E/F Elefantens Gård. Referat af ordinær generalforsamling 2017

Transkript

1 E/F Elefantens Gård Referat af ordinær generalforsamling 2017 Torsdag den 20. april 2017 kl blev der holdt ordinær generalforsamling i E/F Elefantens Gård i fælleslokalet Johan Semps Gade 9, st. tv. For generalforsamlingen forelå følgende dagsorden: a) Valg af dirigent b) Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år c) Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor d) Forelæggelse til godkendelse af budget for det kommende år og prognose for det følgende år e) Forslag fra bestyrelse eller medlemmer Bestyrelsen foreslår, at kommunikationen mellem ejere, bestyrelse og administrator, herunder indkaldelser og bilag til generalforsamlinger mv., som udgangspunkt sendes elektronisk fx pr. mail fremfor med almindelig post, jf. bilag A. f) Valg af formand for bestyrelsen g) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen h) Valg af suppleanter i) Valg af revisor og suppleant for denne j) Eventuelt På generalforsamlingen var ud af foreningens 77 ejerlejligheder fremmødt lejlighed nr. 1, 10, 13, 16, 25, 29, 31, 33, 34, 39, 42, 44, 48, 49, 50, 52, 56, 59, 61, 66, 68, 70, 71, 72, 73. Lejlighed nr. 9, 12, 15, 24, 40, 45, 60, 62 og 64 var repræsenteret ved fuldmagt, og således var et fordelingstal på ud af i alt repræsenteret (fælleslejligheden medregnes ikke som repræsenteret, men indgår i det samlede fordelingstal). Herudover deltog administrator Daniel R. Foldager fra CEJ Ejendomsadministration A/S. Side 1 af 9

2 Ad a) Valg af dirigent Formand Allan Hauge Nielsen bød velkommen til generalforsamlingen og foreslog ejer og bestyrelsessuppleant Mads Christian Sørensen som dirigent og Daniel R. Foldager som referent, hvilket generalforsamlingen tilsluttede sig. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig for så vidt angik punkterne på dagsordenen. Ad b) Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år Formanden henviste til beretningen, der var udsendt til ejerne med indkaldelsen, og tilføjede følgende: Elefantaftener Den planlagte rundtur gennem Haveforeningen Vennelyst, som skulle være i maj forventes i stedet gennemført 19. august kl (samme dag som den planlagte grillaften i haven). Der vil max. være plads til 20 deltagere og der opkræves egenbetaling på 100,- kr. (incl. kaffe og kage). Oplæg ved speciallæge i dermatologi Annemette Oxholm om sol og hud finder sted 14. juni. Det er allerede annonceret på hjemmesiden. Og så har vi foreløbigt planlagt oplæg i efteråret om Tyskland. Men vi vil gerne have flere gode ideer. Beplantning i David Balfours Gade Vi har haft nedsat et udvalg, som har arbejdet siden det blev nedsat for næsten to år siden. To repræsentanter fra Løvens Gård har deltaget, og et enigt udvalg kunne allerede sidste år fremlægge en skitse, som så fornuftig ud. Men da der er tale om et muligt fællesprojekt med Løvens Gård, kunne det kun blive til noget hvis man på generalforsamlingen i Løvens Gård ville bifalder det. Generalforsamlingen i Løvens Gård udsatte sidste år sin stillingtagen. Og i år blev forslaget forkastet med fordelingstallene mod Vi må således konstatere, at projektet foreløbigt er skrinlagt. Bestyrelsen i Elefantens Gård beklager denne afgørelse, men siger tak til udvalget, herunder de to repræsentanter fra Løvens Gård, og i særdeleshed til Niels Bang Christensen, som har været primus motor i denne sag. Side 2 af 9

3 Indretning af terrasser i stueetagen, David Balfours Gade Det kan konstateres, at indretningen af terrasserne i gården ud for de fire stuelejligheder i David Balfours Gade er gennemført helt efter planen. Stor ros til de fire ejere, der har taget hånd om alle detaljer. Oliering af træværk Det er nu aftalt med maleren, at vi får foretaget en generel oliering af alt udvendigt træværk i dette forår. Arbejdet er planlagt til at begynde mandag 22. maj og forventes at vare 3 uger frem. På mandag, 24. april udsendes en mail til samtlige ejere med et skema, der angiver hvornår maleren har planlagt at skulle ind i de enkelte lejligheder. Belært af tidligere erfaringer er det nødvendigt at alle melder tilbage senest 8. maj, uanset om man er enig i de valgte tidspunkter eller om man ønsker ændringer. Det er også muligt at deponere en nøgle hos mig. Storskrald, papcontainer og ny affaldssortering Hvert år har vi fra bestyrelsens side opfordret alle til at medvirke til god orden i skralderummet. Alligevel ser vi jævnligt affald, der kan tiltrække rotter, og også papkasser, der ikke er foldet sammen. I særlig grad ser det ud til at visse lejere ikke er blevet gjort bekendt med reglerne. Vi opfordrer derfor udlejerne til at henlede deres lejeres opmærksomhed på hjemmesiden, hvor alle regler er optrykt. Cykeloprydning Vores vicevært har lige rengjort cykelskuret. I den forbindelse har vi konstateret, at der står flere cykler, som bærer præg af ikke at have en ejermand eller ikke være i brug. Disse cykler optager pladser, som kunne blive brugt af andre. Derfor igangsætter vi nu en oprydningsprocedure i forhold til alle de cykler, der er placeret i skuret. Cykeloprydningen vil foregå ved at vi mærker alle cykler med hvidt malertape, som sættes mellem stellet og baghjulet. Herefter skal den enkelte fjerne malertapen for at indikere, at cyklen stadig er i brug. De cykler, som henstår med malertape på efter 4 uger vil blive placeret i parkeringskælderen i yderligere en måned, inden de fjernes af politiet. Ejere, der ikke har mulighed for at reagere ved fysisk fremmøde, kan give besked til bestyrelsen. Side 3 af 9

4 Elevatorer På det seneste har vi haft en del problemer med elevatorerne. Især den i David Balfours Gade 2. Efter mange undersøgelser fandt vores elevatorfirma Schindler frem til, at det nok var en frekvensomformer det var galt med. Som et led i fejlsøgningen fik vi herefter Schindler til at ombytte frekvensomformerne i DBG 2 og 4. Resultatet var at nu kørte DBG2 fint, men DBG 4 gik hele tiden i stå. Der var så ikke andet at gøre end at tage imod Schindlers forslag om at udskifte den defekte frekvensomformer. Pris kr. Denne oplevelse understreger, at vi kan risikere stigende udgifter til vedligeholdelse af elevatorerne. Jeg minder samtidig om, at det er vigtigt at vi behandler elevatorerne ordentligt. Lad aldrig børn tage elevatoren alene, og frem for alt: Undgå blokering af elevatordørene! Vi må alt for ofte tilkalde teknisk assistance til vores elevatorer pga dørfejl. Fejl, der især opstår, når døren har været blokeret, fx ved flytning. Afsked med Jens Kim Christiansen Jens Kim Christiansen, foreningens formand fra 2002 til 2009 og herefter næstformand indtil år, har i samråd med sin hustru solgt sin lejlighed i Elefantens Gård. Derfor må vi nu sige farvel til en fantastisk arbejdskraft i ejerforeningens tjeneste. I særlig grad har Kim været garant for, at alle tekniske detaljer i foreningen har fungeret perfekt. Intet aflæsningsfirma er sluppet godt fra at sjuske, alt er blevet kontrolleret til mindste detalje, og fejl er opdaget, inden de har givet anledning til problemer. Og lige til det sidste har han været efter vores nye aflæsningsfirma Techem, så alt er på skinner pr. 1. juni, hvor Kim og Anna-Lise flytter folkeregister til Fyn. I de 8 år, jeg nu har været formand, har jeg i Kim oplevet en næstformand, som ikke alene har været en uvurderlig sparringspartner, men også en fantastisk kammerat og nabo. Det bliver ikke lige så let som tidligere at være formand og bestyrelse for Elefantens Gård. Men som man siger i politikersprog: Vi må se fremad og håbe på det bedste. Side 4 af 9

5 Bemærkninger og spørgsmål til beretningen: Der var ingen spørgsmål eller bemærkninger, og beretningen var således taget til efterretning. Ad c) Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor Administrator Daniel R. Foldager gennemgik årsrapporten for 2016 i hovedtræk og fremhævede de poster, der afveg væsentligt fra budgettet. Årsrapporten, der var uden anmærkninger, udviste efter hensættelser til fremtidigt vedligehold et overskud på kr. Korrigeret for ekstraordinære indtægter var resultatet lidt bedre end budgetteret og helt på niveau med året før. Der var ingen spørgsmål, og årsrapporten blev enstemmigt godkendt. Ad d) Forelæggelse til godkendelse af budget for det kommende år og prognose for det følgende år Formanden gennemgik budgettet for 2017 i hovedtræk og bemærkede, at prognosen for det efterfølgende år blot er en fremskrivning. Budgettet udviste udgifter for kr., hvilket betød, at fællesbidraget ville stige til 240,75 kr. pr. fordelingstal pr. år gældende fra 1. januar 2017, svarende til en stigning på ca. 3,8 procent. Udgiften til elevatorabonnementer er i 2017 ekstraordinært stor, idet der hvert tredje år skal udføres lovpligtige faldprøver. Løvens Gård har nedstemt forskønnelsesprojektet vedrørende David Balfours Gade, men udgiften foreslås fastholdt i budgettet, da der bliver brug for pengene til vedligeholdelse. Nederst i budgettet er indført noter, der beskriver planerne for hensættelserne til vedligehold. En ejer værdsatte de nye noter, man opfordrede til, at der bliver udarbejdet et egentligt vedligeholdelsesbudget, der dækker en lidt længere årrække. Bestyrelsen oplyste, at der i ejendommens yngre dage havde foreligget vedligeholdelsesoversigter. Men disse var ubrugelige, idet de forudsagte udgifter var fastsat efter tabeller og spådomme, og således ikke i tilstrækkelig grad sagde noget om de faktiske vedligeholdelsesbehov. Der var derfor i stedet valgt metoden med hensættelser og ønsket om en reserve på ca. 1 mio. kr., så foreningen er robust og kan modstå de fleste vedligeholdelsesmæssige udfordringer. En anden ejer mente nok, at det var muligt, at udregne en årlig omkostning for ejendommens vedligeholdelsesudgifter. Ikke mindst fordi mange udgifter efterhånden måtte være kendte og forudsigelige. Andre ejendomme arbejdede med vedligeholdelsesbudgetter, der med tiden blev mere og mere detaljerede. Side 5 af 9

6 En ejer spurgte, hvilke indvendinger der på generalforsamlingen i Løvens Gård havde været imod forskønnelsesprojektet. Medlem af forskønnelsesudvalget Niels Christensen, der havde deltaget ved drøftelserne på generalforsamlingen, svarede, at bekymringerne overvejende gik på helhedsplanen for området og det karakteristiske vue til kirken, om end udvalget havde taget højde herfor. Desuden havde der været mange fuldmagter, og det var en stor bygning, hvor kun relativt få lejligheder lå ud til David Balfours Gade. Det kunne ikke udelukkes, at emnet på et tidspunkt kunne tages op igen, men det blev næppe i de første par år. Budgettet blev enstemmigt godkendt inkl. stigning i aconto fællesbidraget til 240,75 kr. pr. fordelingstal pr. år fra 1. januar Ad e) Forslag fra bestyrelse eller medlemmer e1) elektronisk kommunikation Formanden motiverede forslaget og bemærkede, at emnet havde været omtalt på generalforsamlingen i 2014, hvorefter der var blevet indført elektronisk kommunikation for alt andet end det endelige materiale til generalforsamlingen. Der var dengang givet mulighed for at komme med indsigelser, og kun en enkelt ejer havde på den baggrund ønsket at få dispensation. Nu hvor PostNord er blevet så dyrt og ustabilt, er det tid til, at også det endelige materiale bliver digitaliseret, ligesom så meget andet i samfundet er blevet det. En ejer bemærkede, at det altid var bestyrelsens opgave at sikre, at alle udsendelser blev gennemført korrekt. En ejer spurgte, om det er muligt, at begge ejere kan modtage de udsendte mails. Formanden svarede, at det altid havde været muligt at oplyse flere mailadresser, hvis man ønskede det. Administrator oplyste ligeledes, at administrationen sagtens kan håndtere flere mailadresser pr. lejlighed og orienterede for god ordens skyld om, at forbrugsregnskaber som det sidste indtil videre kun kan sendes på papir. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Ad f) Valg af formand for bestyrelsen Allan Hauge Nielsen blev genvalgt. Ad g) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen Andreas Ahlén, Jacob Eschen og John Stæhr blev genvalgt. Tidligere suppleant Mads Christian Sørensen blev valgt. Side 6 af 9

7 Ad h) Valg af suppleanter Lars Poulsen blev genvalgt og Peter Møgelvang-Hansen blev valgt. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Allan Hauge Nielsen, formand Johan Semps Gade 9, 3. th. (på valg i 2018) Andreas Ahlén Hammerhøjs Kaj 8, st.tv. (på valg i 2018) Jacob Eschen David Balfours Gade 2, st. th. (på valg i 2018) John Stær Johan Semps Gade 9, 5. th. (på valg i 2018) Mads Christian Sørensen Hammershøis Kaj 8, 4. mf. (på valg i 2018) Lars Poulsen, suppleant David Balfours Gade 4, st.th. (på valg i 2018) Peter Møgelvang-Hansen, suppleant Hammershøis Kaj 10, 4. th. (på valg i 2018) Ad i) Valg af revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt. Ad j) Eventuelt Afgående bestyrelsesmedlem Formanden takkede igen Jens Kim Christiansen for hans store og mangeårige indsats for foreningen og overrakte en erkendtlighed. Måtter i opgangene En ejer bemærkede, at de nye måtter inden for gadedørene medførte, at dørene ikke lukkede. Formanden noterede sig, at der skulle reklameres over dem. En ejer spurgte, hvor man kunne anskaffe de halvmåneformede måtter til foran lejlighedens hoveddør. Bestyrelsen svarede, at den tidligere kontakt i Enhjørningens Gård ikke længere kunne anvendes. Ejere, der kendte til en mulig leverandør, var derfor velkomne til at henvende sig. Hvis der dukkede en forhandler op, ville oplysningerne blive lagt på hjemmesiden. Vis hensyn ved grillning En ejer opfordrede til, at man altid viser hensyn ved grillning. Især i blæsevejr hvor røg og os kan genere andre beboere på deres altaner, eller ligefrem kan blæse ind i lejlighederne. Engelske oversættelser Ejer Rikke Relsted havde bemærket, at gadedøren i David Balfours Gade 4 ofte ikke blev lukket. Årsagen var formentlig beboere, der ikke kunne læse ordensregler og andre opslag, der var formuleret på dansk. Ejer ville derfor gerne hjælpe med oversættelser af opslag og informationer Side 7 af 9

8 til engelsk. Ejerne Jette Simon og Else Pade meldte sig også som oversættere, og bestyrelsen takkede for tilbuddet, der nok kunne være aktuelt at gøre brug af. Støjgener En ejer var generet af høj musik fra lejere i en anden lejlighed i ejendommen. Flere ejere oplyste, at personlig henvendelse blev venligt modtaget, men kun havde effekt en kortere periode. En ejer havde af lejlighedens ejer fået oplyst, at denne meget gerne ville modtage eventuelle klager. Formanden bemærkede, at personlig henvendelse til eventuelt støjende beboere, er den korrekte praksis. Viser dette sig på sigt virkningsløst, kan man kontakte bestyrelsen. Utætte vinduer En ny ejer bemærkede, at vinduerne i lejligheden var meget utætte, og ejers håndværkere havde konstateret, at de ikke kunne gøre noget ved det. En enkelt anden ejer havde samme oplevelse, men bestyrelsen havde ikke kendskab til, at der skulle være generelle problemer. Der var således heller ikke planer om en større indsats vedrørende vinduerne. Bestyrelsesmedlem John Stæhr havde haft lignende problemer, men en gammel garvet tømrer havde løst det ved at justere alle beslag mv. Han forhørte sig gerne hos pågældende tømrer om formidling af kontaktoplysninger til interesserede ejere. Da der herefter ikke var yderligere bemærkninger, konstaterede dirigenten, at dagsordenen var udtømt og takkede for god ro og orden, hvorefter formanden traditionen tro rundede af. Dato: 24/ Dirigent Mads Christian Sørensen Formand Allan Hauge Nielsen Side 8 af 9

9 E/F Elefantens Gård 20. april Bilag A Forslag fra bestyrelsen: Elektronisk kommunikation Bestyrelsen foreslår, at kommunikationen mellem ejere, bestyrelse og administrator, herunder indkaldelser og bilag til generalforsamlinger mv., som udgangspunkt sendes elektronisk fx pr. mail fremfor med almindelig post. Forslaget er aktualiseret af at kommunikation i samfundet i øvrigt er digitaliseret. Det bunder samtidig i et ønske om at spare papir og derved skåne miljøet. Desuden er det nemmere for ejerne at gemme og arkivere materialet. Foreningen kan samtidig mindske udgifterne til porto og kopi. Ændringen gælder alle ejere, dog kan bestyrelsen i særlige tilfælde fritage ejere, der ikke ønsker at deltage. Det er den enkelte ejers forpligtelse selv at sikre, at det fornødne er modtaget, og at medbringe ønskede dokumenter til generalforsamlingen som udskrift eller fx på bærbar computer eller tablet. Det er til hver en tid den enkelte ejers ansvar, at administrationen altid er i besiddelse af brugbar og funktionsdygtig mailadresse med tilstrækkelig kapacitet. Ejere, der er fritaget, får som tidligere materialet sendt med posten. Ejere, der ikke er fritaget, og hvor materialet ikke kan sendes elektronisk, fx grundet uvirksom mailadresse eller manglende oplysning af mailadresse, får materialet tilsendt med posten. Ejer bliver i så fald opkrævet p.t. 125 kr. inkl. moms sammen med fællesbidraget for den ekstra administration og porto. I sådanne tilfælde kan ejer opleve at modtage materialet senere end de frister, der fremgår af vedtægten. Side 9 af 9