Ejerforeningen Indiakaj 9-13 m.fl. Generalforsamling 13. maj 2014

Transkript

1 Ejerforeningen Indiakaj 9-13 m.fl. Generalforsamling 13. maj 2014

2 2 Agenda

3 Dirigent og referent 1. Valg af dirigent og referent Valg af dirigent: Referent: Indkaldelsen: Asmus Deleuran fra Kromann Reumert Udvalgte personer fra bestyrelsen tager referat Dirigenten kan konstatere at generalforsamlingen er indkaldt i overensstemmelse med vedtægternes 8, idet indkaldelsen, med angivelse af tid og sted for generalforsamlingens afholdelse, var udsendt til medlemmerne den 11. april (4 uger og 4 dage før afholdelse af GF). Revideret årsrapport for 2013 og budget for 2014 og 2015 blev udsendt samtidigt. Hvis ingen af de fremmødte har indvendinger, kan dirigenten konstatere at generalforsamlingen er lovlig og beslutningsdygtig. 3

4 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (Af formand Michael Wendt) Information om ejerforeningen og lejlighederne (Indiakaj 9-13 og Midtermolen 2-12) Find plantegninger over de enkelte lejlighedstyper under DOKUMENTER på intranet. 4

5 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (Af formand Michael Wendt) Eksempel på plantegninger ---- Vand, faldstammer og varmerør 5

6 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (Af formand Michael Wendt) Dokumenter på hjemmesiden: 6

7 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (Af formand Michael Wendt) Vi er en ung ejerforening... Her ses den historiske udvikling mellem PFA og private ejere. Antal lejligheder PFA Ejere

8 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (Af formand Michael Wendt) Antal solgte lejligheder (Såvel PFA lejligheder som ejerlejligheder) Antal solgte lejligheder Antal solgte lejligheder

9 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (Af formand Michael Wendt) Kvm priser ift. fordelingstal (Såvel PFA lejligheder som ejerlejligheder kun indikativt) Kvm pris efter fordelingstal KVM priser (beregnet efter fordelingstal) Tal med grøn tekst er renset for salg af små lejligheder Handler Enkelte handler er sorteret fra. Såfremt lejligheden er handlet 2 gange i samme år tæller kun den seneste handel med 9

10 PFA udgør nu en mindre del af ejerforeningen 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (ved formand Michael Wendt) Status på PFA s ejerskab PFA s lejligheder administreres af DEAS. DEAS er også ejerforeningens administrator, men det er forskellige afdelinger i DEAS der varetager opgaverne for PFA og ejerforeningen. Forholdet er generelt fint, men der er visse udfordringer omkring viceværtsordningen m.m. PFA udgør nu mindre end 30% af ejerforeningen. Såvel efter fordelingstal som antal lejligheder. Der var 35 PFA lejere ultimo 2013 (ultimo april 2014 var der 33 PFA lejere) - der var 36 PFA lejere ultimo der var 37 PFA lejere ultimo 2011 Der var kun 2 tomme PFA ejede lejligheder ultimo 2013 (Nu er der 4 tomme lejligheder, da 2 PFA lejere er fraflyttet i 2014) - Der var 22 tomme lejligheder ultimo Der var 31 tomme lejligheder ultimo Der var 37 tomme lejligheder ultimo Dermed STØRRE pres på ejerforeningen, vicevært m.m

11 Status ulti mo april Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (ved formand Michael Wendt) Ejendom PFA Ejere Antal lejl. Ejer andel Tom Lejl. Fremlejer lejere (PFA) (ejere) IK ,9% 0 0 IK ,0% 0 0 IK ,3% 0 6 MM ,0% 2 5 MM ,1% 0 0 MM ,3% 0 2 MM ,3% 0 3 MM ,1% 0 1 MM ,7% 2 3 Ejendomme total ,4% 4 20 PFA Ejere Fordelingstal 28,73% 71,27% Antal lejl 29,60% 70,40% 11

12 Udvalgte kommentarer 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (ved formand Michael Wendt) Administration og kommunikation: 75% af bestyrelsens arbejde er stadig viceværts relateret ikke hensigtsmæssigt og holdbart. Viceværtsordning vil blive analyseret, effektiviseret og optimeret. Mange flere mails til bestyrelsen grundet flere ejere. Ejerne ville kunne finde svar på rigtig mange af disse spørgsmål ved at kigge under dokumenter på den nuværende hjemmeside/intranet Kommunikation på hjemmeside/intranet skal forbedres. (Ny hjemmeside) Mange opgaver med eksterne håndværkere, administrationsselskab og PFA lejernes vicevært. Procedure er på plads, men der ikke ikke harmoni mellem procedure, kommunikation og implementering. En anelse opslidende og generelt skræmmende... 12

13 Udvalgte kommentarer 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (ved formand Michael Wendt) Drift: (1) Stadig mange nye vandskader fra køkkenafløb i 2013 (MEGET KRITISK) Ved KloakKompagniets seneste besøg var der ikke adgang til 9 lejligheder. Flot forbedring fra 2012, hvor der ikke var adgang til 44 lejligheder. KloakKompagniet rensede køkkenafløb og faldstammer. Desværre resulterede det i en stor vandskade i IK 9 (herunder fælleslokalet). Procesbeskrivelser til vicevært JK Ejendomsservice Stadig store udfordringer med 2 viceværter (lejernes vicevært er DEAS) Rensning af udsugning i alle lejligheder i IK9, MM8 og MM10 blev implementeret i Effektten var nogenlunde... Resten af udsugningerne renses i 2014 (2. og 3. kvartal). Varmeanlæg m.m. er begyndt at skrante. 6 printplader vil blive udskiftet i løbet af 2014, 2015 og er allerede skiftet i IK 11 og IK 13 i 2013 (betalt i 2014). Pris i alt er cirka 420 tkr. 13

14 Udvalgte kommentarer 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (ved formand Michael Wendt) Drift: (2) Affaldsskakt i IK 9 er lavet. Konstruktionen af denne giver dog løbende udfordringer. Holder du fest i fælleslokalet må der ikke smides store affaldsække i affaldsskakten. Benytter du fællesterrassen i IK9 så skal pizzabakker, flasker m.m. Ikke smides i affaldsskakten. AFFALDSSKAKTE i alle ejendommene Bemærk venligst at affaldsskakte er til husholdningsaffald i mindre aflukkede poser. Ikke til pap, pizzabakker, flasker, sportstasker, store affaldsække m.m. Disse skal lægges i storskraldsrum (mellem MM4 og MM6) og flaskebeholdere i parkeringskælderen. Parkeringskort til kælderen gælder kun for kalenderåret. Nye parkeringskort udleveres normalt mellem jul og nytår. Ejerne er selv ansvarlige for at afhente parkeringskortet. Parkeringskort må kun benyttes af gæster og beboere i vores ejendomme. Husk at det er grundejerforeningens parkeringskort. Fremadrettet vil der blive opkrævet kr for et mistet parkeringskort, så pas godt på det og overhold reglerne omkring håndtering af P-kort. 14

15 Økonomi og diverse 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (ved formand Michael Wendt) Økonomi Diverse Vedligeholdelsen af vores ejendomme kan igen finde sted efter de mange udgifter er afholdt til skybrudssikring (klimasikring) og nye træer på Midtermolen i såvel ejerforenings som grundejerforenings regi. Betalt i 2011, 2012 og Renovering og vedligeholdelse af vores ejendomme har været sat på hold i VEDLIGEHOLDELSE KOMMENTERES YDERLIGERE UNDER punkt 4 (Budget). Tinglysning af paragraf om videoovervågning er implementeret april (Jf. EGF september 2012). Vedtægter er i samme moment digitaliseret. God dialog med bestyrelsen i lejerforeningen og ejerforeningerne omkring os. Der er fest den 21. juni... PFA lejerne har taget initiativ til denne fest i anledningen af at ejendommene nu er 20 år gamle. Husk at give en tilbagemelding inden den 24. maj. 15

16 Hvad nåede vi ikke i Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2013 (ved formand Michael Wendt) Hvad nåede vi ikke helt i 2013 Nøglecylindre på mure ved opgangene. Ventilation/udsugning, varmeanlæg og vand i kælderen ved vaskepladserne (Hvem betaler regningen nøglelås på vandet) Vedligeholdelse (Altanværn, Steni facade ved IK 11-13) og revner i cement på altaner Projekt for fastgørelse af køkkenafløb til faldstammer og udskiftning af gummi membran (fuge) ved afløb på badeværelser (i brusebad). VEDLIGEHOLDELSE KOMMENTERES YDERLIGERE UNDER punkt 4 (budget) 16

17 Godkendelse af regnskab m.m. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Årsrapport

18 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Indtægter, udgifter og årets resultat - historisk Indtægter Udgifter Resultat budget 2015 budget Gennemsnit

19 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Budget Budget Median Indtægter i alt Udgifter: 1 Bidrag til grundejerforening mm Forbrugsafgifter Forsikringer og abonnementer Vedligeholdelse Ejendomspasning Administration Renteudgifter Udgifter Driftsresultat Egenkapital Renset Renset Renset 19

20 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Bidrag til Grundejerforening fra 2007 til B 2015 B Gennemsnit t.kr. Indeholder delvist betalinger til ekstraprojekter såsom klimasikring og stormen Bodil samt vedligeholdelse 20

21 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Forbrugsafgifter fra 2007 til B 2015 B Gennemsnit t.kr. 21 Ikke vand og kloak Kloak og vand udgift er ikke indeholdt i denne post fra Indeholder betaling af EL (157 tkr.) på fællesområde indendørs (opgange og kælder) og renovation (230 tkr.).

22 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Forsikring og abonnementer fra 2007 til B 2015 B Gennemsnit t.kr. Forsikring er cirka 204 tkr Servicering af varmeanlæg, elevator, ventilation og øvrige abonnementer er cirka 132 tkr. 22

23 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Administration fra 2007 til Gennemsnit t.kr B 2015 B Administrationsbetaling til DEAS cirka 160 tkr. Øvrige administrationsomkostninger advokat, revisor varmeregnskab m.m - cirka 61 tkr i 2013 (bliver højere fremadrettet) 23

24 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Ejendomspasning fra 2007 til Gennemsnit t.kr B 2015 B Vicevært og trappevask cirka 234 tkr. i 2013 (Bliver højere fremadrettet) Denne post indeholder også forbedringer og drift af fælleslokale samt varme i gæsteværelser m.m. cirka 28 tkr. i

25 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Vedligeholdelsesudgifter fra 2007 til Gennemsnit t. kr B 2015 B Klimasikring, træer MM og stormen Bodil m.m. ca. kr. 2 millioner. Betalt i grundejerforenings regi Løbende vedligeholdelse tkr 260 i (312,5 tkr. i 2014 og 2015) Større vedligeholdelsesudgifter tkr. 710 i ( 832 tkr. i 2014 og 682 tkr. i 2015) 25

26 Godkendelse af budget m.m. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2014 og 2015 (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Budget 2014 og

27 Godkendelse af budget m.m. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2014 og 2015 (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Resultat Budget Budget Kommentar Indtægter i alt Fællesudgifter holdes på 2013 niveau Burde være højere for opbygning af buffer Udgifter: 1 Bidrag til grundejerforening mm Fast - samme niveau fremadrettet 2 Forbrugsafgifter Fast - Må forventes at stige lidt 3 Forsikringer og abonnementer Fast - Forventes fastholdt 4 Vedligeholdelse Variabel - implementer vedligeholdelsesprojekter 5 Ejendomspasning Stiger - viceværtslokale og flere viceværtstimer 6 Administration Fast - Må forventes at stige lidt Renteudgifter 0 0 Udgifter Driftsresultat For opbygning af buffer bør driftresultat være positivt Egenkapital - estimat Buffer bør være højere - estimat 1-2 millioner Med buffer menes: Hensættelser til fremtidige større vedligeholdelsesopgaver 27

28 Vedligeholdelsesplan Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2014 og 2015 (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Vedligeholdelsesopgaver - Priserne er estimater Arkitekt indhenter tilbud 1 Printplader varmeanlæg Steni facadeplader - rensning IK Gæsteværelser - Nye køleskabe m.m Brugt renoveret Industriopvaskemaskine til fælleslokale Rensning af udsugning IK 11 og 13 samt MM 2,4,6 og Altanværn Altandæk Nyt nøglesystem - opgange og teknikrum m.m Vandfordeler og vandrør i 125 lejligheder x Køkkenafløb fastgøres i alle lejligheder x Badeværelsesfuge udskiftes og afløb renses x Udskiftning af fuger ved vindue altan/terrasse/døre Udskiftning af isoleringsbånd på vinduer, terrassedøre m.m Samlede udvalgte udgifter ift. ovenstående Forventet rådighedsbeløb årligt

29 Vedligeholdelsesplan til Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2014 og (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Vedligeholdelsesplan Udskiftning af varmeanlæg. Pris 3,8 mio. kr. bør planlægges i god tid Udskiftning af elevatorer. Estimeret pris 6 mio. kr. bør planlægges i god tid Der bør spares op til disse udgifter alternativet vil være en engangsbetaling i 2020 og

30 Vedligeholdelsesplan til Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2014 og 2015 (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Estimat for engangbetaling pr. lejlighed i 2020 og 2024 (såfremt der ikke spares op til dette løbende). Forventet udgift: 2020: kr. og 2024: kr Lejligheder Heraf Lejl. størrelse / i alt PFA ejede Fordelingstal år år Skal vi løbende spare op til disse store vedligeholdelser i 2020 og 2024 eller leve med den fremtidige potentielle engangsbetaling? 30

31 Vedligeholdelsesplan til Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2014 og 2015 (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Såfremt der skal spares op (hensættes) til de store vedligeholdelsesudgifter i 2020 og 2024, så kan du se et estimat for hvor meget fællesudgifterne vil stiger om måneden ved årlig opsparing af 100, 200 og 300 tkr. Lejl. størrelse / Fordelingstal Hensættes årligt Hensættes årligt Hensættes årligt Eksempel på øgede fællesudgifter pr. måned, såfremt der skal opspares til de store vedl. udgifter i 2020 og Bemærk at de viste hensættelser stadig ikke er nok til at dække udgifterne.

32 Vedligeholdelsesplan til Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2014 og 2015 (ved Jon Plougmann og Michael Wendt) Opsummering af væsentlige beslutninger: 1. Opgradering af viceværtsordning 2. Aftale med PFA om overtagelse af viceværtbolig i IK9 B, såfremt denne ikke skal bruges af DEAS. Alternativt findes et andet lokale til brug for vicevært. 3. Plan for finansiering af store vedligeholdelsesudgifter i 2020 og Valg af 1 beboer i hver opgang der har ansvar for indsamling af nøgler fra alle lejligheder 1-4 gange årligt. (Ifm. besøg af håndværkere der skal ind i de enkelte lejligheder). Det overvejes at opsætte en postkasse i hver opgang til indsamling af nøgler. 32

33 Bestyrelse nye medlemmer 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen Alle i bestyrelsen har været der i 2 år og er valgt for en 2 årig periode ved generalforsamling i maj Bestyrelsen består det kommende år af: Michael Wendt - formand (MM6), Forlængelse 1 år Jon Plougmann næstformand (IK9), Forlængelse 1 år, Økonomi Hanne Hallstrøm (IK9), Forlængelse 1 år, kommunikation => Hanne bliver suppleant Svend Andersen (IK9), Forlængelse 1 år, Drift Alper Sahin (MM2) går af Mikkeline Bjerg (MM8) går af Kenneth Egholm (MM12), Kontrakter og projekter, nyt bestyrelsesmedlem. Anders B. Hansen (MM8), Projekter, nyt bestyrelsesmedlem. Christian Øhrgaard (MM6), Drift, nyt bestyrelsesmedlem. Christine Egholm (IK11), Hjemmeside, nyt bestyrelsesmedlem. 33

34 Suppleant/suppleanter 6. Valg af suppleant/suppleanter til bestyrelsen Nye kandidater modtages gerne Ingen interesse for folk der kun vil være tæt på beslutningerne. Vi søger kun ejere som vil gøre en forskel og som bor fast i ejerlejlighederne på Indiakaj 9-13 eller på Midtermolen

35 Valg af revisor 7. Valg af revisor Nuværende revisor Genvalg til endnu et år? 35

36 Valg af administrator 8. Valg af administrator Nuværende administrator Genvalg til endnu et år? Bemærk at administrationen vil blive sat i udbud inden udgangen af 2015 for at sikre at der er harmoni mellem pris og kvalitet. 36

37 Grundejerforeningen Midtermolen 9. Formanden for Grundejerforeningen orienterer om G/F Ejerforeningen er en del af Grundejerforeningen Midtermolen Vores ejerforening udgør 20,45% af Grundejerforeningen ift. eksempelvis stemmeret og økonomi. 37

38 Grundejerforeningen Midtermolen 9. Formanden for Grundejerforeningen orienterer om G/F Præsentation af ejerforeningens formand Status: Skybrudssikring (Klimasikring), Implementeret og projektet blev lidt billigere end forventet. Rampe til parkeringskælder, Implementeret. Stor besparelse på varmeregning Udgift 2012: 458 tkr. Udgift 2013: 259 tkr. Nye træer på Midtermolen. Implementeret, men blev desværre meget dyrere end forventet. Stormen Bodil udbedring af skader starter 2. juni 2014 (udgift 1,25 mio. Kr) Ekstra vedligeholdelsesopgaver ventilationsrør i parkeringskælder (omkring tkr) Der er taget højde for disse omkostninger i Grundejerforeningens og E/F s budget. Spørgsmål besvares af E/F formand Michael Wendt 38

39 Indkomne forslag 10. Indkomne forslag Ingen 39

40 Administrationsaftaler m.m. 11. Administratoraftale i udbud inden udgangen af ) Administrationsaftalen ønskes sendt i udbud inden udgangen af Vores nuværende administrator, DEAS, vil være et af 3-4 administrationsselskaber, der kontaktes for tilbud. Udbud sker for at sikre, at ejerforeningen har den bedst mulige aftale ift. pris og kvalitet af administrationen. Udbuddet vil blive gennemført således, at ejerforeningens bestyrelse frit kan vælge mellem de indkomne tilbud. Såfremt det vurderes nødvendigt, vil tilbuddene blive fremlagt på en generalforsamling i E/F, hvor der vil blive truffet beslutning om valg af administrator. (cirka 160 tkr i 2013 hertil tkr. for varmeregnskab m.m.) 2) Det overvejes også at sætte ejendomsforsikringen i udbud inden udgangen af (204 tkr. i 2013). Alle vandskader skal dog stoppes først. 40

41 Opdatering og fremtidige projekter 12. Eventuelt Ny hjemmeside frigives i 2014 Kastelshusene - opdatering Forslag til revidering af vedtægter Fremtidige projekter: - Gennemgang af alle kontrakter - Regler for ejere der fremlejer deres lejlighed - Fælles bredbåndsforbindelse - Leverandør af kabel TV - Nyt nøglesystem - Vandforbrug (herunder vaskepladser i parkeringskælder) - Indgåelse af aftaler med håndværkere - Indgåelse af aftale med ejendomsmæglere - Indgåelse af aftale med rabatordninger ift. firmaer (Gardiner, radiator skjulere, Velfac, køkkenfirmaer osv.) 41 - Reklamer på hjemmeside