Notat om mulige effektiviseringer i tandplejen

Transkript

1 Notat om mulige effektiviseringer i tandplejen I budgetforliget for 2017 blev det besluttet, at udarbejde en analyse af tandplejens organisering og sundhedstilbud. Analysen skal munde ud i forslag til hvordan tandplejens forebyggelses- og sundhedstilbud fremadrettet skal organiseres, så borgerne får tilbud af høj kvalitet og tandplejen drives så omkostningseffektivt som muligt. Der er indlagt en rammebesparelse på kr. fra NOTAT 1. november 2017 Journal nr A Sagsbehandler MSTOE BDO har udarbejdet en analyse af tandplejens organisering og sundhedstilbud. Sundhedsudvalget havde på deres møde i oktober 2017 sag nr. 84 Drøftelse af analyse af tandplejen på dagsordenen. Udvalget besluttede at lade punktet udgå af dagsordenen og udskyde behandlingen af sagen til Sundhedsudvalgets møde den 5. december Forud for Sundhedsudvalgets møde i december er administrationen blevet bedt om at belyse følgende forhold, som et supplement til BDO`s analyse: 1. En økonomisk vurdering af at have en klinik i Hornsherred fordelt på to matrikler, hvor personalet er i Skibby i lige uger og i Jægerspris i ulige uger. 2. En økonomisk vurdering af størrelsen af besparelser ved øget digitalisering, som de forslag der står i rapporten fra BDO. 3. En økonomisk vurdering af ændring af indkaldelsesintervaller fra 18 måneder til 24 måneder. Dette notat belyser ovenstående forhold og vedlægges sagen om analysen af tandplejen som behandles i Sundhedsudvalget. Opsummerende vurderes de 3 effektiviseringsmuligheder, der er beskrevet i notatet at bidrage til at udvikle en bedre service og brugeroplevelse. Den økonomiske besparelse er i de 3 muligheder er minimal og der er ikke store potentialer i forhold til at hente større besparelser ad den vej. Ad 1) En model hvor klinikkerne i Skibby og Jægerspris holder lukket hver anden uge praktiseres allerede i dag. Årsagen er at klinikkerne er for små til at sikre en fornuftige planlægning og effektiv drift. Tandklinikken i Skibby holder lukket tirsdag og fredag og tandklinikken i Jægerspris holder lukket mandag og fredag. Personalet flytter allerede i dag mellem de to klinikker i løbet af ugen. BDO`s analyse viser, at denne praksis allerede i dag udfordrer planlægningen og en fornuftigt udnyttelse af ressourcerne i tandplejen. Og det er vanskeligt at skabe et ordentligt fagligt arbejdsmiljø for tandplejens

2 medarbejdere. I dag er tandlægerne oftest alene på de to klinikker og mangler dermed et fagligt sparringsmiljø. Hvis der holdes lukket hver anden uge i henholdsvis Skibby og Jægerspris vil Jægerspris-børn og deres forældre formentligt foretrække at blive undersøgt og behandlet i Jægerspris, og tilsvarende med Skibby-børn og deres forældre. Det betyder konkret at der kun er det halve antal uger til rådighed, når forældrene skal booke tid til tandlæge de to pågældende steder Man vil opnå større fleksibilitet og højere faglig kvalitet når den daglige planlægning og bookning af undersøgelser og behandlinger kan ske med børn fra både Jægerspris og Skibby på én og samme klinik. Endelig har tandplejens specialiserede udstyr ikke har godt af at ligge stille i længere tid ad gangen, hvis det kun anvendes hver anden uge. Det vil stille større krav og prioritering af ressourcer til vedligehold og rengøring af udstyr når der er perioder, hvor det ikke har været brugt. Der vurderes ikke at være et økonomisk potentiale i dette forslag og ej heller muligt at estimere en besparelse ved denne model, da den afspejler praksis i dag. Ad 2) Der er set på de muligheder som den nuværende leverandør af kliniksystemet Al Dente tilbyder. Herudover er der set på muligheden for et fælles Callcenter. Nedenfor er beskrevet følgende digitale muligheder: 1. Velkomstterminal (Tjek-in) 2. Online bookning 3. Fælles Callcenter Der er ikke kigget yderligere på SMS løsninger da Tandplejen i forvejen anvender SMS advisering i form af, at borgerne dagen inden behandling bliver adviseret om deres aftale hos Tandplejen. 1. Velkomstterminal: Beskrivelsen af løsning: Velkomst terminalen er udviklet til at lette registreringen ved patientens ankomst. Det betyder ikke, at man mister den personlige kontakt til patienterne, men blot, at det er patienten selv, der klarer registreringen samt opdaterer sine personlige oplysninger. Hvis der skal hentes reelle besparelser ved i denne løsning vil det forudsætte, at der klinikpersonale som i dag modtager borgeren helt forsvinder og dermed også den personlige kontakt. Funktioner: Når en patient melder sin ankomst, sendes der besked direkte til den aktuelle behandler om patientens ankomst Patienten kan opdatere telefonnummer og mailadresse Patienten har mulighed for at registrere sig med cpr.nr. ved forglemmelse af sundhedskort 2/5

3 Er behandleren forsinket kan velkomstterminalen informere patienten om forsinkelsen Software, kortlæser og installation 5 klinikker af 8.000,- kr All In One PC er 23 incl. software 5 * ,- kr V og netværksstik 5 * 6.000,- kr I alt excl. moms kr Hertil vedligeholdelse årligt 5 * 1.252,- kr Vi behandler ca patienter årligt og forventer at 70% selv vil registrere sig ankommet. Vi forventer at spare 1 minut ved hver ankomst, svarende til minutter svarende til 105 timer af kr. 300,- i alt kr ,- I dag modtages børn og forældre af en klinikassistent, som registrerer fremmødet. 2. Online bookning: Beskrivelse af løsning: Al dente tilbyder Online booking er en intuitivt og let at betjene løsning, den integreres direkte med tandklinikkens hjemmeside. I dag er vi vant til at kunne klare det meste online, om der skal bestilles tid hos frisøren, bookes flybilletter eller købes koncertbilletter. Derfor forventer de fleste også, at man kan booke tid hos sin tandlæge online. Der ligger en stor grad af frihed og fleksibilitet i at kunne tilbyde patienterne den service, og samtidig spares der tid i receptionen. På klinikken vælger I selv: Hvilke tidspunkter der kan bookes Hvilke typer behandlinger der kan bookes online undersøgelse, akut eller behandling? Hvorvidt patienterne kan melde afbud online og hvor lang tid i forvejen Standardprisen for Online Bookning er kr ,- pr. database. Alle vores klinikker arbejder i samme database. Hertil skal ligge vedligeholdelse kr ,- årligt. 3/5

4 Vi antager, at ud af de 6000 årlige patientundersøgelser vil 1/3 anvende Online Bookning til at ændre den tid de har fået tildelt. Regnestykket vil se således ud: 1/3 af 6000 patienter er patienter som selv vil ændre den tildelte tid. Tidsforbruget pr. patient er som en gennemsnitsbetragtning sat til 4 minutter. Besparelsen udgør 2.000* 4 = minutter svarende til 133 timer af kr. 300,- eller i alt kr ,- årligt. Det vurderes at løsningen vil give bedst mening i forbindelse med etablering af fælles Callcenter så personalet ikke er fysisk tilstede når patienten ankommer. 3. Fælles Callcenter Beskrivelse af løsning: De erfaringer og gevinster der er fra Egedal og Roskilde kommune er: Borgeren mere i centrum Markant bedre ekspertise i Callcentret Borgerne får en bedre og ensartet service Etableret for at øge kvaliteten, ikke for at hente besparelser Lokalklinikkerne varetager ikke administrative opgaver, de er alle samlet i Callcentret (skrivelser til forældre, henvisninger m.v.) Nu er der tid til at tage telefonen tidligere skulle man ofte løbe fra stuen ud og tage telefonen Der vil være behov for etablering af Callcenterfunktionalitet Trio 2 Callcenter agenter af 7.000,- kr Opsætning - Netdesign kr I alt kr Det er en forudsætning at Velkomstterminal er etableret (se side 1), så borgerne kan betjene sig selv ved ankomst. Den samlede udgift løber dermed op i kr ,- kr. De kommuner vi har været i dialog med har ikke etableret fælles Callcenter ud fra en økonomisk betragtning, men ud fra ønsket om en bedre borgerettet service samt en mere effektiv løsning af administrative opgaver. Vi har derfor ikke et konkret bud på effektiviseringspotentialet. Det vil være behov for et analysearbejde for at klarlægge om et fælles Callcenter hvor alle borgere personligt og elektronisk betjenes, samt hvor alle administrative opgaver løses på kort sigt vil kunne generere besparelser der overstiger investeringen. Forbehold: Notatet beskriver en række mulige digitaliserings initiativer på Tandplejen. Såfremt man ønsker at arbejde videre med de enkelte initiativer og i hvilken grad de kan understøtte et effektiviseringspotentiale, er der behov for mere detaljeret at undersøge muligheder, udfordringer og økonomi. Oplægget 4/5

5 skal derfor ses som et bedste bud på, hvilke effektiviseringer de enkelte initiativer forventes at kunne frembringe. Ad 3) Ved at øge det nuværende undersøgelsesinterval på 18 måneder til 24 måneder for børn med bedste tandsundhed, kan der opnås en besparelse på kr. Besparelsen indfries ved reduktion i personaleressourcer. Dette kan kun realiseres ved at personale samles på færre klinikker. Sundhedsstyrelsen anbefaler at undersøgelsesintervaller for 0-17-årige frem mod 2020 bør ligge mellem 18 og 24 måneder med hensyntagen til lokale, sundhedsmæssige, geografiske og sociale forskelle. Serviceniveauet vil blive reduceret, idet der går længere tid mellem visse tandeftersyn. Indkaldeintervallerne bliver op til 24 måneder for børn med bedste tandsundhed, når de er i en lavrisikoperiode i forhold til tandfrembruddet. Sundhedsfagligt er der belæg for, at en sådan øgning af indkaldeintervallet er forsvarligt og praktiseres også i enkelte andre kommuner. Kliniske erfaringer viser dog at så lange indkaldeintervaller ikke kan anbefales, da sygdomme i mundhulen er multifaktuelle og derfor påvirkes af mange forhold. I BDO`s analyse er ændring indkaldeintervaller en forudsætning for at udnytte ressourcerne i tandplejen bedst muligt. 5/5