Kort om indlæsning af excel filer til budgetkladder i Navision

Transkript

1 Kort om indlæsning af excel filer til budgetkladder i Navision Hovedproceduren er 1. I excel dannes en fil med en bestemt kolonnerækkefølge 2. Denne fil gemmes som semikolonsepareret fil (CSV MSDOS) 3. Fra budgetkladden indlæses filen (og kontrolleres) 4. Fra budgetkladden overføres posterne til budgettet AUBUDGET 1. Budgetposterne dannes i excel Opgaven er at få dannet posterne i denne kolonnerækkefølge (rækkefølgen er vigtig): Kolonneformatet er standard bortset fra Dato, hvor kolonnen skal sættes til dd mm åååå : (marker kolonnen A, højre klik, format celler, vælg som i boksen her) Side 1 af 9 sider

2 Som eksempel laves i cellen D4 laves en reference til en helt anden fil og i cellen D5 en reference til cellen D4: I eksemplet er det disse Anders And budgetposter, vi vil have hældt over i AUBUDGET i Navision. Først gemmes filen normalt (så er der noget at falde tilbage på!) som excel fil. Derefter fjernes (eventuelle) overskrifter (række 1), så arket ser således ud: Om kolonneformatter: For beløbskolonnen kan der vælges andre formater end standard, f.eks. tal med 2 decimaler og tusindtalsseparator. Der er i excel nærmest uendeligt mange muligheder for opsætning af talformater det er simpelthen umuligt at teste alle muligheder i f.t. denne funktionalitet. Videnskabelig duer f.eks. ikke! Begrænsninger, der skal tages højde for ved indtastningen: Tekster må højst være 50 tegn lange brug evt. excel funktionen LÆNGDE til kontrol (i f.t. teksten Øb i ovenstående eksempels celle c1): Dimensionsværdier skal være oprettede og må ikke være spærrede. Det giver problemer i f.t. projekter 40090X og 50090X og andre projekter, der alene bruges til budgetteringsformål. Side 2 af 9 sider

3 2. Filen gemmes som semikolonsepareret fil Filen gemmes som csv fil på C drevet dvs. gem som, filtype vælges om vist og det rette bibliotek vælges på C drevet (C drevet skal vælges, fordi citrix ikke kan læse dine netværksdrev uden videre): Det er vigtigt at vælge filtypen CSV (MS DOS) for at beholde æ, ø og å! Det giver følgende meddelelse, som du siger ja til: Luk filen herefter! (Semikolonseparerede filer kan kun dannes ud fra et ark (faneblad), dvs. alle budgetposter skal være i samme ark. Hvis der er flere ark i excel filen, advares man mod, at det kun er det ene ark, der vil blive gemt som semikolonsepareret fil). Det er vigtigt ikke at åbne filen igen med excel inden indlæsning! Så gem som CSV (MS DOS) og luk filen (man kan ikke indlæse til Navision, hvis filen stadig står åben i excel) Side 3 af 9 sider

4 3. I NS går man ind i budgetkladderne for at indlæse filen Side 4 af 9 sider

5 Her vælger man den kladde, man vil bruge: (i princippet kan man vælge hvilken som helst budgetkladde, men vælg din egen eller en anden nærtstående persons eller steds kladde Kladden skal være tom, ellers vælg en anden) Side 5 af 9 sider

6 Og øverst vælges AUBUDGET som det budgetnavn, man vil overføre kladden til: Budget og Planlægningskontoret Nederst vælges funktion, indlæs: + Side 6 af 9 sider

7 Der dukker herefter et nyt skærmbillede op: Skærmbilledet foreslår den sidst anvendte fil (Citrix kalder din harddisk C for V for at adskille din harddisk fra Citrix serverens eget C drev). Her trykkes F6 eller på knappen med de tre prikker for at få en boks op, fil typen skal være All files (*.*) : Filen markeres/vælges, der trykkes på Open i boksen Dataport Import File Name, og derefter OK nederst til højre og følgende fås: Side 7 af 9 sider

8 Her bør man kontrollere linjerne! Dvs. det er ligegyldigt, hvilke kolonner og kolonnerækkefølger, du har sat op i budgetkladden, men bestemt ikke ligegyldigt i CSV filen! (man kan i øvrigt indlæse den samme fil flere gange til samme kladde eller flere filer til samme kladde, så hvis man har mange linjer, skal man lige passe på, hvor mange gange man får indlæst til kladden..) Her kan man håndrette evt. unøjagtigheder, men pas på! For kladderne gemmes ikke efter de er overført til budgetmodulet i Navision. Hvis man håndretter i kladden, har man mistet kildesporet, og man kan ikke umiddelbart forklare forskelle mellem budgettal i NS og de regneark, tallene kommer fra! Herefter kan kladden overføres til budgettet: Side 8 af 9 sider

9 4. Kladden overføres til budgettet Under Funktion knappen i budgetkladdebilledet vælges overfør (eller F11 i billedet): Hvilket giver en fortrydelsesmulighed: Og herefter er følgende linjer dannet, hvis man svarede Yes : KOMMENTARER (rettelser/forslag/andre muligheder osv.) til denne vejledning bedes sendt til mvs@adm.au.dk. På forhånd tak! Side 9 af 9 sider