når vi løfter i fælless kab, sænker vi sygefraværet Fokus på sygefravær: Inspirationsmateriale fra MED-udvalget i Børn og Velfærd Forår 2017

Transkript

1 når vi løfter i fælless kab, sænker vi sygefraværet Fokus på sygefravær: Inspirationsmateriale fra MED-udvalget i Børn og Velfærd Forår 2017

2 forord 3 sfo risbjerg 4 hjemmeplejen 5 visitationen 6 socialpsykiatrien 8 svendebjerghave 9 sundhedsplejen 10 dagtilbudsområdet 11

3 forord Indsatsen for et lavere sygefravær er vigtig på alle arbejdspladser. Det har i flere år stået højt på dagsordenen, fordi temaet er aktuelt, uanset om man drøfter kvalitet, økonomi, trivsel eller arbejdsmiljø. Dette hæfte henvender sig til dig, som er ansat i Hvidovre Kommune, og vi håber, du og dine kollegaer vil lade jer inspirere af historierne at I måske kan genkende nogle af dilemmaerne og kan finde det meningsfuldt at se på, hvordan I gør på jeres egen arbejdsplads. Baggrunden for hæftet har været et ønske om at undersøge, hvordan arbejdet med sygefravær tager sig ud rundt omkring på velfærdsområdet. Som du kan læse, bliver opgaven grebet vidt forskelligt an, fordi indsatsen er afhængig af, hvilke medarbejdergrupper der er på arbejdspladsen. Vi er også en del af forskellige kulturer og har forskellige måder at gøre tingene på, selvom vi alle er en del af samme kommune. Fælles er dog, at det er vigtigt at have en åben og tillidsfuld dialog. Dialog åbner op og muliggør en fælles indsats over for de udfordringer, der opstår i forbindelse med sygefravær. Susan Bjerregaard Formand Flemming Ernst Næstformand 3

4 Det bedste fra tre kulturer - om sammenlægningen på sfo risbjerg Vi er stadigvæk i en proces og vi snakker meget sammen. Der skal være plads til, at alle kommer med deres holdninger uden at blive stemplet. Risbjergskolen havde tidligere tre separate fritidshjem nu har de et fritidshjem. Et fritidshjem der skal være et samlet tilbud til børnene fra Risbjergskolen. De tre fritidshjem havde hver deres kultur og måde at gøre tingene på SFO Risbjerg har derfor arbejdet meget med at skabe en fælles kultur. fortæller SFO leder Jørgen Niclasen. Det er vigtigt i en sådan proces at give rum for alle medarbejderne. Alle skal have mulighed for at komme til orde. Det har også været prioriteret at afholde sociale arrangementer så alle kommer til at kende hinanden. Det er en arbejdsplads men det er også vigtigt, at man har gode relationer til hinanden. Plads til alle holdninger Det var vigtigt for os at få indflydelse på processen, fortæller Sofie Toy, der arbejder som pædagog i den nye samlede SFO Risbjerg, og som har været tæt involveret i processen. Vi nedsatte nogle styregrupper med repræsentanter fra alle afdelinger og fra skolen. Vi havde til opgave at gøre med at få defineret de forskellige afdelingers forventninger og drømme til det nye. Ingen bestemmer det hele Hvordan kan vi trække det bedste med fra de tre kulturer, og sikrer at medarbejderne føler sig hørt og involveret i processen? Det er spørgsmålet, Jørgen stiller sig selv. Han anerkender, at det har været en give and take proces. Alle er blevet hørt og fået indflydelse men ingen har bestemt det hele. Det har til tider været en vanskelig men også givtig proces, da de tre afdelinger var meget forskellige. Vi har brugt meget tid på en fælles dialog, fortæller Jørgen, og vi har fået drøftet praksis på mange forskellige områder. Ifølge Jørgen har dialogen været afgørende for at medarbejdere kunne se sig selv i den nye organisation og dermed også for at mindske risikoen for stress og sygemeldinger. det er en arbejdsplads - men det er også vigtigt, at man har gode relationer til hinanden. - jørgen niclasen, leder på sfo risbjerg Sofie fortæller videre, at SFO Risbjerg i forbindelse med sammenlægningen valgte at holde nogle større personalemøder, hvor alle medarbejderne deltog. 4

5 det kan mærkes, når man trives - gode relationer i hjemmeplejen Hjemmeplejen i Hvidovre har gennem de seneste år haft et lavt fravær et fravær som også ligger lavere end omegnskommunerne. Ifølge Birthe Mingon, formand for Ældrerådet, har det også en positiv effekt på kommunens borgere: Det er vigtigt for mange af dem som modtager hjælp fra hjemmeplejen, at det er det samme personale, de møder. Det giver en stabilitet og tryghed. Birthe fortæller, at hun løbende har dialog med borgere som oplever for mange hjemmehjælpere. Når der kommer en ny hjemmehjælper, skal borgeren forklare, hvor tingene er og det skaber uro, utryghed og irritation for nogle borgere. Der vil naturligvis være situationer, hvor det ikke er muligt at leve op til alle ønsker medarbejderne har jo også ferie men det er vigtigt, at der gennemgående er en høj grad af stabilitet, fortæller Birthe. Også medarbejderens trivsel er et vigtigt parameter ifølge Birthe Mingon: Mange borgere kan mærke om medarbejderne har det godt en god trivsel og et smil smitter af. Det er vigtigt at huske på, at hjemmehjælperne nogle gange er den ældres eneste kontakt. Dem, der ikke har det store netværk, er afhængige af den relation, de skaber til hjemmehjælperen. For disse borgere giver genkendeligheden ved en vante hjælper en særlig tryghed. Vi taler højt om sygefravær For leder af Hjemmeplejen Bettina Hardt-Madsen, er medarbejderens trivsel også i centrum. Hun forklarer, Mange borgere kan mærke om medarbejderne har det godt en god trivsel og et smil smitter af. - birthe mingon, formand for ældrerådet i hvidovre at de i Hjemmeplejen er meget optaget af arbejdsmiljøet og i særdeleshed af at fastholde et godt psykisk arbejdsmiljø: Vi ved, at hvis medarbejderne er glade og trives, får vi et lavt sygefravær. Det er også noget, som borgerne mærker en glad medarbejder yder simpelthen et bedre stykke arbejde, fortæller Bettina. Vi taler højt om sygefravær, og hvad det gør ved Hjemmeplejen, og hvad det gør ved borgeren, når hjemmehjælperen er syg, forklarer Bettina. Den enkelte medarbejder kender jo borgeren, og man skal ikke underkende den relation, man har med sin faste hjælper. Man kan tale om fravær og nærvær på mange måder, men det vigtige er, hvilke konsekvenser fravær har for borgeren. Når man har en kultur, hvor man er ordentlige med hinanden, tror jeg, det har en afsmittende effekt. Kompetenceudvikling skal hjælpe mod stress For at fastholde de gode relationer, arbejder man i Hjemmeplejen med kompetenceudvikling, fortæller Bettina Hardt-Madsen: Kompetenceudvikling er nødvendig, og har direkte konsekvenser for kvaliteten af plejen, hvis vi negligerer det. Eksempelvis i forhold til de demente borgere. Hvis vi negligerer kompetenceudviklingen bliver det i sidste ende borgerne som taber. 5

6 ingen skal flyve solo Marianne Damm Overgaard er til daglig leder af Visitationen, som i dag består af tre arbejdsområder: Visitation af hjemmehjælp, visitation af boliger samt visitation af hjælpemidler. Inden Marianne blev ansat som leder, var medarbejderne delt op i tre teams, der varetog hver deres arbejdsopgaver der var ingen overlap. Det betød, at den ene afdeling ikke vidste, hvad den anden lavede, og borgerne kunne opleve at blive sendt fra det ene kontor til det andet. Men sådan er det ikke længere. Udviklingen i visitationen er gået meget stærkt i de seneste par år, derfor har der været rig mulighed for at være med til at træffe de spændende beslutninger. En af de ændringer, der er sket med Marianne ved roret, er at ansvarsområderne er blevet ændret for at skabe bedre sammenhæng og indblik i hinandens arbejde. Det er vigtigt for Marianne, at hun som leder er med til at skabe en så attraktiv arbejdsplads, at den enkelte medarbejder har en oplevelse af, at det er vigtigt at møde frem hver dag. Der bliver lyttet En af dem som oplever den positive effekt af ændringerne, er visitator Ditte Langhoff. Ditte kom til Visitationen i Hvidovre Kommune i foråret 2016 fra en lignende stilling i en anden kommune, og hun fandt hurtigt ud af, at der i Hvidovre er en anderledes organisering og kultur, end hun havde været vant til. Fra sin tidligere ansættelse havde Ditte været vant til vandtætte skodder mellem de forskellige funktioner. Hun vidste intet om, hvad kollegaerne sad og lavede, og de vidste heller intet om hendes arbejdsopgaver. Der eksisterede i høj grad en kultur, hvor alle passede deres eget. Det betød også, at det var svært at få hjælp fra kollegaerne, fordi funktionerne var specialiserede. Det skabte usikkerhed og stress og sygefraværet var højt. Den afgørende forskel for Ditte er, at hun i sit nuværende job oplever, at der bliver lyttet: Man taler sammen og lytter til hinanden, og ledelsen lytter til medarbejdernes input til at udvikle opgaverne og arbejdspladsen. Det er afgørende for at holde fraværet nede. Det er ikke sikkert, man får sin vilje men man får indflydelse på de arbejdsgange, man sidder med, og som medarbejder føler man, at det er spændende at være med og være en del af det hele, fortæller hun. Udviklingen i visitationen er gået meget stærkt i de sidste par år. Det betyder, at det er de medarbejdere, der er tilstede, der er med til at træffe de spændende beslutninger om vor fælles fremtid. - marianne damm overgaard, leder af visitationen 6

7 Man taler sammen og lytter til hinanden, og ledelsen lytter til medarbejdernes input til at udvikle opgaverne og arbejdspladsen. Det er afgørende for at holde fraværet nede. Det er ikke sikkert, man får sin vilje men man får indflydelse på de arbejdsgange, man sidder med, og som medarbejder føler man, at det er spændende at være med og være en del af det hele - visitator ditte langhoff

8 En naturlig del af arbejdsmiljøet For nogen tid siden havde vi en periode, hvor kortsocialpsykiatrien: dialogen er nødvendig Fravær er noget, der ofte bliver drøftet i Socialpsykiatrien, fortæller tillidsrepræsentant Dorte Svendsen men fokus er ikke på fraværet, det er på at skabe nærvær. Hvis der er en, der ikke er på arbejde, er vi meget opmærksomme på, hvorfor personen ikke er tilstede. Det samme gælder, når folk kommer tilbage på arbejde hurtigt efter sygdom. Ifølge Dorte er denne dialog og undren på hinanden en naturlig og nødvendig del af det at være ansat i Socialpsykiatrien i Hvidovre. Det handler om arbejdsidentitet, om at fokusere på den faglige opgave og ikke mindst at være opmærksom på sine kolleger. Ifølge leder af Socialpsykiatrien Rasmus Kern, kan medarbejdere i Socialpsykiatrien komme ud for voldsomme hændelser, fordi de har at gøre med borgere med sindslidelser. Hændelserne bliver altid drøftet meget aktivt, og til at håndtere den akutte situation, bruger de i Socialpsykiatrien det, de kalder kollegial supervision. Det er en aftale om, at man som medarbejder og leder stiller sig til rådighed, hvis en kollega har brug for at tale om en situation. Det er en aftale, som alle har med hinanden, så man ikke skal rende rundt og spørge, om nogen lige har lyst til at tale med en. Man skal kunne komme af med voldsomme oplevelser fortæller Dorte Svendsen. Hun oplever, at når voldvomme oplevelser bliver håndteret i hverdagen, er det meget sjældent, at sådanne hændelser efterfølgende medfører sygefravær. Det er en del af Socialpsykiatriens strukturerede tilgang til krisesituationer og her er dialog en afgørende vigtig ingrediens. Man skal kunne komme af med voldsomme oplevelser. - Dorte svendsen, tillidsrepræsentant tidsfraværet var stigende, forklarer Rasmus Kern og fortsætter, og vi løste det gennem dialog i medarbejdergruppen. For mig at se er det, den eneste måde, vi kan løse den slags på; ved at tage dialogen. Og her bliver det jo noget nemmere, hvis dialog er en naturlig del af arbejdsmiljøet. Rasmus lægger vægt på, at dialog om sygefravær ikke kun skal være mellem den syge medarbejder og lederen. Dialogen skal være med hele medarbejdergruppen: Det handler om allerede inden at have opbygget en stærk arbejdsidentitet ved at inkludere, give mening og ansvar og engagere medarbejderne. Det handler om at skabe en fælles forståelse af forpligtelsen i opgaverne, der skal løses. En forpligtelse, der går mange veje både overfor de psykisk syge borgere, men også kollegerne i ens team og arbejdspladsen som sådan. Og der skal være en åbenhed i forhold til at kunne diskutere det. Rasmus fortæller, at de i Socialpsykiatrien fx har talt om, hvornår man er syg, og hvornår man er rask nok til at komme på arbejde: Vi har talt om, at mange opgaver godt kan løses, selvom man er lidt snottet, men at der til gengæld også er fuld forståelse for at, man går hjem, når det bliver nødvendigt. Dialogen på arbejdspladsen, åbenhed for at undre og forklare sig, samt engagementet og villigheden er nødvendige for at fastholde et lavt sygefravær på den lange bane, slutter Rasmus Kern. 8

9 vi skal have fokus på det, vi udretter sammen, når vi er på arbejde Medarbejderne på Plejecentret Svendebjerghave kan få enten en smartbox eller to biografbilletter som en særlig anerkendelse, hvis de ikke har haft sygefravær gennem et halvt år. En form for anerkendelse, som har været praktiseret de seneste 4-5 år, og som har haft en positiv virkning. Det fortæller arbejdsmiljørepræsentant Helle Nebelong. Baggrunden for tiltaget er ifølge Helle, at man ønsker det rigtige fokus i forhold til fravær. Det skal ikke handle om sygdom, men om hvad vi udretter sammen, når vi er på arbejde. Som medarbejder kan man have dage eller perioder, hvor man af den ene eller anden grund ikke er i stand til at klare det som man plejer, og hvor det er vigtigt, at der er den tid og plads, man har brug for, for at vende tilbage på fuld kraft. Og nogle gange er det eneste rigtige at blive hjemme. Men andre gange har man måske noget at bidrage med, selvom man ikke kan løfte alle sine opgaver. Det er de gange, man gerne vil sætte fokus på: Vi ønsker at fremme en arbejdspladskultur, hvor alle føler sig som en del af fællesskabet, og hvor det er naturligt, at man møder op og er med til at gøre en forskel, fortæller plejecentrets leder Kim Knudsen og uddyber: Det er vigtigt, at man føler, man gør en forskel Helle Nebelong var selv sygemeldt på grund af en arbejdsskade for nogle år siden, men hun følte, at hun stadig kunne bidrage, selvom hun ikke kunne starte på 100% kraft. Hun kunne i en periode ikke være i plejen, men så lavede hun andre ting i stedet for. Helle forklarer, at den oplevelse af at kunne bidrage med noget, var afgørende, for at hun kunne vende tilbage til sine gamle opgaver igen. For Kim og Svendebjerghave har anerkendelsen af medarbejdernes nærvær betydet, at det ikke har været nødvendigt med vikarer i samme omfang. Det er således også det lave forbrug på vikarkontoen, som finansierer anerkendelsen. Kim fortæller desuden, at der har været konkrete positive reaktioner fra nogle af borgerne, der kan mærke det lavere fravær blandt medarbejderne. De oplever i højere grad at møde de samme mennesker på arbejde hver dag. oplevelsen af at kunne bidrage med noget, var afgørende for at kunne vende tilbage igen. - helle nebelong, arbejdsmiljørepræsentant Medarbejderne kender deres borgere, de kender de faste rutiner derfor kan de være med til at gøre en forskel, selvom de i en periode ikke kan klare den samme arbejdsbyrde. Det er en forpligtelse overfor fællesskabet, som vi forventer af medarbejderne på Svendebjerghave, og den er værd at belønne. 9

10 sundhedsplejen stiller skarpt på borgernes behov I Sundhedsplejen har de skabt en smart løsning på et dilemma, som altid er aktuelt indenfor den kommunale verden: Hvordan bevarer vi et konstant højt serviceniveau overfor borgerne, samtidig med at medarbejdernes trivsel tilgodeses? Fulde kalendere Sundhedsplejen har i en rum tid oplevet, at det kan være en udfordring at få timerne til at række ved sygdom i afdelingen. Tillidsrepræsentant Helle Mikkelsen forklarer: Når en sundhedsplejerske er fraværende en dag, bliver deres planlagte borgerbesøg aflyst, hvilket kan være op mod fire styk i løbet af en normal arbejdsdag. Det betyder, at der efterfølgende skal findes fire nye mødetidspunkter, og det kan være svært, når kalenderen i forvejen er fuldt booket. Det fik de ansatte i Sundhedsplejen til at tænke over, hvordan de kan afhjælpe, at de med de nuværende resurser ikke altid er gearet til at håndtere perioder med ekstra fravær. Derfor har ledere og medarbejdere nu i samarbejde skabt rammerne for en sygeklinik i Sundhedscentret, hvor borgere, der har fået aflyst deres besøg, kan henvende sig. Sygeklinikken er åben hver 14. dag, og sundhedsplejerskerne skiftes til at passe den. Borgerens individuelle behov Med sygeklinikken har Sundhedsplejen skabt en løsning, der først og fremmest stiller skarpt på borgerens individuelle behov. Når en borger får aflyst sit hjemmebesøg med en sundhedsplejerske, betyder det, at der skal findes en ny tid i kalenderen. Men for nogle vil det i stedet være bedre at komme på besøg i Sundhedscentret selv, fremfor at skulle lave en ny aftale, som måske ligger flere uger ude i fremtiden. Leder af Sundhedsplejen Ellen Bonde-Pedersen om tilbuddet: Vi har arbejdet med, hvordan vi kan fastholde, at borgerne får den hjælp og rådgivning, de har behov for, samtidig med, at man som medarbejder ikke oplever det som stressende at vende tilbage til arbejdet efter sygdom. Det er klinikken med til at afhjælpe. Vores arbejde kræver nogle gange, at vi tænker nyt og anderledes, og det har vi gjort i denne proces. Ikke for alle Den nye ordning kan være med til at spare transporttid for sundhedsplejerskerne, og det mindsker presset på sundhedsplejerskernes kalendere, at ikke alle aflyste besøg kræver en ny aftale. Der vil naturligvis altid være særligt sårbare borgere eller nybagte forældre eller andre, som har brug for et besøg hjemme, og det vil de stadig få. Men forventningen er, at for nogle borgere kan det nye tilbud være et fint alternativ til et hjemmebesøg. Vores arbejde kræver nogle gange, at vi tænker nyt og anderledes, og det har vi gjort i denne proces. - Ellen bonde-pedersen, leder af sundhedsplejen 10

11 Samarbejde med forældrebestyrelsen giver lavere sygefravær Et tæt samarbejde med forældrebestyrelsen kan have betydning for sygefraværet. Det har de erfaring med på dagtilbudsområdet, hvor alle institutioner har en forældrebestyrelse. Her fortæller en leder og en tillidsrepræsentant fra Dagplejen, hvordan samarbejdet med forældrebestyrelsen har medvirket til at reducere sygefraværet. Vigtigt med forældrenes opbakning Samarbejdet med forældrebestyrelsen har bestemt gjort en forskel, fortæller tillidsrepræsentant Helle Aastrup fra Dagplejen. Som et eksempel på det gode samarbejde, fortæller Helle om en tilbagevendende problematik i forbindelse med sygefravær, som mange institutioner kan nikke genkendende til, og som de i dagplejen har haft held med at tackle. I efterårs- og vinterperioden er der naturligt nok mere sygdom i omløb, hvilket betyder, at risikoen for at blive smittet også er større både for de andre børn i dagplejen og dagplejeren selv. Denne problematik ville man gerne til livs, og derfor indgik man i 2015 et samarbejde med forældrebestyrelsen om, hvordan man fik skabt en god dialog med forældregruppen. Forældrebestyrelsen valgte på den baggrund at skrive ud til hver enkelt forælder med information om institutionens procedurer og indsatser i forhold til sygdom og fravær, og samtidig med et ønske om, at forældrene ville være med til at bakke op om indsatsen i det omfang, de kunne hjælpe. Ifølge leder af Dagplejen Conny Langgaard Jensen er det i det hele taget vigtigt, at forældre og personale samarbejder om indsatserne, og indtil videre har de også oplevet en positiv indvirkning på sygefraværet. Derudover har det været afgørende, at alle forældre har fået budskabet præsenteret fra de forældre, som de selv har valgt til at sidde i forældrebestyrelsen, slutter Conny. Fravær skal tales om På mange andre børneinstitutioner i kommunen har forældrebestyrelsen også en vigtig rolle og bliver brugt som et aktiv for institutionen. Børnehuset Oceanet er et eksempel herpå. Birgitte Larsen som er leder af Børnehuset Oceanet fortæller, at de også har arbejdet strategisk med deres forældrebestyrelse. Hendes erfaring er, at en stor forældrebestyrelse engagerer forældrene. Fx har de haft megen gavn af at inddrage forældrebestyrelsen i arbejdet med at reducere fraværet i institutionen. Ifølge Birgitte skal fravær håndteres og tales om i alle fora i forældrebestyrelsen, på forældremøder og i nyhedsbreve. Birgitte oplever, at sygefravær kan ødelægge en institution det er skadende for alt det kvalificerede arbejde og den faglige indsats. Derfor anser hun det som en vigtig ledelsesopgave at arbejde for at reducere fraværet i det omfang, det kan lade sig gøre. Her er samarbejdet med forældrene et af de redskaber, man kan benytte sig af. fravær skal håndteres og tales om i alle fora i forældrebestyrelsen, på forældremøder og i nyhedsbreve. - birgitte larsen, leder af børnehuset oceanet samarbejdet med forældrebestyrelsen har bestemt gjort en forskel. - Helle aastrup, tillidsrepræsentant i dagplejen 11

12 når vi løfter i fællesskab, sænker vi sygefraværet Tak til alle medvirkende...