Generalforsamling 2013

Transkript

1 Generalforsamling 2013 Drejebog

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Kontakt... 2 [Intro]... 3 FØR generalforsamlingen... 4 Hvad er en generalforsamling?... 4 Stemmeret og valgbarhed... 4 Økonomi og evt. betaling for deltagelse... 4 Indkaldelse og forslag... 5 Lokalet... 5 Referent... 5 Udpegning af dirigent... 6 Stemmetællere og stemmesedler... 6 Forberedelse af beretninger... 6 Bestyrelsens sammensætning... 7 Aftaler om rollefordeling... 7 Formøde... 7 Pressehåndtering... 8 UNDER generalforsamlingen Drejebog EFTER generalforsamlingen Nyvalgte: Postkort og registrering Konstituering af bestyrelsen og meddelelse derom Fremsendelse af vedtægter Indberetning til Erhvervsstyrelsen Kontakt Vedtægter og regler: Thomas Christensen Tlf tch@fdb.dk Forum, presse mv.: Kristine Kornum Tlf krk@fdb.dk Aktivitetspulje mv.: Susanne Andresen Tlf sa@fdb.dk 2

3 [Intro] I marts og april afholdes generalforsamlinger for de selvstændige brugsforeninger og årsmøder for de Coop-ejede butikker. Coops materialer til brugsforeningernes generalforsamlinger er et tilbud, som I kan vælge at bruge til mødet med jeres medlemmer. Drejebogen giver råd om mødet. Den er opdelt i planlægningen FØR generalforsamlingen, hvad der sker UNDER mødet og endelig opgaverne EFTER generalforsamlingen. Drejebogen tager udgangspunkt i Coops mønstervedtægter for brugsforeningerne, så I skal være opmærksomme på særlige bestemmelser i netop jeres brugsforenings vedtægter. Foreningen ændrede den 12. januar 2013 navn fra FDB til Coop, sådan at forening og forretning har samme navn. Idéen er at gøre det tydeligere for medlemmerne, at de er medejere af Danmarks største detailvirksomhed. Navnet FDB er derfor erstattet af Coop på årets plakater og i andet materiale, men i en overgangsperiode vil I stadig støde på FDB-navnet (fx i webadresser). Der er ikke ændret i brugsforeningernes forhold til foreningen eller i jeres afvikling af generalforsamlinger. Basispakken, som er udsendt til alle butikker i uge 5, indeholder: 1 drejebog 3 plakater 2x50 adgangskort 2x50 stemmesedler 3 velkomstpostkort, som I kan give til nye medlemsvalgte 100 tipskuponer "Kender du Coop?" 1 svarkupon "Kender du Coop?" Inspirations- og uddannelseskatalog for medlemsvalgte NB: Dette katalog er af praktiske grunde med i pakken, selv om det ikke omhandler generalforsamlingen. I kan finde ekstra materialer og oplysninger til brug for generalforsamlingen på Forum: fdbforum.fdb.dk/byensmøde Rigtig god fornøjelse med jeres møde! Foreningssekretariat og Samvirke Coop 3

4 FØR generalforsamlingen Hvad er en generalforsamling? Generalforsamlingen er et medlemsmøde, hvor medlemmer udøver den demokratiske ret til at engagere sig og foretage valg. På plakaten fra Coop står der Husk medlemskortet! som en påmindelse om, at det er medlemskabet af jeres brugsforening, der giver denne ret. Medlemmerne kan tage en ledsager med. Generalforsamlingen kan godt kombineres med spisning og festligheder med deltagerbetaling, ligesom det er oplagt at bruge mødet til at sætte fokus på en eller flere af Coops mærkesager. Mødet kan åbnes for andre end medlemmer, som derved får kendskab til brugsforeningsbevægelsen. Dagsorden for den årlige, ordinære generalforsamling fremgår af brugsforeningens vedtægter. De væsentlige punkter er årsberetning, regnskab/budget og valg af bestyrelse. Stemmeret og valgbarhed For at have stemmeret på generalforsamlingen kræves et forudgående medlemskab på minimum 1 måned (for mange brugsforeninger dog 3 måneder). Med mindre andet er tydeligt angivet i brugsforeningens vedtægter, kan der ikke stemmes ved fuldmagt, så medlemmet skal møde op for at kunne stemme. Et institutionelt medlem, eksempelvis en forening eller en børneinstitution, har også én stemme, som en repræsentant for institutionen kan benytte sig af. Det er medlemskortet, der giver stemmeret. Ekstrakort berettiger ikke til stemmeret eller valgbarhed. Nogle brugsforeningers vedtægter giver dog en ægtefælle til den person, som er registreret som medlem, samme ret som medlemmet. Man skal være personligt medlem og fyldt 18 år for at være valgbar til bestyrelsen. Her gælder også reglen om en periodes forudgående medlemskab. Hvis I kender en person, som har interesse for at blive valgt til jeres bestyrelse, skal medlemsforholdet altså bringes i orden i tide før generalforsamlingen. Indmeldelse i brugsforeningen kan foretages med øjeblikkelig virkning på coop.dk. En person, som er medlem af en anden brugsforening eller Coop, kan flytte sit medlemskab til jeres brugsforening med øjeblikkelig virkning på coopplus.dk Økonomi og evt. betaling for deltagelse Generalforsamlingen bør være gratis at deltage i for medlemmerne. Butikken skal derfor budgettere med at afholde udgifterne til mødet. Når der i forbindelse med selve generalforsamlingen afholdes foredrag, serveres et traktement eller lignende, vil det være i orden at opkræve et mindre beløb. Det bør dog principielt være muligt at 4

5 deltage i selve generalforsamlingen gratis ved fx. at undvære spisning eller en tilknyttet aktivitet, som foregår før eller efter dagsordenens punkter. Til aktiviteter, foredragsholdere eller lignende, som på generalforsamlingen sætter fokus på Coops mærkesager, kan I ansøge Coops aktivitetspulje. Se mere på Forum. Indkaldelse og forslag Generalforsamlingen skal afholdes inden udgangen af april måned. Desuden skal den overholde det formelle krav om indkaldelse med 1 måneds varsel ved opslag i butikken. I den forbindelse kan I vælge at benytte vedlagte plakat, eller I kan lave jeres eget opslag. Udover opslag i butikken vil det være fint at benytte andre metoder, fx en avisannonce. På Forum findes elementer til brug for annoncen. Forslag skal være bestyrelsens formand i hænde senest 2 uger før generalforsamlingen. Senest 10 dage før generalforsamlingen skal brugsforeningens regnskab og forslag foreligge i brugsforeningens butik(ker) til udlevering til medlemmerne. Hvis I har været på Forum og indtastetidspunkt for jeres generalforsamling senest den 28. januar 2013, bringes det i CoopPlus-nyhedsbrevet til jeres medlemmer. Der er sendt mail til alle butikschefer og formænd om denne mulighed. Lokalet Lokalet bør være klar, når de første medlemmer ankommer. Når man forsøger at skabe indbydende omgivelser, skal det sikres, at alle kan se og høre bedst muligt. Overvej, om mødet kræver et lydanlæg, og om deltagerne kan tale fra deres siddepladser eller skal stille spørgsmål og lignende fra et bestemt sted i lokalet, eventuelt en talerstol. Hvis man er usikker på fremmødet, kan man forberede sig på, hvordan lokalet kan bruges ved en lille og en større forsamling. Hav evt. ekstrastole klar, hvis der skulle komme flere end forventet. Referent Aftal på forhånd, hvem der tager referat af generalforsamlingen. Det væsentligste er at få registreret beslutninger og valg. Hvis det ikke er sekretæren, der skriver referatet, skal det med i overvejelserne om udpegning af referent, at referenten bindes af sin opgave og derfor bliver begrænset i forhold til selv at holde oplæg eller engagere sig i en debat. 5

6 Udpegning af dirigent Dirigenten vælges på generalforsamlingen, men det er en stor fordel for bestyrelsen at have fundet en kandidat på forhånd, som er forberedt på at skulle lede mødet, og som man regner med, at forsamlingen vil have tillid til. Eventuelt en person, der er kendt og vellidt i lokalområdet. Hverken butikschefen eller et medlem af bestyrelsen vil fremstå neutral i tilfælde af en ophedet debat. Dirigentens opgave er at sørge for at nå igennem dagsordenen på en god og behagelig måde, og samtidig med øje for retningslinjerne vedtægter, program m.m. Har man før prøvet at være dirigent på en generalforsamling, vil det være nemmere at sørge for det formelle, uden at deltagerne lader sig mærke med en stram mødeform. Det er tilladt dirigenten at give sig selv ordet i diskussioner, men det vil være en fordel at vælge en person, som kan engagere sig uden at træde ud af rollen som den respekterede mødeleder, og som giver lige plads til alle synspunkter. Stemmetællere og stemmesedler Inden generalforsamlingen finder I minimum to personer, der kan fungere som stemmetællere. Det bør være troværdige personer, der ikke har stemmeret. Det er ikke sikkert, at stemmetællerne får noget at lave på generalforsamlingen, men hvis det kommer til skriftlig afstemning, skal de være klar. Det kan planlægges i god tid, hvem der vil være egnet som stemmetællere, eller det kan være en opgave at udse dem på dagen, når man ser medlemmerne ankomme. Kommer stemmetællerne i aktion, kan det både være ved at optælle stemmer ved håndsoprækning eller ved at sortere og tælle skriftligt afgivne stemmer. Hav stemmesedler klar til mødet og en strategi for uddeling til de stemmeberettigede. I bør også have kuglepenne klar. Ved valg mellem flere kandidater til bestyrelsen (personvalg), skal der bruges stemmesedler. Når de skal i brug, vil det være lettest, hvis de er uddelt før mødets start. For at holde styr på, hvem der har fået en stemmeseddel, kan navn eller medlemsnummer på hver person, som får udleveret en stemmeseddel, noteres på en liste (medlemsnummer/navn skal stemme overens med medlemskortet). I kan bestille ekstra stemmesedler på Forum (elektronisk bestilling), hvis ikke de 100 stemmesedler i basispakken er tilstrækkeligt. Forberedelse af beretninger Bestyrelsen kan benytte Coops oplæg til beretning på generalforsamlingen som supplement til bestyrelsens arbejde i løbet af året, herunder planlagte og gennemførte aktiviteter. Butikschefen kan benytte kædens oplæg til beretning for generalforsamlingen som supplement til gennemgangen af butikkens drift og udvikling. 6

7 Oplæggene til beretninger udsendes pr. mail og lægges på Forum inden den 1. marts Bestyrelsens sammensætning Forud for generalforsamlingen skal I opgøre, hvilke poster der er på valg. Valgperioden er 2 år. Det skal stå klart på mødet, hvilke poster med ordinære 2 års valgperiode, der skal besættes, og om der desuden er poster med 1 års valgperiode, fordi posterne har stået tomme eller forlades i utide. Hvis I har forslag om at ændre antallet af medlemmer i bestyrelsen, skal der fortsat være en jævn fordeling af poster på valg hvert år (fordeling af valgperioder efter det rullende valgprincip). Medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen vælges blandt de ansatte før generalforsamlingen. Aftaler om rollefordeling Der vil givetvis være en forventning om, at formanden tegner bestyrelsen, men de øvrige bestyrelsesmedlemmer kan udmærket spille en aktiv rolle i afviklingen af mødet. Hvis den største drivkraft bag en lokal aktivitet ikke har været formanden, vil det være naturligt at lade den person besvare spørgsmål om netop det emne. Det vil være forfriskende for forsamlingen, hvis de fornemmer et engagement hos flere af bestyrelsens medlemmer. Udover at fremstå som et arbejdende fællesskab bør der være plads til, at medlemmerne af bestyrelsen kan give udtryk for egne idéer. Formøde På selve dagen for generalforsamlingen vil der være praktiske forberedelser i det lokale, hvor mødet holdes. Udover det praktiske borde, stole, evt. mikrofoner og skilte skal arrangørerne gøre sig klar til mødets forløb. Dette gøres ved at holde et formøde. Bestyrelsen vil stå stærkere, hvis alle engagerer sig i generalforsamlingen. Ved at mødes forinden kan bestyrelsen sikre sig, at alle er enige om, hvad der skal foregå. Denne sidste forberedelse kan i øvrigt mindske en eventuel usikkerhed og nervøsitet hos arrangørerne selv. Formanden og butikschefen har begge en væsentlig opgave på mødet, og de bør kort orientere de øvrige arrangører om, hvad de vil fremføre. Det er særligt relevant at gøre, hvis der er opstået helt aktuelle emner, siden mødet blev planlagt. Der kan desuden være indløbet forslag fra medlemmerne, som bestyrelsen ikke har haft lejlighed til at diskutere. Den påtænkte dirigent kan inviteres til formødet, så vedkommende på forhånd ved, hvad der præsenteres. 7

8 Pressehåndtering Jeres brugsforening og Coop og gemmer på masser af gode historier, og vi vil gerne have mere synlighed omkring dem i medierne. En måde at få synlighed på er at kontakte den lokale presse (avis, radio eller tv), når bestyrelsen afholder forskellige arrangementer. Generalforsamlingen er en god anledning til at forsøge at skabe denne synlighed i de lokale medier. Det bedste er at ringe til den lokale presse og invitere dem til at komme på besøg til mødet. Skulle der ikke komme en historie ud af det fra selve generalforsamlingen, så har man i det mindste gjort opmærksom på, at der findes en aktiv brugsforening i lokalsamfundet. Det vil gøre det nemmere, når kontakten skal tages til næste arrangement. Nogle gange har butikschefen eller en af de medlemsvalgte i bestyrelsen en god kontakt til den lokale presse. Husk at forhøre dig om det, inden du ringer. Det kan være en god måde at få foden indenfor, hvis det sker via ens netværk. Hvis ikke du kender nogle, der kender nogle, kan man finde telefonnummer og mailadresse til redaktionen på de forskellige lokale aviser og radio/tv-stationer på mediernes hjemmesider. Når du ringer, kan du fortælle: Hvad en generalforsamling er. At det er et møde, hvor medlemmerne af brugsforeningen har mulighed for at få indflydelse i en forening, der får en forretning med en betragtelig omsætning til at køre rundt og samtidig arbejder med ansvarligt forbrug inden for sundhed, miljø, klima og etisk handel. At indflydelsen er væsentlig både lokalt og landsdækkende. Brugsforeningens overlevelse og økonomiske dispositioner varetages af bestyrelsen, som medlemmerne vælger på generalforsamlingen. Landsdækkende er Coop Danmarks største forbrugerejede detailhandelsvirksomhed. Du kan også forsøge at lokke journalisten, hvis I har ekstra underholdning på tapetet. Det kan blive en god reportage, hvis man lokalt har samlet en masse mennesker til musik, foredrag osv. Hvis journalisten ringer til dig for at spørge ind til generalforsamlingen Det vigtigste er at tage det fuldstændig roligt, når en journalist ringer. Hvis du står i kø i supermarkedet, eller hvis journalisten stiller et spørgsmål, du ikke kan svare på eller ikke er forberedt på, så bed om lov til at ringe tilbage om 5 minutter eller senere på dagen. Her er listet nogle gode råd. 8

9 Gode råd, når journalisten ringer Hvor ringer journalisten fra? Hvad er den konkrete anledning? Hvorfor er netop du blevet kontaktet og hvad er din rolle? Hvem taler journalisten ellers med? Vil journalisten citere dig eller blot bruge dine informationer som baggrund? Kan du få lov at se citaterne igennem? Hvordan forestiller journalisten sig, at det færdige produkt bliver er det informationer til en note, en baggrundsartikel, en nyhed eller måske et portræt? Bed evt. om tænkepause og ring tilbage så hurtigt som muligt. Hvis det er muligt, er det en god idé at give et kortfattet resumé til sidst i samtalen af, hvad du har sagt. Så sikrer du dig, at dine pointer bliver gentaget og står klare i journalistens hukommelse. Hvis den lokale avis ikke er interesseret i at komme på besøg eller skrive en historie om jeres generalforsamling, kan det være, at de vil bringe en kort, oplysende artikel, som I selv har skrevet og sender til dem på . Den mulighed vil ofte være åben, uanset om I samtidig har betalt for en annonce for generalforsamlingen eller ej. På Forum kan I finde en skabelon til en pressemeddelelse, hvor I blot skal udfylde de personlige felter for jeres butik, og så er den klar til at blive sendt direkte til de lokale medier. 9

10 UNDER generalforsamlingen Drejebog Drejebogen er tænkt som et værktøj for bestyrelsen, og i særlig grad dirigenten. Her har I mulighed for at følge slagets gang og være forberedt på det næste punkt. Der findes ikke lov- eller vedtægtsbestemte replikker, så dirigenten kan formulere sig, som han/hun gør normalt. Modtagelse: Når folk ankommer, skal de have en god modtagelse. Der kan være skilte til lokalet, hvor mødet afholdes, eller det kan være i form af, at der ikke er tvivl om, hvor de må sætte sig eller lægge overtøjet. Modtagelsen kan også være et personligt håndtryk fra et bestyrelsesmedlem eller butikschefen. Hvis der er truffet valg om at udlevere stemmesedler på forhånd, skal medlemmerne ledes hen til, hvor det foregår. Fremvisning af et gyldigt medlemskort, som viser medlemskab af brugsforeningen i den periode, vedtægterne foreskriver (1 måned/3 måneder), giver ret til at modtage en stemmeseddel. Medlemskort kan være de traditionelle grå, sort eller rødt. Velkomst: Formanden byder alle velkommen husk eventuelle specielt indbudte gæster og foredragsholdere og nævner sit navn og sit hverv som bestyrelsesformand. Som yderligere velkomst lægger formanden op til, at bestyrelsen ønsker en god og åben debat, hvor det selvfølgelig er i orden at kommentere eventuelle indslag. Formanden er den naturlige mødeleder, indtil dirigenten er valgt. Med mindre der er lagt planer om, at dirigenten skal gøre det, bør formanden fortælle om mødets program, og hvad der forventes af medlemmerne under de forskellige programpunkter. Er det et orienteringspunkt? Et debatpunkt? Eller? Endelig kan formanden fortælle, hvor der er lagt pauser ind i programmet. Præsentation af bestyrelsen: Formanden præsenterer bestyrelsesmedlemmerne et ad gangen, med navn og hverv i bestyrelsen. Næstformand Sekretær Menigt bestyrelsesmedlem Menigt bestyrelsesmedlem 10

11 Menigt bestyrelsesmedlem Menigt bestyrelsesmedlem Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant samt Butikschef / varehuschef Så kan I gå over til dagsordenen. Pkt. 1: Valg af dirigent Formanden beholder ordet, og offentliggør bestyrelsens forslag til dirigent, De fremmødte skal høres, om der er andre forslag. Hvis der stilles en alternativ kandidat til dirigenthvervet, kan afstemningen foregå ved håndsoprækning selv om det er personvalg. Når dirigenten er valgt, tager han/hun ordet og leder suverænt resten af mødet, med mindre forsamlingen ytrer en sådan mistillid, at der må vælges en ny. Indkaldelsen Først takker dirigenten for valget. Derefter konstaterer dirigenten, at mødet er indkaldt efter brugsforeningens vedtægter. Forslag til formulering: I henhold til brugsforeningens vedtægter,, stk., skal den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned. Foreløbig meddelelse gives - jævnfør vedtægternes, stk. - med 1 måneds varsel ved opslag i butikken. Forslag fra medlemmerne skal indsendes til formanden senest 14 dage før generalforsamlingen. Senest 10 dage før generalforsamlingen skal dagsorden, regnskab samt evt. forslag foreligge i foreningens butik(ker) til udlevering til medlemmerne. Dirigenten bør i forlængelse af ovenstående redegøre for hvordan og hvornår, der er blevet indkaldt til mødet, f.eks. opslag i butikken, via lokalavisen osv. Dirigenten bør for god ordens skyld forhøre sig, om der er nogle indvendinger til indkaldelsen, så det ikke kan diskuteres mere under mødet. Forslag til formulering af afsluttende bemærkning: Det er ikke tilfældet. Jeg kan hermed erklære generalforsamlingen for lovligt indvarslet. Dagsordenen Dirigenten præsenterer dagsordenen (her standard-dagsorden): 1. Valg af dirigent. 11

12 2. Bestyrelsens beretning og orientering om fremtidsplaner. 3. Godkendelse af årsrapport, herunder bestyrelsens meddelelse om disponering af årets resultat. 4. Forslag fra bestyrelsen. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen og 1 suppleant. 7. Eventuelt. Om pkt. 2-3: Hvis beretningen og forelæggelse af årsrapporten tages fortløbende, inden begge dele sættes til debat, bør dette fortælles forsamlingen. Om pkt. 5: Dirigenten fortæller, om der er indkommet forslag og om deres behandling (fx at forslaget har karakter af et spørgsmål, som besvares under beretningerne). Dirigenten kan for en sikkerheds skyld spørge, om der er nogen i forsamlingen, som mener at have indsendt forslag 14 dage før mødet, som ikke er nævnt. Om pkt. 6: Dirigenten bør nævne antallet af pladser, der skal besættes. Stemmetællere Bestyrelsens beretning Bestyrelsen: Beretning Dirigenten: Beretning Bestyrelsen bør inden generalforsamlingen, selv eller sammen med Dirigenten, have udpeget nogle stemmetællere (mindst 2). Hvis det ikke er aftalt med de tiltænkte, fremsættes det som forslag. Ellers bekendtgøres det blot for forsamlingen, og der spørges til, om der er andre/flere forslag. Hvis der er tale om en stor forsamling, kan det være en fordel at udpege stemmetællere, som er spredt i lokalet, så de kan tælle hænder eller indsamle stemmesedler i hver sin del af lokalet. Herefter giver dirigenten ordet til bestyrelsen. Bestyrelsens repræsentant (ofte formanden) beretter om året, der er gået, og hvad de forenings- og forretningsmæssige planer er for fremtiden. Dirigenten åbner for debat. Debatten afsluttes med at anmode om forsamlingens godkendelse af bestyrelsens beretning - evt. ved en afstemning. Husk også at spørge, om der er medlemmer, som ikke kan godkende beretningen. Apropos DEBAT: Generalforsamlingen er den årlige mulighed for som medlem at give sin mening til kende. Det giver den bedste oplevelse for alle parter at inddrage de fremmødte så meget som muligt via debat om de forskellige dagsordenpunkter. Under en debat har dirigenten følgende opgaver: 12

13 Hold oplægsholderen til emnet dette gøres ved kort at opridse reglerne for en god debat. Hvis der er mange debatemner, kan de afsluttes hver for sig. Sæt ind overfor de mest talelystne hold dem diskret i ørerne. Hvis en deltager spørger om det samme flere gange, må det konstateres, at der ikke kan besvares nøjere. Man kan henvise til, at det må man tale videre om bagefter. Giv besked, når der ikke modtages flere debatindlæg. Når debatten er slut samles der op, og resultatet ridses op. Dirigenten: Årsrapporten Bestyrelsen: Årsrapporten Dirigenten: Årsrapporten Dirigenten markerer herefter, at bestyrelsen går over til næste punkt, som er fremlæggelse af årsrapporten, dvs. det reviderede regnskab. Punktet kan evt. fordeles mellem bestyrelsen og butikschefen, sådan at butikschefen gennemgår årsregnskabet, og et bestyrelsesmedlem fortæller om disponering af resultatet. Dirigenten åbner for debat og afslutter med at sætte årsrapporten til afstemning. Bestyrelsens disponering af årets resultat er ikke til afstemning. Hvis beretning og årsrapport behandles under ét, skal den afsluttende godkendelse ske hver for sig, så der ikke opstår tvivl om forsamlingens stillingtagen til begge dele. Indkomne forslag Dirigenten gentager, hvilke forslag, der er indkommet. Ofte kan man følge denne procedure (bør aftales med bestyrelsen og godkendes af forsamlingen!): 1. Forslagsstilleren begrunder/motiverer forslaget (er der flere forslag, behandles de hver for sig) 2. Åben drøftelse i forsamlingen. Forsamlingen bør blive bekendt med bestyrelsens holdning til forslaget. 3. Når debatten er slut, får forslagsstilleren ordet for afsluttende kommentarer. 4. Afstemning. (Er der ændringsforslag, stemmes der først om det mest vidtgående (dirigentens skøn), og ellers i den rækkefølge, de er blevet fremsat). Afstemning Institutionelle medlemmer kan afgive 1 stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt (med mindre den mulighed udtrykkeligt er anført i brugsforeningens vedtægter). Ønsker en eller flere fremmødte skriftlig afstemning, bør dette imødekommes. 13

14 Bed stemmetællerne holde sig klar i tilfælde af afstemning(-er). Ved skriftlig afstemning informeres om hvilken talon (nummer), der skal anvendes. Er der ændringsforslag (modforslag), stemmes der først om det mest vidtgående (dirigentens skøn), og ellers i den rækkefølge de er blevet fremsat. Når der ikke er tale om vedtægtsændringer eller opløsning af brugsforeningen, afgøres afstemningerne ved simpelt flertal. Når flere stemmer ja til et forslag end nej, er forslaget vedtaget. Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver kvalificeret flertal, almindeligvis at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er ja til forslaget. Når der behandles vedtægtsændringer, skal der være mulighed for modforslag til de paragraffer/elementer, forslaget omfatter. Dirigenten vurderer i samråd med forslagsstilleren, om der er tale om et forslag, som skal sættes til afstemning samlet eller som enkeltdele. Hvis der er tale om et helt nyt sæt vedtægter, vil det være relevant at godtage ændringsforslag til hele vedtægtssættet. Der kan foretages en foreløbig afstemning om enkeltdele af vedtægterne, hvor simpelt flertal afgør, hvad det samlede vedtægtsforslag skal indeholde, inden det til sidst afgøres ved kvalificeret flertal, om det således justerede samlede forslag om et nyt sæt vedtægter kan vedtages. Valg til bestyrelsen Dirigenten præsenterer hvem og hvor mange, der er på valg indenfor de to kategorier, som behandles hver for sig: - Bestyrelsesmedlemmer - Suppleant til bestyrelsen Dirigenten informerer generalforsamlingen om følgende regler for valgbarhed i henhold til brugsforeningens vedtægter: 1. Der kræves 1 måneds (alternativt 3 måneders) medlemskab for at kunne stemme og vælges 2. Uddeler/varehuschef kan ikke afgive stemme ved valg til bestyrelsen. 3. Hvis der er valgt medarbejderrepræsentant(-er), er medarbejderne ikke valgbare og kan ikke stemme ved valg til bestyrelsen. 4. Institutionelle medlemmer kan ikke vælges. Når ovenstående forhold er i orden, kan I gå over til selve valghandlingen med eventuel afstemning blandt flere kandidater. Genvalg/indstilling Hvis bestyrelsen ønsker at genvælge en eller flere siddende bestyrelsesmedlemmer, skal dette bekendtgøres og motiveres. 14

15 af medlemmer Valghandlingen Ønsker bestyrelsen eller andre at indstille et nyt medlem til en ledig plads i bestyrelsen, skal dette også bekendtgøres og motiveres. Et valgbart medlem kan godt opstille sig selv. Dirigenten sikrer sig, at alle fremmødte ved, hvem og hvor mange der er på valg, samt hvor mange pladser, der skal besættes i bestyrelsen. Dette kan gøres på en tavle, en overhead eller lignende. Opstilles der kandidater, der ikke er til stede, skal der foreligge et skriftligt tilsagt om ønsket om at stille op. Personvalg skal afgøres ved skriftlig afstemning. Dirigenten skal oplyse, hvilken valgmetode der anvendes. Der kan være tale om at skrive ét eller flere navne på stemmesedlen. Der kan være valg til alle ledige poster på én gang eller for en post ad gangen. Bestyrelsesmedlemmers valgperiode er 2 år, men hvis en plads har stået tom, kan der være tale om en periode på kun 1 år. Afgøres bestyrelsesvalget ad én omgang vil de 2-årige poster blive tildelt kandidaterne, som opnåede flest stemmer. Til afgørelse af valget anvendes relativt flertal"-metoden, hvis ikke andet fremgår af vedtægterne, dvs. kandidater med flest opnåede stemmer er valgt. Der foretages dog en ekstra afstemning, hvis der er en stemmelighed, som betyder, at valget ikke kan afgøres. Den ekstra afstemningsrunde vil kun være blandt de kandidater, som fik samme antal stemmer. Når valget er overstået, bekendtgør dirigenten resultatet. Eventuelt afrunding Formanden: afrunding Eventuelt er ikke et beslutningspunkt. Det vil sige, at generalforsamlingen ikke har mulighed for at træffe vedtægtsmæssige beslutninger. Eventuelt er medlemmernes (og bestyrelsens) mulighed for at debattere forskellige spørgsmål, der er aktuelle for brugsforeningen, eller give relevante meddelelser, sige tak og ønske til lykke. Dirigenten har ret til at lukke debatten, selv om flere havde emner, de gerne ville have til diskussion. Dirigenten fortæller, at dagsordenens punkter er gennemført, takker for god ro og orden og erklærer generalforsamlingen for hævet. Ordet gives til formanden. Formanden takker dirigenten, medlemmer og gæster for en god aften. Er der program efterfølgende, fortælles det som afslutning. 15

16 EFTER generalforsamlingen Nyvalgte: Postkort og registrering I basispakken med materialer til brug for generalforsamlingen har vi vedlagt tre eksemplarer af et postkort, som I kan medbringe til generalforsamlingen og give til nyvalgte i bestyrelsen. Ethvert nuværende medlem af bestyrelsen kan registrere nyvalgte i jeres bestyrelse på Forum ved hjælp af den nyvalgtes medlemsnr. og postnr. Det er vigtigt, at I sørger for at få dette gjort hurtigt efter valget, både så den nye medlemsvalgte kan modtage Forums nyhedsbrev og blive inviteret til en velkomstaften for nyvalgte i maj/juni måned. Husk også at slette afgåede medlemmer. Se, hvordan I gør, på: fdbforum.fdb.dk/byensmøde Vi har også lavet en hjemmeside med oplysninger til nyvalgte: fdb.dk/nyvalgt Konstituering af bestyrelsen og meddelelse derom Efter generalforsamlingen skal bestyrelsen vælge, hvem der er formand, næstformand og sekretær det kommende år. Det kan gøres umiddelbart efter generalforsamlingen eller på førstkommende bestyrelsesmøde. Et medlem af bestyrelsen registrerer herefter korrekt på Forum, hvem der er formand, næstformand, sekretær og øvrige bestyrelsesmedlemmer, inklusive medarbejderrepræsentanter (se hvordan på: fdbforum.fdb.dk/byensmøde). Det væsentligste er at registrere formandsposten, for der er nogle oplysninger, som Coop kun sender til formanden. Eksempelvis er det formanden, som modtager valgkortet til brug ved efterårets valg til landsrådet. Hvert bestyrelsesmedlem registrerer selv sit korrekte telefonnummer, adresse og evt. ny postadresse på deres personlige profil på coopplus.dk Brugsforeningens revisor skal også have besked om eventuelle ændringer i bestyrelsen. Fremsendelse af vedtægter Hvis generalforsamlingen beslutter vedtægtsændringer, skal de nye vedtægter sendes til brugsforeningens revisor og elektronisk til Coop. Coop skal have besked om vedtægtsændringerne for at kunne håndtere brugsforeningens medlemmer korrekt i forhold til andelskapital og minimumsalder for medlemskab. Indberetning til Erhvervsstyrelsen Brugsforeningen skal sikre sig, at Erhvervsstyrelsen rettidigt i maj måned modtager foreningens årsrapport samt eventuelle ændringer af vedtægter og bestyrelse. Det kan aftales med foreningens revisor at sørge for dette. Find oplysninger til brug for jeres møde på Forum: fdbforum.fdb.dk/byensmøde 16