Årsberetning for 2011 for PPD Den Permanent Styregruppe for Digitalisering 12/5494#39949

Transkript

1 Årsberetning for 2011 for PPD Den Permanent Styregruppe for Digitalisering 12/5494#39949

2 Årsberetning for 2011 for PPD Den Permanente Styregruppe for Digitalisering Indledning Digitalisering er på dagsordenen i de danske kommuner. Digitalisering af den offentlige sektors administrative serviceproduktion bliver anset som et af de væsentligste indsatsområder for den fortsatte udvikling af den danske offentlige sektor, og dermed for udviklingen af velfærdsydelserne. I Haderslev Kommune har digitaliseringen en fremtrædende plads i Direktionens strategiplan, og der har gennem hele 2011 været arbejdet intensivt med området i mange dele af organisationen og på flere niveauer. Den generelle udvikling på området været præget af stor omskiftelighed, ændringer i statslige udmeldinger som følge af regeringsskiftet og afledt heraf, nogen oplevet usikkerhed fra KL's side i forhold den overordnede fælleskommunale retning for digitaliseringsindsatsen. Nærværende beretning forholder sig derfor primært til de stedlige aktiviteter, som retter sig mod den del af digitaliseringsindsatsen som vedrører de administrative funktioner, og dette således, at der kun, hvor det er relevant, inddrages eksterne forhold, som har været af betydning for fremdriften for Digitaliseringsprogrammet i Haderslev Kommune. Aktiviteter i 2011 Digitaliseringsprogrammet har kørt siden efteråret Det har været organiseret med en styregruppe, PPD, og en Digital Taskforce (DTF), som det udførende led. Programmet er forankret under direktøren for Erhvervs- og Borgerservice som et led i Direktionens strategiplan. Det er generelt kendetegnende for udviklingen, at mange gode initiativer ting var sat i gang eller lagt i sporet inden PPD og den underliggende DTF for alvor er trådt ind i lokomotivet, og derfor har en væsentlig udfordring for PPD været sikre synergi, overblik og sammenhæng mellem de mange initiativer. Der har undervejs været et ønske om et større ledelsesmæssigt fokus - herunder også den trækkraft der kan ligge i at der var en chef for området. I forsommeren 2011 blev chefen for Borgerservice og Ydelseskontoret også chef for digitaliseringen. Chefstillingen har til formål på tværs at skabe energi og trækkraft i digitaliseringen. I 2011 vedtog Byrådet Haderslev Kommunes kanalstrategi - hvorledes vil vi fremover møde borgerne? - digitalt, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. At vedtage strategien er ikke målet i sig selv. Processen i at få strategien drøftet og lavet er mere værdiskabende. Strategien er lavet i et samarbejde med alle serviceområder og opleves også formidlet ud. Fremover skal vi have fokus på at digitalisere, hvor det er muligt. Strategien er nu forankret i DTF og det er deres arbejde at følge op på målene. 2

3 I december 2011 vedtog Byrådet en plan for en større omorganisering af Borgerservice, der har til formål at møde borgerne mere digitalt og med fokus på medbetjening frem for betjening. Organiseringen skal ses som et led i intentionerne i kanalstrategien. Planen betyder blandt andet en større ombygning i det centrale indgangsparti på rådhuset, hvor borgerne i højere grad skal medbetjenes. Borgerne vil fremadrettet blive mødt af borgerguider, som kan medbetjene borgerne på de opstillede borger-pc er. Endvidere vil den personlige åbningstid blive tilpasset samtidig med at borgerne guides til at selvbetjene sig - enten fordi de kan selv eller gennem telefonisk guidning. I foråret 2011 uddannede Haderslev kommune 50 medarbejdere, der skulle være ambassadører i de respektive afdelinger på de digitale løsninger. Ambassadørerne blev undervist i et "lukket program udviklet af KL, hvor en kopi af var testprogrammet. Formålet var at give et bedre kendskab til hjemmesiden og de digitale løsninger, som ambassadørerne så kunne udbrede i afdelingerne. Jo flere medarbejdere, der kendte til løsningerne jo flere borgere kunne de så vejlede til at bruge løsningerne. Vi har nok ikke været helt gode til at bruge ambassadørerne, men i januar 2012 er de indkaldt til et møde med det formål, at de skal vide, at vi har behov for deres hjælp til at få efterlevet kanalstrategiens intentioner. er nu opdateret til den nye hjemmeside, hvorfor det bare er at komme i gang. Andre aktiviteter Haderslev Kommune har i 2011 været med i KOMBIT s ESDH-udbudsnetværk. Projektet er gennemført af Udviklingsteamet og er ikke direkte relateret til eller initieret af PPD, men de muligheder den nye aftale på ESDH-området giver kommunen, vil komme til at have meget positiv indvirkning på nogle af de væsentlige indsatsområder, PPD arbejder med. Eksempelvis indeholder ESDH-løsningen den input-management løsning, som PPD har efterspurgt gennem noget tid, men som ikke har kunne implementeres rationelt fordi mulighederne hele tiden har forandret sig. Tilsvarende giver ESDH-løsningen adgang til avancerede funktioner, som har afledte virkninger på, hvordan mere effektive arbejdsgange til kan tilrettelægges. Et helt væsentligt omdrejningspunkt for at kunne følge Kanalstrategiens intentioner er vores hjemmeside. I forbindelse med kommunesammenlægningen blev hjemmesiden ændret. Her var fokus på en præsentation af kommunen. Der blev derfor igangsat et tværgående projektarbejde med Kommunikationsteamet som projektleder, der havde til formål at lave en ny hjemmeside med et helt nyt borgerfokuseret layout, og lang række funktioner, som understøtter øget medbetjening og selvbetjening via hjemmesiden. Der har været arbejdet ihærdigt og med stor entusiasme på at få lavet den nye hjemmeside. Den gik i luften den 15. november 2011 med stor succes. Borgerne oplever, at det er lettere at finde oplysningerne på siden og der kan også ses at være en større brug af selvbetjeningsløsningerne. 3

4 En væsentlig parameter i forhold til at kunne se om vi får flyttet borgerne fra en personlig henvendelse til en mere digital henvendelse - eller i det hele taget får flyttet borgerne fra et henvendelsesmønster til et andet er, at vi tæller på henvendelserne. Haderslev kommune er med i det fælleskommunale projekt Komhen, hvor der bliver talt på de samme henvendelser i de samme uger over hele landet. Der blev talt i 2010 og besluttet, at der skulle tælles i uge i Haderslev Kommune nedsatte en tværgående projektgruppe med Udviklingsteamet som projektleder. I gruppen blev der arbejdet ihærdigt på at blive klar til tælleugerne. Tællingen skulle foregå med et digitalt værktøj udviklet af KL. I ugerne op til at der skulle tælles viste der sig at være en del tekniske problemer med at få systemet til at virke. For ikke at bruge mange unødige ressourcer valgte Haderslev kommune at trække sig fra projektet og ikke tælle som andre kommuner. For at tælleugen kan gennemføres på kommunens IT-platform, skal internetplatformen opdateres. Det kan først finde sted efter at kommunens kontorpakke er opgraderet. Opgraderingen af kontorpakken gennemføres under projektledelse af Udviklingsteamet i løbet af foråret Samtidig er KL i gang med at indhente erfaringer fra kommunerne med henblik på tekniske tilretninger og fejlsøgning. Når de konkrete udfordringer er løst, vil Haderslev Kommune kunne gennemføre tælleugen i efteråret 2012, hvor der er en forventning til, at systemet virker optimalt og vil være let at bruge. Op til edag3 den 1. november 2011 fik Udviklingsteamet i hast etableret en sikker-epostløsning. Det er efterfølgende besluttet at erstatte løsningen med det af Digitaliseringsstyrelsen gennemførte nationale udbud af en fjernprint-løsning, som PPD på Udviklingsteamets anbefaling besluttede Haderslev Kommunes deltagelse i. Specialrådgivningen i Voksen- og Sundhedsservice er nu i drift med det indkøbte system til Specialrådgivningen. Systemet er stadig i implementeringsfasen og det vil det være de næste 5-7 måneder. Det har været og er stadig en meget stor omgang, at indføre et nyt itsystem som dækker både myndigheds- og udførergruppen, samt en helt ny dokumentationsmetode DHUV på myndighedsniveau. DHUV metoden er stadig under tilretning, men er så færdig, at den er implementeret i det indkøbte IT-system og også fuldt ud taget i brug. Haderslev Kommune er den kommune i Danmark, der er længst med implementering af ITsystem på Handicap og Udsatte Voksne området, og er også den kommune der er længst med brugen af DHUV metoden. Der har derfor været stor interesse for Specialrådgivningens indsats fra både Servicestyrelsen og andre kommuner. Haderslev Kommune har for et år siden tilsluttet sig den fælleskommunale ledelsesinformation (FLIS) i form af at ville levere data til den fælles database, samt at ville bruge det fælles præsentationslag. Medio december 2011 har 71 kommuner tilsluttet sig FLIS, hvilket svarer til 60 % af landets indbyggere. Der er 91 kommuner, som har underskrevet aftale om at levere data til FLIS. 4

5 KOMBIT har gennemført de første workshops indenfor alle brugergrupper: Økonomi og personale Udsatte børn og unge Skole Voksne handicappede og ældre Voksen- og Sundhedsservice er repræsenteret i brugergruppen vedrørende Voksne handicappede og ældre. Alle brugergruppers materialer vil blive udsendt til høring i kommunerne. Efter et EU-udbud står det nu klart, at det bliver et konsortium, der skal levere en løsning til FLIS. Leverandøren er valgt på basis af et udbud, hvor de indkomne tilbud blev valgt ud fra kriteriet om det "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Kommunen skal betale et engangsindskud på kr. i år ét. Dette beløb er søgt finansieret af Teknologipuljen. Derudover skal der betales en licens pr. fagområde pr. indbygger. Prisen er med de tilsluttede kommuner opgjort til 1,24 kr. pr. indbygger. Første version af FLIS går i luften i første halvdel af Økonomi Til arbejdet med digitalisering er der til PPDs rådighed afsæt en Teknologipulje på 2 mio. kr. årligt med henblik på at finansiere elementer undervejs i processen med implementering af den fællesoffentlige og den lokale digitaliseringsstrategi. PPDstyregruppen har kompetence til at finansiere fra puljen i overensstemmelse med de af Byrådet politisk godkendte principper. Der vil være elementer, der altid dukker op som uforudsete krav undervejs i den slags processer. Der kan også være tale engangsudgifter til f. eks. Kombit flere år før et digitaliseringsprojekt har været gennem udbudsrunde m.v. og er klar til implementering. I 2011 har arbejdet i PPD i stor udstrækning været af forberedende karakter. Udviklingen i de indbyrdes afhængigheder i nogle af de for digitaliseringen væsentlige IT-systemer internt i Haderslev Kommune har med andre ord været af en sådan karakter, at hensigtsmæssige opgraderinger og justeringer ét sted, fører til nødvendige udsættelser eller tilpasninger andre steder. Tyngden på implementering af de fællesoffentlige digitaliseringsprojekter vil ligge i 2013 og I 2012 forventes de første etaper af FLIS (Fælles LedelsesInformationsSystem) og af DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) etableret. Lokalt arbejdes med digital talegenkendelse, resultatet af fællesudbud på ESDH m.m. Konklusion Sammenhængen i IT-systemerne er præget af en høj grad af indbyrdes kompleksitet, som gør det endog meget vanskeligt at tilsikre en kontinuerlig og hensigtsmæssigt fremdrift i digitaliseringsindsatsen. Arbejdet i PPD bærer således også præg af den omskiftelighed og hastighed i udviklingen af initiativerne, som kendetegner området. Især eksterne forhold og den uforudsigelighed, som har præget disse, har haft markant afsmittende virkning på PPD's muligheder for at træffe beslutninger, som lokalt har kunnet omsættes til konkrete resultater. 5

6 Et konkret eksempel på dette har, som vist ovenfor, været beslutningen om etablering af en output-managementløsning, hvor eksterne beslutninger og disses afledte virkninger flere gange har ændret grundlaget og forudsætningerne for lokale analyser af nytteværdi og investeringsbehov i bred forstand. Digitaliseringsområdet er med andre ord præget af stor kompleksitet, risiko og usikkerhed, og derfor skal beslutninger træffes på et ofte usikkert grundlag uden vished for at den forventede effekt reelt er inden for rækkevidde før senere i processen. Endvidere har ressourcesituationen omkring digitaliseringsprogrammet spillet en væsentlig rolle for mulighederne for fremdrift. Dette forhold understøttes yderligere af digitaliseringschefens forslag i januar 2012 om at gennemføre en reorganisering af digitaliseringsprogrammets organisatoriske setup, således at DTF får en mere rådgivende funktion, og at der dedikeres proaktive projektressourcer ind i projektledelsen, udførelsen og implementeringen af digitaliseringsprogrammet. Udviklingsteamet har som et første skridt i denne henseende tilbudt PPD en workshop, hvor man i første kvartal af 2012 sammen med Stabskollegiet foretager en opgavegennemgang med henblik på eventuelt frigørelse af ressourcer til Digitaliseringsprogrammet. Ud fra en overordnet strategisk betragtning kan det således konstateres, at en strategisk indsats med et omfang som det Digitaliseringsprogrammet er udtryk for, ikke kan forventes omsat til realiteter uden samtidig dedikation af de nødvendige og tilstrækkelige ressourcer forstået i bred forstand. Den fortsatte fremdrift for Digitaliseringsprogrammet forudsætter derfor en anderledes og mere målrettet strategisk prioritering og anvendelse af ressourcerne på tværs af hele den administrative organisation end tilfældet har været indtil nu. Forventningen er således, at der i perioden vil ske en væsentlig forøgelse af de konkrete projektaktiviteter, og at hovedindsatsen vil ligge i 2013 og

7 7