Referat af møde i VUF s bestyrelse d. 8. november 2018

Transkript

1 Referat af møde i VUF s bestyrelse d. 8. november 2018 Deltagere: Thøger Johnsen, Christian Beyer, Thomas Mikkelsen, Maria Møller, Merete Winther Hildebrandt, Mette Grage, Nina Kofoed-Jacobsen, Anette Hestbæk Jørgensen og Gitte Törnkvist (referent) Afbud: Cathrine Hasse Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den 13. september 2018 Til drøftelse/beslutning: 3. Budget 2018, 2019 & 2020 (bilag la og bilag ib) 4. Personalesituationen 5. FGU-proces (bilag 2) 6. Persondataforordning politik (bilag 3a og 3b) 7. Digital strategi 2018 (bilag 4) 8. VEU-samarbejde i VUC-sektoren Til orientering: 9. DU-udbud status vedr, leje og virksomhedsoverdragelse 10. Vedligehold Professionel kapital (APV undersøgelse på VUF) 12. Evt. Ad. i Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. Ad. 2 Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den 13. september Referatet blev godkendt og underskrevet. Til drøftelse/beslutning: Ad.3 Budget 2018, 2019 & 2020 Til mødet var udsendt revideret styringsbudget for 2018 efter september måned samt revideret budget for 2019 og 2020.

2 - om - gjorde Det reviderede styringsbudget for 2018 er udarbejdet efter indberetning af aktivitet efter 3. kvartal, mens budgetterne for 2019 og 20 er blevet udarbejdet på baggrund af en lang række forudsætninger, bl.a. om kring virksomhedsoverdragelse af danskuddannelserne og af dele af AVU til FGU en efter UVM s endelige udmelding af kriterier mv. Af budgetterne for 2019 og 2020 fremgår det, at under de givne forudsætninger, er det nødvendigt at fore tage tilpasninger, hvis disse som minimum skal gå i balance og på sigt i overskud. Bestyrelsen gav udtryk for, at det er nødvendigt at budgetterne for 2019 og 2002 som minimum går i ba lance og meget gerne i overskud, dette for at sikre institutionens overlevelse. Der var derfor bred enighed om, at der er behov for at foretage tilpasninger. Budgetterne og ledelsens indstilling til tiltag for at opnå et budget 2019 i balance og et budget 2020 i over skud, havde forinden drøfte i bestyrelsen ligeledes været drøftet i SU. Fra disse drøftelser orienterede TR bestyrelsen om, at TR på SU havde stillet flere spørgsmål til budgetterne bla. -hvorfor man ikke allerede ved sidste forelæggelse af styringsbudget for 2018 efter september måned havde opdaget en større nedgang i AVU-aktiviteten, hvortil ledelsen havde svaret, at dette skyldes ændrin ger i LUDUS lige inden indberetning. det ikke var rigtigt forstået, at der i budgetterne for 2019 og 20 var indarbejdet forudsætninger som de fremgår på FFL19, hvortil ledelsen svar havde været ja. opmærksom på, at andelen af løn til administration i 2020 udgjorde en større andel af de samlede omkostninger end i 2018, hvorfor TR på SU havde spurgt ind til, den af ledelsen indstillede ligelige fordeling af underskuddet mellem afdelingerne, hvortil ledelsens svar efter TR s oplevelse havde været, at vi løfter i flok. I forlængelse heraf, blev det også refereret til bestyrelsen, at ledelsen på det sidste SU-møde også havde sagt, at ledelsen har dét overordnede princip, at udfordringer løfter vii fællesskab, og at dette betyder, at alle afdelinger skal bidrage til tilpasningerne i det omfang det overhovedet er muligt. Det er derfor ikke den enkelte afdelings økonomiske resultat, der ligger til grund for fordeling af tilpasninger. Såfremt fordelingen af tilpasningerne skulle ske på baggrund at afdelingsresultater, ville det have været gym-afdelingen, der i 2019 skulle have båret store dele af tilpasningen. Da dette ikke er princippet efter ledelsens holdning, har ledelsen valgt ikke at forelægge disse afdelingsresultater, hverken for SU eller bestyrelse i denne omgang. Der var i bestyrelsen forståelse for TR s bekymring, og i den forbindelse blev der bl.a. spurgt ind til om man havde fokus på frafald. Hertil gjorde Centerrektor opmærksom på, at vi har fokus på frafald, og også har valgt en lidt skrap frafaldspolitik, dette da vi ikke nødvendigvis skal kunne rumme alle kursisttyper. I forlængelse heraf bemærkede kursistrepræsentanten, at det var hans vurdering, at såfremt der på skolen eksisterer en god social sammenhængskraft, vil dette kunne påvirke studieaktiviteten positivt, men at opnå dette kan være vanskeligt, når mange kursister kun er her i begrænset tid. Kursistrådet har dog fokus på arbejdet med at opnå god social sammenhængskraft. Herefter gjorde TR opmærksom på, at TR på det sidste SU-møde også havde spurgt ind til omfanget at le de re. Centerrektor oplyste hertil, at fra 1/ til 1/ vil ledelsen samlet blive reduceret fra 11 til 5 års værk. Der er derfor allerede sket stor reduktion i antallet af ledere, og vurderingen er, at vi ikke kan være færre.

3 Der var bredt i bestyrelsen enighed om, at det er nødvendigt at sikre budgetter i balance og meget gerne i overskud, dette henset til VUF s økonomiske situation generelt, med forholdsvis lille egenkapital og be grænset likviditet trods låneomlægninger. Der var derfor i bestyrelsen bred enighed om at bakke op om le delsens indstilling, om at foretage tilpasninger, således at budgettet for 2019 går i balance og budgettet 2020 går i overskud, under de givne forudsætninger. Ad. 4 Personalesituationen I forlængelse af drøftelserne under punkt 3 omkring budget 2019 og 2020, oplyste Centerrektor, at for at få et budget 19 i balance og et budget 20 i overskud er det nødvendigt at foretage tilpasninger i størrelsesor denen 7 til 9 årsværk, som udgangspunkt ca. ligeligt fordelt mellem afdelingerne. Den endelige afgørelse om det præcise antal personer afhænger af de endelige beregninger af konsekvens af tilpasninger. Der vil blive udsendt varselbreve i uge 46, da det har været et ønske at foretage tilpasninger nu og ikke se nere. Varslingerne vil blive sendt pr. mail og i e-boks, hvorefter der til alle medarbejdere udsendes mail med oplysning om at de berørte har fået besked. De varslede vil efterfølgende blive tilbudt en samtale. TR opfordrede bestyrelsen til at genoverveje antallet af varslinger af medarbejdere, idet TR påpegede at det kan være nødvendigt at investere i dem som leverer VUFs kerneydelse for at vende udviklingen, samt påpegede at langsigtede investeringer i visse tilfælde kan kræve at man kører med budgetmæssigt under skud i en periode. Gjorde endvidere opmærksom på, at der er brug for en medarbejderstab med overskud til at løfte denne opgave. Der var i bestyrelsen stor forståelse for bekymringen blandt medarbejderne for effekten af de indstillede personaletilpasninger, men bestyrelsen har også ansvar for at sikre en institutions levedygtighed. Bestyrel sen besluttede derfor at bakke op om de indstillede personaletilpasninger. Ad.5 FGU-proces Centerrektor orienterede om, at UVM nu har udmeldt udspaltningsprocent samt lønsum til virksomheds overdragelse af dele af AVU til FGU, jfr. udsendte bilag. Vi har udpeget 7 medarbejdere, 1 chef og 6 medarbejdere, alle nogle der har ønsket at overgå til en ny FG U. For så vidt angår overdragelse af nettoformue skal vi overdrage 6 %, reguleret for DV, hvilket ikke vil være meget. Bestyrelsen bakkede op om det arbejde der hidtidigt er gjort omkring overdragelse af AVU til FGU og roste Centerrektor for at have talt FGU en op. Ad.6 - Persondataforordning politik Til mødet var udsendt persondatapolitiker samt procedurer, der understøtter disse politikker til godken delse af bestyrelsen. VUF har udarbejdet materialet med inspiration fra andre lignende institutioner. Der er tale om et levende papir, der løbende vil blive udbygget og forbedret som vi får tid og bliver klogere.

4 Det er forventningen, at vii det nye år køber os ind hos IT-Center Fyn vedr. DPO. Herefter godkendte bestyrelsen den forelagte overordnede persondatapolitik. Ad.7 - Digital strategi 2018 (bilag 4) Papiret vedr, digital strategi er at betragte som et åbent papir, der løbende udvikler sig. Centerrektor ville derfor gerne høre bemærkninger hertil. Der var herefter drøftelse af i hvilket omfang it-strategien skulle tage udgangspunkt i hverdagen eller måske i højere grad være langsigtet. Under drøftelse af dette, blev det tilkendegivet, at det er væsentligt at have for øje, til hvad strategien skal anvendes. Der var dog flere der fandt, at strategien og formen af denne som den lå her, var nem at arbejde efter. Der var i bestyrelsen enighed om at tage den digitale strategi op igen i starten af Ad.8 VEU-samarbejde i VUC-sektoren Som orienteret om på tidligere bestyrelsesmøder er de tidligere VEU-centre blevet nedlagt. Opgaven med at koordinere indsatsen er herefter overgået til de Regionale Arbejdsmarkedsråd. Der har i den forbindelse skulle udpeges medlemmer til at sidde i rådet for vores region og hertil har Centerrektor meldt sig. Herefter tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. Ad.9 DU-udbud status vedr, leje og virksomhedsoverd ragelse Kontrakten omkring udlejning at Lindevangs Alle er nu underskrevet. Det har været af stor betydning både for VUF, men også for kursisterne der går på DU, at aktiviteten efter virksomhedsoverdragelse fortsætter på samme adresse til en start. Ud over indgåelse af lejekontrakt vedr. LA, arbejdes der på at indgå en sup plerende kontrakt omkring leje af it. Den forestående virksomhedsoverdragelse, store ændringer i lovgivningen omkring afvikling af danskud dannelser og dermed ændrede procedurer og øget administration, samt stor stigning i aktiviteten, har som effekt påvirket arbejdsmiljøet for danskuddannelserne i negativ retning, Danskuddannelsesafdelingen føler sig således under stort pres. Holdningen blandt alle er dog, at man gerne vil forlade VUF på en god måde. I den forbindelse kan det oplyses, at uddannelseschefen for DU har fået nyt job fra den og stop per da på VUF. Som følge heraf vil Centerrektor et par dage om ugen arbejde fra Lindevangs Alle Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Til orientering: Ad Ved ligehold 2019 Efter tab af danskuddannelserne og virksomhedsoverdragelse at dele at AVU til FGU en er det nødvendigt at effektivisere vores drift. At samle os på en adresse vil medvirke til dette. Vi har derfor planer om at om bygge og udbygge på Falstersvej, således at vi alle på sigt vil kunne rummes her. I den forbindelse vil vi også have fokus på bæredygtighed.

5 Vi er dog underlagt investeringsloft samt stand still periode, det sidste til efter etablering af FGU erne. På den baggrund har vi indsendt dispensationsansøgning til UVM. Der kan derfor vise sig behov for i en peri ode at fastholde lidt af vores aktivitet på Lindevangs Alle, sandsynligvis GSK-aktivitet, da her ofte tale om kursister der alene tager et eller få fag. For så vidt angår evt, salg at Lindevangs Alle er dette også omfattet af stand still. Endelig så er arbejdet om kring renovering af vinduer på Falstersvej dog ved at være nær sin ende. Prisen for dette er blevet lidt hø jere end oprindeligt budgetteret, men ikke meget. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. Ad. 11 Professionel kapital (APV undersøgelse på VUF) Der er netop blevet gennemført en APV og resultatet herfra foreligger nu. De store forandringer VUF står overfor synes umiddelbart at afspejle i resultatet. En nærmere bearbejdning af resultatet vil nu ske i de re spektive organer og afdelinger. Bestyrelsen vil på et senere møde få forelagt mere omkring APV en. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. Ad. 12 evt. Vi har haft møder med forpagteren af vores kantiner, og sandsynligvis stopper vores samarbejde efter fæl les forståelse her ved udgangen af Vi taler med én af medarbejderne i kantinen, om hun evt, vil over tage forpagtningen. //2./ L tc7!c1 11 Z- 6(