Bestyrelsesmøde Dagsorden/referat

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Dagsorden/referat Møde/referat nr.: 456, Dato: 14. dec. 07 Sted: Radisson SAS Scandinavia Lokale: Directors Bestyrelse: Mikael Jentsch MJ Formand Anders Thanning AT Næstformand Trine L. Holmberg TLH Sekretær Afbud Jesper Brandt JB Afbud Kjeld Bussborg Johansen KBJ Søren Peter Sørensen SPS Kasserer Christian Bjerg CB Afbud Øvrige: Michael Nørgaard Andersen MNA Redaktør Jesper Hedegaard JH Vidensformidlingskonsulent Hans Ejner Krag-Petersen HEKP Sekretariatschef Referat: Jesper Hedegaard Gæster m. v.: 2 bestyrelsesrepræsentanter i 100 mile under pkt. 1 Dagsorden/referat Indhold Pkt. 1 Samarbejde med 100 MILE (bilag)... 1 Pkt. 2 Gensidig orientering... 2 Pkt. 3 Faggruppedagen (2 bilag)... 2 Pkt. 4 Orientering fra NKS mødet i Tallinn... 2 Pkt. 5 Medlemskab af IFME... 3 Pkt. 6 Fremtidens årsmødestruktur (MNA)... 3 Pkt. 7 Status for KTC Portalen (JH) (Bilag)... 4 Pkt. 8 Eventuelt... 4 Pkt. 9 Studieture m.m. i KTC regi i (L) (bilag) (MNA)... 5 Pkt. 10 Formand for faggruppen Digital Forvaltning (L)... 7 Pkt. 11 Regnskabsmæssige afvigelser (L)... 7 Pkt. 12 Generationsskifte sekretariatet/sekretariatschef (L)... 8 Pkt. 1 Samarbejde med 100 MILE (bilag) 100 MILE er en relativ nystartet forening. Foreningens formål er kort beskrevet i vedlagte bilag, hvoraf også bestyrelsens sammensætning fremgår. Formanden for foreningen har ønsket en drøftelse med KTC om et nærmere samarbejde de to foreninger imellem.

2 2 Fra bestyrelsen i 100MILE deltager Jakob Risgaard, Natur og Miljøchef i Ringkøbing-Skjern Kommune (også KTC medlem) og Vicedirektør Hans Fredborg fra Region Midt Til drøftelse : Der skal findes et format for samarbejde med foreningen, der også kan blive udgangspunkt/ model for samarbejde med andre foreninger. Kun medlemmer fra kommunerne kan være medlemmer i KTC Faggrupper. Pkt. 2 Gensidig orientering Teknisk Chef har ændret navn til: Den Tekniske Leder i Teknik og Miljø Pkt. 3 Faggruppedagen (2 bilag) Den 31. Januar 08 afholdes den årlige faggruppedag i Kolding. Til faggruppedagen er følgende parter inviteret: Faggruppeformænd og medlemmer Kredsformænd KL Formændene for de associerede foreninger KTCs bestyrelse Dagen er delt op i flere mødeformer med hver sin målgruppe. Mødestrukturen og målgrupperne for hvert enkelt møde fremgår af vedlagte oversigt Der er endvidere udarbejdet forslag til dagsorden for de enkelte møder, dog ikke faggruppernes egne møder. Dagsorden for disse møder står faggruppeformanden for. Det er endvidere aftalt at KL kan komme med input til dagsordenpunkterne. Drøftelse og fastlæggelse af dagsordener til de enkelte møder, som kan udsendes til deltagerne forud for møderne. : Kredsformandsmødet udgår. Referencebestyrelsesmedlemmer deltager i de respektive faggruppers møder. Faggruppeformandsmøde udgår og erstattes af bestyrelsesmøde. Se program og tilmelding på: Referencebestyrelsesmedlemmer: se de enkelte faggrupper under: Pkt. 4 Orientering fra NKS mødet i Tallinn NKS ( Nordisk Kommunalteknisk Samarbejdskommitee) består af de nordiske landes respektive foreninger inden for det kommunaltekniske område, incl. Island. Foreningen er repræsenteret af de nationale foreningers formænd eller dennes stedfortræder. NKS formål er: Komiteen arbeider for og med aktiviteter innen det kommunaltekniske området som har medlemmenes interesse, med særlig vekt på kunnskapsformidling. Komiteen tilstreber at de enkelte lands organisasjoner opptrer med samme profil overfor internasjonale organisasjoner og institusjoner.

3 3 Komiteen arbeider for en bedre erfaringsutveksling mellom organisasjonenes medlemmer og de medvirkende foreninger gjennom: samarbeide på bladsiden deltagelse med en representant på de respektive lands årsmøter. samarbeide eller informere om konferanser i de enkelte foreninger. Igennem længere tid har det været berørt om der kunne/burde etableres en nærmere tilknytning e.l. til de baltiske lande. Dette har resulteret i, at det næste NKS møde afholdes den 12. 0g 13. dec. I Tallinn i Estland. Indstilling Orientering fra formanden. Taget til efterretning Estland er optaget i NKS Pkt. 5 Medlemskab af IFME KTC er optaget som medlem af IFME (International Federation of Municipal Engineering) fra 1. dec Norge, Sverige og Finlands respektive foreninger er medlem af IFME. Formanden for IFME har beskrevet IFME i vedlagte Artikel: IFME An International Federation Medlemskabet af IFME koster p.t. 500 pr. år (ca kr.). I IFMES bekræftelse af medlemskabet efterlyser de den eller de personer i KTC, der skal være foreningens repræsentanter i IFME. Til orientering og beslutning om hvem KTCs repræsentant skal være i IFME For KTC deltager; KTC Formand, samt formanden for faggruppen International. Pkt. 6 Fremtidens årsmødestruktur (MNA) Årsmødet i 2008 er nu fastlagt til den 25. og 26. sep. 08 i Odense med Kommunen som værtskommune. I forbindelse med kommunalreformen har KTC gennemgået en udviklingsproces, der bl.a. har givet foreningen et nyt medlemsgrundlag, fornyelse af foreningens målsætning og en fornyelse af foreningens vidensaktiviteter KTC Viden (KTC Portalen) og Teknik & Miljø. Som en del af denne proces tog KTCs bestyrelse forud for foreningens årsmøde 2006 også første skridt til en udvikling/omlægning af årsmødet. KTCs medlemskreds og profilen på medlemmerne/målgruppen har reelt ændret sig over de sidste 5 til 10 år. Dels er der sket et generationsskifte, dels er fokus som tendens skiftet fra traditionel faglighed mod ledelse. En udvikling der er forstærket med kommunalreformen. KTCs årsmøder har hidtil været en blanding af faglige og foreningssociale elementer. Til indledende drøftelser har årsmødeudvalget udarbejdet vedlagte notat med forslag til en ny struktur for fremtidige årsmøder. Indledende drøftelser

4 Torsdag og fredag byttet om, så torsdag bliver faglig dag og fredag KTC medlemsdag. Medlemmer fra KTC Faggrupper inviteres og deltager hele torsdag, som slutter festligt. Årsmødet slutter fredag eftermiddag. Oplægget fra årsmødeudvalget konsekvensrettes og uploades til bestyrelsens projektrum. 4 Pkt. 7 Status for KTC Portalen (JH) (Bilag) Leverandørsituationen - TypoConsult: Det er gennem en længere skriftlig udveksling mellem KTC Sekretariatet og TypoConsults ledelse, lykkes at få udformet en handlingsplan som for nylig har sat ny fart i projektet. Der redegøres for detaljerne via disse punkter: Firmaet har haft stor udskiftning i personale og senest har chefprogrammøren som var tilknyttet vores projekt, skiftet arbejde. Vi har fået ny projektleder, designer og den Tekniske chef (Sune Vestergaard), har ikke længere noget med projektet at gøre. Der er netop ansat en ny administrerende direktør og firmaets strategiske fokus er gået fra 95% teknik og 5% behovs- og forretningsanalyse til en ca. 50%/50% fordeling. Handlingsplan/ forligsaftale: Der er allokeret op imod 300 nye timer til projektet og alle KTCs krav i forhold til indhold og omfang af forligsaftalen er foreløbigt efterkommet. Den oprindelige kontrakt er stadig uændret og gældende. Møderække: I forbindelse med handlingsplanen er der påbegyndt en ny møderække, hvor uafklarede funktioner fastlægges og indhold og omfang endeligt aftales. Der er gennemført én workshop allerede. Dette betyder stor involvering af JH, men med godt samarbejde og god vilje hos alle parter. Mangler: I Projektrum består kun små rettelser. Høringsmodulet præsenteres i færdig testversion man. D. 10. dec. Modulet annonceres og sættes i drift senest d. 21. dec. Inkl. Manualer og orientering. Ting i abonnement, nyhedsbreve (meget tæt på), min side, forbedring af KTC Kompetenet (værktøjer og navigation), KTC Nyhedstjenesten,. Kommende milepæle: KTC Godkendelse af Høringsmodul og Projektrum udløser 2. Betaling (30% af kontraktsum). Overtagelsesprøve og driftsprøve mangler stadig at blive gennemført. Godkendelse af disse 2 prøver udløser 3. og 4. Betaling (i alt 40% af kontraktsum). Såfremt det lykkes at optimere svartiderne betragteligt i forhold til nuværende (der er allokeret 70 timer til dette), falder sidste betaling for fase 1, formodentlig i løbet af februar/ marts. Se vedlagte notat. Forelægges til orientering Taget til efterretning Pkt. 8 Eventuelt

5 5 LUKKET DAGSORDEN Pkt. 9 Studieture m.m. i KTC regi i (L) (bilag) (MNA) Baggrund KTC har en lang tradition for at arrangere studieture for en målgruppe af politikere fra de kommunale teknik- og miljøudvalg samt KTC-medlemmer og andre embedsfolk. Rejsemålene har været europæiske storbyer med inspiration til arbejdet i kommunerne. Temaerne har overvejende været relateret til byplanlægning, arkitektur og erhvervsudvikling. Blandt rejsemålene har bl.a. været Berlin, Lyon, Düsseldorf (Ruhr), Lissabon og Barcelona og disse har typisk varet 3 dage med 3 overnatninger. Deltagerantallet har typisk været ca. 40 personer. Guidning har været aftalt med dansk guide og teknisk arrangør. Siden 2004 har guider været på aftalebasis fra gang til gang - Paul Børling, sbs og Jens Michael Nielsen, tidl sbs (Lissabon-turen 05). En samlet vurdering af turene er, at arrangementerne ligger godt i tråd med KTCs formål og understøtter netværksdannelse blandt såvel deltagende politikere som embedsfolk og også giver god inspiration til arbejdet i udvalg og forvaltninger. Turene er også godt stof til blad og net. I 2006 blev arrangeret 2 identiske ture til Barcelona med temaet Vand i byen. De to ture havde i alt ca. 80 deltagere. Planlagte ture til Berlin (forår 2006) og Manchester- Liverpool (efterår 2007) blev aflyst p.g.a manglende tilslutning, hvilket nok bl.a. skyldtes for sen markedsføring.. På et par af turene har der været aftaler med rådgivere/leverandører om at fremvise anlæg på destinationerne, fx Phillips lys-anlægget i Lyon og Krüger/Veolias renseanlæg i Barcelona. Det har været vurderet, at disse indslag har kunnet understøtte turenes faglige program. I forbindelse med Barcelona-turene i 2006 kom en del dårlig omtale, hvor foreningens samarbejde med rådgivere og entreprenører på årsmødet og ved studieture blev mistænkeliggjort i DRs magasin Penge i sammenhæng med en kritik af KMDs ture. Kritikken forstummede hurtigt og fandt ikke vej til andre medier. Skitse til rammer for fremtidige studieture Vores vurdering er, at der (igen) er et stort marked for teknik- og miljøstudieture for en målgruppe af politikere fra de kommunale teknik- og miljøudvalg samt KTC-medlemmer og andre embedsfolk. For så vidt både for fælles ture og bestillingsture for enkelte kommuner. Set i lyset af, at der er sammenhæng med KTCs formål og at målgruppen af politikere er Teknik- og Miljø Stads- og havneingeniørens største modtagergruppe, ønskes en afklaring af om foreningen fortsat ønsker en aktivitet med studieture og i givet fald under hvilke rammer. Forslag til rammer Udgangspunktet for at arrangere studieture skal være, at disse har et højt fagligt indhold, der giver deltagerne inspiration og viden til arbejdet i forvaltninger og politiske udvalg. Ligeledes skal rammerne sættes, så netværksdannelse mellem deltagerne understøttes. Planlægningsarbejdet ved studieture er forholdsvist stort, ligesom beslutningsprocessen hos deltagerne kan tage tid, fx udvalgsbeslutning og alm. kalenderkoordinering. Derfor er det en forudsætning, at rejsemål, program, tidspunkt, pris m.m. meldes ud tidligt. Det er en forudsætning, at hvert enkelt projekt som minimum hviler i sig selv risikoen minimeres ved at have helt faste minimumsdeltagerantal og aflysningsbetingelser, der hænger sammen med aflysningsbetingelser fra flyselskaber og hoteller. De sidste tre år er udarbejdelse af program og indgåelse af aftaler om rejsemål og programpunkter sket i et samarbejde mellem redaktøren og guide/teknisk rejsearrangør Paul Børling. Dette samarbejde foreslås fortsat, idet guidning som udgangspunkt varetages af den bedst egnede guide til temaet/destinationen.

6 6 Markedsføring og rejsereportage varetages af redaktør og guide/teknisk rejsearrangør i samarbejde med vidensformidlings-konsulenten, der også som hidtil medvirker ved ideudvikling og planlægning af ture. Relevante faggrupper og associerede foreninger kan inddrages i arbejdet. Tilmeldinger, fakturering og regnskab for aktiviteterne håndteres af KTCs sekretariat. Målgruppe-præcisering Målgruppen som skitseret politikere fra de kommunale teknik- og miljøudvalg samt KTCmedlemmer og andre embedsfolk er bred og forudsætningen er, at vi hvor det giver mening vil forsøge præcisere målgruppen yderligere; fx politikere og embedsmænd med særlig interesse i vand og vandmiljø eller..byplanlægning og erhvervsudvikling. Samarbejde med rådgivere Som nævnt har tidligere studieture budt på samarbejde med rådgivere fx Phillips om lysanlægget i Lyon og Krüger/Veolias renseanlæg i Barcelona. Hvor det giver god faglig mening foreslås det, at den slags samarbejder kan indgås med vores samarbejdspartnere som er aktive i Europa målet at opnå den bedste faglighed på turene. Exkurs: Forslag til konference I forbindelse med Barcelona-turene blev det (med guide, deltagere m.fl.) drøftet at afholde en konference i Danmark, der kunne trække nogle af de europæiske eksempelprojekter fx Barcelona og Amsterdam ind i en dansk sammenhæng. Fælles med studieturene er, at omdrejningspunktet er inspiration og viden til udvikling og arbejde i forvaltninger og udvalg med et europæisk perspektiv. Målgruppen er politikere, planlæggere og KTC-medlemmer. Se vedlagte bilagsskitse til indhold i konference, der kunne arrangeres i samarbejde med Danske Planchefer Katalog: Europæisk udsyn 2008 På den skitserede baggrund vil vi udarbejde et rejse- og arrangementskatalog for 2008, fx med titlen Europæisk udsyn Kataloget kan således indeholde: A) Tilbud om 2-3 studieture af 3 dages varighed Som eksempler: Berlin Se fx vedlagte program Den Sammenlagte By tilrettes så fokus er planlægning Manchester og Liverpool byudvikling og omdannelse af industrikvarterer Budapest Byen og vandet Donau - klima, varme kilder og spildevandsrensning. B) Konference - At skabe den kreative by Konference der arrangeres i samarbejde mellem KTC (Plan-faggruppen) og Danske Planchefer, hvis de vil være med, jvf beskrivelsen tidligere i notatet og den uddybende idebeskrivelse herefter, skrevet af Paul Børling. Se vedlagte bilag. Indstilling at studietursaktiviteten besluttes som et indsatsområde, og at redaktøren i samarbejde med sekretariatet får mandat til at tilrettelægge og udbyde studieture inden for de beskrevne rammer. Der gøres status ved udgangen af at relevante faggrupper inddrages i arbejdet i muligt omfang at aktiviteterne som minimum skal hvile i sig selv at der i 2008 arrangeres en konference som beskrevet i notatet, idet programmet uddybes og konkretiseres i dialog med Plan-faggruppen

7 7 Internationale ture arrangeres i samarbejde med KTC Faggruppen International. Programmer for studieture skal godkendes i SKAT, for at undgå tvivl om den faglige lødighed/ relevans. Tilrettelægges og markedsføres efter anvisninger i god skik for offentlig administration. Temaer skal være helhedsorienterede, og ikke for tekniske. Pkt. 10 Formand for faggruppen Digital Forvaltning (L) Der er foreslået 2 kandidater til posten som formand, henholdsvis Sekretaiats- og Administrationschef Eva Kanstrup fra Herning Kommune og Afdelingsleder Søren Dall Hansen fra Aarhus Kommunes afdeling for kort og informatik. Udpegning af ny faggruppeformand : Eva Kanstrup er valgt som formand for faggruppen. Pkt. 11 Regnskabsmæssige afvigelser (L) I forbindelse med en intern (egen) afstemning og kontrol af annoncesalget m.v. kunne det konstateres, at der var en stor afvigelse fra faktureringsgrundlaget og det bogførte i regnskabssystemet. Afvigelserne var så komplekse at revisionen måtte træde til for at belyse årsagen til afvigelserne og hvor afvigelserne var. Revisionen har udarbejdet vedlagte formelle rapport om deres arbejde. På baggrund af rapporten og flere gennemgange kan det konstateres, at afvigelserne skyldes især 3 forhold: - faktureringsgrundlaget er ikke sikkert nok - kontrolfunktionen af faktureringsgrundlaget har ikke været optimal, hvilket har medført fejlagtige faktureringer. Hertil kommer tastefejl i forbindelse med indlæsning af data til fakturering - indkøringsproblemer i det nye faktureringssystem, hvor konsekvenserne af fejl ikke har været direkte synlige Som det fremgår af rapporten er der gjort rede for uoverensstemmelserne på nær kr. 8,-. Revisionen skal ydermere udarbejde konteringsoversigt til rettelser af de fundne fejl i regnskaberne. - Revisionsrapporten forelægges til information og drøftelse - Sekretariatet udarbejder nye rutiner og strammer op på eksisterende med det formål at sikre et så fejlfrit fakturerings- og bøgføringsgrundlag som muligt, og følger i øvrigt revisionens anbefalinger - Annoncører, der er opkrævet for meget uden at de har reageret på dette krediteres for det for meget opkrævede, dette vil betyde tilbagebetaling af ca. kr , Annoncører, der er opkrævet for lidt, efteropkræves ikke! Tiltrådt.

8 8 Pkt. 12 Generationsskifte sekretariatet/sekretariatschef (L) Indledende drøftelser. : Drøftelser påbegyndt