUG GLOBALE TASTATURGENVEJE Følgende glbale tastaturgenveje gælder i WrkZne Client: Genvej Hvedbånd Detaljebåndet Handling Ctrl+S Ctrl+Shift +S Gem Ctrl+R Ctrl+Shift+R Opdater - Ctrl+Shift+N Tilføj element til liste Esc Annuller(kun i dialgbkse) Ctrl+Shift+F Opret en ny søgning Ctrl+Shift+D Opret en ny dkumentsøgning Ctrl+Shift+C Opret en ny kntaktsøgning Ctrl+Enter Fretag søgning Højre piletast, Enter Udvid liste fr det valgte element Venstre piletast Skjul listed fr det valgte element NAVIGER MELLEM OMRÅDER Du kan navigere mellem elementer i frskellige mråder i brugergrænsefladen. 1. Tryk Alt+Q fr at aktivere valg af mråde fr tastaturnavigatin. Tal g bgstaver vises på de frskellige dele af brugergrænsefladen g viser det mråde du kan navigere i med tastaturet. Bemærk: Klik med musen eller tryk Esc fr at fjerne valg af mråde fr tastaturgenveje. 2. Tryk på et tal eller bgstav i det mråde, du vil navigere i med tastaturet. Eksempel: 23

24 WrkZne Client 2.3 Tryk 3 fr at navigere i navigatinspanelet på fanen Hjem. En farve markerer, at det valgte mråde er aktiveret fr tastaturnavigatin. Du kan gså navigere mellem frskellige mråder ved at anvende følgende tastaturgenveje: Genvej Fane Shift+Tab Ctrl+Højre pil Ctrl+Venstreøj pil Handling Flytter frem mellem felter i det valgte mråde. Flytter tilbage mellem felter i det valgte mråde. Vælg det næste mråde på siden. Hvis du ikke har valgt et mråde endnu, vælges det første mråde på siden. Vælg det frrige mråde på siden. Hvis du ikke har valgt et mråde endnu, vælges det sidste mråde på siden. NAVIGER I ET OMRÅDE Brug følgende genvejstaster til at navigere mellem elementer i det valgte mråde: Genvej Pil p/pil ned taster Højre pil/venstre pil Enter Handling Skifter mellem ldret justerede elementer i det valgte mråde. Udvid/skjul hierarky. Aktiverer den valgte knap eller det valgte element. NAVIGER I LISTER Du kan anvende følgende genvejstaster til at navigere i lister: 24

25 Onlinehjælp Genvej Pil ned tast Pil p tast Page Dwn Page Up Enter P Ctrl+A Hjem End Ctrl+Pil ned Ctrl+Pil p Ctrl+Mellemrum Ctrl+Hme Ctrl+End Shift+Pil ned Shift+Pil p Ctrl+Shift+Pil ned Ctrl+Shift+Pil p Handling Vælge næste element i en liste. Vælge frrige element i en liste. Vis næste side af listen. Vis frrige siden af listen; Åbner det valgte element fra listen på en ny fane. Viser/skjuler visningsruden fr det valgte element. Vælger/fravælger alle elementer i en liste på den aktuelle side; Vælger det første element på den aktuelle side. Vælger det sidste element på den aktuelle side. Markerer det næste element i en liste. Allerede valgte listeelementer frbliver valgte. Fremhæver det frrige element i en liste. Allerede valgte listeelementer frbliver valgte. Vælger fremhævede elementer i en liste. Vælger det første element på listen på den første side. Vælger det sidste element på listen på den sidste side. Vælger næste element i en liste. Allerede valgte listeelementer frbliver valgte. Vælge frrige element i en liste. Allerede valgte listeelementer frbliver valgte. Udvider valget til det nederste element på listen (dvs. vælger alle elementer på listen mellem det første g det sidste valgte element). Udvider valget til det øverste element på listen (dvs. vælger alle elementer på listen mellem det første g det sidste valgte element). Tip: Du kan gså navigere i lister vist i visningsruden eller i detaljelister på detaljesider. NAVIGER I DIALOGBOKSE Du kan anvende følgende genvejstaster til at navigere i dialgbkse: Genvej Alt+Q Fane Shift+Tab Ctrl+Højre pil Handling Aktiverer valg af mråde fr tastaturnavigatin. Flytter frem mellem felter eller knapper i det valgte mråde i dialgbksen. Flytter tilbage mellem felter eller knapper i det valgte mråde i dialgbksen. Vælg det næste mråde på siden. Hvis du ikke har valgt et mråde endnu, vælges det første mråde i dialgbksen. 25

26 WrkZne Client 2.3 Genvej Ctrl+Venstreøj pil Ctrl+S Handling Vælg det frrige mråde på siden. Hvis du ikke har valgt et mråde endnu, vælges det sidste mråde på siden. Gemmer ændringer g lukker dialgbksen (det samme sm at klikke eller Gem). Esc Når fkus er på søgeelementerne luk dialgbksen. Når fkus er på en liste luk dialgbksen. Når fkus er på et element i en liste flytter fkus til listen. Pil p/pil ned (i felter med valgbare elementer) Åbner en rulleliste i det aktuelle felt. I dialgbksene Tilføj sags-/dkument-/kntakthenvisninger kan du gså bruge følgende tastaturgenveje: Genvej Ctrl+Shift+Pil ned Ctrl+Shift+Pil p Enter Handling Viser felterne under Avanceret søgning. Skjuler felterne under Avanceret søgning. Når fkus er på søgeelementerne udfør en søgning. Når fkus er på en liste fremhæver det første element i en liste. Når fkus er på et element i en liste tilføjer dette element til en anden liste. Pil p/ned (i lister) Når fkus er på en liste ruller p/ned i en liste. Når fkus er på et element i en liste flytter til næste/frrige element i en liste. 26

27 Onlinehjælp 5. Arbejde med sager 5.1 Om sager g sagstyper Administrer sager Om felter på en sagsdetaljeside Rediger metadata på sag 34 27

28 WrkZne Client Om sager g sagstyper En sag i WrkZne Client svarer til en fysisk sag eller til en sagsmappe. Frmålet med en sag er at samle alle infrmatiner vedrørende en sag på ét sted. Generelle karakteristika: En sag er unik g har et unikt sagsnummer. En sag kan referere til andre sager. Fr eksempel sager vedrørende præcedens eller prjekter, hvr en sag kan have frskellige undersager. Lukkede sager er inaktive. De kan dg genåbnes. Se Genåbn en lukket sag fr yderligere plysninger. SKRIVEBORDSSAG Hver bruger har en såkaldt skrivebrdssag. Hvis du pretter dkumenter uden med det samme at tilknytte dem til en sag, knyttes de autmatisk til skrivebrdssagen. Skrivebrdssagens sagsnummer har følgende frmat: SJ-STD-<USERNAME>. Fr eksempel: SJ-STD-LOF, hvis brugerens initialer er LOF. Skrivebrdssagens titel er "Desktp - <USERNAME>". Fr eksempel "Skrivebrd - LOF". Du kan arkivere dkumenter direkte på skrivebrdssagen. De får ikke et "rigtigt" aktnummer, men får aktnummer 0. Når du flytter disse dkumenter til en rigtig sag, får de et rigtigt aktnummer. Skrivebrdsagen har den restriktin, at du ikke kan lukke den. 28

29 Onlinehjælp 5.2 Administrer sager OPRET NY SAG 1. Klik i gruppen Opret ny. Den nye sag åbner på en ny fane. 2. Udfyld bligatriske felter. Bemærk: Når facetter er installeret sm del af WrkZne Cntent Server, vises facetter. Du kan vælge facetter på en af følgende måder: Klik i facetfeltet g vælg derefter en værdi fra listen. Klik på navigatinsiknet i højre hjørne af facetfeltet fr at åbne dialgbksen Navn på facet, g vælg derefter de nødvendige facetter. 3. Klik. REDIGER EN SAG Du kan redigere metadata på en sag, indtil sagen afsluttes. Hvis du har behve fr at redigere en afsluttet sag, må du genåbne sagen. 1. Find den sag, du vil redigere g åbn den. 2. Klik i feltet, du vil redigere. 3. Fretag dine ændringer. Se gså Om felter på sagsdetaljesiden. 4. Klik. Tips: Du kan gså redigere ngle af felterne, når de er vist på en liste. Se gså Rediger element fra en liste. Når du har en sag åben fr redigering, kan du gså tilføje g fjerne dens henvisninger. Fr yderligere plysninger, se Rediger plysninger på en sag. AFSLUT EN SAG 1. Find den sag, du vil afslutte, g åbn den. 2. Klik i gruppen Administrer. Sagen afsluttes fra i dag g dags dat indsættes autmatisk i feltet Afsluttet dat. Bemærk: 29

30 WrkZne Client 2.3 Du kan ikke tilføje nye dkumenter eller parter til en afsluttet sag. Brtset fra Påmindelser kan du ikke redigere sagsplysninger, medmindre du genåbner sagen. Du kan ikke kpiere en afsluttet sag. GENÅBN EN LUKKET SAG 1. Find den sag, du vil genåbne, g åbn den. 2. Klik i gruppen Administrer. Sagen er nu genåbnet, g feltet Afsluttet dat er tmt. KOPIER EN EKSISTERENDE SAG Du kan kpiere en eksisterende sag g genbruge dens metadata g henvisninger, sm fr eksempel parter, sags- g kntakthenvisninger, dater g plysninger. Bemærk: Du kan ikke kpiere en afsluttet sag. 1. Find den sag, du vil kpiere, g åbn den. 2. Klik i gruppen Administrer. En ny fane åbner med metadata kpiret fra den prindelige sag. Dialgbksen Kpier henvisninger vises med en list ver henvisninger fra den den prindelige sag. 3. Vælg de henvisninger, du vil kpiere fra den prindelige sag. 4. Klik Kpiér. De valgte henvisninger kpieres fra den prindelige sag til den kpierede sag. 5. Fretage eventuelle ændringer i den kpierede sag. 6. Klik Gem. VIS EN SAGS LIVSCYKLUS Livscyklus viser sagens fremdrift siden den blev prettet. 1. Åbn detaljesiden fr en sag hvis livscyklus du vil se. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus. På fanen Livscyklus kan du se: Hvrnår feltet Tilstand er blevet pdateret. Hvrnår der er ændret sagsbehandler. Hvrnår sagen blev afsluttet. Hvrnår sagen blev genåbnet. 30

31 Onlinehjælp REDIGER SAGSTILSTAND Sagstilstanden viser fr eksempel m en sag er ny, afventende eller arkiveret. 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil ændre tilstanden på. 2. Klik i feltet Tilstand g vælg en tilstand fra listen, fr eksempel Uafsluttet. 3. Klik. Når du gemmer sagen, pdateres sagens livscyklus. Se gså Vis en sags livscyklus. SEND EN SAG I EN Du kan sende et link til en sag i en . Frudsætninger: Du skal have installeret WrkZne fr Office. Mdtageren skal have adgang til WrkZne Client fr at se sagen. 1. Find sagen, sm du vil sende et link til, g åben den på en fane. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Micrsft Outlk. en indehlder et link til sagen WrkZne Client. 3. Tilføj en mdtager g klik Send. ÅBN EN SAG MED WINDOWS STIFINDER Du kan åbne en sag sm en flder i Windws Stifinder g se dens indhld. Se User's Guide fr WrkZne Explrer. Frudsætning: Du skal have installeret g knfigureret WrkZne Explrer. 1. Åbn detaljesiden fr sagen, du vil åbne med Windws Explrer eller vælg sagen fra en liste. 2. Klik i gruppen Vis. Den valgte sag åbner sm en flder i Windws Explrer. 31

32 WrkZne Client Om felter på en sagsdetaljeside Sagsdetaljesiden indehlder følgende felter: Felt Titel Sagsgruppe Undersagsgruppe Sagsbehandler Ansvarlig enhed Sagstype Tilstand Sagstekst Oprettelsesdat Planlagt afslutningsdat Afsluttet dat Beskrivelse Indtast en sagstitel. Indhldet af feltet er defineret af din rganisatin. Indhldet af feltet er defineret af din rganisatin. Navnet på den bruger, sm prettede sagen, indsættes sm standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Den aktuelle brugers rganisatriske enhed indsættes autmatisk. Du kan ændre enheden ved at vælge en anden enhed fra listen. Indhldet af feltet er defineret af din rganisatin. Din rganisatin har defineret tilgængelige sagstilstande. Du kan fr eksempel, skrive en beskrivelse af sagen eller kmmentarer til sagens frløb. Oprettelsesdat fr sagen indsættes autmatisk. Feltet kan ikke redigeres. Den dat sagen frventes at afsluttes. Angiv den dat, hvr sagen afsluttes. 32

33 Onlinehjælp Oprettet af Sagsnummer Tidligere sagsnummer Påmindelse Emnerd Læseadgang Navnet på den bruger, der har prettet sagen, indsættes autmatisk. Sagen får autmatisk tilknyttet et nummer. Nummereringssystemet er knfigureret i WrkZne Cnfiguratin Management. Sager der løber ver flere perideskift skal prettes i en ny peride. Indtast sagsnummeret fra den frrige peride i dette felt. Dette felt viser den aktuelle påmindelse. Du kan skrive emnerd fra din rganisatins rdbg på sager, dkumenter g kntakter. Ved at tilføje begrænsninger af læseadgang, kan du styre hvem der kan se sagen. Bemærk: Læseadgang blev kaldt "Indblik" i Captia Web Client. Skriveadgang Ved at tilføje begrænsninger af skriveadgang til en sag kan du styre, hvem der kan redigere sagen. Bemærk: Skriveadgang blev kaldt "Redigeringsindblik" i Captia Web Client. Udførende enhed Den udførende enhed er den rganisatriske enhed, der er ansvarlig fr udføre sagsbehandlingen (i mdsætning til den ansvarlige enhed, sm er ansvarlig fr sagsbehandlingen). Bemærk: Når facetter er installeret sm del af WrkZne Cntent Server, vises facetter på sagsdetaljesiden. Fr yderligere plysninger, se Opret en ny sag, trin 2. 33

34 WrkZne Client Rediger metadata på sag Her beskrives de grundlæggende pgaver i frbindelse med sagsbehandling. TILFØJ ELLER FJERN SAGSPARTER Du kan tilføje en eller flere kntakter på en sag, dvs. sagsparter. Tilføj part på en sag 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj kntakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterier på en eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning, bliver alle yderligere søgekriterier, du har angivet, slettet autmatisk. 5. Klik Søg. 6. Dbbeltklik på den kntakt du vil tilføje. 7. Vælg en rlle i feltet Rlle. 8. Klik Gem. Fjern en part fra en sag 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af kntakten eller kntakterne, du vil fjerne. 4. Klik. Den eller de valgte kntakter fjernes fra listen. ADD OR REMOVE CASE DOCUMENTS Et dkument skal altid placeres på en sag. Du kan tilføje frskellige typer dkumenter på en sag g fjerne dem senere. Tilføj dkument til en sag 34

35 Onlinehjælp Når du pretter dkumenter fra en sagsdetaljeside, bliver de autmatisk sagsdkumenter på den sag, du har åben. 1. Åbn detaljesiden fr en sag, hvr du vil tilføje et dkument. 2. Opret et nyt dkument. Tip: Du kan prette adskillige typer dkumenter. Fr yderligere plysninger, se: Opret et nyt Wrd dkument Opret et nyt Excel-dkument Opret et nyt PwerPint-dkument Opret dkumentplysninger Imprtér dkument 3. Klik. Tip: Klik, hvis dkumentet ikke vises med det samme. Fjern et sagsdkument fra sag Et dkument skal altid placeres på en sag. Du kan flytte et dkument til en anden sag. Dette gælder ikke kun fr sagsdkumenter men gså fr hveddkumenter g bilag. Du kan se alle hveddkumenter g bilag på fanen Dkumenter på sagsdetaljesiden. TILFØJ ELLER FJERN OVER- ELLER UNDERSAGER Tilføj ver- eller undersag 1. Åbn detaljesiden fr en sag, hvr du vil tilføje en ver- eller undersag. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Undersager eller fanen Oversager. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj henvisninger til undersager åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet.. 5. Klik Søg. 6. Dbbeltklik på den eller på sagerne du vil tilføje. 7. Klik Gem. 35

36 WrkZne Client 2.3 Fjern ver- eller undersag 1. Åbn detaljesiden fr en sag, hvr du vil fjerne en ver- eller undersag. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Undersager eller Oversager. 3. Vælg de sager, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN EN SAGSHENVISNINGER Du kan tilføje eller fjerne sagshenvisninger. En sagshenvisning er et link til en anden sag, sm kan være relevant fr sagsbehandlingen af den aktuelle sag. Det kan være sager, der har dannet præcedens eller principielle beslutninger. Tilføj en sagshenvisning 1. Åbn detaljesiden fr en sag, sm du vil tilføje en henvisning til. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet.. 5. Klik Søg. 6. Dbbeltklik på de sager, du vil tilføje. 7. Klik på Gem. Fjern en sagshenvisning 1. Åbn detaljesiden fr en sag, sm du vil fjerne en sagshenvisning fra. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Vælg de sagshenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik. 36

37 Onlinehjælp TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emnerd kan bruges til fr eksempel gruppering g søgning efter sager. 1. Åbn detaljesiden fr en sag, du vil tilføje eller fjerne et emnerd fra. 2. Gør et af følgende: Tilføj emnerd: indtast et emnerd i feltet Emnerd. -Eller- Fjern emnerd: slet et emnerd i feltet Emnerd. 3. Klik. Bemærk: Hvis din rganisatin anvender en rdbg, kan du kun vælge emnerd fra rdbgen. Hvis du indtaster rd, der ikke findes i rdbgen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din rganisatin ikke bruger en rdbg, kan du prette dine egne emnerd. Du kan lægge emnerd på en sag, selv efter den er afsluttet. Hvis der er flere emnerd skal de adskilles et kmma g mellemrum, fr eksempel øknmi, finans. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER En dkumenthenvisning er et link til et andet dkument, sm kan være relevant fr den aktuelle sagsbehandling. Tilføj en dkumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil tilføje en dkumenthenvisning til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dkumenthenvisninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj dkumenthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet.. 5. Klik Søg. 6. Dbbeltklik på dkumentet eller dkumenterne, du vil tilføje. 7. Klik Gem. 37

38 WrkZne Client 2.3 Fjern en dkumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil fjerne en dkumenthenvisning fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dkumenthenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af de dkumenthenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De plysninger, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din rganisatin. En plysning består af t dele: Et Oplysningstype felt - plysningens navn eller type fr eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til fr eksempel at registrere frskellige typer fejl. Inputfeltet kan indehlde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning. Tilføj plysninger 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil tilføje plysninger til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj plysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype g udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. Rediger plysninger 1. Åbn deltaljesiden fr en sag, hvrpå du vil redigere plysninger. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Dbbeltklik på den plysning, du vil redigere. Dialgbksen Rediger plysninger vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern plysninger 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil fjerne plysninger fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Vælg de plysninger, du vil fjerne. 38

39 Onlinehjælp 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN DATOER De dater, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din rganisatin. En dat består af t dele: En dattype - datens navn eller type. Fr eksempel hvrnår en fejl er pstået. Et Dat felt. Tilføj dat 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil tilføje en dat til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dater. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj dat vises. 4. Vælg type dat i feltet Dattype g udfyld feltet Dat. 5. Klik Gem. Rediger dat 1. Åbn deltaljesiden fr en sag, hvrpå du vil redigere en dat. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dater. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Dbbeltklik på den dat, du vil redigere. Dialgbksen Rediger dat vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern dat 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil fjerne en dat fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Dater. 3. Vælg de dater, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. 39

40 WrkZne Client 2.3 TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN PÅMINDELSER De påmindelser, du kan tilføje til en sag, bestemmes af din rganisatin. En påmindelse består af følgende: Feltet Dat - den dat, sm påmindelsen gælder fra. Feltet Påmindelse til - mdtageren af en påmindelse. Feltet Påmindelsestype - teksten, der vises i påmindelsen. Feltet Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse fr eksempel når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet m. Bemærk: Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afslut) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser. Feltet Påmindelsestekst - teksten, der vises i påmindelsen. Tilføj påmindelse 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil tilføje en påmindelse til. 2. På en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj påmindelse vises. 4. Udfyld felterne: Dat - skriv eller vælg daten fra kalenderen. Feltet Påmindelse til - vælg en mdtager påmindelsen. Påmindelsestype - vælg en påmindelsestype. Afslut påmindelse - vælgp, Afsluttet fr at lukke påmindelsen. 5. Klik Gem. Påmindelsestekst - skriv en påmindelsestekst (valgfri). Rediger påmindelse 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil redigere en påmindelse. 2. På en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Dbbeltklik på den påmindelse, du vil redigere. Dialgbksen Rediger påmindelse vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern påmindelse 1. Åbn detaljesiden fr den sag, hvrfra du vil fjerne en påmindelse. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. 40

41 Onlinehjælp 3. Vælg de påmindelser, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN SAG Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til sager fr medarbejdere g grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen sm standard fr alle sagens dkumenter. Dette betyder at kun brugere, sm er medlem af en grupperne med læseadgang, har adgang til sagen, dkumentet, eller kntakten g til dens dkumenter eller kntakter. Se gså Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dkumenter g kntakter TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL EN SAG Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til sager fr medarbejdere g grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen sm standard fr alle sagens dkumenter. Bemærk: Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Se gså Tilføj eller fjern skriveadgang til sager, dkumenter g kntakter. 41

42 WrkZne Client Arbejde med dkumenter 6.1 Om dkumenter g dkumenttyper Administrer dkumenter Om felter på en dkumentdetaljeside Rediger metadata på et dkument Handlinger på dkumenter 57 42

43 Onlinehjælp 6.1 Om dkumenter g dkumenttyper WrkZne Client skelner mellem frskellige typer af dkumenter. Et dkument kan være knyttet til én sag sm hveddkument. Et hveddkument kan have flere bilag. Bilag er dkumenter, der indgår i sagsbehandlingen, g sm kan uddybe aspekter af hveddkumentet. Samtidig kan mange sager gdt henvise til samme dkument. Relatinen mellem sag g dkument kaldes en dkumenthenvisning. HOVEDDOKUMENTER Et hveddkument er et dkumentet, der har et eller flere bilag tilknyttet. Et dkument bliver et hveddkument, når feltet Hveddkument er tmt. BILAG Bilag indehlder infrmatin, sm er væsentlig fr en sags frløb, g sm kan illustrere frskellige aspekter af hveddkumentet. Et dkument kan kun være bilag til ét andet dkument, nemlig dets hveddkument. IDnummeret g titlen på hveddkumentet vises i feltet Hveddkument på bilagets detaljeside. Mange andre dkumenter kan henvise til et dkument, sm fungerer sm bilag. Opret et bilag Når du pretter et Wrd-, Excel- eller PwerPint- dkument, angiver du, at dkumentet er et bilag ved at vælge nummeret på hveddkumentet i feltet Hveddkument i panelet Dkumentregistrering i Micrsft Office-prgrammet. Når du pretter et dkument ved at imprtere det eller prette dkumentplysninger, angiver du at det er et bilag ved at angive nummeret på hveddkumentet i feltet Hveddkument på dkumentets detailside. Se gså Opret et nyt dkument. Flyt bilag Du kan flytte bilag til en ny sag sm beskrevet i Flyt dkument til en anden sag. Bilagene bliver derefter til hveddkumenter. Bemærk: Du kan ikke gøre et eksisterende dkument til et bilag, g du kan ikke flytte ét bilag fra et hveddkument til et andet. DOKUMENTHENVISNINGER Dkumenthenvisningerne er relateret til en sag g kan bidrage med yderligere plysninger i frhld til sagen, men de indgår ikke i selve sagsbehandlingen. Se gså Tilføj eller fjern dkumenthenvisninger. 43

44 WrkZne Client Administrer dkumenter OPRET ET NYT DOKUMENT Du kan prette freskellige typer dkumenter i gruppen Opret ny på båndet. Hvis du pretter et dkument fra en sagsdetaljeside bliver dkumentet autmatisk gemt på sagen. Hvis du ikke har en sag åben, men fr eksempel står på fanen Hjem, prettes dkumentet autmatisk på din skrivebrdssag, med mindre du vælger en anden sag. Opret et Wrd-dkument 1. Klik i gruppen Opret ny. Micrsft Wrd åbner g vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabeln. 3. Klik OK. Et nyt Micrsft Wrd-dkument åbnes. 4. Skriv dit dkument. 5. Udfyld felterne i ruden Dkumentregistrering. Fr hjælp til dkumentregistrering, se hjælpen i ruden Dkumentregistrering. 6. Klik Gem på sag. Opet et Excel-dkument 1. Klik i gruppen Opret ny g vælg Excel. Micrsft Excel åbner g vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabeln. 3. Klik OK. Et nyt Micrsft Excel-regneark åbnes. 4. Skriv dit dkument. 5. Udfyld felterne i ruden Dkumentregistrering. Fr hjælp til dkumentregistrering, se hjælpen i ruden Dkumentregistrering. 6. Klik Gem på sag. Opret et PwerPint-dkument 1. Klik i gruppen Opret ny g vælg PwerPint. Micrsft PwerPint åbner g vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabeln. 3. Klik OK. En ny Micrsft PwerPint-præsentatin åbnes. 4. Skriv dit dkument. 44

45 Onlinehjælp 5. Udfyld felterne i ruden Dkumentregistrering. Fr hjælp til dkumentregistrering, se hjælpen i ruden Dkumentregistrering. 6. Klik Gem på sag. OPRET DOKUMENTOPLYSNINGER (NYE OPLYSNINGER) Du kan prette dkumentplysninger uden det tilknyttede dkument. 1. Klik i gruppen Opret ny g vælg Nye plysninger. Det nye dkument åbner på en ny fane. 2. Udfyld bligatriske felter. 3. Klik i gruppen Rediger. Det nyprettede dkument vises nu under Dkumenter > I dag i navigatinspanelet. IMPORTÉR ET DOKUMENT Du kan tilføje et dkument uden fr WrkZne Client til din sag. Fr eksempel et indskannet dkument. 1. Klik i gruppen Opret ny g vælg Imprter dkument. Fanen Imprter dkument åbnes. 2. Klik Gennemse under Imprter dkument g vælg dkumentet. 3. Udfyld felterne. 4. Klik i gruppen Rediger. REDIGER DOKUMENT Du kan redigere et dkument indtil dkumentet låses eller arkiveres. Frudsætninger: Du kan kun redigere dkumenter af typerne Wrd, Excel g PwerPint. Dkumenterne skal have tilstanden Persnligt udkast eller Udkast. 1. Vælg det dkument du vil redigere enten fra en liste eller fra dkumentdetaljesiden. 2. Klik i gruppen Vis. Dkumentet åbnes i det prgram, det blev skrevet i, eksempelvis Micrsft Wrd. 3. Fretag dine ændringer. Udfyld felterne i ruden Dkumentregistrering. 4. Klik Gem på sag. 45

46 WrkZne Client 2.3 REDIGER DOKUMENTTILSTAND Dkumenttilstanden viser hvad du kan gøre med dkumentet - hvem der kan se g redigere det g hvad der kan redigeres. Dkumenttilstanden afspejles i dkumentes livscyklus. Et dkument kan have følgende tilstande: Bemærk: Persnlig udkast - UP. Kan kun vises, redigeres g slettes af den, der har prettet dkumentet. Fr at tillade at andre medarbejdere skal kunne se, redigere eller slette dit persnlige udkast, skal du frigive det (Skift > Frigiv persnligt udkast). Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres g slettes af alle. Låst dkument - UL. Selve dkumentet kan ikke redigeres af ngen, men alle kan redigere dkumentplysninger. Arkiveret - ARK. Selve dkumentet kan ikke redigeres af ngen, men alle kan redigere dkumentplysninger. Scannede dkumenter g indgående s registreres med tilstanden Arkiveret. Låste dkumenter kan slettes, medmindre de har relatiner/tilknytninger til andre dkumenter, sager, pgaver eller kntakter. Når du arkiverer et dkument skal det være tilknyttet en sag. Hvis du har arkiverer et dkument på en skrivebrdssag, har dkumentet ikke nget aktnummer, g du kan flytte det til en anden sag. Rediger dkumenttilstand 1. Åben detaljesiden fr det dkument, hvis tilstand du vil ændre. 2. Klik Skift i gruppen Tilstand. 3. Vælg en ny tilstand eller klik Arkivér. SE ET DOKUMENTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser de handlinger, der er udført på dkumentet siden dets prettelse. Fr eksempel: Hvilken Sagsbehandler har udført handlingen. Hvilken handling er udført på dkumentet. Hvrnår feltet Tilstand er blevet pdateret. Se et dkuments livscyklus 1. Åbn detaljesiden fr et dkument. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus. 46

47 Onlinehjælp BESVAR ET DOKUMENT Du kan nu besvare et dkument enten fra en liste eller fra dkumentdetaljesiden g få sagsplysninger indsat autmatisk i dit svardkument. 1. Find det dkument, du vil besvare. 2. Klik. Et nyt Micrsft Wrd-dkument åbnes. Relevante plysninger fra dit prindelige dkument indsættes autmatisk (g kan ses i ruden Dkumentregistrering): Svardkumentet sættes til Udgående. Titlen på det prindelige dkument med præfikset Re:. Dkumentparter med rllen Afsender i det prindelige dkument bruges sm Mdtagere. Der prettes en dkumenthenvisning til det prindelige dkument. Tip: Se nlinehjælpen til WrkZne fr Office fr yderligere plysninger, m hvrdan besvarelse af dkumenter fungerer. 3. Udfør ændringer i svardkumentet. 4. Klik Gem på sag. KOPIÉR ET DOKUMENT Du kan kpiere et eksisterende dkument. På den måde kan du genbruge plysninger g indhld fra det prindelige dkument. Det kpierede dkument gemmes autmatisk på din skrivebrdssag. Du kan efterfølgende flytte det til en anden sag. Det nye dkument behlder det prindelige dkuments henvisninger til: Dkumenter Bilag Kntakter Sager Det får desuden tilføjet en dkumenthenvisning til det prindelige dkument. Kpiér et eksisterende dkument 1. Find the dcument that yu want t cpy and pen it. 2. Klik i gruppen Administrer. En kpi af det prindelige dkument åbnes på en ny fane Rediger eventuelt infrmatiner på det nye dkument. 4. Klik i gruppen Rediger. Hvis du vil redigere dkumentindhldet, se gså Rediger dkument. 47

48 WrkZne Client 2.3 ARKIVÉR ET DOKUMENT Når du arkiverer et dkument, sker følgende: Dkumentet får et løbenummer (aktnummer) på den sag, det er tilknyttet. Dkumentet får tilstanden Arkiveret. Dkumentet låses g kan ikke længere slettes. Du kan enten arkivere et dkument fra dkumentdetaljesiden eller fra en dkumentliste. Arkivér fra dkumentdetaljesiden 1. Find det dkument, du vil arkivere, g åbn det. 2. Klik i gruppen Tilstand. Arkivér fra en dkumentliste 1. Åbn en dkumentliste med dkumentet du vil arkivere. Eksempel 1 2. Vælg dkumentet, du vil arkivere. 3. Klik i detaljebåndet. SLET ET DOKUMENT Du kan slette et dkument når følgende frudsætninger er pfyldt: Du skal have de nødvendige rettigheder til at slette dkumenter. Dkumentet skal have tilstanden Persnlig udkast, Udkast eller Låst dkument (ikke Arkiveret). Dkumentet må ikke have henvisninger til andre dkumenter. Slet et dkument 1. Find det dkument, du vil slette g åbn det. 2. Klik i gruppen Administrer. Dkumentet er slettet. 1 : På fanen Hjem, åbn listen Dkumenter. 48

49 Onlinehjælp 6.3 Om felter på en dkumentdetaljeside Adressatdetaljesiden indehlder følgende felter: Felt Titel Sag Hveddkument Sagsbehandler Ansvarlig enhed Dkumenttype Dkumentgruppe Tilstand Pstliste Beskrivelse Skriv en krt titel til dkumentet. Her kan du se de sager, sm dkumentet hører til. Hvis dkumentet er et bilag, er det tilknyttet et hveddkument. Viser IDnummeret fr hveddkumentet. Navnet på den bruger, sm prettede dkumentet, indsættes sm standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Når du gemmer et dkument, tilføjes ansvarlig enhed (ansvarlig afdeling) autmatisk. Du kan ændre det senere. Dkumenttypen angiver, m dkumentet fr eksempel er indgående, udgående eller internt. Viser den gruppe, dkumentet hører til. Fr eksempel Beslutning, Bekræftelse eller Rådgivning. Din rganisatin har defineret tilgængelige tilstande. Se gså Rediger dkumenttilstand. Der er t pstlister: Åben pstliste fr i dag Alle indgående breve, sm har prettelsesdat i dag, g sm er sat til åben pstliste. Intern pstliste fr i dag Alle indgående breve, sm har prettelsesdat i dag, g sm er sat til intern pstliste. Alle brugere kan se både den åbne g den interne pstliste. 49

50 WrkZne Client 2.3 Brevdat Svardat Tekst Emnerd Oprettet af Oprettelsesdat Versinsnummer Arkiveringsfrm Angiv dags dat eller daten angivet på det indgående brev. Her kan du angive den dat, hvr dkumentet skal besvares. Skriv en beskrivelse af dkumentets indhld i dette felt. Du kan redigere nøglerd på detaljefanerne eller direkte i feltet. Se gså Tilføj eller fjern emnerd. Navnet på den bruger, der har prettet dkumentet, indsættes autmatisk. Oprettelsesdaten fr dkumentet indsættes sm standard. Feltet kan ikke redigeres. Dkumentet har sm standard versinsnummer 1. Når du anvender versinering første gang, får den nye versin af dkumentet versinsnummer 2. Definerer hvrdan dkumentet skal arkiveres. Eksempel Delvist elektrnisk - DE Anvendes fr eksempel, hvis kun frsiden g indhldsfrtegnelsen fra et langt dkument er indscannet. Elektrnisk - E Scannede dkumenter, skrevet i en teksteditr, regneark eller lignende. Paper - P Læseadgang Skriveadgang Dkumentprgra m Dkumentnumme r Påmindelse Oprindelse Definerer hvem der har tilladelse til at vise dkumentet. Se gså Tilføj eller fjern læseadgang til et dkument. Definerer hvem der har adgang til at redigere dkumentet. Se gså Tilføj eller fjern skriveadgang til et dkument. Viser hvilket prgram, du skal bruge til at åbne dkumentet. Systemet tildeler autmatisk et identifikatinsnummer til dkumentet. Dkumentnummeret kan ikke ændres. Påmindelsen angiver, at du skal gøre nget med dette dkument. Viser dkumentets prindelse. Fr eksempel m dkumentet kmmer fra filsystemet eller er blevet indscannet. 50

51 Onlinehjælp 6.4 Rediger metadata på et dkument Du kan ændre metadata g henvisninger på dkumenter, så længe de ikke har tilstanden Låst eller Arkiveret. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje en eller flere kntakter, dvs. parter på et dkument. Dette gøres på dkumentdetaljesiden på fanen Parter. Tilføj part på et dkument 1. Åbn detaljesiden fr det dkument du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj kntakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet.. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre klnne. 6. Dbbeltklik på de kntakter, du vil tilføje. De valgte kntakter vises i højre klnne. 7. Vælg en rlle fr kntakten i feltet Rlle. 8. Klik Vælg. De tilføjede kntakter vises nu i listen Parter. Fjern part fra et dkument 1. Åbn detaljesiden fr det dkument du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kntakt, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emnerd kan bruges til fr eksempel gruppering g søgning efter dkumenter. 1. Åbn deltaljesiden fr et dkument, du vil tilføje emnerd til eller fjerne emnerd fra. 2. Gør et af følgende: Tilføj emnerd: indtast et emnerd i feltet Emnerd. -Eller- 51

52 WrkZne Client 2.3 Fjern emnerd: slet et emnerd i feltetemnerd. 3. Klik. Bemærk: Hvis din rganisatin anvender en rdbg, kan du kun vælge emnerd fra rdbgen. Hvis du indtaster rd, der ikke findes i rdbgen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din rganisatin ikke anvender en rdbg, kan du frit prette emnerd. Hvis der er flere emnerd skal de adskilles et kmma g mellemrum, fr eksempel øknmi, finans. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER En dkumenthenvisning er et link til et andet dkument, sm kan være relevant fr den aktuelle sagsbehandling. Tilføj en dkumenthenvisning 1. Åbn deltaljesiden fr et dkument, du vil tilføje en henvisning til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dkumenthenvisninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj dkumenthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet.. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre klnne. 6. Duble-click the dcument r dcuments yu want t add. De valgte dkumenter vises i højre klnne. 7. Klik Gem. Det tilføjede dkument vises nu i listen Dkumenthenvisninger. Fjern en dkumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden fr den sag, du vil fjerne en dkumenthenvisning fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dkumenthenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af de dkumenthenvisninger, du vil fjerne. 4. Klik. 52

53 Onlinehjælp TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De plysninger, du kan tilføje på dkumentet, bestemmes af din rganisatin. En plysning består af t dele: Et Oplysningstype felt - plysningens navn eller type fr eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til fr eksempel at registrere frskellige typer fejl. Inputfeltet kan indehlde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning. Tilføj plysninger 1. Åbn detaljesiden fr det dkument, du vil tilføje plysninger til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj plysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype g udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. Rediger plysninger 1. Åbn deltaljesiden fr et dkument, hvrpå du vil redigere plysninger. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Dbbeltklik på den plysning, du vil redigere. Dialgbksen Rediger plysninger vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern plysninger 1. Åbn deltaljesiden fr et dkument, sm du vil fjerne plysninger fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Vælg de plysninger, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN DATOER De dater, du kan tilføje på et dkument, bestemmes af din rganisatin. En dat består af t dele: En dattype - datens navn eller type. Fr eksempel hvrnår en fejl er pstået. Et Dat felt. 53

54 WrkZne Client 2.3 Tilføj dat 1. Åbn detaljesiden fr det dkument, du vil tilføje en dat til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Dater. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj dat vises. 4. Vælg type dat i feltet Dattype g udfyld feltet Dat. 5. Klik Gem. Rediger dat 1. Åbn deltaljesiden fr et dkument, du vil redigere en dat på. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Dater. 3. Dbbeltklik på den dat, du vil redigere. Dialgbksen Rediger dat vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern dat 1. Åbn deltaljesiden fr et dkument, du vil fjerne en dat fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Dater. 3. Vælg de dater, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN PÅMINDELSER De påmindelser, du kan tilføje til dkumentet, bestemmes af din rganisatin. En påmindelse består af følgende: Feltet Dat - den dat, sm påmindelsen gælder fra. Feltet Påmindelse til - mdtageren af en påmindelse. Feltet Påmindelsestype - teksten, der vises i påmindelsen. Feltet Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse fr eksempel når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet m. Bemærk: Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afslut) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser. Feltet Påmindelsestekst - teksten, der vises i påmindelsen. Tilføj påmindelse 54

55 Onlinehjælp 1. Åbn detaljesiden fr et dkument, du vil tilføje en påmindelse til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. Se gså Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj påmindelse vises. 4. Udfyld felterne: Dat - skriv eller vælg daten fra kalenderen. Feltet Påmindelse til - vælg en mdtager påmindelsen. Påmindelsestype - vælg en påmindelsestype. Afslut påmindelse - vælgp, Afsluttet fr at lukke påmindelsen. 5. Klik Gem. Påmindelsestekst - skriv en påmindelsestekst (valgfri). Rediger påmindelse 1. Åbn detaljesiden fr et dkument, hvrpå du vil redigere en påmindelse. 2. På en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. 3. Duble-click the reminder that yu want t edit. Dialgbksen Rediger påmindelse vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern påmindelse 1. Åbn detaljesiden fr et dkument, sm du vil fjerne en påmindelse fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Påmindelser. 3. Vælg de påmindelser, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til dkumenter fr medarbejdere eller grupper. Et dkument nedarver sm standard samme læserettigheder sm den sag den hører til. Et bilag nedarver sm standard samme læserettigheder sm dets hveddkument. Bemærk: Hvis der ikke er defineret læseadgang til et dkument, kan det læses af alle. Se gså Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dkumenter g kntakter TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til dkumenter fr medarbejder eller grupper. Kun de medarbejdere g grupper, du har givet skriveadgang, kan redigere dkumentet. Et dkument nedarver sm standard samme skriverettigheder sm den sag den hører til. Et bilag nedarver sm standard samme skriverettigheder sm dets hveddkument. 55

56 WrkZne Client 2.3 Bemærk: Bemærk: Hvis der ikke er defineret skriveadgang til et dkument, kan det læses af alle. Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Se gså Tilføj eller fjern skriveadgang til sager, dkumenter g kntakter. 56

57 Onlinehjælp 6.5 Handlinger på dkumenter Her beskrives de grundlæggende handlinger, du kan fretage på dkumenter. ÅBN DOKUMENT I TILSVARENDE PROGRAM Man kan åbne et dkument fra listen eller fra detaljeversigten i det prgram, der blev brugt til at prettet dkumentet. 1. Vælg det dkument, du vil åbne enten fra en liste eller fra detaljesiden. 2. Klik. Dkumentet åbner i det prgram, der blev brugt til at prette dkumentet (fr eksempel Micrsft Wrd, Excel, Outlk eller PwerPint). Bemærk: Hvis du åbner et Micrsft Wrd, Excel eller PwerPint dkument g har installeret WrkZne fr Office, vises dkumenter med ruden Dkumentregistrering. Du kan redigere dkumentets metadata g gemme ændringer. Dkumenterne åbnes med de tilknyttede prgrammer på samme måde sm i Micrsft Windws. Hvis filtypen ikke er knyttet til Micrsft Wrd, Excel, Outlk eller PwerPint, eller de ikke er installeret, vil du blive freslået enten at hente dkumentet til din harddisk eller at åbne dkumentet med et andet prgram. SEND DOKUMENT I EN - SOM LINK Du kan sende et link til en detaljeside fr et dkument i en . Fr dkumenter med fysiske filer (fr eksempel.dc,.txt,.xls, sv.an), kan du gså sende et direkte link til at hente filerne fra en . Vigtigt: Fr at aktivere denne funktin skal du have WrkZne fr Office installeret. Mdtageren skal have adgang til WrkZne Client fr at se dkumentet. 1. Find dkumentet, du vil sende et link til g udfør en af følgende handlinger: Åbn det. -Eller- Vælg det fra en liste, fr eksempel fra Mine Dkumenter i navigatinspanelet. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Micrsft Outlk. Fr dkumenter uden fysiske filer, tilføjes et link til detaljesiden fr et dkument i WrkZne Client eller i Captia Web Client. Fr dkumenter sm har fysiske filer - tilføjes t links: 57

58 WrkZne Client 2.3 a. Et link til detaljesiden fr et dkument i WrkZne Client. b. Et direkte link Vis til at hente den fysiske fil fr dkumentet. 3. Tilføj en mdtager g klik Send. SEND DOKUMENT I EN - SOM VEDHÆFTET FIL Vigtigt: Du skal have installeret WrkZne fr Office fr at kunne anvende denne funktinalitet. Mdtageren skal have adgang til WrkZne Client fr at se dkumentet. 1. Åbn detaljesiden fr et dkument du vil vedhæfte til en eller vælg dkumentet fra en liste. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Micrsft Outlk. Dkumentet er vedhæftet til en . SEND DOKUMENT I EN - SOM VEDHÆFTET PDF Vigtigt: Der skal findes en PDF-versin af dkumentet. Se Opret PDF-versin. Du skal have installeret WrkZne fr Office fr at kunne anvende denne funktinalitet. Mdtageren skal have adgang til WrkZne Client fr at se dkumentet. 1. Åbn detaljesiden fr det dkument med PDF-versin, sm du vil sende et link til, eller vælg dkumentet fra en liste. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Micrsft Outlk. PDF-dkumentet er vedhæftet til en. FLYT DOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et hveddkument fra en sag til en anden. Bemærk: Hvis dkumentet har bilag, bliver de gså flyttet. 1. Åbn detaljesiden fr det dkument, du vil flytte til en anden sag. 2. Klik. Vinduet Flyt dkument åbner. 58

59 Onlinehjælp 3. Indtast en del af navnet på sagen, du vil flytte et dkument til. Fr eksempel titlen, sagsnummeret eller sagsbehandler. 4. Vælg en sag fra listen. 5. Marker afkrydsningsfeltet Arkiver dkument på ny sag, hvis du vil arkivere dkumentet. 6. Klik Flyt til sag. Dkumentet er nu flyttet til den valgte sag. Tip: Du kan gså flytte flere dkumenter fra en liste til en ny sag. Se Udfør handlinger fr flere valgte elementer. OPRET PDF-VERSION Du kan prette PDF-versiner af dkumenter. 1. Åbn detaljesiden fr det dkument, du vil prette en PDF-versin af. 2. Klik. PDF-versinen af dkumentet prettes. VIS PDF-VERSION 1. Åbn detaljesiden fr et dkument med PDF-versin. 2. Klik. PDF-versinen vises i visningsruden. 59

60 WrkZne Client Arbejde med kntakter 7.1 Om kntakter Administrer kntakter Om felter på kntaktdetaljesiden Rediger metadata på kntakt 67 60

61 Onlinehjælp 7.1 Om kntakter Følgende beskriver termerne adressat, navn g part. OM KONTAKTER En kntakt er en betegnelse fr de navne, sm anvendes inden fr sagsbehandling. En kntakt kan eksempelvis være en persn, medarbejder, kmmune, institutin eller en virksmhed. En kntakt identificeres i WrkZne Client ved hjælp af både en kntakttype g et ID. Kntakttyper er fr eksempel Persner (med CPR), Persner (uden CPR), Bygninger g Institutiner. Kntakt ID kan være CPR-nummer g CVR-nummer. Om kntaktnavne Enhver kntakt har et eller flere navne, sm indtastes på kntaktdetaljesiden. Felterne Navn 1 g Navn 2 kan bruges til henhldsvis fr- g efternavn. Om parter Part er et andet rd fr kntakt g bruges i en speciel sammenhæng. En part kan eksempelvis være en persn, der har henvendt sig til en virksmhed med en klage, sm kræver sagsbehandling. I dette tilfælde er persnen g virksmheden begge parter i sagen. På dkumenter kan parterne tildeles rller, fr eksempel Afsender, Mdtager eller Frfatter. 61

62 WrkZne Client Administrer kntakter Nedenfr beskrives grundlæggende pgaver frbundet med kntakter - se gså Om kntakter. OPRET EN NY KONTAKT 1. Klik i gruppen Opret ny. Den nye kntaktdetaljeside åbner på en ny fane. 2. Udfyld bligatriske felter. Hvis relevant, klik nederst på siden fr aktivere de grå felter. Læs m felterne i Felter på kntaktdetaljelsiden. 3. Klik i gruppen Rediger. REDIGER EN KONTAKT Du kan ændre plysninger på en eksisterende kntakt. Fr eksempel kan du tilføje g fjerne adresser eller redigere sagshenvisninger. 1. Åbn detaljesiden fr den kntakt, du vil fjerne. 2. Klik i det metadatafelt, du vil redigere. 3. Fretag dine ændringer. 4. Klik. REDIGER KONTAKTTILSTAND 1. Åbn detaljesiden fr den kntakt, du vil ændre sagstilstanden på. 2. Klik i gruppen Rediger. 3. I feltet Tilstand, vælg en tilstand fra listen. 4. Klik fr at gemme kntakten. Kntaktens livscyklus er pdateret med den nye tilstand. VIS EN KONTAKTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser en kntakts frløb siden dens prettelse, dvs: Hvrnår feltet Tilstand er blevet ændret. Til hvilken tilstand feltet Tilstand er blevet ændret. Hvem har udført ændringen (klnnen Udført af). Hvrnår kntakten blev prettet, lukket eller genåbnet (klnnen Aktin). 62

63 Onlinehjælp Vis en kntakts livscyklus 1. Åbn detaljesiden fr den kntakt hvis livscyklus du vil se. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Livscyklus. Tip: Du kan tilføje flere klnner fr at se flere plysninger. LUK EN KONTAKT Nrmalt lukker man en kntakt, hvis kntakten er en virksmhed, der ikke eksisterer længere. En lukket kntakt bevares sm part de steder, den er tilføjet sm part. 1. Åbn detaljesiden fr den kntakt du vil lukke. 2. Indsæt en dat i feltet Kntakt slutdat. 3. Klik. Kntakten lukkes fra g med denne dat. 63

64 WrkZne Client Om felter på kntaktdetaljesiden Kntaktdetaljesiden indehlder følgende felter: Felt Type Beskrivelse Feltet Kntakttype er bligatrisk. ID Feltet ID afhænger af dit valgt i feltet Type. Fr eksempel 1 Kntakt startdat Kntakt slutdat Navn 1 g 2 Startdat fr kntakten. Når du pretter en kntakt, indsættes den aktuelle dat sm startdat. Du kan ændre daten. Fr eksempel 2 Slutdat fr kntakten. Du kan lukke en kntakt ved at tilføje en slutdat g derved undgå, at kntakten bliver brugt fr eksempel i frbindelse med nye sager g dkumenter. Se gså Luk en kntakt. I feltet Navn 1 kan du skrive kntaktens navn. Hvis der ikke er plads, kan du skrive den 1 hvis du vælger Persner (med CPR), dvs. persnnummer, i feltet Type, skal du indtaste et CPR nummer i feltet ID. 2 kan du indsætte en senere dat, hvis kntakten ikke skal bruges før en senere dat. In this case, the cntact will appear as Clsed until the start date. 64

65 Onlinehjælp Adresse 1, 2 g 3 Pstnummer g land Telefn resterende del af navnet i feltet Navn 2. Fr persnnavne kan du bruge feltet Navn 1 til frnavne g feltet Navn 2 til efternavnet. Der er plads til 60 tegn i hvert felt. Der er tre adressefelter. Der er plads til 60 tegn i hvert felt. Sm standard er Danmark indsat i feltet Land. Hvis du ikke ændrer landet, antager systemet, at det pstnummer, du indtaster i det første felt, er et dansk pstnummer eller pstdistrikt. Kntaktens telefnnummer. Mbil Kntaktens mbiltelefnnummer. Kntaktens adresse. Webside Kntaktens webside. Fax Kntaktens faxnummer. Adressetype Gruppe Jb Den adresse, du indtaster i adressefelterne, bliver autmatisk til Hvedadresse i feltet Adressetype. Du kan ændre indhldet af feltet til fr eksempel Filialadresse. Din rganisatin har defineret tilgængelige grupper. Kntaktens jbtitel. Læseadgang Tilstand Oprettelsesdat Oprettet af Sidst pdateret Opdateret af Definerer, hvem der har tilladelse til at vise kntakten. Du kan redigere læseadgang på samme måde sm fr dkumenter. Se gså Tilføj/fjern læseadgang til et dkument. Indhldet af feltet er defineret af din rganisatin. Valgmulighederne i feltet er defineret i WrkZne Cnfiguratin Management. Oprettelsesdaten fr kntakten indsættes sm standard. Feltet kan ikke redigeres. Navnet på den bruger, der har prettet kntakten, indsættes sm standard. The update date f the cntact is entered by default. Feltet kan ikke redigeres. Navnet på den bruger, der har pdateret 65

66 WrkZne Client 2.3 kntakten, indsættes sm standard. Adresse startdat Adresse slutdat Beskyttelse Startdat fr adressen. Når du pretter en adresse, indsættes den aktuelle dat sm startdat. Du kan ændre daten. Fr eksempel, 1 Slutdat fr adressen. Du kan lukke en adresse ved at tilføje en slutdat g derved undgå at adressen bliver brugt fr eksempel i frbindelse med nye sager g dkumenter. Du kan angive adressebeskyttelse på en adresse. Daten viser, hvrnår beskyttelsen træder i kraft. 1 kan du indsætte en senere dat hvis adressen ikke skal bruges før en senere dat. I dette eksempel vises adressen sm Lukket, indtil startdaten nås. 66

67 Onlinehjælp 7.4 Rediger metadata på kntakt TILFØJ ELLER FJERN KONTAKTHENVISNINGER Du kan tilføje en eller flere kntakthenvisninger på et dkument. Tilføj en kntakthenvisning 1. Åbn detaljesiden fr en kntakt, hvr du vil tilføje kntakthenvisning. 2. Fra detailsiden, åbn fanen Kntakthenvisninger. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj kntakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet.. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre klnne. 6. Dbbeltklik på de kntakter, du vil tilføje. De valgte kntakter vises i højre klnne. Du kan vælge en anden rlle fr kntakten i listen Rlle. Fr eksempel Frmand eller Udvalg. 7. Klik Gem. De tilføjede kntakter vises nu i listen Kntakthenvisninger. Fjern en dkumenthenvisning 1. Åbn detaljesiden fr den kntakt, du vil fjerne. 2. Fra detaljefanen, åbn fanen Kntakthenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af kntakthenvisningen, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN SAGSHENVISNINGER Du kan tilføje en eller flere sagshenvisninger. Tilføj en sagshenvisning til en kntakt 1. Åbn detaljesiden fr en kntakt, hvr du vil tilføje en sagnshenvisning. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 67

68 WrkZne Client Klik. Dialgbksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket mråde, du vil søge indenfr, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning g indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet.. 5. Klik Søg. 6. Dbbeltklik på de sager, du vil tilføje. De valgte sager vises i højre klnne. Du kan vælge en anden rlle fr kntakten i listen Rlle. Fr eksempel Sagspart eller Rådgivningspart. 7. Klik Gem. Fjern en sagshenvisning fra en kntakt 1. Åbn detaljesiden fr en kntakt, hvr du vil fjerne en sagshenvisning. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kntakthenvisning du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emnerd kan bruges til fr eksempel gruppering g søgning efter kntakter. 1. Åbn deltaljesiden fr en kntakt, du vil tilføje emnerd til eller fjerne et emnerd fra. 2. Gør et af følgende: Tilføj emnerd: indtast et emnerd i feltet Emnerd. -Eller- Fjern emnerd: slet et emnerd i feltetemnerd. 3. Klik. Bemærk: Hvis din rganisatin anvender en rdbg, kan du kun vælge emnerd fra rdbgen. Hvis du indtaster rd, der ikke findes i rdbgen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din rganisatin ikke bruger en rdbg, kan du prette dine egne emnerd. 68

69 Onlinehjælp Hvis der er flere emnerd skal de adskilles et kmma g mellemrum, fr eksempel øknmi, finans. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN ADRESSER Du kan tilføje, redigere eller fjerne adresser på en aktive (dvs. ikke lukket) kntakt. Tilføj en adresse 1. Åbn en kntaktdetaljeside fr at tilføje en adresse. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Adresser. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj adresse vises. 4. Indtast adressen. 5. Klik Gem. Rediger en adresse 1. Åbn en kntaktdetaljeside fr at redigere en adresse. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Adresser. 3. Dbbeltklik på den adressse, du vil redigere. Dialgbksen Rediger adresse vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern en adresse Bemærk: Du kan ikke slette en kntakts hvedadresse. Yu cannt delete an address which is used by anther reference. 1. Åbn en kntaktdetaljeside fr at fjerne en adresse. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Adresser. 3. Vælg den adresse, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN OPLYSNINGER De plysninger, du kan tilføje på kntakten, bestemmes af din rganisatin. En plysning består af t dele: En Oplysningstype - navn eller type plysning, fr eksempel Fejl. Et Oplysningsfelt, der kan bruges til fr eksempel at registrere frskellige typer fejl. 69

70 WrkZne Client 2.3 Inputfeltet kan indehlde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning. Tilføj plysninger 1. Åbn en kntaktdetaljeside fr at tilføje plysninger. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Oplysninger. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj plysninger vises. 4. Vælg Oplysningstype g udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik Gem. Rediger plysninger 1. Åbn en kntaktdetaljeside fr at redigere plysninger. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Oplysninger. 3. Dbbeltklik på den plysning, du vil redigere. Dialgbksen Rediger plysninger vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern plysninger 1. Åbn en kntaktdetaljeside fr at fjerne plysninger. 2. Fra detaljefanerne, klik på fanen Oplysninger. 3. Vælg de plysninger, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ, REDIGER ELLER FJERN DATOER De dater, du kan tilføje til en kntakt, bestemmes af din rganisatin. En dat består af t dele: En dattype - datens navn eller type. Fr eksempel hvrnår en fejl er pstået. Et Dat felt. Tilføj dat 1. Åbn deltaljesiden fr en kntakt, du vil tilføje en dat til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Dater. 3. Klik. Dialgbksen Tilføj dat vises. 70

71 Onlinehjælp 4. Vælg type dat i feltet Dattype g udfyld feltet Dat. 5. Klik Gem. Rediger dat 1. Åbn deltaljesiden fr en kntakt, hvrpå du vil redigere en dat. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dater. 3. Dbbeltklik på den dat, du vil redigere. Dialgbksen Rediger dat vises. 4. Fretag ændringer g klik Gem. Fjern dat 1. Åbn deltaljesiden fr en kntakt, du vil fjerne en dat fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Dater. 3. Vælg de dater, du vil fjerne. 4. Klik. Dialgbksen Bekræft vises. 5. Klik Ja. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN KONTAKT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til en kntakt fr medarbejdere g grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen sm standard fr alle sagens parter. Se gså Tilføj eller fjern læseadgang til sager, dkumenter g kntakter 71

72 WrkZne Client Arbejde med lister Her beskrives de grundlæggende pgaver i frbindelse med lister. ÅBN LISTE PÅ NY FANE 1. Find den liste, du vil åbne på en ny fane. 2. Klik. Listen g alle dens elementer åbner på en ny fane. Åbn søgeresultater på en ny fane På samme måde kan du åbne en ny fane med dine søgeresultater: 1. Fretag en søgning. Dine søgeresultater vises sm en liste. 2. På fanen Søgeresultater på detaljebåndet, klik. En ny fane åbnes med dine søgeresultater på en liste. Tip: Fr at pdatere dine søgeresultaterup, rediger søgekriteriet på Søge siden g klik Søg. Og derefter, klik. ÅBN DETALJESIDE FRA EN LISTE Fr at gøre navigatin nemmere g bevare de elementer synlige, sm du har åbnet fra lister (fr eksempel, sager, dkumenter eller kntakter), vises detaljesiden fr hvert element på en ny fane. Fr yderligere plysninger, se Om detaljesider. 1. Åbn en liste med sager eller dkumenter hvis sags- eller dkumentdetaljeside du vil åbne. 2. Klik på sagen eller dkumentet, du vil åbne. Detaljesiden fr den valgte sag eller det valgte dkument åbnes på en ny fane. Bemærk: Hvis du åbner mere end en sag, dkument eller kntakt fra listen, åbner hver af detaljesiderne fr disse sager, dkumenter eller kntakter på en separat fane. Åbn en kntakt fra listen på en ny fane: 1. Søg den kntakt, du vil åbne. Dit søgeresultat vises sm en liste under fanen Søgeresultat på detaljebåndet. 2. Klik på den kntakt, du vil åbne. Detaljesiden fr den valgte kntakt åbner på en ny fane. UDFØR HANDLINGER FOR FLERE VALGTE ELEMENTER 72

73 Onlinehjælp Når du arbejder med lister, kan du udføre ngle af funktinerne på båndet på flere valgte elementer i en liste. Fr yderligere plysninger, se Om knapper på båndet. Udfør en handling fr flere valgte elementer i en liste 1. Åbn en liste med sager eller dkumenter med flere elementer hvr du vil anvende en handling. 2. Marker afkrydsningsfelterne ved siden af de elementer, du vil vælge. Den røde markering på knapperne på båndet viser antal valgte elementer, sm en specifik knaps funktin kan udføres på. 3. Klik på knappen i båndet med den relevante funktin. Den valgte funktin udføres på alle valgte elementer i listen. REDIGER ET ELEMENT FRA EN LISTE Du kan fr eksempel redigere metadata på et element, der er vist i en liste. Fr eksempel 1 1. I en liste, klik. 2. Fretag dine ændringer ved at indtaste eller vælge fra en liste. 3. Klik. VIS LISTEELEMENTET I VISNINGSRUDEN Du kan se yderligere plysninger på et element i en liste sm fr eksempel dette elements parter, dkumenter sv. i en visningsrude. Se Om visningsruden. Eksempel 2 1, kan du ændre sagsbehandler eller sagstitel direkte i listen Mine åbne sager i navigatinspanelet. 2 Du kan få vist et dkument fra listen Dkumenter på detaljesiden i visningsruden. 73

74 WrkZne Client 2.3 Vigtigt: PDF-dkumenter kan kun vises i visningsruden fra detaljesiden. 1. Åbn en liste. Fr eksempel Dkumenter. 2. Klik på et dkument. 3. Klik. Listen med parter g bilag vises i visningsruden. 74

75 Onlinehjælp 9. Om adgangsrettigheder I WrkZne Client kan du definere, hvem der må se g redigere sager, dkumenter g kntakter. Læseadgang - du skal have læseadgang fr at kunne se en sag, et dkument eller en kntakt. Skriveadgang - du skal have skriveadgang fr at kunne redigere en sag eller et dkument. Du kan give læse- g skriveadgang til et element til medarbejdere g/eller grupper af medarbejdere. En gruppe kan bestå af en eller flere medarbejdere. Dette knfigureres i WrkZne Cnfiguratin Management. OM LÆSEADGANG Sm standard har alle læseadgang til nyprettede sager, dkumenter g kntakter. Du kan begrænse læseadgangen til et element ved at ændre læserettighederne på eksempelvis sagen. Vigtigt: Du skal altid have læseadgang til de sager, dkumenter g kntakter, sm du vil definere læseadgang til. Det er kun dig, der kan læse g redigere dine egne dkumenter med tilstanden Persnligt udkast. Hvis du vil give andre adgang til dine persnlige udkast, skal du frigive dem (Skift > Frigiv persnligt udkast). Se Skift dkumenttilstand. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL EN SAG, ET DOKUMENT ELLER EN KONTAKT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til sager, dkumenter g kntakter fr enkelte medarbejdere eller grupper af medarbejdere. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen sm standard fr alle sagens dkumenter. Dette betyder at kun brugere, sm er medlem af en grupperne med læseadgang, har adgang til sagen, dkumentet, eller kntakten g til dens dkumenter eller kntakter. Tilføj læseadgang 1. Åben detaljesiden fr en sag, et dkument eller en kntakt, du vil give læseadgang til. 2. Klik i feltet Læseadgang. Dialgbksen Rediger læseadgang åbner. 3. Vælg enkelte medarbejdere eller grupper, der skal have læseadgang til sagen, dkumentet eller kntakten. Vælg de medarbejdere, der skal have læseadgang, i feltet Emneindblik. Vælg de grupper, der skal have læseadgang, i feltet Kncernindblik. Tip: Du kan prette nye indblik fra denne dialgbks. Klik Opret ny adgangsgruppe g gentag trin 3. 75

76 WrkZne Client Gentag denne prcedure indtil du har valgt alle de medarbejdere eller grupper, der skal have læseadgang til sagen, dkumentet eller kntakten. 5. Klik Anvend. Fjern læseadgang 1. Åben detaljesiden fr en sag, et dkument eller en kntakt, sm du vil fjerne læseadgang fra. 2. Klik i feltet Læseadgang. Dialgbksen Rediger læseadgang åbner. 3. Klik på X ud fr de medarbejdere eller den gruppe, sm du vil fjerne læseadgang fra. 4. Klik Anvend. Bemærk: Hvis du fjerner alle medarbejdere g grupper, fjerner du begrænsningen af læseadgang. Det betyder, at alle medarbejdere har læseadgang. OM SKRIVEADGANG Sm standard har alle skriveadgang til nyprettede sager g dkumenter. Du kan begrænse skriveadgang til en sag eller et dkument ved at ændre skriverettigheder. Vigtigt: Du skal altid have skriveadgang til de sager g dkumenter, sm du vil definere skriveadgang til. TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL EN SAG ELLER ET DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til sager eller dkumenter fr enkelte medarbejdere g grupper. Når du begrænser skriveadgang til en sag, gælder begrænsningen sm standard fr alle sagens dkumenter. Kun medarbejdere, sm er medlem af en af de grupper med skriveadgang, kan redigere sagen, dkumentet eller kntakten g dens dkumenter eller kntakter. Vigtigt: Du skal altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Det er kun dig, der kan læse g redigere dine egne dkumenter med tilstanden Persnligt udkast. Hvis du vil give andre adgang til dine persnlige udkast, skal du frigive dem (Skift > Frigiv persnligt udkast). Se Skift dkumenttilstand. Tilføj skriveadgang 1. Åbn detaljesiden fr den sag eller det dkument, du vil give ngen skriveadgang til. 2. Klik i feltet Skriveadgang. Dialgbksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Vælg de medarbejdere eller grupper, der skal have skriveadgang til sagen eller dkumentet. 76

77 Onlinehjælp Vælg de medarbejdere, der skal have skriveadgang, i feltet Emneindblik. Vælg de grupper, der skal have skriveadgang, i feltet Organisatrisk indblik. Tip: Du kan prette nye indblik fra denne dialgbks. Klik Opret ny adgangsgruppe g gentag trin Gentag denne prcedure indtil du har valgt alle de medarbejdere eller grupper, der skal have skriveadgang til sagen eller dkumentet. 5. Klik Anvend. Fjern skriveadgang 1. Åbn detaljesiden fr den sag eller det dkument, du vil fjerne skriveadgang fra. 2. Klik i feltet Skriveadgang. Dialgbksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Klik på X ud fr de medarbejdere eller den gruppe, sm du vil fjerne skriveadgang fra. 4. Klik Anvend. Bemærk: Hvis du fjerner alle medarbejdere g grupper, fjerner du begrænsningen af skriveadgang. Det betyder, at alle medarbejdere har skriveadgang. NEDARVNING AF ADGANGSRETTIGHEDER Ved at begrænse læseadgang til en sag, et dkument eller en kntakt, kan du begrænse hvem der kan se sagen, dkumentet eller kntakten g dets undersager eller sagsdkumenter. Sm standard nedarver alle underelementer, fr eksempel undersager eller sagsdkumenter, til en sag eller et dkument læseadgangen fra sagen eller dkumentet. Tips: Sager kan arve læseadgang fra deres sagsgruppe, hvis din rganisatin anvender denne funktinalitet. Tilføj klnnen Effektivt indblik til dine dkumentlister fr at få et verblik ver den aktuelle læseadgang. Effektivt indblik kan frklares således: [Sagens læseadgang] & [Hveddkumentets/dkumentets læseadgang] & [Underelementets læseadgang] Fr eksempel, den aktuelle læseadgang på dkumentdetaljesiden [ ] & [ ] & [ ]: [dkumentets egen læseadgang] & [hveddkumentets læseadgang] & [sagens læseadgang] Sm standard nedarver alle bilag sagens læseadgang, medmindre læseadgang specifikt er fjernet på ngle af dkumenterne. Eksempel på nedarvning Et sagsdkument er dækket af den læseadgang, der er defineret fr sagen OG 77

78 WrkZne Client 2.3 sagsdkumentet. Et underelement kan være dækket af den læseadgang, der er defineret på sagen OG hveddkumentet OG underelementet selv. Hvis der er givet læseadgang til gruppen "PERS" på et dkument, der er prettet på en sag, men der er ikke defineret læserettigheder fr dkumentet selv, har dkument det effektive indblik: [ ] & [ ] & [PERS] Du kan begrænse læseadgang til selve dkumentet. Fr eksempel kan du definere, at medarbejderne BB g AA kun skal have læseadgang til dkumentet, hvis de gså er medlemmer af gruppen "PERS". Dette gør du ved at tilføje følgende til dkumentets læseadgang: [BB AA] & [ ] & [PERS] Hvis nedarvningen af sagens læseadgang er fjernet fra dkumentet, vil den gældende læseadgang være [BB AA]. Fjern nedarvning Du kan fr eksempel fjerne nedarvning fra sagen til dkumentet. Dette gøres på dkumentdetaljesiden ved at klikke i felterne Læseadgang eller Skriveadgang. 78

79 Onlinehjælp 10. Arbejde med søgninger 10.1 Fretag en søgning Søgeperatrer Gem g genbrug søgninger 86 79

80 WrkZne Client Fretag en søgning Du kan enten anvende standardsøgninger til at finde de plysninger du søger eller udføre dine egne søgninger på søgesiden. Se Fruddefinerede søgninger i navigatinspanelet. fr yderligere plysninger m standardsøgninger. OPRET EN NY SØGNING Du kan udføre søgning på sager, dkumenter eller kntakter på de relevante søgesider. 1. Klik Ny søgning. 2. Vælg Sag, Dkument eller Kntakt fra listen. En søgeside åbner på en ny fane, dvs. enten en side fr Sagssøgning, Dkumentsøgning eller Kntaktsøgning. 3. Udfyld relevante felter. 4. Klik i gruppen Søg. Listen med søgeresultater vises nederst på siden. Se gså Gem g genbrug søgning. TILFØJ FILTER TIL SØGERESULTATER Du kan filtrere søgeresultater fra standardsøgninger g lister, fr eksempel Mine åbne sager i navigatinspanelet eller listen Sagshenvisninger på en sagsdetaljeside. Slå filter til fr søgeresultater: 1. Åbn fr eksempel listen Mine åbne sager i navigatinspanelet. 2. Klik i gruppen Filtrering fr at slå filteret tilt. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere klnner. 4. Klik Anvend. Se gså Søg i fritekstfelter. Slå filter fra fr søgeresultater: 80