Notat: Sammenlægning af den sociale døgnvagt i 4K

Transkript

1 Notat: Sammenlægning af den sociale døgnvagt i 4K Baggrund På baggrund af løbende drøftelser i styregruppen vedr. 4K-projektet Samarbejde omkring specialanbringelser og specialtilbud blev det på møde den xxx besluttet, at der skal arbejdes målrettet med sammenlægning af de fire kommuners døgnvagter. Formålet er dels at opnå en økonomisk besparelse for alle fire kommuner, dels at opnå et fagligt løft på baggrund af øget videndeling mellem kommunerne. Arbejdsprocessen Der har været afholdt to workshops med deltagelse af ledere/medarbejdere fra de fire kommuners døgnvagter. På workshopperne har der været fokus på at afdække kommunernes døgnvagter for at identificere ligheder og forskelligheder samt at udvikle og kvalificere en model for en fælles døgnvagt, herunder drøftelse af risikofaktorer og generelle opmærksomhedspunkter. De nuværende døgnvagter i 4K Overblik over de fire kommuners døgnvagter/rådighedsvagter Gladsaxe (ca indbyggere) Hører under Vestegnens Politikreds Varetages af fem erfarne socialrådgivere med fuld egenkompetence Kører kun ud, når det er strengt nødvendigt, ingen kontrol/tilsynsbesøg. Tjekker underretningspostkassen i weekenderne. Vagten aflønnes ift. KL s og SR s takster Dækker også Herlev kommune Tidsrum for vagten: Man-ons: Tors: Fre-man: : kr. 2016: kr. Gentofte (ca indbyggere) Hører under Nordsjællands politikreds Varetages af fem erfarne medarbejdere, heraf 1 socialrådgiver, 2 sagsbehandlere, 2 pædagoger med fuld egenkompetence. Vagten tager en del bestillingsopgaver fra familieafdelingen Tjekker underretningspostkassen i weekenderne Går nogle gange to ud i vagten Fra 1. marts: Vagten aflønnes ift. KL s og SR s takster Tidsrum for vagten: Man-ons: Tors: Fre-man: : kr. (estimeret) Rudersdal (ca indbyggere) Hører under Nordsjællands Politikreds Varetages af fire erfarne socialrådgivere med fuld egenkompetence Vagten tager aftaler/samtaler, men ingen kontrol/tilsynsbesøg Ingen tjek af underretningpostkasse i weekenden Vagten aflønnes ift. KL s og SR s takster Tidsrum for vagten*: Man-ons: Tors: Fre-man: : kr. 2016: kr. *Rudersdal har siden ændret vagttidspunkterne, så de korresponderer med de øvrige kommuner Lyngby-Taarbæk (ca indbyggere) Hører under Nordsjællands politikreds Varetages af fem erfarne socialrådgivere med fuld egenkompetence Kan gå ud i kontrol/tilsynsbesøg i vagten, men udfører ingen bestillingsopgaver Vagten aflønnes ift. KL s og SR s takster Tidsrum for vagten: Man-ons: Tors: Fre-man: : kr. 1

2 Opsummerende tegner der sig et billede af de fire kommuners døgnvagter, som er relativt ens i opbygning, opgavehåndtering, samarbejdspraksisser mv. Som det fremgår nedenfor, adskiller kommunerne sig på enkelte områder. Vagtens rådighedsrum o Rudersdal skiller sig ud ift. de øvrige kommuner, idet vagten her dækkes ca. 140 timer ugentligt mod ca. 100 timer i de andre kommuner Medarbejdernes faglige baggrund o Alle kommunernes vagtmedarbejdere er socialrådgivere, på nær i Gentofte, hvor også andre faggrupper varetager vagten Serviceniveau o Serviceniveauet varierer en smule kommunerne imellem. I de fleste kommuner er der dog tale om et forholdsvist lavt serviceniveau, hvor der kun tages akutte sager. Politikreds o Alle kommunerne hører under Nordsjælland politikreds, på nær Gladsaxe som hører under Vestegnens politikreds. Udgiftsniveau o Udgiftsniveauet er forskelligt i de fire kommuner, også når der er taget forbehold for indbyggertallet, svingende fra kr. i Gladsaxe til ca kr. i Gentofte (2016-niveau). I forhold til udgiftsniveauet i Gentofte henvises til, at vagtmedarbejderne aflønnes efter anden takst end de øvrige kommuner. I forhold til udgiftsniveauet i Gladsaxe henvises til, at Gladsaxe har en samarbejdsaftale med Herlev Kommuner, som indebærer, at Gladsaxe dækker Herlev kommunes vagtbehov. Økonomisk betyder det, at Herlev dækker en del af rådighedsbeløbet i Gladsaxe, hvorfor udgiftsniveauet her sænkes. 2

3 Oplæg til model for en fælles vagt Drøftelserne i workshopperne har givet anledning til forskellige overvejelser om den mest optimale opgaveløsning. Det har blandt andet været overvejet, hvorvidt opgaven skulle lægges i Københavns Kommune, som i forvejen har et vagtkorps bestående af fuldtidsansatte medarbejdere. Det blev imidlertid vurderet at være for omfattende for Københavns Kommune at overtage fire kommuner med samlet borgere. Det ville givet vis betyde yderligere ansættelser, hvilket ville medføre yderligere udgifter for 4K-netværket. På baggrund af workshop-drøftelserne er der derfor udarbejdet en model for en fælles døgnvagt i 4K, som beskrives neden for. Samarbejdsklynger En sammenlægning af de sociale døgnvagter fordrer et tæt samarbejde mellem alle fire kommuner for at opnå den ønskede effekt i forhold til besparelsespotentialet og øget faglig kvalitet i opgavehåndteringen. Der skal tænkes i at skabe muligheder for løbende faglig sparring og erfaringsudveksling mellem de fire kommuner. Det foreslås, at de fire kommuner grupperer sig i samarbejdsklynger med hver to kommuner. I hver klynge er der én vagtmedarbejder til at dække vagtbehovet i samarbejdsklyngen; i alt to medarbejdere til at dække de fire kommuners vagtbehov. På den måde behøver vagtmedarbejderne kun at servicere og forholde sig til én kommune udover sin egen. Derved øges medarbejdernes fortrolighed med og kendskab til de lokale forhold i samarbejdskommunen. 3

4 Organisering af samarbejdsklyngerne Det bør tilstræbes, at samarbejdsklyngerne etableres ud fra et retfærdighedsprincip, så arbejdstyngden i de to klynger som udgangspunkt må formodes at være nogenlunde ens. Den geografiske afstand mellem kommunerne vurderes at være mindre betydningsfuld, da det er sjældent, at vagten rent fysisk rykker ud. Klyngerne kan fx sammensættes ud fra følgende indikatorer: Demografiske hensyn: Antal børn og unge mellem 0-18 år Aktivitetstal: Antal udkald i kommunerne Socioøkonomiske forhold: Fx andel børn af enlige forsørgere, andel indvandrere eller efterkommere efter indvandrere fra tredjeverdenslande, forældrenes indkomstniveau, uddannelsesniveau og arbejdsmarkstilknytning. Desuden skal der tages højde for Gladsaxe kommunes samarbejdsaftale med Herlev (for uddybning af denne aftale se nedenfor). Vagtfordelingen mellem kommunerne Vagten betjenes som beskrevet af to medarbejdere; én fra hver samarbejdsklynge. Medarbejderne dækker som udgangspunkt kun sager i egen klynge (dvs. egen kommune og samarbejdskommune). I helt særlige tilfælde kan de to medarbejdere samarbejde om en sag, fx hvis det vurderes at være nødvendigt at rykke ud i en særlig kompleks sag. Hver kommune stiller som udgangspunkt tre vagter til rådighed til vagtdækning. Dog skal det være muligt, at en kommune i en kortere eller længere periode byder ind med færre medarbejdere, som i stedet dækkes af den anden kommune i klyngen, alternativt af en kommune i den anden samarbejdsklynge. Dette giver en vis fleksibilitet og råderum i forhold til ansættelser og vagtdækning. Det betyder, at der i alt vil være seks medarbejdere til dækning af vagten i hver klynge, hvilket i praksis betyder, at hver medarbejder har vagten hver 6. uge. Dette sikrer medarbejdernes tilknytning til vagten og øger muligheden for lokalkendskabet i samarbejdskommunen. Endelig er der også en erkendelse af, at arbejdsopgaven forventes at stige i takt med, at befolkningsgrundlaget fordobles. Derfor skal vagtfordelingen tilgodese, at medarbejderne ikke overbelastes, så det får en negativ påvirkning på varetagelsen af deres almindelige arbejde. Tidsrum Vagten er åben i tidsrummet: Man-ons: Tors-fre: Fre-lør: Lør-søn og helligdage: 24 timers vagt pr. døgn 4

5 Medarbejderne Vagtens betjenes af erfarne og uddannede socialrådgivere, som aflønnes efter gældende takster (KL s og SR s takster). Der skal udfærdiges aftaledokumenter, der beskriver praksis ved sygdom, barsel, opsigelse mv. Opgavehåndtering Der skal udarbejdes fælles retningslinjer og principper for opgavehåndteringen og serviceniveau, herunder definition af vagtens opgaver, vagtplanlægning, personalemæssige/juridiske spørgsmål mv. Gladsaxe tager initiativ til at indkalde til arbejdsmøder, hvor retningslinjerne skal beskrives. Desuden skal der etableres fælles en elektronisk postkasse for alle kommuner. Der udfærdiges et notat herom, der fremsendes til alle relevante parter. Deling af informationer om borgerne Der lægges ikke op til, at de fire kommuner eller klyngerne skal dele informationer om borgerne. Der er alene tale om sagsbehandling på det foreliggende grundlag. Der er derfor ikke brug for, at kommuner kan tilgå hinandens systemer. Samarbejdsaftalen med Herlev Gladsaxe Kommune har siden midten af 1990 erne haft en samarbejdsaftale med Herlev Kommune om at varetage deres vagtbehov. Herlev Kommune har ca indbyggere. I aftalen indgår det, at Herlev betaler halvdelen af vagtens rådighedsbeløb og derudover betaler en fast pris for hvert udkald. Der afregnes én gang årligt. Det foreslås, at aftalen med Herlev fastholdes. Økonomi Besparelse ved samling af døgnvagten i klynger Ved samling af døgnvagten i klynger i 4k-samarbejdet reduceres den enkelte kommunes udgifter til døgnvagten, idet samarbejdsklyngen fremadrettet deles om én medarbejder, hvilket reducerer den samlede udgift. Udgiften til døgnvagten kan opdeles i to hovedposter: udgifter til rådighedstillæg og udgifter til opkald/udkørsel. I beregningen er det forudsat, at der kan spares på rådighedstillæg efter sammenlægningen, mens udgifterne til opkald/udkørsel for den enkelte kommune på kort sigt forventes på niveau med tidligere. Udgifter til rådighedstillæg betales som et tillæg for den tid, som medarbejderen er på vagt og dermed er til rådighed for døgnvagten. Denne post reduceres med 50% for hver kommune, når kommunerne deles om to medarbejdere i døgnvagten i stedet for at have hver sin, da der kun skal betales rådighedstillæg til en ½ medarbejdere. 5

6 Ud fra socialrådgivernes overenskomst og den foreslåede åbningstid er følgende beregnet for besparelser på rådighedstillæg ved overgangen til den nye struktur: Udgifter til rådighedstillæg (i kr.) 1 Man-tors Fre-søn Samlet Ved hidtidig ordning Ved nye klyngestruktur Besparelse Dermed forventes det, at den enkelte kommune i gennemsnit kan spare kr. Udgifter til opkald/udkørsel betales, når medarbejderen modtager opkald til døgnvagten. Denne post er afhængig af antallet af opkald og forudsættes derfor at udgøre samme udgift for den enkelte kommune efter sammenlægningen. På længere sigt forventes der imidlertid at være en yderligere besparelse, når effekterne af en ensretning af serviceniveauet indfinder sig. Der må med andre ord forventes en tilpasningsperiode, hvor medarbejdere skal vænne sig til den nye struktur, herunder nye arbejdsprocedurer, nye kollegaer, samt et ny og skærpet serviceniveau. Det må forventes at udligne sig over tid, efterhånden som medarbejderne bliver mere fortrolige med opgavehåndteringen. Dette er dog ikke inkluderet i beregningen. Afholdelse af udgifter til opkald/udkørsel Der er flere måde at opgøre og afholde udgifterne til opkald/udkørsel, fx en solidarisk fordelingsnøgle, hvor den samlede udgift dækkes ligeligt mellem de fire kommuner eller mellem samarbejdsklyngerne. Baseret på erfaringerne fra samarbejdsaftalen med Herlev Kommune, foreslås det imidlertid, at samarbejdsklyngerne løbende registrerer opkald/udkørsler, og at der afregne én gang halvårligt/årligt internt i klyngerne. På den måde sikres, at kommunerne kun betaler for de aktiviteter, som henfører til borgerne i egen kommune. Erfaringen viser, at det ikke er en administrativ tung opgave, såfremt der foregår en løbende registrering. Det skal understreges, at det er den enkelte kommune, som fortsat aflønner egne medarbejdere. Tidsplan for sammenlægningen 28. april 5. maj Maj-sep 1. okt. Styregruppemøde: Forelægges udkast til fælles døgnvagt. Direktørmøde: Beslutning om sammenlægning af døgnvagterne Nedsættelse af arbejdsgrupper med fokus på fx serviceniveau, samarbejdsaftaler, vagtplanlægning mv. Den nye døgnvagt går i gang 1 Beregningerne er baseret på Gladsaxe Kommunes udgifter til rådighedstillæg for Det vurderes, at de øvrige kommuner har lignende udgiftsniveau ift. rådighedstillægget, på nær Rudersdal, som jf. den længere åbningstider (se side 1 og 2) har haft et højere udgiftsniveau. Det betyder samtidig, at besparelsespotentialet ved en sammenlægning vil være højere i Rudersdal. 6