Driftskontrakt for Musikcafe, Sidesporet,

Transkript

1 Driftskontrakt for Musikcafe, Sidesporet, Kontraktindehaver: Navn og adresse Ejerforhold Tegningsberettigede person(er) Kontaktperson Sidesporets vedtægter Fonden Sidesporet Ahlgade 1B 4300 Holbæk Selvejende fond Formand, Kirstine Rechnagel samt leder Kasper Lomholdt eller den samlede bestyrelse Kasper Lomholdt tlf: Vedlægges som bilag til kontrakten. CVR Nr Kontraktudbyder: Kontraktudbyder Holbæk Kommune Kultur og Fritid 0899 Kommuneservice 1. Formål: 1.1: overordnede formål At fastsætte rammer og vilkår for kommunalt driftstilskud til Musikcafe i regi af Sidesporet. 1.2: Opfyldelse af Kultur og Fritidspolitikkens mål Bevægende byrum Sidesporets musik café understøtter oplevelser der bevæger vores sind rører os. 2. Periode og økonomi: 2.1 Kontraktperiode Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2017 og varer frem til og med 31. december Senest i 3. kvartal 2020 skal parterne indlede forhandlinger om en evt. ny kontrakt. 2.2 Opsigelse Kontrakten kan opsiges af begge parter med mindst 12 mdrs. varsel til den 1. i en måned. Der udover kan aftalen bringes til ophør, såfremt der 1

2 foreligger væsentlig misligholdelse jf. punkt Økonomi Holbæk Kommune yder et årligt driftstilskud til Musikcafé i regi af Sidesporet på kr.* *2016-niveau, driftstilskuddet pristalsreguleres årligt med KL s almindelige fremskrivningssats. Det årlige tilskud udbetales halvårligt den 2. bankdag i hhv. januar og juli måned. 2.4 Regnskab og Revision Regnskabet for Foreningen Sidesporets Fond skal udarbejdes i overensstemmelse med gruppe 3 regnskaber jf. administrationsgrundlaget for Kultur og Fritidsområdet. Det medfører, at regnskabet bl.a. skal udarbejdes i overensstemmelse med årsregnskabsloven og skal udarbejdes af en registreret revisor. Sidesporet skal, inden for hver enkelt aktivitet, udarbejde en særskilt opgørelse over alle indtægter og udgifter samt årsresultat. Der skal samtidig vises en årlig opgørelse over foreningens samlede egenkapital. Som en del af det interne regnskab vises en opgørelse over de enkelte aktiviteters årlige resultater. Resultatopgørelsen skal, for hver enkelt aktivitet, indeholde en specifikation af indtægter opdelt i tilskud fra Holbæk Kommune, øvrige tilskud, entré-indtægter, salg af vare/tjenesteydelser m.v. Omkostningerne skal specificeres og fordeles således, at de indarbejdes i resultatopgørelsen for det driftssted/den aktivitet, hvor forbruget har fundet sted. Dette er ensbetydende med, at f.eks. lokaleleje, lønudgifter, modtagne løn-, flexjob- og dagpengerefusioner, driftsomkostninger, modtagne godtgørelser til dækning af driftsomkostninger og anlæg m.v. vises særskilt. I den forbindelse skal der erindres om reglerne i årsregnskabslovens 13, stk. 1, pkt. 8: Hver transaktion, begivenhed og værdiændring skal indregnes og måles hver for sig, ligesom de enkelte forhold ikke må modregnes med hinanden (bruttoværdi). Foreningens regnskab skal indeholde en klar adskillelse af økonomien i de enkelte aktiviteter, herunder en 2

3 adskillelse af økonomien for de af foreningens aktiviteter, som modtager kommunal støtte og foreningens øvrige aktiviteter. Det revisorgodkendte regnskab fremsendes til Kultur og Fritid/Holbæk Kommune senest den 31. marts efterfølgende år. Regnskabet skal følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks, medmindre andet skriftligt er aftalt. Den er tilgængelig på Holbæk Kommunes hjemmeside Gældende regnskabsinstruks ved aftalens indgåelse i 2016 er tilknyttet nærværende aftale som bilag 1. Heraf følger: - At regnskabsåret skal følge kalenderåret - At kommunale tilskud skal indregnes i det regnskabsår, hvor tilskuddet er udbetalt, og tilskud skal indregnes enkeltvis i regnskabet - At regnskabet skal indeholde driftsregnskab og balance - At regnskabet skal være i overensstemmelse med principperne i Årsregnskabslovens kap. 3, bortset fra bestemmelserne i punkt 2. - At regnskabet skal erklæres af en autoriseret/registreret revisor. - At foreningen skal opfylde lovpligtige regnskabskrav. - At foreningen skal deltage på et årligt dialogmøde med Udvalget Kultur, Fritid og Fællesskab - At Foreningens regnskab skal godkendes på den årlige generalforsamling/årsmøde. - At regnskabet skal være underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer samt revisor. - At foreningen skal kunne fremvise dokumentation ved stikprøvekontrol for foreningens regnskab. 3. Forpligtelser: 3.1 Generelle forpligtelser Sidesporet skal forestå driften af en Musikcafe. Musikcaféen har til huse på Hotel Sidesporet. Musikcaféen skal afholde ca. 20 årlige koncerter indenfor genren viser/folkemusik. Målgruppen er voksne borgere. 3

4 Sidesporet skal udbyde billetter til musikcaféens koncerter, som er rene musikbilletter- dvs. som kun giver adgang til selve koncerten. Derudover kan sidesporet også udbyde kombi-billetter, som også giver adgang til spisning på hotellet. Musikcafeen skal søge honorarstøtte til rytmiske spillesteder, hvilket indebærer, at Statens Kunstfonds Projektstøtteudvalg for Musik yder 50 % i støtte, og Holbæk Kommune yder 50 % indenfor den afsatte ramme. 4. Øvrige Vilkår 4.1 Informationspligt Sidesporet skal anvende portalen ved markedsføring af kultur- og fritidsarrangementer, som er åbne for borgerne. 4.2 Forsikring Det påhviler Sidesporet at tegne eventuelle løsøreforsikringer i forhold til de støttede aktiviteter. 4.3 Indtægtsdækket virksomhed Overskud ved Sidesporets arrangementer, som modtager kommunalt tilskud, tilfalder foreningen Sidesporets Fond. 4.4 Misligholdelse Ved misligholdelse kan den part, som påberåber sig misligholdelsen kræve misligholdelsen afhjulpet med et passende varsel. Såfremt der ikke sker en afhjælpning af misligholdelsen inden for det fastsatte varsel, kan kontrakten bringes til ophør uden yderligere varsel, af den part, som påberåbte sig misligholdelsen. Ved væsentlig misligholdelse kan aftalen bringes til ophør uden yderligere varsel. Væsentlig misligholdelse vil fx foreligge ved gentagen manglende overholdelse af nærværende kontrakts pkt Årlig evaluering Sidesporet skal som led i sin ledelsesberetning give et overblik over aktivitetsniveauet i de støttede aktiviteter jf. de aftalte regnskabsprincipper for adskillelse af aktiviteterne. Denne ledelsesberetning skal sendes til Kultur og Fritid sammen med det reviderede regnskab. 4

5 Holbæk den / 2016 For Foreningen Sidesporets Fond Tegningsberettiget person(er) For Holbæk Kommune Brian W. Ahlquist, Chef for Kultur og Fritid 5