Bilagssamling: Høring vedr. påtænkt overdragelse af AU Library

Transkript

1 Bilagssamling: Høring vedr. påtænkt overdragelse af AU Library Høringssvar: Arts - Per Dahl mfl. - Biblioteksudvalget ved Afdeling for Teologi - Søren Elle Høringssvar: Aarhus BSS - Institut for Økonomi - Juridisk Institut - Department of Management - Institut for Statskundskab - Psykologisk Institut - Uddannelsesforum ved Aarhus BSS Høringssvar: Science and Technology - ST FSU Referater: LSU AU Uddannelse - UDKAST til referat fra møde den 2. februar Referat fra møde den 10. januar Referat fra møde den 16. december 2016

2 Høringssvar: Arts - Per Dahl mfl. - Biblioteksudvalget ved Afdeling for Teologi - Søren Elle

3

4

5

6

7

8

9

10

11 Kommentarer til Notat : AU Library i lyset af et samlet nationalt bibliotek Dette notat, der skal danne baggrund for Aarhus Universitets beslutning om den fremtidige organisering af dets bibliotekstilbud, giver anledning til følgende kommentarer fra min side. Baggrund Indledningen indeholder et par nøgleudsagn, der sætter rammerne for den fremtidige organisering: Universitetet har i dag en særdeles fordelagtig samarbejdsaftale om ressourcefordeling med Statsbiblioteket. Dette samarbejde vil komme under pres i det nye, nationale bibliotek. Det er vigtigt at sikre AU-delen af AU Library et fagligt ophæng. Det er vigtigt at opnå direkte adgang til ressourcer og løsninger på det Kgl. Bibliotek. Det er vigtigt at fastholde den nuværende nære fakultetsbetjening. Den første halvdel af notatet giver i øvrigt en rimelig nøjagtig og dækkende beskrivelse af den nuværende konstruktion. Konstruktionen er som beskrevet meget kompleks: Et fælles bibliotek med en delt ledelse; en lokal forankring i hovedområderne, og en intern matrixorganisation. Formålet har været både at sikre en fortsat lokal forankring i de faglige miljøer; kombineret med fælles løsninger og en fælles, faglig udvikling og kompetenceudvikling. Om denne organisation er konklusionen i dette notat at Til trods for den høje kompleksitet i organiseringen er AU Library velfungerende. Kompleksiteten er et svar på de mange forskellige krav, der omgiver AU Library, og modellen virker. Alligevel anbefaler notatet ikke at anvende denne model til en ny samarbejdsaftale med det kommende nationalbibliotek; men anbefaler i stedet AU at lave en fuld overdragelse af sine biblioteksaktiviteter til Det Kgl. Bibliotek i høj grad baseret på ønsket om At reducere kompleksiteten i organisationen At høste faglige fordele Argumenterne herfor synes jeg dog på flere punkter er overfladiske, og ikke tilstrækkelig underbyggede. 1) Reduktion af kompleksitet En overdragelse af biblioteksfunktionerne til Det Kgl. Bibliotek vil give en enstrenget organisation; men vil jo ikke ændre på kompleksiteten i den hverdag biblioteksfunktionen vil skulle udføres i: Biblioteksbetjeningen af AU vil fortsat samtidig skulle orientere sig mod det nye Kgl. Bibliotek; de lokale, faglige miljøer; og mod AUs administrative strukturer og systemer. Alle nye modeller vil med andre ord skulle agere i en lige så kompleks dagligdag som den gamle. Fra medarbejdersynspunkt vil kompleksiteten snarere øges. Som medarbejdere vil vi fremover skulle agere i en dagligdag, hvor vi I forhold til linieledelse, personaleforhold, løn/pension er medarbejdere på Det Kgl. Bibliotek. I forhold til vores arbejde er AU Library en betjeningsenhed for AU. I forhold til vores daglige arbejdssituation er en del af AUs administration. Vi vil fortsat skulle have et AU-nummer, således vi kan udføre vores arbejde på AU og dets systemer (Blackboard, Webshop, m.m.). Vi vil fortsat også skulle arbejde i AUs Outlook (for møde- og lokalebooking osv.).

12 I forhold til økonomi, og diverse mellemregninger, er dagligdagen ganske rigtig meget kompleks. En overdragelse vil reducere denne betragteligt, når alle ressourcer samlet i en organisation (som det anføres). Spørgsmålet er dog om det ikke mere er et irritationsmoment, end en regulær trussel mod organisationen. Under alle omstændigheder vil denne model ikke i modsætning til hvad notatet postulerer kunne fastfryse den aktuelle, og for AU meget gunstige, byrdefordeling mellem AU og Statsbiblioteket. Det vil ingen model kunne. Med alle ressourcer samlet i én organisation, vil byrde- og ressourcefordeling blive harmoniseret, i takt med at nye tilbud og faciliteter afløser de nuværende, uanset hvilken model AU vælger. 2) Faglige fordele Det er et af nøgleudsagnene, at en overdragelse sikrer et biblioteksfagligt ophæng; og at det vil give de bedste muligheder for at opnå synergi og naturlig sammenhængskraft med den omgivende organisation. Det er svært at forstå rationalet heri. I den nuværende model referer alle medarbejdere til biblioteksfaglige ledere, både som linieledelse og i en faglig sammenhæng (matrixstruktur). Den øverste ledelse af biblioteket vil i ingen af modellerne være bibliotekarer (men forhåbentlig bibliotekskyndige personer). Fordelene ved at have en samlet organisation, med biblioteksdrift som sit hovedformål, er underordnet fordelene ved at have en nær tilknytning til det man servicerer. Hér adskiller biblioteket sig ikke fra universitetets øvrige hjælpefunktioner (IT, HR, Økonomi/Bygninger). En større organisation vil åbne for flere muligheder for udvikling, videndeling og kompetenceudvikling. Det vil dog skulle bindes mange ressourcer i at smelte en så stor og geografisk spredt organisation sammen, og etablere fuld videndeling. Opsamling Der kan være økonomiske gevinster, som AU ønsker at opnå, ved en overdragelse. Derudover synes kun hensynet til at sikre den direkte adgang til ressourcer og løsninger på det nye Kgl. Bibliotek at tale for en overdragelse. Bekymringen for fremtiden for den fordelagtige aftale mellem AU og SB afhjælpes ikke bedre i en overdragelse, end den vil gøre i en samarbejdsaftale. Og kompleksiteten i den hverdag biblioteket skal udføre sine opgaver reduceres heller ikke ved en overdragelse. Snarere tværtimod. Ved en kommende overdragelse af AUs biblioteksfunktioner til Det Kgl. Bibliotek bør der være fokus på at de medarbejdere, der fremover skal betjene AU, har fuld og hel status som AU-medarbejdere, eller på alle områder emulerer medarbejderstatus. Vigtigheden af at have et sømløst og fuldt integreret samarbejde med fakultetsadministrationer, fællesadministration, og ikke mindst de lokale, faglige miljøer kan ikke understreges nok. Søren Elle

13 Høringssvar: BSS - Institut for Økonomi - Juridisk Institut - Department of Management - Institut for Statskundskab - Psykologisk Institut - Uddannelsesforum ved Aarhus BSS

14 FOR ØKONOMI SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES INSTITUT AARHUS UNIVERSITET Høringssvar vedrørende den fremtidige organisering af AU s biblioteksfunktion Høringsmaterialet bilag 1_sagsfremstilling_FL_AR_høring_BIB_161219_ pdf har været i høring på Institut for Økonomi blandt følgende personer og fora: sektionsledere, studieledere, HA-/CM-koordinator samt Institutforum (hvor vores ph.d.-studerende og dagstuderende har repræsentation). Helt overordnet er tilbagemeldingerne, at det er vanskeligt at gennemskue, hvad en overdragelse af AU Library til Det Kongelige Bibliotek reelt vil betyde for den enkelte medarbejder (forsker/underviser/ph.d.-studerende) og dagstuderende. Det fremgør af høringsmaterialet, at man har fastlagt rammer for samarbejdet med henblik på at tilgodese fortsat lokal indflydelse på bibliotekets serviceydelser, men når ledelse og central beslutningskompetence flyttes fra nærmiljøet og til en fjern enhed uden for AUs regi, er det i vore øjne nærliggende at frygte, at AU (for slet ikke at tale om instituttet/fakultetet) på sigt mister indflydelse på det fremtidige serviceniveau overfor brugerne. Dette uanset alle gode hensigter fra begge parter i forbindelse med aftaleindgåelsen. Retfærdigvis skal det dog nævnes, at en enkelt tilbagemelding går dog på, at det lyder fornuftigt at samkøre AU og KU s biblioteksaktiviteter. På ECON har vi på intet tidspunkt oplevet, at AU Library på Campus Fuglesangs Allé (FSA) p.t. er en kompleks organisation med en ikke entydig ledelse og ansvarsplacering. Det må være på sin plads at anerkende dette, da det vel nok er et udtryk for, at biblioteket på FSA er særdeles velfungerende og båret af en sund ledelse og dygtige medarbejdere. Der er indkommet flere bekymringspunkter, som vi gerne ser adresseret i det videre forløb. Disse er listet nedenfor og skal læses som områder, vi mener nødvendigvis skal bevares og/eller styrkes. Afsender er angivet i parentes. Online adgang til artikler, e-bøger mm. (medarbejder). Online søgefunktion (medarbejder, studerende). Adgang til min. de samme online tidsskrifter som nu (medarbejder). Adgang til databaser. Det er i den forbindelse vigtigt, at biblioteket fortsat har en medarbejder helt eller delvist på lokationen til at assistere i databasearbejdet (medarbejder). Kurser for studerende i fm opgaveskrivning, herunder litteratursøgning. Hele HA-årgangen deltager i kurset (medarbejder). Pensumservice (medarbejder). De studerende anvender en del trykt litteratur i forbindelse med deres opgaveskrivning (medarbejder). Bestilte trykte materialer leveres til medarbejderes postbakke på instituttet (medarbejder). Personalet på biblioteket FSA yder værdifuld hjælp i forhold til at finde materialer, når online søgefunktionen ikke er tilstrækkelig (studerende). Institut for Økonomi Aarhus Universitet Fuglesangs Allé Aarhus V Tlf.: econ@au.dk econ.au.dk/da

15 FOR ØKONOMI SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES AARHUS UNIVERSITET INSTITUT Side 2/2 Printservice både til print af opgaver men også til kopiering af sider fra dyre bøger (studerende). Kopiering af sider fra gamle bøger og artikler, som ikke findes online (medarbejder). Gruppearbejdspladser (studerende). Stillelæsepladser (studerende). Diverse kurser fx RefWorks (medarbejder) /Carsten Sørensen & Lene Bavnbek Enevoldsen

16

17

18

19 AARHUS UNIVERSITET SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES INSTITUT FOR STATSKUNDSKAB Dekan Thomas Pallesen Høring om den fremtidige organisering af AUs biblioteksfunktion Institut for Statskundskab har modtaget høringsmaterialet med analyse og anbefaling af den fremtidige organisering af AUs biblioteksfunktion, set i lyset af beslutningen om at sammenlægge Statsbiblioteket og det Det Kgl. Bibliotek. Materialet har været i en bred høring på instituttet. På denne baggrund ønsker Institut for Statskundskab at fremsætte følgende bemærkninger. Institut for Statskundskab Lene Hjøllund Sekretariatsleder Dato: 16. januar 2017 Helt overordnet er vi bekymrede for konsekvenserne af valget af den model, der anbefales i notatet AU Library i lyset af et samlet nationalt bibliotek, idet vi frygter en konstruktion, hvor afstanden mellem brugerne og beslutningstagerne i den servicerende organisation med tiden bliver for stor, og at biblioteksbetjeningen af studerende og forskere derfor vil blive forringet. Vi frygter med andre ord, at den foreslåede model vil indebære, at universitetet fraskriver sig muligheden for indflydelse på vigtige biblioteksbeslutninger i årene fremover. lh@ps.au.dk Afs. CVR-nr.: Side 1/2 Det er afgørende, at vi som et stort og diverst universitet bevarer en biblioteksorganisation, der er tilstrækkelig stor og autonom til at kunne reagere agilt og foretage prioriteringer i forhold til de ændringer, både i udefrakommende vilkår og i brugernes behov, som biblioteksområdet oplever i disse år. I forlængelse heraf er det afgørende, at biblioteksfunktionen har en vis integration med resten af universitetet ikke mindst it-systemmæssigt. Det vil eksempelvist øge risikoen for uhensigtsmæssige løsninger, hvis udviklingen ikke i tilstrækkeligt omfang tænkes sammen med de øvrige administrative systemer. Det vil kunne ramme såvel instituttets medarbejdere som de studerende. Set i lyset af den ret vidtgående beslutning der er tale om, forekommer beslutningsprocessen forhastet og beslutningsgrundlaget utilstrækkeligt. I notatet savnes generelt en mere nuanceret analyse, herunder en bredere involvering af interessenterne, samt et større fokus på konsekvenserne for brugerservicen. Det fremgår heller ikke af notatet, om analysegruppen har været i dialog med Københavns Universitet mhp. en afdækning af, hvordan den omtalte samarbejdsaftale mellem Københavns Universitet Institut for Statskundskab Aarhus Universitet Bartholins Allé Aarhus C Tlf.: Fax: ps@au.dk ps.au.dk/

20 AARHUS UNIVERSITET SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES INSTITUT FOR STATSKUNDSKAB og Det Kgl. Bibliotek fungerer i praksis, herunder karakteren af de studenterrettede services. Side 2/2 Det er instituttets oplevelse, at det nuværende samarbejde mellem Statsbiblioteket og AU-delen af AU Library er velfungerende, og har fundet en fin balance mellem udnyttelse af stordriftsfordelene og hensynet til de lokale forskelligheder i behov. Institut for Statskundskab støtter derfor en model, der kan rummes indenfor notatets model 1. Med venlig hilsen Peter Munk Christiansen Institutleder

21 Psykologisk Institut Høringssvar vedrørende AU-Library, Vedr høring over organisering af AU s biblioteksfunktion i lyset af fusionen mellem Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek Høringsprocessen på Psykologisk institut blev initieret ved møde i Institutforum den med tilstedeværelse af repræsentanter for alle VIP-faggrupper, TAP og studerende. Den indledende drøftelse udtrykte generel skepsis mod stordriftstanken og bekymring over konsekvenser af en fusion for fremtidig service mht omfang og ikke mindst nærhed til samt forståelse for medarbejdere og studerendes behov i det lokale studie og forskningsmiljøer. Alle deltagere i Institutforum blev bedt om at konsultere deres bagland med henblik på tilbagemelding til et samlet høringssvar. Der er indkommet en række bekymringspunkter vedrørende fastholdelse af serviceniveau, nærhed i betjening samt adgang til elektroniske databaser, som samlet set falder i overensstemmelse med høringssvaret af 3. januar fra Akademisk Råd. Psykologisk institut tilslutter sig således den fulde ordlyd i høringssvaret fra Akademisk Råd og tilføjer nedenstående med direkte reference til de indkomne kommentarer fra instituttets medarbejdere og studerende: Fastholdelse af serviceniveau. I dokumentet: Sagsfremstilling til fakultetsledelsen, akademisk råd m.fl. på BSS, skrives på side to som hensigtserklæring: AU s nuværende serviceniveau fastholdes de kommende år ved at formalisere de services Det Kgl Bibl. leverer til AU. Med den fremhævede passus åbnes eksplicit mulighed for fremtidige forringelser. PI anbefaler, at denne formulering slettes. Nærhed i betjening PI finder det yderst vigtigt at fastholde den institutnære biblioteksbetjening med fast tilknyttet medarbejder, som kan være behjælpelig i forbindelse med forskellige former for opgaveløsning. Der er over tid i forhold til de allerede tilknyttede medarbejdere opbygget en betydelig social kapital og forståelse for det psykologiske fagområde, som er til stor gavn for varetagelse af biblioteksfunktionens forskellige facetter. Udover at medføre stor medarbejdertilfredshed med bibliotekets service i almindelighed, vedrører dette til eksempel: o o o Indkøb af specialiseret psykologisk faglitteratur til bibliotekssamlingen Fremskaffelse og administration af videomaterialer (særligt patient- og terapidemonstrationer) til brug i undervisningen; herunder sikring af mulighed for at de studerende har adgang til at se videoerne på biblioteket Indkøb af psykologisk testmateriale samt administration af udlån til de studerende under fagligt og etisk forsvarlige forhold Adgang til elektronisk materiale PI finder det yderst vigtigt, at vi også fremover bevarer fri adgang til elektroniske tidsskrifter og andet elektronisk forskningsmateriale og vil betragte det som et alvorligt tilbageslag for vores varetagelse af kernefunktioner som universitetsinstitut, hvis ikke dette opretholdes. Endvidere har PI været i dialog med de tilknyttede biblioteksmedarbejdere, der understreger, at det vigtigste fokus for dem netop er at kunne levere en biblioteksbetjening, der bedst muligt kan understøtte instituttets forskning og undervisning, og som samtidig giver udtryk for bekymring for, at den faglige nærhed kan forsvinde på sigt, hvis den anbefalede model med overdragelse af AU Librarys medarbejdere til det nye Det Kgl. Bibliotek gennemføres. De fremhæver netop den

22 Psykologisk Institut Høringssvar vedrørende AU-Library, positive betydning for en god biblioteksbetjening, der ligger i den faglige nærhed, som den gode daglige kontakt og den direkte integration i AU beslutningsfora giver. Dette giver indsigt i (forståelse for) behov og ønsker hos instituttets forskere og studerende, og er således en meget vigtig parameter i en velfungerende og velafstemt biblioteksservice for instituttet.

23 Høringssvar i forbindelse med beslutning om organisering af biblioteksområdet Uddannelsesforum ved Aarhus BSS takker for høringsmuligheden vedr. organisering af AU s biblioteksfunktion i lyset af fusionen mellem Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek. Høringssvaret er udarbejdet på baggrund af drøftelser i Aarhus BSS Uddannelsesforum og har efterfølgende været til kommentering i Fagstudienævnene ved Aarhus BSS. Per Andersen Prodekan Dato: 19 December 2016 Side 1/2 Biblioteket er en afgørende støttefunktion for de studerendes læring, og den lokale fagforståelse, som i dag er kendetegnet for biblioteksmedarbejderne tilknyttet Aarhus BSS er meget værdsat ikke mindst hos de studerende. Derudover har fakultetets studieledelser med stor tilfredshed en meget tæt dialog med biblioteket og har dermed god mulighed for at udøve indflydelse på de faglige prioriteringer, der foretages på biblioteksområdet i såvel hverdagen som af mere strategisk karakter. Uddannelsesforum ved Aarhus BSS tilslutter sig ideen i at samle licenser og realisere eventuelle effektiviseringsgevinster på tværs af såvel Aarhus Universitet som de danske universitetsmiljøer generelt, men forholder sig dog skeptisk overfor, hvorvidt der er realistisk at opretholde det nuværende serviceniveau og samtidig begrænse ressourceforbruget. Ligeledes er Aarhus BSS Uddannelsesforum bekymrede for, at den fagnære viden og service hos biblioteket vil forringes, når den økonomisk ansvarlige og strategisk orienterede biblioteksledelse flyttes længere væk fra de faglige miljøer. Aarhus BSS Uddannelsesforum anser det derfor for evident, at der gennem et kontraktgrundlag etableres en meget klar forventningsafstemning af den service, studerende og studieledelser vil kunne forvente i fald, den mulige organisering skulle blive en realitet. I forhold til udarbejdelse af det konkrete aftalegrundlag for at sikre nærhed til fakulteterne og drøftelse af match mellem services og behov har Uddannelsesforum således følgende bemærkninger: Dean s Office, Aarhus BSS Aarhus University Bartholins allé DK-8000 Aarhus C Tlf.: bss@au.dk

24 - Dialogen med fakulteterne ønskes fortsat at ske i form af direkte dialog med studielederne, som det er tilfældet i dag. - Aftalegrundlaget bør indeholde en mulighed for at trække opgaver hjem til fakultetet, såfremt disse ikke udføres tilfredsstillende, dvs. også i tilfælde, hvor der ikke direkte er tale om misligholdelse, men blot udbredt utilfredshed. - Aftalegrundlaget bør afspejle, at ressourcer følger opgaver. Såfremt opgaver trækkes hjem til fakultetet, bør de økonomiske ressourcer således følge med. - Der bør skeles til samarbejdet mellem det Kgl. Bibliotek og KU i udarbejdelsen af aftalegrundlaget for at sikre, at dette ikke omfatter eventuelle udfordringer, som ikke allerede er kendt i det eksisterende samarbejde på området. Page 2/2 På vegne af Uddannelsesforum Per Andersen Prodekan for Uddannelse

25 Høringssvar: Science and Technology - ST FSU

26 AARHUS UNIVERSITET SCIENCE AND TECHNOLOGY Vedr. forslag til den fremtidige organisering af biblioteksservice ST FSU blev på det ordinære møde d. 18. januar 2017 orienteret om planerne for organiseringen af AU s biblioteksfunktion i lyset af fusionen mellem Statsbiblioteket og Det Kgl. Bibliotek. ST FSU Det var overordnet svært at vurdere den fremtidige biblioteksservice ud fra det materiale, der blev forelagt på mødet. På den baggrund understregede B-siden i FSU, det positive, og afgørende vigtige i, at der i aftalen beskrives en klar mulighed for at trække AU Library-funktionerne tilbage universitetet, såfremt ordningen ikke fungerer tilfredsstillende. Det er desuden fortsat vigtigt, at brugerne inddrages i den systematiske dialog og arbejdet med serviceplaner, således at det sikres, at biblioteksfunktionerne tilpasses brugernes behov. Der blev på mødet udtrykt bekymring for, hvordan de faglige miljøer bliver inddraget i udformningen af aftaler om serviceniveau, og i hvilket omfang det bliver muligt at tage højde for de forskellige miljøers behov i forhold til både forsknings-, myndighedsrådgivnings- og uddannelsesaktiviteter. Dato: 27. januar 2017 Side 1/1 I øvrigt blev det af B-siden fremført, at der er et behov for at universitetsledelsen gerne i samarbejde med de øvrige universitetsledelser i Danmark- overvejer hvad der kan gøres for at dæmme op for de stadigt stigende forlagspriser på licenser. Denne problematik løses ikke med de mindre besparelser der måske ekstraordinært kan opnås gennem en omstrukturering af biblioteksdriften. På vegne af ST FSU Niels Chr. Nielsen Formand, dekan Olav W. Bertelsen næstformand, lektor Science and Technology Aarhus Universitet Ny Munkegade Aarhus C Tlf.: scitech@au.dk

27 Referater: LSU AU Uddannelse - UDKAST til referat fra møde den 2. februar Referat fra møde den 10. januar Referat fra møde den 16. december 2016

28 AARHUS UNIVERSITET Møde den: 2. februar 2017 kl Mødelokale /023 (videolink ) Møde i LSU for AU Uddannelse Referat Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Tine K. Gerkens, Louise Margrethe Pedersen, Per Lindblad Johansen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent), Signe Osbahr Afbud: Louise Ydemann Duarte, Hazel Engelsmann, Gitte Heide 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Fremtidig organisering af AU s biblioteksbetjening Høringssvarene blev drøftet på mødet. Anna Mette indledte med at spørge, hvad Kristian og Per kunne uddrage af høringssvarene, og om konsekvenserne heraf. Kristian svarede hertil, at han og Per ikke foretager konklusioner på baggrund af høringssvarene. Høringssvarene vil loyalt og uden fortolkning blive videreformidlet, og det er universitetsledelsen, som vil arbejde med høringssvarene og konkludere herpå. Dato: 6. februar 2017 Side 1/3 Kristian forklarede, at høringsprocessen har været drevet af dekanerne. Derudover har universitetsledelsen bestilt et udkast til en overdragelsesaftale, en rammeaftale og service level agreements (SLA er). På baggrund høringssvar og udkast til aftaler vil universitetsledelsen d. 22. februar drøfte, hvad de ønsker at gå videre med. Per udtrykte tilfredshed med, at alle fakulteter lægger vægt på biblioteket og nærheden til de faglige miljøer. Han hæftede sig også ved, at der er et udbredt ønske om at indarbejde en opsigelsesparagraf i kontrakten med det Kgl. Bibliotek. Helle kommenterede på opsigelsesparagraffen og mente ikke, at man kan tale om en tilbagerulning, når først overdragelsen har fundet sted. Hun gav udtryk for, at det er bekymrende, at der lægges så stor vægt på dette i høringssvarerne. Kristian fremhævede, at flere fakulteter påpeger vigtigheden af, at der er et juridisk grundlag for overdragelsen, og at biblioteksydelserne bliver grundigt beskrevet i aftalegrundlaget. Kristian bemærkede, at LSU og medarbejderne i deres høringssvar anfører, at en økonomisk effektiviseringsgevinst er det primære rationale for en overdragelse. Kristian understregede, at anbefalingen om en overdragelse bygger på en helhedsvurde- Aarhus Universitet

29 AARHUS UNIVERSITET ring af flere faktorer, og at økonomi derfor ikke er det eneste rationale, idet biblioteksfagligheden og muligheden for at få indflydelse på serviceniveauet vægter mindst lige så højt. Side 2/3 Anna Mette fremhævede, at høringssvarene indeholder mange bekymringspunkter, og at fakulteterne ikke er enige. Hun appellerede til, at universitetsledelsen tænker sig rigtig godt om og vurderer, om det er værd at træffe en så vigtig beslutning, som en overdragelse er, når der ikke er konsensus. Medarbejderne mente, at det er uklart, hvorfor en overdragelse er kommet på tale. Der går rygter om, at det er Kulturministeriet, som har besluttet, at AUL skal overdrages til det Kgl. Bibliotek. Hertil svarede Kristian, at processen er initieret af AUledelsen og drevet af universitetsledelsen. Fusionen mellem Statsbiblioteket og det tidligere Kongelige Bibliotek har bevirket, at status quo har ændret sig, hvorfor AU har genovervejet den fremtidige organisering af AU biblioteksbetjening med henblik på at fastholde samme ydelser og serviceniveau. Det er derfor entydigt AU, som har lagt op til en påtænkt overdragelse og ikke Kulturministeriet. Medarbejderne gav udtryk for, at de frygter, at VIP erne ikke fortsat vil se dem som en naturlig samarbejdspartner, hvis de ikke længere er en del af samme organisation. De er bekymrede for, at det vil gå ud over universitetsfagligheden. Per forklarede, at universitetsfagligheden er utrolig vigtig, og at den skal sikres. Han mente dog ikke, at den er afhængig af organisatorisk ophæng, idet der på Health er et forbilledligt bibliotekssamarbejde. Kristian supplerede med, at fysisk nærhed og styrken af dialog erfaringsmæssigt har større betydning end organisatorisk ophæng. Anna Mette mente derimod, at flere studier viser, at nærhed og tæt integration opnås bedst ved at være indlejret i organisationen, som man betjener. Medarbejderne mente, at der er uklarhed over økonomien ved en overdragelse. Hertil svarede Kristian, at de økonomiske detaljer er gennemgået, og at økonomiafdelingerne på både AU og Det Kgl. Bibliotek har meldt tilbage, at der fuld afklaring omkring det økonomiske grundlag. Vibeke spurgte, om der var kommet noget frem i høringssvarene, som man ikke havde været opmærksom på. Hertil svarede Kristian, at man ikke havde haft tilstrækkeligt fokus på de særlige vilkår, som er knyttet til særsamlinger og donationer. Per pointerede, at det Kgl. Bibliotek ved en overdragelse skal acceptere de gavevilkår, som AU har modtaget donationerne på. Anna Mette bemærkede, at der er væsentlige forskelle på AU s, Statsbibliotekets og det tidligere Kongelige Biblioteks personalepolitikker. Hun ønskede derfor, at AUL

30 AARHUS UNIVERSITET medarbejdernes nuværende personalevilkår bliver sikret i aftalegrundlaget i tilfælde af en overdragelse, så der ikke sker en forringelse af medarbejdernes vilkår. Side 3/3 Helle bemærkede, at mange af AUL medarbejderne er bekymrede. De har levet en omtumlet tilværelse de seneste år. Det er derfor vigtigt, at der tages godt hånd om medarbejderne i denne proces. Louise pointerede, at det er vigtigt, at ledelsen ikke er overoptimistisk i sin kommunikation til medarbejderne. Kristian medgav, at AUL har været igennem flere organisationsændringer, og at det er svært for medarbejderne igen at skulle forhold sig til forandringer. Han påpegede, at det derfor er vigtigt med en god proces, og at bibliotekslederne bliver klædt på til at håndtere dette. Anna Mette udtrykte tilfredshed med, at Arnold Boon deltager på et medarbejdermøde d. 3. marts. LSU forbereder sig på LSU-mødet d. 2. marts til mødet med Arnold. Medarbejdere opfordres til at stille spørgsmål til Arnold. Hvis man ikke har lyst til at stille sig op i plenum, kan spørgsmål på forhånd sendes til TR eller Signe. 3. Eventuelt Der var ikke noget til dette punkt.

31 AARHUS UNIVERSITET Møde den: 10. januar 2017 kl Mødelokale /023 (videolink ) Møde i LSU for AU Uddannelse Referat Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Christian K. Ramsing, Hazel Engelsmann, Gitte Heide, Louise Ydemann Duarte, Per Lindblad Johansen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Signe Osbahr, Hanne Kaiser (HR, referent). Afbud: Louise Margrethe Pedersen, Bjarke Parner 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Orientering om ST s ønske om at lukke to betjeningssteder under AUL ST Kristian fortalte, at ST ønsker at reducere antallet af biblioteksbetjeningssteder. Det betyder lukning af biblioteksbetjeningsstederne i Foulum og på Navitas. Vurderingen er, at der ved en sammenlægning vil være driftsbesparelser samtidig med, at der frigøres lokaler, som kan bruges til undervisning. Dato: 11. januar 2017 Side 1/6 Biblioteksleder på ST, Gitte Gjøde, har talt med de medarbejdere, der som følge af de påtænkte lukninger, vil blive berørt. Da der i øjeblikket er en vakance på AUL ST, forventes der ikke at ske afskedigelser som følge af eventuelle lukninger af betjeningssteder på ST. Kristian fortalte, at der er i gangsat en åben proces, som er i høring på fakultetet på ST, og at AU Uddannelse også er inviteret til at komme med input. Det blev aftalt, at referatet af nærværende punkt udgør LSU s høringssvar. Medarbejderne beklagede beslutningen og påpegede, at det er vigtigt at have en betjeningsskranke, idet fysisk tilstedeværelse er en vigtig del af den service, der ydes til studerende og forskere. De gjorde desuden opmærksom på, at man ikke nødvendigvis kan spare lønomkostninger ved lukning af en betjeningsskranke, idet medarbejderne løser mange andre opgaver end 1:1 brugerkontakt. En lukning af betjeningsstederne kan således medføre andre serviceforringelser. Medarbejderne påpegede, at det er vigtigt af hensyn til fagligheden, at medarbejdere forbliver fysisk samlet ved en eventuel flytning. Det er således vigtigt, at medarbejderne kommer til at sidde sammen med deres kollegaer og tæt på biblioteket på Katrinebjerg og ikke bliver spredt i bygningen. Endvidere vurderer medarbejderne, at Aarhus Universitet

32 AARHUS UNIVERSITET det bliver vanskeligt at finde den fornødne plads til bogsamlingerne og de tre medarbejdere på Katrinebjerg. Side 2/6 Det blev foreslået, at man kunne nedlægge motionsrummet på Navitas i stedet for biblioteket for at give mere plads til undervisningslokaler. Kristian forklarede, at det ikke udelukkende er et spørgsmål om at få flere lokaler til undervisning. Der er også tale om en besparelsesproces. Alle fakulteter skal gennemføre besparelser frem mod 2020, og i den forbindelse må det forventes, at fakulteterne vil kigge på de administrative ydelser, og at dette kan medføre ændringer også hvad angår biblioteksydelserne. 3. Fremtidig organisering af AU s biblioteksbetjening Punktet var en fortsættelse af drøftelserne fra sidste LSU-møde ifht. notatet AU Library. Notatet har affødt mange spørgsmål blandt medarbejderne blandt andet et om personalevilkår ved en evt. overdragelse vilkår der potentielt kunne stille medarbejdere dårligere end nu. Medarbejderne havde bl.a. spurgt til mulighederne for kompetenceudvikling ved en eventuel overdragelse til Statsbiblioteket. Kristian kunne i forlængelse heraf fortælle, at der på Statsbiblioteket fra 2016 og frem er budgetteret med lidt over kr. pr. medarbejder. Dette beløb er blevet reduceret med 25 %, idet der de foregående år var ca kr. pr. medarbejder til kompetenceudvikling. Til sammenligning er der i AU Uddannelse afsat kr. pr. medarbejder. Statsbiblioteket har desuden udarbejdet principper for kompetenceudvikling. Disse rundsendes til alle LSUmedlemmer til orientering. Kristian fortalte, at man har indhentet Statsbibliotekets og Det Kgl. Biblioteks nuværende personalepolitikker til sammenligning med AU s. Disse rundsendes til LSU til orientering. Det må forventes, at der vil blive udarbejdet en ny samlet personalepolitik for det (nye) Kgl. Bibliotek. Kristian kunne desuden fortælle, at AU har fået Statsbibliotekets rapport for psykisk APV, og den viser generel høj tilfredshed blandt medarbejderne, men at der som på AU er nogle opmærksomhedspunkter omkring høj aktivitet. Medarbejdersiden kvitterede for materialet men understregede, at det bliver en stor opgave at harmonisere disse og at agere i en ny kompleks organisation. Desuden afspejler politikker ikke altid virkeligheden, og virksomhedskulturen ikke kan aflæses heraf. AU er blevet tilbudt en observatørplads i interim-lsu på det (nye) Kgl. Bibliotek. Første møde er den 23. februar Medarbejderne vil gerne sende en repræsentant

33 AARHUS UNIVERSITET og giver snarest muligt besked til Signe om, hvem der deltager som repræsentant for AUL. Side 3/6 Det blev aftalt at holde et ekstra medarbejdermøde den 3. marts, efter at høringssvarene har været drøftet i universitetsledelsen. Kristian fortalte, at Universitetsdirektør Arnold Boon gerne vil deltage i mødet, og medarbejderne udtrykte tilfredshed med dette. Der er frist for høringssvar den 27. januar kl Medarbejderne spurgte til, hvorfor der tilsyneladende er igangsat forskellige høringsprocesser på fakulteterne. Ledelsen forklarede, at processen tilhører dekanerne, som har lavet de endelige sagsfremstillinger, og er ansvarlige for høringsprocesserne. Derfor er høringerne i de akademiske råd og fakultetsledelserne grebet forskelligt an. På BSS er der tale om en bred høring. På Arts er der initiale drøftelser efterfulgt af skriftlige bidrag fra akademisk råd. På ST drøftes det på et ordinært møde i akademisk råd, mens der på Health sker en skriftlig høring. Anna Mette appellerede til, at høringssvarene bliver lagt ud på hjemmesiden, så snart de foreligger. Procesplanen opdateres med de aftalte møder og rundsendes sammen med referatet. Medarbejderne spurgte ind til, hvordan AUL sikres eksplicit adgang til udvalg på AU. Hertil svarede Kristian, at det ligger alle på sinde, at der fortsat skal være adgang til relevante udvalg og fora. Per forklarede, at det i dag er forskelligt og historisk betinget, hvordan AUL er repræsenteret på fakulteterne, men at man ved en overdragelse vil søge at sikre, at repræsentationen indskrives i aftalegrundlaget og dermed systematiseres. Anna Mette spurgte, hvilken administrativ betjening AUL vil kunne få fra AU ved en overdragelse. Vil der blive tale om betaling for visse administrative services (eksempelvis services fra CUL)? Hertil svarede Per, at man gerne vil sikre, at samarbejdet ikke bliver administrativt tungt og derfor vil forsøge at undgå, at der skal betales for services. Universitetsledelsen har bedt om, at der laves service level agreements (SLA), og indholdet af disse er pt. under udarbejdelse. Det forventes, at SLA erne vil gå begge veje og dermed beskrive de ydelser, som AUL og AU skal levere til hinanden. Helle spurgte, om fakulteterne kan tænkes at vælge ydelser til eller fra efter Hertil svarede Kristian, at der kan aftales ændringer af de lokale ydelser til fakulteterne med 1 års varsling og 2-års indfasning efter Fakulteterne bidrager til AUL med dels en permanent finanslovsoverførelse, dels en årlig betaling. Med sidstnævnte betaler fakulteterne for det aftalte serviceniveau og kan således aftale tilpasninger i ydelserne.

34 AARHUS UNIVERSITET Medarbejderne bad om en nærmere forklaring på de 2 % besparelser, som AU ifølge notatet er blevet lovet. Hertil svarede Kristian, at de effektiviseringsgevinster, som skal findes i tilfalder AU. Der er tale om 2 % årligt af AUs biblioteksbudget til AU Library. Gevinsterne forventes drevet af mulighederne for stordrift og ikke gennem justeringer i serviceniveau. De frigjorte midler kan AU vælge at reinvestere i elektroniske tidsskrifter og licenser. Medarbejdersiden undrede sig over, at der i notatet blev talt om, at en virksomhedsoverdragelse var et svar på licensprisernes himmelflugt. Kristian Thorn var enig i, at en overdragelse ikke vil kunne løse hele licensproblematikken. Side 4/6 Medarbejderne spurgte, hvad der i notatet menes med nær betjening af Københavns Universitet men en uensartet og kun delvis betjening af AU. Kristian forklarede, at biblioteksbetjeningen af KU har større tyngde i det Kgl. Bibliotek, og KU vil derfor have større indflydelse på det (nye) Kgl. Bibliotek. Hvis AU overdrages, vil der være tale om en balanceret indflydelse på prioriteringer, udvikling m.fl. Medarbejdersiden problematiserede udsagnet og mente, at det uretmæssigt stillede spørgsmålstegn ved om AU Library leverer en nær service i dag som en del af AU i modsætning til KU. Kristian Thorn understregede, at udsagnet nær betjening henviser til organisatorisk vægt og ikke nærhed. Medarbejderne ville gerne vide, hvor meget indflydelse det enkelte institut forventes at få på biblioteksbetjeningen. Hertil svarede Per, at det i dag er dekaner og fakultetsledelse, og dermed også institutlederne, der i samråd med uddannelsesledere beslutter, hvilken biblioteksbetjening man ønsker. I de nye SLA er skal samarbejdet skrives ind, men det forventes ikke, at der kommer til at ske ændringer i forhold til det eksisterende samarbejde. Anne Mette gav udtryk for, at hun mente, det vægtede højest at værne om nærheden til forskere og studerende med en tættere integration med fagmiljøerne, og at AUL bedst sikrede dette ved at forblive på universitetet, som det skal betjene. Biblioteksfagligheden kunne ifølge hende sagtens udvikles i den nuværende model. Per mente ikke, at det med den fremlagte model, hvor den geografiske nærhed bevares, var nødvendigt at vælge mellem de to fagligheder. Anna Mette spurgte, hvordan der sikres et tydeligt fokus på biblioteksbetjeningen og adgang til relevante værktøjer på AU ved en overdragelse. Kristian svarede, at det skal sikres, at der fortsat er samme nærhed og informationsflow. Per understregede, at nærhed er vigtig også digital nærhed. Det skal sikres, at AUL fortsat har adgang til de relevante IT-systemer på AU, bl.a. LMS og Pure. Der er derfor nedsat en arbejdsgruppe på IT-området med deltagere fra AU og Statsbiblioteket. Medarbejderne var interesserede i at høre, hvordan man fortsat vil sikre god Pure-og OA-administration. Per forklarede, at AUL fortsat skal have adgang til at administre-

35 AARHUS UNIVERSITET re systemer. På sigt kan det overvejes, om der kan sikres et større tværgående samarbejde på området bl.a. på basis af de erfaringer, som p.t. høstes på BSS. Side 5/6 Anna Mette gav udtryk for, at det var vigtigt at forstå, at der var tale om meget forskellige processer, og at det var afgørende i dette arbejde, at en virksomhedsoverdragelse og en evt. rykning af opgaverne fra det decentrale brugerkontakt-lag fortsat har fokus på at sikre nærhed til institutter og forskere. Endvidere blev det fra medarbejderside påpeget, at PURE driftes af AU, og data ejes af AU. Driftsmiljøet bør derfor forblive AU IT og bør ikke flyttes til det (nye) Kgl. Biblioteks IT-afdeling. AU Library har et godt samarbejde med AU IT, og der er ingen grund til, at dette ændres. Det (nye) Kgl. Bibliotek bør ikke bestemme AU-repræsentation i PURE styregruppen grundet styregruppens vedtægter. Medarbejdersiden tilkendegav, at de vil udarbejde et samlet høringssvar. De vil i den forbindelse gerne holde et medarbejdermøde, hvor medarbejderne kan få forelagt høringssvaret og komme med bemærkninger. Kristian meddelte, at mødet med hans accept kunne ligge i arbejdstiden. Der blev udtrykt usikkerhed om fristen for LSU s høringssvar, og denne blev aftalt til 27. januar kl Lønforhandling Kristian startede med at informere om, at AUL også vil være en del af de årlige lønforhandlinger i AU Uddannelse. Herefter blev tidsplanen for lønforhandlingerne fremlagt. Forhandlingsrammen er i år 0,6 % af lønrammen. Der er i år ikke særskilte rammer for hhv. kvalifikationstillæg og engangsvederlag. Tillæg gives iht. de aftalte lønforhandlingskriterier og TAPlønaftalerne. Lønaftalerne er i øjeblikket ved at blive genforhandlet, og såfremt der foreligger nye aftaler, inden lønforhandlingsperioden starter, vil disse blive udsendt. Helle udtrykte glæde over, at der i år ikke skelnes mellem kvalifikationstillæg og engangsvederlag. Hun havde dog gerne set, at der var afsat flere midler til lønforbedringer set i lyset af, at universitetet har haft et stort overskud de seneste år. Hun mente, at det er vigtigt, at der er midler til lønforbedringer, hvis man vil anerkende og fastholde de gode medarbejdere. Hertil svarede Kristian, at AU godt nok har været godt kørende det seneste år, men at sparekravene de kommende år sætter begrænsninger for, hvor mange midler der kan bruges på lønforbedringer. Han var dog enig i, at der skal være en belønning og udviklingsmuligheder til medarbejdere, som har levereret en god indsats. Kristian informerede om, at de forhandlingsberettigede organisationer vil blive indkaldt til forhandlingsmøder. Kristian ønskede i den forbindelse en snarlig tilbagemelding fra tillidsrepræsentanterne på, hvem der eventuelt forhandler samlet.

36 AARHUS UNIVERSITET Kristian udtrykte et ønske om at gennemføre en så effektiv lønforhandlingsproces som muligt. Han vil sikre en bred involvering af hele sit ledelseslag for få det nødvendige kendskab til medarbejdernes opfyldelse af lønkriterierne for at kunne gennemføre forhandlingerne på et oplyst grundlag. Side 6/6 Alle medarbejdere vil modtage en fra Kristian den 8. februar om, at ansøgningsperioden til de årlige lønforhandlinger går i gang. 5. Psykisk APV Optagelse har nu udarbejdet en APV handleplan, som blev fremlagt på mødet. Anne indskærpede, at det er vigtigt, at man holder bolden i luften, og at man ikke glemmer at arbejde med arbejdsmiljøet. Hertil svarede Christian, at det er vigtigt, at ledelse og medarbejdere holder hinanden op på fokus og fremdrift. Der var enighed om, at der lægges et stort arbejde i opfølgningen på APV, og at dette arbejde ikke kun skal foregå hvert 3. år. Det blev drøftet, om man kunne lave trivselsmålinger eller trivselsdrøftelser lokalt på afdelingsmøder. LSU aftalte løbende at tage emnet op og gerne i fællesmøder med LAMU. 6. Eventuelt Der var intet til eventuelt.

37 AARHUS UNIVERSITET Møde den: 16. december 2016 Mødelokale /023 (videolink ) Ekstraordinært møde i LSU for AU Uddannelse Referat Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Hazel Engelsmann, Gitte Heide, Lotte Skovborg, Louise Margrethe Pedersen, Per Lindblad Johansen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent), Signe Osbahr 1. Godkendelse af dagsorden Der blev byttet om på punkterne 2. og Optagelse efter ophør af Teamkoordinator for kandidat og tilvalg [lukket] Christian Ramsing fortalte, at ledelsen påtænker en ændring af ledelsesstrukturen i Optagelsen efter, at den ene teamkoordinator er stoppet. Der ønskes indført en ny struktur med en tværgående koordinator, der suppleres af to faglige koordinatorer. Formålet er at styrke tværfagligheden, lette adgangen til faglig sparring samt skabe nye karriereveje for medarbejderne i Optagelsen bl.a. for at imødekomme nogle af opmærksomhedspunkterne fra APV en. Det vil fortsat være afsnitslederen, som har personaleansvaret. Dato: 20. december 2016 Side 1/6 Koordinatorerne vil alle blive udpeget. Stillingerne vil ikke blive slået op, men det forventes, at der skal ansættes en medarbejder som erstatning for det årsværk, som mangler, efter at en teamkoordinator er rejst. Kristian pointerede, at eventuelle lønforhandlinger i forbindelse med de nye stillinger vil blive holdt inden for budgettet og ikke komme til at påvirke rammen for de årlige lønforhandlinger. Der forventes tildeling af funktionstillæg iht. lønforhandlingskriterierne. Anne Vedsted udtrykte glæde over, at ledelsen har taget APV-resultaterne alvorligt samt tilfredshed med løsningen. Hun påpegede, at man dog skulle være opmærksom på, at det kan være en svær rolle at være tværgående koordinator, og at det derfor er vigtigt, at der er klare rollebeskrivelser. Hun foreslog, at der også udarbejdes en funktionsbeskrivelse for afsnitslederen. Christian Ramsing var enig i, at det er en god ide og tilføjede, at ledelsen også vil lave en funktionsbeskrivelse for funktionschefen, så ansvaret for alle ledelsesniveauer bliver tydeligt beskrevet. Medarbejderne i afdelingen vil blive orienteret om den nye ledelsesstruktur umiddelbart efter LSU-mødet. Efter nytår vil der blive afholdt 1:1 møder med alle medarbej- Aarhus Universitet

38 AARHUS UNIVERSITET derne om den nye struktur, opgaver og ansvarsfordeling. Der var enighed om, at dialog er vigtigt for at få den nye struktur til at lande godt. Side 2/6 3. Fremtidig organisering af AU s biblioteksbetjening Kristian Thorn fremlagde udkast til procesplan og et notat: AUL i lyset af et samlet nationalt bibliotek, som redegør for baggrunden for en anbefaling af, at AUL ansatte virksomhedsoverdrages til det (nye) Kgl. Bibliotek. Tidsplanen er ændret, fordi der skal være ordentlig tid til at udarbejde og behandle høringssvar frem mod en endelig beslutning i bestyrelsen. Sagen forventes nu forelagt for bestyrelsen i april Der er underskrevet en hensigtserklæring, som giver AUL mulighed for at sidde med i fora på Det (nye) Kgl. Bibliotek som observatør med taleret. Det gælder bl.a. samarbejdsudvalget for det fusionerede bibliotek. Anna Mette Morthorst udtrykte tilfredshed med, at tidsplanen er rykket. Det er vigtigt, at der er den fornødne tid til drøftelser og høringer i de faglige miljøer. Medarbejderne spurgte, hvorfor de akademiske råd ikke har modtaget det samme omfattende notat, som LSU har fået, og undrede sig over dette. Hertil svarede Kristian Thorn, at det udleverede notat er udarbejdet specifikt til LSU og AU Uddannelse. Dekanerne har bedt om en sagsfremstilling på 2-3 sider, som er sædvanligt for sagsfremstillinger til Universitetsledelsen. Det er dekanerne, som er ansvarlige for drøftelserne på fakulteterne. Der er frist for høringssvar fra fakulteterne d. 27. januar. Der har foreløbig været drøftelser i akademisk råd på Arts, men der er ikke kommet en officiel udmelding om resultatet. Medarbejdersiden var tilfredse med, at der nu foreligger et skriftligt notat, der redegør for baggrunden for anbefalingen af en virksomhedsoverdragelse. Notatet efterlader dog efter medarbejderes mening mange udsagn, der ikke uden videre er dokumenteret, blandt andet synliggjort af en række spørgsmål stillet af medarbejdere fra AU Library forud for mødet. Mange medarbejdere har eksempelvis spurgt ind til rationalet for en overdragelse af AUL herunder især det faglige rationale i forhold til, hvordan ændringen vil opleves som en forbedring i biblioteksservice for forskere og studerende på AU. Hertil svarede Kristian Thorn, at det er en samlet vurdering af faglige, organisatoriske hensyn, som er årsagen til, at man påtænker at overdrage AUL til Det (nye) Kgl. Bibliotek. Det primære hensyn har været mulighederne for også i fremtiden at kunne opretholde et højt serviceniveau på biblioteksområdet for VIP og studerende.

39 AARHUS UNIVERSITET Medarbejdersiden var enige i, man bør opretholde et højt serviceniveau, men at det er uklart, hvad ledelsen mener med et højt serviceniveau, og at der tales både om at sikre den bedst mulige biblioteksbetjening og at opretholde status quo, hvilket ikke nødvendigvis er det samme. Side 3/6 Kristian Thorn fortalte, at AU har haft en særdeles fordelagtig samarbejdsaftale og ressourcefordeling med Statsbiblioteket, og det vurderes, at disse vilkår vanskeligt kan opretholdes efter dannelsen af Det (nye) Kgl. Bibliotek. Risikoen er, at dele af økonomien i AU Library kan omprioriteres til øvrige formål. En overdragelse kan ske på nuværende vilkår, hvorved den eksisterende service fastfryses i tid og på samme høje niveau. Kristian Thorn fortalte endvidere, at Det (nye) Kgl. Bibliotek får en nær betjening af Københavns Universitet, men en uensartet og kun delvis betjening af AU. Når Det (nye) Kgl. Bibliotek begynder at effektivisere sin universitetsbiblioteksopgave, vurderes det at være i AU s interesse, at biblioteksbetjeningen af AU får samme interne organisatoriske vægt som betjeningen af Københavns Universitet. Dermed får AU indflydelse på Det (nye) Kgl. Biblioteks organisationsstruktur med henblik på at varetage AU s interesser og services bedst. Medarbejderne gav udtryk for, at AUL har en velfungerende biblioteksfunktion, som ikke uden videre kan sammenlignes med biblioteksbetjeningen på Københavns Universitet, som blandt andet har en anden organisatorisk struktur. Medarbejderne mente, at man ville kunne få lige så stor indflydelse ved at fastholde det nuværende AU Library og en samarbejdsaftale i stedet for en virksomhedsoverdragelse. AU må forventes fremover at have en plads i direktionen på det (nye) Kgl. Bibliotek, og Det (nye) Kgl. Bibliotek er forpligtet til at servicere både KU og AU på ens vilkår. Kristian Thorn fortalte, at det omkostningsniveau, som AU bruger til administration af AUL vil blive overdraget til Det (nye) Kgl. Bibliotek. Det forventes, at Det (nye) Kgl. Bibliotek vil opnå stordriftsfordele og økonomiske gevinster. Af det fremsendte notat fremgår, at gevinster svarende til 2 % af det samlede budget i årene vil tilfalde AU. Medarbejderne spurgte nærmere ind til, hvordan man ville opnå disse effektiviseringsgevinster, og hvorvidt man kunne regne med det. Hertil svarede Kristian Thorn, at det kunne ske ved sammenlægning af afdelinger i den nye organisation, men at dette ikke var afklaret. Medarbejdersiden svarede, at det gav en usikker prognose for AU Library ansatte. Hertil svarede Kristian Thorn, at der er et tilsagn fra ledelsen af Det (nye) Kgl. Bibliotek om, at de forventede gevinstrealiseringer på 2 % skal tilfalde AU. Hazel Engelsmann spurgte, hvem der i tilfælde af overdragelse vil have ansvaret for biblioteksdriften på AU. Hertil svarede Kristian Thorn, at der planlægges nedsat et