E/F Elefantens Gård. Referat af ordinær generalforsamling 2018

Transkript

1 E/F Elefantens Gård Referat af ordinær generalforsamling 2018 Torsdag den 19. april 2018 kl blev der holdt ordinær generalforsamling i E/F Elefantens Gård i fælleslokalet Johan Semps Gade 9, st. tv. For generalforsamlingen forelå følgende dagsorden: a) Valg af dirigent b) Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år c) Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor d) Forelæggelse til godkendelse af budget for det kommende år og prognose for det følgende år e) Forslag fra bestyrelse eller medlemmer Bestyrelsen har ikke modtaget konkrete forslag, der skal behandles på generalforsamlingen. f) Valg af formand for bestyrelsen g) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen h) Valg af suppleanter i) Valg af revisor og suppleant for denne j) Eventuelt På generalforsamlingen var ud af foreningens 77 ejerlejligheder fremmødt lejlighed nr. 1, 10, 11, 13, 16, 20, 25, 29, 34, 38, 42, 48, 50, 56, 59, 60, 61, 66, 70 og 77. Lejlighed nr. 15, 24, og 36 var repræsenteret ved fuldmagt, og således var et fordelingstal på ud af i alt repræsenteret (fælleslejligheden medregnes ikke som repræsenteret, men indgår i det samlede fordelingstal). Herudover deltog administrator Daniel R. Foldager fra CEJ Ejendomsadministration A/S. Side 1 af 7

2 Ad a) Valg af dirigent Formand Allan Hauge Nielsen bød velkommen til generalforsamlingen og foreslog ejer og bestyrelsesmedlem Mads Christian Sørensen som dirigent og Daniel R. Foldager som referent, hvilket generalforsamlingen tilsluttede sig. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig. Ad b) Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år Formanden henviste til beretningen, der var udsendt til ejerne med indkaldelsen, og tilføjede følgende: Anvendelse af fælleslokalet i JSG 9 st. tv. ( Elefanthuset ) Som omtalt i den skriftlige beretning, har vores administrator af fælleslokalet, Britta Larsen, meddelt at hun desværre ikke længere kan påtage sig dette frivillige hverv. Britta har nu igennem en årrække varetaget denne opgave med stor omhu og vi vil savne hendes store indsats. Vi siger Britta en stor tak. Elefantaftener Foreløbig vil vi 16. maj gennemføre det oplæg ved Annemette Oxholm om sol og hud, vi måtte aflyse sidste år. Herudover har vi de faste aktiviteter, sommerfest og julemøde, Sommerfesten forventes at finde sted, lørdag 18. august Vi håber at vi i det kommende år får mulighed for at arrangere flere arrangementer. Men bestyrelsen er nu ved at løbe tør for ideer. Vi appellerer derfor kraftigt til at nogle af jer vil kontakte os med nye input. Tovholder er John Stær. Rotteangreb på rør under promenaden, Hammershøis Kaj Ved Elefantens NV-hjørne ser det ud til at sandet mm. er sunket bort! Det er fra altanen HHK 10 stv. og ud mod bolværket. Vi har derfor haft vores kloakfirma ude og se på det. Efter deres mening er det næsten 100 % sikkert at der er tale om et rotteangreb på rør under brostenene. Sagen er anmeldt til kommunen. Side 2 af 7

3 Oliering af træværk og alger på murkroner og under altanerne Vi gentager opfordringen til at de enkelte beboere foretager en opfølgende behandling forhold til den generelle oliering, som vi senest fik foretaget i foråret Specielt håndlisterne på altanerne er særligt udsatte. Udlevering af olie hertil sker ved henvendelse til bestyrelsen. Herudover har vi et problem med alger på murkronerne og under altanerne. Afrensning heraf vil blive fortaget af viceværten, som foretager en besigtigelse sammen med John Stær. De enkelte ejere vil blive kontaktet af viceværten mhp aftale om adgang til lejlighederne, når afrensningen skal finde sted. Beplantning i David Balfours Gade For næsten tre år siden nedsatte vi et udvalg, fælles med Løvens Gård mhp. beplantning i David Balfours Gade, Enigt udvalg kunne allerede for to år siden fremlægge en skitse, som så fornuftig ud. E/F Elefantens Gård har tidligere givet grønt lys til projektet. Desværre fik vi sidste år en negativ melding fra generalforsamlingen i Løvens Gård. Bestyrelsen i Elefantens Gård har nu besluttet at genoplive muligheden for beplantning i kummer også selv om Løvens Gård ikke vil stå for deres side af gaden, Vi kan så håbe de bliver inspireret når de ser hvad der kan skabes. Projektet vil evt. kunne suppleres med opstilling af cykelstativer, så vi undgår cykler op ad muren. Samtidig undersøger vi om der vil kunne placeres kummer langs muren ved vores rampe ved Nikolaj Eigtveds Gade. Det vil forhåbentligt både pynte og kunne forhindre dels midlertidig parkering af biler, taxaer o.l. op ad væggen, dels påkørselsskader af vores mur som det efterhånden er sket så ofte. Vedligehold af gårdhaven Bestyrelsen har netop indhentet et nyt tilbud om vedligehold af vores gårdhave. Fremover vil det være firmaet, Grøn vækst, der står for vedligeholdelsen. Med i tilbuddet er en årlig beskæring af træerne, så disse fastholdes i den nuværende størrelse. Desuden indgår beplantning af de store krukker, der spærrer for kørsel på kajen. Evt. vil disse krukker blive afløst af en pænere udgave. Det undersøges desuden om vi kan etablere beplantning med Sedum på taget af cykelskuret, herunder omkostninger i forbindelse hermed. Side 3 af 7

4 Storskrald, papcontainer og ny affaldssortering Som omtalt i den skriftlige beretning har vi endnu ikke modtaget en særlig beholder til bioaffald. Derfor må vi indtil videre henvise til affaldsskakten Men når den leveres, vil der blive endnu mindre plads i skralderummet end hidtil. Alle bedes derfor medvirke til, der hersker god orden i rummet og vi appellerer til, at der henstilles så lidt storskrald som muligt. Cykeloprydning For at sikre at der i cykelskuret ikke henstår cykler, som bærer præg af ikke at have en ejermand eller ikke være i brug, vil der også i år blive foretaget en oprydningsprocedure i forhold til alle de cykler, der er placeret i skuret. Dette vil ske i løbet af august måned. Bemærkninger og spørgsmål til beretningen: En ejer spurgte, om der var overvejelser om plantning af et træ ved Nicolai Eigtveds Gade, der kan skærme for billygter. Bestyrelsen svarede, at det ikke var tilfældet, idet det er for dyrt i forhold til resultatet, ligesom der er risiko for, at træet vil være til gene for andre beboere. Der var ikke andre spørgsmål eller bemærkninger, og dirigenten kunne derfor konstatere, at beretningen var taget til efterretning. Ad c) Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab Administrator Daniel R. Foldager gennemgik årsrapporten for 2017 i hovedtræk og fremhævede de poster, der afveg væsentligt fra budgettet. Årsrapporten, der var uden anmærkninger, udviste efter hensættelser til fremtidigt vedligehold et underskud på kr., hvilket var nær det budgetterede resultat på 0 kr. Større vedligeholdelsesudgifter trækkes på hensættelsen i balancen, og deraf fremgik det, at der i året var anvendt kr. Heraf var kr. anvendt til den akutte men vellykkede reparation af revner i facaden. Der var ingen spørgsmål, og årsrapporten blev enstemmigt godkendt. Side 4 af 7

5 Ad d) Forelæggelse til godkendelse af budget og prognose Formanden gennemgik budgettet for 2018 i hovedtræk. Budgettet udviste udgifter for kr., hvilket betød, at fællesbidraget ville stige til 261,46 kr. pr. fordelingstal pr. år gældende fra 1. januar 2018, svarende til en stigning på ca. 8,6 procent. Formanden bemærkede, at stigningen var nådigt sluppet i forhold til sagen med revnerne i facaden. Men udbedringen var gået problemfrit, og udfordringerne var derfor ikke blevet så store, som de kunne have været. Hensættelsen til vedligehold var i både budgettet og prognosen forhøjet til kr., så likviditeten forbedres og der igen bliver rimelig mulighed for bestyrelsen til at agere. Udgiften til elevatorabonnementer er i 2018 mindre end året før, da der kun hvert tredje år skal udføres lovpligtige faldprøver. En ejer mente, at en af årsagerne til de mange problemer med elevatordørene skyldtes, at dørene lukkede for hurtigt, hvorved de går i stykker, når de blokeres eller skubbes op. Ved at forlænge den tid, dørene er åbne, kunne nogle problemer måske undgås, og elevatorerne ville blive mere brugervenlige for fx ældre, børnefamilier og flyttefolk. Bestyrelsen noterede sig idéen. En ejer oplyste, at han hængte sin jakke over fotocellen, hvis dørene skulle holdes åbne lidt længere. Formanden nævnte hertil muligheden for på samme måde at placere en post-it over fotocellen. Budgettet blev enstemmigt godkendt inkl. stigning i aconto fællesbidraget til 261,46 kr. pr. fordelingstal pr. år fra 1. januar Ad e) Forslag fra bestyrelse eller medlemmer Der var ikke indkommet forslag. En ejer ønskede sig en kost og et fejeblad i skuret, så man ved behov kunne feje lidt. Bestyrelsen noterede sig forslaget. Ad f) Valg af formand for bestyrelsen Allan Hauge Nielsen blev genvalgt. Bestyrelsesmedlem John Stæhr bemærkede, hvilket enormt stykke arbejde formanden gør for foreningen, og takkede ham for indsatsen. Side 5 af 7

6 Ad g) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen Andreas Ahlén, Jacob Eschen, John Stæhr og Mads Christian Sørensen blev genvalgt. Ad h) Valg af suppleanter Lars Poulsen og Peter Møgelvang-Hansen blev genvalgt. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Allan Hauge Nielsen, formand Johan Semps Gade 9, 3. th. (på valg i 2019) Andreas Ahlén Hammerhøjs Kaj 8, st.tv. (på valg i 2019) Jacob Eschen David Balfours Gade 2, st. th. (på valg i 2019) John Stær Johan Semps Gade 9, 5. th. (på valg i 2019) Mads Christian Sørensen Hammerhøis Kaj 8, 4. mf. (på valg i 2019) Lars Poulsen, suppleant David Balfours Gade 4, st.th. (på valg i 2019) Peter Møgelvang-Hansen, suppleant Hammershøis Kaj 10, 4. th. (på valg i 2019) Ad i) Valg af revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt. Formanden bemærkede, at der ikke var tradition for at vælge en revisorsuppleant, idet foreningen havde entreret med et professionelt revisionsfirma. Ad j) Eventuelt Administration af fælleslokalet En ejer spurgte, om der var fundet en ny administrator for fælleslokalet. Formanden svarede hertil, at hans hustru Ingrid Lerche forsøgsvis gerne ville påtage sig opgaven, hvilket afstedkom positive tilkendegivelser fra forsamlingen. Dirigenten tilføjede, at bestyrelsen arbejdede på en ny bookingfunktion til hjemmesiden. Cykelparkering En ejer spurgte, om det var muligt for beboerne i Elefantens Gård at stille cykler i cykelrummene i p-kælderen, så de ikke optog plads i cykelskurene. Formanden svarede, at det måske bliver muligt at anvende disse rum, men at bestyrelsen arbejder videre for en afklaring. Side 6 af 7

7 Parkeringsforhold Forsamlingen drøftede kort parkeringsforholdene og de forskellige markeringer på kantsten mv. En ejer oplyste, at biler og busser misforstår skiltningen, og foreslog, at foreningen kontakter kommunen og opfordrer dem til at forbedre denne. Dirigenten bad ejer om at sende konkrete forbedringsforslag med billeder til bestyrelsen, så den har noget konkret at gå videre med. Papcontainer En ejer spurgte, om det var muligt at få papcontaineren tømt hyppigere, da den hurtigt bliver overfyldt med emballage fra alle de pakker, folk i dag bestiller. Bestyrelsen påtog sig at undersøge pris og muligheder. Låsen på cykelskuret En ejer havde glemt sine nøgler i cykelskuret, men havde så blot kunnet skaffe sig adgang ved at stikke hånden ind og åbne døren. Bestyrelsen noterede sig, at sikkerheden bør forøges. Da der herefter ikke var yderligere bemærkninger, konstaterede dirigenten, at dagsordenen var udtømt og takkede for god ro og orden, hvorefter formanden traditionen tro rundede af. Dato: 7/ Dirigent Mads Christian Sørensen Formand Allan Hauge Nielsen Side 7 af 7

8 E/F Elefantens Gård Generalforsamling Bestyrelsens beretning 2017/18 Anvendelse af fælleslokalet i JSG 9 st. tv. ( Elefanthuset ) Det har fortsat fungeret godt med brugen af lokalet. Ejerforeningens ordensregler er gældende for benyttelsen af elefanthuset, dvs. at benyttelsen ikke må være til gene for de øvrige beboere. Lokalet kan ikke lejes til erhvervsmæssige eller lignende formål. Antallet af brugere i lokalet er sat til maksimalt 35 og sluttidspunktet er fastlagt til kl i overensstemmelse med ordensbestemmelserne om begrænsning af støj mellem kl og Lokalet udlejes fra kl til næste dag Ved afbestilling af arrangementer i forbindelse med jul eller påske er der fastlagt en tidsfrist på senest 1 måned før. Ved senere afmelding refunderes lejeafgiften ikke. Uden for højtiderne er fristen 14 dage. I 2017 har lokalet været udlejet til beboere i alt 38 gange. Det er lidt færre end sidste år. Herudover har lokalet været anvendt til Elefantaftener samt bestyrelsesmøder mv. Vores administrator af fælleslokalet, Britta Larsen, har meddelt at hun desværre ikke længere kan påtage sig dette hverv. Vi siger Britta tak for hendes store indsats. Elefantaftener Bestyrelsen har siden sidste generalforsamling gennemført 4 Elefantaftener: Sommerfest ( ) Foredrag v/ Poul Scheuer om Reformerne, der ændrede Tyskland ( ) Rundvisning og foredrag om Christians Kirke v/fl. Pless ( ) Julemøde inkl. nyt fra bestyrelsen, gløgg og æbleskiver ( ) Bestyrelsen håber i det kommende år at få mulighed for at arrangere flere arrangementer. Men vi er nok ved at løbe tør for idéer. Vi appellerer derfor til at nogle af jer i vores meget vidende ejerkreds, vil kontakte os med nye input Udover de efterhånden faste aktiviteter, sommerfest og julemøde, har vi foreløbigt planlagt at gennemføre det oplæg ved læge Annemette Oxholm om sol og hud, vi måtte aflyse sidste år. 2017_bestyrelsens_beretning 1.. 3

9 Revner i murværk ved altaner HHK 8, 4.th. og JSG 9, 4.tv. Vi henviser til de udsendte orienteringsskrivelser vedr. de konstaterede revner i murværket ved altanerne HHK 8, 4.th. og JSG 9, 4.tv. Udbedringen af skaderne er nu tilendebragt til vores fulde tilfredshed. Heldigvis blev omkostningerne mindre end vi frygtede, og vi havde opsparet de nødvendige midler hertil. Nu skal vi blot have retableret den nødvendige buffer i hensatte midler, så vi også fremover kan tackle de ubehagelige overraskelser, som måtte opstå i fremtiden. Oliering af træværk I foråret 2017 fik vi foretaget en generel oliering af alt udvendigt træværk. Det indgår nu i planlægningen, at dette gentages hvert 3. år. Det skal samtidig understreges, at håndlisterne på altanerne er særligt udsatte. Det vil derfor være en stor fordel, hvis de enkelte beboere foretager en opfølgende behandling. Udlevering af olie hertil sker ved henvendelse til bestyrelsen. Beplantning i David Balfours Gade E/F Elefantens Gård har tidligere givet grønt lys til projektet. Desværre fik vi en negativ melding fra generalforsamlingen i Løvens Gård. Vi håber på nye signaler i fremtiden. Storskrald, papcontainer og ny affaldssortering Der er pt. opstillet ekstra beholdere til elektronik, metal og hård plast. Vi har endnu ikke modtaget en særlig beholder til bio-affald. Dette vil give endnu mindre plads i skralderummet. Alle bedes derfor medvirke til, der hersker god orden i rummet. Specielt bemærkes, at da der er meget lidt plads til storskrald, appellerer vi til at der henstilles så lidt som muligt. Storskrald er fx møbler, madrasser, gulvtæpper og cykler. Affald som fx kemikalier, fjernsyn og andre større elektriske apparater, må beboerne selv bortskaffe. Der henvises til Vermlandsgade Genbrugsstation, Herjedalgade 2-4, 2300 København. 2017_bestyrelsens_beretning 2.. 3

10 I det omfang der henstilles affald uden for reglerne vil beboeren blive opkrævet de påløbne ekstraomkostninger, dog minimum 300 kr. Vores hjemmeside, Ronkedoren.dk Vores hjemmeside indeholder en lang række faciliteter. En række sider er forbeholdt medlemmerne i denne forening, hvor der skal anvendes login, fx i forbindelse med leje af vores fælleslokale. Uden login findes faneblade, der indeholder følgende: Elevatorer, Affald, Vedligehold, Håndværkerliste, Ombygning mv. samt andre (offentlige) informationer. Man skal være logget ind for at se følgende emner: Generalforsamlinger, Elefantaftener, Referater fra bestyrelsesmøder, Dokumenter, Opslagstavlen, samt Regler for og booking af vores fælleslokale. Brugernavnet er lejlighedsnummeret med 10 foran. Der blev ved oprettelsen af hjemmesiden anført en midlertidig adgangskode, som er: Denne kode ændrer man ved at skrive sit brugernavn og derefter trykke på "glemt kode". Så får man tilsendt en mail hvor man skal indtaste din egen, selvvalgte kode. 2017_bestyrelsens_beretning 3.. 3