Færre leverandører med større sortiment

Transkript

1 NR. 4 OKTOBER 2017 LEDER Af Therese Bonney Shareds ejere har med godkendelse af en fælles indkøbsløsning sat fokus på optimering af indkøbsprocesserne. Det betyder, at der vil ske forandringer i forhold til systemanvendelse, arbejdsgange og kultur i organisationerne med henblik på at høste økonomiske gevinster gennem ressourceoptimering og gennemsigtighed. Med en standardiseret og automatiseret indkøbsløsning vil det give den enkelte indkøber overblik over indkøbsmuligheder, let adgang til bestilling af varer og automatiseret opfølgning. Færre leverandører med større sortiment Af Trine B. Fruergaard Det kan være svært for indkøberne hos de respektive ejere, at vide hos hvilken leverandør et produkt skal købes til den bedste pris. I samarbejde med Aarhus Vand prøver vi derfor at tænke lidt større og er gået i gang med at udarbejde en produktliste med flere leverandørers sortiment, som skal udbydes. Forventningen er, at det kan nedbringe det samlede antal leverandører, og at vi kan hente mere attraktive priser hjem ved hjælp af stordriftsfordele. Vi prøver denne nye fremgangsmåde i forbindelse med et udbud af materialeindkøb. Nu venter der ejerne og Shared en fælles arbejdsindsats, for uden kontrakter, elektroniske varekataloger og prislister, kan der ikke komme varer i ehandelskurven, og dermed vil de økonomiske gevinster udeblive. Vi trækker nu i arbejdstøjet og glæder os til samarbejdet med projekt og brugergrupper i hos de respektive ejere. Rigtig god arbejdslyst! 1

2 Status på fælles indkøbsløsning Af Therese Bonney Fire potentielle tilbudsgivere blev opfordret til at afgive tilbud på en samlet indkøbsløsning, hvor kontraktstyring skal være en integreret del af løsningen. Comcare A/S tilbud var det bedste vurderet på de opstillede kriterier. Comcares løsning består af kontraktstyringssystemet CC MANAGEMENT og ehandelssystemet CC RAKAT. Kontraktstyring Kontraktstyring skal sikre en nem tilgængelig oversigt over nuværende og kommende indkøbs og samarbejdsaftaler inden for køb af vare og tjenesteydelser. Systemet indeholder et kontraktkatalog, hvor alle leverandørerne, som de enkelte selskaber har kontrakter med, indgår i. Fordelen ved systemet er, at alle medarbejdere nemt kan se, hvilke leverandører som de kan købe ind ved, og som tilbyder de bedste produkter til de bedste priser. Derfor er det vigtigt, at alle nuværende og kommende kontrakter sendes til Anders Juul Olsen i Shared, så kontrakterne kan indgå i kontraktkataloget. Ehandelsløsning Indkøbsløsningen er en udbygning af kontraktkataloget, hvor det er muligt at bestille de ønskede produkter og ydelser direkte fra det tilgængelige varekatalog. Hermed bliver bestilling af varer nemmere end den ehandel, mange foretager derhjemme, idet der laves automatisk fakturamatch ved modtagelse af varerne. Det betyder, at betalingen godkendes og gennemføres automatisk. Favrskov Forsyning og Aarhus Vand ønsker at benytte den fulde indkøbsløsning og vil dermed opnå øget økonomisk gevinst og ressourceoptimering i flere dele af indkøbsprocesserne. Får det betydning for medarbejderne? Det korte svar er Ja. I den kommende periode vil projektgruppen planlægge og koordinere implementeringsforløbet for den fælles indkøbsløsning. Medarbejderne hos alle fire ejere vil blive informeret om nye muligheder og ændringer af nuværende processer løbende. Har du spørgsmål om omkring systemerne eller processerne, så kontakt Anders Juul Olsen på ajo@shared.dk eller Du kan også se mere omkring løsningen på Comcares hjemmeside: comcare.dk. 2

3 DEN JURIDISKE BREVKASSE Vi får en gang imellem spørgsmål af forskellig juridisk karakter. Nogle af dem, synes vi, er så interessante, at vi gerne vil dele. Vær opmærksom på tærskelværdier og hvilke forpligtelser du har som indkøber Af Casper A. Storr I den seneste tid har der i pressen igen været stor fokus på manglende konkurrenceudsættelse af opgaver i det offentlige. Alt efter kontraktværdien er det forskellige regelsæt, opgaver og ydelser udbydes efter. Vær opmærksom på at kontraktværdien skal beregnes af hele aftalens løbetid fx 3 år + optionsår. Det er ikke lovligt at opdele aftalen i kunstige kortvarige aftaler for at omgå udbudspligten. Du kan i nedenstående skemaer se hvilke bestemmelser, de forskellige typer af opgaver udbydes efter. Har du et juridisk spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Shareds juridiske konsulenter: Trine B. Fruergaard svarer på spørgsmål om entrepriseret, kontraktsret og udbudsret m.v. Casper A. Storr svarer på spørgsmål om udbudsret, aktindsigt, kontraktsret og vandsektoren m.v. VAREKØB/TJENESTEYDELSER Spildevandsselskab Vandselskab Varmeselskab Affaldsselskab Vand og spildevandsselskab < kr. > kr. > kr. > kr. BYGGE OG ANLÆGSOPGAVER Spildevand Vand Varme Affaldsselskab Vand og spildevandsselskab < kr. > kr. > kr. > kr. Det skal bemærkes at indkøb af varer og tjenesteydelser, hvor der er en klar grænseoverskridende interesse skal offentliggøres. Om et indkøb har klar grænseoverskridende interesse beror på en konkret vurdering. Ved vurderingen skal der lægges vægt på kontraktens genstand, anslåede værdi og varighed samt forholdene i den pågældende branche og det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres. Shared vil dog stadig anbefale, at man uanset den konkrete opgave/ydelses værdi undersøger markedet i et eller andet 3 omfang. Der kan ofte være relativt store besparelser på de mindre opgaver. I Shared vil vi meget gerne dele vores viden på området, så har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte os.

4 Status på udbud Af Casper A. Storr CATERING Aarhus Vand skal i med kantineordning. Shared har gennemført en tilfredshedsundersøgelse blandt medarbejderne i Aarhus Vand. Det giver mulighed for at imødekomme de ønskede ændringer i forhold til nuværende kantineordning. Projektgruppen, der er nedsat til arbejdet, har været i gang med at se på resultaterne af undersøgelsen, og arbejder nu på at bruge medarbejdernes ønsker så meget som muligt i det kommende udbud. Den nuværende kontrakt udløber den 1. maj FORSIKRING FAVRSKOV FORSYNING SYDDJURS SPILDEVAND Forsikringsmaterialet er færdigbearbejdet og forventes offentliggjort i løbet af oktober måned. Udbuddet er delt op i 7 delaftaler. BYGHERRERÅDGIVNING Aarhus Vand har prækvalificeret 3 bygherrerådgivere, som hver har afgivet tilbud. I uge 40 er der afholdt forhandlingsmøder og rådgiverne har nu fået muligheden for at komme med et revideret tilbud. EHANDELSLØSNING OG KONTRAKTSTYRING SHARED Comcare A/S er valgt som leverandør til ehandelsløsning og kontraktstyringssystem for Shared og de fire ejere. Comcares indkøbsløsning RAKAT anvendes også af vores kolleger i SamAqua.Implementering af ehandelsløsningen i Aarhus Vand og Favrskov Forsyning vil ske i løbet af vinterhalvåret. CERTIFICERING AF STANDARDER Shared har gennemført en tilbudsindhentning på certificering på en række standarder for Aarhus Vand, og Det Norske Veritas bød ind med den bedste pris. Aarhus Vand fortsætter derfor samarbejdet med Det Norske Veritas. Besparelsen i kontraktperioden er på 120 tkr. POLYMERER FAVRSKOV FORSYNING Udbuddet er blevet foretaget som et begrænset udbud. Fire leverandører er blevet prækvalificeret til at afgive et tilbud. Forsyningerne er i samarbejde med leverandørerne i gang med at foretage tests. På baggrund af de indkomne testresultater skal leverandørerne afgive tilbud, så det sikres, at forsyningerne får de polymerer, der giver den største samlede besparelse. Testperioden vil vare frem til ultimo november, hvorefter der er tilbudsfrist den 19. december Fortsættes næste side >>

5 Status på udbud (fortsat) KUNDEUNDERSØGELSER Shared har gennemført en tilbudsindhentning fra tre forskellige leverandører på gennemførelse af kundeundersøgelse og efterfølgende analyse med angivelse af indsatsområder. På baggrund af en præsentation og efterfølgende et revideret tilbud har Aarhus Vand besluttet sig for at indgå en 3årig aftale med Jysk Analyse. Det forventes at den første kundeundersøgelse er gennemført inden udgangen af januar måned PUMPER FAVRSKOV FORSYNING SYDDJURS SPILDEVAND Der har været en indledende dialog som alle forsyningerne har været en del af. Det virker til, at det vil være vanskeligt at opnå en fællesaftale, men der arbejdes videre med under hvilke forhold, den enkelte forsynings pumper skal konkurrenceudsættes. KLOAKSPULING Shared har fremsendt udkast til en tilbudsindhentning på kloakspuling til Morsø Forsyning. Materialet forventes offentliggjort medio oktober TØMNINGSORDNING Morsø Forsyning har den 26. september fået godkendt deres nye tømningsregulativ af Morsø Kommune. Udbudsmaterialet er i gang med at blive udarbejdet, og det forventes, at der vil være kontraktstart i begyndelsen af SPILDEVANDSANALYSER Shared har fremsendt udkast til tilbudsindhentning til Morsø Forsyning. Det forventes at materialet offentliggøres medio oktober VANDANALYSER To arbejdsgruppemøder er afholdt og processen er godt i gang. Det forventes, at udbuddet bliver offentliggjort medio oktober og at den nye aftale træder i kraft 1. januar

6 Medarbejderne i Shared foran lokalerne i Viby. Fra venstre er det: Trine B. Fruergaard, Casper A. Storr, Mads F. Uhrenholt, Therese Bonney og Anders J. Olsen PERSONALENYT Shared er blevet styrket på kompetencerne talgymnastik og analyser Af Therese Bonney Anders Juul Olsen er ansat som controller i Shared fra 11. september Anders Juul Olsen er 24 år og bor i Aarhus C. Anders er bachelor i erhvervsøkonomi og efterfølgende cand.merc. i Logistics & Supply Chain Management fra Aarhus Universitet. Anders skal sammen med kollegerne i Shared bidrage til professionalisering af indkøbs og udbudsområdet for Shareds ejere. Anders opgaver vil omfatte: Håndtering af kundeundersøgelser Kontraktstyring Leverandøropfølgning Udarbejde markedsundersøgelser Prissammenligninger Udarbejdelse af indkøbsanalyser Implementering og drift af fælles indkøbsløsning Drift af Shareds hjemmeside, Outlook 365, KMD Analyse og Dropbox Mads Fjeldsø Uhrenholt er ansat som studentermedhjælper i Shared fra 14. august Mads er 22 år og bor i Aarhus C. Mads skal sammen med kollegerne i Shared bidrage til professionalisering af indkøbs og udbudsområdet for Shareds ejere. Mads opgaver vil omfatte: Opdatering af data i den nye fælles indkøbsløsning Udtræk af leverandør, vare og økonomiske data fra KMDanalysesystem til brug for udbud og tilbudsindhentning Håndtering af kundeundersøgelser Mads har netop afsluttet en HA i Erhvervsøkonomi på Aarhus Universitet. Efter sommerferien begynder han på kandidatuddannelsen Logistics and Supply Chain Management, ligeledes på Aarhus Universitet. Fratrædelse Kjartan L. Nickelsen er fratrådt sin stilling som controller med udgangen juli måned. Kjartan har fået nyt job i Skatteministeriet. Vi ønsker Kjartan held og lykke fremover. 6

7 INTERVIEW MED FAGCHEF PER BACH, : Hvad skal jeg bruge en udbudsrapport til? Af Trine B. Fruergaard Når Shared har gennemført en udbudsforretning for en af ejerne, udarbejdes en udbudsrapport. Rapporten giver et overblik over selve processen og evalueringen af de indkomne tilbud og et overblik over, hvilke besparelser ejerne har opnået på baggrund af udbuddet. Shared har for nylig gennemført en tilbudsindhentning for Aarhus Vand i forbindelse med recertificering og opfølgende audits af de ISO standarder som Aarhus Vand er certificeret indenfor. Per Bach, der var repræsentant for Aarhus Vand i tilbudsindhentningen siger: Hvis jeg selv havde gennemført processen, havde jeg måske sparet tid, men jeg havde ikke fået den samme kvalitet, som jeg endte med at få ved at lade Shared køre processen. Han fortsætter: Jeg var skeptisk over at skulle byde området ud, da der på mange områder ikke er tale om et standardprodukt. Det er et meget tillidsbaseret område, og det kan være svært at tage højde for i et udbud. Per understreger: Det lykkedes at gennemføre processen, og endda med et meget tilfredsstillende resultat. Det er glædeligt, at Aarhus Vand får en god leverandør, og at der nu er styr på de næste 3 år rent kontraktmæssigt. Per er meget tilfreds med at modtage en let overskuelig rapport, som han blandet andet har brugt til at adviserer chefgruppen om, at der fremadrettet er besparelser på området. Det vigtigste som Per har taget med sig fra processen er, at det tager tid at gennemføre tilbudsindhentning mere tid end han havde forventet. Jeg er overrasket over at tilbudsgiverne stiller så mange spørgsmål. Det skal man huske at afsætte tid til i processen, siger Per og understreger, at han er yderst tilfreds med den service Shared har ydet ham. Han har opnået en betydelig besparelse, og har indgået en kontrakt med bedre vilkår end før. Havde jeg selv gennemført processen, havde jeg formentlig bare accepteret leverandørens vilkår og betingelser. Ved at lade Shared gennemføre processen blev kontrakten indgået på vilkår og betingelser fastsat af Aarhus Vand, siger Per og forsikrer, at det ikke er sidste gang, han har anvendt Shareds kompetencer. 7

8 Få hjælp til spørgeskemaundersøgelser Af Therese Bonney Shared tilbyder nu ejerne hjælp til at gennemføre spørgeskemaundersøgelser. Shared har indgået en aftale med Enalyzer Software A/S om anvendelse af deres Survey Solution. Det betyder, at vi kan tilbyde udarbejdelse og håndtering af forskellige undersøgelser. Så har du brug for at måle effekten af en ny løsning, tage pulsen på kundernes forventninger til serviceniveauet, undersøge medarbejdernes tilfredshed med personaleordninger eller noget helt fjerde, så kan vi være behjælpelige med det. I øjeblikket arbejder vi med tre forskellige undersøgelser: Måling af samarbejdsglæde i VandPartner, Aarhus Vand Tilfredshedsundersøgelse med kantineordning, Aarhus Vand Tilfredshedsundersøgelse med udbudsprocesser, Shared. Har du lyst til at høre mere om, hvad vi kan tilbyde eller har du konkret undersøgelse som du vil have hjælp til, er du velkommen til at kontakte Anders Juul Olsen på tlf eller ajo@shared.dk KONTAKT Therese Bonney direktør Tlf.: tbo@shared.dk Casper A. Storr indkøbschef Tlf.: cas@shared.dk Trine Bech Fruergaard indkøbs og udbudskonsulent Tlf.: tfr@shared.dk Anders Juul Olsen controller ajo@shared.dk Nyhedsbrevet udkommer næste gang i uge 50. Frist for indlæg til nyhedsbrevet er den 5. november Redaktion: Jakob Juhl, Therese Bonney, Casper A. Storr. Kommentarer, idéer og indlæg sendes til tbo@shared.dk 8