Referat. Kultur- og Fritidsudvalget. Møde nr.: 4/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 16:00-18:00

Transkript

1 Referat Kultur- og Fritidsudvalget Møde nr.: 4/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 16:00-18:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Daniel Nørhave (hjdan) O Line Lynnerup (lily) V Mazlum Øz (maoz) V Nichlas Riise (nrii) A Torben Lollike (tlo) B Andreas Karlsen (akar) C Jan Jakobsen (jja) Ø Fraværende Bemærkninger Mødet starter med fællesmøde med Samrådet for den folkeoplysende Voksenundervisning (aftenskoler).

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 21. august Aftale med Kærehave skov (Genoptaget) Forlængelse af kulturaftale Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitik Orientering: Procedure for hædring af medaljevindere Ringsted Svømmeklub tilbyder køb af markedsføring til Ringsted Cup Afdækning af behovet for en evt. læse-/stillesal (Genoptaget) Orientering fra formand og direktør - august

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 21. august 2018 Åben sag Sagsid: 17/24261 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Godkendt Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

4 Side 3 2. Aftale med Kærehave skov (Genoptaget) Åben sag Sagsid: 18/6897 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Underskrevet aftale med Kærehave Skov dec 2016.pdf (54451/18) 2 Bilag 2 - Notat fra Søren Paludan 13. april 2018.pdf (56322/18) 3 Bilag 3 - Kærehave skov - enalyzer_report(13).pdf (53239/18) 4 Bilag 4 Kærehave skov aftale model 1.pdf (107361/18) 5 Bilag 5 Kærehave skov aftale model 2.pdf (107358/18) 6 Bilag 6 Kærehave skov aftale model 3.pdf (107359/18) 7 Bilag 7. Bemærkninger til sagen fra skovejer Søren Paludan 6. august pdf (118055/18) Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering X X Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kommune har en lejeaftale med skovejer for den private, bynære skov, Kærehave skov. Lejeaftalen udløber med udgangen af I denne sag skal der tages stilling til om lejeaftalen skal fornyes eller ej. Beskrivelse af sagen Kærehave skov er på 38 ha, og det er den eneste gamle skov, der ligger i tilknytning til Ringsted by. Skoven tilbyder en række faciliteter ud over almindelig naturoplevelse. Disse er bålhytter, skovbaser og grejbank. Skoven er en privat skov. I en privat skov har offentligheden adgang til at færdes på skovens stier fra kl. 6 morgen til solnedgang. I en offentlig skov kan offentligheden færdes både på og uden for stierne hele døgnet. I begge tilfælde kan der være periodevise lukning og afgrænsninger af hensyn til jagt, dyr, skovdrift mv. Skovens facilliteter er etableret i forbindelse med et samarbejds og pilot projekt i Partnere var Nordeafonden, LAG-Ringsted, Dansk Skovforening, Ringsted Kommune og ejer af Kærehave skov, Søren Paludan. Formålet med projektet var at sikre innovative bynære rammer for øget trivsel og sundhed for borgerne via aktiv brug af natur. Pilotprojektet løb i 2012 og 2013, og var baseret på en

5 Side 4 samarbejdskontrakt med skovejer. Pilotprojektet er afsluttet og der er ingen fondsmæssige forpligtigelser for Ringsted Kommune. Ringsted Kommune har efterfølgende indgået og fornyet lejekontrakter med skovejer, og den nuværende kontrakt udløber med udgangen af Af lejekontrakten fremgår det, at denne skal tages op i forbindelse med kommunens vedtagelse af budget for Lejekontrakten (bilag 1) indeholder følgende tre formålsbestemmelser: At synliggøre brugen af skoven i forhold til børnehaver, skoler, ældreinstitutioner, øvrige institutioner, foreninger, børnefamilier og borgerne generelt. At gennemføre aktiviteter og oplevelsestilbud, der kan supplere de nuværende aktiviteter At arbejde for projekter der kan afprøve og skabe evidens omkring brug af naturen som værktøj i forhold til specifikke brugergrupper bl.a. ift. sundhedsfremme. Skovens brugergrupper er en række af kommunens institutioner, borgere samt fritidsbrugerne. De økonomiske udgifter for Ringsted Kommune er kr. årligt plus moms. Udgiften hører under Klima og Miljøudvalgets budget. For at danne et grundlag for Byrådets beslutning har administrationen været i dialog med relevante parter med henblik på at få et overblik over, hvorledes, og i hvilket omfang, skoven vurderes at blive brugt. Dialogen er foregået med udgangspunkt i de tre formålsbestemmelser i kontrakten, og beror på brugen i Dialogparterne er: 1. Skovejer, hvor der har været afholdt et status- og dialog møde med skovejer. Skovejer har efterfølgende udarbejdet et notat om brugen af skoven, og udviklingsmulighederne. (bilag 2) 2. Kommunale institutioner, hvor der er gennemført en elektronisk spørgeskemaundersøgelse. 3. Grøn guide og sundhedskonsulent. Ad. 1 Skovejer oplyser: At synliggørelse er sket af en række forskellige kanaler, herunder hjemmeside og sociale medier. At der er mange forskellige brugergrupper, der benytter skoven. At skovejer ser potentiale i at kunne udnytte skoven bedre indenfor skole og institutionsområdet og sundhedsområdet, og at skoveejer gerne vil samarbejde med Ringsted Kommune omkring dette. At skovejer ser et potentiale i skoven i forhold til understøttelse af tilflytning. At skovejer forventer aftalen videreført med en prisregulering, således at prisen i en ny aftale vil være kr. plus moms.

6 Side 5 Ad 2. Spørgeskemaundersøgelsen (bilag 3) viser: at 95 % af de adspurgte har kendskab til skoven og dens faciliteter at 17 % af de adspurgte ikke har besøgt skoven i 2017, 33 % har besøgt skoven mellem en og fem gange og 50 % har besøgt den mere end fem gange at antallet af børn, der har besøgt skoven fra de enkelte institutioner er fordelt med omkring en tredjedel hvor det er 0-25 børn. Omkring en tredjedel hvor det er børn og omkring en tredjedel, hvor det er mere 50 børn. at omkring 75 % har benyttet skovens faciliteter i forbindelse med deres besøg at færre forventer at besøge skoven i 2018, set i forhold til 2017 at 22 % af dem, der bruger skoven, vurderer at brugen af skoven og dens faciliteter, har en understøttende betydning for løsningen af kerneopgaver. 33 % vurderer at det har delvis betydning af løsningen af kerneopgaverne og 45 % vurderer at det ikke har betydning. Ad 3. Dialog med Grøn guide og sundhedskonsulent Sundhed og Træning: I forbindelse med sundhedstilbud blev skoven brugt omkring fire gange i 2017 Primært brug er til gåture. Træningsfaciliteterne bruges hvis vejret tillader det. Bruger ikke bålhytte og grejbank. Grøn Guide Natur og Land: Har i 2017 brugt skoven max. 20 gange. Både sammen med skoler og institutioner og i andre sammenhæng. Deltagerantal mellem 10 til 60. Oplyser at grejbanken i skoven ikke opdateres af skovejer. Vil godt kunne bruge skoven uden adgang til grejbank og brænde. Henviser til skovejer når der er henvendelser om Skovens dag. I 2017 deltog skovejer ikke i arrangementet. Vil godt kunne tage ansvar for at lave Skovens dag. Administrationen foreslår følgende tre muligheder for samarbejde med skovejer: 1. At den nuværende aftale forlænges og honoreres med kr. årligt plus moms alt inklusive. Det forudsættes, at skovejer opdaterer grejbanken ved aftalens start, og at opdatering derefter sker løbende i aftaletiden. 2. At der afsættes kr. årligt i budgettet til køb af ydelser af skovejer. Puljen forankres i Teknik- og Miljøcenteret. 3. At aftalen ikke forlænges. Inddragelse og høring Klima- og Miljøudvalgets indstilling godkendt. Ej til stede: Line Lynerup og Jan Jakobsen

7 Side 6 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationens vurdering tager udgangspunkt i de tre formålsbestemmelser i kontrakten, holdt op mod oplysningerne fra de tre adspurgte parter. Formålsbestemmelsen: At synliggøre brugen af skoven i forhold til børnehaver, skoler, ældreinstitutioner, øvrige institutioner, foreninger, børnefamilier og borgerne generelt.: Administrationen vurderer, at der er opnået stor synlighed af skoven og dens faciliteter, og de muligheder der er for at bruge disse. Det vurderes, at synligheden især har øget brugen hos borgere og fritidsbrugerne Formålsbestemmelsen: At gennemføre aktiviteter og oplevelsestilbud, der kan supplere de nuværende aktiviteter: Administrationen vurderer, at der kun i mindre grad er udviklet supplerende aktiviteter og oplevelsestilbud i den tid den nuværende kontrakt har løbet. Formålsbestemmelsen: At arbejde for projekter der kan afprøve og skabe evidens omkring brug af naturen som værktøj i forhold til specifikke brugergrupper bl.a. ift. Sundhedsfremme: Målsætning omkring brugen af skoven som sundhedsfremmende tilbud er ikke opfyldt set i forhold til kommunale institutioners primære målgruppe. Samtidig vurderer 45 % af institutionerne, at brug af Kærehave Skov ikke har betydning for løsning af deres kerneopgave og 33 procent, at det kun har delvis betydning, mens 22 % vurderer det har stor betydning. På den baggrund og med de erfaringer der er opnået i den tid lejekontrakten har løbet, vurderes det, at udbyttet i forhold til løsning af kommunale kerneopgaver og udvikling af nye sundhedstiltag, ikke står mål med den udgift, der er forbundet med at opretholde lejekontrakten. Målgrupperne vil stadig kunne besøge skoven indenfor de rammer, der er for benyttelse af private skove. Skovejer vil ligeledes stadig kunne tilbyde skovens faciliteter til de forskellige målgrupper på vilkår fastsat af skovejer. En mulighed for Ringsted Kommune er fx at afsætte en pulje på fx kr til ad hoc køb af ydelser i skoven. Administrationen vurderer, at der ikke vil blive tale om en væsentlig serviceforringelse i forhold til skovens besøgende. Indstilling Direktionen indstiller, at lejekontrakten med skovejer ikke forlænges. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Orienteringen taget til efterretning. Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler, at der arbejdes videre med model 1 eller model 2 samt at der ikke arbejdes videre med model 3. Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Taget til efterretning med Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkning.

8 Side 7 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Udvalget anbefaler at administrationen arbejder videre med en aftale med skovejeren med udgangspunkt i kommunens behov. Udvalget anmoder om en ny sag efter forhandlingen, således at der kan tages stilling til, om aftalen skal med i budget Ej til stede: Per Nørhave Beslutning i Økonomiudvalget den Klima- og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt. Ej til stede: Per Nørhave og Finn Andersen Beslutning i Byrådet den Klima- og Miljøudvalgets indstilling godkendt. Ej til stede: Line Lynerup og Jan Jakobsen Supplerende sagsfremstilling Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering x x x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Administrationen har i forlængelse af Byrådets beslutning den 11. juni 2018 været i dialog med skovejer Søren Paludan. Dialogen har taget udgangspunkt i to modeller: 1. En aftale der omfatter brug af skoven for de samme brugergrupper som i den eksisterende aftale, hvilket betyder at kommunale institutioner, private, foreninger hjemhørende i Ringsted kommune anvender skoven og faciliteterne uden omkostninger, da det er omfattet af kontrakten. 2. En aftale der omfatter brug af skoven, hvor kommunale institutioner anvender skoven og faciliteterne uden omkostninger, da det er omfattet af kontrakten. Dette betyder at private og foreninger ikke er omfattet, og Kærehave Skov derfor har mulighed for at låne og leje ud på vilkår fastsat af skoven i lighed med det skoven gør i dag for institutioner, private og foreninger, der ikke er hjemhørende i Ringsted kommune. Ringsted Kommune har desuden foreslået skovejer Søren Paludan, at kommunen kunne købe et klippekort til ad hoc køb af ydelser i skoven fx i størrelsesordenen kr årligt. Dette ønsker skovejer ikke. I dialogen har skovejer Søren Paludan bl.a. gjort opmærksom på: At det vil være svært at se sig selv i en aftale, der er dårligere økonomisk end i dag At regnestykket i model 2 ikke er attraktivt

9 Side 8 At vilkår og samarbejde ikke er umiddelbart sammenlignelige med andre lignende aftaler/lejer fx Faaborg- Midtfyns Kommunes samarbejde med Pipstorn skov At der bruges mange resurser på oprydning og vedligehold i Kærehave både økonomisk og tidsmæssigt At tidforbruget til administration af bookingsystemet vurderes at være en-to timer ugentligt At der i en eventuel ny type samarbejdsaftale skal beskrives, hvornår Kærehave Skovs arrangementer/bookinger har fortrinsret At det primært er brugere fra Ringsted Kommune, der bruger skoven At der ikke er indtjening på booking til eksterne At det vurderes at ¾ af brugerne er kommunale og de resterende private og foreninger At det primært er kommunale brugere i dagtimerne At det primært er private foreninger i aftentimerne Skovejer har som opfølgning på dette fremsendt tre forskellige forslag til samarbejdsaftaler: 1. Aftalen fortsætter for de samme brugergrupper som tidligere (Kommunale institutioner, private og foreninger fra Ringsted Kommune). Der betales kr årligt. Bilag 4 2. Aftalen reguleres, så den kun omfatter kommunale institutioner. Der betales kr årligt. Bilag 5 3. Aftalen omfatter de samme brugergrupper som tidligere, og Ringsted Kommune står for al vedligeholdelse i skoven. Der betales kr årligt. Bilag 6 For alle tre forslag til aftaler gælder det, at der er indskrevet i dem, at der sker en årlig pristalsregulering, samt at aftalen løber indtil den opsiges af en af parterne. Skovejer har efterfølgende fremsendt en række bemærkninger, samt fakta om brug af skoven, som bilag til sagen. Bilag 7 Inddragelse og høring Ingen. Vurdering Skovejer har oplyst, at han har svært ved at se sig selv i en aftale, der er dårligere økonomisk end i dag og han foreslår derfor tre modeller. 1. kr med samme indhold som i dag 2. kr hvor det kun er kommunale institutioner, der er brugere 3. kr med samme indhold som i dag, men hvor kommunen overtager vedligehold af skoven Administrationen vurderer, at forslag 1 og 2 kan komme Ringsted Kommunes institutioner til gode, mens forslag 3 vurderes at være vanskelig at gennemføre i praksis ift. afgræsning af vedligeholdelsesopgaven ml. skovejer og kommune, da en eventuel kommunal vedligeholdelse i privat-ejet skov entydigt skal være knyttet til den brugsaftale, som vedligeholdelsen lægger sig op ad.

10 Side 9 Som i den oprindelige sagsfremstilling vurderer administrationen dog, at med de erfaringer, der er opnået i den tid lejekontrakten har løbet, står udbyttet i forhold til løsning af kommunale kerneopgaver og udvikling af nye sundhedstiltag ikke mål med den udgift, der er forbundet med at opretholde lejekontrakten. Såfremt det ikke er muligt at indgå en aftale, vurderer administrationen at alle brugergrupper fortsat vil kunne bruge skoven på de betingelser, der er for færdsel i privat skov. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der udarbejdes et forslag til budget 2019 om økonomi til aftale med a. kr med samme indhold som i dag b. kr hvor det kun er kommunale institutioner, der er brugere 2. eller aftalen med Kærehave Skov opsiges Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes til budgetforhandlingerne. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at sagen fremsendes til budgetforhandlingerne. Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

11 Side Forlængelse af kulturaftale Åben sag Sagsid: 14/7386 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag skal der trækkes beslutning om, hvorvidt Ringsted Kommune skal indgå i forlængelse af Kulturaftalen mellem Kulturministeriet og de 8 aftalekommuner for Beskrivelse af sagen 8 kommuner (Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse og Sorø) i Kulturregion Midt- og Vestsjælland har siden 2007 indgået kulturaftaler med Kulturministeriet. En kulturaftale strækker sig over 4 år og beskriver samarbejdsgrundlaget for større fælleskommunale kulturprojekter herunder indsatser og økonomi. Den tredje kulturaftale i Kulturregion Midt- og Vestsjælland udløber ved udgangen af Kulturministeriet lancerede i foråret 2018, at ministeriet ville indlede et servicetjek af det eksisterende Kulturaftalekoncept. Kuturministeren inviterede den 6. april 2018 som led heri de politiske formænd for kulturregionerne til dialogmøde i med henblik på drøftelse af fremtidigt koncept for kulturaftaler mellem stat og kommuner. Kulturministeren har efterfølgende den 9. maj 2018 på baggrund af mødet skrevet til kulturregionerne, at der skal afsættes mere tid til arbejdet med at justere kulturaftalekonceptet. Kulturministerens melding er, at det næppe er muligt at få en ny ordning på plads inden udgangen af Kulturministeren forestiller sig, at den nye ordning skal være klar 1. januar Kulturministeriet har derfor bedt Slots- og Kulturstyrelsen om at tage kontakt til de kulturregioner, hvor kulturaftalerne udløber pr. 31.december 2018 og forlænge dem med er ekstra år. Den 9. maj 2018 meddelte Slots- og Kulturstyrelsen, at de nuværende kulturaftaler forlænges med et år. Slots og kulturstyrelsen har den 14. juni 2018 sendt oplysninger om, hvad en forlængelse indebærer, og hvordan processen vil forme sig og det fremgår her at, en etårig forlængelse tager afsæt i den nuværende aftale både hvad angår økonomi og indhold. Det vil sige, at de to nuværende indsatsområder; Kulturarv og identitet og Børn, unge og udsyn fortsat er pejlemærker for aftalegrundlaget og for aktiviteter i aftalen.

12 Side 11 Det vil også sige, at såvel rammebevilling til opsøgende børneteater, amtsmidler og projektmidler til udfoldelse af indsatsområderne forsat bliver lagt ud til Kulturregionen. Forlængelse af den nuværende aftale vil derfor også indebære, at kommunerne fortsat bidrager med 3 kr. pr. indbygger som fordeles som i gældende aftale med 2,50 kr. til projektstøtte og med 0,50 kr. pr. indbygger til sekretariatsdrift. Udkast til en forlængelsesaftale skal indsendes 1. oktober 2018 medhenblik på godkendelse og underskrift ved udgangen af Sekretariatet (Odsherred Kommune) har udarbejdet en oversigt over den anslåede forventede økonomi ved en forlængelse af kulturaftalen frem til 31. december 2019: Note Ikke disponeret beløb i kulturaftale Tilskud fra kommuner kr. pr. indb Forventet overførsel fra Rammebevilling børneteater Fra den de tidligere amtslige tilskud uden for lov Projektstøtte fra udlodningsmidlerne Udgift sekretariat Total Note 1: Det er forudsat at alle 8 kommuner også i 2019 er med i kulturaftalen. Note 2: Refusion af børne- og opsøgende teater er lagt ud i rammeaftale og udbetales til kulturregionens kommuner. Mindre forbrug på denne aftale anvendes til projektstøtte. Beløbet er anslået. Note 3: Kulturregionen har i perioden samlet modtaget 6 mio. kr. til projekter fra Udlodningsmidlerne, hvilket svarer til 1,5 mio. kr. pr. år. På kulturgruppemødet den 14. maj 2018 fremgik det, at ikke alle kommuner var interesseret i at indgå i en ny kulturaftale ved udløb at den nuværende aftale. Ringsted Kommune har indmeldt, at vi fortsat gerne indgår i drøftelse om rammerne for en ny kulturaftale. Sekretariatet for Kulturaftalen anmode derfor kommunerne i Kulturregion Midt- og Vestsjælland om en tilkendegivelse fra de enkelte kommuner om, hvorvidt man ønsker at trække sig ud af kulturaftalesamarbejdet ved udgangen af 2018 eller om man vil deltage i kulturaftalen i forlængelsesperioden. Tilbagemeldingerne fra de stående udvalg i de 8 kommuner skal fremlægges på Kulturgruppemødet den 3. september 2018, og her vil Kulturgruppen beslutte processen med forlængelse af aftale samt proces for prioritering af midler i forlængelsesperioden. I Ringsted Kommune er det Byrådet, der har beslutningskompetencen vedr. indgåelse af kulturaftalen. Byrådet mødes næste gang den 10. september 2018, så administrationen anbefaler, at Ringsted Kommune kan meddele beslutning fra Kultur- og Fritidsudvalget til Kulturgruppen med anvisning af, at endelig beslutning først kan træffes 10. september Inddragelse og høring Ingen.

13 Side 12 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Ringsted Kommune fortsat skal afsøge mulighederne i et bredere kulturregionssamarbejde også efter 2018, da samarbejdet giver mulighed for større fælleskommunale kulturprojekter herunder indsatser og økonomi end Ringsted Kommune selv kan håndtere. Men dette forudsætter også en beslutning fra Kulturministeriet vedr. statens fremtidige rolle i de regionale kulturaftaler, og da Kulturministeriet har meddelt, at ministeriet ikke kan afklare statens rolle i de regionale kulturaftaler endnu, vurderer administrationen, at det er hensigtsmæssigt, at Ringsted Kommune indgår i det kulturregionale samarbejde i Midtog Vestsjælland i 2019 for at deltage i de fortsættende projekter samt afklare kommunens fremtidige rolle i det kulturregionale samarbejde. Indstilling Direktionen indstiller, at Ringsted Kommune indgår i et-årig forlængelse af aftalen for Kulturregion Midt- og Vestsjælland for Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

14 Side Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitik Åben sag Sagsid: 18/13926 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 - Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitik beslutte_dok_ _v1.pdf (106386/18) 2 Styrings- og politikkoncept_dok_ _v2.pdf (106380/18) 3 ringsted_kommune_vision.pdf_dok_ _v1.pdf (106379/18) 4 Hovedindsatser KFF-politik (106371/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag skal Kultur- og Fritidsudvalget tage stilling til Ringsted Kommunes kultur-, fritids- og frivilligpolitik for Beskrivelse af sagen Byrådet vedtog marts 2016 den gældende kultur-, fritids- og frivilligpolitik (bilag 1). Kultur-, fritids- og frivilligpolitikken tager udgangspunkt i Byrådets vision for Ringsted. Politikken har overskriften Puls, sjæl og samarbejde. Politikken forholder sig overordnet til Ringsted Kommunes tilgang til de tre områder: kultur, fritid og frivillighed, herunder også det folkeoplysende arbejde. I politikkens indledning er det angivet, at i Ringsted betragter vi det frivillige arbejde på lige fod, hvad enten det drejer sig om folkeoplysning, socialt arbejde, frivilligt foreningslederarbejde eller andet. Vi ligestiller derfor i mange tilfælde alle typer af foreninger med de foreninger, der er omfattet af folkeoplysningsloven. De krav, der stilles i folkeoplysningsloven omkring målsætninger for det folkeoplysende arbejde, er derfor omfattet i denne politik. Mere konkrete rammer for det folkeoplysende arbejde fremgår af kommunens retningslinjer for de forskellige puljer. I Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitikken har Byrådet udarbejdet en række hovedprincipper for områderne Kultur, Fritid og Frivillig. Politikken er desuden struktureret omkring fire temaer, der hver omfatter to initiativer med tilhørende mål. Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitikken er rammesættende for arbejdet administrativt først og fremmest hos Team Fritid og Frivillighed samt kulturinstitutionerne med en lang række drift- og udviklingsopgaver på kultur-, fritids- og frivillighedsområdet. Administrationens kerneopgaver er overordnet set at servicere kommunens foreninger og frivillige med: x

15 Side 14 Administrativ sagsbehandling, fx Godkendelse og tilsyn med foreninger Sagsbehandling af ansøgninger til puljer og tilskud Vejledning og sparring af frivillige Lokalefordeling (for en sæson af gangen) Byrådets priser til frivillige og foreninger Udvalgsbetjening og rådsbetjening for Kultur- og Fritidsudvalget Frivilligrådet Folkeoplysningsrådet Samrådet for den folkeoplysende voksenundervisning Halfordelingsudvalget Events og uddannelse, fx: Børneteater Sommerferieaktiviteter Lederuddannelser for foreningsledere Frivillig Fredag Gallaaften for foreningslivet Kulturinstitutionerne Ringsted Kongrescenter, Ringsted Sportscenter, Ringsted Bibliotek & Borgerservice samt Ringsted Musik- og Kulturskole løser desuden en bred vifte af kerneopgaver, herunder: Læringsaktiviteter for børn og unge Kultur-, event- og turismeoplevelser inde og ude Biblioteksydelser i bred forstand Drift af faciliteter til foreningsliv og den brede offentlighed

16 Side 15 Hovedinitiativer og målinger Siden Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitikken blev vedtaget, er der blevet arbejdet med flere nye initiativer, der alle ligger i forlængelse af politikken, og i bilag 2 er der en uddybende gennemgang af hovedinitiativer siden Der er også gennemført en måling af borgernes syn på kommunens kultur- og fritidsområde i 2017, der overordnet set viser en høj grad af tilfredshed med området: Indeks betyder en vurdering på middel til høj. Et indeks på over 75 betegnes som excellent. Beslutning om Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitikken Byrådet har i maj 2018 genvedtaget Ringsted Kommunes vision (bilag 3) samt nyt styringsog politikkoncept for Ringsted Kommune (bilag 4). Af styrings- og politikkonceptet fremgår det bl.a., at alle fagudvalg skal forholde sig til de eksisterende politikker på fagudvalgets område. Fagudvalgene skal tage stilling til, om: Politikken skal genvedtages Politikken skal revideres med henblik på mindre ændringer Politikken skal gennem en helt ny proces Politikken skal udgå Kultur- og Fritidsudvalget er fagudvalg for Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitikken.

17 Side 16 Inddragelse og høring Der foreligger procesplan for udvikling af politikker i Ringsted Kommune som skal følges, såfremt Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitikken skal gennem en helt ny proces. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Kultur-, Fritids- og Frivilligpolitikken genvedtages. Baggrunden for dette er, at politikken er forholdsvis ny (2 år), at politikken administrativt vurderes at fungere godt i forhold til at igangsætte og gennemføre aktiviteter på området samt at målinger på området viser høj tilfredshed. Desuden er det administrationens vurdering på baggrund af de årlige dialogmøder mellem Kultur- og Fritidsudvalget og hhv. Folkeoplysningsrådet, Frivilligrådet samt Aftenskolernes Samråd, at repræsentanter for kerneinteressenter på området også finder den eksisterende kultur-, fritids- og frivilligpolitik god som overordnet ramme for kommunens aktiviteter og udvikling på området. Indstilling Direktionen indstiller, at den eksisterende kultur-, fritids- og frivilligpolitik genvedtages. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Sagen genoptages på næste møde. Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

18 Side Orientering: Procedure for hædring af medaljevindere Åben sag Sagsid: 12/1283 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Retningslinjer for fejring af medaljevindere (98674/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag får udvalget en orientering om, hvordan retningslinjerne og administrationen er i forbindelse med hædring af idrættens medaljevindere. Beskrivelse af sagen Byrådet har igennem en lang årrække hyldet de personer som i en idrætsforening i Ringsted Kommune har vundet DM-medaljer. Hyldesten sker i forbindelse med Foreningernes Gallaaften. Hver deltager modtager en gave fra Byrådet, ofte suppleret med et gavekort til Ringsted Outlet, og to billetter til et forudbestemt show i Ringsted Kongrescenter (stand up). Udover personlige gaver, modtager foreningen kroner i gave fra Byrådet. Den personlige gave fra Byrådet varierer fra år til år. For at komme i betragtning, skal foreningen/personen opfylde kriterierne i retningslinjerne (bilag). For at modtage invitation til fejringen, skal følgende være opfyldt: 1. Personen/holdet skal repræsentere en forening hjemmehørende i Ringsted Kommune 2. Foreningen er ansvarlig for at meddele Ringsted Kommune om opnåede resultater (Ringsted Kommune udsender opmærksomhedsskrivelse) Følgende resultater kommer i betragtning til fejringen: 1. Guld-, sølv- og bronzemedaljer ved Olympiske Lege (OL) Officielle Verdensmesterskaber (VM) Officielle Europamesterskaber (EM) Officielle Nordiske mesterskaber (NM) X

19 Side 18 Officielle Danske mesterskaber (DM) Danske mesterskaber (DM) i børne- og ungdomsrækker i specialforbundsregi under Danmarks Idrætsforbund (DIF) Handicapidræt (VM, EM og Paralympiske Lege (PL)) i IPC-sanktionerede mesterskaber i paralympiske discipliner Alle ovenstående mesterskaber (DM i børne- og ungdomsrækker undtaget) skal være anerkendt af DIF som officielle mesterskaber i den bedste række. Hvad DM i børne- og ungdomsrækker angår, så skal mesterskabet være specialforbundets øverste række indenfor klassen (alder, vægt etc.). Administrationen kontakter specialforbundene for at få bekræftelse på, at de oplyste resultater er korrekte. Man er således ikke berettiget til deltagelse, hvis man er deltager i Danske Gymnastik- og Idrætsforeningers (DGI) landsstævner, og ender på en første-, anden- eller tredjeplads, vinder medaljer i Master-rækker og andre turneringer som kan sidestilles med disse. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Såfremt udvalget vælger at ændre eller se på reviderede retningslinjer, er det administrationens vurdering, at man skal inddrage/høre Folkeoplysningsrådet. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Orientering taget til efterretning. Udvalget ønsker at få et oplæg til anerkendelse af Årets master.

20 Side Ringsted Svømmeklub tilbyder køb af markedsføring til Ringsted Cup 2018 Åben sag Sagsid: 18/12 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Bilag - Ansøgning om markedsføring i forbindelse med Ringsted Cup 30 års jubilæum Svømmeklubben (99047/18) 2 Bilag Økonomioversigt, Intern markedsføring.pdf (99787/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget beslutte hvorvidt man ønsker at købe markedsføring af Ringsted Svømmeklub til Ringsted Cup. Beskrivelse af sagen Ringsted Svømmeklub arrangerer for 30. år Ringsted Cup. Stævnet afholdes i perioden den september 2018, og det forventes at der deltager 500 svømmere. Da det er et jubilæumsår, så vil der komme ekstra fokus på præmier til deltagerne, og klubben er endvidere i dialog med svømmere som har deltaget i EM. Klubben foreslår, at Ringsted Kommune markedsføres på følgende måde: X På klubbens hjemmeside På bannere og roll ups der opsættes i og omkring Ringsted Svømmeland På klubbens facebook-side På andre facebook-sider med mulighed for at booste opslag så de rammer mellem personer Klubben forventer en øget interesse fra pressen, idet det er jubilæumsår. Såfremt der bliver nyhedsdækning fra tv, så vil klubben være opmærksom på at placere bannere og rollups strategisk. I forbindelse med et køb af markedsføring, tilbyder klubben endvidere at kommunens logo (Midt i mulighederne) bliver på klubbens hjemmeside og facebook-side resten af sæsonen.

21 Side 20 Klubben anmoder om at der købes markedsføring for kr. Udvalget købte i 2015 markedsføring til stævnet for kr. Der resterer kr. på kontoen for intern markedsføring pr. 1. august Ansøgningen og økonomioversigt vedlægges som bilag. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen opfylder kriterierne i retningslinjerne. Det er endvidere administrationens vurdering, at stævnet har en markedsføringsmæssig værdi der er på niveau med 2015 svarende til kr. Administrationen gør opmærksom på, at ansøgningen om køb af markedsføring fra Ringsted Svømmeklub burde have været behandlet på udvalgets møde i juni 2018, men pga. en fejl i administrationen er dette ikke sket. Dermed er ansøgningen heller ikke kommet i betragtning på samme tidspunkt som andre ansøgninger om køb af markedsføring. Da der resterer kr. til køb af intern markedsføring i 2018 foreslår administrationen, at restfinansieringen på kr. kan afholdes inden for bevillingen kulturelle arrangementer og opgaver, hvor økonomien til intern markedsføring er placeret. Indstilling Direktionen indstiller, at der købes markedsføring for kr. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Godkendt. Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

22 Side Afdækning af behovet for en evt. læse-/stillesal (Genoptaget) Åben sag Sagsid: 18/8794 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Fotos af stille/læseområde ved vinduesparti (118961/18) 2 eksempelfoto af rum i rummet-løsning (118962/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet besluttede på mødet den 12. maj 2018, at Kultur- og Fritidsudvalget skulle behandle en sag om at få afdækket behovet for en evt. læse-/stillesal på Biblioteket. Det foreslås, at der gennemføres en undersøgelse i borgerpanelet vedr. biblioteket som udgangspunkt for stillingtagen til evt. læse-/stillesal. Beskrivelse af sagen Ringsted Bibliotek blev bygget og indviet i Bygningen er specielt bygget til biblioteksbrug, og et fokus i byggeriet var i sin tid udviklingen væk fra stillebibliotekerne, hvorfor der bl.a. ikke blev etableret en stille-/læsesal på biblioteket, og der har ikke siden været en stille-/læsesal på Ringsted Bibliotek. Siden 2014, hvor Ringsted Bibliotek og Borgerservice blev lagt sammen, er der gjort en særlig indsats i forhold til indretningen af biblioteks- og borgerservicerummet. Målet har været at skabe et lyst, rart og moderne bibliotek, der også indeholder Borgerservice, Åbent Bibliotek og en café. Særligt kan fremhæves tre tiltag: x at genskabe den oprindelige korridor med frit udsyn fra indgang til sydvendt glasparti det åbne og lyse et-rums bibliotek er med til at skabe tryghed og overskuelige rammer, når borgerne besøger Åbent bibliotek at afskaffe det store venteområde for besøgende til borgerservice og i stedet tilbyde en café at indrette ekstra studiepladser med belysning og strøm til pc I alle indretningstiltag har Ringsted Bibliotek og Borgerservice forsøgt at holde de mest støjende aktiviteter i den nordlige ende af bygningen, hvor der er indgang, café, borgerservice, Informationen og børnebiblioteket. Dette har efterladt den sydlige ende af bygningen som det mere stille område, og det er i denne ende at langt de fleste studiepladser er indrettet.

23 Side 22 Siden 2014 er antallet af studiepladser forøget fra 25 til 46 pladser, og der er etableret strømstik, så pc ere kan holdes i gang. Studiepladser skal forstås bredt, og pladserne anvendes ikke alene af studerende, men af alle, der ønsker at læse, lave opgaver, gruppearbejde, tale sammen, vejlede, undervise og arbejde. Indretningen og anvendelsen af biblioteksrummet og i Ringsteds tilfælde inklusive et borgerservice er således forsøgt etableret i et balanceret hensyn til forskellige brugergrupper. Alle kvadratmeter er fordelt mellem de mange opgaver, som indretningsmæssigt skal løses i et folkebibliotek og i en borgerservice. Der er derfor en sammenhæng mellem fordelingen af arealer i biblioteksrummet, og eksempelvis kunne der ikke etableres en café, førend indførelsen af et nyt bookingsystem, der reducerede venteområdet. Indførelsen af en stille-/læsesal vil således have en effekt på de opgaver og brugergrupper, der er i dag på Ringsted Bibliotek og Borgerservice. En undersøgelse af behovet for en evt. læse-/stillesal anbefales derfor at have et bredere perspektiv og indeholde en undersøgelse af både brug af, kendskab til og ønsker til biblioteket hos nuværende brugergrupper samt generelt i Ringsted Kommune. Fokus i undersøgelsen vil således være spørgsmål om borgernes opfattelse af bibliotekets ydelser, rolle, funktion og brugen af biblioteksrummet fx til læring, læsning, sociale arrangementer mv. En sådan undersøgelse kan gennemføres via Ringsted Kommunes borgerpanel for kr Borgerpanelet består pt. af personer, der udgør et repræsentativt udsnit af kommunens borgere. Undersøgelsen kan gennemføres i uge 32-33, og resultaterne kan fremlægges på Kultur- og Fritidsudvalgets møde i september Inddragelse og høring Det indstilles, at der gennemføres en undersøgelse i kommunens borgerpanel vedr. biblioteket som udgangspunkt for stillingtagen til evt. læse-/stillesal. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at Ringsted Bibliotek og Borgerservice både historisk og aktuelt har haft fokus på at indrette bygningen i et balanceret hensyn mellem mange opgaver og brugergrupper. Administrationen vurderer ligeledes, at gennemførelsen af en undersøgelse i kommunens borgerpanel vedr. biblioteket vil være et godt udgangspunkt for stillingtagen til evt. læse-/stillesal, ligesom en undersøgelse i borgerpanelet vil kunne give et bredere input til udviklingen af Ringsted Bibliotek og Borgerservice. Indstilling Direktionen indstiller, at der gennemføres en undersøgelse i kommunens borgerpanel vedr. biblioteket som udgangspunkt for stillingtagen til evt. læse-/stillesal. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Administrationen kommer med oplæg til, hvordan aktivitetsrummet eller andre rum på biblioteket kan afprøves som stille-/læsesal. Ej til stede: Nichlas Riise Supplerende sagsfremstilling Kultur- og Fritidsudvalget besluttede i juni 2018, at Administrationen skal komme med oplæg til, hvordan aktivitetsrummet eller andre rum på biblioteket kan afprøves som stille-/læsesal.

24 Side 23 Administrationen kan se to modeller for afprøvning af stille-/læsesal på biblioteket over en tre måneders periode, hvorefter udvalget forelægges en evaluering af prøveperioden. Model 1: En løsning, hvor der kan være læsesal i aktivitetsrummet, når det ikke anvendes til andre formål Aktivitetsrummet er placeret i det ene hjørne af biblioteket modsat den stille ende. Aktivitetsrummet anvendes til de fleste af bibliotekets mange borgeraktiviteter og arrangementer. Aktivitetsrummet anvendes desuden som mødelokale, og er gennemgangsrum for rengøringsrummet og teknikrum. Lokalet anvendes til en række andre aktiviteter, der ikke kan flyttes, og det vil være forbundet med stor uforudsigelighed for brugerne om lokalet er til rådighed det risikerer at blive oplevet som dårlig service, hver gang lokalet ikke er ledigt. Lokalet har forskellige opstillinger til forskellige anvendelser, og det vil væsentligt øge antallet af rokeringer af stole og borde, at gøre det klar til læsesal imellem hvert arrangement. I prøveperioden vil det ikke kunne stilles til rådighed uden for bibliotekets betjente åbningstid, og døren til lokalet vil skulle holdes åben på grund af manglende sikring. Konkret vil der blive adgang til aktivitetsrummet som læse-/stillesal i prøveperioden i den bemandede åbningstid, når der ikke skal forberedes, afvikles eller ryddes op efter andre aktiviteter (borgermøder, arrangementer, møder m.m.) det ikke anvendes af rengørings- og teknisk personale der er flyttet om på møblerne, så den er klar som læsesal Der vil blive henvist til muligheden for at anvende aktivitetsrummet som læse/stillesal ved skiltning, der viser, om læsesalen er åben eller lukket. En afprøvning aktivitetsrummet vil kræve ændret vindueshåndtag, ændrede dørlåse/cylindre og sikring af teknisk udstyr, fordi der ellers er direkte adgang til at fjerne værdigenstande uden om hovedindgangen. Udgiften til dette vurderes at være kr og kan afholdes inden for budgettet. En permanent løsning vil blive dyrere, da overvågning og sikring af rummet vil skulle etableres på højde med resten af biblioteket. Lokalet vil kunne indeholde ca. 6 læse/studiepladser. Model 2: En løsning, hvor der sættes en visuel afskærmning op ved vinduespladserne Ca. midt i biblioteket med sidderetning mod en vinduesgavl er der i dag etableret 3 pladser, der med mobile afskærmningsvægge kunne afskærmes visuelt. Det vil hurtigt kunne etableres til en prøveperiode, og som permanent løsning vil der skulle indkøbes skærmvægge og ekstra overvågning. Løsningen vil skulle godkendes af brandmyndighed, da vinduespartiet indeholder en flugtdør. Billeder, der viser området med og uden skærmvægge er vedlagt som bilag 1. Model 2 er en forholdsvis billig løsning, der ligger midt i biblioteket. Selve læsepladserne er allerede etableret. Rummet vil stå til rådighed i alle åbningstimer. Men afskærmningen vil kun være visuelt, og tager dagslys fra de bagvedliggende studiepladser og biblioteksrummet. Løsningen bryder den arkitektoniske linje og lysindfald, og den fastlåser området ift. fremtidige ændringer af indretningen.

25 Side 24 Administrationen kan desuden pege på, at der som en permanent løsning kan sættes et rum ind i biblioteksrummet. Der færdigproduceres i dag lydisolerede mobile rum, der er skabt til at give ro til brugerne. Rummene er inklusive lys, elstik og udluftning og leveres færdigmonteret. Rummene er delvist med glassider, der sikrer tryghed for brugerne og er præventivt ift. uhensigtsmæssig brug af rummene. Rummene koster ca. kr pr. stk., og de kan indeholde 2-3 læse/studiepladser hver. Billede af sådanne rum er vedlagt som bilag 2. Rummene er bygget til formålet i forhold til lydisolering, lys, udluftning og delvise glassider. Rummet vil stå til rådighed i alle åbningstimer. Rummet er mobilt og kan derved tilpasses og genbruges i forbindelse med fremtidige ændrede indretninger af biblioteksrummet. Såfremt denne permanente løsning ønskes skal der udarbejdes et budgetforslag vedr. indkøb af mobilt stillerum til biblioteket. Indstilling Direktionen indstiller, at der for en prøveperiode på tre måneder gennemføres 1. Model 1: En løsning, hvor der kan være læsesal i aktivitetsrummet, når det ikke anvendes til andre formål eller 2. Model 2: En løsning, hvor der sættes en visuel afskærmning op ved vinduespladserne 3. At udvalget forelægges en evaluering i januar 2019 Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Punkt 2 og punkt 3 blev godkendt. Andreas Karlsen stiller forslag om, at der udarbejdes et budgetforslag om 2 eller 3 mobile stillerum til biblioteket. O Daniel Nørhave (hjdan) O V Line Lynnerup (lily) V V Mazlum Øz (maoz) V Nichlas Riise (nrii) A B Torben Lollike (tlo) B C Andreas Karlsen (akar) C Ø Jan Jakobsen (jja) Ø For X Ej til Ej til Imod X X X X stede stede Undlod Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

26 Side Orientering fra formand og direktør - august 2018 Åben sag Sagsid: 17/26456 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Intet. Ej til stede: Mazlum Øz og Torben Lollike

27 Side 26 Underskriftsside Daniel Nørhave (hjdan) O Torben Lollike (tlo) B Line Lynnerup (lily) V Andreas Karlsen (akar) C Mazlum Øz (maoz) V Jan Jakobsen (jja) Ø Nichlas Riise (nrii) A