REFERAT. Direktionen. Mødelokale 250, rådhuset. Dato: Onsdag den 6. januar Start kl.: 9:00. Slut kl.: 13:00

Transkript

1 Direktionen REFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 6. januar 2016 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 13:00 Medlemmer: Fraværende: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Økonomidirektør Eva Holm Iversen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Michael Kielsgaard Engelsbæk Arbejdsmarkedsdirektør Michael Kielsgaard Engelsbæk Norddjurs Kommune

2 Direktionen Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Økonomi Ny udbudslov - notat Nye styringstiltag på anlægsområdet Eventuelt...7 Bilagsoversigt...8 Norddjurs Kommune

3 Direktionen Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: Børne- og ungdomsudvalgets møde den 17. december 2015 Voksen- og plejeudvalgets møde den 5. januar Gennemgang af dagsorden for: Økonomiudvalgets møde den 12. januar 2016 Erhvervsudvalgets møde den 20. januar 2016 Kommunalbestyrelsens møde den 21. januar Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at de nævnte beslutningsprotokoller gennemgås. Beslutning i Direktionen den Dagsordener og beslutninger fra ovennævnte møder blev gennemgået. 1

4 Direktionen Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Kommunalbestyrelsen vedtog den 7. oktober 2015 budgettet for budgetåret 2016 og de vejledende budgetter for overlagsårene På den baggrund drøfter direktionen status for udmøntning af budget Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den Drøftet. 2

5 Direktionen Ny udbudslov - notat P00 15/19647 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Den nye udbudslov blev vedtaget den 19. december Der er udarbejdet et kort notat, der beskriver de væsentligste ændringer i loven. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at punktet drøftes. Bilag: 1 Åben Notat om den nye udbudslov 346/16 Beslutning i Direktionen den Drøftet. Lederforum orienteres om ny udbudslov på kommende møde. 3

6 Direktionen Nye styringstiltag på anlægsområdet S00 15/18080 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Der er behov for at få en gennemført en ensretning af budgetopfølgning på anlægsområdet, for herigennem at styrke kvaliteten af anlægsopfølgningerne samt optimere kommunens samlede likviditetsstyring. Desuden er det målet, at der fra Økonomi og indkøb gives en ensartet service på anlægsområdet til hele organisationen. Ovenstående vil i første omgang ske gennem tre indsatser: Implementering af Mit forventede regnskab på anlægsområdet. Bruttoficering af anlægsbudgetterne. Gennemgang/opdatering af principper for økonomistyring på anlægsområdet. Processen organiseres i et implementeringsprojekt forankret i Økonomi og indkøb. Vedlagt er et projektforklæde, som i hovedtræk beskriver projektgrundlaget. I forbindelse med projektgennemførelsen vil der være behov for at inddrage nøglemedarbejdere fra de enkelte forvaltningsområder. Desuden er der behov for at få udpeget en repræsentant fra hvert forvaltningsområde til at sidde i styregruppen for projektet, således forankringen sikres i hele organisationen. Styregruppemedlemmerne vælges af de enkelte direktørområder, og meddeles til økonomichefen senest den 15. januar Økonomiske konsekvenser Det forventes, at projektet kan være med til at optimere styringen på anlægsområdet. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at projektet godkendes. 4

7 Direktionen Bilag: 1 Åben Notat om nye styringstiltag på anlægsområdet.pdf 420/16 2 Åben Projektforklæde MFR anlæg 425/16 Beslutning i Direktionen den Godkendt. 5

8 Direktionen Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Direktionen den Intet. 6

9 Direktionen Bilagsoversigt 3. Ny udbudslov - notat 1. Notat om den nye udbudslov (346/16) 4. Nye styringstiltag på anlægsområdet 1. Notat om nye styringstiltag på anlægsområdet.pdf (420/16) 2. Projektforklæde MFR anlæg (425/16) 7

10 Direktionen Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Kielsgaard Engelsbæk Michael 8

11 Bilag: 3.1. Notat om den nye udbudslov Udvalg: Direktionen Mødedato: 06. januar Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 346/16

12 Notat om udbudsloven December 2015 Folketinget har den 19. november i år vedtaget Danmarks første udbudslov. Denne lov vil erstatte den nuværende tilbudslov og vil være en implementering af det reviderede udbudsdirektiv, som EU vedtog i februar Dette notat gør rede for de væsentligste ændringer i den nye lov, som er kendt på nuværende tidspunkt. Der findes en række mindre ændringer i forbindelse med den nye lov, som ikke er behandlet her. Udbudsloven samler det udbudsretlige område i Danmark, da både national- og EU-ret inkorporeres i én lov. Loven træder i kraft den 1. januar Varer og tjenesteydelser Den nye udbudslov vil gælde for kommunens køb af varer og tjenesteydelser. Overstiger købet af disse varer og tjenesteydelser EU-direktivets tærskelværdier, vil disse være udbudspligtige efter udbudsloven, med visse undtagelser. Disse undtagelser gennemgås senere i dette notat. Med det reviderede udbudsdirektiv og implementeringen heraf i udbudsloven ophæves den nuværende sondring mellem de såkaldte bilag II A- og bilag II B-tjenesteydelser. Dette indebærer, at en lang række af de ydelser, som i dag hører under bilag II B-tjenesteydelser og som i kraft heraf ikke er udbudspligtige, fremadrettet vil blive fuldt udbudspligtige. Eksempler på nuværende bilag II B-tjenesteydelser der efter ikrafttrædelse af udbudsloven bliver udbudspligtige, er visse transportydelser, personaleudvælgelse og rekruttering. Et udbud efter den nye udbudslov skal overvejende gennemføres med en proces, som svarer til, hvad der er gældende i dag. Udbuddet skal derfor gennemføres som enten et offentligt- eller begrænset udbud. Der skal på forhånd fastlægges udvælgelseskriterier samt tildelingskriterier, der er i overensstemmelse med udbudsloven. Efter de nye regler skal udbudsmaterialet offentliggøres senest samtidig med udbudsbekendtgørelsen. På samme måde er kommunen fremadrettet forpligtet til at offentliggøre sin valgte evalueringsmetode i forbindelse med tildeling af kontrakten jf. udbudsloven Kontraktværdi fra 0 kr kr. Foretager kommunen køb af varer og tjenesteydelser til en værdi på under kr., er lovgivningen uændret, hvorfor kommunen kun er forpligtiget til at følge almindelige forvaltningsretlige principper, herunder krav til forsvarlig økonomisk forvaltning samt principperne i udbudsretten om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning indebærer, at kommunen har en forpligtigelse til at forvisse sig om, at den pågældende virksomhed, som får kontrakten, også kan levere på den billigste og bedste måde. I forlængelse af dette vil der ofte opstå et behov for, at kommunen foretager en afsøgning af markedet inden gennemførelse af et indkøb. En anden mulighed er også at foretage en tilbudsindhentning for at undersøge markedet.

13 1.2 Kontraktværdi fra kr kr. uden klar grænseoverskridende interesse Foretager kommunen køb under EU-direktivets tærskelværdi på kr., men over kr. uden klar grænseoverskridende interesse, skal kommunen handle i overensstemmelse med de almindelige forvaltningsretlige principper herunder krav til forsvarlig økonomisk forvaltning samt principperne i udbudsretten om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Udover de ovenstående principper er det et krav, at man efter kontraktindgåelse kan dokumentere, at man har foretaget købet på markedsmæssige vilkår. Der er ikke nogle regler for denne dokumentation, men man kunne eksempelvis: 1) lave en markedsundersøgelse, 2) indhente mere end et tilbud, 3) annoncere på kommunens hjemmeside eller udbud.dk. Reglerne for denne type indkøb findes i udbudslovens 11 jf Varigheden af denne indkøbsproces afhænger af hvor omfattende en markedsundersøgelse, der er brug for, og hvor meget dokumentation det vurderes, at der er nødvendigt. 1.3 Kontraktværdi fra kr kr. med klar grænseoverskridende interesse Kommunen skal forud for indgåelse af vare- og tjenesteydelseskontrakter med klar grænseoverskridende interesse annoncere kontrakten. Kommunen skal i samme ombæring fastlægge en procedure for tildeling som er i overensstemmelse med udbudslovens 2 herunder fastsættelse af kriterier for tildeling. Hvis det vurderes, at der er tale om klar grænseoverskridende interesse, vil udbudsprocessen på mange måder følge processen for et almindeligt EU-udbud. 1.4 Undtagelser (tjenesteydelser) Som tidligere anført udgår forskellen mellem bilag II A- og II B-tjenesteydelser. I stedet indføres to undtagelser til de almindelige regler for tjenesteydelser. Undtagelserne er listet op i udbudslovens 7 og 21. Alle tjenesteydelser, der ikke står her, er nu fuldt udbudspligtige, hvis de ligger over EU-direktivets tærskelværdi på kr Undtagelse 1: Tjenesteydelser jf. Udbudslovens 7, hvis værdi sættes til eller er over kr. I udbudslovens 7 henvises der til EU-udbudsdirektivets bilag XIV. Oplistet i bilag XIV er udvalgte tjenesteydelser, der før var bilag II B-tjenesteydelser. Som eksempler på disse ydelser kan nævnes hjemmehjælp, uddannelse og undervisning, herunder sprogundervisning, velfærdsydelser, hotel- og restaurationsydelser, herunder kantineordning og catering samt juridiske tjenesteydelser 1. Listen er ikke udtømmende. For alle ydelser oplistet i bilag XIV, der værdisættes til kr. eller derover, skal der anvendes et nyt regelsæt i udbudsloven kaldet light-regimet. Under Light-regimet skal kommunen offentliggøre en light udbudsbekendtgørelse eller en light forhåndsmeddelelse i EU-tidende forud for indgåelse af kontrakt. Ordningen medfører en mindre byrdefuld proces end den, der kendes fra et reelt EU-udbud. 1 Alle juridiske tjenesteydelser der ikke er dækket af udbudslovens 21, se afsnit

14 Light-regimet stiller dog også krav til overholdelse af EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet samt fastsættelse af kriterier for tildeling. Kommunen skal sikre, at ydelser omfattet af light-regimet bliver gennemført i en proces hvor netop de EU-retlige principper (ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet) overholdes. Tjenesteydelser jf. Udbudslovens 7, som oplistet i udbudsdirektivets bilag XIV, hvis værdi sættes til mellem EUdirektivets tærskelværdier på kr. og kr., skal følge de samme regler som for afsnit 1.2 og 1.3. Ydelser i denne kategori med en værdi på mellem kr. og kr. vurderes oftest til ikke at have grænseoverskridende interesse Undtagelse 2: Tjenesteydelser undtaget fra udbudslovens anvendelsesområde jf. udbudslovens 21 I udbudslovens 21 er oplistet forskellige ydelser som er undtaget fra udbudslovens anvendelsesområde. Eksempler på disse er erhvervelse og leje af jord, udvalgte juridiske tjenesteydelser, herunder juridisk rådgivning ydet af en advokat, ansættelseskontrakter og beredskabstjenester. Listen er ikke udtømmende. Tjenesteydelser som de nævnte kan frit købes. Kommunen er dog fortsat underlagt de almindelige forvaltningsretlige principper. Se afsnit Oversigt over almindelige udbudsregler og tærskelværdier 0 kr kr kr kr. Ikke undtagede varer og tjenesteydelser med en anslået værdi på mindst kr. (EU- Udbud) Uden grænseoverskridende interesse Med grænseoverskridende interesse Almindelige forvaltningsretlige principper (som beskrevet i afsnit 1.1) Markedsmæssige vilkår (som beskrevet i afsnit 1.2) Annoncering, fastlæggelse af procedure samt oplyse kriterier for tildeling (som beskrevet i afsnit 1.3) Fuld udbudspligt efter den samlede udbudslov 2 2 Udbudspligt efter udbudsloven indebærer overordnet de samme regler som var gældende under det tidligere EUudbudsdirektiv. 3

15 1.6 Oversigt over særlige udbudsregler og tærskelværdier Tjenesteydelser jf. Udbudslovens 7, som oplistet i udbudsdirektivets bilag XIV ( kr kr.) Tjenesteydelser jf. Udbudslovens 7, som oplistet i udbudsdirektivets bilag XIV hvis værdi sættes til eller er over kr. Undtagede tjenesteydelser jf. udbudslovens 21 Uden grænseoverskridende interesse Med grænseoverskridende interesse Markedsmæssige vilkår (som beskrevet i afsnit 1.2) Annoncering, fastlæggelse af procedure samt oplyse kriterier for tildeling Light-regime (som beskrevet i afsnit 1.4.1) Eksempler her på sprogundervisning, velfærdsydelser og vise juridiske tjenesteydelser. (listen er ikke udtømmende) Almindelige forvaltningsretlige principper (som beskrevet i afsnit 1.1) 2 Bygge- og anlægsopgaver Området for bygge- og anlægsopgaver over EU-direktivet s tærskelværdi på kr. ændres overordnet ikke og reglerne herom forefindes i udbudslovens. Reglerne for området under EU stærskelværdi var før reguleret blandt andet i Tilbudsloven og Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. Reglerne samles nu i en samlet lov med titlen, Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren. Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren er på nuværende tidspunkt ikke tilgængelig, og derfor er det ikke muligt at sige, hvad denne lov indbefatter af ændringer på området. 4

16 Bilag: 4.1. Notat om nye styringstiltag på anlægsområdet.pdf Udvalg: Direktionen Mødedato: 06. januar Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 420/16

17 Notat Dato: Reference: Jakob Therchilsen Tlf.: Journalnr.: 18/18080 Nye styringstiltag på anlægsområdet Som led i den løbende optimering og udvikling af Økonomi og indkøbs rolle i forbindelse med overholdelse af kommunens økonomiske politik og retningslinjer for økonomistyring, iværksættes nye tiltag på anlægsområdet. Der er behov for at få en gennemført en ensretning af budgetopfølgning på anlægsområdet, for herigennem at styrke kvaliteten af anlægsopfølgningerne samt optimere kommunens samlede likviditetsstyring. Desuden er det målet, at der fra Økonomi og indkøb gives en ensartet service på anlægsområdet til hele organisationen. Ovenstående vil i første omgang ske gennem tre indsatser: Implementering af Mit forventede regnskab på anlægsområdet. Bruttoficering af anlægsbudgetterne. Gennemgang/opdatering af principper for økonomistyring på anlægsområdet. Processen organiseres i et implementeringsprojekt forankret i Økonomi og indkøb. Vedlagt er et projektforklæde, som i hovedtræk beskriver projektgrundlaget. I forbindelse med projektgennemførelsen vil der være behov for at inddrage nøglemedarbejdere fra de enkelte forvaltningsområder. Desuden er der behov for at få udpeget en repræsentant fra hvert forvaltningsområde til at sidde i styregruppen for projektet, således forankringen sikres i hele organisationen. Styregruppemedlemmerne vælges af de enkelte direktørområder, og meddeles til økonomichefen senest den 15. januar Implementering af Mit forventede regnskab på anlægsområdet Der er det seneste år arbejdet på at implementere og udbrede Mit forventede regnskab i organisationen på driftsområderne. Mit forventede regnskab er et økonomistyringsmodul i økonomisystemet OPUS. Modulet kan anvendes som disponeringsværktøj i forbindelse med de månedlige 1

18 budgetopfølgninger. Modulet bidrager til at give et bedre økonomisk overblik over forventet forbrug i de enkelte aftaleenheder eller anlægsprojekter samt disponering af forbruget i løbet af året. Dermed er Mit forventede regnskab deslige et centralt redskab i forbindelse med kommunens likviditetsstyring. Mit Forventede Regnskab giver mulighed for løbende at ændre sine disponeringer og se effekten af dette i økonomi- og likviditetsopfølgningen. Det faktiske forbrug og disponeringerne samles i et forventet regnskab for det enkelte område eller anlægsprojekt, men kan også ses på tværs af organisationen eller projektporteføljen. For nuværende bruges Mit forventede regnskab til driftsopfølgning på skole- og dagtilbudsområdet, på socialområdet under børn- og unge samt er i implementeringsfasen på sundheds- og omsorgsområdet. I starten af 2016 vil det blive implementeret på flere driftsområder i organisationen. Det er Økonomi og indkøbs vurdering, at implementering af mit forventede regnskab på anlægsområdet vil bidrage til at give hele organisationen en bedre styring af anlægsprojekterne, til gavn for både anlægsprojektlederne, de respektive aftaleholdere, Økonomi og indkøb samt et bedre overblik for direktionen og det politiske niveau. Bruttoficering af anlægsbudgetterne Fremadrettet bliver alle anlægsbevillinger lagt i opus med bruttobudget, så der både afsættes et indtægts- og udgiftsbudget, hvorved opfølgningen bliver lettere, og der bliver større gennemsigtighed i de enkelte anlægsprojekter. Arbejdet med at bruttoficere eksisterende anlægsbevillingerne i opus, er igangsat på alle udvalgsområder. Gennemgang/opdatering af principper for økonomistyring på anlægsområdet. Der vil sideløbende med implementeringen af Mit forventede regnskab blive iværksat en gennemgang og opdatering af principper for økonomistyring på anlægsområdet. Dette sker med henblik på at sikre et tidsvarende og retvisende styringsgrundlag, som samtidig er i overensstemmelse med de nye styringstiltag på anlægsområdet. 2

19 Bilag: 4.2. Projektforklæde MFR anlæg Udvalg: Direktionen Mødedato: 06. januar Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 425/16

20 Projektnavn: Ensretning samt implementering af Mit forventede regnskab på anlægsområdet Godkendt dato: (Projektejer) Revisionsdato: (opdateres ved enhver rettelse) Projektleder: Jakob Therchilsen Udarbejdet af: (navn, sektion, evt. dato) Chefkoordineringsmøde dato: Acadre nr.: (15/18080) Kommentarer fra chefkoordineringsgruppen til processen opad i organisationen: Projektets status: Idéfasen Opstartsfasen Gennemførelsesfasen x Projektforklæde Baggrund og formål: Der er behov for at få en gennemført en ensretning af budgetopfølgning på anlægsområdet, for derigennem at styrke kvaliteten af anlægsopfølgninger og anlægsstyring samt kommunens samlede likviditetsstyring. Desuden ønskes det, at der gives en ensartet service på anlægsområdet fra Økonomi og indkøb til hele organisationen. Leverancer: -Udpeget superbrugere og interne konsulenter på systemet. -Berørte medarbejdere/medarbejdere som skal involveres MFR identificeret. -Uddannelsesplan/program udarbejdet. -Uddannelse gennemført. -Workshop gennemført. -Systemopsætning gennemført. -Gennemgang af arbejdsgange/retningslinjer ved anlægsopfølgning beskrevet. Succeskriterier: -MFR på anlæg er implementeret i hele organisationen. - Gennemførsel af uddannelse, antal uddannede skal være identisk med antal brugere (kompetenceløft og fælles sprog). - Mere præcise skøn på forventet regnskab for anlæg i løbet af året og dermed mere retvisende likviditetsstyring. Før og efter analyse. -Tættere styring og controlling af kommunens anlægsprojekter. Organisering: Styregruppe: Eva Iversen, Lisbeth Krogh samt en repræsentant for hvert forvaltningsområde, Projektejer: Lisbeth Krogh, Projektleder Jakob Therchilsen Projektdeltagere: Hans Henrik Fynbo, Berit Christensen, Gitte Jacobsen, Peter Røjkjær, øvrige økonomikonsulenter og anlægsprojektledere Referencegruppe:

21 Ressourcer og økonomi: Ingen direkte økonomisk afledte udgifter, da nuværende MFR modul anvendes. Det må forventes, at hver medarbejder som skal anvende MFR, skal have ca. 2-3 timers undervisning. Desuden må det i opstartsfasen forventes at tage ekstra tid, at anvende systemet/arbejde med anlægsopfølgningen på en ny måde. Det må dog på sigt forventes at blive hentet ind igen ved bedre arbejdsgange og opfølgninger på anlægsområdet. Projektgruppen må forventes at anvende den fornødne tid i henhold til tidsplanen. Interessenter: Daglige brugere af MFR Anlæg (anlægsprojektlederne), direktionen, fagchefer, politikere, økonomikonsulenter (superbrugere). Politisk niveau: Gennemføres på administrativt niveau. Tids- og aktivitetsplan: Opstart dec forventet afslutning ultimo april Der er udarbejdet en detaljeret tidsplan. Kommunikationsplan: Der henvises til den udarbejdede kommunikationsplan. Forankring og evaluering: Vil ske løbende i forbindelse med de månedlige budgetopfølgninger. Se og så succeskriterier. Kompleksitet : Projektlederens vurdering af hvor komplekst projektet er (fagligt, organisatorisk eller politisk følsomt). 5 er mest komplekst. Nødvendighed : Projektlederens vurdering af projektets værdi for organisationen (nice or need to have?). 5 er bedst.