Tidslinje for det videre arbejde Kommissoriet dækker alene over en analysefase, der foreslås afviklet i disse faser: 2.

Transkript

1 UDKAST: Kommissorium for indledende analyse af perspektiver og muligheder for et øget samarbejde omkring de kommunale tandplejeopgaver i Egedal, Furesø og Ballerup Kommune Baggrund for kommissoriet I Furesø, Ballerup og Egedal Kommune er der interesse for at afsøge de videre muligheder for et tættere tandplejesamarbejde. Den 2. november 2015 blev der afholdt møde mellem direktørerne i Egedal og Furesø Kommune med drøftelser af muligheder for yderligere tværkommunalt samarbejde omkring tandplejen. I drøftelserne og overvejelserne indgår, at Ballerup, Egedal og Furesø kommunes tandreguleringsklinikker i 2009 blev sammenlagt i et 60- selskab - Center for Tandregulering (CFT). Sammenlægningen har vist sig at være en succes og der er god borgertilfredshed. 2. december hvra@furesoe.dk Dir. tlf.: Da der erfaringsmæssigt er effektiviseringsgevinster forbundet med etablering af større organisatoriske enheder inden for de fleste fagområder og brancher synes det oplagt nu at analysere mulighederne for at udvide det eksisterende 60 samarbejde omkring tandreguleringen til også at omfatte basistandplejen. Formål med kommissoriet Kommissoriets formål er at få tilvejebragt et tilstrækkeligt grundlag for at vurdere perspektiver, og muligheder, for et øget samarbejde, omkring de kommunale tandplejeopgaver i Egedal, Furesø og Ballerup Kommune, og dermed en evt. berettigelse af, om yderligere faser i projektet skal iværksættes. Nye faser fordrer dermed også nye selvstændige kommissorier, hvorfor nærværende kommissorium alene skal understøtte drøftelser i de tre kommuners respektive direktioner og beslutning om en analysefase skal påbegyndes. Tidslinje for det videre arbejde Kommissoriet dækker alene over en analysefase, der foreslås afviklet i disse faser: December 15 Udkast til kommissorium drøftes mellem direktører Tilpasninger og justeringer Januar 16 Kommissorium drøftes i respektive direktioner Evt. uformel politisk forhånds Februar 16 Beslutning om a) analysen iværksættes og b) koordinering af videre politisk forankring Marts 16 Analyse iværksættes (forventet varighed på 3-4 måneder).

2 Analysens formål Det overordnede formål er at tilvejebringe et beslutningsgrundlag for Egedal, Furesø og Ballerups kommunes direktioner mhp. stillingtagen til om det skal anbefales de tre kommuners respektive politiske organer, at arbejde hen imod en organisatorisk sammenlægning af kommuners kommunale tandpleje opgaver. Beslutningsgrundlaget tilvejebringes ved at igangsætte: En analyse af mulighederne for et yderligere samarbejde omkring basistandplejen i Egedal, Furesø og Ballerup Kommuner. Herunder skal: o Der skitseres modeller for en mulig struktur ved et udvidet samarbejde. o Det økonomiske potentiale ved et yderligere samarbejde afdækkes. Udarbejdelsen af et forslag til det nuværende 60-selskabs udvidelse, således, at det nuværende dokument for samarbejdet udvides til også at varetage basistandplejen. I dette skal klarlægges forhold omkring ejerandele, bestyrelsessammensætning, og kapitalindskud. Analysens indhold Udgangspunktet for analysen er dels den gode erfaring med det det nuværende samarbejde omkring tandreguleringen i de 3 kommuner, dels de gode erfaringer som Egedal og Furesø Kommune har haft ved at sammenlægge basistandplejeklinikker. Det må forventes, at der ved en yderligere sammenlægning af tandplejerne kan opnås stordriftsfordele på en række områder. Mulige modeller for samarbejde Dette fokusområde i analysen skal bl.a. indeholde følgende: Scenarier for organisering af tandklinikker i de 3 kommuner: o Ballerups nuværende tandpleje-struktur har en dimensionering med mange decentrale klinikker, sammenlignet med Egedal og Furesø, hvor det bør undersøges om en ensartet eller differentieret indfasningshastighed i et evt. kommende tandplejeselskab er den rigtige løsning. o Estimering af enhedsomkostninger pr. klinikenhed. Side 2 af 5

3 Beskrivelse af model for udvidelse af et allerede eksisterende 60 selskab om tandregulering til et udvidet samarbejde i et udvidet 60 selskab til at omfatte hele det kommunale tandplejeområde. Scenarier for organiseringen af et udvidet 60-selskab, herunder bl.a o Afklaring af selskabsdannelse og deltagelse, overordnede principper (vedtægter), fysiske rammer, opgaver i selskabet, kvalitet, servicemål, afregning, økonomi og priser. o Forslag til afregningsmodel mellem kommunerne og et 60-selskab, forslag til ejerforhold (lige andele/ demografiregulering). o Overslag på kommunal andel af kapitalindskud til et 60-selskab. Den samlede analyse skal overordnet bl.a. belyse: Analyse af de tre kommuners nuværende klinikstruktur, herunder: o lokaler og udstyr (alder på udstyr, aktiver, passiver afskrivning) o ledelses- og administrationsintensitet o specialopgaver ud over tandpleje (0-17-årige), herunder muligheder for fælles drift på omsorgstandpleje, specialtandpleje, pensionisttandpleje (Ballerup), konsulentopgaver (serviceloven), kirurgiske behandlinger samt behandlinger i generel anæstesi. o faglige kompetencer o fælles IT-løsning, journal-, aftalebogs- og røntgensystem (selvstændig analyse v/a2, forventes færdig jan. 2016) Mulig kapacitets- og omkostningstilpasning herunder en vurdering af, hvor meget personale mv. der skal til for at opnå den højeste omkostningsreduktion. Borgerperspektivet skal undersøges, overvejelser om forventet serviceniveau, fysisk afstand og åbningstider i en mere centraliseret tandpleje-struktur. Strategi for politisk forankring i alle tre kommuner. Investeringsbehovet ved at etablere en sammenlægning skal undersøges. Den samlede analyse skal munde ud i en business-case som skal ligge til grund for et beslutningsoplæg om en mulig udvidelse af det allerede eksisterende 60-samarbejde på tandreguleringsområdet til at omfatte hele det kommunale tandplejetilbud i Ballerup, Egedal og Furesø kommuner. Organisering Der etableres et samarbejde på tværs af de tre kommuner i forbindelse med udarbejdelsen af analysen. Der forslås etableret en styregruppe med repræsentanter på ledelsesniveau (chef/overtandlæge niveau) fra de tre kommuner. Furesø kommune påtager sig formandskabet i styregruppen. Der Side 3 af 5

4 nedsættes en eller flere arbejdsgrupper, hvor bl.a. tandlæger, repræsentanter fra personaleafdelinger, administration, økonomi mv. er repræsenteret ligeledes fra de tre kommuner. Arbejdsgruppens sammensætning skal afspejle de fokusområder, som analysen forventes at indeholde. Det kan være relevant at etablere flere arbejdsgrupper ad hoc. Selve analysen forventes gennemført af en ekstern konsulent, der kan påtage sig projektlederskabet og styre proces og leverancer fra arbejdsgrupperne. Tandplejen og administrationen fra de involverede kommuner forventes at indgå i arbejdet med levering af data mv. Der tilrettelægges en proces, hvor relevante parter, fx MED-organisationerne, i de deltagende kommuner løbende bliver orienteret om analysens resultater. Økonomi Der indhentes tilbud fra to eller flere konsulentfirmaer til løsning af opgaven. Det forudsættes, at opgaven kan løses for et beløb under udbudsgrænsen på kr. De tre kommuner financierer ligeligt omkostningen til konsulentfirmaet. Furesø Kommune forestår afregningen og afvikler efterfølgende skyldige beløb hos de øvrige kommuner. Short list over tematiseringer der skal indeholdes i et videre analysearbejde I processen med udarbejdelsen af kommissoriet er afdækket en række tematiseringer, der skal håndteres for at få en fuldt dækkende billede af muligheder, konsekvenser og perspektiver ved et øget samarbejde mellem Furesø, Ballerups og Egedals kommunale tandpleje opgaver. Disse tematiseringer er følgende: Hvilke anlægsudgifter kan der forventes ved etablering af større enheder mellem de tre kommuner? Anlægsudgifter skal forstås både som indkøb af (omkostningstungt) tandklinikinventar, evt. renovering af bygninger/ny opførelse, flytteudgifter m.v. Hvordan defineres et serviceniveau i et fælles tandplejesamarbejde og hvilke muligheder er der for afvigelser, herunder hvilke fastsatte rammer angives i relevant lovgivning indenfor området? Hvilke forskelle er der i dag i borgernes anvendelse af tandplejeservice i de tre kommuner: Genbesøg, undersøgelser/behandling, håndtering af aflysninger m.v. dette kan understøtte en vurdering af i hvilket omfang de tre kommuner vil trække på et fælles selskabs serviceydelser. Hvordan og skal omsorgstandplejen indtænkes i et nyt fælles samarbejde, herunder hvordan håndteres omsorgstandplejen i dag i de tre kommuner. Side 4 af 5

5 Ballerup Kommune har en væsentlig anden klinikstruktur sammenlignet med Furesø og Egedal: Hvilken udvikling i klinikstrukturen forventer Ballerup fremadrettet? Hvilke positive effekter kan der peges på ved et kommunalt tandplejesamarbejde mellem de tre kommuner fsva. borgerrettede effekter: Mulighed for aftenåbent grundet skalafordel; bedre normering og udnyttelse af arbejdstid; mere kvalitet i opgaveløsningen da specialkompetencer han haves in-house; mere robuste enheder med færre afbud grundet sygdom/kurser/ferier etc. Der skal minimum undersøges to servicemodeller i et fælles tandplejefælleskab: En model med fælles selskab og differentieret trækningsret/serviceniveau i de tre kommuner eller model med fælles og ensartet serviceniveau i alle tre kommuner. Kan/skal der opbygges en investeringskapital mhp. løbende udskiftning af udstyr? Side 5 af 5