FORRETNINGSGANGSBESKRIVELSE. Guldborgsund Havne

Transkript

1 FORRETNINGSGANGSBESKRIVELSE for ADMINISTRATIONEN 1. GENERELT Der er ansat 2 personer på fultid i Nykøbing F. 1 Havnechef og 1 kontorleder. Begge medarbejdere har adgang til at bogføre på NAVISION økonomi systemet. Endvidere er der ansat en ½-tids, som er ansat på særlige vilkår (flexjob) Medarbejderne har både kasse- og bogføringsopgaver. Kassen opbevares i pengeskab, således at kassen er sikret mod uvedkommendes adgang til kassen. EDB - maskinerne er derudover sikret med adgangskoder. Samtlige bilag arkiveres i bilagsnummerorden af medarbejderen der foretager indberetningen til NAVISION økonomisystemet. Bilagene arkiveres i 3 fortløbende nummerserier. 1. Salgsfaktura Starter med 10Xårstallet + 4 fortløbendenr. eks o.s.v. 2. Købsfaktura Starter med nr. 30X(årstal) + 4 fortløbende nr. eks Betalings og andre bilag Starter med nr. 1 for nummerserier 1+2 gælder at de nulstilles ved starten på et nyt år. Det er KUN de 2 personer i afdelingen der har rettigheder til at indtaste data i systemet. Andre personer har KUN forespørgelsesadgang til systemet. 2. KASSE Alle bilag påføres en dato når de modtages i kassen. Der foretages en kontrol af om bilagene er originale og at udbetalingen sker til rette modtager samt om betalingsdatoen er korrekt i forhold til forfaldstidspunktet. Indbetalinger påføres et debitor identifikations nummer. Der må kun foretages mindre udbetalinger fra kassen. Større udbetalinger skal ske via bankoverførsel. Kassebilagene bogføres i økonomisystemet jævnligt. Samtidig afstemmes kassebeholdningen. Havnechefen og kontorass. foretager stikprøvevis afstemning af kassebeholdningen Kassedifferencer under kr. 100 i forbindelse med kasseafstemningen bogføres umiddelbart 1

2 i forbindelse med afstemningen. Differencer over kr. 100 bogføres på særskilt bilag efter attestation af Havnechefen. 3. DEBITORKARTOTEK Alt salg faktureres via debitor kartoteket. Kartoteket benyttes herved til rykker- og rente procedure for at sikre en effektiv inddrivelse af tilgodehavender. Herudover registreres den samlede omsætning for den enkelte debitor, der bruges i forbindelse med opgørelsen af garantileje for faste pladslejer. 4. KREDITORKARTOTEK Kreditorkartoteket anvendes til registrering af originale kreditorfakturarer. Alle ændringer og tilgange registreres på baggrund af fakturaer fra kreditorer. Kartoteket indeholder betalingsoplysninger, der danner grundlag for betalingsforslag af kreditorfakturarer. 5. RESSOURCEKARTOTEK Ressourcekartoteket bruges i forbindelse med fakturering via debitorkartoteket. Kartoteket indeholder en pris pr. enhed samt en angivelse af hvilken konto en bogføring af enheden skal bogføres på. Kartoteket ajourføres løbende på grundlag af takstregulativet, af kontorlederen og kontrolleres af havnechefen/kontorleder for satserne. Kartoteket danner herudover grundlag for en række udskrifter. 6. SKIBSKARTOTEK Kartoteket inderholder alle stamoplysninger på skibe, der bruges i forbindelse med fakturering af skibsafgifter m.m. Skibskartoteket oprettes/ajourføres på grundlag af skibsanmeldelsen fra mæglerne. Ved fakturering sammenlignes skibskartotekets oplysninger med skibs- og vareangivelsens manuelle oplysninger. 7. KASSEKLADDE Kassekladen bruges til bogføring af alle ind- og udbetalinger samt evt. omposteringer. Posteringerne tildeles automatisk et fortløbende bilagsnummer, som de arkiveres efter. Alle debitor- og kreditor posteringer bogføres såvidt muligt efter åbenpost princippet. Dette sikre en bedre og mere korrekt bogføring. Kassekladden bruges også til bogføring af periodiceringsposter. 8. RESSOURCEKLADDE Kladden kan evt. bruges til indtastning af tidsforbrug. Opdatering af kladden påvirker ikke finansbogholderiet. 2

3 Registreringer sker på grundlag af medarbejdernes ugesedler med påførte koder. (se tidsreg.) 9. AFSTEMNINGER Kassen afstemmes løbende. Bankkonto afstemmes 1 gang om måneden. Samtlige øvrige statuskonti afstemmes løbende hen over året. 10. BETALINGSSYSTEM Havnen er tilsluttet Den Danske Bank teleservice og foretager alle (bortset fra mindre kontante udbetalinger) betalinger via banksystemet. Inden betalingen finder sted skal betalingsbilag være forsynet med behørig attestation. Der kan overføres betalinger med 1 godkendelser (enten af Havnechefen eller Kontorlederen). Havnechefen attesterer udbetalingsbilaget udskrevet i Danske Banks teleservice-system. Efter overførselen bogføres betalingsbilaget via kassekladen i økonomisystemet. 11. FORSIKRINGER Forinden forsikringsbegivenheder og / eller skadeanmeldelser anmeldes til forsikringsselskabet, skal disse forelægges havnechefen for attestation. 12. RYKKERPROCEDURE Rykkerproceduren er opdelt i en tre trin. Der udsendes rykker medio måneden samt ultimo måneden. Den første rykker sendes ca. 14 dage efter forfaldsdato (Rykker 1). Rykkeren har form som et konto udtog. Rykker 2 sendes ca. 14 dage senere ca. 1 måned efter forfald. Rykkeren har form som et brev med en opfordring til indbetaling inden 5 dage. Rykker 3 sendes ca. 14 dage efter 2 rykker og truer med inkasso, hvis betaling ikke finder sted inden 5 dage. Efter rykker 3, tages sagen op til overvejelse om det er muligt at inddrive fordringen og om der skal indledes en retslig inkasso sag. Der sendes ikke yderlige rykker til debitor, men debitors konto lukkes. Der tilskrives ikke p.t. rykkergebyr ved udsendelse af rykker. Renten der tilskrives gamle ubetalte fordringer er diskontoen + p.t. 5%. Der tilskrives først rente samtidig med udsendelse af 2 rykker. Renten bogføres og indtægtsføres dog først ved betalingen. 3

4 13. TIDSREGISTERING (Navision tidsreg. bruges pt. ikke) Ved hjælp af ugesedlerne kan den enkelte medarbejders tidsforbrug registreres. Ugesedlerne attesters af den afdelingsansvarlige inden den indtastes i systemet. Ugesedlen skal være forsynet med kode for kontering. D.v.s. der skal være påført en kode for afdeling, projekt og arbejdstype. Ugesedlerne registreres på K-drevet i et regneark, hvor alle relevante oplysninger registreres. Registreringen fra regnearket bruges til lønudbetaling. Endvidere registreres også hvad/hvor tiden er forbrugt. 14. POSTMODTAGELSE Posten datostemples ved modtagelsen, den registreres på postlisten, hvorefter den afleveres til Havnechefen til attestation 15. INDTÆGT Generelt. Alle indtægter for bogføres og indtægtsføre via modulet SALG FAKTURA/KREDITNOTA Stubbekøbing og Gedser havne fremsender mail eller kopi af bilag til kontorleder/havnechef på de ydelser, som skal faktureres til kunder dvs. bl.a. skibs- og vareafgifter, landingsafgifter, arealleje og diverse serviceydelser. Skibs- og vareafgifter. Kontorlederen fører en anløbsliste der danner grundlag for kontrol af skibs- og vareangivelse. Angivelsen udleveres fra mægleren, der på denne vil påføre en varebetegnelse samt en mængde og BT. Anløbet påføres maskinelt et fortløbende anløbsnummer i EDB-systemet ved registrering. Skibe på månedsafgift oprettes primo i anløbslisten og skibsafgiften faktureres primo måneden. Vareafgiften faktureres ultimo måneden på grundlag af angivelse fra selskabet. Andre skibe faktureres for passagerafgifter efter samme retningslinier som skibs- og vareafgifter. Arealleje. Faste Arealleje faktureres ud fra lejekontrakter, primært pr og Indtægten periodiceres og indtægtsføres over fakturaperioden. 4

5 Midlertidig arealleje faktureres ud fra manuelt ført kartotek. Der forelægger normalt ikke nogen skriftlig lejekontrakt. Bygningsleje. Bygningslejen faktureres ud fra lejekontrakter. Indtægten periodiceres og indtægtsføres over fakturaperioden. Udleje af kraner. Kranføren påfører antal forbrugte timer samt om der er brugt grab, krog m.m. på operationsjournal og afleverer journalen til kontorlederen der sørger for at denne bliver faktureret til kunden. Kransedlen skal indeholde oplysninger om hvilken kran der brugt, om der er brugt og Kransedlen skal endvidere være underskrevet af kranføren. Udleje af maskiner. Leje af maskiner m.v. aftales med kontorlederen. Kontorlederen er ansvarlig for at der sendes faktura til kunden. Prisen for leje af maskiner er fastsat i havnens Prisliste og skal der afviges fra denne lejepris skal lejeprisen fremgå af fakturagrundlaget. Er lejeprisen fraveget skal der på fakturagrundlaget være påført en årsag. Salg af el- og vand. Alt salg af el- og vand registreres på enten en el- eller vand seddel, der danner grundlag for efterfølgende fakturering. Havnens personale har ansvaret for udfærdigelsen af el- eller vandsedlen. Sedlen skal udfyldes med skibsidentifikation, tilslutningssted, dato samt mængdeforbrug. Når levering er sket afleveres sedlen til administrationen for fakturering. Bugsering/Lodsning. Havnens personale skal påføre Deres arbejdssedler om bugsering samt timeantal. Arbejdssedlen danner grundlag for fakturering til kunden. 5

6 Tidsforbrug På arbejdernes dagseddel påser kontorlederen at alt arbejde for kunder faktureres. 16. KØB 17. IT Generelt Alle fakturaer fra leverandører bogføres på relevante kreditorkonti. Fakturaen fra leverandøren danner bogføringsgrundlaget, og SKAL være forsynet med behørig godkendelse fra Havnechefen eller stedfortræder. Købsbilagene arkiveres i egen bilagsnummer serie. Stubbekøbing og Gedser havne sender købsfakturaer attesteret ind til Nykøbing F. Havnen har 3 bruger tilkoblet. Derudover er der tilkoblet 1 laserprinter og 1 laserfarveprinter. Alle software programmer, undtaget Danske Bank Teleservice, er installeret på serveren hos Guldborgsund kommunes IT afdeling, så det er muligt at bruge dem af alle brugere. Danske Bank teleservice er installeret lokalt på kontorlederens maskine. Nordea teleservice er installeret lokalt på kontorlederens maskine Der er indgået serviceaftale med Guldborgsund Kommunes IT-afdeling vedrørende EDB. Regnskabssystemet, som er Navision Havn 2000 et specielt havnerelateret regnskabssystem serviceres af LOGOS i samarbejde med kommunens IT-afdeling Havnens IT-ansvarlige er Havnechefen. 6