Via et parameter setup definerer den enkelte kunde metodikken for datasynkroniseringen.

Transkript

1 C5 WebOrdre er et modul til on-line registrering af timer og materialer på eksisterende ordrer eller nye ordrer, der oprettes i WebOrdre. C5 Webordre består af et web-site til on-line registrering (WebOrdre) og et integrationsmodul i C5, der håndterer synkronisering af data mellem C5 og WebOrdre. Integrationsmodulet til C5 leveres typisk i et frit VAR/BUS lag til C5, men kan også leveres som USR lag, såfremt kundens installation rummer mulighed herfor. Standardmodulet er udviklet til C5 version Via et parameter setup definerer den enkelte kunde metodikken for datasynkroniseringen. Der vil typisk være behov for at kunne integrere kundespecifikke dataelementer mellem C5 og WebOrdre sådanne kundespecifikke elementer er ikke omfattet af nærværende beskrivelse, idet sådanne elementer skal afklares forud for anskaffelse af WebOrdre og integrationsmodulet til C5. Der er dog åbnet mulighed for at sætte kundespecifikke felter op til synkronisering til Webordre. Denne funktionalitet findes på skærmbilledets fane felt varaible. Sidst opdateret

2 Integrationsmodulet håndterer afsendelse af C5 data for så vidt angår kunder, varer/ydelser, ordrer og ordrelinjer. Modulet håndterer tillige modtagelse af data fra Webordre, således at fakturering af afsluttede ordrer varetages i C5. Export path Import path Std kunde StdPrisgruppe Ordre Opdater ordre Definerer hvor C5 skal aflevere data til WebOrdre. WebOrdre holder øje med, om der opstår filer i denne mappe og i givet fald sørger en automatisk rutine for, at dataene sendes videre til WebOrdre. Definerer hvor C5 skal læse returdata fra WebOrdre. Her vælges det kontonummer, som der skal tages udgangspunkt i ved oprettelse af nye kunder fra WebOrdre. Prisgruppe, der anvendes i WebOrdre. Skal der integreres med Ordre i givet fald markeres feltet. Skal eksisterende ordre opdateres med Ordredata fra WebOrdre. StdOrdregruppe Ordregruppe, der tildeles nye ordrer fra Webordre ved import i C5. Opret kunde Opdater kunde Skal der oprettes nye kunder fra WebOrdre i C5? Efterlades dette felt tomt, skal kunderne være oprettet i C5, før de kan anvendes i WebOrdre. Ved oprettelse af nye kunder, tages udgangspunkt i standard kunden. Er dette felt markeret, vil debitor tabellens felter: Navn Adresse1 Adresse2 Postnr/By Land Telefon Telefax Fakturakonto Momsnummer Url Sælger blive opdateret i C5 med informationerne fra WebOrdre. Opret job Er dette felt markeret, vil nye job fra WebOrdre blive oprettet i C5. Sidst opdateret

3 Kontaktpersoner Adresser Medarbejder Skip Log Aktiver Variable Markeres dette felt vil debitor kontaktpersoner blive synkroniseret til WebOrdre. Option. Markeres dette felt vil debitor adresser blive synkroniseret til WebOrdre. Option. Markeres dette felt vil medarbejdere blive synkroniseret til WebOrdre. Markeres dette felt vil der ikke blive skrevet til den eksterne log WebOrdrelog.csv. Markeres dette felt, vil de kundespecifikke felter fra fanen Felt variable indgå i synkroniseringen fra C5 til Webordre. Til Web-Ordre: Ordrenotat Markeres dette felt vil notatet på ordren blive synkroniseret fra C5. Linjenotat Markeres dette felt vil ordrelinje notater blive synkroniseret fra C5. Fra Web-ordre: Ordrenotat Linjenotat Markeres dette felt vil opgavenotat fra WebOrdre blive synkroniseret til C5. Markeres dette felt vil linjenoter fra WebOrdre blive synkroniseret til C5. Sidst opdateret

4 Fanen feltvariable Feltvariabel fanen giver mulighed for at knytte 3 kundespecifikke felter til hhv. Debitor-, Ordre- og Lagerdata. Disse felter er kun beregnet til visning/information på Webordre. Sidst opdateret

5 Lokalmenuen i WebOrdre Parametre Via lokalmenuen kan der foretages: Sync C5 data til WebOrdre Denne rutine udlæser valgte data i C5 til den valgte mappe angivet under Export path. Herefter kaldes et batch job til afsendelse af datafilerne til WebOrdre serveren. Download WebOrdre data Denne rutine kalder et batch job til hentning/download af data fra WebOrdre til mappen angivet under Import Path. Indlæs downloadede data til C5 Denne rutine indlæser de hentede WebOrdre data til C5 s ordremodul. Vis Log Såfremt der ikke er markeret i Skip Log, vil der for hver handling blive skrevet i en ekstern log-fil WebOrdreLog.csv, der ligger i C5 mappen. Denne fil kan åbnes med Excel hvor log en kan tjekkes. Begrundelsen for at placere denne log-fil eksternt er, at den ellers blot vil bruge af C5 s databaseplads. Sidst opdateret

6 I pakken medfølger 2 FTP batch job, der benyttes ved upload/download af filer. Det er vigtigt at FTP oplysningerne i disse filer afstemmes med dels opsætningen i C5 og dels med login oplysninger til WebOrdre serveren. Ved aktivering af Sync C5 data til WebOrdre dannes først de ønskede datafiler i export mappen, hvorefter FTPWebOrdre kaldes. FTPWebOrdre sender de dannede datafiler til WebOrdre serveren, hvor de automatisk indlæses til WebOrdre. Ved aktivering af Download WebOrdre filer kaldes FTPWebOrdreGET, der kobler op til WebOrdre serveren og downloader frigivne ordrer til egen server/pc filerne placeres i import mappen. Inden aktivering af FTPWebOrdreGET tjekkes på eksistens af allerede downloadede WebOrdre filer. Eksisterer der filer i import mappen, vises en fejlmeddelelse og download afbrydes. Efter download kan de downloadede filer indlæses til C5 via lokalmenuen Importer data fra WebOrdre. Det er også muligt at opsætte automatiske rutiner hertil enten via C5 s egen timerkørsel eller noget bedre som et såkaldt scheduleret job, der f.eks. afvikles på serveren, hvor C5 startes med mellemrum for dels at udlæse data til WebOrdre og dels for at indlæse data fra WebOrdre. Da valg af automatisk ud- og indlæsning kan variere fra installation til installation, vil installation/opsætning heraf påhvile den for installationen ansvarlige. Her beskrives udelukkende de manuelle rutiner som sættes op under installationen. Det er kundens ansvar, at der er åbnet for FTP trafik. Sidst opdateret

7 Sync C5 data til WebOrdre: Brugeren kan i hvert enkelt tilfælde vælge hvilke elementer, der ønskes udlæst. NB! Ved automatisk synkronisering medtages alle elementer. Debitorer På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at afgrænsningen af debitorer til WebOrdre bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Ønskes specielle afgrænsninger i forbindelse med den automatiske synkronisering, skal synkroniseringen først foretages manuelt på serveren, for derved at opsætte brugerrettelse på afgrænsningen. Dette gælder alle følgende afgrænsningsbilleder. Sidst opdateret

8 Varer/Produkter På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at filtreringen af varer til WebOrdre bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Ordre Såfremt der er markeret for ordre. På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at filtreringen af ordrer til WebOrdre bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Sidst opdateret

9 Download WebOrdre data. Ved aktivering af Download WebOrdre data kaldes FTPWebOrdreGET, der kobler op til WebOrdre serveren og downloader filerne til egen server filerne placeres i import mappen. Inden aktivering af FTPWebOrdreGET tjekkes på eksistens af allerede downloadede WebOrdre filer. Eksisterer der filer i import mappen, vises en fejlmeddelelse og download afbrydes. Efter download oprettes tjek-filen (Complete.txt) og de downloadede filer kan indlæses til C5 via lokalmenuen Importer data fra WebOrdre. Indlæs downloadede data til C5: Indledningsvist tjekkes på, om der findes en fil: Complete.txt i importmappen. Denne fil skal være eksisterende, før indlæsningen starter alternativt vises en meddelelse herom. Eksisterer tjek-filen, indlæses de filer, der forefindes i mappen. Efter indlæsning slettes filerne. Sidst opdateret

10 WebOrdre Web-ordre applikationen er opbygget således, at respektive moduler (Ordre, Debitor og Lager) aktiveres via kommandoikoner i topbjælken. Webordre starter op med et login billede, hvor medarbejderen logger ind med tildelt brugernavn og adgangskode. Ved korrekt brugernavn og adgangskode, starter systemet op. Sidst opdateret

11 Ordrefanen opstartsfane - er opbygget af 3 elementer. Listevisning af ordrer i venstre kolonne, Stamoplysninger til den valgte ordre vises i højre side og de til ordren hørende linjer (ikke redigering) vises forneden. Redigering i linjer sker via Linje-ikonet Rettes der på en ordres kontakt- eller leveringsoplysninger, skal disse ændringer gemmes ved at klikke på Gem-ikonet. En ordre, der er oprettet i WebOrdre og som ikke findes i C5 kan slettes via Sletikonet. Når en ordre er udført klar til fakturering, sendes den til synkronisering via Sendikonet. Herefter vises ordren ikke længere i Webordre. Klik på dette ikon for at få mulighed for at redigere ordrens linjer eller tilføje nye. Klik på dette ikon, for at redigere i ordrens stamoplysninger der kan kun redigeres i de aktive felter. Husk at klikke på Gem-ikonet. Sidst opdateret

12 Ret stamoplysninger Ved aktivering af ret ordre stamoplysninger markeres de felter, der kan rettes i med en ramme. Der er tale om: Ref., Sælger, Leveringsadresse 1 og 2 samt leverings postnummer/by. Husk at gemme ved at klikke på Gem-ikonet. Sidst opdateret

13 Ordrelinjer Når linjeikonet aktiveres, vises linjerne til den aktuelle ordre i redigerings-modus. Linjerne kan redigeres via rette-ikonet. Rettes der i en linje, vil de rettede data blive synkroniseret til C5, når ordren sendes til C5. Vælges rette-ikonet, overføres linjen til linjen markeret med grøn bjælke, hvor der kan ændres på linjens data (her antal ændret til 2). Klik på Gem-ikonet, og den eksisterende linje overskrives med de rettede oplysninger. Sidst opdateret

14 I forbindelse med synkronisering til C5, er metodikken, at C5 s LeverNu indledningsvist sættes til 0, hvorefter linje data fra Webordre opdaterer C5 s linjer. Er der f.eks. rettet i antal, vil Antal og LeverNu blive opdateret i C5. På den måde sikres det, at kun linjer med LeverNu <> 0 kan faktureres. Såfremt en ordrelinje i C5 har LeverNu = 0, betyder det, at linjen er slettet eller ikke udført i Webordre. Når en ordrelinje er markeret, aktiveres det tilhørende linjenotat felt, hvor der kan redigeres i linjens notat. Notatet gemmes ved at klikke på Gem-ikonet En linje kan slettes via Slet-ikonet Sidst opdateret

15 Ønskes oprettet en ny linje i Webordre, indtastes denne i den grønne bjælke. Linjen gemmes på ordren via linje Gem-ikonet Ordrelinjerne lukkes ved at klikke i øverst til venstre. Sidst opdateret

16 Kommando-ikoner Der er mulighed for at oprette en ny ordre hvis der er givet rettighed hertil. Klik på ikonet. Der åbnes et nyt skærmbillede, hvor der skal vælges en kunde til ordren. Søgefeltet søger på både kontonummer og kundenavn. Når den ønskede kunde er fundet vælges denne. Sidst opdateret

17 Der kan nu redigeres i ordrens aktive felter. Gemmer ordren med de indtastede værdier og der vendes tilbage til ordrebilledet, hvor den nye ordre nu optræder. Systemet anvender 2 nummerserier dels nummerserien fra C5 og dels egen nummerserie. Ved installation skal WebOrdre nummerserien sættes til et range, der ikke konflikter med C5 s ordrenummerserie. Sidst opdateret

18 Ved aktivering af Debitor ikonet, vises alle de synkroniserede kunder. I vendstre kolonne vises debitorerne i kolonneform markeres en kunde i denne kolonne, vises de tilhørende kontaktoplysninger i højre kolonne. Det er muligt at søge/filtrere via søgefunktionen Filteret virker både på konto og navn. Sidst opdateret

19 Ved aktivering af Lager ikonet, vises alle de synkroniserede varer. I venstre kolonne vises varerne i kolonneform markeres en vare i denne kolonne, vises de tilhørende stamoplysninger i højre kolonne. Det er muligt at søge/filtrere via søgefunktionen Filteret virker både på vare og navn. Sidst opdateret

20 Via topbjælke ikonet logges der ud fra WebOrdre. Se for yderligere information om WebOrdre. Pris Kr ,- Ekskl. installation I prisen er indeholdt Web-site med WebOrdre og C5 integrationsmodul. Abonnement Månedligt abonnement på Web-site: Kr. 275,- Månedligt abonnement pr. bruger: Kr. 75,- Installation C5 elementerne estimeres til kr ,- Oprettelse af site og FTP-rutiner kr ,- Krav til C5: Basisudvikling og 1 Form eller frit udviklings lag (VAR/BUS/CUS). Alle priser er anført ekskl. moms. Sidst opdateret