GE N N E MGAN G AF ADMIN I- STRATIVE F ORH OLD VE D-

Transkript

1 GE N N E MGAN G AF ADMIN I- STRATIVE F ORH OLD VE D- RØRE N DE TROMME N PwC 10. januar 2011

2 GENNEMGANG AF ADMINISTRATIVE FOR- HOLD VEDRØRENDE TROMMEN IN D LED N IN G/KOMMIS S ORIU M Hørsholm Kommune har d. 27. december 2010 anmodet PwC om en nøje gennemgang af visse administrative og økonomiske forhold vedrørende Trommen. Baggrunden herfor er, at en borger har afleveret 7 spørgsmål til borgmester Morten Slotved om en ræ kke påståede forhold som bl.a. vedrører kommuna l- bestyrelsesmedlemmers habilitet og skattemæ ssige oplysninger, økonomiske spørgsmål, ansæ ttelsesprocedure samt diverse forretningsgange. Hørsholm Kommune har derudover anmodet os om en undersøgelse af, hvorvidt der i øvrigt kan væ re forhold, udover de områder borgeren berører, som ikke er i fuld overensstemmelse med almindelige kommun ale regler. Med udgangspunkt i disse oplysninger har PwC taget kontakt til en ræ kke aktører på området og fået tilsendt og trukket en ræ kke data for området. Vi har således gjort følgende: - Interview af nøglepersoner på Hørsholm rådhus, Trommen samt bestyrelsen i det tidligere aktieselskab for Trommen. - Gennemgang af udtræ k fra BILLETnet. - Gennemlæ sning af dagsordener fra Økonomiudvalget og Kultur- og Fritidsudva lget. - Gennemgang af ansættelsesforhold og ansæ ttelsesprocedurer vedrørende lederen i Trommen. - Gennemgang af udtræ k fra Trommen s bogføring. Vi har herudover indsamlet diverse materialer vedrørende Trommens overgang fra Kommunal institution til aktieselskab i 2002 og omvendt i Vi har endvidere foretaget forskellige udtræ k fra Trommens økonomisystem til 1

3 brug for udarbejdelse af diverse tabeller, samt modtaget årlige belæ gningsoversigter vedrørende aktiviteter i Trommen. Vi har endvidere gennemlæ st og støttet vores gennemgang i udtalelser fra Statsforvaltningen i lignende forhold. Vi skal oplyse, at Trommen frem til og med regn skabet for 2007 havde egen revision. Fra 2008 blev revision af Trommen foretaget af Ernst & Young (nu PwC) som en del af revisionsaftalen med Hørsholm Kommune. 2

4 Sam m e n fatn in g og anbe falin ge r Vores gennemgang af forholdene i Trommen har givet anledning til at påpege følgende forhold som ikke, efter vores vurdering, er i fuld overensstemmelse med de kommunalretlige regler herunder lønaftaler og sæ dvanlig praksis samt komme med enkelte anbefalinger til ændrede procedurer. I 2002 beslutter formanden for bestyr elsen, at udbetale fuld ferie til Bina Hjorth for ferieåret 1. maj april Dette til trods for at Bina Hjorth kun har optjent ferie i 8 m åneder i Det er efter vores opfattelse ikke i overensstemmelse med gæ ldende komm u- nal praksis, at Hørsholm Kommune betaler for Bina Hjort h s personlige medlemskab af Rotary og VL, uagtet at dette er en videreførelse af forhold fra Trommen som aktieselskab. Vi har i afsnittet om gennemgang af forhold vedrørende Trommen næ rmere redegjort for de 2 næ vnte forhold. Anbefalinger Udover ovenstående forhold har vi noteret os følgende områder, hvor vi vil anbefale kommunen at æ ndre praksis uden vi dog har konstateret fejlagt i- ge forhold som følge af den hidtidige praksis: at proceduren for registrering af fribilletter æ ndres fra 1. januar 2011, at lønadministrationen for minimum de fastansatte overgår til Hørsholm Kommunes Løn- og personalekontor. Vores begrundelse for ovennæ vnte anbefalinger fremgår af afsnittet om gennemgang af forhold vedrørende Trommen. Vores gennemgang af forholdene omkring Trommen, har generelt efterladt det indtryk, at Trommens virksomhed drives med en kompetent ledelse ud fra de økonomiske midler og rammer i øvrigt som kkommunalbestyrelsen i Hørsholm Kommune stiller til rå dighed. 3

5 Baggru n d Gen er elt Kommunalbestyrelsen i Hørsholm Kommune beslutter, at Trommen fra d. 1. januar 2002 overgår til at væ re et aktieselskab. Hele aktiekapitalen ejes af Hørsholm Kommune. Hørsholm Kommune yder i denne periode et tilskud til Trommen. Tilsynsrådet beslutter i 2005 at kommunen ikke kan drive Trommen som a k- tieselskab samtidig med at kommunen ejer samtlige aktier. Som følge heraf beslutter Kommunalbestyrelsen i 2005 at omdanne Trommen til atter at være en kommunal institution fra 1. januar Personalet i Trommen overføres, såvel i forbindelse med dannelse af aktiese l- skab som omdannelse til kommunal institution, på uæ ndrede ansæ ttelsesvilkår. An sæt t else af led er a f Tr om m en Vi har foretaget en gennemgang af ansæ ttelsesprocedure og lønfas tsæ ttelse for Bina Hjorth i forbindelse med ansæ ttelsen som direktør for Trommen d. 1. maj 2001 og som musikchef d. 1. april Økonomiudvalget, formand for Trommen, Hanne Falkensteen, samt daværende kommunaldirektør Hugo Pedersen udgør ansæ ttelsesudva lget i forbindelse med ansæ ttelse af direktør for Trommen. Der blev indkaldt 6 ansøgere til 1. interviewrunde hvoraf 3 ansøgere gik videre til 2. interviewrunde. Som direktør for Trommen sker ansæ ttelsen på overenskomstvilkår i henhold til chefklassificeringsaftalen og rammeaftalen om åremålsansæ ttelse af ikke tjenestemæ nd. Til den lønmæ ssige indplacering ydes et kvalifikationstillæ g på årligt kr. samt et år emålstillæg på 25 %. Åremålskontrakten er på 6 år og der optjenes i ansæ ttelsesperioden en 9 m åneders fratræ delsesgodtgørelse. Hørsholm Kommune beslutter at nedlæ gge direktørstillingen i Trommen i forbindelse med udløb af direktørens åremålsansæ ttelse d. 30. april I stedet oprettes, som led i en organisatorisk æ ndring, en stilling som musikchef. Den ny musikchef bliver leder af såvel Trommen som musikskolen. Hørsholm Kommunes egne regler for ansæ ttelseskompetence er, at Økonomiudvalget ansæ tter direktører, mens ansæ ttelse af fagchefer og nedefter er direktørernes kompetence. Ansæ ttelseskompetencen til ansæ ttelse af musikchefen er således hos direktøren for Kultur og Fritid, J esper Daugaard. I den forbindelse har vi fået oplyst, at ansættelsesudvalget bestod af direkt ø- ren for Børn og Kultur, davæ rende leder af musikskolen, davæ rende biblio- 4

6 tekschef samt en personalerepræ sentant for Trommen. I 2. interviewrunde deltog desuden den davæ rende komm unaldirektør Kim Herlev J ørgensen. I 1. interviewrunde var indkaldt 6 ansøgere, hvoraf 3 ansøgere gik videre til 2. interviewrunde. De sidste 3 ansøgere, heriblandt Bina Hjort h, var igennem en test gennemført af et eksternt firma. Direktøren for Kultur og Fritid oplyser overfor os, at Bina Hjort h væ lges som ny musikchef som følge af hendes kvaliteter på arrangement sområdet, hvor hun som direktør for Trommen havde vist evnen til at binde an til det børne- og ungdomsmusikalske og dermed musikskolens virkeområde. Bina Hjorth ansæ ttes på overenskomstvilkår i henhold til chefklassificeringsaftalen med et årligt tillæ g på kr. Hertil er forhandlet yderligere tillæ g årligt på i alt kr. Endelig er forhandlet et tillæg på kr. for opsæ tning af musical. Tillæ gget kommer til udbetaling d. 30. juni de år hvor der opføres musical. Vi kan konkludere, at ansæ ttelsesprocedurer ne i forbindelse med besæ ttelse af direktørstilling og musikchefstilling i Trommen er sket i henhold til Hør s- holm Kommunes egne regler. Den lønmæ ssige indplacering er sket i henhold til gældende aftaler på omr å- det. 5

7 Un de rsøge lser i tilkn ytn in g til borge rh e n ve n de lse P u n k t 1 i hen ven d else t il Hør sh olm Kom m u n e er der iflg. (bilag 1 a) udbetalt et instruktørhonorar på kr. excl. feriepenge til T rom m ens leder. Iflg. m ine oplysninger har m edlem m er af Kultur- og Fritidsudvalget ikke deltaget i eller været inform eret om denne d i- sposition. J eg har for ikke at belaste forvaltningen unødigt undladt at søge aktindsigt i flere perioder, m en hvis m an antager at tilsvarende honorering har fundet sted ved alle 7 am atørm usicals ( ) er der tale om et beløb i størrelsesorden 1 m illion kroner ud over den faste løn. Finder KB denne procedure i orden, og burde denne instruktør opgave ikke have været udbudt? Vedrørende honorering af instruktøropgaven er dette blevet vedtaget af b e- styrelsen for aktieselska bet på et møde d. 7. oktober2003, pkt. 5. Den daværende formand for bestyrelsen i aktieselskabet, Hans Nissen Hansen, har overfor os telefonisk oplyst, at honoraret blev fastsat til kr. for udarbe j- delse af manuskript og kr. for instruktøropgaven. Begge dele tillæ gges feriegodtgørelse og udgjorde i alt kr. Årsagen til at der er tillagt feriegodtgørelse i disse 3 år skyldes at det ikke var en del af Bina Hjort h s lønaftale. Fastsæ ttelsen skete efter, at der forudgående var indhentet oplysninger hos foreningerne Danske Sceneinstruktører, Danske Dramatikere og Formanden for teaterledernes Fæ llesorganisation. Det fastsatte honorar er under det oplyste niveau fra de pågæ ldende foreninger. Hans Nissen Hansen oplyser, at bestyrelsen øn skede at honorere Bina Hjort h for en ekstraordinæ r indsats i forbindelse med opsæ tning af musical samt, at honoraret skulle udløses for hver gang der blev opført musicals. Honoraret blev udbetalt 1. gang for opsæ tning af Primadonna i 2003 og for musicals i 2004 og For de sidste 2 år blev honoraret ikke reguleret. Med hensyn til udbetalt honorar for 2007 og 2009 henviser vi til vores gennemgang af Ansættelse som leder af Trommen. I perioden 2003 til 2009 har det samlede instruktørhonorar, inkl. feriepenge i alt udgjort ,39 kr. Vi har modtaget budgetter og regnskaber for afholdte musicals. Det fremgår, at der er a fsat/afholdt udgifter til scenograf, instruktør m.v. Udgiften hertil optræ der som ét samlet beløb. Ansøgning om tilskud til musica ls har væ ret forelagt Udvalget For Kultur og Fritid. Efter det oplyste har budget væ ret vedlagt som bilag til disse punkter. Udbetaling af honorar er sket dels i henhold til bestyrelsesbeslutning i aktieselskabet og dels i henhold til den in dgåede ansæ ttelsesaftale som musikchef. 6

8 Vi finder ikke anledning til at kritisere de udbetalte honorar er som er foretaget efter gæ ldende ansæ ttelsesaftale i kommunalt regí samt honorar fastsat af bestyrelsen i aktieselskabet. Det er vores opfattelse, at m edlemmerne i Udvalget for Kultur og Fritid har væ ret oplyst om udgifter til instruktør. Instruktørhonorarets størrelse kan dog ikke aflæ ses direkte, i og med det optræ der sammen med honorar til scenograf m.v. Vi vil ikke forholde os til om instruktøropgaven burde væ re udbudt, idet vi dog ikke finder at kommunens egne regler foreskriver dette. Men det er vores opfattelse, at i og med ansøgning om tilskud til musicals har væ ret forelagt det politiske niveau, har der her væ ret mulighed for at spørge til og få oplysninger om instruktøropgaven. 7

9 P u n k t 2 i hen ven d else t il Hør sh olm Kom m u n e er der iflg. (bilag 2 a) og (bilag 2 b) udbetalt kontingenter på h.h.v kroner for 2007 og kroner for T rom m ens leders private m edlem skab af foreningen R otary. J eg har for ikke at belaste forvaltningen unødigt undladt at søge aktindsigt i flere perioder, m en hvis m an antager at det sam m e har fundet sted gennem de sidste fem år er der tale om et beløb i størrelsesorden kroner ud over den faste løn. Iflg. ekspert i forvaltningsret, forskningschef Oluf J ørgensen fra Danm arks J ournalisthøjskole er det ikke lovligt at lade en kom m une betale for sit private m edlem skab af R otary. Er det Hørsholm Kom m unes politik at betale ansattes m edlem skab af private foreninger som R otary og er der i denne forbindelse sket indberetning til S KAT? Vi har fået oplyst fra davæ rende bestyrelsesformand i aktieselskabet, Hans Nissen Hansen, at han opfordrede Bina Hjort h til indmeldelse i Rotary - og at Trommen A/S betalte medlemskabet. Formålet var at markedsføre Trommen for der igennem at skaffe yderligere indtæ gter. I 2009 bliver Bina Hjort h medlem af VL. Der er for 2005 betalt kr. i kontingent til Rotary og for perioden 2006 til og med 2010 betalt kr. i alt i medlemskontingent til begge foreninger. Det er vores opfattelse at Bina Hjorth s medlemskab af Rotary i 2005, på opfordring af formanden for bestyrelsen, ligesom Trommens betaling af medlemskabet, ikke kan krit iseres. Vi finder derimod ikke, at Hørsholm Kommune, efter de kommunalretslige regler, kan betale for en ansats private medlemskab af en forening. Hørsholm Kommune burde derfor d. 1. januar 2006, hvor Trommen igen bliver en kommunal institution, have taget stilling til betaling af medlemskabet. Der må efter vores opfattelse ikke kunne drages tvivl om, hvorvidt et sådan me d- lemskab kan have anden interesse end kommunens. Vi vil dog samtidig anbefale Hørsholm Kommune at anmode om Statsforvaltningens udtalelse, såfrem t Hørsholm Kommune kan godtgøre, at Bina Hjort s medlemskab af Rot ary og VL alene tjener kommunens interesse. Hvis Statsforvaltningen deler vores opfattelse og hvis Hørsholm Kommune har et ønske om Bina Hjort h s fortsatte deltagelse i Rotary og VL, vil vi anbefale Hørsholm Kommune, at søge om medlemskab og derefter udpege Bina Hjorth til at varetage kommunens interesse i foreningerne. 8

10 Såfremt man måtte nå til den konklusion, at der ikke er en sådan tilstræ kk e- lig sammenhæ ng mellem medlemskabet og den kommun ale interessevaret a- gelse, at kommunen har mulighed for at betale medlemskabet, så er det vores opfattelse at de betalte medlemskontingenter er skattepligtige. Hørsholm Kommune har ikke haft pligt til indberetning til SKAT vedrørende kontingentbetalingen for Pligten hertil var hos Bina Hjorth. Vi vil derfor anbefale, at Hørsholm Kommune forelæ gger sagen s indhold for SKAT med henblik på en endelig stillingtagen. 9

11 P u n k t 3 i hen ven d else t il Hør sh olm Kom m u n e J eg har fra en kilde fået oplyst at T rom m ens ledelse har udtaget et stort antal fribiletter i eget navn i 2007 drejer det sig om 190 billetter til en værdi af ca kr. I 2005 var tallet 163 billetter. T ilbage i 2003 blev T rom m en af det daværende Kultur- og Fritidsudvalg (KFU-m ødet ) opfordret til at øge indtægtssiden ved at reducere antallet af gratis billetter til interessenter. Er disse oplysninger korrekte og kan der i givet fald redegøres for om fanget og anvendelsen af fribilletter? Vi har anmodet BILLETnet om udtræ k af fribilletter for perioden Vi har bedt om udtræ k som dæ kker de forestillinger som er afholdt for det enkelte kalenderår. Vi har opstillet følgende 2 tabeller: TABEL 1 Samlet belæ gning ialt Fribilletter i % af samlet belæ gn. Trommens Fribilletter BILLETnets fribilletter Difference , , , Vi har fra de opgjorte belægningsoversigter modtaget den samlede belægning og de fribilletter som er udleveret til Trom mens egne arrangementer. Herefter har vi beregnet fribilletternes størrelse i procent af den samlede belæ g- ning. Endelig har vi anført det antal fribilletter som fremgår af udtræ k fra BILLETnet og differencen mellem Trommens opgjorte og BILLETnet s opgjorte antal fribilletter. TABEL 2 Trommens Fribilletter Fribilletter musicals Fribilletter u/musicals Fribilletter i % af samlet belæ gn. u/musicals Antal arrangementer Fribil- Letter Bina Hjort , , , Vi har anført Trommens opgjorte antal fribilletter samt fribilletter til mus i- cals og herefter i procent udregnet størrelsen af fribilletter uden fribilletter til musicals. Endvidere har vi angivet antal arrangementer afholdt af Trommen og det samlede antal fribilletter som Bina Hjorth står noteret for. 10

12 Vedrørende tabel 1 bør differencen i antallet af fribilletter opgjort af Trommen og BILLETnet væ re udtryk for de fribilletter som vedrører arrangeme n- ter der ikke er afholdt i Trommens regí. Vedrørende tabel 2 kan ses at antallet af fribilletter til øvrige arrangementer (uden musicals) er rimelig ens i størrelse fraviger i begge tabeller med mindre tal. En årsag hertil er formentlig et mindre tal arrangementer. Vi har modtaget dokumentation for, at proceduren for udlevering af fribilletter sker ved, at der på den daglige opgørelse over salg af billetter vedhæ ftes en seddel, som underskrives af Bina Hjort h og som angiver hvor mange - og til hvem der er udleveret fribillet ter. Vi har modtaget dokumentation for, at en del af de indgåede kontrakter indeholder krav om udlevering af et antal fribilletter til de enkelte kunstnere. Disse fribilletter er typisk noteret i Bina Hjort h s navn. Endvidere er det blevet oplyst, at såfremt der ikke er solgt et nævnevæ rdigt antal billetter til et arrangement går overvejelsen på at aflyse arrangementet eller udlevere et mindre antal fribilletter. Det forekommer men yderst sjæ ldent at et arrangement er blevet aflyst efter forhandling mellem kunstner og Bina Hjort h. Derfor kan fribilletter udleveret i sådanne tilfælde også væ re noteret i Bina Hjort h s navn. På vores opfordring har BILLETnet i mail til Trommen oplyst, at informationer vedr. salg på Trommen udelukkende er teknisk tilgæ ngelig via Trommen. BILLETnet har naturligvis adgang til de samme informationer. BI LLETnet oplyser dog udelukkende salgsinformationer til den pågældende a rrangør. Vi har bedt BILLETnet om denne information, idet vi i forbindelse med a n- modning om udtræ k konstater ede, at muligheden for fejlinformation for det enkelte år nemt kan opstå. Dette kan bedst skitseres ved, at beder man om oversigt over udleverede fribilletter i 2009 kan dette vedrøre arrangementer som afholdes i Det skal i bestillingen anføres at det vedrører fribilletter til arrangementer afholdt i Listen indeholder både fribilletter hvor Trommen er a rrangør og fribilletter til arrangementer med anden arrangør end Trommen, hvor Trommen er salgssted (eksempelvis forestillinger på Hørsholm Scen en). Vi har ikke kendskab til den konkrete liste, som borgeren henviser til. Der henvises til møde i Kultur og Fritidsudvalget d. 20. juni 2003 med, som det står anført, en opfordring til Trommen om, at øge indtægtssiden ved at reducere antallet af gratis billetter til interessenter. Vi har fået udleveret r e- ferat fra det pågæ ldende udvalgsmøde. Ovenstående passus fremgår ikke af det skriftlige referat. 11

13 Vi kan ikke vurdere, hvorvidt antallet af udleverede fribilletter er accept a- belt, men overlader dette til Hørsholm Kommune. Vi har i forbindelse med gennemgangen af området konstateret, at det ikke, ud fra det modtagne udtræ k fra BILLETnet, tydeligt fremgår hvem som har udleveret billetterne og hvem der har modtaget fribilletterne. Dette kan udredes ved gennemgang af samtlige dagsrapporter over salg af billetter. Vi har ikke fundet dette nødvendigt i første omgang. Ikke desto mindre vil vi anbefale at registrering fra 1. januar2011 æ ndres, så det ved udtræ k tydeligt fremgår, hvem der har m odtaget fribilletter og hvilken ansat som har udleveret billetterne. Vi vil endvidere anbefale, at såfremt Trommen udskriver fribilletter til a r- rangementer, som ligger udenfor Trommens regí, skal modtager skriftligt kvittere for de modtagne billetter. Dette er for at beskytte Trommens personale mod eventuelle påstande om udleverede fribilletter til arrangementer udenfor Trommens regí. 12

14 P u n k t 4 i hen ven d else t il Hør sh olm Kom m u n e J eg har fra en kilde fået oplyst at viceborgm ester og næstform and for S port, Fritid og Kultur Henrik Klitgaard til en forestilling i m aj 2007 har m odtaget 12 billetter til en og sam m e forestilling til en sam let værdi af kroner sam t i 2009 m odtaget 5 billetter til en anden forestilling til en værdi af 900 kroner 17 billetter til en sam let værdi af kroner til to forestillinger. Personalestyrelsens vejledning om God adfærd i det offentlige giver m eget begrænset m ulighed for, at m edarbejderne kan m odtage gaver. Vejledningen om fatter ikke direkte folkevalgte, m en Om budsm and en har ikke i tidligere afgørelser sondret m ellem m edarbejderne og folkevalgte personer, m en talt om offentligt ansatte og offentligt hverv. Opm ærksom heden henledes på, at Henrik Klitgaard i sam m e periode var næstform and i det politiske udvalg hvorunder Trom m en hører. Er disse oplysninger korrekte og har Henrik Klitgaard derved bragt sig i en situation, hvor han er inhabil i forhold til spørgsm ål vedr. T rom m en og dens ledelse og er disse goder i givet fald indberettet til S KAT? Vi har gennemgået udtræ k fra BILLETnet for 2007, 2008 og Henrik Klitgaard står anført med 5 modtagne billetter i Henrik Klitgaard står ikke anført som modtager af fribilletter i Vi har fået oplyst, at kommunalbestyrelsesmedlemmer og ledende embed s- mæ nd inviteres til premieren på musicals. Vi skal henvise til udtalelse fra Statsforvaltningen Midtjylland fra d. 2. november 2010 bl.a. vedrørende byrådsmedlemmers modtagelse af billetter til kommunalt støttede arrangementer. Der henvises isæ r til udtalelsen s side 8 hvor det bl.a. andet anføres: Det forudsættes herved, at de pågældende personer alene optræder ved arra n- gem entet som repræsentanter for kom m unen, at arrangem entet ikke tilsigter at yde de pågældende personer en gave, og at arrangem entet ikke i sit om fang og sin karakter overstiger, hvad der m å anses for sædvanligt og begrundet i kom m unens behov for at være repræsenteret. Det forudsættes også, at deltagerne ikke ved deres deltagelse påtager sig usaglige forpligtelser over for arrangøren, skaber forventninger om en bestem t stillingtagen frem over eller udsætter sig for begrundet m istanke om ikke herefterdags at ville varetage d eres kom m unale hverv på saglig m åde. Statsforvaltningen udtaler endvidere, at det at kommunalbestyrelsesme d- lemmer og ledende embedsmæ nd modtager fribilletter/adgangskort til en kommunal institution også skal ses som en del af kommunens tilsynspligt. På den baggrund finder vi ikke, at de modtagne fribilletter er imod de kommunalretlige regler og der skal dermed ikke for etages indberetning til SKAT. 13

15 P u n k t 5 i hen ven d else t il Hør sh olm Kom m u n e Iflg. skrivelse af fra personalechef Henrik Døssing (bilag 5 a), frem går det, at Bina Hjort R eichstein ikke var ansat i T rom m en i m aj Det frem går da også af (bilag 5 b) at hun d fik udbetalt en fratrædelsesgodtgørelse på kroner (inkl. feriepenge) således at den sam lede årsløn inkl. instruktørhonorar udgør kroner for Alligevel har hun i sam m e m aj m åned attesteret en lang række udgiftsbilag (bilag 5 c, 5 d, 5 e, 5 f, 5 g). Hvordan kan en ikke-ansat påtegne bilag og var hele proceduren m ed fratrædelse og tiltrædelse i virkeligheden proform a? Bilag vedr. Trommen anvises ved håndskrevet signatur på bilaget. Der skr i- ves ikke dato for anvisning. De bilag, som er betalt i maj måned er, efter det oplyste, anvist af Bina Hjorth efter d. 1. juni 2007 hvor Bina Hjorth er ansat som Musikchef. J æ vnfør Hørsholm Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ skal bilag a n- vises senest 14 dage efter bogførin g og betaling. Det var Hørsholm Kommune, der skulle have taget en beslutning om en midlertidig anviser af bilag som vedrørte Trommen i den tid, hvor der ikke var ansat en leder af Trommen. Vi har, som tidligere anført, gennemgået ansæ ttelsesprocedurer ne vedrørende Bina Hjorth s ansæ ttelse som direktør for Trommen og som musikchef. Vi finder ikke anledning til at kritisere dette, idet Hørsholm Kommunes regler om ansæ ttelse er fulgt og lønfastsæ ttelse er sket i henhold til gæ ldende regler. Endvidere var der t ale om en åremålsansæ ttelse som direktør for Trommen, med de rettigheder dette indebærer for den ansatte, herunder krav på fratræ delsesgodtgørelse. Det er vores opfattelse, at bilag som er anvist en måned efter bogføring og betaling er fuldt ud legalt i denne situation. Det er meget normalt, at en anvisningsbemyndiget som fratræ der sin stilling ikke kan anvise alle bilag frem til fratræ delsesdatoen. Derfor er det den ny leder som efteranviser udgifter og indtæ gter for denne bagudliggende periode. Med anvisning er det tilkendegivet, at udgiften eller indtægten har budge t- mæ ssig dæ kning indenfor den bevilling som er givet af kommunalbestyrelsen det pågæ ldende år. Derfor er det fuldt ud legalt, at Bina Hjorth har anvist bilag for maj måned 2007 efter sin tiltræ den som Musikchef d. 1. juni

16 Vi vil ikke udtale os om hvorvidt Bina Hjorth s fratræ delse som direktør for Trommen og ansæ ttelse som musikchef, som det udtrykkes, i virkeligheden var proform a. Vi fastholder dog, at såvel kommunens egne regler om ansæ ttelse og ansæ t- telsesprocedurer samt de rent ansæ ttelsesretslige regler efter vores opfattelse er fulgt. Dette gæ lder såvel ved ansæ ttelse som, og i forbindelse med fratr æ- delse som, direktør for Trommen samt efterfølgende ansæ ttelse som musikchef i Hørsholm Komm une. 15

17 P u n k t 6 i hen ven d else t il Hør sh olm Kom m u n e Iflg. en m edarbejder som er ansat på S BS R adio A/ S er det kutym e at T rom m en, delvis betaler for radioannoncering m ed billetter (naturalier) hvorved m an undgår at betale m om s. Er disse oplysninger korrekte og kan der i givet fald redegøres for, hvor m ange billetter der er blevet anvendt på denne m åde? Trommen og SBS Radio har, efter det oplyste indgået barteraftaler for flere perioder og senest for perioden 1. november oktober En barteraftale er en aftale om at bytte varer/ydelser mellem 2 parter. Der er intet ulovligt i byttehandler, såfremt de registreres i regnskaberne hos begge parter på den rigtige m åde. Vi har modtaget dokumentation ved udtræk fra Trommens bogholderi vedr. bogførte ydelser fra SBS Radio fremsender regning til Trommen for annoncering. Omvendt fremsender Trommen faktura til SBS Radio for køb af billetter til arrangementer i Trommen for samme beløb. I Trommens regnskab er så vel regninger fra SBS som fakturaer til SBS bogført korrekt og der er foretaget korrekt momsangivelse overfor SKAT, jf. modtaget udtræ k. Der er registreret følgende indtæ gter i Trommens bogholderi fra : kr kr kr. Det er ikke vores vurdering, at Trommen og dermed Hørsholm Kommune har overtrådt gæ ldende regler i forbindelse med de indgåede barteraftaler. 16

18 P u n k t 7 i hen ven d else t il Hør sh olm Kom m u n e Iflg. (bilag 7 a) har T rom m ens ledelse givet sine ansatte gaver ved lejligheder som helt alm indelige fødselsdage (ikke runde), årsdage (dato for ansættelse), og når en forestilling har prem iere sam t ved højtider som påske og jul. Kan en enkelt kom m unal institution fravælge Hørsholm Kom m unes gaveregulativ, og er de pågældende gaver indberettet til S KAT? Vi har anmodet om opgørelse af udgifter til gaver til Trommens personale for perioden Opgørelsen viser at der er anvendt følgende beløb: kr kr kr kr. De næ vnte udgifter er in kl. udgifter til julefrokost og gaver/blomster til teknisk personale ved premieren på musicals. Vi har ligeledes modtaget gaveregulativet for Hørsholm Kommune. Med hensyn til udgifter til julefrokost giver Hørsholm Kommune, efter det oplyste, ikke sæ rligt tilskud til de decentrale institutioner. Udgiften til julefrokost skal holdes indenfor institutionens egen budgetramme. Det skal oplyses, at julefrokosten er for både fastansa tte (7 deltagere) og timelønnede (ca. 20 deltagende). Vi kan konstatere, at Trommen kun i få tilfæ lde følger Hørsholm Kommunes gaveregulativ. Vi har fået oplyst, at kutymen fra tiden som aktieselskab er videreført efter Trommen er blevet kommunal institution. Det opgjorte nivea u er efter vores opfattelse, noget højere i forhold til andre institutioner i Hørsholm Kommune. Vi skal derfor anbefale, at Hørsholm Kommune vurderer niveauet i Trommen, idet gaveregulativet eksempelvis ikke tager højde for gaver/blomster i forbindelse med premierer på musicals. Med hensyn til udgift til julefrokost er det ikke skattepligtig, idet dette går under almindelig personalepleje. Det gæ lder også julegaver (som ikke må være pengegaver, herunder gavekort) til under 700 kr. (beløbsgræ nse for 2009) samt blomster og gaver i forbindelse med sygdom eller runde fødselsdage. Derimod er eksempelvis årsgaver og påskegaver skattepligtige. 17

19 Det gælder til og med 2009 at den ansatte har haft pligt til at foretage indb e- retning til SKAT. Fra 2010 har Hørsholm kommu ne indberetningspligt. 18

20 Øvrige obse rvation e r Løn a d m in ist r a tion I forbindelse med at Trommen blev omdannet til aktieselskab overgik løna d- ministrationen ligeledes til Trommen. Vi har foretaget revision af lønområdet i Trommen for 2008 og Uden at konstatere fejl, rettede vi henvendelse til den davæ rende økonom i- chef, Henrik Nielsen, idet vi fandt blandt andet lønadministrationen sårbar hvis der eksempelvis opstod læ ngerevarende sygdom eller den pågæ ldende medarbejder på lønområdet fratrådte sin stilling. En anden problemstilling er, at lønberegningen foregår manuelt og ikke via en IT-løsning. Økonomichefen oplyste, at der ville blive taget kontakt til Bina Hjort h med henblik på en drøftelse af lønadministrationen. Efter det oplyste er dette ikke sket. Vi skal anbefale, at lønadministrationen, for minimum de fastansatte, ove r- går til Hørsholm Kommunes løn - og personalekontor. Avisa bon n em ent Vi har fået oplyst, at Trommen har 2 avisabonnementer på henholdsvis Politikken og Børsen. Sidstnæ vnte leveres til Bina Hjort h s privatadresse. Vi har samtidig fået oplyst, at levering af Børsen til Bina Hjort h s privatadresse er fra tiden hvor Trommen var aktieselskab. Efter det oplyste afleverer Bina Hjorth Børsen i Trommen samme dag som levering. Vi har i samme forbindelse fået oplyst, at de 3 direktører på rådhuset ikke får betalt avisabonnement. Vi vil anbefale Hørsholm Kommune, at vurdere om der fortsat skal ske levering af avis til Bina Hjort h s privatadresse. 19