Ejerforeningen Indiakaj 9-13 m.fl. Generalforsamling 15. maj 2018

Transkript

1 Ejerforeningen Indiakaj 9-13 m.fl. Generalforsamling 15. maj 2018

2 Agenda 1. Valg af dirigent og referent. 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning fra revisor. 4. Forelæggelse af driftsbudget for 2018 samt vedligeholdelsesplan/-budget for Valg af medlemmer til bestyrelsen. Bestyrelsen består indtil generalforsamlingen af: Lea Møller Mikkelsen, formand, (MM2), Svend Andersen (IK9), Anders B. Hansen (MM8), Jens Kjær (MM8), Steen Mørck (MM12) og Lene Risgaard (M12). Lea Møller Mikkelsen (MM2), Jens Kjær (MM8) og Steen Mørck (MM12) har udløb og modtager genvalg. Lene Risgaard (MM12) er udtrådt af bestyrelsen. Resten af bestyrelsen har 1 år tilbage af valgperioden. 6. Valg af suppleant/suppleanter til bestyrelsen Hanne Hallstrøm (IK9) har udløb af valgperiode og modtager genvalg. 7. Valg af revisor. 8. Valg af administrator. 9. Orientering vedr. Grundejerforeningen Midtermolen. 10. Behandling af indkomne forslag. 11. Eventuelt. 2

3 Dirigent og referent 1. Valg af dirigent og referent Valg af dirigent: Referent: Indkaldelsen: Mie Edelved fra DEAS Jens Kjær og Lea Mikkelsen fra bestyrelsen tager referat Dirigenten kan konstatere at generalforsamlingen er indkaldt i overensstemmelse med vedtægternes 8, idet indkaldelsen, med angivelse af tid og sted for generalforsamlingens afholdelse, var udsendt til medlemmerne den 10. april 2018 (Mere end 4 uger før afholdelse af GF). Revideret årsrapport for 2017 og budget for 2018 samt budget for vedligeholdelse blev udsendt samtidigt. Hvis ingen af de fremmødte har indvendinger, kan dirigenten konstatere at generalforsamlingen er lovlig og beslutningsdygtig. 3

4 Bestyrelsen 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) Status på arbejdet i bestyrelsen Tiltrådte og begyndte at arbejde som en bestyrelse efter GF i Tidligere var bestyrelsen de facto drevet alene af den tidligere formand, der varetog alt. Meget stort overdragelsesarbejde og videnindhentning fra den nye bestyrelses side i år 2016 (år 1), da det tidligere bestyrelsesarbejde ikke var dokumenteret. Dermed meget vanskeligt at få overblik over foreningen, foreningens drift, udfordringer, økonomi, etc. Samtidig var administratoraftalen med DEAS var på lavest mulige niveau uden mulighed for personlig kontakt, rådgivning, økonomisk/regnskabsmæssig bistand, etc., hvilket gav bestyrelsen en del udfordringer i

5 Bestyrelsen 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) Status på arbejdet i bestyrelsen Sidste år ved denne tid kunne vi konstatere, at foreningens økonomi var meget sårbar. Pres på likviditeten, egenkapitalens fald på 50%, øget bidrag til G/F pga. spuns, store løbende vedligeholdelsesopgaver samt kommende udgifter til anlægsudskiftninger pga. ejendommens alder var nogle af udfordringerne (år 2) har derfor været med fokus på primært stabilisering af foreningens økonomi og vedligeholdelse. Bestyrelsen har arbejdet intensivt med at få overblik over ejendommens stand, drift- og vedligeholdelsesbehov og dermed økonomi. Et andet fokuspunkt for bestyrelsen har været at holde ejerne løbende orienteret om foreningens forhold via opslag, nyhedsbreve, hjemmeside og mails. 5

6 Bestyrelsen 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) Ejerforeningens økonomi overordnet status Fornuftig likviditet i Indført stram styring af leverandører, faktura- og betalingsproces. Forbrevet til indkaldelsen og nyhedsbrevet fra marts fortæller det meste om selve drift og vedligeholdelse: Gennemgang af ejendommen har givet et godt overblik over nuværende vedligeholdelsesbehov. Vedligeholdelsesplanen fra 2011 giver en pejling på fremtidens vedligeholdelses- og udskiftningsopgaver. Dermed muligt at se og forberede vedligeholdelsesbehov længere frem i tiden (5-årig løbende vedligeholdelsesplan, der vil blive opdateret årligt). Opgradering af aftalen med administrator til professionel rådgivning og assistance vedr. bl.a. ejerforeningsforhold og økonomi. Stigning i fællesudgifter med ca. 4,6% i 2018 nødvendig for at efterleve vedligeholdelsesplanen. Anbefaling 2% årligt fremover. Usikkerheder i fremtiden fx elmålerkaos i Grundejerforeningen, brandfarlige elskabe i vores opgange - rapport fra 2011 pludselig dukket op fra et tidligere bestyrelsesmedlem, andre ubekendte? 6

7 2017 og overordnede mål 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) Bestyrelsen vil i 2018 fortsat arbejde for at: Overvåge og sikre foreningens økonomi så vi er på forkant med fremtidige udgifter. Søge optimeringsmuligheder og besparelser. Løbende tilse ejendommenes tilstand og iværksætte den nødvendige vedligeholdelse. Køre en stram styring af foreningens projekter. Kun igangsætte drift- og vedligeholdelsesprojekter inden for de mulige økonomiske rammer. Sikre en veldrevet ejerforening og forsvarlig varetagelse af vores værdier. 7

8 Drift og projekter 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Steen Mørck) Energimålere og elevatorservice Energimålere og ulovlige emhætter Dette lovpligtige tiltag blev projekteret i 2016 og udført primo Projektet blev gennemført som planlagt. Da målerne jf. loven skal tjekkes hvert 6. år, vil projektet blive gentaget i dette interval fremover. Projektet afdækkede i øvrigt, at der var ulovlige emhætter (brandfare) i nogle lejligheder, hvilket ejerne efterfølgende blev bedt om at ændre. Elevatorservice Foreningen har skiftet elevatorserviceleverandør fra OTIS til City Elevator, da City Elevator er langt mere konkurrencedygtig på både pris og ydelse. 8

9 Drift og projekter fortsat 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Steen Mørck) Energimærkningsrapport og skade i fælleslokalet Energimærkningsrapport Ejendommen fik ny energimærkning i 2017 (fortsat C), der gælder til Kan ses på foreningens hjemmeside. Skade i fælleslokalet Foreningen fik en omfattende rør- og vandskade i fælleslokalet ultimo december Skaden skyldtes bl.a. dårlige rør og konstruktion i loftet over fælleslokalet, og medførte bl.a. skader i loft, gulv og elinstallationer. Lokalet blev repareret over en periode på 3 måneder, hvilket gjorde at lejeindtægten i 2017 blev mindre end budgetteret. 9

10 Affald og kontrakter 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Steen Mørck)) Affald og kontrakter Bioaffaldsordning Bioaffaldsordning indført efter meget dårlig planlægning og kommunikation fra Københavns Kommunes side med lugtgener til følge. Rensning af nogle af de beskidte containere blev efterfølgende foretaget uden beregning for os. Flaskecontainere Dobbelt så mange flaskecontainere i kælderen pga. tidligere overfyldte containere og smadret glas i p-kælderen. Leverandørkontrakter Foreningens leverandøraftaler er i 2017 blevet gennemgået mhp. besparelser. Bestyrelsen vurderer, at der ikke umiddelbart kan opnås økonomiske fordele ved at genforhandle gamle aftaler eller lave flere nye aftaler med foreningens leverandører. 10

11 Hjemmeside, udlejning og indbrud 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (Steen Mørck)) Hjemmeside, udlejning og indbrud: Ny hjemmeside Ny hjemmeside primo Komplekst opbygget pga. reservations- og passwordmoduler. Store udfordringer med bestilling af navneskilte i 2017, kendte fejl rettet nu. Hjemmesiden vigtig for beboerne: Al information vedr. ejendommen og ejerforeningen. Bemærk nyhedsslider. Udlejning af lejligheder Nogle ejere udlejer deres lejlighed, nogle ejer helt op til 7 lejligheder, som udlejes. Ejerens ansvar at informere og hjælpe sine lejere. Vicevært og bestyrelse bruger i dag for mange ressourcer på dette, og de mange ind- og udflytninger giver stort slid på ejendommen. Det koster os alle penge til ekstra vedligeholdelse og viceværttimer. Bestyrelsen undersøger pt. muligheder for at indføre gebyr i forhold til udlejning. Indbrud Bølge i foråret. Stor frækhed hos indbrudstyvene og hvis de vil ind, kommer de det. Alle beboere være opmærksomme og 11 så vidt muligt ikke opbevare kostbare effekter i kælderrum eller i biler. HOLD ØJE OG INDBERET. Koster også ejerforeningen penge.

12 Vicevært og tagterrasse 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Svend Andersen) Vicevært, gæsteværelser og tagterrasse: Vicevært - status Viceværten hedder Michael Refberg og skal kontaktes vedr. alt praktisk. De daglige viceværtopgaver foretages af Michaels hjælper, Max. Trappevask blev i april 2017 overtaget af et rengøringsfirma, som vi er godt tilfredse med. Gæsteværelser God søgning på gæsteværelserne. Man skal jo gøre rent efter sig, men det er alle ikke lige gode til. Bestyrelsen overvejer tiltag, der kan ændre dette. Tagterrassen Både ejere og lejere var med til rensning og maling af møbler samt rengøring på tagterrassen i foråret, og den fik en tiltrængt overhaling. Der er i øvrigt netop foretaget en gulvrensning fra et specialiseret firma. Der er kommet et opdateret opslag med retningslinjer for brug af tagterrassen. Vi overvejer en bedre vinterpresenning så 12 møblerne er mere beskyttet om vinteren.

13 Post, cykelsortering, rygning 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Jens Kjær) Post, cykelsortering og rygning: Post via E-boks Opfordre til at tilmelde sig post fra ejerforeningen via E-boks. Sikkerhed for levering og besparelse for foreningen. Vejledning er medsendt sammen med indkaldelsen. Cykelsortering Ca. hvert andet år sorteres cykler. I 2017 over sommerferien. God plads i cykelkælderen efterfølgende, mange cykler blev åbenbart ikke brugt. Rygning Rygning i flere opgange problemer særligt med lejere, der ikke kender husorden. Ikke tilladt at ryge i ejendommens trappeopgange, elevatorer, fælles gangarealer, gæsteværelser, fælleslokale eller i kælderen. Rygning forbudt skilte opsat. 13

14 Omkring os 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) G/F Midtermolen Elmåler-kaos i p-kælderen En elmåler har været forkert sat op ved etablering af kælderen, opdaget forsommer Ny måler opsat ultimo Alm. Brand kræver efterbetaling 3 år tilbage ( kr. bare af vores E/F). Samarbejde med de andre E/F fælles holdning = nej til bagud i tiden, ja til fremadrettet. Ingen afklaring pt., men vi forventer Alm. Brand accepterer. Fremadrettet desværre dyrere el. Ny facility management ordning Alm. Brand har indtil nu stået for al drift og vedligeholdelse af G/F s ansvarsområder. Det vil de ikke længere, opgaven skal derfor til ekstern leverandør. Stort udredningsarbejde i gang i G/F om at definere hvordan, omfang, niveau og opgaver. Bestyrelsen deltager intensivt i dette, da det er i vores store interesse, at niveauet ikke bliver for højt, og at alle opgaver kommer med. Mange ting er i spil og vi har stort fokus på, at økonomien ikke skrider. Vi må dog nok forvente nedsat service og en større økonomisk andel til dette i 14 fremtiden.

15 Omkring os 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) Omkring os: PFA Ingen kommunikation, har ikke den store interesse i ejendommen. Udelukkende praktisk gennem DATEA. Fortsat 26 lejligheder. Fin kommunikation med lejerforeningen. Sdr. Frihavnsudvalget Ejerforeninger omkring Sdr. Frihavn er sammen i et udvalg. Udvalgets formål er at varetage medlemmernes fælles interesser vedr. Sdr. Frihavns ydre rammer og forhold fx lokalplaner, trafik- og miljøforhold samt områdets historie. Samarbejder om events (Asia House, DFDS), støjmåling, krydstogtforurering, etc. Input om cykelsti Indiakaj og havnering. 15

16 Omkring os 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) Omkring os: Samarbejde om økonomiforhold med Langelinje Allé 3-9 og Gripsholm Formål: erfaringsudveksling og lære af hinanden Sammenlignet regnskaber, særligt fællesudgifter samt serviceniveauer. Konklusioner: Forskelle i serviceniveauer og viceværtsordninger Samme mål for fremtidig vedligeholdelse og vedligeholdelsesplaner Nogenlunde samme niveau for fællesudgifter vi ligger i midten I modsætning til de 2 andre foreninger, hvor man betaler særskilt for p- pladserne, er prisen for vores p-pladser dog inklusiv i fællesudgifterne. 16

17 Opsummering 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2017 (ved Lea Mikkelsen) Opsummering: I 2017 har bestyrelsen arbejdet intensivt med at få overblik over foreningens økonomi og ikke mindst ejendommens stand, drift- og vedligeholdelsesbehov. Der er kommet klarhed over behovene i ejerforeningen, og bestyrelsen har udarbejdet en plan for den fremtidige drift og understøttende økonomi. De nødvendige projekter og arbejder er blevet gennemført, og de løbende aktiviteter i ejerforeningen er blevet håndteret, som vi netop har gennemgået. Bestyrelsen opfordrer alle ejere til at være bevidste om at passe på ejendommen og vores værdier. Være opmærksomme på optimerings- og besparelsesmuligheder, rydde op efter eget spild på fællesområderne og samarbejde med vores vicevært og håndværkere, når der skal udbedres skader og/eller foretages forbedringsprojekter. 17

18 Godkendelse af regnskab m.m. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved DEAS/Mie Edelved) Årsrapport

19 Godkendelse af regnskab m.m. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved DEAS/Mie Edelved) 19

20 Godkendelse af regnskab m.m. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved DEAS/Mie Edelved) Kan regnskab for 2017 godkendes? 20

21 Godkendelse af budget m.m. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2018 samt vedligeholdelsesbudget for (ved Lea Mikkelsen og Steen Mørck) Budget 2018 Vedligeholdelsesbudget for

22 Godkendelse af budget m.m. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2018 (ved Lea Mikkelsen) 22

23 Vedligeholdelsesbudget 2. Bestyrelsens forelæggelse af vedligeholdelsesbudget for (ved Steen Mørck) Kendte vedligeholdelsesopgaver pr. d.d. - kan dog ændres af uforudsete behov f.eks. elskabssikring jf. rapport fra 2011, der netop er kommet til bestyrelsens kendskab. 23

24 Godkendelse af budget m.m. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2018 samt vedligeholdelsesbudget for (ved Lea Mikkelsen og Steen Mørck) Kan budget for 2018 samt vedligeholdelsesbudget for godkendes? 24

25 Bestyrelse nye medlemmer 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen Bestyrelsesmedlemmer med blå skrift er valgt for 2 år på generalforsamlingen i maj Øvrige medlemmer er på valg i år. Jens Kjær (MM8) - modtager genvalg Lea Mikkelsen (MM2), formand - modtager genvalg Steen Mørck (MM12) - modtager genvalg Svend Andersen (IK9) Anders B. Hansen (MM8) Lene Risgaard (MM12) er udtrådt af bestyrelsen og modtager således ikke genvalg 25

26 Suppleant/suppleanter 6. Valg af suppleant/suppleanter til bestyrelsen Nye kandidater modtages gerne Hanne Hallstrøm (IK9) modtager genvalg 26

27 Valg af revisor 7. Valg af revisor Nuværende revisor Grant Thornton v/statsautoriseret revisor Anders Holmgaard Christiansen Stockholmgade København Ø Genvalg til endnu et år? 27

28 Valg af administrator 8. Valg af administrator Nuværende administrator Genvalg til endnu et år? 28

29 Grundejerforeningen Midtermolen 9. Formanden for Ejerforeningen orienterer om G/F Ejerforeningen er en del af Grundejerforeningen Midtermolen Vores ejerforening udgør 20,45% af Grundejerforeningen ift. eksempelvis stemmeret og økonomi. Grundlaget for G/F er en tinglyst Deklaration = forpligtet til at være medlem G/F er ansvarlig for fælles ren- og vedligeholdelse af fællesanlæg og -arealer samt drift af parkeringskælderen. 29

30 Grundejerforeningen Midtermolen - opgaver 9. Formanden for Ejerforeningen orienterer om G/F Ren- og vedligeholdelse af fællesanlæg, fx Afløbsrørføringer og fællesledninger til hovedafvandingsledningen Drænlag, fugtisolering, klemskinneløsninger og fuger i klemmeskinner Konstruktionsbeton inkl. dilitationsfuger samt fuger mellem ramper til underjordisk anlæg De kabelanlæg, der fører strøm til armaturer i facader Kabler fra sikringsindsatser i master og nedefter Ren og vedligeholdelse af fællesarealer, fx Drænlag, fugtisolering, klemskinneløsninger samt fuger i klemskinner Pladefundamenter, bolte og betonfundamenter samt de kabelanlæg, der fører strøm til master/armaturer i parkeringsområdet på nedkørselsrampen og ud for MM 1 og 3 Konstruktionsbetonen for parkeringsanlæg, mure, sikkerhedsstandere inkl. pladefundamenter, plantekasser inkl. fugtisolering og membran Renholdelse og vintervedligeholdelse af kørebaner, parkeringsområder samt pleje af 55 træer (refusion fra kommunen) Fornyelse samt snerydning af de arealer, der ikke er omfattet af det offentlige vejareal Administration af parkeringskælder, fx Overbookingaftale Reglement 30

31 Grundejerforeningen Midtermolen - opgaver 9. Formanden for Ejerforeningen orienterer om G/F Drift, ren- og vedligeholdelse parkeringskælderen, fx Alle tekniske anlæg, herunder varme- brand-, ventilations- og sprinkleranlæg Konstruktioner, afløbsrørføringer, brønde, ramper, nedkørsel, trapper, trappetårne, støttemure, brøsninger, mv. El-installationer, herunder bl.a. udskiftning af el-pærer Yderdøre, porte, mv. Bygningsinstallationer, som ikke udelukkende relaterer sig til anvendelsen som parkeringsanlæg, herunder drift af bomsystem Håndtering af storskrald, containere og glascontainere Teknikrum, gulv, loft, vægfacader Spuns Ren- og vedligeholdelse samt fornyelse af spunsen Hovedafvandingsledning Forsikringer og administration 31

32 Grundejerforeningen Midtermolen regnskab og budget 9. Formanden for Ejerforeningen orienterer om G/F Bagud Største udgift i 2017 var spuns/molevedligeholdelse (Terræn) kr. billigere end forventet Pumpebrønde meget dyr post. Typisk stofbleer og andet tøj forsøgt skyllet ud i toilet (P-kælder) Reparationer af pumper, brønde og ventilationskanaler udskudt (P-kælder) Ekstra el fra elmålerkaos (P-pladser) Ny vicevært og advokat (Fælles udgifter) 32 Fremad Fremadrettet 5-års budgetter, så EF kan budgettere, hårdere prioritering af nice og need Elmåler-kaos større omkostninger Ny facility management ordning i Afdækning pt, formodentlig større omkostninger P-reglement under udarbejdelse P-løsning stadig på tegnebrættet SMS-kæde

33 Indkomne forslag 10. Indkomne forslag Der er ikke modtaget forslag til behandling på generalforsamlingen. 33

34 Eventuelt 11. Eventuelt 34