Implementering af systemer og data er kommet godt fra start

Transkript

1 NR. 5 DECEMBER 2017 LEDER Af Therese Bonney Implementering af systemer og data er kommet godt fra start Tiden er kommet til at gøre status over året, der er gået. Det gør vi alle sammen, og hver især, som en tradition, når året går mod sin afslutning. I Shared har vi haft vores hidtil bedste år siden selskabet blev stiftet i Morsø Forsyning trådte ind i Shared som B-aktionær den 1. marts. Vi har løst en lang række tilbudsindhentninger og en god håndfuld EU-udbud, så alle ejere har fået valuta for de omkostninger, der har været ved samarbejdet. Shareds bestyrelse har i samarbejde med en tværgående projektgruppe valgt en fælles indkøbsløsning, bestående af et kontraktstyringssystem og en e-handelsløsning, som vi er i fuld gang med at implementere. Nye kompetencer er ansat i Shared, så vi nu har et stærkt team til at imødekomme nye udfordringer i Glædelig jul og godt nytår. Af Anders Juul Olsen Den 1. november 2017 fik Shareds medarbejdere adgang til ComCares e-handelsog kontraktstyringssystem CC Rakat og CC Management. Anders og Mads er, efter to workshops i systemerne, godt i gang, med at lægge alle tilgængelige kontrakter ind. Der er lavet et stort forudgående arbejde med at indsamle aftaler og kontrakter hos ejerne. Det gode forarbejde gør, at der i løbet af november er oprettet ca. 60 % af de tilgængelige aftaler og kontrakter for de fire ejere i systemet. Arbejdet med at oprette de resterende 40 % fortsætter, og det forventes, at mere end 95 % af de tilgængelige kontrakter er oprettet ultimo januar. De aftaler og kontrakter, der endnu ikke har fundet vej forbi Shared, bedes fremsendt, så de fremover indgår i det samlede overblik over igangværende kontrakter. Efterhånden som kontrakterne oprettes i CC Management, skal der indsamles e-kataloger fra leverandørerne. Få leverandører har allerede e-kataloger. Her er opgaven ligetil for de leverandører skal blot adviseres inden e-kataloget kan modtages i CC Rakat klar til e-handel. De leverandører, som endnu ikke har stiftet bekendtskab med e-kataloger, kontaktes af Shared med henblik på oprettelse af e-katalog. Det er vigtigt at indsamle e-kataloger for alle leverandører uanset antallet af varer/ydelser, som leverandøren levere til ejerne. E-katalogerne skal anvendes til at synliggøre, hvilke varer og ydelser der er tilgængelige for den enkelte indkøber, så indkøberen nemt kan finde det bedste produkt til den bedste pris på en effektiv måde. I dialogen med leverandørerne sætter vi fokus på, at e-katalogerne indeholder varenummer, beskrivelse og pris, som leverandørerne også skal angive >> fortsættes næste side 1

2 >> fortsat fra forsiden eksplicit ved fakturering. Det kan i fremtiden forbedre mulighederne for controlling af priser, automatisk kontering, godkendelse af ordre og fakturamatch. Med det antal kontrakter som er oprettet på nuværende tidspunkt, har vi et godt overblik over de mange kontrakter, som skal genforhandles eller udbydes de kommende tre år. De kontraktansvarlige hos de respektive ejere og hos Shared vil i god tid inden kontraktudløb modtage en mail med varsel om kontraktudløb. Det skal være med til at sikre, at indkøberne altid køber ind på igangværende kontrakter og til den korrekte pris. Vi ser frem til at modtage flere aftaler og kontrakter fra ejerne og e-kataloger fra de mange leverandører. Vi glæder os endnu mere til at give de kontrakt- og indkøbsansvarlige hos Favrskov Forsyning og Aarhus Vand et indblik i de mange fordele ved brug af indkøbsløsningen i det nye år. NYT FRA BESTYRELSEN Inspirationstur for bestyrelser i 2018 Budget for 2018 er på plads Formålet med inspirationsturen for ejernes bestyrelser er: Innovation og nytænkning omkring energi-, klimaog/eller vandafledningsudfordringer Vidensdeling og drøftelse af aktuelle udfordringer mellem bestyrelserne Styrket samarbejde mellem ejerne af Shared. En ny ydelse e-handel er indarbejdet i budgettet for Favrskov Forsyning og Aarhus Vand er brugere af den nye e-handelsløsning og derfor er der udarbejdet en ny fordelingsnøgle til det kommende års budget, som også omfatter ydelserne lønadministration og indkøb. Inspirationsturen har følgende to temaer: Fremtidens renseanlæg, Billund BioRefinery Fremtidens samarbejde, DINE og VORES muligheder. Turen krydres med frokost og rundvisning på det nye innovationshus LEGO HOUSE. 2

3 Slam hvad sker der med priserne? Af Casper A. Storr Inden for de seneste 2 år har Shared haft slamdisponering i udbud både i samarbejde med Favrskov Forsyning, Odder Spildevand, Morsø Forsyning og Aarhus Vand. I sommers blev nogle af forsyningerne så ramt af nogle høje prisreguleringer for nogle af deres aftaler. Men med hvad, og hvor meget må leverandøren så regulere med udover den årlige prisregulering? I de kontrakter, Shared er med til at indgå, sørger vi for, at der i bestemmelserne vedr. prisregulering er mulighed for at leverandøren kan regulere priserne ved omkostninger, der er en direkte følge af ny lovgivning. Leverandøren må alene regulere med de dokumenterede meromkostninger, som følge af de nye bestemmelser. Det kan i denne sammenhæng være svært at dokumentere meromkostninger, da de først vil blive synlige mindst ét år efter lovens ikrafttrædelse. I tilfældet med de stigende slamdisponeringspriser, er reguleringen sket på baggrund af en ændring i slambekendtgørelsen. De nye bestemmelser vedrører primært: Fosfor og Kvælstof fra organisk affald (som biogødning) skal nu indregnes i de enkelte landbrugs samlede kvoter. Der skal derfor findes flere modtagere. Skærpede regler om udbringningstidspunkter. Der kan derfor ikke udbringes slam så ofte som tidligere. Hvad man vil gøre i forhold til leverandøren, når man er blevet spurgt om denne type regulering af en leverandør, som opnår ekstra omkostninger, men som ikke kan dokumenteres lige med det samme, er op til den enkelte forsynings temperament. Om man vil regulere priserne nu og tage en status om ½-1 år, hvor priserne derefter reguleres til det korrekte niveau, eller om man først vil regulere, når der foreligger dokumenterede prisreguleringer, og på den baggrund betale reguleringen med tilbagevirkende kraft er op til forsyningen. Prisreguleringerne som 1:1 omkostninger Det skal ligeledes nævnes, at ved prisstigninger som er en direkte følge af ny lovgivning, som i tilfældet med slamdisponeringspriserne, så er der ikke en direkte hjemmel til at få stigningen pålagt som en 1:1 omkostning i selskabets prisloft. Da udfordringen er landsdækkende, så må det anbefales, at man tager kontakt til Forsyningssekretariatet eller DANVA for at finde en løsning, så stigningen ikke går ud over effektiviseringskravet. Regnskabschef Asbjørn Rasmussen, Aarhus Vand, er allerede i kontakt med DANVA om problemstillingen. Asbjørn kan kontaktes på for yderligere information. Slam som en fremtidig ressource Man kan også gå helt nye veje. Aarhus Vand er i gang med et innovationsforløb for at finde alternative løsninger til mere miljørigtig og bæredygtig slamdisponering. Maj fortæller, at: Aarhus Vand ønsker, at være med til at sikre, at vi i fremtiden kan udnytte vores ressourcer og genanvende vores spildevandsslam på en miljørigtig måde med fokus på CO 2 reduktioner, kreativitet og cirkulær økonomi. Derfor er vi i gang med et innovationsforløb, hvor vi tester mulige fremtidige genanvendelsesløsninger af, i samarbejde med eksterne partnere. Maj fortsætter: Vores ønske er at gå fra den nuværende løsning, hvor vi udnytter spildevandsslam til jordbrugsformål, over til at hæve anvendelse af spildevandsslam til genanvendelse i Affaldshierarkiet. I løbet af de næste par år forventer Aarhus Vand, at der udvikles løsninger, der gør, at hele slammængden kan genanvendes på en omkostningseffektiv og miljømæssig sikker måde. Projektleder Maj Møller Sørensen kan kontaktes på for yderligere information. Projektleder Maj Møller Sørensen 3

4 Status på udbud Af Casper A. Storr POLYMERER FAVRSKOV FORSYNING, Test på polymerer på enkelte af renseanlæggene har tage lidt længere tid end planlagt. Tilbudsfristen er derfor udsat frem til 15. januar Den forventede kontraktstart er fortsat den 1. februar TØMNINGSORDNING Udbudsmaterialet er netop blevet offentliggjort som et EU-udbud efter en høringsperiode, hvor der ikke kom kommentarer til materialet. Tilbudsfristen er den 18. januar og kontraktstart den 1. marts RENTVANDSBEHOLDERE Afklaringsmøde afholdes den 18. december. Formålet med mødet er at præsentere og træffe beslutning om udformningen af udbudsmaterialet, samt at fastlægge tildelingskriterierne. FORSIKRING FAVRSKOV FORSYNING SYDDJURS SPILDEVAND Udbuddet af forsikringer færdiggøres inden årsskiftet. De fleste forsikringer ligger til hovedforfald den 1. januar, og det er derfor vigtigt, at aftalerne indgås inden årsskiftet, da der ellers går et år inden forsyningerne kan skifte forsikringsselskab. Aftalerne forventes at blive indgået, inden vi alle går på juleferie. BYGHERRERÅDGIVNING Bygherrerådgivning i forbindelse med det nye Marselisborg Ressourceanlæg har været udbudt. COWI A/S er bygherrerådgiveren, der skal bistå Aarhus Vand i forbindelse med etableringen af Marselisborg Ressourceanlæg. En opgave der forventes at løbe frem til CATERING Cateringydelser er offentliggjort den 5. december. Der afholdes informationsmøde for interesserede tilbudsgivere den 15. december, og der er ansøgningsfrist den 10. januar Indtil videre er der 3 tilbudsgivere, der har meldt sig til informationsmødet. VANDANALYSER Tildelingsbreve er udsendt den 7. december 2017, og der løber nu en standstill periode på 10 dage. Kontrakten kan underskrives fra den 19. december Kontraktstart er den 1. januar MATERIALER TIL VANDOMRÅDET Udbudsmaterialet er under udarbejdelse, og det forventes, at det skal sendes i høring før jul. PUMPER FAVRSKOV FORSYNING, SYDDJURS SPILDEVAND Shared har udarbejdet en analyse af de enkelte forsyningers behov og indkøb på pumper. Da det har vist sig at behovene er meget forskellige, vil Shared i stedet for et fælles udbud udarbejde materiale til brug ved licitationer både ved totalentrepriser og enkelt indkøb. 4

5 DEN JURIDISKE BREVKASSE Af Trine B. Fruergaard Vi får en gang imellem spørgsmål af forskellig juridisk karakter. Nogle af dem, synes vi, er så interessante, at vi gerne vil dele. Hvad er en option? En option er en mulighed for et tilkøb i en kontrakt eller aftale. Det betyder, at man kan anvende en option, hvis man er i tvivl om man i løbet af kontraktperioden får brug for tilkøbet. Man kan dermed ikke anvende optionen som en mulighed for at få oplyst en pris på en vare eller en ydelse. Hvis en vare eller en ydelse indgår i et udbud eller tilbudsindhentning som en option, så er Ordregiver såfremt denne vælger tilkøber tvunget til at købe det ved den vindende tilbudsgiver. Købes varen/ydelsen ved en anden leverandør, risikerer Ordregiver at ifalde erstatningsansvar i form af positiv opfyldelsesinteresse, hvilket betyder, at leverandøren skal have dækning for tabt fortjeneste. Optionen skal desuden have en relevans til det, der ellers købes, og prisen herfor skal indgå i den samlede vurdering. Herudover skal varen eller ydelsen kravspecificeres, så det er helt klart for Tilbudsgiver, hvad det er denne skal afgive pris på. Hvis en offentlig myndighed eksempelvis skal have bygget et hus, men ikke er sikker på, om de også vil have en garage dertil, så er garagen med som en option. Når myndigheden modtager tilbuddet skal de beslutte sig for, om man vil have bygget garagen eller ej. Vil myndigheden ikke benytte sig af optionen (garagen), må de ikke gå ud og bede en anden entreprenør om at bygge den. Skal garagen bygges, så skal den bygges af den entreprenør, der vandt opgaven med at bygge huset. Har du et juridisk spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Shareds juridiske konsulenter: Trine B. Fruergaard svarer på spørgsmål om entrepriseret, kontraktsret, udbudsret m.v. Casper A. Storr svarer på spørgsmål om udbudsret, aktindsigt, kontraktsret, vandsektoren m.v. 5

6 Udbudsplan for 2018 YDELSE TYPE FORVENTET KONTRAKTSTART Konsulenter og Advokater Tilbudsindhentning Apr 2018 Service af biler Tilbudsindhentning Apr 2018 Tele/data Tilbudsindhentning Apr 2018 Trykkeriopgaver - Grafisk Tilbudsindhentning Apr 2018 Service af varmepumper, ventilation mm. Tilbudsindhentning Apr 2018 VVS-ydelser Tilbudsindhentning Maj 2018 Bilanskaffelser EU-Udbud Jun 2018 Vedligehold af grønne områder EU-Udbud Jul 2018 Håndværkerydelser Tilbudsindhentning Aug 2018 Licitation på byggeri Tilbudsindhentning Okt 2018 Teknisk rådgivning EU-Udbud Dec 2018 Elektrikerydelser EU-Udbud Dec 2018 Visitering af kunder Tilbudsindhentning Jan 2019 Energi Tilbudsindhentning Jan 2019 Slamdisponering EU-Udbud - Service af SRO-anlæg EU-Udbud - IT-udstyr Tilbudsindhentning - Hosting af cloudløsning Tilbudsindhentning - 6

7 Shared ønsker alle læsere en glædelig jul og et godt nytår! KONTAKT Therese Bonney direktør Tlf.: Casper A. Storr indkøbschef Tlf.: Trine Bech Fruergaard indkøbs- og udbudskonsulent Tlf.: Anders Juul Olsen controller Nyhedsbrevet udkommer næste gang i uge 12. Frist for indlæg til nyhedsbrevet er den 9. marts Redaktion: Jakob Juhl, Therese Bonney, Casper A. Storr. Kommentarer, idéer og indlæg sendes til tbo@shared.dk 7