Norddjurs kommune HR-afdelingen

Transkript

1 Emne: Administrationsgrundlag Retningslinier for rekruttering a) Norddjurs Kommunes overordnede Personalepolitik b) Overenskomster eller aftaler indgået mellem Kommunernes Landsforening og de relevante faglige organisationer. c) Lov om ligestilling. d) Aftaleenhedernes driftbudget Med hensyn til hvilket organ, der er ansættelseskompetent, henvises til Retningslinier for ansættelse og afskedigelse af medarbejdere - kompetencer og medarbejderindflydelse Opslag af ledige stillinger Procedure: Stillingsannoncer Ledige stillinger i Norddjurs kommune skal som hovedregel opslås ledige som minimum internt i organisationen Stillingsannoncer: Der henvises til regler for annoncering i Norddjurs kommune Stillingsannoncer vil kun blive indrykket med en meget kort tekst i lokalaviserne. I annoncerne henvises der til kommunens hjemmeside, hvor de fuldstændige annoncer indrykkes. En udtømmende annonce udarbejdes af institutionen/afdelingen, hvorefter laver en henvisningsannonce til hjemmesiden. Annoncering i fagblade sker kun i særlige tilfælde, f.eks. ved opslag af chefstillinger. Øvrig annoncering i fagblade er som udgangspunk altid for institutionens/afdelingens egen regning. Den korte stillingsannonce må kun indeholde følgende tekst: Overskrift indeholdende stillingskategori, arbejdssted, antal timer, ansøgningsfrist samt henvisning til kommunens hjemmeside og kontaktperson med telefonnummer. Annoncetekst udformes således, at den tiltrækker både mænd og kvinder. I visse tilfælde kan mænd/kvinder opfordres specielt til at søge, idet anføres: kommunen ønsker en mere ligelig kønsfordeling og opfordrer derfor både mænd og kvinder til at søge stillingen Den udtømmende stillingsannonce bør som hovedregel indeholde følgende: 1. Stillingsbetegnelse (i overskrift).

2 2. Ansættelsessted og arbejdssted. 3. Arbejdsopgaverne. 4. Krav til kvalifikationer, såvel nødvendige som ønskværdige. 5. Aflønning samt eventuelle regler om prøvetid. 6. Arbejdsforhold og arbejdstid 7. Tiltrædelsesdato 8. Ansøgningsfrist. 9. Henvendelsesområde (skriftlig samt angivelse af, hos hvem supplerende, telefoniske oplysninger kan indhentes). 10. Ønske om materiale, der skal vedlægges ansøgningen. 11. Henvendelsessted og/eller tid. foretager i alle tilfælde indrykning af annonce. Senest samtidig med offentligt opslag fremsender kopi af stillingsopslaget til aftaleenheden, der eventuelt foranlediger denne opsat på personalets opslagstavle.. Internt opslag kan finde sted, hvor det findes formålstjenligt. Ansøgningsfrist efter forholdene - min. 5-6 dage. - max. 14 dage. Modtagelse af ansøgninger Udvælgelse af ansøgere Ansøgninger modtages af den besluttende/indstillende aftaleenhed/forvaltning. Der kvitteres for ansøgningerne. Umiddelbart efter ansøgningsfristens udløb foretager ansættelsesgruppen udvælgelse af, hvilke ansøgere, der skal indkaldes til samtale. Ansøgerne kan inddeles i 3 kategorier: a) ønskes indkaldt b) ønskes ikke indkaldt. c) ansøgere, der ikke opfylder betingelserne for ansættelse - uddannelsesmæssigt/for sent indgået. Det kontrolleres på dette tidspunkt, hvorvidt ansøgerne har dokumenteret de eventuelle uddannelsesmæssige forudsætninger, der er stillet krav om i stillingsopslaget. Er dokumentation ikke til stede

3 Indkaldelse m.v. forlanges dette medbragt til evt. ansættelsessamtale. Så snart udvælgelse af ansøgere til samtale a) er sket, udsender ansættelsesgruppen indkaldelsesskrivelser. Ansøgere under b) tilskrives med standardbrev: Tak for din ansøgning om ansættelse i stillingen som... Ud af i alt... ansøgere har vi udvalgt..., som efter vores foreløbige vurdering er de bedst kvalificerede. Disse ansøgere er derfor indbudt til en samtale. Vi regner med at træffe beslutning i sagen den... Umiddelbart herefter vil alle ansøgere få underretning om beslutningen. Ansøgere under c) tilskrives således: Vedlagt tilbagesendes din ansøgning om ansættelse i stillingen som... Ansøgningen returneres, fordi du ikke opfylder stillingsopslagets krav om uddannelse som.../fordi ansøgningen først er modtaget den... kl...., d.v.s. efter ansøgningsfristens udløb. Gennemførelse af samtaler Samtaler gennemføres af ansættelsesgruppen. jfr. kompetenceregler. Umiddelbart efter den enkelte samtale foretager ansættelsesgruppen en foreløbig vurdering af ansøgeren. I forbindelse med samtalerne forevises den pågældende forvaltning/institution/arbejdsplads for ansøgeren, såfremt dette måtte ønskes. Indhentning af referencer Umiddelbart efter samtalerne med ansøgerne træffer ansættelsesgruppen beslutning om, hvorvidt der skal indhentes yderligere referencer for ansøgere, idet referencer dog aldrig må indhentes uden forudgående aftale med ansøgeren. Som hovedregel bør der indhentes referencer. Såfremt der træffes beslutning om indhentning af referencer, kontakter ansættelsesgruppen (forvaltningslederen/institutionslederen o.a.) de arbejdsgivere, der er foreslået. I henhold til Forvaltningsloven, skal der udfærdiges notater om de indhentede referencer (Hvad blev der sagt..) Partshøring Ifølge forvaltningsloven kan en ansøger forlange at få lejlighed til at udtale sig over bl.a. notatet om ansættelsesmyndighedens samtale med referencepersonen. Partshøring er imidlertidig ikke obliga-

4 torisk, idet man må formode, at ansøgere er bekendt med karakteren af sådanne oplysninger. De indhentede referencer lægges i ansættelsesgruppen, som herefter drøfter, hvem man vil ansætte/indstille ansat i stillingen. Straffeattest Genopslag af ledig stilling Beslutning om ansættelse Afslag rekvirerer på relevante område straffeattester (se retningslinier i forbindelse med straffeattester). Såfremt det efter gennemgang af ansøgninger eller efter gennemførsel af ansættelsessamtaler viser sig, at der er behov for genopslag af stillingen, er det ansættelsesgruppen, der træffer beslutning herom. Dette gælder både for ansættelsesgrupper, der beslutter samt for ansættelsesgrupper, der indstiller. Endelig beslutning om ansættelse træffes af den ansættelseskompetente. Den ansættelseskompetente fremsender afslag til øvrige ansøgere idet evt. fremsendte bilag returneres. Formular til afslag lyder således: I fortsættelse af vort brev af... kan vi oplyse, at ansættelsessamtalerne nu har fundet sted og at stillingen som... herefter er besat til anden side. Ved afgørelsen har vi lagt vægt på, at den, der nu er ansat i stillingen efter de foreliggende oplysninger om ansøgerne bedst lever op til vore forventninger. Herved skulle Forvaltningslovens krav om begrundelse være efterkommet. Der kan varieres fra den standardmæssige begrundelse. Der vil forekomme afvigelser til denne procedure. Aktindsigt i forbindelse med ansættelsesprocedure Den der ansøger eller har ansøgt om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste har i henhold til Forvaltningsloven kun krav på aktindsigt vedrørende de dokumenter m.v., der vedrører pågældendes egne forhold. Der må f.eks. ikke udleveres lister over navnene på ansøgere til en kommunal stilling. Ansættelsesbrev Kopi af ansættelsesbrev eller aftaleenheden udfærdiger ansættelsesbrev til den fremtidige medarbejder. Ansættelsesbrevet udformes i overensstemmelse med Aftale om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet (ansættelsesbreve) samt anmoder om returnering af kopi af skrivelse med bekræftelse af, at stillingen modtages samt om tavshedserklæring. Kopi af ansættelsesskrivelsen fremsendes til aftaleenheden

5 Bemærkninger: Måske skal der indføjes noget omkring anvendelse af personprofiler i rekrutteringen? Vi burde måske i relation til de rekrutteringsvanskeligheder, der allerede er og som måske vil blive endnu mere udtalte revurdere vores politik for stillingsopslag. Vi burde måske i langt højere grad annonce i relevante fagblade for derved at komme helt ud til de relevante potentielle ansøgere, der måske ikke lige læser de små aviser eller de aviser, hvor vi har henvisningsannoncerne i. Hvad kan/skal vi i øvrigt gøre for at tiltrække ansøgere til Norddjurs Kommune skal vi eksempelvis for administrationen reklamere med frugtordning Er der andre tiltag, som er specielle for os? gh