3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning fra revisor.

Transkript

1 Den 17. maj 2015 blev der afholdt generalforsamling i Ejerforeningen for ejendommen matr. Nr. 935 Østervold Kvarter, København, beliggende Indiakaj 9-13 og Midtermolen 2-12, 2100 København i Fælleslokalet Indiakaj 9, 2100 København Ø. Dagsordenen var følgende: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning fra revisor. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2016 og Valg af medlemmer til bestyrelsen. Bestyrelsen består indtil generalforsamlingen af: Michael Wendt formand (MM6), Svend Andersen (IK9), Anders B. Hansen (MM8), Christian Øhrgaard (MM6) og Christine Egholm (IK11) Alle har udløb af valgperiode. Enkelte forlænger potentielt, men det afhænger af om der kommer nye kandidater til bestyrelsen. Nye kandidater bedes tilkendegive deres interesse ved at sende en mail til bestyrelsen@indiakaj-midtermolen.dk inden generalforsamlingen. 6. Valg af suppleant/suppleanter til bestyrelsen Hanne Hallstrøm (IK9) udløb af valgperiode 7. Valg af revisor. 8. Valg af administrator. 9. Orientering fra Grundejerforeningen Midtermolen 10. Behandling af indkomne forslag. 11. Eventuelt. Ad 1 Valg af dirigent Ejerforeningens bestyrelsesformand, Michael Wendt, bød velkommen til den øvrige bestyrelse, Kristina Bagger Johnsen fra DEAS samt til de fremmødte beboere. Formanden foreslog Kristina Bagger Johnsen fra DEAS som dirigent, og forslaget blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var rettidigt og behørigt indkaldt i henhold til indkaldelsen med tilhørende materiale (revideret årsrapport for 2015 og budget for 2016 og 2017) og dermed lovlig, jf. vedtægternes 8. Materialet blev udsendt af DEAS 5. april, hvilket var mere end 4 uger før GF. Dirigenten konstaterede, at der var fremmødt 22 ejerlejlighedsejere. Formanden pointerede at antallet af fremmødte til generalforsamlingen var skuffende. Som referent blev udvalgte personer fra bestyrelsen valgt. 1

2 Ad 2 Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år Ejerforeningens formand, Michael Wendt, aflagde bestyrelsens beretning. Beretningen startede med en kort orientering om ejerforeningens sammensætning samt relevante fakta og udviklingstendenser. Der henvises til præsentationen der blev brugt til generalforsamlingen for uddybende kommentarer. Den er tilgængelig på ejerforeningens hjemmeside under dokumenter Grafisk vises her den historiske udvikling mellem PFA og andre ejere målt på antal lejligheder: (status ult. april 2016) Som det ses ovenfor, har PFA historisk udgjort en dominerende andel af ejerforeningen, men ultimo april 2016 var PFA s andel af ejerforeningen mindre end 25 %. Såvel målt på fordelingstal som antal lejligheder. Det faktiske procenttal fremgår af tabellen nedenfor (ultimo april 2016 og incl. viceværtslokale i Indiakaj 9B): Status for PFA ejerskab af lejligheder i ejerforeningen: Der var cirka 28 PFA lejere ultimo april Forholdet til PFA er generelt fint, men det har været skuffende at der har været så stor udskiftning af kontaktpersoner/vicevært hos PFA s administrationsselskab DATEA. Funktionaliteter på hjemmesiden blev gennemgået: Funktionaliteter på hjemmesiden blev gennemgået. Herunder krav til ejere der fremlejer deres lejligheder. Det blev pointeret at ejere der fremlejer deres lejligheder skal følge nedenstående proces ved fremleje: 1. Send fremlejekontrakt til DEAS. 2. Udlever husorden til fremlejer (kommer snart på engelsk) 3. Orienter fremlejer om regler for affaldsskakt og storskrald 4. Indtast kontaktoplysninger på fremlejer under Rediger dine oplysninger. Det er væsentlig at have kontaktoplysninger på fremlejer (beboer) i akutte tilfælde (eksempelvis ved vandskader eller brand). 2

3 Status på VICEVÆRT for ejerforeningen samt administration og kommunikation: Michael Refberg (MR Consult) har overtaget viceværtsordningen den 1. februar Vicevært har fået overdraget flere opgaver end JK Ejendomsservice havde ansvaret for. Forholdet er fint og udvikles løbende. Michael Refberg s assistent Max er p.t. den synlige mand på vores ejendomme. Ansvaret for trappevask er indeholdt i viceværtsordningen. Michael Refberg orienterede om igangværende arbejde og udfordringer. Vicevært vil bidrage i forhold til driften og indhentning af tilbud ifm. vedligeholdelsesopgaver. Alle driftsspørgsmål skal rettes til vicevært på mail eller telefon. Instrukser bedes fulgt, da bestyrelsen løbende modtager utrolig mange mails. I 2015 var der omkring 600 spørgsmål via mails til bestyrelsen. Det blev poienteret at antallet af mails til bestyrelsen skulle reduceres fremadrettet. Formanden gjorde opmærksom på at ejerne kunne finde svar på rigtig mange af de stillede spørgsmål ved at kigge på hjemmeside/intranet Udvalgte kommentarer til bestyrelsens arbejde ift. driften: Ingen vandskader fra køkkenafløb i Ved KloakKompagniets seneste besøg var der adgang til de fleste lejligheder. Formanden takkede de fremmødte for samarbejdsvilligheden og beklagede at en lejlighedsdør ikke blev låst efter besøg af KloakKompagniet. Der blev strammet op på procedurerne efterfølgende. Det store vedligeholdelsesprojekt er næsten implementeret i alle lejligheder. Udskiftning af brugsvandsventiler, fuger i badeværelse og afløb samt fastmontering af køkkenafløb til faldstamme. Projektet kaldes for fastmontering af køkkenafløb til faldstammer m.m. i den resterende del af referatet. Desværre har der ikke været adgang til cirka 30 lejligheder. Forløbet har derfor ikke været tilfredsstillende. Arbejdet udføres i de resterende lejligheder hurtigst muligt. Flest muligt inden udgangen af juli måned. Bemærk at projektet var (og er) akut grundet fare for vandskader fra brugsvandsventiler. Alle 6 printplader ved varmeanlæg er nu skiftet. Det var en dyr omgang, men nødvendigt af driftsmæssige årsager. Samlet pris var cirka 420 tkr. Projektet er implementeret i perioden fra 2014 til AFFALDSSKAKTE i alle ejendommene og storskraldsrum Bemærk venligst at affaldsskakte er til husholdningsaffald i mindre aflukkede poser. Ikke til pap, pizzabakker, flasker, dyner, sportstasker, store affaldsække m.m. Disse skal lægges i storskraldsrum (mellem MM4 og MM6) og flaskebeholdere i parkeringskælderen. De fremmødte blev orienteret om at Kommunen ulykkeligvis overvejer at lukke for ejendommenes affaldsskate, såfremt reglerne ikke overholdes og adfærd forbedres af beboerne. Hvis du er ejer og fremlejer din lejlighed er du ansvarlig for at dine fremlejer bliver orienteret om reglerne for affaldsskate og storskaldsrum. Storskraldsrum findes i parkeringskælderen og skiltning findes på såvel dansk som engelsk. Udvalgte kommentarer til bestyrelsens arbejde ift. økonomi og diverse: God dialog med bestyrelsen i lejerforeningen og ejerforeningerne omkring os. Mht. ejerforeningerne har vi en løbende erfaringsudveksling. Den løbende vedligeholdelse og økonomi kommenteres yderligere under Ad 4 Budget. De fremmødte ejere tog bestyrelsesformandens beretning til efterretning, og de få spørgsmål blev besvaret. Herunder svar på en ejers spørgsmål omkring problemer med glasset på alternværn. Der har ikke tidligere været konstateret problemer med glas på alternværn og evt. udskiftning, besigtigelse og vedligeholdelse af glas på 3

4 alternværn er ejernes ansvar. Dette omfatter også evt. udskiftning af glas. Udskiftningen af glas på alternværn er ikke umiddelbart omfattet af ejerforeningens ejendomsforsikring. Der er desuden tilknyttet en selvrisiko til forsikringen på kr ved glasskader på ejerforeningens fællesarealer. Bestyrelse/vicevært vil potentielt undersøge den nævnte problematik omkring glas på alternværn. Ad 3 - Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor Michael Wendt fremlagde årsrapporten med revisors påtegning. Enkelte fremmødte havde spørgsmål til årsrapporten. Primært til udgifterne. Spørgsmålene blev besvaret. I resultatopgørelsen ses følgende: Indtægterne var lidt højere end forventet. Det skyldes, at udlejningen af gæsteværelser og fælleslokale var højere end forventet samt at der var en ekstraordinær aconto betaling på 300 tkr. i Det bør bemærkes at bestilling af navneskilte og nøgler også var indeholdt i posten øvrige indtægter. Disse udgifter posteres også under udgifterne, hvorfor øvrige indtægter fra udleje af fælleslokale og gæsteværelser var lavere end kr. Udgifterne var samlet set kr. lavere end budgetteret. Dette resulterede i et mindre underskud på kr. mod et budgetteret underskud på kr. Forskellen skyldes at det store projekt fastmontering af køkkenafløb til faldstammer m.m. ikke blev fuldt implementeret i Projektet forventes afsluttet inden august Budget for 2016 indeholder udgifter til implementering af projektet under posten større vedligeholdelse. Der blev stillet enkelte spørgsmål til resultatet, og disse blev besvaret. Formanden præsenterede desuden de historiske data for resultatudviklingen i ejerforeningen. Disse kan findes i præsentationen fra GF, som er tilgængelig på ejerforeningens hjemmeside under menupunktet Generalforsamling, regnskab, budget m.m.. Generalforsamlingen godkendte årsrapporten. 4

5 Ad 4 - Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2016 og 2017 Michael Wendt fremlagde driftsbudgettet for 2016 og Der var budgetteret med et aconto bidrag (indbetalte aconto fællesudgifter til ejerforeningen) på kr i 2016 og Altså samme niveau for aconto bidrag som før Indtægterne fra udlejning af fælleslokaler var budgetteret til at blive for 2016 og Nedenfor ses hovedposterne for regnskab (2015 A) og budget (2015 B) for 2015 samt budgettet for 2016 og 2017: Formanden orienterede om at ejerforeningen fik tilbagebetalt nogle af de forudbetalte acontobetalinger til Grundejerforeningen for 2015 i Det må dog forventes at acontobetalingerne (udgifterne) til Grundejerforeningen i 2017 og frem igen vil være i niveauet tkr. Forbrugsudgifterne var budgetteret til at blive lavere i 2016 og 2017 grundet implementering af LED belysning i opgangene. Dette forventes implementeret fra juni til august Udgifterne til Forsikringer og abonnementer var budgetteret til at blive lavere grundet besparelse på ejendomsforsikringen. Forsikringspræmien faldt fra tidligere 380 tkr. til 180 tkr. årligt jf. samarbejde med forsikringsmægleren Marsh samt en grundig beskrivelse af projektet fastmontering af køkkenfaldstammer m.m.. Vedligeholdelserne er budgetteret til at blive meget høje i 2016, da en del væsentlige projekter ønskes implementeret ligesom projektet fastmontering af køkkenfaldstammer m.m. skulle færdiggøres. Desuden hensættes der 300 tkr. til fremtidige vedligeholdelsesopgaver i 2016 og Udgifterne til ejendomspasning var budgetteret til at blive højere end i 2015 grundet overtagelse af viceværtslokale fra PFA/DATEA (Indiakaj 9b) samt en opgradering af viceværtsordningen. Administrationsomkostningerne var budgetteret til at blive lavere, da DEAS administrationshonorar var forhandlet ned i pris. Samlet set blev der budgetteret med et underskud i 2016 på kr. og et mindre overskud i Egenkapitalen var kr. ved årsskiftet, hvorfor det budgetterede underskud i 2016 ikke forventes at give likviditetsmæssige udfordringer i løbet af Bemærk at det budgetterede underskud i 2016 primært skyldes implementeringen af projektet fastmontering af køkkenfaldstammer m.m. der ikke blev fuldt implementeret i Der blev stillet enkelte spørgsmål til budgettet, og disse spørgsmål blev besvaret. Bl.a. blev der spurgt ind til ejerforeningens udgifter til Grundejerforeningen og formanden fortalte at udgifterne til Grundejerforeningen forventes at blive i niveauet tkr. fra 2017 og frem. Formanden gjorde opmærksom på at udgifterne dækkede over vedligeholdelse på terræn og drift af parkeringskælderen m.m. Et detaljeret regnskab for 2015 og budget for 2016 findes på hjemmesiden under menupunktet Grundejerforeningen Midtermolen. Generalforsamlingen godkendte budgettet for 2016 og

6 Formanden orienterede desuden ejerne om de forventede kort- og langsigtede vedligeholdelsesopgaver. De kortsigtede og nærtstående vedligeholdelsesopgaver: Formanden henviste til nedenstående figur med udvalgte vedligeholdelsesopgaver der var implementeret i 2014 og 2015 samt udvalgte forventede vedligeholdelsesopgaver for 2016 og Vedligeholdelsesopgaver - Priserne er estimeret Budget Budget 1 Printplader varmeanlæg Steni facadeplader - rensning IK Gæsteværelser - Nye køleskabe m.m Brugt renoveret Industriopvaskemaskine til fælleslokale Rensning af udsugning IK 11 og 13 samt MM 2, 4, 6 og Altanværn 7 Altandæk 8 Nyt nøglesystem - opgange og teknikrum (og elevator nøgle) Køkkenafløb fastgøres, brugsvandsventil, fuger m.m Rensning af affaldsskakte Udskiftning af lyskilder i alle opgange - omskiftning til LED Maling af opgange og nye postkasser Nye vand- og varmemålere (Brunata) Flytning af hovedventiler fra kælderrum? 15 Riste ved Indiakaj Diverse Samlede udgifter til ovenstående vedligeholdelsesopgaver Øvrige vedligeholdelsesudgifter Hensættelser Udgifter i alt Udgifterne med grøn baggrund er allerede implementeret eller godkendt til at blive implementeret. Bemærk at prisestimaterne for de enkelte vedligeholdelsesopgaver er indikativ, og prioriteringerne kan blive anderledes, end det fremgår af ovenstående figur. Især projekt 9 prioriteres højt for at undgå fremtidige vandskader i ejendommene. Langsigtede vedligeholdelsesopgaver: Formanden orienterede de fremmødte om, at bestyrelsen havde besluttet at hensætte 300 tkr. i 2016 og 2017 til fremtidige langsigtede vedligeholdelsesopgaver. De indikative årlige omkostninger er estimeret til at blive som vist på figuren på efterfølgende side. 6

7 Vedligeholdelsesplan De 1,45 mio. kr. er de estimerede gennemsnitlige årlige omkostninger for vedligeholdelse og de er repræsenteret ved den vandrette røde streg i perioden fra i figuren ovenfor. De estimerede udgifter dækker over løbende og større vedligeholdelsesudgifter i regnskabet. De estimerede gennemsnitlige årlige omkostninger er givetvis estimeret for højt, men det er fornuftigt at hensætte til fremtidige vedligeholdelsesudgifter. Specielt udgifterne i år 2020 og 2024 springer i øjnene, og de er markeret med røde søjler i ovenstående figur. I 2020 forventes varmeanlæg at skulle udskiftes. Estimeret pris 3,8 mio. kr. I 2024 forventes elevatorer at skulle renoveres. Estimeret pris 6 mio. kr. Formanden orienterede de fremmødte om at omkostningerne ikke nødvendigvis ville falde i de omtalte år ligesom såvel varmeanlæg som elevatorer løbende bliver vedligeholdt, hvorfor vedligeholdelsesopgaverne naturligvis kun ville blive udført, såfremt det skønnes nødvendigt. Bemærk at vedligeholdelsesopgaverne forventes implementeret over en årrække og ikke nødvendigvis i 2020 og Formanden orienterede desuden de fremmødte om at Ejerforeningen råder over 4 gæsteværelser, fælleslokale og viceværtsbolig i Indiakaj 9b. Alle lokaler vurderes samlet set at have en værdi på mere end 3 mio. kr. Det kan betragtes som en slags kapitalberedskab. Der er dog ingen planer om at afhænde gæsteværelser og fælleslokale. Bemærk at fælleslokale og gæsteværelser er en del af ejerforeningens fællesareal, hvorfor de ikke fremgår i ejerforeningens balance. Viceværtsbolig lejes potentielt ud i løbet af Generalforsamlingen tog denne orientering til efterretning. 7

8 Ad 5 - Valg af medlemmer til bestyrelsen Svend Andersen (IK9) og Anders B. Hansen (MM8) forlængede deres valgperiode for endnu et år. Formand Michael Wendt (MM6) overdrager sin formandspost i løbet af 3 måneder fra 17. maj 2016, men er fungerende formand indtil da. Følgende bestyrelsesmedlemmer er nyvalgte for en 2 årig periode: Jens Kjær (MM8), Lene Risgaard (MM12), Lea Mikkelsen (MM2) og Steen Mørck (MM12) Formandsposten overdrages til en af de øvrige bestyrelsesmedlemmer inden den 17. august Christian Øhrgaard og Christine Egholm udtrådte af bestyrelsen i forbindelse med generalforsamlingen. Formanden Michael Wendt orienterede de fremmødte om, at det var glædeligt med 4 nye medlemmer af bestyrelsen. Bestyrelsen afholdt et konstituerende bestyrelsesmøde umiddelbart efter generalforsamlingen. Generalforsamlingen godkendte bestyrelsens sammensætning og accepterede, at bestyrelsen i 3 måneder består af 7 bestyrelsesmedlemmer, selvom det fremgår af vedtægternes paragraf 11.1 at bestyrelsen skal bestå af 4-6 bestyrelsesmedlemmer. Ad 6 - Valg af suppleanter til bestyrelsen Hanne Hallstrøm (IK9) blev genvalgt som suppleant til bestyrelsen for det kommende år. Ad 7 - Valg af revisor Pro interconsult (Niels Glavind Møller) genvalgtes som ejerforeningens revisor. Ad 8 Valg af administrator DEAS genvalgtes som ejerforeningens administrator. 8

9 Ad. 9 - Orientering fra Grundejerforeningen Midtermolen Ejerforeningens formand præsenterede kort sammensætningen af Grundejerforeningen Midtermolen. Formanden orienterede om de overordnede poster i Grundejerforeningens regnskab og budget: Kommentarer til resultatet for 2015 og budget for 2016: CTS anlæg købt og betalt i Ny beplantning implementeret i 2015 og færdiggøres i Rengøring og maling af parkeringskælder er budgetteret til at blive implementeret i Det forventes desuden at der implementeres et nyt nummerpladegenkendelsessystem til parkeringskælderen i løbet af Dette forventes at erstatte nuværende bom- og parkeringskort. De løbende acontobetalinger evalueres årligt i grunderforenings regi. Det blev oplyst at Grundejerforeningens regnskab kunne findes på hjemmesiden under menupunktet Grunderejerforeningen Midtermolen. Der findes desuden et detaljeret regnskab for 2015 samt budget for

10 Nedenfor ses de underliggende poster i det detaljerede regnskab for 2015 og budget for Bemærk at ovenstående tal er incl. moms, mens Grundejerforeningens officielle regnskab er eksl. moms. Generalforsamlingen tog denne orientering til efterretning. 10

11 Ad 10 - Indkomne forslag Der var ingen indkomne forslag. Ad 11 Eventuelt Morten Becker Saul havde sendt nedenstående forslag 1) til 4) til behandling på generalforsamlingen. De indkomne forslag blev modtaget for sent jf. vedtægternes deadline på 14 dage før generalforsamlingen. Derfor blev forslag ikke behandlet under punktet indkomne forslag, men blot gennemgået til orientering under punktet eventuelt. 1) da det måske er svært at få best-medlemmer i ejerforeningen, foreslår jeg et mindre honorar på feks 5000,- pr. bestyrelsesmedlem samt en årlig middag. 2) der er iflg udlejningskalender ikke ret meget udlejning af fælleslokalet. Vi i familien har snakket om det og syntes at pris på udlejning i en weekend er for dyr og derfor foreslår jeg en lavere lejepris på fælleslokalet. 3) jeg tilbyder til at hjælpe bestyrelsen med mindre projekt opgaver. Er pt i gang med flg: a) indførsel af LED lys i alle opgange. status--> tilbud accepteret og vi venter på arbejdet begynder inden 1 juni. b) LED lys i alle elevatorer og kælderarealer. Status --> Venter på tilbud. c) Fornyelse af Energi rapport. Status --> laves først efter indførsel af a) +b) 4) Renovering af vægge ved postkasser ved MM4 og MM10, da maling er skallet af og metal står blottet. Generalforsamlingen tog denne orientering til efterretning og takkede for Mortens store indsats ift. belysning. Jon Plougmann gennemgik status for Kastelshusene i den nye udgave. Byggeriet forventes implementeret i de kommende år, men det forsøges stadig at gøre indsigelser mod byggeriet. Formanden gentog sidste års orientering om potentielle fremtidige projekter anbefales behandlet i udvalg udenfor bestyrelsen: - Gennemgang af alle kontrakter - Hvem betaler hvad (ejer vs. ejerforening) - Hvilken håndværker henvender du dig til som ejer? - Regler for ejere der fremlejer deres lejlighed - Fælles bredbåndsforbindelse og leverandør af kabel TV - Nyt nøglesystem - Vandforbrug (herunder vaskepladser i parkeringskælder) - Indgåelse af aftaler med håndværkere og ejendomsmæglere og indgåelse af aftale med rabatordninger med firmaer (Gardiner, radiator skjulere, Velfac, køkkenfirmaer osv.) - Nye altaner Generalforsamlingen tog denne orientering til efterretning. Igen i år uden nogen kommitment fra de fremmødte. 11

12 Som dirigent: For bestyrelsens referenter: Michal Wendt, Bestyrelsesformand Svend Andersen 12